Unidad 4

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Unidad 4

  1. 1. ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO DE SECRETARIADO Reyes F. F.
  2. 2. En esta unidad se tratará la organización y distribución de las tareas a lo largo de la jornada de trabajo. También trataremos la influencia de las interrupciones (murphys) en la realización de las tareas Reyes F. F.
  3. 3. 1.- EL TIEMPO Y EL ESTRÉS Reyes F. F.
  4. 4. RELOJ BIOLÓGICO Sistema capaz de generar un orden temporal en las actividades del organismo. Oscila con un periodo regular y utiliza las oscilaciones como referencia temporal interna. La alteración del ritmo biológico de las personas es una fuente de estrés (ejm trabajadores a turnos). Reyes F. F.
  5. 5. CURVA DE ACTIVIDAD Y DE FATIGA Cada persona tiene su propia curva de actividad y de fatiga. La realización de una tarea se puede descomponer en varias fases de mayor o menor duración, en función de la dificultad de la propia tarea y de la persona que la realiza: Fase de calentamiento Fase de rendimiento Fase de fatiga Fase de recuperación o de descanso Reyes F. F.
  6. 6. CURVA DE ACTIVIDAD PRIMERA FASE (Calentamiento): nos mentalizamos para realizar la tarea y preparamos las herramientas necesarias para acometerla. SEGUNDA FASE (Rendimiento): estamos trabajando y obteniendo resultados. TERCERA FASE (Cansancio): disminuye rendimiento, aparece cansancio mental y físico. el CUARTA FASE (Descanso): comienzan a aparecer errores. Si se desprecia esta fase de forma continuada aparecerá el estrés. Reyes F. F.
  7. 7. Reyes F. F.
  8. 8. CURVA DE FATIGA La fatiga incrementa a medida que se realiza la tarea Entre el límite inferior de la fatiga (cuando aparece el cansancio) y el superior (agotamiento) está lo que se conoce como ZONA ESTRESANTE, que aparece cuando se deja que el cansancio se acumule, no se deja tiempo para la recuperación. Reyes F. F.
  9. 9. Reyes F. F.
  10. 10. STRÉS STRÉS: designa la fuerza, el peso o la carga que se pone colgada de un cable para comprobar el nivel de tensión capaz de soportar Pág 95 STRAIN: término complementario para designar el efecto que provoca sobre el peso colgado sobre el cable. Si dura mucho tiempo, deforma el cable y puede llegar a romperlo. En el ámbito de la medicina, la palabra “estrés” se utiliza para designar un cuadro de agotamiento general del organismo humano del que se conocen sus efectos y se sospechan las causas. Reyes F. F.
  11. 11. Consideramos 3 matices: CONJUNTO DE ESTÍMULOS: la situación estresante que provoca una respuesta orgánica. CONJUNTO DE RESPUESTAS: se segrega más adrenalina, se acelera el pulso,… CONJUNTO DE CONSECUENCIAS: Apatía, pérdida de interés y de confianza. Cansancio mental y fatiga generalizada Malestar general Dificultad para concentrarse Dolor de cabeza, úlceras bucales, colitis, …. Irritabilidad, insomnio, hiperactividad, hipertensión…. Errores laborales Reyes F. F.
  12. 12. LA CURVA DEL ESTRÉS ZONA DE ACTIVIDAD NORMAL: las tareas se realizan normalmente. ZONA DE ACTIVIDAD EXTRA: el cuerpo se prepara para afrontar ese nivel de actividad: Las pupilas se contraen El ritmo respiratorio se acelera para aportar oxígeno a la sangre. Los músculos se tensan El corazón se acelera Las actividades corporales no necesarias se paran. Reyes F. F.
  13. 13. ZONA DE ESTRÉS: Si no se permite al cuerpo y a la mente recuperarse del cansancio, el cerebro da la orden de consumir las energías de reserva (grasas, magnesio, potasio….) Desaparece la concentración, el ánimo disminuye y aparece la apatía y la angustia. En esta fase, algunas personas usan estimulantes para engañar al cerebro y seguir trabajando. ZONA DE AGOTAMIENTO: Comienzan a paralizarse ciertas zonas del cuerpo menos importantes. Reyes F. F.
  14. 14. Reyes F. F.
  15. 15. LO POSITIVO: El estrés nos permite usar un suplemento de energías alternativas que facilitan la adaptación a nuevas situaciones, y hacer frente a hechos o amenazas extraordinarias. LO NEGATIVO: Si nos instalamos en la zona estresante, los efectos físicos son devastadores Reyes F. F.
  16. 16. 2.- PRODUCTIVIDAD, EFICADIA Y EFICIENCIA Reyes F. F.
  17. 17. Existen dos términos que, en muchas ocasiones, son confundidos por la gente de negocios y por el público en general: EFICACIA y EFICIENCIA. EFICACIA, se refiere al cumplimiento de los objetivos EFICIENCIA, se refiere al logro de las metas con la menor cantidad posible de recursos. Reyes F. F.
  18. 18. EFICIENCIA EFICACIA •Pone énfasis en los medios •Pone énfasis en los resultados. usados. •Se refiere a hacer las cosas •Se refiere a hacer las cosas correctas. correctamente. •Habla de: •Habla de: •Lograr objetivos •Resolver problemas •Crear más valores •Ahorrar gastos •Obtener resultados •Cumplir tareas y obligaciones Reyes F. F.
  19. 19. ¿SE PUEDE SER EFICIENTE SIN SER EFICAZ? Un piloto de avión con 10 años de experiencia, vuela siempre desde Chicago, Illinois en los Estados Unidos hacia Guadalajara, Jalisco, México, en un tiempo de 3 horas y 40 minutos. Siempre es puntual pues sabe que el tiempo y la seguridad de los usuarios de la línea aérea para la cual trabaja, son más que esenciales, con ellos no se juega. Sin embargo, una mañana amanece desvelado, cansado y llega tarde al trabajo. Tiene la misma ruta: Chicago-Guadalajara, pero el avión que pilota sale con 30 minutos de retraso. Con sus años de experiencia, sabe todo acerca de la nave que tripula, por lo tanto, decide incrementar la velocidad del avión tratando de avanzar más rápido y “recuperar” el tiempo de retraso. Al final lo logra: su avión aterriza en el Aeropueto Internacional Miguel Hidalgo de Guadalajara 5 minutos después de la hora en que era esperado inicialmente. La pregunta es: ¿el piloto fue eficiente o eficaz? Reyes F. F.
  20. 20. ¿QUÉ ES MEJOR: SER EFICAZ O EFICIENTE? Lo ideal es ser EFICAZ y EFICIENTE para poder ser PRODUCTIVO EFICIENCIA + EFICACIA PRODUCTIVIDAD Reyes F. F.
  21. 21. Reyes F. F.
  22. 22. 3.- DISTRIBUCIÓN RACIONAL DE LAS TAREAS A LO LARGO DE LA JORNADA Reyes F. F.
  23. 23. HORAS DE ALTO Y BAJO RENDIMIENTO Cada persona tiene su particular ritmo biológico. Es importante que cada secretario/a conozca su propio ritmo para poder distribuir las tareas con criterio, siendo conveniente intercalar tareas difíciles con tareas sencillas o mecánicas. En las HORAS VALLE: Se puede planificar las tareas de tipo rutinario que no necesitan gran esfuerzo mental ni concentración En las HORAS HILL: Se puede planificar tareas difíciles o que necesiten mayor concentración Reyes F. F.
  24. 24. EJEMPLO: Reyes F. F.
  25. 25. Cada persona tiene su propia “gráfica de esfuerzo” para realizar las tareas. Debiendo tener en cuenta: Existe un tiempo de precalentamiento, antes de comenzar la tarea Tras ejecutar la tarea Aparece el cansancio Reyes F. F.
  26. 26. EJEMPLOS DE GRÁFICAS DE EJECUCIÓN PERSONAL DE LA TAREA Reyes F. F.
  27. 27. CLASIFICACIÓN Y ASIGNACION DE LAS TAREAS EN FUNCIÓN DE LA CURVA DE RENDIMIENTO El concepto de “prioridad” viene determinado por la relación entre importancia y urgencia: Importancia 10 5 REALIZAR INMEDIATAMENTE ESPERAR Poner en lista de espera POSPONER Para cuando sobre tiempo DELEGAR En otra persona 5 Reyes F. F. 10 Urgencia
  28. 28. La variable URGENCIA: Serán prioritarias las tareas que encarga el jefe Ejm pág 106 La variable IMPORTANCIA: La variable IMPORTANCIA: Una tarea es importante si Una tarea es importante si tiene repercusión económica tiene repercusión económica para empresa porque permite para empresa porque permite desbloquear otros asuntos. desbloquear otros asuntos. Ambas variables adquieren mayor o menor importancia dependiendo de: •El punto de vista de quien demanda el servicio •El punto de vista de quien lo ha de realizar Debe ser el/la secretario/a quien decida la prioridad de una tarea en función de las variables urgencia e importancia, sin dejar que le “marquen el paso” Reyes F. F.
  29. 29. 4.- DOMINIO DEL TIEMPO Reyes F. F.
  30. 30. PLANIFICACIÓN DE LA JORNADA PLANIFICAR la jornada en grandes bloques de tiempo ayuda a saber en qué momento se debe realizar cada cosa Ejemplo: Ejemplo: MAÑANA: MAÑANA: 1.Organizar el material yypriorizar tareas (urgentes, difíciles,…..) 1.Organizar el material priorizar tareas (urgentes, difíciles,…..) 2.Realización de tareas urgentes yysencillas pendientes 2.Realización de tareas urgentes sencillas pendientes 3.Realización de las tareas difíciles de la mañana, antes de que comiencen 3.Realización de las tareas difíciles de la mañana, antes de que comiencen las interrupciones las interrupciones 4.No terminar la mañana sin recoger la mesa de escritorio 4.No terminar la mañana sin recoger la mesa de escritorio TARDE: TARDE: 1.Comenzar con algo sencillo antes de pasar a tareas más complejas 1.Comenzar con algo sencillo antes de pasar a tareas más complejas 2.Antes de marchar tomar nota de las tareas más urgentes que se realizarán 2.Antes de marchar tomar nota de las tareas más urgentes que se realizarán el día siguiente el día siguiente Cada secretario/a hará la planificación en función de la realidad de su empresa. Reyes F. F.
  31. 31. CÓMO AFRONTAR LAS INTERRUPCIONES Las interrupciones rompen el ritmo de trabajo, descolocan mentalmente a quien las padece y, si son continuadas, pueden provocar errores y estrés. Hay determinadas horas en que las interrupciones se acumulan: visitas, teléfono, compañeros,……. Ante estas situaciones hay que ejercer el derecho de decir NO. Pág 108 Reyes F. F.
  32. 32. SOLUCIONES: Si existe centralita, pedir que sólo pasen las llamadas correspondientes a la dirección Usar el buzón voz o el contestador automático No perder la calma ni la iniciativa Reyes F. F. Fijar un día para visitas o un horario. Hacer ver a los compañeros que no pueden interrumpir, por muy urgente que les parezca su asunto.
  33. 33. ATENDER UNA SOLA TAREA Es difícil hacer más de una tarea al tiempo, por tanto se ha de procurar no tener más de una tarea sobre la mesa de trabajo. Cuando la tarea es tan compleja que requiere varios días, hay que planificarla en varias etapas o, de lo contrario, paralizará el resto de las tareas cotidianas. Reyes F. F.
  34. 34. CUIDADO CON LOS PAPELES Uno de los problemas de simultanear tareas es que los papeles son opacos y los que están debajo pueden perderse. Si se tiene más de una tarea sobre la mesa es conveniente organizarlas en bandejas o carpetas que impidan que los documentos se mezclen o se pierdan Reyes F. F.
  35. 35. ROMPER EL CÍRCULO EXTRESANTE Ac pe titu ac rez d p um os o ul e a q c o n ue dil las ha ig ta ce ente re as que y se Vídeo Reyes F. F.
  36. 36. 5.- ORGANIZACIÓN DE UNA AGENDA DE TRABAJO Reyes F. F.
  37. 37. La agenda SIEMPRE es confidencial En ella se anotan: tareas pendientes, reuniones concertadas, visitas previstas,….. Su secreto: •Colocar adecuadamente la información •No olvidarse de consultarla Reyes F. F.
  38. 38. TIPOS DE AGENDA: Agenda normal o estándar (sencilla) Agenda personal (con mapas y tablas) Agenda electrónica Agenda de ordenador Reyes F. F.
  39. 39. AGENDAS QUE USA EL PROFESIONAL DE SECRETARIADO La de trabajo, propia de su puesto: donde planificará sus tareas y estará siempre cerca, en su puesto de trabajo Reyes F. F. La agenda del jefe, donde anotará las actividades que le competen a éste
  40. 40. GESTIÓN DE LA AGENDA: Hay que distinguir los planos siguientes: FAMILIAR: No se debe disponer de este tiempo sin consultar o pedir permiso. DE OCIO: No se debe interrumpir este tiempo, salvo que la persona dé permiso para ello. EMPRESRIAL: El/la secretario/a deberá conocer bien los horarios de su jefe para poder planificar en ellos las distintas reuniones o actividades. No es necesario pedir permiso para gestionar la agenda en este horario. Reyes F. F.
  41. 41. Para anotar en la agenda del jefe: Es conveniente que la secretaria conozca las costumbres y horarios de su jefe para poder programar visitas, citas, …. Las tareas se anotaran lo suficientemente espaciadas para prevenir las posibles interrupciones. Se debe considerar el ritmo biológico y la distribución de horas altas y bajas del jefe para poder planificar sus compromisos en la agenda. No es conveniente programar actividades o tareas comprometidas al comienzo o al final de la jornada. Tener siempre presente que en las reuniones se sabe cuándo se entra pero no cuándo se sale. Reyes F. F.
  42. 42. PLANIFICACIÓN DIARIA, MENSUAL Y ANUAL: El entorno ideal para planificar es la quincena. En la agenda no deberían figurar tareas más allá del trimestre Reyes F. F.

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