La fattura elettronica

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L’obbligo della fattura elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione è anche un’occasione per l’adozione di una serie di procedimenti normativi che consentiranno sempre più, nella loro …

L’obbligo della fattura elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione è anche un’occasione per l’adozione di una serie di procedimenti normativi che consentiranno sempre più, nella loro applicazione pratica, significativi risparmi economici.

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  • 1. 06 24 LUGLIO 2009 APPUNTI DIGITALI Quaderni La fattura elettronica Contenuti: La trasmissione telematica delle fatture La fatturazione elettronica Lo scambio dati via EDI Quando la fattura elettronica si considera emessa Fattura elettronica e Pubblica Amministrazione Da tempo il quadro normativo che regola i diversi modelli di “gestione elettronica” delle fatture, dalla semplice trasmissione telematica, alla fatturazione elettronica in senso proprio, risulta sufficientemente definito. Modelli I quattro scenari principali prevedono: normativi della la trasmissione telematica delle fatture gestione l’adozione della conservazione sostitutiva dei documenti fiscali elettronica delle fatture la fatturazione elettronica in senso proprio il ricorso a sistemi di scambio documentale basati sull’EDI (Electronic Data Interchange). La trasmissione telematica delle fatture Parlando di fatturazione telematica si intende la trasmissione digitale, concordata tra mittente e destinatario, della fattura o delle informazioni in essa contenute. In questo caso resta comunque obbligatoria, sia da parte del mittente che del destinatario, la “materializzazione” (ossia la stampa su supporto cartaceo) del documento, che viene a costituire la sua evidenza “legale”, esattamente come se la fattura fosse stata inviata e ricevuta per posta. Questo scenario è già ampiamente utilizzato dalle imprese, con la trasmissione delle fatture ad esempio in formato PDF Trasmissione via email o mediante dei sistemi di trasmisione di dati strutturati ad esempio in formato telematica delle XML. fatture I benefici sono ovviamente legati al risparmio dei costi di spedizione e, nel caso di trasmissione di dati strutturati, anche nella gestione integrata e più efficiente dei processi informatici di gestione. 1
  • 2. Scambiare le fatture via email (o tramite altri mezzi di trasmissione digitale) provvedendo alla conservazione della relativa copia cartacea non è però “fatturazione elettronica” come indicato dalla normativa. La fatturazione elettronica Con “fattura elettronica” ci si riferisce ad una fattura in formato digitale provvista del riferimento temporale e della firma digitale dell’emittente (che ne garantiscano il posizionamento temporale preciso, l’autenticità e l’integrità), inviata in formato elettronico al destinatario, il quale ha l’obbligo di conservarla nel formato originale, in modalità sostitutiva alla carta. La fattura elettronica In buona sostanza una fattura elettronica è un documento che nasce, viene trasmesso e viene conservato, sia dal mittente che dal destinatario, esclusivamente in formato digitale. Inoltre perché la fattura sia considerata elettronica dal ricevente, deve necessariamente essere stipulato un accordo tra emittente e destinatario. Per le sole fatture elettroniche è quindi richiesta l’adozione del processo di conservazione sostitutiva a cura del responsabile della conservazione. Lo scambio dati via EDI È utile inoltre riassumere come Glossario dei termini e dei significati viene considerato, nel quadro della normativa sulla Rimandando per ulteriori approfondimenti agli articoli dello fatturazione elettronica, stesso autore: l’impiego di sistemi EDI. • Dematerializzazione e conservazione sostitutiva • Documenti elettronici: cifratura, firma elettronica Le fatture o, per meglio dire, i e marca temporale dati relativi alle fatture trasmessi • PEC: Posta Elettronica Certificata attraverso un sistema EDI, viene fornito un breve glossario dei termini e dei significati. possono essere considerati Scambio EDI fatturazione elettronica anche in Conservazione sostitutiva assenza della firma digitale e si intende un processo, indipendente dal supporto tecnologico utilizzato, che permette di conservare documenti di del riferimento temporale qualsiasi natura in formato digitale, mantenendoli disponibili quando il sistema EDI rispetta nel tempo nella loro integrità e autenticità. Il processo, la raccomandazione normativamente ben definito dalla legge, consente di 94/820/CE, garantendo esso mantenere la validità legale e fiscale dei documenti conservati e costituisce perciò una modalità di conservazione “sostitutiva” stesso l’autenticità dell’origine e rispetto alla carta che porta anche al concetto di l’integrità del contenuto. dematerializzazione dei documenti per cui tale procedimento è stato adottato. In Italia vi sono diversi fornitori Chiusura del processo di conservazione di servizi EDI che possono processo, obbligatorio per la conservazione delle fatture garantire il rispetto di queste elettroniche, di “congelamento” dell’archivio contenente le caratteristiche, per cui è fatture elettroniche inviate e/o ricevute in un determinato necessario controllare che il periodo. Il processo, a carico del responsabile della conservazione, è da effettuarsi con cadenza almeno proprio sistema sia conforme quindicinale, implica la firma digitale e l’apposizione della alla raccomandazione marca temporale sull’archivio. menzionata. Nel caso di utilizzo di un sistema EDI non Documento analogico è un documento formato utilizzando una grandezza fisica che conforme alla assume valori continui, come le tracce su carta (esempio: raccomandazione, occorre documenti cartacei), le immagini su film (esempio: pellicole tener presente che si sta mediche, microfiches, microfilm), le tracce magnetiche su effettuando fatturazione nastro (esempio: cassette e nastri magnetici audio e video). telematica. Documento informatico è la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. Per un documento informatico devono essere garantite l’integrità (inalterabilità nel tempo) e l’autenticità (identificazione certa del formatore/emittente). 2 © ing. Roberto Gallerani
  • 3. Quando la fattura elettronica si considera emessa La fattura elettronica inoltrata per via telematica si considera emessa nel momento della sua trasmissione, ossia nel momento in cui il documento informatico è Emissione della trasmesso per via elettronica al destinatario (si deve far riferimento, in proposito, alle fattura elettronica disposizioni contenute nell’articolo 45, comma 2, del dlgs. n. 82 del 2005). Sarà molto utile, se non indispensabile, affidarsi a sistemi di PEC (Posta Elettronica Certificata). Fattura elettronica e Pubblica Amministrazione Con la legge finanziaria 2008, all’art.1 commi 209- Glossario dei termini e dei significati 214, si stabilisce che la fatturazione elettronica nei Firma elettronica avanzata confronti delle pubbliche è una firma elettronica ottenuta mediante un precedimento informatico che garantisce l’associazione univoca del documento al amministrazioni diventa un firmatario e la sua univoca identificazione obbligo che, nella sua formulazione, si Firma elettronica qualificata percepisce verrà esteso in è una firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato fornito da un’Autorità di Certificazione e gestito attraverso un futuro anche a tutti gli altri dispositvo sicuro per la creazione della firma, come ad esempio una rapporti economici. smartcard. In conseguenza di ciò Firma digitale è una firma elettronica qualificata basata su chiavi asimmetriche. Imprese e Professionisti che siano fornitori di beni Impronta o servizi ad è una rappresentazione sintetica di un documento informatico, Fattura Amministrazioni dello ottenuta dall’applicazione di un’algoritmo apposito. Per come essa è costruita non è possibile avere due documenti informatici diversi che elettronica e Stato, Enti Pubblici generano la medesima impronta. Dall’impronta non è possibile Pubblica Nazionali, Regioni e ricostruire il documento da cui è stata generata. Province Autonome, Amministrazione hanno l’obbligo di Riferimento temporale è l’informazione contenente la data e l’ora “che può essere associata emettere, trasmettere, ad uno o più documenti informatici. Di fatto consiste in una archiviare e conservare le procedura software che effettua l’associazione di tali informazioni al fatture esclusivamente in documento e, in generale, non è opponibile a terzi. formato elettronico. Marca temporale si intende una “evidenza informatica” che permette di rendere Al contempo opponibile a terzi un riferimento temporale”. La marcatura temporale Amministrazioni dello di un documento informatico consiste nella generazione, da parte di Stato, Enti Pubblici una terza parte certificata (Autorità di Certificazione) di una firma digitale del documento (anche aggiuntiva rispetto a quella del Nazionali, Regioni e sottoscrittore), a cui è associata l'informazione relativa alla data e Province Autonome non ora certa. La marca temporale è sempre opponibile a terzi. potranno accettare fatture emesse o trasmesse in Responsabile della conservazione è il soggetto incaricato di definire le caratteristiche ed i requisiti del forma cartacea ed sistema di conservazione, e il corretto svolgimento del processo di effettuare pagamenti, conservazione sostitutiva dei documenti (analogici ed informatici) anche parziali, sino al memorizzati su supporti ottici o altri supporti capaci di garantire la ricevimento del conformità dei documenti agli originali. documento in forma elettronica. A tal fine le norme prevedono la costituzione di un sistema di interscambio a cui far pervenire, mediante Posta Elettronica Certificata o altre forme di trasmisione che permettano di determinare con certezza la collocazione temporale, 3 © ing. Roberto Gallerani
  • 4. le fatture elettroniche. Compito del sistema di interscambio è quindi quello di effettuare la classificazione e lo smistamento dei documenti elettronici ricevuti. Il Sistema di Interscambio Il gestore del sistema di interscambio è già stato individuato nell’Agenzia delle Entrate la quale si avvale di SOGEI per la conduzione tecnica e per i servizi strumentali. La situazione sino ad oggi sviluppatasi è riassumbile: La I° fase di attuazione della fatturazione elettronica Tuttavia resta ancora da emanarsi il II° decreto attuativo, a cura del Ministero dell’Economia e delle Finanze di concerto con il Ministero della Funzione Pubblica ed Innovazione, con le le regole di attuazione: La II° fase di identificazione degli uffici destinatari della fatturazione attuazione della regole tecniche per l’emissione e la trasmissione delle fatture fatturazione eventuali deroghe elettronica data di decorrenza degli obblighi 4 © ing. Roberto Gallerani
  • 5. ing. Roberto Gallerani a partire dal 1984, nella PMI, ha maturato esperienze nella conduzione di attività nelle seguenti aree: Esame delle esigenze, valutazione, selezione, avviamento di soluzioni: • Gestione elettronica dei documenti • Fattura elettronica e conservazione sostitutiva • Acquisizione dei documenti cartacei con riconoscimento del tipo di documento ed estrazione automatica delle informazioni • BPM: Business Process Management (workflow e processi assistiti di trattamento dei documenti) • CRM: Customer Relationship Management • Integrazione di ERP e CRM con sistemi di gestione documentale • CMS: Content Management Systems per la gestione di contenuti/portali aziendali • Sistemi informativi tecnici CAD 2D/3D, PDM/PLM con integrazione ai componenti di produzione, nel settore manifatturiero meccanico Esame delle esigenze, valutazione e individuazione delle soluzioni hardware e software per l’ “adaptive enterprise“ e la “business continuity”: • Architetture di elaborazione in cluster • Virtualizzazione e consolidamento • Storage Area Network, Network Attached Storage, Tape Libraries e backup • Sistemi di monitoraggio di reti di comunicazione ed elaborazione • Sicurezza e sistemi di sicurezza a livello di comunicazioni ed applicativi • Collocazione in “data center” di sistemi ed Application Service Provisioning • Analisi dei rischi legati alla stilazione del DPS Studio, progettazione e direzione dello sviluppo di sistemi: • Electronic Document Management • Product Data Management / Product Lifecycle Management • Gestione delle funzioni pre-vendita e post-vendita nel settore manifatturiero meccanico • Database di sintesi per il supporto alle decisioni in area CRM • Gestione dei processi di formazione aziendali Progetti speciali • Gestione del progetto software di acquisizione e archiviazione dei dati di esercizio, l'analisi statistica ed il controllo di macchine per il confezionamento di prodotti nel settore farmaceutico. • Gestione del progetto software di sistemi di supporto alla progettazione ed alla documentazione di componenti per l'edilizia (dimensionamento strutturale dei componenti, generazione automatica dei disegni esecutivi 2D e della relazione per il Genio Civile) • Analisi e progettazione del sistema di pianificazione della produzione di una primaria azienda manifatturiera del settore tessile Quaderni 06 24 LUGLIO 2009 Iscrizione all'Albo degli Ingegneri della provincia di Bologna, n. 4421 Email: roberto.gallerani@ordingbo.it - Mobile: +39 339 5003435 - http://www.gallerani.it Via Berlinguer n. 1 - 40024 Castel San Pietro Terme - BO 5 © ing. Roberto Gallerani