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Relazione di Informatica per l'organizzazione - Descrizione Sistema Informativo
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Relazione di Informatica per l'organizzazione - Descrizione Sistema Informativo

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  • 1. Informatica per l’organizzazioneSistema informativo di ELLENA SpARiccardo Venturato – matricola 063153Breve storia di Ellena: l’idea di due fratelliLa Ellena Spa nasce dallo spirito imprenditoriale di due fratelli piemontesi: Pietro e Giuseppe Ellena, chefondano nel 1944 una officina meccanica. Il coraggio e la voglia di affrontare nuove sfide dei fondatori,spingono l’azienda a diventare durante il dopoguerra una piccola realtà industriale.All’inizio degli anni ’80 i figli dei fondatori, animati dagli stessi principi, attuano una riqualificazioneaziendale introducendo moderne politiche di gestione della produzione e nuove macchine a controllonumerico capaci delle più precise lavorazioni meccaniche.Nel 1993 lazienda si trasferisce nel nuovo e funzionale edificio industriale, capace di soddisfare la sempremaggiore richiesta di spazi.Nel 1995 la Ellena Spa ottiene la certificazione per il sistema di qualità applicato in azienda in accordoalla norma ISO 9002 dal R.I.N.A. (Registro Italiano Navale), prestigioso riconoscimento di una politica dellaqualità "difetti zero".L’esperienza acquisita in svariati settori e l’attenzione alle esigenze del cliente hanno permesso allaEllena Spa di ricoprire sempre più spesso il ruolo di partner commerciale piuttosto che di semplicesubfornitore.Diventando clienti della Ellena Spa non si acquista soltanto un prodotto ma si accede anche ad un know-how sfruttabile per l’industrializzazione e per il miglioramento dei prodotti
  • 2. Innovazione dell’azienda: implementazione del sistema ERPEllena si è affidata ad Axioma per l’aggiornamento del suo sistema informativo, tenendo vivo un rapportonato sedici anni fa. Nel 1994 sceglie l’ERP di Axioma e nel 2010 rinnova la sua fiducia e raccontal’evoluzione del suo sistema informativo fino al nuovo gestionale Axioma Value Application Industria. Daun po’ di tempo è stato messo in atto un progetto di rinnovamento con lo scopo di consentire allaziendadi dimostrare tutta la sua capacità produttiva al fine di soddisfare le richieste di una clientela sempre piùesigente.Tale progetto si è articolato in due aree principali di intervento:-La prima si è concretizzata con l’introduzione del sistema gestionale Axioma VA Industria, lERP italianorealizzato da Axioma per le piccole e medie imprese.- La seconda ha riguardato lorganizzazione aziendale. La rivoluzione del sistema informativo ha portato aduna svolta obbligatoria anche dal punto di vista dell’organizzazione. È stato attuato un progettodinnovazione organizzativa definita come introduzione di significativi cambiamenti nelle funzioni interneallimpresa, che risultano, o che generano, un cambiamento radicale nei comportamenti.Il sistema: Axioma Value ApplicationAxioma Value Application risponde a varie esigenze dell’azienda. Dalla necessità di pianificare econtrollare della Direzione aziendale, a quella di integrare le attività di comunicazione e gestione deidocumenti. Le tradizionali applicazioni gestionali che riguardano le attività dell’area Vendite, Produzione,Acquisti e Amministrazione e Finanza (ERP) sono state integrate con una serie di soluzioni gestionali chepossiamo raggruppare in tre grandi aeree: Supply Chain Management, Customer Relationship Management, Content Management System.
  • 3. Ogni area comprende una serie di software per gestire la produzione, le relazioni con i clienti e le attivitàdelle persone in azienda, la diffusione e larchiviazione dei documenti aziendali.ERP: produzione, vendite e logisticaLamministratore/Presidente Silvio Ellena spiega che “l’adozione del software gestionale Axioma è statol’inizio di una collaborazione duratura. Mano a mano che negli anni si presentavano nuove esigenze, lacollaborazione ha dato i suoi frutti: l’innovazione tecnologica è stata sempre un punto fondamentale eAxioma è stata un partner eccellente in questa prospettiva”.Ellena ora utilizza il sistema informativo Axioma Value Application Industria, l’ultima versione dell’ERP diAxioma dedicato alle aziende industriali. Con Axioma VA Industria, il sistema informativo di Ellena è statoaggiornato secondo i più moderni standard per rispondere alle nuove esigenze lavorative che il mercatoimpone, con un rapido avviamento e senza intoppi né perdite di dati.Axioma VA Industria è un ERP innovativo, completo e facile da usare. Tutti i report sono emessi in formatoelettronico, pubblicabili sul portale e inviabili via mail e i dati sono esportabili verso strumenti diproduttività individuale Word, Excel e via XML. Con un’interfaccia grafica Windows like, Axioma VAIndustria, è semplice nell’utilizzo grazie anche alla perfetta integrazione con le altre soluzione presenti inazienda.Attraverso ladozione di Axioma Value Application Industria, Ellena ha notevolmente migliorato lacollaborazione coi terzisti, attraverso una più efficace gestione delle lavorazioni esterne e dei materialicoinvolti. Ma il nodo centrale dell’attività di Ellena è la produzione.Gli obiettivi che l’azienda ha raggiunto grazie all’implementazione dei software Axioma sono:1. programmazione della domanda a capacità infinita2. generazione automatica di piani di lavoro fattibili e ottimizzati in base alle risorse disponibili3. rilevazione in tempo reale i dati di produzioneBusiness intelligencePer realizzare questi obiettivi Ellena ha scelto Axioma Value ApplicationGestione avanzata dellaproduzione, una soluzione perfettamente integrata con l’ERP VA Industria, che serve a rendere l’attivitàdi produzione un meccanismo perfetto e tecnologicamente avanzato, proprio secondo gli standard diqualità di Ellena. Axioma VA Gestione avanzata della produzione è composta da tre moduli.Il primo è Axioma VA Programmazione, il software per programmare la produzione che ha consentito aEllena di rispettare le date di consegna, la qualità del prodotto, i costi definiti, ridurre i tempi diproduzione e le scorte. In particolare è stato ridotto il tempo di trasformazione del prodotto ed èdiventato possibile programmare i livelli di scorta dei materiali in termini di costi e di volumi per ridurre ilcosto delle giacenze dei prodotti e dei semilavorati a magazzino. Con Axioma VA Programmazione, Ellena
  • 4. emette automaticamente e ottimizza le richieste d’acquisto nei confronti dei fornitori e simula eventiperturbativi, analizzando i risultati di confronto.Il secondo modulo è Axioma VA Schedulazione, un software specifico che ha portato diversi vantaggi adEllena, fra cui la possibilità di ridurre il tempo di attraversamento del prodotto lungo il ciclo produttivo e itempi di coda a piè di macchina. Inoltre è stato ridotto il tempo di interfase e di set-up ed è diventato piùfacile ricalcolare immediatamente il piano di lavoro in presenza di perturbazioni.Axioma VA Raccolta dati completa la suite. Grazie a questo modulo, Ellena ha ottenuto di potermonitorare in tempo reale le risorse e rilevare esattamente i tempi di attrezzaggio, avviamento,lavorazione, rilavorazione, movimentazione materiali e manutenzione.È ora possibile rilevare i fermi impianto, le quantità prodotte gli scarti di produzione in modo automaticoe le attività improduttive, poi definire gli equipaggi, registrare le presenze ed eseguire la quadratura aore. Con VA Raccolta dati, il personale di Ellena gestisce le attrezzature (usura, manutenzione,ubicazione), dichiara i materiali utilizzati, automatizza il carico e lo scarico dei magazzini ed identifica ilmateriale circolante.Per venire incontro ad una particolare esigenza di Ellena, Axioma ha sviluppato un software volto amigliorare l’attività di raccolta ordini dei clienti. Si tratta del sistema EDI, un software come sempreintegrato con l’ERP Axioma VA Industria e con le altre soluzioni presenti in azienda che ha consentito diautomatizzare l’attività di raccolta dati per quanto riguarda l’area delle vendite. Con lo stesso sistema,Ellena può inviare anche le fatture ai suoi clienti, in un modo rapido e veloce, in linea con le richieste deiclienti più esigenti. L’adozione di questo software ha permesso ad Ellena di migliore ulteriormente ilservizio al cliente, accorciando i tempi e riducendo i costi.Alcune esigenze di Ellena, legate soprattutto al settore di meccanica di precisione a cui appartiene, hannoposto Axioma davanti ad un’altra sfida:migliorare il reparto logistica.Per questo particolare scopo è stato creato un programma che ha consentito a Ellena di aumentarenotevolmente l’efficienza dell’area con l’ausilio di supporti a radiofrequenza ed etichettatura materiale abarre in entrata, in produzione e in uscita (secondo lo standard odette) per il reperimento del materialecon gestione dei contenitori o cassoni.Sistemi di Supporto alle operazioniGrazie all’introduzione dell’ERP sono stati ottenuti successi in questi ambiti:- la gestione, il controllo e la pianificazione degli approvvigionamenti di materie prime in funzione dellediverse aree di produzione una migliore gestione dei flussi dei materiali e della logistica- la riduzione dei supporti cartacei per l’implementazione informatica delle stampe;- un maggiore controllo dei costi di commessa;- il controllo delle diverse fasi di commessa con acquisizione immediata dei tempi di lavorazione;- il controllo di tutte le fasi produttive direttamente da computer, centralizzando tutte leinformazioni in un unico database e superando la deframmentazione in locale delle informazionidei vari utenti, rendendole accessibili a tutti;
  • 5. - la riunificazione in un unico sistema informatico delle varie esigenze gestionali delle diverse areedi produzione;- la gestione puntuale della movimentazione di fabbrica per le commesse attive anche attraverso ladichiarazione dei mancanti;- la gestione per commessa dei terzisti con controllo puntuale dei costi e degli extra-costi dovutialle lavorazioni esterne.Cooperazione e gestione della conoscenzaAll’interno dell’azienda, il flusso della conoscenza e delle informazioni importanti è gestitoprincipalmente attraverso lo scambio di email aziendali. Purtroppo non c’è da parte dei tecnici lapropensione ad utilizzare i sistemi informativi per la diffusione dello know-how all’interno dell’impresa,questo è dato anche dal fatto che dipendenti che hanno lavorato per svariati anni usufruendominimamente delle tecnologie informatiche in azienda non si sentono molto a loro agio nell’utilizzarle.Forse per questo motivo l’azienda non ha ritenuto ancora vantaggioso acquistare anche altri prodottidell’Axioma come il CMS che si integra perfettamente con l’ERP e che permetterebbe la condivisione diinformazioni interne. Grazie all’acquisto del CMS si potrebbero migliorare i rapporti con i clienti cheavrebbero la possibilità di lasciare feedback sui prodotti direttamente dal sito dell’azienda. Con il CMSintegrato si potrebbero anche informare i clienti sullo stato di avanzamento delle commesse in temporeale. Questo strumento risulta molto utile, se affiancato al sistema di business intelligence, anche percapire quali sono i prodotti o servizi di rilievo in base al pensiero del cliente, ma soprattutto qualipotrebbero essere gli aspetti negativi o le lacune da colmare.Ellena e Axioma : la collaborazione continuaÈ in fase di realizzazione un nuovo progetto che servirà a rendere meno costosa e più efficiente lagestione di tutti i documenti e le informazioni e a migliorare la comunicazione allinterno e allesternodellazienda per facilitare il lavoro dei collaboratori. Si tratta di un software di gestione documentale checonsentirà ad Ellena di sostituire tutte le informazioni e i documenti cartacei, strumenti costosi edinefficienti (telefono e fax), con comunicazioni in formato elettronico accessibili via web in modo facile econtrollato. Sarà possibile emettere ed archiviare documenti in formato elettronico provenienti dallediverse soluzioni gestionali presenti in azienda (Erp, Excel, Cad) o dall’esterno. Con questo software, ladocumentazione sarà archiviata in un ambiente comune, accessibile secondo i ruoli. In questo modo tuttoil personale, anche quello dell’officina, potrà disporre dei disegni meccanici nel momento in cui ne habisogno. Allo stesso modo anche i clienti potranno accedere direttamente alle proprie fatture, senzabisogno di spedizione o fax. La sicurezza è garantita da un sistema di login e password collegato a unsistema di accessi, per cui è possibile definire la autorizzazioni a determinati documenti in base ai ruoliassegnati. Attraverso questa soluzione Ellena potrà disporre di un motore di workflow che consenteautomaticamente di distribuire la documentazione aziendale sulla base di elenchi di distribuzione.