Your SlideShare is downloading. ×
Vergaderen
Vergaderen
Vergaderen
Vergaderen
Vergaderen
Vergaderen
Vergaderen
Vergaderen
Vergaderen
Vergaderen
Vergaderen
Vergaderen
Vergaderen
Vergaderen
Vergaderen
Vergaderen
Vergaderen
Vergaderen
Vergaderen
Vergaderen
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×
Saving this for later? Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime – even offline.
Text the download link to your phone
Standard text messaging rates apply

Vergaderen

4,519

Published on

Published in: Business, Spiritual
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
4,519
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
91
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. INHOUDSOPGAVE PAG INLEIDING 1 1. EINDTERMEN "VERGADEREN" 2 2. VERGADEREN; een toelichting 3 2.1 DE DOELEN 5 2.2 DE ROLLEN 5 2.3 DE SPELREGELS 8 3. CHECKLIST VERGADEREN 12 4. GERAADPLEEGDE LITERATUUR 13 BIJLAGE 1 - SHEET: "BOBU" MODEL 14 BIJLAGE 2 - SHEET: DOELEN EN FASEN BIJ VERGADEREN 15 BIJLAGE 3 - VOORBEELD VAN EEN AGENDA 16 BIJLAGE 4 - SAMENVATTING VAN PRAKTISCHE TIPS 17 Katern Vergaderen
  • 2. INLEIDING Dit katern is het derde in een serie over algemene beroepsvaardigheden. Doel van deze katernen is, een toelichting te geven met betrekking tot onderwerpen als projectmanagement, teamwork, vergade- ren, presenteren en dergelijke. De informatie kan gebruikt worden bij de invulling van opdrachten en projecten uit allerlei vakgebieden. Het onderwerp "vergaderen" wordt gepresenteerd vanuit drie invalshoeken. Eerst wordt gekeken naar belangrijke doelen van vergaderen. Vervolgens wordt uiteengezet welke taken en rollen deelnemers aan een vergadering hebben en hoe men aan zo'n rol inhoud geeft. Daarna wordt een aantal spelregels gegeven voor het maken van een uitnodiging, een agenda e.d. Aan het katern zijn een checklist en een aantal bijlagen toegevoegd, die -naar wij hopen- de bruikbaarheid van de geboden informatie nog vergroten. Drs. M.G. Altena Drs. W.G. Bekkering Ir. J.J. van Veldhuizen maart 1996 Katern Vergaderen pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
  • 3. 1. EINDTERMEN VERGADEREN Algemeen: De student kan effectief, efficiënt en correct vergaderen en desgevraagd de rol van voorzitter of notulist/secretaris op een goede manier vervullen. Eindtermen betreffende kennis De student kent: * de in het katern gehanteerde definitie van een vergadering. * het BOBU-model. * de in het katern beschreven spelregels voor vergaderen. * de taken en verantwoordelijkheden van een voorzitter, een notulist en van een deelnemer aan een vergadering. Eindtermen betreffende vaardigheden De student kan: * volgens de regels een convocatie en/of een agenda voor een vergadering opstellen. * een vergadering zodanig voorzitten, dat het doel ervan wordt bereikt, gebruikmakend van de inbreng van alle aanwezigen. * als deelnemer in een vergadering op constructieve wijze bijdragen aan een proces van beeldvorming, ontwerpen en besluitvorming. * verantwoordelijkheid dragen voor de (gedeeltelijke) uitvoering van besluiten die in een vergadering genomen zijn. * de inhoud van een vergadering correct vastleggen in een verslag. Katern Vergaderen pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
  • 4. 2. VERGADEREN "EEN TOELICHTING" Veel mensen houden niet van vergaderen. Ze vinden dat er te veel en te langdurig vergaderd wordt. Een veel gehoorde klacht is ook dat vergaderingen vaak zo zinloos lijken. Zo hoeft het natuurlijk niet te zijn: als het doel van een vergadering goed omschreven is en als de deelnemers zich inzetten om dat doel zo effectief en efficiënt mogelijk te bereiken kunnen vergaderingen zinvol en motiverend zijn. Dat klinkt eenvoudiger dan het in de praktijk is. Als je aan een vergadering deelneemt, moet je inzicht hebben in de processen die tijdens een vergadering kunnen spelen en je moet vaardigheden ontwikkelen om met die processen om te gaan. Je moet je vergaderrol professioneel leren vervullen. Dit katern kan daarbij ondersteuning bieden. EEN DEFINITIE VAN VERGADEREN Een definitie kan luiden: vergaderen = a. een overleg b. tussen een aantal personen c. om gezamenlijk keuzes te maken d. en de uitvoering van besluiten te controleren a. Een overleg Met overleg wordt bedoeld: doelgerichte communicatie tussen personen. Het is van groot belang voor een vergadering doelen vast te stellen. Doe je dat niet, dan is de kans groot dat deelnemers aan de vergadering het nut ervan niet inzien. Zodra de doelen van een vergadering vaststaan, kan gestreefd worden naar een zo goed mogelijk vergaderresultaat. Dat resultaat staat of valt met een goede onderlinge communicatie: spreekt iedereen zich duidelijk uit en luistert iedereen naar elkaar ? b. tussen een aantal personen Voor een vergadering is altijd een minimum aantal deelnemers vereist. Dat aantal is tenminste drie, maar kan ook veel groter zijn. Het aantal deelnemers is bepalend voor de werkwijze in een vergadering. Een vergadering met een klein aantal aanwezigen heeft vaak als voordeel dat allen voldoende tijd kunnen krijgen om een standpunt uiteen te zetten, terwijl dat bij een groter aantal deelnemers vaak niet mogelijk is. In zulke gevallen is dikwijls sprake van een vastgestelde spreektijd per persoon. c. om gezamenlijke keuzes te maken Veel vergaderingen hebben agendapunten ter besluitvorming. Aan zulke besluiten gaat altijd een proces van beeldvorming ten aanzien van het probleem en "ontwerpen" van standpunten, alternatieven of oplossingen vooraf. (zie figuur 1 en 2 en ook paragraaf 2.1). Keuzes maken kost tijd ! Soms is de datgene waarover een besluit genomen moet worden niet zo complex en kunnen de genoemde stappen binnen één vergadering worden gezet. Het is echter ook denkbaar dat een kwestie zo ingewikkeld is, dat het een paar vergaderingen kost voordat alle stappen goed doorlopen zijn. In ieder geval is het van groot belang om zorgvuldig te zijn als het gaat om besluitvorming. Katern Vergaderen pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
  • 5. d. en de uitvoering van besluiten te controleren Iedereen die aan een vergadering deelneemt is er mede verantwoordelijk voor dat genomen besluiten daadwerkelijk worden uitgevoerd. Vaak wordt in dit verband de term implementatie gebruikt: de betrokkenen moeten besluiten implementeren. Hoe kun je zoiets controleren ? Het nalopen van de notulen van vorige vergaderingen en het doornemen van bijbehorende actiepuntenlijstjes zijn vaak goede hulpmiddelen om na te gaan of iedereen zich aan gemaakte afspraken houdt. figuur 1 2.1 VERGADEREN - DE DOELEN Vergaderingen hebben tot doel, na de afwerking van een aantal standaard-agendapunten, bepaalde onderwerpen te behandelen. Een doel kan bijvoorbeeld zijn: de beeldvorming met betrekking tot een bepaald onderwerp. Vaak heeft één van de aanwezigen informatie die voor de anderen van belang is om een goed beeld te krijgen van iets dat speelt. Het is ook mogelijk dat een punt op de agenda staat met de bedoeling erover dóór te denken. De deelnemers dragen dan allemaal bij aan het verzinnen van mogelijke oplossingen voor een probleem of aan het ontwerpen van alternatieven. De genoemde doelen hangen samen met de fase van behandeling van een onderwerp. Het is nuttig om op de agenda aan te geven in welke fase van bespreking een onderwerp zich bevindt en met welk doel het betreffende agendapunt is opgenomen. In het BOBU-MODEL is samengevat welke fasen van bespreking onderscheiden kunnen worden en waartoe dat leidt in een vergadering. FASE DOEL ACTIVITEITEN Katern Vergaderen pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
  • 6. 1 Beeldvorming * probleemstelling * informatie verstrekken (door interne of "ter informatie" externe deskundige) * gelegenheid tot vragen stellen * analyse van het probleem (feiten, randvoorwaarden voor oplossingen) 2 Ontwerpen * probleemstelling wordt herhaald * brainstorm m.b.t. oplossingen "ter discussie" * toetsing van de bedachte oplossingen 3 Besluitvorming * keuze voor oplossing/strategie via stemprocedure die van tevoren is vastgelegd. "ter beslissing" * afspraken maken over de implementatie 4 Uitvoering * n.a.v. notulen + actiepuntenlijst nagaan wat er van de behandelde punten is uitgevoerd "actiepuntenlijst" en hoe dat is verlopen. figuur 2 Zoals al vermeld werd: het is mogelijk om in één vergadering een onderwerp zo te bespreken dat alle fasen achtereenvolgens doorlopen worden. Dat lukt als het gaat om relatief eenvoudige zaken. Het is echter ook goed denkbaar dat voor het doorlopen van de verschillende fasen meerdere vergaderingen nodig zijn. Dit hangt af van het desbetreffende onderwerp, de voorkennis daaromtrent, de beschikbare tijd etc. Vast staat dat voor een optimaal resultaat bij het behandelen van een onderwerp moeten alle fasen doorlopen worden. 2.2 VERGADEREN - DE ROLLEN De deelnemers aan een vergadering hebben elk een eigen rol, met een daarbij behorend takenpakket. De rollen kunnen zijn: voorzitter, secretaris/notulist en deelnemer. Bij elk van de rollen volgt hieronder een toelichting. De voorzitter De kwaliteit en kennis van zaken van een voorzitter zijn in hoge mate bepalend voor het welslagen van een vergadering. Dit brengt voor een voorzitter dus verantwoordelijkheden met zich mee. Die verantwoordelijkheden betreffen: Katern Vergaderen pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
  • 7. a. voorwerk * Vaststellen wat de procedures zijn. * Vaststellen wie worden uitgenodigd. * Overleg met de notulist. * Onderwerpen voorbereiden. * Nadenken over inleiding van onderwerpen. * Nadenken over mogelijke reacties van aanwezigen en hoe daarmee om te gaan. b. tijdens de vergadering * Agendapunten duidelijk en volledig introduceren. * Doelstellingen agendapunten bewaken. * Discussie en participatie van aanwezigen stimuleren. * De sfeer bewaken. * Discussie geregeld samenvatten, ter verduidelijking. * Wijzen op overeenkomsten/tegenstrijdigheden in discussie. * Onderwerpen bewaken / afdwalen voorkomen. * De tijd bewaken. * Voorstellen formuleren om in stemming te brengen. * Resultaten van stemming/besluiten goed onder woorden brengen. * Aangeven hoe besluiten moeten worden uitgevoerd. c. nawerk * In de gaten houden of actiepunten worden uitgevoerd. * Bijdragen aan de uitvoering van genomen besluiten. * Controleren of notulen tijdig worden verspreid (binnen 1 week). * Signaleren van tekenen van onvrede e.d. na afloop van een vergadering en daar goed op reageren. Een goede voorzitter heeft zowel oog voor de taakgerichte activiteiten als voor de groepsgerichte activiteiten. Het is van groot belang dat goed is vastgelegd wat de rol van de voorzitter in een vergadering is: mag hij zich in een discussie mengen om het resultaat van een vergadering te beïnvloeden, of wordt hij geacht zich neutraal op te stellen en is hij vooral bewaker van de procedures ? de notulist/secretaris De notulist/secretaris is verantwoordelijk voor de praktische voorbereiding van een vergadering. Hij draagt meestal zorg voor onderstaande punten. Het is wel zo, dat de uitvoering van diverse taken dikwijls in onderling overleg geregeld wordt, zodat de onderstaande takenlijsten er ook anders uit kunnen zien. a. voorwerk * Het vaststellen van de agenda (in overleg met de voorzitter). * (eventueel) Het bepalen van een vergaderdatum. * Het reserveren van een vergaderruimte. * Het opstellen van de uitnodiging. * Het samenvatten van ingekomen stukken. Katern Vergaderen pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
  • 8. * Versturen van uitnodiging, agenda en vergaderstukken. b. tijdens de vergadering * Het maken van aantekeningen om te gebruiken voor de notulen. c. nawerk * Het uitwerken van de aantekeningen tot goede notulen. * Het uitwerken van een actiepuntenlijst. * Het versturen van notulen en actiepuntenlijst naar betrokkenen. de deelnemer De deelnemer aan een vergadering draagt in hoge mate zelf bij aan de zinnigheid van de vergadering door zich goed voor te bereiden, constructief mee te doen en door zich in te zetten voor de implementatie van genomen besluiten. a. voorwerk * Notulen / actiepuntenlijst vorige vergadering doornemen. * De agenda doornemen. * Meegestuurde stukken goed bestuderen. * Vragen, opmerkingen e.d. noteren. b. tijdens de vergadering Deelnemers aan een vergadering beïnvloeden elkaar met woorden, gebaren, een houding, door status of door belangen die meespelen in een discussie. Ieders inbreng wordt door een complex van factoren bepaald: de mate waarin men geïnformeerd is en de functie die iemand bekleedt, maar ook of iemand vermoeid is, of kwaad of "melig". Om met een gemêleerd gezelschap toch tot een zinnige vergadering te komen zijn twee principes van groot belang: er moet op gelet worden dat men elkaar begrijpt. Termen en begrippen die gehanteerd worden, moeten helder zijn. Daarnaast moet er ruimte en respect zijn voor ieders mening. Deelnemers aan een vergadering kunnen zelf bijdragen aan een goed vergaderklimaat door met aandacht naar elkaar te luisteren, zo nodig om nadere uitleg te vragen en te reageren op de ander. Deelnemers aan een vergadering leveren, als het goed is, een bepaalde bijdrage. Die bijdrage kan procesgericht zijn of taakgericht. Procesgericht wil zeggen: gericht op het bevorderen van de communicatie, zorgen dat mensen aan het woord komen, tegenstellingen of compromissen onder woorden brengen. Taakgericht betekent dat men zich richt op de vergaderdoelen, bijvoorbeeld door oplossingen voor problemen te formuleren of argumenten in een discussie in te brengen. Beide soorten bijdragen zijn belangrijk voor een goede vergadering. c. nawerk * Afspraken actiepuntenlijst (mee helpen) uitvoeren. Katern Vergaderen pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
  • 9. 2.3 VERGADEREN - DE SPELREGELS Bij de "rollen" in een vergadering horen taken, zoals je hebt kunnen lezen in 2.2. Voor de uitvoering van sommige taken bestaan duidelijke spelregels. Deze worden hieronder toegelicht. Vaste afspraken en procedures Het gaat bij vergaderen niet alleen om doel en inhoud. Aandacht voor goede afspraken en procedures is ook noodzakelijk. Hiermee wordt voorkomen dat verwarring ontstaat. Over de volgende punten moeten zeker afspraken gemaakt worden: * Wie neemt deel aan de vergadering en wat is de status van de aanwezigen (leden, belanghebbenden, belangstellenden, waarnemers). * Wat is het minimum aantal leden voor de vergadering. Als het aantal aanwezigen een vastge- steld minimum niet haalt, mag de vergadering geen besluiten nemen. * Hoe wordt informatie verspreid: Wie krijgt de info, wanneer wordt e.e.a. verstuurd. * Wie mag voorstellen indienen. * Wie mag het woord voeren. * Hoe wordt beschikbare spreektijd verdeeld. * Wie leidt de vergadering. * Wie mag mede beslissen. * Hoe vindt de besluitvorming plaats. M.b.t. het laatste punt zijn er een aantal mogelijkheden: * Iedereen moet vóór zijn. Een dergelijke voorwaarde kan belangrijk zijn als iedereen moet bijdragen aan de uitvoering van een besluit. * De meerderheid beslist. (Bijv. de helft + 1, of 2/3 van het aantal aanwezigen moet vóór zijn). * Niemand heeft bezwaar. Besluiten op deze basis worden vaak genomen wanneer het gaat om overlegsituaties * Één persoon beslist, nadat de vergadering gehoord is. Deze procedure wordt wel gevolgd, als één persoon verantwoordelijk is voor de uitvoering van een besluit. * Een voorstel wordt verworpen, als er ook maar één persoon tegen is. Deze persoon gebruikt dan het vetorecht. Deze vorm van besluiten nemen is zinvol als een besluit grote gevolgen heeft voor elk van de deelnemers aan een vergadering. Vaak zijn er statuten of reglementen waarin procedures zijn vastgelegd. Zo niet, dan moeten ze per vergadering worden omschreven. De voorzitter speelt hier dan een belangrijke rol. De uitnodiging Een uitnodiging is noodzakelijk om een vergadering te kunnen organiseren. In zo'n uitnodiging hoort in elk geval het volgende te staan: * Wie de deelnemers aan de vergadering zijn. * De plaats waar de vergadering gehouden wordt (adres en eventueel telefoonnummer). * De datum waarop de vergadering gehouden wordt, met jaartal. Katern Vergaderen pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
  • 10. * Het begin- en sluitingstijdstip van de vergadering. * De doelstelling van de vergadering. * Onderwerp(en) van de vergadering. * Een verwijzing naar de meegestuurde agenda en eventuele stukken ter voorbereiding. De agenda De agenda van een vergadering is een lijst met onderwerpen die tijdens de vergadering behandeld moeten worden. De agenda hoort er als volgt uit te zien: 1. Opening ( evt. met naam) 2. Vaststellen van de agenda 3. Notulen van vorige vergadering - redactioneel - n.a.v. - actiepuntenlijst 4. Ingekomen stukken 5. Mededelingen - voorzitter - anderen Na deze vaste punten volgen de "inhoudelijke" agendapunten. Het ligt voor de hand om urgente kwesties boven aan de agenda te plaatsen. Zulke zaken hoeven dan, in geval van tijdnood, niet te worden doorgeschoven naar een volgende vergadering. Denk ook aan een logische volgorde van te behandelen onderwerpen ! Het is van groot belang om bij het opstellen van de agenda een schatting te maken van de tijd die per onderwerp nodig zal zijn. Daarmee kan voorkomen worden dat een agenda te vol raakt met alle gevolgen van dien. 6. Onderwerp(en) van vergadering, met korte toelichting. Er moet aangegeven worden wat het doel is van dit soort agendapunten: beeldvorming, ontwerpen of besluitvorming. Ook moet verwezen worden naar voorinformatie / stukken die m.b.t. deze punten verstrekt zijn. 7. Rondvraag 8. Vaststellen van volgende vergadering 9. Sluiting met streeftijdstip. Een voorbeeldagenda staat in bijlage 3 het verslag Katern Vergaderen pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
  • 11. Een aantal tips voor het maken van een goed verslag: * Neem de agendapunten over. * Let op verschillende visies die besproken worden. * Let op verschillende argumenten. * Let op de grote lijn en streef niet naar letterlijke weergave. * Gebruik de tegenwoordige tijd in het verslag. * Gebruik selectief namen: het is nuttig om aan te geven wie een voorstel doet; ook moeten namen vermeld worden als in een vergadering verschillende partijen deelnemen. Dan moet immers bekend zijn uit welke hoek bepaalde opmerkingen komen. In de meeste andere gevallen kunnen namen achterwege blijven. * Corrigeer geen feiten. Er mag in een verslag alleen weergegeven worden wat ter vergadering gezegd werd. * Voeg geen nieuwe feiten toe. * Neem geen eigen mening op in het verslag. * Geef geen procedure beschrijvingen. Een verslag kan dienen als: * Geheugensteun voor deelnemers. * Voorbereidingsmateriaal voor nieuwe vergadering. * Bevestiging van genomen besluiten. * Bewijsmateriaal in geval van conflicten. * Bron van informatie voor achterban/belangstellenden. * Materiaal waarmee men zich kan verantwoorden. De vorm van een verslag kan variëren van een bijna letterlijke weergave van hetgeen gezegd werd (vooral van belang als men verantwoording moet afleggen aan derden) tot een eenvoudige besluitenlijst, bijvoorbeeld binnen een werkgroep. Het is nuttig om aan een vorm van verslaglegging een actiepuntenlijst toe te voegen. Met behulp daarvan kan men onthouden welke taken men op zich heeft genomen en kan bewaakt worden of deze taken inderdaad en tijdig uitgevoerd zijn. de actiepuntenlijst Een actiepuntenlijst ziet er als volgt uit: DATUM ACTIVITEIT WIE ? WANNEER ? Katern Vergaderen pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
  • 12. Katern Vergaderen pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
  • 13. 3. CHECKLIST VERGADEREN CHECKLIST VERGADEREN G V O VOORZITTER V * overleg met notulist . . . O * formulering van procedures en randvoorwaarden . . . O * voorbereiding op de agendapunten . . . R NOTULIST / SECR. B * planning / organisatie van de vergadering . . . E * uitnodiging en agenda . . . R * verzamelen van vergaderstukken en bijlagen . . . E * samenvatting ingekomen stukken . . . I DEELNEMER D * agenda en notulen gelezen I * stukken gelezen . . . N * vragen en opmerkingen genoteerd . . . G . . . VOORZITTER * opening van de vergadering . . . U * bewaking van de doelstelling van de agendapunten . . . I * stimuleren van deelnemers . . . T * manier van samenvatten en verduidelijken . . . V * manier waarop voorstellen in stemming worden gebracht . . . O * formulering van afspraken en besluiten . . . E NOTULIST / SECR. R * kwaliteit van de gemaakte aantekeningen tijdens vergad. . . . I * samenvatting van besluiten/afspraken . . . N DEELNEMER G * deelname aan vergadering . . . * taakgerichtheid . . . * sfeergerichtheid . . . VOORZITTER * signaleren knelpunten / onvrede . . . N * controle op uitvoering van actiepunten . . . A * controle op tijdige verspreiding van notulen . . . Z NOTULIST / SECR. O * gemaakte notulen . . . R * verspreiding notulen . . . G DEELNEMER * uitvoeren van punten op actielijst . . . * controle van notulen . . . Katern Vergaderen pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
  • 14. 4. GERAADPLEEGDE LITERATUUR Aken, T. van, Jack Diekstra, Paulien Steggink, Vergaderen, Educaboek B.V., Culemborg, 1982 Appelo-Janssen, J., J.C.M. van Herk-Bosch, Vergaderen, Syllabus, C.A.H./Dronten Ouwehand, I., Notuleren, het kan ook anders, Samson, Alphen aan den Rijn/Brussel, 1988 Piët, S., Overleg, vergaderen en Onderhandelen, Wolters-Noordhoff, Groningen, 1990 Schermer, Klaas, Effectief Vergaderen, Teleac, Utrecht, 1991 Schermer, K., M. Wijn, Vergaderen en Onderhandelen, Bohn Stafleu Van Loghem, Houten/Zaventem, 1992 Katern Vergaderen pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
  • 15. BIJLAGE 1 - SHEET "BOBU" MODEL FASE DOEL ACTIVITEITEN 1 Beeldvorming * probleemstelling * informatie verstrekken ( door in- "ter informatie" tern of extern deskundige) * gelegenheid tot vragen stellen * analyse van het probleem (feiten, randvoorwaarden voor oplossingen) 2 Ontwerpen * probleemstelling wordt herhaald * brainstorm m.b.t. oplossingen "ter discussie" * toetsing van de gekozen oplossingen 3 Besluitvorming * keuze voor oplossing/strategie m.b.v. stemprocedure die van "ter beslissing" tevoren is vastgelegd. * afspraken maken over implementatie. 4 Uitvoering * nalopen van de actiepuntenlijst * n.a.v. notulen + actiepuntenlijst "actiepuntenlijst" nagaan wat er van de behandelde punten is uitgevoerd en hoe dat is verlopen. Katern Vergaderen pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
  • 16. BIJLAGE 2 SHEET: DOELEN EN FASEN BIJ VERGADEREN Katern Vergaderen pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
  • 17. BIJLAGE 3 ( Bron: Syllabus Vergaderen) voorbeeld van een agenda Agenda voor de vergadering van ..........................., te houden op ...................... (dag, datum, jaartal) in ....................., aanvang ..........uur. 1. Opening (Mw. A.H. Jansen) 2. Vaststellen van de agenda. 3. Notulen van de vergadering van .............. - redactioneel - naar aanleiding van de inhoud - actiepuntenlijst 4. ingekomen stukken (secretaris) 5. Mededelingen - voorzitter - commissie A - adviesgroep B - anderen 6. Verhoging contributie, ter informatie, zie bijlage 1 7. Verbouwing kantine, ter discussie, zie bijlage 2 8. Ledenwerfactie, ter beslissing, zie bijlage 3 9. Rondvraag 10 Vaststellen volgende vergadering 11 Sluiting (plm. .... uur) dhr. M.J. van. Duinen, secretaris Katern Vergaderen pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
  • 18. BIJLAGE 4 - SAMENVATTING VAN PRAKTISCHE TIPS 1. De uitnodiging: * geef aan voor wie ze bestemd is: Aan de leden van ...... * dagtekenen: Dronten, 10 maart 1996 * aanhef Geachte mevrouw, mijnheer * uitnodiging in de vorm van een zin: Wij nodigen uit u ....... datum:....... plaats: ....... tijd:....... * vergaderonderwerp(en) * oproep tot aanwezigheid * ondertekenen * afzender 2. De agenda * aangeven waarvoor: Agenda voor de vergadering van ...... te houden op ...... * punten aangeven: 1. Opening 2. Notulen van de vergadering van ...... (datum aangeven) 3. Mededelingen 4. ............ .. ............ .. ............ .. Rondvraag .. Sluiting Katern Vergaderen pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
  • 19. 3. De notulen * aan- en afweziheid noteren / datum aangeven * per agendapunt notuleren: 1. Opening: de voorzitter opent de vergadering 2. Notulen: de notulen van 2 februari 1996 worden goedgekeurd * geen toneelstukvorm * notulen in tegenwoordige tijd * het gaat om de besluiten, niet om de namen. * ondertekenen Katern Vergaderen pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

×