Your SlideShare is downloading. ×
Dematerializzazione e conservazione sostitutiva
Dematerializzazione e conservazione sostitutiva
Dematerializzazione e conservazione sostitutiva
Dematerializzazione e conservazione sostitutiva
Dematerializzazione e conservazione sostitutiva
Dematerializzazione e conservazione sostitutiva
Dematerializzazione e conservazione sostitutiva
Dematerializzazione e conservazione sostitutiva
Dematerializzazione e conservazione sostitutiva
Dematerializzazione e conservazione sostitutiva
Dematerializzazione e conservazione sostitutiva
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×
Saving this for later? Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime – even offline.
Text the download link to your phone
Standard text messaging rates apply

Dematerializzazione e conservazione sostitutiva

5,267

Published on

Il processo di dematerializzazione dei documenti che ormai da tempo è consentito dalla normativa italiana, permette di ottenere numerosi e significativi vantaggi.

Il processo di dematerializzazione dei documenti che ormai da tempo è consentito dalla normativa italiana, permette di ottenere numerosi e significativi vantaggi.

Published in: Technology
0 Comments
3 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total Views
5,267
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
242
Comments
0
Likes
3
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. 05 23 LUGLIO 2009 APPUNTI DIGITALI Quaderni Dematerializzazione e conservazione sostitutiva Contenuti: Premessa e definizioni Archiviazione e conservazione Ambito di applicazione della conservazione Il software applicativo di conservazione La conservazione come servizio Documenti informatici di rilevanza tributaria Il responsabile della conservazione sostitutiva Responsabilità Riferimenti Premessa e definizioni Il processo di dematerializzazione dei documenti che ormai da tempo è consentito dalla normativa italiana, permette di ottenere numerosi ed ovvi vantaggi. Il primo è quello di consentire, in una forma legalmente riconosciuta, la sostituzione della carta con documenti digitali opportunamente trattati; inoltre risulta economicamente vantaggioso essendo ormai facilmente realizzabile attraverso le diverse soluzioni presenti sul mercato. I costi e le inefficienze della gestione cartacea dei documenti sono facilmente individuabili da chiunque, e trovano i principali problemi nel dispendio di tempo e risorse per la gestione fisica della stampa, dell’invio, della copia, degli spazi di stoccaggio necessari, nella difficoltà di ricerca e reperimento, nella perdita e nell’alterazione della qualità del supporto. Alcuni concetti e definizioni In uno studio di Infocamere del 2006 fu ad esempio stimato che i costi della gestione cartacea dei documenti, a livello nazionale, potevano essere stimati fra il 3 % ed il 5 % Documento informatico del PIL nazionale, anche se, naturalmente, la parte principale di essi andava imputata agli Enti ed alla Pubblica Amministrazione. Nelle imprese, diverse analisi condotte nel tempo, hanno portato a stimare nella gestione delle fatture attive e passive, un possibile risparmio di costi dell’ordine del 50 % (da 9 € a 4 € per il costo medio di una fattura attiva e da 18 € a 9 € per una fattura passiva). Rimandando, per il dettaglio, alla normativa indicata nei riferimenti in appendice, richiamiamo qui alcune delle definizioni e dei concetti di base su cui è fondato il processo. La legge definisce come documento informatico la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. Nella pratica, come tutti sanno, un documento informatico è una sequenza di caratteri binari che possono rappresentare testo, immagini, sequenze audio o video. 1
  • 2. Un documento informatico non è soggetto, per sua natura e per la norma, ad una distinzione tra copia ed originale. La distinzione sussite invece per il documento analogico, formato attraverso una grandezza fisica che assume valori continui: un documento cartaceo, le immagini su di una pellicola ecc. Per un documento analogico si distingue: originale e copia. Un documento analogico originale può inoltre essere unico o non unico; nel secondo caso è possibile risalire al suo contenuto attraverso delle altre scritture o dei documenti di cui è obbligatoria la conservazione. Un documento statico non modificabile è un documento informatico redatto in modo tale per cui il suo contenuto risulti non alterabile durante le fasi di accesso e di conservazione. La firma elettronica è l’insieme di dati in forma elettronica che, connessi al documento informatico, permettono l’identificazione informatica del firmatario. La firma elettronica qualificata è una procedura informatica, basata su un certificato Alcuni concetti qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma, che e definizioni garantisce l’associazione univoca al firmatario. Quando ci si riferisce alla firma digitale di un documento, ci si riferisce implicitamente, per legge, alla sua firma Documento analogico Unico e non unico elettronica qualificata. Firma elettronica Firma elettronica qualificata Il riferimento temporale è l’informazione contenente la data e l’ora “che può essere Firma digitale associata ad uno o più documenti informatici. Di fatto consiste in una procedura Riferimento temporale Marca temporale software che effettua l’associazione di tali informazioni al documento e, in generale, Impronta non è opponibile a terzi. La marca temporale è un procedimento più esteso atto ad assegnare ad un documento informatico un’evidenza temporale opponibile a terzi. L’operazione deve rispettare le procedure di sicurezza definite e documentate dalla legge e dai procolli di attuazione. L’impronta di un documento informatico è una sua rappresentazione sintetica. Per come essa è costruita non è possibile avere due documenti informatici diversi che generano la medesima impronta. Dall’impronta non è possibile ricostruire il documento da cui è stata generata. Per un approfondimento dell’applicazione a documenti informatici della firma digitale, della marca temporale è possibile anche fare riferimento al documento dello stesso autore: Documenti elettronici: cifratura, firma elettronica e marca temporale http://lnx.gallerani.it/wordpress/wp-content/uploads/2010/01/A03-Documenti-elettronici-Cifratura-firma-elettronica-e-marca-temporale-V001.pdf Archiviazione e conservazione Direttamente dal vocabolario archiviare significa raccogliere ordinatamente e sistematicamente atti e documenti; lo scopo è evidentemente quello di ottenere il più semplice e rapido accesso ai documenti desiderati. L’archiviazione elettronica dei documenti è di fatto l’impiego di procedure ed applicazioni software in grado di gestire Archiviare e documenti informatici e le informazioni associate. conservare: Conservare dal vocabolario significa mantenere qualcosa nel tempo in modo che significato non subisca alterazioni; pertanto la conservazione sostitutiva è un processo finalizzato a rendere uno o più documenti informatici non deteriorabili, autentici e quindi disponibili nel tempo nella loro integrità. L’archiviazione elettronica è propedeutica ma facoltativa alla conservazione nei termini descritti. E’ evidente che nella pratica un buon sistema di archiviazione eletttronica dei documenti è il naturale fondamento di un sistema di conservazione sostitutiva. 2 © ing. Roberto Gallerani
  • 3. Negli ultimi tempi si tende a parlare sempre più di archiviazione e conservazione digitale dei documenti, a rafforzare il concetto che i documenti nascono in misura sempre maggiore direttamente in formato digitale, e non dalla conversione della carta al digitale, per l’appunto in forma sostitutiva come era nei presupposti iniziali della terminologia e della norma. Ambito di applicazione della conservazione La legge indica esplicitamente solo quando non si può procedere con la conservazione sostitutiva, ossia per la documentazione rilevante nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo di competenza dell’Agenzia delle dogane. Pertanto l’ambito di applicazione si ricava “in negativo” e tipicamente può quindi riguardare: fatture, lettere, telegrammi ricevuti/spediti, libro giornale, inventario, registri IVA, registro dei cespiti, contratti, ecc., i quali se non nascono direttamente in formato digitale, sono prima trattati attraverso un procedimento di conversione con scanner, sistemi OCR di riconoscimento dei caratteri ecc. La conservazione sostitutiva può essere limitata a una o più tipologie di documenti e Ambiti della non necessariamente tutte; tuttavia se viene scelto di porre in conservazione un tipo di documenti, tutti i documenti di tal tipo devono essere conservati in questa forma dal conservazione momento della scelta. La norma prevede ad oggi anche la reversibilità, ossia il ritorno alla gestione tradizionale. Nella formazione dell’archivio di conservazione, i documenti digitali devono essere statici, ossia non devono contenere al loro interno elementi, come macro o codici eseguibili, in grado di apportare delle modifiche di rappresentazione del documento dopo la generazione della firma digitale. Tipicamente si utilizzano formati TIFF o PDF. L’emissione del documento viene effettuata attraverso l’apposizione di una firma digitale atta a garantirne l’autenticità e l’integrità, ed una marca temporale che ne attesta la precisa collocazione temporale. Nella norma l’apposizione della marca temporale può essere anche in alternativa su: l’insieme dei documenti un’unica impronta dei documenti più impronte che rappresentino i singoli documenti o l’insieme di essi Per l’insieme di documenti deve essere inoltre assicurato l’ordine cronologico (ad esempio l’ordine delle fatture) e per quelli di carattere fiscale ed amministrativo deve essere garantita una soluzione di continuità per ogni periodo di imposta (determinato dal periodo fiscale , dall’anno solare). Ancora devono essere possibili funzioni di ricerca attraverso informazioni come nome, cognome, partita iva, codice fiscale, ecc, al fine di consentire l’esibizione di documenti in caso di ispezioni, controlli o verifiche. L’insieme di documenti così trattati deve essere memorizzato su un qualsiasi supporto che garantisca la leggibilità nel tempo e con il soddisfacimento di alcuni obblighi quali la memorizzazione in almeno due copie distinte (una di sicurezza) e la verifica periodica della leggibilità dei supporti almeno ogni 5 anni. Le regole, a cui devono attenersi tutti i fornitori di prodotti o di servizi di conservazione sostitutiva , sono quelle della deliberazione CNIPA n. 11/2004. Per i documenti di rilevanza tributaria, la norma, ribadita dalla recente risoluzione dell’Agenzia delle Entrate n.158 del 15 giugno 2009, prevede anche che l’impronta dell’intero archivio venga inviata all’amministrazione finanziaria entro quattro mesi dalla scadenza scadenza dei termini previsti per la presentazione delle dichiarazioni relative ai rispettivi documenti (il termine era fino a poco tempo fa di un 3 © ing. Roberto Gallerani
  • 4. mese, ed è stato portato a quattro con il decreto del 6 marzo 2009 con pubblicazione n. 80 della Gazzetta Ufficiale in data 6 aprile 2009). Nelle condizioni menzionate le copie di documenti originali non unici formati in origine su supporto cartaceo o comunque non informatico, sostituiscono a tutti gli effetti di legge gli originali da cui sono stati tratti, attraverso la certificazione della loro conformità all’originale effettuata ed autenticata dal responsabile della conservazione con l’apposizione della propria firma digitale. Nel caso della conservazione sostitutiva di documenti analogici unici, era prescritta, fino a poco tempo fa, l’ulteriore apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte di un pubblico ufficiale. E’ opportuno segnalare che all’art. 16 del Decreto Legge 185/2008 convertito nella legge n.2 del 28 gennaio 2009 è stato definitivamente eliminato l'obbligo di intervento del pubblico ufficiale nei processi di conservazione sostitutiva dei documenti originali unici. Viene previsto, infatti, che le copie su supporto informatico di "qualsiasi tipologia" di documento analogico originale (unico e non unico), formato in origine su supporto cartaceo, sostituiscono a ogni effetto di legge gli originali da cui sono tratte, se la loro conformità alla versione autentica è garantita da chi la detiene mediante l'utilizzo della propria firma digitale e nel rispetto delle regole tecniche previste dal Ambiti della Codice dell'amministrazione digitale (Dlgs 82/2005). Quindi, d'ora innanzi, per portare conservazione in conservazione i documenti originali unici non sarà più necessario ricorrere al notaio, ma basterà la firma digitale del responsabile della conservazione sostitutiva, di cui all'articolo 5 della deliberazione Cnipa 11/2004. In futuro con successivi decreti ministeriali potranno essere specificate con precisione le categorie di documenti per le quali debba essere contemplato l’obbligo di conservazione dell'originale analogico o si renda indispensabile una sostituzione "certificata" del documento analogico unico con la sua copia conforme digitale, a cura di un pubblico ufficiale. La norma infine prevede esplicitamente che i documenti, una volta posti in conservazione, possano essere oggetto di un processo di riversamento del loro contenuto da un supporto all’altro in concomitanza di un eventuale modificazione del formato di rappresentazione informatica (ad es da PDF a XML a seguito di un aggiornamento tecnologico o dello standard dell’archivio). Il processo di riversamento si dice: diretto quando è di mera duplicazione del contenuto da un supporto all’altro senza alcuna alterazione del contenuto (backup) sostitutivo quando, nel corso del trasferimento di tutto o una parte di esso, avvenga una modificazione della rappresentazione informatica 4 © ing. Roberto Gallerani
  • 5. Il software applicativo di conservazione Può essere schematizzato come segue. Il software di conservazione Una funzionalità di invio/ricevimento dei documenti e delle loro relative informazioni da: un sistema di archiviazione documentale manualmente da una ricerca effettuata nel sistema di archiviazione o automaticamente con criteri predefiniti un sistema esterno come l’ERP manualmente da una ricerca effettuata dal sistema ERP o automaticamente con criteri predefiniti una pagina o una maschera su cui manualmente l’utente indica i documenti e le Funzioni di relative informazioni riferimento Una funzione di chiusura che effettua la preparazione del lotto di documenti secondo Invio/Ricevimento le norme prescritte per la conservazione. Chiusura Riversamento diretto Riversamento sostitutivo Le funzioni di riversamento diretto per l’effettuazione di copie di sicurezza e backup Ricerca dei supporti e di riversamento sostitutivo al fine di gestire la riunificazione del contenuto di più supporti su di un unico media, oppure al fine di effettuare variazioni del formato di rappresentazione digitale dei documenti. Una funzione di ricerca per il rintracciamento rapido e semplice dei documenti ai fini di una richiesta di esibizione. La funzione di invio/ricevimento è importante nel qualificare il grado di integrazione con gli altri sistemi aziendali, ed in particolare con il sistema di archiviazione documentale che, pur non essendo obbligatorio, è ovviamente un componente fondamentale per l’utilizzo efficiente di documenti digitali all’interno dell’azienda. Le funzioni di ricerca sono in generale minimali essendo finalizzate al reperimento dei 5 © ing. Roberto Gallerani
  • 6. documenti a fini di esibizione, alla catalogazione dei supporti e delle operazioni svolte sul sistema dal responsabile della conservazione sostitutiva e dagli eventuali altri incaricati. Sono infatti demandate al sistema di archiviazione tutte le altre funzioni attinenti alla gestione ed alla ricerca di documenti che utilizzano concetti e strumenti di fascicolazione manuale o automatica, ricerca per parole chiave del contenuto. Un compito però essenziale e quello di garantire efficientemente anche la ricerca di documenti posti su di un supporto, al di fuori della sede aziendale. Ad esempio nel caso in un’ispezione venga fornita la copia di un supporto (un DVD per esempio) ad un ispettore, è importante che il supporto inserito in un altro PC in un altro ufficio, possa essere consultabile senza bisogno dell’infrastruttura software che lo ha generato. La funzione di chiusura, attivata manualmente o automaticamente secondo criteri predefiniti (es. tutte le fatture attive in archivio con data di emissione negli ultimi quindici giorni), esegue le operazioni prescritte: indicizzazione, intesa come creazione dell’elenco (indice) dei documenti del lotto con le relative informazioni calcolo dell’impronta e firma digitale di ognuno dei documenti coinvolti La funzione di firma digitale nella sua interezza dell’intero lotto di documenti con la chiave privata del responsabile della sicurezza, ad esempio attraverso la propria smartcard chiusura inserita nell’apposito lettore collegato al PC da cui viene eseguita l’operazione apposizione della marca temporale nella sua interezza all’intero lotto di documenti, prelevandola automaticamente via internet dalla CA presso cui ne è stato effettuato il precedente acquisto preparazione dell’immagine dell’archivio per il supporto di memorizzazione scrittura dei supporti in almeno due copie, una principale ed una secondaria di backup preparazione delle etitchette da applicare ai supporti esterni registrazione dettagliata nel sistema di tutte le operazioni effettuate (data e ora, utente responsabile della conservazione), dello stato di conservazione in cui i documenti sono passati e la loro ubicazione sui supporti Prima di effettuare la chiusura di un lotto di documenti, nel caso fossero presenti documenti digitali ottenuti da originali unici, il sistema deve prevedere la possibilità di permetere ad un Pubblico Ufficale di firmare digitalmente tali documenti mediante la propria smartcard. L’impiego di supporti ottici esterni quali CD, DVD, BLUE RAY, secondo le ultime risoluzioni dell’Agenzia delle Entrate, non esclude la possibilità di utilizzare anche dispositivi come hard disk e similari. Tuttavia si deve osservare che, anche in considerazione delle misure minime di sicurezza comunque da adottare, è necessario dotarsi di un metodo che garantisca di non rischiare la perdita degli archivi generati. Se si utilizzano supporti esterni essi, oltre a poter essere collocati in armadi Attenzione alle ignifughi e resistenti ad acqua e disastri in genere, sono anche facilmente posizionabili misure minime in luoghi geograficamente diversi. Se invece si registrano le due copie del generico archivio, sui dischi di due server diversi dell’azienda o peggio ancora sui dischi dello di sicurezza stesso server, in caso di particolari eventi potrebbe essere assai difficile garantirne il recupero. In tali casi sarebbe quindi necessario valutare soluzioni alternative del tipo: server collocati in due luoghi geograficamente diversi (ad esempio due data center uno a Bologna ed uno a Milano) periodicamente sottoposti a procedure di backup utilizzo di due SAN (Storage Area Network) con funzioni di replica automatica poste in due zone geografiche distinte e sottoposte comunque a periodiche procedure di backup ad esempio su librerie hardware dedicate 6 © ing. Roberto Gallerani
  • 7. Soluzioni miste: un server aziendale in sede o in un data center unito alla immediata generazione di un backup su di un supporto esterno Il sistema deve essere comunque in grado di recepire e registrare il log delle operazioni di scrittura, copia e duplicazione effettuate. I software presenti sul mercati italiano sono di due tipi: Client/Server Esiste un software da installare sia sul server di gestione centrale che sui singoli Software PC di lavoro. L’utilizzo è tipicamente effettuato dalla rete locale oppure, da remoto client/server e via internet, attraverso la configurazione di una VPN. su piattaforma Su piattaforma Web web Tutta l’”intelligenza” del software è collocata sul server centrale ed i singoli posti di lavoro accedono attraverso un comune browser internet (MS Internet Explorer, Mozilla Firefox, ecc) sia in rete locale che da remoto via internet Anche se la tendenza è verso l’impiego di soluzioni di tipo web, le applicazioni client/server hanno di solito interfacce più comode ed ergonomiche. Per contro l’approccio web meglio si sposa alla possibilità di offrire le funzionalità anche in modalita ASP (Application Service Provisioning) o con l’altro acronimo ormai diffuso SaaS (Software as a Service), con accesso cioè via web ad un servizio a canone, piuttosto che ad un software proprio acquistato o noleggiato. Tutti sono basati sull’impiego di database relazionali come MS SQL SERVER, RDBMDS ORACLE o in alcuni casi open source come MYSQL o POSTGRES. La conservazione sostitutiva come servizio La conservazione come servizio La proposta come servizio, accessibile via web, è in generale basata sui seguenti elementi: 7 © ing. Roberto Gallerani
  • 8. possibilità di invio dei documenti già in formato digitale attraverso un portale web apposito o via email, oppure via fax o, in alcuni casi, anche in formato cartaceo Caratteristiche capacità interna del servizio di acquisizione/cattura/indicizzazione dei documenti e delle informazioni del servizio archiviazione dei documenti indicizzati secondo la normativa e in accordo con il cliente, fornendo funzioni di ricerca e consultazione che permettano la semplice esibizione del documento un motore per la preparazione dei lotti da porre in conservazione con firma digitale e marca temporale Nell’invio dei documenti le differenze tra i diversi operatori possono essere molte, in funzione delle capacità interne del gestore di trattare i documenti. In taluni casi l’operazione è estremamente minimale, nel senso che il cliente trasmette per ogni documento le informazioni relative attraverso un file XML o TXT, potendole inserire anche manualmente, se necessario, sul modulo di una pagina web opportunamente predisposta. Altri possono ricevere direttamente il contenuto degli spool di stampa in formato TXT generando autonomamente documenti PDF ed estraendo le informazioni. In altre proposte si accettano i documenti cartacei, applicando poi delle funzioni di estrazione delle informazioni basate sull’applicazione di software di OCR (Optical Character Recognition) e motori di configurazione di regole di analisi dei contenuti. Alcuni gestori propongono dei plug-in per alcuni dei più diffusi ERP che permettono la trasmissione diretta, via internet, di documenti ed informazioni. Nel caso del trattamento di documenti cartacei, il tutto è reso più complicato dal fatto che spesso la qualità dei documenti è tuttaltro che adatta per un processo di “acquisizione intelligente” (inteso come digitalizzazione più estrazione delle informazioni). In ogni caso, data anche la novità di questo genere di proposta e l’estrema varietà di condizioni, formati, esigenze, di aspetti legati alla qualità dei documenti (per il cartaceo) ecc., è raccomandabile, per l’utente finale, un’attenta valutazione prima delle proprie esigenze anche in relazione alla propria situazione organizzativa ed informatica, e quindi un’accurata selezione delle diverse proposte di servizio, con la valutazione concreta delle funzioni effettivamente praticabili. Per l’operazione di chiusura del lotto di documenti è richiesta la firma digitale del responsabile della conservazione. Nella maggior parte dei casi il gestore si propone e può essere delegato a svolgere funzione di responsabile della conservazione per conto del cliente, come prescritto dalla legge. Tuttavia con il Decreto del Presidente Nuova del Consiglio dei Ministri del 30 marzo 2009 pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 129 del 06/06/2009 e la cui entrata in vigore è prevista per il 3 dicembre 2009, viene reso possibilità di concretamente possibile al gestore certificato e qualificato di utilizzare e conservare impiego di presso i propri locali degli opportuni dispositivi di firma denominati HSM (Hardware Security Module). Questi dispositivi contengono al loro interno, in forma sicura, le apparati HSM chiavi private di titolari firmatari (utilizzabili per apporre una firma digitale). Il generico (Hardware titolare può quindi attivare da remoto il dispositivo HSM e apporre la firma digitiale Security mediante l’impiego sicuro della propria chiave privata. Come noto utilizzando una smartcard collegata localmente al PC, il titolare deve introdurre un PIN per l’accesso Module) e l’attivazione della firma attraverso la smartcard stessa. Impiegando un HSM il titolare non utilizzerà nessuna smartcard e, di conseguenza, non dovrà neppure aver collegato un lettore USB al proprio PC. Il titolare disporrà di un dispositivo per la generazione automatica di un PIN (diverso ad ogni richiesta) simile a quelli ormai d’uso comune per l’utilizzo dei servizi di home banking, per l’attivazione del dispositivo remoto HSM da utilizzare per apporre la firma digitale. In questa maniera si svincola il titolare dalla necessità di disporre della smartcard, del relativo lettore USB collegato al proprio PC e del programma software necessario. 8 © ing. Roberto Gallerani
  • 9. Documenti informatici di rilevanza tributaria Per i documenti rilevanti a fini tributari la disciplina che governa la tempistica con cui deve essere effettuata la conservazione dei documenti, è quella dell’art.3 comma 2, D.M.E.F. 23 gennaio 2004: almeno quindicinale per le fatture ed annuale per gli altri documenti, tenendo anche conto del fatto che l’inizio del procedimento di Alcuni aspetti di conservazione può avvenire in qualsiasi momento e quindi non necessariamente all’inizio dell’esercizio. rilevanza tributaria L’imposizione dell’imposta di bollo sui documenti informatici, in ragione della loro immaterialità, è di tipo virtuale, in funzione del tipo di documento e del numero di registrazioni. Il pagamento avviene attraverso un modello F23 e con un meccanismo di comunicazione e pagamento a preventivo seguito da un “conguaglio” a consuntivo (per il procedimento si veda la Circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 36 del 6 dicembre 2006 - http://www.agenziaentrate.it/ilwwcm/resources/file/ebf9d545c638a91/circolare_36.pdf ) Il responsabile della conservazione sostitutiva L’Agenzia delle Entrate ha chiaramento indicato che il responsabile della conservazione si identifica di norma con il contribuente, fatta salva per quest’ultimo, la facoltà di designare un terzo. L’Amministrazione finanziaria ha inoltre precisato che la Il responsabile delega, in tutto o in parte delle funzioni, possa essere effettuata nei confronti di della soggetti pubblici o privati che garantiscano, per competenza ed esperienza, la corretta esecuzione delle operazioni di conservazione. conservazione sostitutiva In relazione alla normativa, il responsabile della conservazione assolve le seguenti funzioni: Definire le caratteristiche ed i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, mantenendone un’evidenza documentata. Organizzare di conseguenza il contenuto dei supporti, gestendo le procedure di sicurezza e di tracciablità che garantiscono la corretta conservazione anche ai fini di esibizione di ciascun documento conservato Per ogni supporto archivia e rende disponibili, per mezzo di adeguate procedure software e servizi, le seguenti informazioni: • descrizione del contenuto del lotto di documenti • i propri estremi identificativi • gli estremi identificativi e l’indicazione dei compiti delle eventuali persone alle quali abbia a sua volta delegato Funzioni del • indicazione delle copie di sicurezza responsabile Mantiene e rende accessibile un archivio delle versioni del software della eventualmente utilizzato conservazione Verifica la corretta funzionalità dei programmi o del servizio di gestione sostitutiva Adotta tutte le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione e delle copie dei supporti Richiede la presenza del Pubblico Ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento, assicurandogli l’assistenza per l’espletamento delle sue funzioni Definisce e documenta le procedure di sicurezza per l’apposizione della firma digitale e della marca temporale Verifica periodicamente, con cadenza non superiore ai cinque anni, l’effettiva leggibilità dei documenti conservati sui supporti, curando, quando necessario, il riversamento diretto o sostitutivo dei contenuti. 9 © ing. Roberto Gallerani
  • 10. Responsabilità Verso il fisco la responsabilità è di chi affida l’incarico al responsabile, ossia del contribuente. Il responsabile risponde a chi gli ha affidato l’incarico, in termini di responsabilità contrattuale, e se commette errori propri risponde dei danni (art.1218 Responsabilità c.c.) generali Per concludere è giusto osservare la stretta relazione, o forse è meglio dire collaborazione, tra Responsabile della conservazione e Responsabile del trattamento dei dati (Codice della Privacy). Entrambi in comune devono avere competenze di tipo informatico ed organizzativo. Il primo anche competenze di natura legale e fiscale attinenti alla conservazione della documentazione ed il secondo attinenti al Codice della Privacy. Riferimenti • Codice dell’Amministrazione digitale (d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82) - http://www.cnipa.gov.it/site/_files/Opuscolo%2013II.pdf • Deliberazione Cnipa 19 febbraio 2004, n. 11 recante le regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali - Alcuni http://www.cnipa.gov.it/site/_files/DELIBERAZIONE%2019%20febbraio%202004_v1.p df riferimenti Circolare 6 dicembre 2006, n. 36 dell’Agenzia delle entrate - “Decreto ministeriale 23 gennaio 2004 – Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto.” - http://www.agenziaentrate.it/ilwwcm/resources/file/ebf9d545c638a91/circolare_36.pdf Circolare 19 ottobre 2005, n. 45 dell’Agenzia delle entrate - “Decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 52 - Attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA.” - 10 © ing. Roberto Gallerani
  • 11. ing. Roberto Gallerani a partire dal 1984, nella PMI, ha maturato esperienze nella conduzione di attività nelle seguenti aree: Esame delle esigenze, valutazione, selezione, avviamento di soluzioni: • Gestione elettronica dei documenti • Fattura elettronica e conservazione sostitutiva • Acquisizione dei documenti cartacei con riconoscimento del tipo di documento ed estrazione automatica delle informazioni • BPM: Business Process Management (workflow e processi assistiti di trattamento dei documenti) • CRM: Customer Relationship Management • Integrazione di ERP e CRM con sistemi di gestione documentale • CMS: Content Management Systems per la gestione di contenuti/portali aziendali • Sistemi informativi tecnici CAD 2D/3D, PDM/PLM con integrazione ai componenti di produzione, nel settore manifatturiero meccanico Esame delle esigenze, valutazione e individuazione delle soluzioni hardware e software per l’ “adaptive enterprise“ e la “business continuity”: • Architetture di elaborazione in cluster • Virtualizzazione e consolidamento • Storage Area Network, Network Attached Storage, Tape Libraries e backup • Sistemi di monitoraggio di reti di comunicazione ed elaborazione • Sicurezza e sistemi di sicurezza a livello di comunicazioni ed applicativi • Collocazione in “data center” di sistemi ed Application Service Provisioning • Analisi dei rischi legati alla stilazione del DPS Studio, progettazione e direzione dello sviluppo di sistemi: • Electronic Document Management • Product Data Management / Product Lifecycle Management • Gestione delle funzioni pre-vendita e post-vendita nel settore manifatturiero meccanico • Database di sintesi per il supporto alle decisioni in area CRM • Gestione dei processi di formazione aziendali Progetti speciali • Gestione del progetto software di acquisizione e archiviazione dei dati di esercizio, l'analisi statistica ed il controllo di macchine per il confezionamento di prodotti nel settore farmaceutico. • Gestione del progetto software di sistemi di supporto alla progettazione ed alla documentazione di componenti per l'edilizia (dimensionamento strutturale dei componenti, generazione automatica dei disegni esecutivi 2D e della relazione per il Genio Civile) • Analisi e progettazione del sistema di pianificazione della produzione di una primaria azienda manifatturiera del settore tessile Quaderni 05 23 LUGLIO 2009 Iscrizione all'Albo degli Ingegneri della provincia di Bologna, n. 4421 Email: roberto.gallerani@ordingbo.it - Mobile: +39 339 5003435 - http://www.gallerani.it Via Berlinguer n. 1 - 40024 Castel San Pietro Terme - BO 11 © ing. Roberto Gallerani

×