Nómina en Colombia

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Presentación sobre los aspectos esenciales para liquidar la nómina en la República de Colombia.

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Nómina en Colombia

  1. NÓMINA CONTRATO DE TRABAJO Y NÓMINA PARA LA REPÚBLICA DECOLOMBIA
  2. CONTRATO DE TRABAJO Según el Código Sustantivo del Trabajo: "Contratode trabajo es aquel por el cual una persona naturalse obliga a prestar un servicio personal a otrapersona natural o jurídica, bajo la continuadadependencia o subordinación de la segunda ymediante remuneración. Quién presta el servicio sedenomina trabajador, quien lo recibe yremunera, empleador, y la remuneración, cualquieraque sea su forma, salario". (Art. 22 CST)
  3. ELEMENTOS DEL CONTRATO DE TRABAJO Para que haya contrato de trabajo se requierentres elementos esenciales:• Actividad personal del trabajador.• Subordinación del trabajador hacia el empleador.• Salario como retribución del servicio.
  4. CLASES DE CONTRATO TRABAJO De acuerdo con la legislación laboral colombiana, loscontratos de trabajo se pueden clasificar de lasiguiente forma:1. Accidental o transitorio: Inferior a un mes.2. De obra o labor: Duración de la obra.3. A término fijo: No puede exceder tres años.4. A término indefinido: Duración indeterminada.
  5. TERMINACIÓN DEL CONTRATO DE TRABAJO "El contrato de trabajo termina:1. Por muerte del trabajador.2. Por mutuo consentimiento.3. Por expiración del plazo fijo pactado.4. Por terminación de la obra o labor contratada.5. Por liquidación o clausura definitiva de la empresa o establecimiento.6. Por suspensión de actividades por parte del empleador durante más de 120 días.7. Por sentencia ejecutoriada.8. Por decisión unilateral por parte del empleador o por parte del trabajador.9. Por no regresar el trabajador a su empleo.10. Incapacidad total del trabajador.11. Renuncia del trabajador.
  6. INDEMNIZACIÓN POR TERMINACIÓN DEL CONTRATO DE TRABAJO SIN JUSTA CAUSA (Por parte del empleador) En contratos a término indefinido: (Art. 64 CST)Cuando sin justa causa el empleador da por terminado el contrato detrabajo a término indefinido, esta obligado a pagar una indemnizaciónde acuerdo con el tiempo laborado y el salario devengado, así:• Para trabajadores que devenguen menos de 10 salarios mínimos legales mensuales = 30 días de salario por el primer año y 20 días adicionales por cada año subsiguiente y proporcionalmente por fracción de año.• Cuando el trabajador devengue 10 o más salarios mínimos legales mensuales = 20 días de salario por el primer año y 15 días adicionales por cada año subsiguiente y proporcionalmente por fracción de año.• A los trabajadores que, al entrar en vigencia la ley 50 de 1990, con 10 o más años de servicio continúo = 45 días primer año y 40 días por cada año subsiguiente.
  7. INDEMNIZACIÓN POR TERMINACIÓN DEL CONTRATO DE TRABAJO SIN JUSTA CAUSA (Por parte del empleador) En contratos a término fijo: (Art. 64 CST)La indemnización a cargo del empleador seráequivalente al valor de los salarioscorrespondientes al tiempo que faltare paracumplir el plazo estipulado del contrato; o dellapso determinado por la duración de la obracontratada; en este caso, la indemnización no seráinferior a 15 días.
  8. LIQUIDACIÓN DE LA NÓMINA La nómina es un documento en el que unempleador relaciona salarios, deducciones, valorneto pagado, aportes parafiscales y apropiacionesde los trabajadores que han laborado en un periododeterminado, ya sea por semana, década, quincenao mes.
  9. PARTES DE LA NÓMINA El formato de la nómina contiene lo siguiente:• Encabezamiento, con el nombre y NIT del empleador y el periodo depago de la nómina.• Esquema central con dos partes:Primera parte:-Nombre y cargo del trabajador. - Deducciones-Días laborados. - Neto pagado.- Valor devengado. - Firmas y documento de identidad de los empleados.Segunda parte:- Aportes parafiscales, salud, riesgos profesionales y fondo de pensiones.- Apropiaciones para prestaciones sociales.• Firmas de quien elabora, revisa y aprueba.
  10. 1.- VALOR DEVENGADO Está constituido por las sumas que el empleador paga altrabajador, de acuerdo con la legislación laboral, y está formadopor los distintos conceptos que constituyen salario.Los principales conceptos son:1.1 Salario.1.2 Salario mínimo legal.1.3 Salario básico.1.4 Salario integral.1.5 Auxilio de transporte.1.6 Recargo por trabajo nocturno, suplementario y descansoremunerados.1.7 Comisiones.
  11. 1.1- SALARIO – Art 127 CST Constituye salario no sólo la remuneraciónordinaria, fija o variable, el trabajo suplementarioo de horas extras, el trabajo en días de descansoobligatorio y el porcentaje sobre ventas ycomisiones, sino todo lo que recibe el trabajadoren dinero o en especie como contraprestacióndirecta al servicio, cualquiera sea la forma odenominación que se adopte, como primas,sobresueldos y bonificaciones habituales, salvoque entre el empleador y el trabajador hayanacordado considerarlas no constitutivas de salario.
  12. 1.2- SALARIO MÍNIMO LEGAL – Art 145 CST Es el que todo trabajador tiene derecho a percibirpara subvenir sus necesidades normales y las de sufamilia, en los ordenes material, moral y cultural.Para el año 2011 S.M.L es de $______________1.3 SALARIO BÁSICOEs la remuneración ordinaria pactada en el contratolaboral y sirve de base para la liquidación del trabajonocturno, trabajo en dominicales y festivos y trabajoextra en días ordinarios, dominicales y en festivos.
  13. 1.4- SALARIO INTEGRAL El salario integral es aquel que además de retribuirel trabajo ordinario, compensa de antemano elvalor de prestaciones, recargos y beneficios quepor virtud legal o convencional correspondan altrabajador, como recargo de trabajo nocturno yextra, primas legales y extralegales, auxilio decesantías, intereses sobre cesantías y demás conexcepción de vacaciones.
  14. 1.5- AUXILIO DE TRANSPORTE Todo trabajador que devengue mensualmentehasta dos salarios mínimos tiene derecho a recibir,además de su salario, un valor adicional porconcepto de auxilio de transporte; la cuantía ladetermina la legislación vigente.Para el año 2011, el auxilio de transporte es de$_______________________
  15. 1.6- RECARGOS POR TRABAJO NOCTURNO, SUPLEMENTARIO Y DESCANSOS REMUNERADOS - A JORNADA ORDINARIA La jornada ordinaria de trabajo es la que convengan las partes, o a falta de convenio, la máxima legal (Art. 158 CST). La duración máxima de la jornada de trabajo es de 8 horas al día y 48 a la semana, salvo las excepciones plasmadas en el artículo JORNADA MÁXIMA 161 del CST. La jornada de trabajo del menor entre 12 y 14 años, 4 horas diarias y 24 semanales; entre 14 y 16 años, 6 horas diarias y 36 semanales. El trabajo diurno está comprendido entre las 6 a.m. y las 10 p.m.; el trabajo nocturno esta comprendido entre las 10 p.m. y TRABAJO DIURNO Y NOCTURNO las 6 a.m. (Art. 160 CST). El trabajo nocturno por el solo hecho de ser nocturno se remunera con un recargo de 35% (Art. 168 CST). Para el descanso el dia sábado puede repartirse las 48 horas semanales de trabajo ampliando la jornada ordinaria hasta por 2 DESCANSO EL DIA SABADO horas, por acuerdo entre las partes, pero con el fin exclusivo de permitir a los trabajadores el descanso durante todo el sábado (Art. 164 CST) Trabajo suplementario o de horas extras es el que excede de la TRABAJO EXTRA jornada ordinaria y en todo caso el que excede de la jornada máxima legal (Art 159 CST). En ningún caso las horas extras de trabajo, diurnas o nocturnas, LIMITE TRABAJO EXTRA podrán exceder de 2 horas diarias y 12 semanales, cuando la jornada de trabajo se amplie por acuerdo entre empleadores y trabajadores a 10 (Art. 22 Ley 50/90).
  16. 1.6- RECARGOS POR TRABAJO NOCTURNO, SUPLEMENTARIO Y DESCANSOS REMUNERADOS - B CLASE DE TRABAJO RECARGO % FACTOR FORMULA Extra Diurno Ordinario 25 1,25 Valor hora ordinaria x 1,25 x No horas Extra Nocturno Ordinario 75 1,75 Valor hora ordinaria x 1,75 x No horas Dominical y Festivo 75 1,75 Valor hora ordinaria x 1,75 x No horasDominical y Festivo Nocturno 110 2,1 Valor hora ordinaria x 2,10 x No horas Extra Diurno Festivo 100 2 Valor hora ordinaria x 2,00 x No horas Extra Nocturno Festivo 150 2,5 Valor hora ordinaria x 2,50 x No horas Recargo Nocturno 35 0,35 Valor hora ordinaria x 0,35 x No horas
  17. 1.7- COMISIONES Usualmente, el empleador contrata vendedorescon un salario básico y un porcentaje sobre lasventas que se denomina comisión.La fórmula para liquidar la comisión es:Comisión = Valor ventas x porcentaje sobre ventas
  18. 2.- DEDUCCIONES Legalmente el empleador está autorizado para deducir pornómina los aportes para trabajadores para salud(EPS), pensiones (Fondo de pensiones), retención en lafuente y embargos judiciales.Además, previa autorización escrita del trabajador, puededescontar cuotas voluntarias para sindicatos, fondos deempleados y cooperativas, préstamos bancarios porlibranza y otros (embargos judiciales).
  19. 2.1- SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL El sistema de seguridad social integral estáconformado por los regímenes generalesestablecidos para pensiones, salud, riesgosprofesionales y los servicios socialescomplementarios que defina la ley.Todo empleador se encuentra obligado a afiliar asus trabajadores al sistema de seguridad socialque el trabajador escoja voluntariamente.
  20. 2.1.1- ENTIDADES PROMOTORA DE SALUD (EPS) El régimen de seguridad social en salud está conformado por lasentidades promotoras de salud y por las instituciones prestadoras delos servicios de salud, y tiene por objeto crear las condiciones queposibiliten el acceso de la población afiliada a todos los niveles deatención para cubrir las contingencias por enfermedad general ymaternidad. Liquidación de aportes para salud MEDICINA FAMILIAR Aporte Empleador Aporte Trabajador Aporte Total 8.5% del IBC 4% del IBC 12.5% del IBCIngreso de Base de Cotización = IBC = Total Devengado – Auxilio Tpte
  21. 2.1.2- FONDO DE PENSIONES • Garantiza el amparo contra invalidez, vejez y muerte,mediante el reconocimiento de pensiones y prestacioneseconómicas determinadas por la ley• Ampliar la cobertura de solidaridad a la población quecarece de un sistema de pensiones. Liquidación de aportes de pensiones APORTES PARA PENSIÓN AÑO 2011 Concepto Trabajador Empleador Total Pensión 4% IBC 12% 16% Fondo solidaridad 1% IBC 1% (Cuando devenga 4 o más S.M.L) adicional
  22. 22. 2.1.3- ADMINISTRADORA DE RIESGOS PROFESIONALES - ARP El régimen de riesgos profesionales tiene porobjeto prevenir, proteger y atender a lostrabajadores de los efectos de las enfermedades ylos accidentes que puedan ocurrirles con ocasióno como consecuencia del trabajo que desarrollan.Hay cinco clases de riesgo y porcentaje diferencialsegún la tabla de riesgos, que oscila entre 0.348%y el 8.700%.El empleador paga el aporte sobre el totaldevengado de la nómina mensual deducido elauxilio de transporte (IBC).
  23. 2.1.4- RETENCIÓN EN LA FUENTE - A Es el valor que el empleador debe descontarmensualmente a los trabajadores como anticipo delimpuesto de renta sobre el 75% de los pagos gravablesoriginados en la relación laboral; para ello, se aplica latabla que anualmente publica la Dirección de Impuestos yAduanas Nacionales (DIAN).Para determinar el valor correspondiente a la retención enla fuente sobre salarios, se toma el valor de los ingresoslaborales mensuales devengados por cada trabajador y sedescuentan los valores que no constituyen renta niganancia ocasional (pensiones y fondo de solidaridad). Delvalor neto, 25% es exento y al 75% restante se le aplica laretención determinada en la tabla de la DIAN.
  24. 2.1.4- RETENCIÓN EN LA FUENTE – B - EJEMPLO El empleador paga al trabajador un sueldo por un valor de$5.300.000 en el año 2009:• Fondo de pensiones= $5.300.000 x 4% = $212.000• Fondo de solidaridad= $5.300.000 x 1% = 53.000 Total Aportes a los Fondos……………. $265.0001.- Establecer la base del salario gravable:($5.300.000 – $265.000) x 75% = $3.776.2502.- Convertir en UVT el valor de la base del salario gravableUnidades de Valor Tributario (UVT) 2009 = $23.763
  25. 2.1.4- RETENCIÓN EN LA FUENTE – C - EJEMPLO 2.- Convertir en UVT el valor de la base del salario gravableUnidades de Valor Tributario (UVT) 2009 = $23.763• Valor Salario Gravable = $3.776.250 = 158.91 UVT. Valor UVT $23.7633.- Ubicar la cantidad de UVT en el rango establecido en la tabla de retención: RANGOS EN UVT TARIFA IMPUESTO Desde Hasta MARGINAL >0 95 0% 0 >95 150 19% (Ingreso laboral expresado en UVT – 95 UVT) x 19% >150 360 28% (Ingreso laboral expresado en UVT – 150 UVT) x 28% + 10 UVT. >360 En adelante 33% (Ingreso laboral expresado en UVT – 360 UVT) x 33% + 69 UVT.
  26. 2.1.4- RETENCIÓN EN LA FUENTE – D - EJEMPLO 158,91 está en el tercer rango y el valor del impuesto es igual a:(Ingreso laboral gravado en UVT – 150 UVT)x 28% + 10 UVT(158.91 UVT – 150 UVT) x 28% + 10 UVT = 12.49 UVT4.- Determinar el valor del impuesto:Cantidad en UVT obtenido x valor UVR unitario12.49 UVT x 23.763 = $296.800El valor de Retención en la Fuente a deducir es de $296.800, el cual, seredondea a $297.000
  27. 2.1.5- OTRAS DEDUCCIONES Comprenden las que el trabajadorautoriza con su firma para fondos,cooperativas, préstamos (libranzas) ysindicatos.Además, las ordenadas por autoridadcompetente por concepto de embargospor alimentos, o comerciales, entre otras.
  28. 3.- NETO PAGADO Una vez calculados los ingresosdevengados y las deducciones, elempleador determina la nómina mensualpor pagar a sus trabajadores.Neto pagado = Total devengado – Total deducido
  29. 4.- APROPIACIONES – APORTES PARAFISCALES - A Al liquidar la nómina mensual, el empleador debe calcular los aportesy provisiones causados, de acuerdo con la legislación vigente.Todo empleador debe liquidar sobre su nómina mensual los aportesparafiscales y riesgos profesionales descritos en el siguiente cuadro: ENTIDAD OBJETIVO % APORTE MENSUAL ICBF Entidad creada con el fin primordial de proteger a 3% del IBC la familia colombiana y brindar una protección integral al menor de edad. SENA Institución creada con el objeto fundamental de 2% del IBC capacitar al trabajador colombiano. CAJA DE Las cajas recaudan, distribuyen y pagan los aportes 4% del IBC COMPENSA destinados al subsidio familiar en dinero y en CIÓN especie, por medio de programas de bienestar FAMILIAR social a sus afiliados y a la comunidad en general.
  30. 4.- APROPIACIONES – APORTES PARAFISCALES - B • Los aportes parafiscales se consignan en sutotalidad en la caja de compensación y ésta hacelas transferencias al ICBF y al SENA.• Los aportes para riesgos profesionalescorresponden al valor inicial del riesgo I y se pagana la entidad administradora de riesgosprofesionales a la que se encuentra afiliada laempresa. A.R.P (nivel I) = 0.522% x IBC
  31. 4.- APROPIACIONES – PRESTACIONES SOCIALES Es el conjunto de beneficios adicionales alsalario que ha otorgado la ley a lostrabajadores con el fin de contribuir a subienestar.Constituyen un costo o gasto a losempleadores, quienes deben causarlos concargo a los gastos por prestaciones socialesque adeudan a los trabajadores y constituirlas provisiones sobre su nómina mensual.
  32. 4.2.1- CESANTÍAS Es una prestación social que todo empleador debe reconocer a sustrabajadores con el fin de que éstos puedan atender sus necesidadesprimarias en caso de quedar cesante.Sistema de liquidación anual• Se liquidan 30 días de salario por cada año de servicio.• Anualmente se efectúa la liquidación con corte al 31 de diciembre yse consignan en el fondo de cesantías elegido por el trabajador antesdel 15 de febrero siguiente.• Se pagan a la terminación del contrato de trabajo y se puedenefectuar pagos parciales para los casos autorizados por ley (vivienda yeducación).• Provisión: Cesantías = Total devengado x 8.33%
  33. 4.2.2- INTERESES SOBRE CESANTÍAS Intereses reconocidos al trabajador porque sus cesantías no sonentregadas en forma inmediata.• Se liquida 12% por cada año o proporcionalmente al tiempo deservicio (1% mensual).• Los empleadores deben pagar en el mes de enero el valor de losintereses sobre las cesantías acumuladas a 31 de diciembre del añoinmediatamente anterior.• Los intereses se pagan a la terminación del contrato y cuando seefectúa retiro parcial de cesantías•Provisión: Intereses a las Cesantías = Total devengado x 1%
  34. 4.2.3- PRIMA DE SERVICIOS La norma pretende que mediante la prima de servicios el trabajadorreciba un pago en reconocimiento por las utilidades que se generan enla empresa, dado que en realidad son los trabajadores los que con suoficio y esfuerzo producen dichos beneficios.• En contratos a término indefinido se liquidan 15 días de salariomensual a quien labore todo el semestre o proporcionalmente porfracción.•Provisión: Prima de servicios = Total devengado x 8.33%
  35. 4.2.4- VACACIONES Cuando los trabajadores desarrollan sus actividades bajo relación dedependencia, estos tienen el derecho a gozar de un período dedescanso que deberá ser remunerado y que por la toma de losmismos no perderá sus condiciones laborales.El mismo es de un período de tiempo establecido por ley y en unafecha por lo general pautada por el empleador o contraída de comúnacuerdo entre las conveniencias de ambas partes.• Se liquidan 15 días de salario por cada año de servicio laborado oproporcionalmente por fracción.•Provisión: Vacaciones = IBC x 4.17%
  36. 4.2.5- CALZADO Y VESTIDO DE LABOR Dotación de zapatos y un vestido de labor deacuerdo con las características del trabajodesempeñado; para quienes hayan cumplido tresmeses de trabajo y devenguen hasta dos veces elsalario mínimo.• Dotación tres veces al año: 30 de abril, 31 deagosto y 20 de diciembre.
  37. 5.- CONTABILIZACIÓN DE LA NÓMINA La contabilización de la nómina se debe realizar entres comprobantes de diario, de acuerdo a laplanilla y al tiempo de pago:1. Contabilización de devengados, deducciones y neto pagado.2. Contabilización de apropiaciones de nómina.3. Pagos a terceros de nómina.
  38. 5.1- CONTABILIZACIÓN DE DEVENGADOS, DEDUCCIONES Y NETO PAGADO Obligaciones 2370 C 2380 C 2365 C DeduccionesAbono a préstamos Desembolsos EMPRESA 1365 C 1110 C Neto pagado Devengados Gastos D 5105
  39. 5.1- CONTABILIZACIÓN DE DEVENGADOS, DEDUCCIONES Y NETO PAGADO – SUBCUENTAS UTILIZADAS 510506 237005 5105 510515 2370 237035 510518 237040 510527 2380 238030 1365 136595 1110 111005
  40. 5.2- CONTABILIZACIÓN DE APROPIACIONES DE NÓMINA Obligaciones 2370 C 2380 C 2610 C Aportes parafiscales. Prestaciones sociales. Seguridad social. EMPRESA • Seguridad social. Gastos • Prestaciones sociales. • Aportes parafiscales. D 5105
  41. 5.2- CONTABILIZACIÓN DE APROPIACIONES DE NÓMINA – SUBCUENTAS UTILIZADAS 510530 237005 510533 2370 237006 510536 237010 5105395105 510568 2380 238030 510569 510570 261005 510572 2610 261010 510575 261015 510578 261020
  42. 5.3- CONTABILIZACIÓN DE PAGOS A TERCEROS Obligaciones canceladas 2370 D 2380 D 2365 D Aportes parafiscales. Retención en la fuente Seguridad social. EMPRESA 1110 C Desembolsos
  43. 5.3- CONTABILIZACIÓN DE PAGOS A TERCEROS – SUBCUENTAS UTILIZADAS 2370052635 236505 2370 237010 237035 2370402380 238030 - EPS - Comfenalco1110 111005 - Sindicato - Cooperativa - DIAN - Fondo Pensiones

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