E-mail overload?
Gebruik ECM oplossingen voor beheer & kennis management
Atos, Atos and fish symbol, Atos Origin and fish symbol, Atos Consulting, and the fish itself are registered trademarks of Atos Origin SA. August 2006
© 2006 Atos Origin. Confidential information owned by Atos Origin, to be used by the recipient only. This document or any part of it, may not be reproduced, copied,
circulated and/or distributed nor quoted without prior written approval from Atos Origin.

Introductie
Patrick Nagtzaam Richard van Delft
Enterprise Content Management Enterprise Content Management
Consultant – IBM ECM Delivery Manager – IBM ECM
+31 (0) 651429673 +31 (0)6 54265474
2

3

Waar moet ik het laten?
4

SwiftFile
» Een intelligente assistent voor Notes
» Helpt bij het organiseren van E-mail
» Tekst classificatie
» Zelflerende oplossing
» 80% tot 90% accuraat
» Tijdsbesparing voor de gebruiker
» bij het organiseren
» en terugvinden van E-mail
5

SwiftFile
Nieuwe
E-mail komt
binnen
SwiftFile
analyseert
de inhoud
SwiftFile
toont 3
suggesties
Gebruiker
kiest een
folder
6

7

Tip 2: Outbox management
Stuur een link in plaats van een bestand…
Outbox Management Business uitdagingen
» Office bestanden worden steeds groter. Meer mail wordt er
verstuurd per dag
» Mail servers & netwerk worden steeds zwaarder belast.
Oplossing
» Stuur een link in plaats van het attachment zelf.
» Lotus Quickr kan gebruikers vragen een link te sturen en de
attachment centraal (en beveiligd) te bewaren.
» Bestanden worden
opgeslagen in de ‘sent mail’
maar ook in ieders inbox. Bedrijfsvoordelen
» Door uitgaande mail anders te » Minder storage capaciteit nodig op mail server
managen, meer grip op mail
» Attachments worden maar 1 keer opgeslagen
content
» Centraal beheer mogelijk van bestanden
…gebruik Lotus Quickr ECM
8

Demo: Outbox management
Stuur een link in plaats van een bestand…
Activiteit
» Verstuur een email naar interne collega’s (Notes of
Outlook mail)
Demonstratie
» Lotus Quickr plugin herkent:
» interne mail adressen
» bestand dat groter is dan gestelde limiet (5 mb)
» Lotus Quickr suggereert een link te sturen ipv attachment
» Ontvanger ontvangt email met link
» Attachment neemt geen ruimte in beslag
» Attachment is beveiligd opgeslagen in centrale storage
» Minder opslag capaciteit nodig op mail server
»Attachments worden maar 1 keer opgeslagen
9

Meer weten over Quickr en ECM?
» Datum: Woensdag 24 juni
» Waar: IBM Forum – Amsterdam
» Wat: Proof-of-Technology; Quickr ECM
» Hoe: Veel demo’s en lab’s
10

11

Hoe moet
dit allemaal
verwerkt
worden?
12

IBM Content Collector Policy &
Task Routing
Bronnen Archieven
Engine
File System & Desktops Information Lifecycle Mgmt
Lotus Notes mail or databases Records Management
SAP Enterprise Search
Copy / Move / Delete / Stub
MS Outlook & PST Legal Search
De-Duplication
MS Office
Rules-Based Classification
MS SharePoint
Records Declaration
Instant Messaging
Advanced Classification
Rendering (3rd party)
Start Proces
VERZAMELEN VERRIJKEN BEHEREN
13

Archiveer een E-mail bericht met daarin
een adreswijziging van een klant in de
public folder ‘New Requests’
Afhankelijk van policies en task
gedefinieerd op de folder wordt de E-mail
verwerkt
In dit geval wordt een polisnummer in de
content gevonden en wordt een proces
opgestart om de wijziging te verwerken
Na de verwerking wordt het document
gearchiveerd in het polisdossier en onder
records management geplaatst.
14

15

Tip 4: Gebruik de kennis in jouw emails
Gebruik desktop search …
Desktop search Business uitdagingen
» De toenemende hoeveelheid informatie voor gebruikers
» Productiviteit van kenniswerkers moet hoger
» Eindgebruikers willen een snelle zoek mogelijkheid
Oplossing
» Gebruik een desktop search oplossing om lokaal alle content te
doorzoeken.
» Gebruik tekst analyse om sneller te vinden
» De informatieberg wordt
steeds groter.
» Het zoeken van informatie Bedrijfsvoordelen
kost tijd » De eerder bekeken informatie is sneller gevonden
» Middels tekst analyse informatie vinden in content
…om de kennis in mails te gebruiken
16

Demo: Gebruik de kennis in jouw emails
Gebruik desktop search …
Activiteit
Live Demonstratie
» Opzoek naar een PPT van Patrick Nagtzaam
» Omnifind tekst analyse heeft emails geanalyseerd.
» Bestanden (doc, ppt, xls)
» Tekst patronen (mail, telefoonnummer, adres, )
» Een e-mail van Patrick met daarin een PowerPoint bestand wordt
gevonden.
» De juiste informatie is snel gevonden
17

18

Zoekt u iets belangrijks?
19

eDiscovery
» Beheer E-mail met respect voor
geldende wet- en regelgeving en uw
bedrijfspolicies
» Zoeken in beveiligde opslag voor het
bewaren van e-mail
» Beheren van (recht)zaken
» Geïntegreerde audit functionaliteit
» Export van (recht)zaak gerelateerde
e-mail
» Minder tijd en kosten kwijt met het
zoeken naar informatie
» Alleen relevante e-mailberichten
kunnen overleggen voor bewijslast
20

eDiscovery
Definieer een zaak om
zoekopdrachten en
resultaten te beheren
Formuleer een
zoekopdracht op meta
gegevens en full-text search
Bewaar de
zoekopdrachten en
zoekresultaten
Exporteer relevante
E-mails voor verder
onderzoek
21

22

23

Tip 6: Gebruik de aanwezige kennis
Met enterprise search content ontsluiten…
Search Business uitdagingen
» Enterprise Content is opgeslagen in verschillende repositories:
mail, file systeem, ERP applicaties, ECM applicaties, Collaboratie
platform
» Medewerkers hebben interne en externe bronnen nodig
Plaatje ter Oplossingen
illustratie » Met enterprise search content van verschillende formaten (*.pdf,
*.html, *.doc, etc.) op verschillende locaties in één keer doorzoeken
» Resultaten worden gesorteerd op bedrijfsrelevantie
» Social search: het vinden van personen met de juiste kennis in de
organisatie
» Search, oftewel zoeken. Het
Bedrijfsvoordelen
vastleggen van informatie is
belangrijk maar als het niet is » Kosten reductie door hogere productiviteit van kenniswerkers
terug te vinden is het » Tot 40% kostenbesparing door het gebruik van search
waardeloos applicaties. Vraag naar de referenties!
» Search is met name voor een » Het vormen van e-alerts en kennisdossiers op het intranet
kennisgebaseerde organisatie
van groot belang
…Omnifind vindt de juiste informatie
24

Demo: Gebruik de kennis in de organisatie
Met enterprise search mail in content ontsluiten…
Desktop
» Zoek (vanuit de Notes client) naar content over “Lotus connections”.
Demonstratie
» De enterprise search enginge (IBM Omnifind) heeft alle content silo’s
(filesysteem, Notes, intranet, FIleNet, Documenten, SharePoint, externe
web bronnen) geïndexeerd en geanalyseerd.
» Omnifind kan federated search gebruiken om resultaten uit andere zoek
machines te gebruiken
» Een drill down in gevonden resultaten is mogelijk.
» Medewerker heeft op een efficiente werkwijze het juiste document terug
kunnen halen.
25

Atos Origin: Actieve speler in de Lotus markt
Commerciële opties
Supporting the Open Source community
Supporting the Open Source community
Development Guidelines & Best Practices WIKI voor
Development Guidelines & Best Practices WIKI voor
Domino Developers
Domino Developers
Werken 2.0 cursus, Wiki workshop
Werken 2.0 cursus, Wiki workshop
Wat kan web 2.0 voor mijn werk betekenen?Maak kennis
Wat kan web 2.0 voor mijn werk betekenen?Maak kennis
met de cultuurverandering door web 2.0 en leer omgaan
met de cultuurverandering door web 2.0 en leer omgaan
met online instrumenten
met online instrumenten
Instant Messaging & Awareness
Instant Messaging & Awareness
Sametime (embedded) client geactiveerd in Lotus Notes
Sametime (embedded) client geactiveerd in Lotus Notes
1.000,= EURO, excl. BTW
1.000,= EURO, excl. BTW
Lotus Service & Support Center
Lotus Service & Support Center
Gratis, smart scan van uw Lotus omgeving om de
Gratis, smart scan van uw Lotus omgeving om de
business case voor remote applicatie beheer op te stellen
business case voor remote applicatie beheer op te stellen
26

Questions?
27