Collaboration tools: l'unione fa la forza
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La disponibilità di un ambiente di collaborazione (“collaboration tool”) che permetta di condividere con semplicità ed efficienza, in azienda e con i partner esterni, comunicazioni, ...

La disponibilità di un ambiente di collaborazione (“collaboration tool”) che permetta di condividere con semplicità ed efficienza, in azienda e con i partner esterni, comunicazioni, documenti, attività, progetti è sempre più richiesto dalle imprese. In fondo si può parlare dell’”anticamera” dell’ ”ufficio virtuale”, in grado di unire i vantaggi di un gruppo di lavoro più coeso e coordinato, con quelli di una minor necessità di spazi fisici e risorse materiali per consentire l’esecuzione delle attività in team.

Nell’articolo vengono esaminate le caratteristiche principali di un “collaboration tool” ed i suoi criteri di valutazione.

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    • 12 17 febbraio 2010 APPUNTI DIGITALI Quaderni Collaboration tools: l’unione fa la forza Contenuti: L’unione fa la forza: la collaborazione come esigenza Bombardati da email, riunioni, appuntamenti Sommersi dai documenti Regole e procedure aziendali “Social network” in azienda ? I “collaboration tools” Funzionalità e caratteristiche principali di un “collaboration tool” Spazi di progettazione e lavoro Comunicazione Gestione dei progetti Gestione dei documenti Regole di gestione dei progetti (Workflow) Come è fatto un “collaboration tool” Criteri di valutazione di un “collaboration tool” Alcuni esempi di "collaboration tools" L’unione fa la forza: la collaborazione come esigenza La disponibilità di un ambiente di collaborazione che permetta di condividere con semplicità ed efficienza, in azienda e con i partner esterni, comunicazioni, documenti, attività, progetti, è sempre più richiesto dalle imprese. Un significativo vantaggio è anche la possibilità di aggiungere nel team un nuovo componente, indipendentemente da dove si trovi nell’azienda o fuori da essa. In fondo si può parlare dell’”anticamera” dell’ ”ufficio virtuale”, in grado di unire i vantaggi di un gruppo di lavoro più coeso e coordinato, con quelli di una minor necessità di spazi fisici e risorse materiali per consentire l’esecuzione delle attività in team. Lavorare in gruppo, In ogni caso occorre essere consapevoli che, per assicurare il successo di una strategia di sviluppo dei progetti e delle attività attraverso “sistemi di collaborazione”, collaborare occorre un approccio culturale diverso ed un’attenzione precisa alle esigenze dell’azienda ed alle sue possbili evoluzioni future. Del resto è evidente che anche potenti strumenti di comunicazione, di condivisione dei documenti e di pianificazione delle attività devono fare i conti con le difficoltà ancora presenti di migrare alcuni modi di operare e gli schemi mentali basati unicamente sulla comunicazione faccia a faccia e l’uso intensivo di email ed i applicazioni software tradizionali. L’impiego dei nuovi strumenti web e, soprattutto, di un diverso modo di affrontare il lavoro di gruppo, molto più improntato alla condivisione ed alla cooperazione, ha portato a coniare il termine “social productivty”. Bombardati da email, riunioni, appuntamenti Anche senza pensare al fenomeno dello “spamming” e delle email inutili, ognuno di noi è investito, sull’arco della giornata, da innumerevoli email e comunicazioni. Spesso 1
    • anche il solo suddividerle in funzione delle attività che svolgiamo e dei progetti in cui siamo coinvolti, può causare grandi perdite di tempo. Inoltre le email, ormai semplici e familiari, costituiscono pur sempre una forma di comunicazione limitata, scarsamente interattiva e non pienamente conforme alle esigenze di integrazione tra i membri di un gruppo di lavoro. Chiunque di noi potrà a questo punto osservare che nella necessità di interagire più rapidamente e strettamente esistono anche altri strumenti: l’instant messaging (le chat), la condivisione di una lavagna o un documento su cui operare con i colleghi, l’audio/video conferenza (es. skype), le conferenze web (es. Google Openmeetins). L’onere delle comunicazioni Ma se poi vogliamo tenere una traccia documentata dello svolgersi, anche e delle riunione contemporaneo, e dei contenuti di tutte queste comunicazioni come facciamo ? Ed ecco una prima esigenza: piuttosto che usare sistemi di volta in volta diversi, ci farebbe comodo avere qualcosa di integrato o integrabile che permetta anche di archiviare e consultare queste conversazioni. Tutto ciò può poi a sua volta non bastare, altrimenti un progetto in corso e, forse, una prossima proposta come Google Wave potrebbe essere sufficiente. Infatti occorre che oltre alle conversazioni che si producono, siano facilmente integrabili i calendari di lavoro delle persone e delle risorse che si utilizzano per poter organizzare rapidamente riunioni, prendere appuntamenti e pianificare le attività, fare planning insomma. Sommersi dai documenti Ogni attività di gruppo produce poi un sostanziosa quantità di documenti, di svariata natura a seconda del settore e del tipo di progetto: manuali, contratti, verbali di riunione, documenti di analisi e di progettazione , fogli di calcolo, fotografie, schemi e disegni tecnici, video, ecc. Un’immensa quantità di informazioni organizzate su documenti di natura e tipo diversi, da mantenere possibilmente correlati ai progetti ed alle attività a cui sono riferite, ricercabili e ritrovabili rapidamente. Documenti e Regole e procedure aziendali procedure Quando crediamo di avere individuato, almeno a grandi linee, le principali aree di aziendali interesse per il miglioramento del lavoro di gruppo, ci rendiamo conto che la nostra azienda può avere delle regole con cui trattare determinati tipi di documenti o attività. Ad esempio se facciamo parte di un gruppo di marketing che ha lo scopo di studiare un nuovo posizionamento dell’azienda ed una diversa strategia presentazione del marchio e dei prodotti, molto probabilmente il lavoro degli uni servirà agli altri secondo dei percorsi di propedeuticità prestabiliti e, cosa più importante, vi sarà certamente qualcuno nel gruppo che avrà la responsabilità di approvare ed autorizzare i documenti generati, prima che altri colleghi li possano utilizzare. Se aggiungiamo che, in teoria, potremmo anche svolgere una buona “fetta” del lavoro ognuno dalla propria casa o dal proprio studio, ci rendiamo conto che in taluni casi potrebbe anche far comodo uno strumento per definire delle regole di gestione ed approvazione dei documenti: un sistema di workflow o, più “pomposamente” di Business Process Management. “Social network” in azienda ? Oggi le giovani generazioni (a dire il vero neanchè più solo quelle, vista la diffusione) sono abituali consumatrici di “social networks” come Facebook, MySpace, Windows Live, Flickr, Ning, Twitter (solo per citare i più noti). Molte delle opportunità offerte dal social network sembrano essere adatte alle necessità di un gruppo di lavoro aziendale. In fondo i social network permettono ad ogni persona di affacciarsi ad esso descrivendo il proprio profilo, definendo con chi condividere le proprie comunicazioni attraverso gruppi, forum, instant messaging, condivisione di foto, video e materiale vario. 2 © ing. Roberto Gallerani
    • Il vantaggio del social network è quello di avvicinare le persone e, per certi versi, di permettere una comunicazione più trasparente, immediata e “paritetica”; gli svantaggi principali derivano dalla celabilità della reale identità e dalla possibilità di un uso improprio o addirittura “doloso”. Adattate alle esigenze di un’impresa, alcune delle opportunità offerte da un social network possono diventare fattore di innovazione nello svolgimento delle attività di un gruppo di lavoro aziendale. Uno dei principali vantaggi è quello di contribuire a creare una maggior coesione nel gruppo attraverso l’interazione sul progetto di cui siano chiari gli obiettivi comuni; la possibilità di fornire il proprio contributo, letto e ascoltato dal gruppo per intero, su cui il gruppo può apportare variazioni in un processo iterattivo, permette di arrivare a generare valori, idee e risultati ampiamente condivisi e spesso nemmeno più attribuibili a una persona specifica tanto si sono costruiti attraverso il contributo di tutti. I “collaboration tools” Con “collaboration tools”, termine abbastanza diffuso ma non unico sulla rete e nel mercato, si potrebbe quindi defnire una soluzione software atta a sintetizzare in una forma omogenea ed integrata: Comunicazione (riunioni virtuali, email, chat, condivisione del desktop del pc, conferenze web in audio/video, blog e spazi di discussione) I “Collaboration Spazi di progettazione e lavoro (definizione dei gruppi e dei partecipanti, ruolo ) Tools” Gestione dei progetti (definizione e gestione delle attività, attribuzione ai partecipanti, registrazione dei tempi delle attività) Gestione dei documenti Regole di gestione dei progetti (Workflow) L’obiettivo è quello di favorire il più elevato grado di co-ideazione e co-progettazione nel raggiungimento degli obiettivi attibuiti al gruppo di lavoro. Attraverso l’uso di un “collaboration tool” i partecipanti sono messi nelle condizioni di essere parte attiva nelle diverse fasi di creazione e modifica delle componenti del progetto, favorendo la generazione di alternative e soluzioni per ogni problema individuato e consentendo di realizzare un processo di affinamento delle soluzioni basato su di un maggior grado di partecipazione e consenso. E’ inoltre evidente che non esiste il “collaboration tool” ideale o migliore in assoluto, in quanto sono le esigenze attuali e quelle prevedibili per il futuro dell’azienda a guidare nella scelta della soluzione più adatta. Nel seguito dell’articolo si descriveranno e si esamineranno i seguenti aspetti: funzionalità e caratteristiche principali di un “collaboration tool” criteri di valutazione di un “collaboration tool” Funzionalità e caratteristiche principali di un “collaboration tool” Nella stragrande maggioranza dei casi l’impiego di un “collaboration tool” avviene attraverso il browser internet. Per sua natura è quindi un’applicazione web. Ciò è la naturale conseguenza dell’essere uno strumento di collaborazione indipendente dal Funzionalità dove si trovano le persone e da quali dispositivi hanno a disposizione. Quindi come partecipanti di un gruppo di lavoro dobbiamo poter operare dall’interno dell’azienda principali ma anche dall’esterno, attraverso il nostro pc (Windows, Mac, Linux) ma anche usando uno smartphone o, in casi di emergenza, mediante un pc o un dispositivo non nostro collegato ad internet. I gruppi di lavoro poi potrebbero anche essere “misti”, in 3 © ing. Roberto Gallerani
    • parte personale aziendale ed in parte di partner esterni e tutti devono comunque poter collaborare facilmente sul progetto. Spazi di progettazione e lavoro Uno spazio di lavoro o di progettazione (“workspace”) è identificabile con una cartella, un armadio o anche un intero ufficio in cui raccogliere tutto il materiale (documenti, attività comunicazioni , ecc) attinenti all’attività da svolgere. Gli spazio di Quindi uno spazio di progettazione è il progettazione - contenitore di partenza in cui suddividere “workspaces” tutti i prodotti della collaborazione e su cui regolare i permessi di accesso dei partecipanti. Un “workspace”, a seconda della necessità, può quindi rappresentare l’ufficio di un’azienda, nel cui ambito organizzare degli ulteriori contenitori in cui raccogliere il materiale relativo agli impiegati, alla gestione commerciale, ai training ecc. Nel caso di un impiego extranet, alcuni workspaces possono essere invece predisposti per un cliente o per un fornitore, al fine di condividere documenti o comunicazioni utili in un processo condiviso di collaborazione. Infine un workspace può essere identificato in un vero e proprio progetto che coinvolge la condivisione di risorse, attività, ecc. In generale i workspaces non hanno limiti ne nel loro numero ne nel modo in cui possono essere inseriti l’uno dentro l’altro, creando delle organizzazioni ad albero. Comunicazione Gli utenti del “collaboration tool” partecipano ad uno o più progetti secondo le loro autorizzazioni. Tutte le tipologie di comunicazione prodotte sono o possono essere ricondotte in generale al workspace a cui si riferiscono. Nell’area mail è possibile far transitare automaticamente la posta inviata e ricevuta trasformando il tool nel sistema di gestione della posta elettronica. In generale da una email è possibile generare degli eventi sul calendario (ad es. una riunione o un appuntamento) o un’attività sul progetto corrente. In ogni istante le mail possono essere collegate ad altri materiali del progetto (documenti, attività del planning, note, Le funzionalità collegamenti, discussioni ecc.) di comunicazione La gestione dello stato è una funzione attraverso cui effettuare delle brevi comunicazioni, associate al proprio nominativo, che vengono immediatamente rese disponibili a tutti i partecipanti del gruppo; in molti casi questi “micro- blog” possono essere anche automaticamente trasmessi ad un social network come facebook o twitter. La funzione di discussione permette di creare nell’ambito del workspace uno o più percorsi di scambio di idee o informazioni tra i partecipanti. Nell svolgimento della discussione il partecipante può esprimersi attraverso un commento e l’inserimento di documenti 4 © ing. Roberto Gallerani
    • collegati al ragionamento in corso. Naturalmente le comunicazioni sviluppate attraverso le discussioni possono essere mantenute archiviate nel sistema, come documentazione del progetto. Tutto quanto viene prodotto nell’ambito del progetto (documenti, attività, note, collegamenti, eventi, ecc) può poi essere oggetto di commento da parte di ogni partecipante. I commenti sono archiviati e mantenuti all’interno del tool. In molti “collaboration tools” sono presenti anche un sistema di instant messaging (chat), la trasmissione via RSS degli aggiornamenti del progetto anche a strumenti esterni al tool (ad esempio Google Reader), funzioni di audio/video conferenza e, in taluni sistemi, di vera e propria conferenza web mediante la condivisione di una lavagna virtuale o del desktop del pc dei partecipanti. Gestione dei progetti Della gestione dei progetti in generale se ne apprezza la semplicità nel poter assegnare le attività del progetto ai diversi partecipanti conservando un quadro di insieme sullo sviluppo e l’avanzamento dei lavori, organizzando le attività in raggruppamenti e attraverso “milestones”. La gestione dei progetti: attività, planning, … In generale le attività del progetto sono poi collegabili a tutti i materiali producibili (documenti, note, discussioni, email , ecc) nell’ambito del progetto. Registrare il In molti sistemi le attività tempo di sono inserite secondo modalità simili a quelle di svolgimento Ms Outlook e sono anche delle attività visualizzabili ed accessibili attraverso dei diagrammi gantt o reticolari. 5 © ing. Roberto Gallerani
    • Un'altra funzione spesso disponibile in un “collaboration tool” è quella di poter “registrare” il tempo di svolgimento delle singole attività pianificate con una sorta di “registratore” da accendere, sospendere e spegnere su ogni singola attività ed il cui conteggio totale viene a far parte del conteggio complessivo del tempo sul progetto. Alcuni tools dispongono anche di moduli per la generazione di report di fatturazione sulla base delle ore spese e di tariffe orarie configurabili nell’applicazione. Gestione dei documenti La gestione dei documenti è un aspetto essenziale, in quanto ogni attività di gruppo che svolgiamo tende a produrre numerosi documenti, dei quali occorre gestire un’archiviazione ordinata, registrando una cronistoria delle variazioni, impedendo che più persone contemporaneamente accedano in modifica allo stesso documenti e permettendo una semplice ricerca ed un rapido reperimento di ciò che serve al La gestione dei documenti momento in cui serve. Se non si è una grande azienda o non si hanno esigenze più complesse, le funzioni di gestione documentale di molti “collaboration tools” sono ampiamente sufficienti. Certamente quando iniziano ad emergere necessità di conversione digitale del cartaceo con acquisizione automatica delle informazioni contenute, riconoscimento del tipo di documenti e classificazione automatica, conservazione sostitutiva ecc, occorre prendere in considerazione anche sistemi alternativi oppure componenti aggiuntivi per trattare queste esigenze ed integrare i risultati alla gestione dei documenti del tool. 6 © ing. Roberto Gallerani
    • Quindi potremmo definire la gestione dei documenti della maggior parte dei “collaboration tools” come “l’insieme delle funzioni di gestione documentale necessarie e sufficienti”. Abbiamo già visto che un generico “workspace”, il quale può rappresentare a seconda dei casi un progetto, un ufficio, un gruppo di lavoro, di fatto è una “cartella” la quale può a sua volta essere suddivisa in altre cartelle. Le cartelle possono rappresentare tipi di documenti particolari o servire, semplicemente, per raggruppare i documenti secondo una logica stabilità dal gruppo: ognuno è generalmente libero di scegliere la propria forma di organizzazione. Ogni singolo documento è opportuno che sia caratterizzato dai seguenti elementi: Versione: ogni documento ha un suo “indice di modifica” che viene incrementato ad ogni variazione. Questo permette all’applicazione di La versione del mantenere la documento cronologia delle diverse modifiche subite dal documento, registrando chi e quando ha effettuato la variazione. Naturalmente ogni versione è singolarmente commentabile e nel caso non fosse utile tenere traccia delle variazioni è sovrascrivibile o eliminabile. Stato: ogni documento è utile che possa essere gestito attraverso un’indicazione della Lo stato del sua situazione nel ciclo di vita tipico: in modifica, pubblicato (anche detto rilasciato), documento archiviato (storico). La versione pubblicata è quella di riferimento per tutti ed ogni nuova variazione del documento comporta una nuova versione che poi nel tempo dovrà essere a sua volta pubblicata (rilasciata) in sostituzione di quella precedente. Proprietà: ogni documento è inoltre caratterizzato da numerose altre “proprietà” Il progetto o i progetti di appartenenza Delle etichette (“tags”) che possono rappresentare delle parole o dei concetti chiave per il documento e che costituiscono delle informazioni attraverso cui Le proprietà del cercare e ritrovare i documenti documento Una descrizione sintetica, una sorta di sommario utile a rappresentare il documento in poche parole e anch’esso atto a migliorarne la reperibilità Degli attributi informativi che permettano di assegnare informazioni “strutturate” al documento, caratterizzandolo e dettagliandolo meglio dal punto di vista informativo: ad esempio “Tipo documento” (manuale, presentazione, intervista, ecc) e per un’intervista “Data intervista”, “Autore intervista”, “Nome intervistato”, ecc. 7 © ing. Roberto Gallerani
    • Un insieme di collegamenti ai diversi oggetti e materiali prodotti dal gruppo; quindi non solo la possibilità di collegare logicamente documenti tra loro ma anche ad attività, discussioni, email ecc. Delle proprietà particolari di utilizzo ed accesso. In generale i permessi di accesso ai documenti vengono determinati a livello di “workspace” di progetto; tuttavia in molti sistemi è anche possibile che l’autore di un documento possa decidere, magari anche solo temporaneamente, di restingere la visibilità o la modificabilità di un documento ad un sottoinsieme dei membri del gruppo Lavorando in gruppo occorre assicurare che due persone non modifichino “Check-out” / contemporaneamente lo stesso documento, con il rischio di perdere le modifiche e creare confusione. A questo è dedicata una funzione di “Blocca documento” che ha “Check-in” del lo scopo di riservare per la modifica un documento ad una sola persona alla volta. E’ documento un po’ come prendere il documento originale e metterlo sulla propria scrivania; tutti i colleghi vedono chi lo ha “prenotato” per la modifica e non possono far altro che leggere senza poter variare nulla. Completato il lavoro di revisione sarà cura di chi lo aveva riservato renderlo di nuovo disponibile a tutti per la modifica. Questa funzione in molti sistemi viene anche chiamata (senza nemmeno tradurla in italiano) “Check-out” (Blocca documento) e “Check-In” (Sblocca documento). Essenziale per l’impiego dei documenti è la funzione di ricerca. Nei “collaboration La ricerca dei tools”, usualmente funziona come una normale ricerca su Google, ossia inserendo una sequenza di parole chiave attraverso cui individuare i possibili documenti di documenti interesse. Diventa quindi importante sapere come il “motore di ricerca” del tool esegue la ricerca o, meglio, come viene effettuata l’ “indicizzazione” dei documenti. L’’indicizzazione” è quel processo, nascosto all’utilizzatore il quale ne vede solo l’effetto, che ad ogni modifica di un documento ne individua le parole chiave mantenendo aggiornata l’associazione con il documento. Quando si esegue una L’indicizzazione ricerca il “motore” individua tutti i i documenti che sono stati indicizzati sulle parole indicate. In generale i sistemi “indicizzano” su tutte le parole digitate dall’utente in dei documenti relazione al documento: quelle inserite nelle proprietà, sul nome del documento, sulle etichette (tags), ecc. Molti sistemi sono anche in grado di effettuare l’ “indicizzazione” del contenuto dei documenti, quando essi abbiano contenuti “testuali”: PDF, DOC. XLS, ecc. In questo caso inserendo delle parole chiave si potranno trovare anche i documenti che presentano tali termini nel contenuto del documento stesso. La varietà dei tipi di documenti su cui questa possibilità è attiva, la sua efficienza ed efficacia, la capacità di poter eventualmente trattare anche documenti grafici (TIFF, JPG, ecc) provenienti da uno scanner o da un fax, elaborandoli con un sistema di Optical Character Recognition per trasformare l’immagine in testo, sono altri fattori che determinano il diverso livello della soluzione del “collaboration tools”, spostandola sempre di più verso un vero e proprio sistema di gestione elettronica dei documenti. Visualizzazione La visualizzazione e la modifica dei contenuti di un documento avviene in generale attraverso il programma corrispondente al tipo di documento, presente sul PC e modifica dei dell’utente. In pratica quando si clicca su un documento per aprirlo, esso viene documenti scaricato sul pc dell’utente (download) e viene aperto automaticamente il programma installato sul pc per trattare il tipo di documento (ad esempio Ms Office Word per un 8 © ing. Roberto Gallerani
    • DOC). Completata la modifica, il documento si salva sulla copia locale e, con il click su un bottone del tool, si effettua l’aggiornamento (upload) sul sistema centrale. Anche se non sono documenti, in molti tools è possibile inserire dei “collegamenti”. Ai collegamenti, come in generale a tutti i tipi di oggetti presenti nel tool, possono essere attribuite le medesime proprietà che si sono viste per i documenti. L’unica differenza è che un collegamento è caratterizzato non da un contenuto ma da un’indirizzo ( “url”) ad una pagina o ad un documento a sua volta accessibilie attraverso la rete (internet, intranet o extranet). Usare i “collegamenti” Regole di gestione dei progetti (Workflow) La gestione di regole di gestione dei progetti (Workflow) può diventare utile al manifestarsi di esigenze di automazione dei processi di gestione dei documenti o nello svolgimento di determinate sequenze di attività. Esempi possono essere la preparazione di documenti secondo una preordinata sequenza, in cui c’è chi li elabora, chi li verifica e chi, infine, li approva, oppure per garantire nello svolgimento di un progetto complesso che le diverse figure siano coinvolte al momento giusto con chiare indicazioni sul da farsi, registrando al contempo la cronologia delle diverse sequenze di operazioni. Le funzioni di workflow permettono di “disegnare” (spesso graficamente) il flusso con cui un processo si sviluppa, assegnando le varie fasi a persone precise, indicando date e durate di riferimento, stabilendo le sequenze di email e di promemoria che devono essere inviati automaticamente alle figure coinvolte. La gestione dei “workflow” Nei “collaboration tools”, anche quando queste funzioni sono presenti, non ci si deve aspettare una grande potenza; normalmente sono limitate alla gestione di situazioni semplici e comuni. Spesso operano per “apprendimento” attraverso la registrazione di una sequenza di operazioni sul tool che poi viene integrata con le restanti informazioni e configurazioni. In tal caso hanno il vantaggio di essere semplici nella definizione e nell’impiego in quelle che, in definitiva, sono le circostanze più consuete in una PMI. Laddove esistano o si sviluppino esigenze più ampie non può essere assolutamente esclusa l’adozione di un vero e proprio sistema di Business Process Management, con un “motore” di gestione che possa interagire con i processi che avvengono sul “collaboration tool” utilizzato. Come è fatto un “collaboration tool” Si già detto che in generale parliamo di applicazioni software web, in cui i programmi, i dati ed i documenti risiedono su uno o più server ed a cui gli utilizzatori accedono da un pc, uno Come è fatto un smartphone, in generale un dispositivo dotato di collaboration un browser internet. tool Naturalmente, come per tutti i sistemi di “information technology”, questi apparati e programmi possono risiedere nell’azienda utilizzatrice, essere collocati esternamente in outsourcing in un “data center” attraverso un servizo di “housing”, utilizzati come mero servizio 9 © ing. Roberto Gallerani
    • a fronte di un canone tipicamente mensile (SaaS - Software as a Service). Ancora il software applicativo che costituisce il “collaboration tool” può essere “proprietario” (di un ben specifico produttore con una sua propria strategia di distribuzione, vendita e supporto) oppure di tipo “open source” (gestito da una community internazionale, con una sua diffusione mondiale, la possibilità di disporre di canali di aggiornamento e di supporto pubblici o a pagamento a seconda dei casi) . Collaboration Vantaggi Svantaggi tool come: SaaS § flessibilità § dipendenza dal gestore § costi predeterminati § attenzione ai termini d’uso § semplice scalabilità (privacy, sicurezza) § minori costi di gestione § minor controllo di dati e documenti anche a fini di Saas Vs backup e restore § maggiori difficoltà Gestione diretta nell’integrazione ad altri sistemi § costi elevati nel caso di molti utenti Gestito § completo controllo di dati § maggiori costi di gestione direttamente e documenti tecnica § completo controllo § maggiori costi di gestione nell’integrazione ad altri amministrativa sistemi aziendali Collaboration Vantaggi Svantaggi tool come Sw: Proprietario § un “brand” di riferimento § costi maggiori delle licenze ( preciso si pagano indirettamente i costi § garanzia nel tempo (se il marketing/commerciale) “brand” è forte) § spesso è un prodotto chiuso § chiara “roadmap” di con maggiori difficoltà di sviluppo integrazione § supporto di personale sul Sw proprietario campo Vs Open § maggiore completezza Source Open Source § costi di avviamento e § attenzione che la community gestione inferiori su cui si fonda sia attiva con § minor completezza continuità (altrimenti è uno svantaggio) Collaboration Vantaggi Svantaggi tool come Sw su Hw: Sw e Hw in In “casa” § pieno controllo tecnico § necessità di disporre di una del sistema (sicurezza, struttura IT dedicata “casa” Vs backup, restore, disaster “housing” recovery) In “Housing” § minori costi di gestione § minor controllo del sistema o tecnica di alcune delle sue parti § flessibilità logistica 10 © ing. Roberto Gallerani
    • Criteri di valutazione di un “collaboration tool” Come ogni scelta, anche quella di un “collaboration tool”, è figlia delle attuali esigenze aziendali e di una valutazione delle sue possibili evoluzioni nel prossimo futuro. Inoltre “non c’e informatizzazione senza organizzazione” in quanto nessuna applicazione è in grado di creare o indirizzare l’organizzazione delle attività ma, al contrario, è a partire da una idea precisa del come si svolgono o si desiderano svolgere determinate attività che si è in grado di ricercare, selezionare ed individuare la soluzione più adatta. Le due affermazioni precedenti possono apparire ovvie e scontate ma purtroppo, in Non c’è tanti casi, questo semplice criterio non viene seguito e la conseguenza, a seconda delle situazioni, è quella di acquistare un “completissimo” tool ma estremamente informatizzazione costoso scoprendo poi solo dopo qualche tempo di usarne solo il 10%, oppure di senza dotarsi di uno strumento che obbliga a stravolgere il modo di lavorare dell’azienda, o organizzazione ancora di dotarsi di un sistema assolutamente inadeguato alle proprie esigenze. Raccogliere, analizzare, sintetizzare le proprie esigenze e le ipotesi di sviluppo è la naturale e necessaria premessa per effettuare poi la miglior scelta e favorire ed accelerare l’avviamento e la diffusione nell’azienda, ottenendo nell’economia complessiva un risparmio di denaro. Queste attività di raccolta, analisi, sintesi, valutazione, avviamento, diffusione possono essere effettuate autonomamente dalla stessa azienda se dispone delle risorse, del tempo e delle competenze, oppure possono essere supportate da ingegneri professionisti specializzati, che operino nell’azienda per l’azienda e che non abbiano sposato a priori nessuna scelta particolare, senza creare i pericolosi condizionamenti imposti spesso dalle società commerciali. L’importanza di un corretto processo di valutazione 11 © ing. Roberto Gallerani
    • Alcuni esempi di “collaboration tools” Applicazione Sito di riferimento Tipo e Note Feng Office www.fengoffice.com Saas e Open Source installabile sui propri sistemi Active Collab www.activecollab.com Proprietario, installabile sui propri sistemi Project Pier www.projectpier.org Open Source installabile sui propri sistemi Zoho Business www.zoho.com SaaS proprietario Google Docs, …. www.google.com SaaS; minimale gestione di documenti, calendario, attività, web meeting Zimbra www.zimbra.com Open Source, installabile sui propri sistemi; Zimbra è una divisione di VMWARE Taskwise/Deskwise www.silversoft.com Proprietario da installare sui propri sistemi Central desktop www.centraldesktop.com Proprietario da installare sui propri sistemi OfficeClip www.officeclip.com Saas Proprietario UVC www.universalvillage.net Proprietario, da installare sui propri sistemi per la parte client e “hosted” per la parte server Hyper Office www.hyperoffice.com Saas proprietario Huddle www.huddle.net Saas proprietario Collanos www.collanos.com Open Source P2P, da installare sui propri sistemi client (non c’è un server essendo un Peer To Peer) Contact Office www.contactoffice.com Saas proprietario Web Office www.weboffice.com Saas proprietario 12 © ing. Roberto Gallerani
    • ing. Roberto Gallerani a partire dal 1984, nella PMI, ha maturato esperienze nella conduzione di attività nelle seguenti aree: Esame delle esigenze, valutazione, selezione, avviamento di soluzioni: • Gestione elettronica dei documenti • Fattura elettronica e conservazione sostitutiva • Acquisizione dei documenti cartacei con riconoscimento del tipo di documento ed estrazione automatica delle informazioni • BPM: Business Process Management (workflow e processi assistiti di trattamento dei documenti) • CRM: Customer Relationship Management • Integrazione di ERP e CRM con sistemi di gestione documentale • CMS: Content Management Systems per la gestione di contenuti/portali aziendali • Sistemi informativi tecnici CAD 2D/3D, PDM/PLM con integrazione ai componenti di produzione, nel settore manifatturiero meccanico Esame delle esigenze, valutazione e individuazione delle soluzioni hardware e software per l’ “adaptive enterprise“ e la “business continuity”: • Architetture di elaborazione in cluster • Virtualizzazione e consolidamento • Storage Area Network, Network Attached Storage, Tape Libraries e backup • Sistemi di monitoraggio di reti di comunicazione ed elaborazione • Sicurezza e sistemi di sicurezza a livello di comunicazioni ed applicativi • Collocazione in “data center” di sistemi ed Application Service Provisioning • Analisi dei rischi legati alla stilazione del DPS Studio, progettazione e direzione dello sviluppo di sistemi: • Electronic Document Management • Product Data Management / Product Lifecycle Management • Gestione delle funzioni pre-vendita e post-vendita nel settore manifatturiero meccanico • Database di sintesi per il supporto alle decisioni in area CRM • Gestione dei processi di formazione aziendali Progetti speciali • Gestione del progetto software di acquisizione e archiviazione dei dati di esercizio, l'analisi statistica ed il controllo di macchine per il confezionamento di prodotti nel settore farmaceutico. • Gestione del progetto software di sistemi di supporto alla progettazione ed alla documentazione di componenti per l'edilizia (dimensionamento strutturale dei componenti, generazione automatica dei disegni esecutivi 2D e della relazione per il Genio Civile) • Analisi e progettazione del sistema di pianificazione della produzione di una primaria azienda manifatturiera del settore tessile Quaderni 12 17 FEBBRAIO 2009 Iscrizione all'Albo degli Ingegneri della provincia di Bologna, n. 4421 Email: roberto.gallerani@ordingbo.it - Mobile: +39 339 5003435 - http://www.gallerani.it Via Berlinguer n. 1 - 40024 Castel San Pietro Terme - BO 13 © ing. Roberto Gallerani