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Automatización de cuentas por pagar en el mundo real -
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Automatización de cuentas por pagar en el mundo real -

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Presentación de Pablo Manfredi y Alex Cereghini. ASUG Day 2013, 19 de setiembre, Hotel Meliá, CABA

Presentación de Pablo Manfredi y Alex Cereghini. ASUG Day 2013, 19 de setiembre, Hotel Meliá, CABA

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  • Anecdota cliente logistica Argentina – cuando contratan a una nueva persona de cierto nivel para arriba le dan una oficina, un telefono y un sello. El sello denota status. Anecdota cliente cooperativa de farmacias en Colombia que recibe el 90% de sus ordenes manuscritas
  • SOP in the US & Europe – a lot of fax involved – Esker is top dog SOP in Latam – a lot of phone + a lot of handwriting AP in US & Europe – lots of competitors, this is an established solution AP in Latam – getting a lot of traction, few competitors

Transcript

  • 1. Presentada por: Pablo Manfredi Alex Cereghini
  • 2. AGENDA Esker – Automatización Documental Cuentas por Pagar Proceso Automatizado Problemática del Mundo Real Testimonial – Austin Powder Argentina
  • 3. Esker Hoy
  • 4. Presencia Global  Lyon, France – Headquarters  Madison, WI, USA  Derby, UK  Munich, Germany  Madrid, Spain  Milan, Italy  Kuala Lumpur, Malaysia  Sydney, Australia  Singapore …Y distribuidores en mas de 50 países Latam (partners): Buenos Aires Sao Paulo Lima México, D.F. Santiago
  • 5. Misión y Visión
  • 6. Misión y Visión ¿Por qué Eliminar Papel? ¿Por qué en el Cloud?  Mejoras en la eficiencia de los procesos  Reducción en el costo relacionados a la gestión del papel  Optimizar el procesamiento manual  Ser ecológicos  No hay inversiones iniciales  Deployment rápido  Upgrades contínuos  Costo por consumo
  • 7. Procesos Documentales
  • 8. Proceso Automatizado Datos de AuditoriaDatos de AuditoriaDatos de AuditoriaDatos de Auditoria ERP TRANSFER DE IMAGEN Y DE DATOS APROBACION VARIOS NIVELES PROCESAMIENTO DIRECTO 100010100 100100110 101010001 CODIFICACION REVISION VARIOS NIVELES Sin PO Con PO RUTEO PRIORIZACION CAPTURA Factura de Papel Fax Factura Electrónica EDI, XML Cuentas a Pagar NO HAY MATCH HAY MATCH REGISTRO DE DATOS PARA AUDITORIA DE PROCESOS 11 CAPTURA DE DOCUMENTO Cualquier formato Despacho automatizado Priorización 22 EXTRACCION Y VALIDACION INTELIGENTE DE DATOS Extracción de información de factura Codificación 3-way match 33 MANEJO DE EXCEPCIONES Duplicados Errores de precio/cantidad Bloquear o enviar para aprobación o procesamiento adicional 44 APROBACION DE PAGO Flujo de Aprobación automático Varios niveles según se requiera 55 CREACION DE FACTURA Y ARCHIVADO DE DOCUMENTOS Se genera la factura libre o pendiente de aprobación para pago Imagen de documento original indexada Datos de Auditoria
  • 9. Austin Powder Argentina S.A. es subsidiaria de Austin Powder International cuya casa matriz se encuentra en Cleveland, Ohio, USA. Opera en Argentina desde 1993 con la compra de una Fábrica de Explosivos ubicada en la localidad de Rafaela, provincia de Santa Fe. La producción de explosivos en estas Plantas se remonta al año 1959. Austin Powder Argentina es la empresa líder del mercado argentino de explosivos, siendo proveedores de la industria minera; canteras, cementeras y caleras; e industria petrolera para prospección sísmica. Su foco está orientado a la satisfacción al cliente a través de la fabricación de una línea completa de productos en el país. Austin Powder Argentina se ha posicionado en el mercado por la Calidad y Seguridad de sus productos, así como también por la excelencia de sus servicios: asesoramiento integral, asistencia técnica permanente y servicio de voladura. Desde Argentina la compañía exporta a Uruguay, Perú, Bolivia, Sudáfrica, Ecuador y, eventualmente, Brasil y Chile. El complejo industrial de la empresa está ubicado en las ciudades de Rafaela y Bella Italia, provincia de Santa Fe donde se fabrica toda la línea de explosivos. También tiene una base de distribución en Tandil, provincia de Buenos Aires y bases de operaciones en Cerro Vanguardia, Mina Pirquitas y Cerro Negro. Austin Powder
  • 10. Austin Powder: Situación actual • Estructura de empresa PyME • Dos Sociedades: • Austin Powder Argentina S.A. • Nitratos Austin S.A. (Proyecto – No operativa) • Operaciones distribuidas geográficamente • Administración Centralizada en Rafaela – SF • Volumen Facturas: 1.900/mes (FI/MM) • Analistas de A/P: 2 • Servidores SAP in-situ – Internet no confiable
  • 11. Qué buscábamos? • Una solución de archivo (scanner, archivo digital) • Convertir la Administración de Rafaela en un Centro de Servicios Compartidos para ambas Sociedades • Mejorar nuestro proceso de rendiciones de gastos/viajes
  • 12. Qué no sabíamos que necesitabamos? • Mejorar (unificar) nuestro proceso de recepción de facturas • Visibilidad de las facturas desde su recepción (previo a la carga en el sistema) • En el pool de facturas a procesar • En circuitos internos de aprobación • Workflow de aprobaciones (o imputaciones) ERPTRANSFER DE IMAGEN Y DE DATOS APROBACION VARIOS NIVELES PROCESAMIENTO DIRECTO 100010100 100100110 101010001 CODIFICACION REVISION VARIOS NIVELESSin PO Con PO RUTEO PRIORIZACION CAPTURA Factura de Papel Fax Factura Electrónica EDI, XML Cuentas a Pagar NO HAY MATCH HAY MATCH REGISTRO DE DATOS PARA AUDITORIA DE PROCESOS
  • 13. Cómo fue el proyecto? • Duración: 4 meses • Kick-off: 1 semana intensiva de relevamiento (Clave!!!) • Desarrollo/Test: con 1 usuario con dedicación Part-time • Consultores de Esker/Seidor-Crystalis en forma remota • Muy fluida comunicación
  • 14. Problemática del Mundo Real Localización Argentina Formato: xx-xxxxxxxx-x | CUIT=Tax ID=Tax number 1 Códigos de Región Agregar “nota de debito”=KN para documentos FI y agregar el tipo de transacción a la lista Hacer que el código de impuesto por defecto se pueda “formar” Configurar retenciones (witholding taxes) entre SAP y Esker Configuración para la consulta de las Condiciones de PO (p.e., flete, aduanas y gastos, etc.) Configurar el campo entidad que factura para las facturas MM (diferente emisor de la factura) Visualización del vendedor las condiciones de pago por defecto de SAP en el tab de pagos         
  • 15. Gracias por asistir a esta Sesión
  • 16. Pablo Manfredi – Gerente de Finanzas Alex Cereghini – BDM America Latina pablo.manfredi@austin.com.ar alex.cereghini@esker.com Para mayor Información