LOS ELEMENTOS DE LA
OFICINA Y SU
ORGANIZACIÓN

Reyes F. F.
DESPACHO: lugar o habitación donde la
secretaria realiza las tareas habituales de
secretaría.

No se debe acceder a él sin...
1.- CONDICIONES DE HABITABILIDAD Y
CONFORT:
Lugar sin ruidos o sonidos estridentes
Que facilite la concentración
Ilumin...
Reyes F. F.
2.- MOBILIARIO DE OFICINA
Mesa-escritorio amplia,
Silla giratoria
Mesa auxiliar
impresora, etc.

para

ordenador,

tecl...
A. DISTRIBUCIÓN ESPACIAL DEL
MOBILIARIO

El archivo de tareas diarias estará en las
cajoneras auxiliares, integrado, si e...
Los
elementos
del
escritorio
estarán
dispuestos de forma que proteja el trabajo de
miradas indiscretas.
La papelera ocul...
B.- EL ESCRITORIO
Una mesa ordenada es sinónimo de una mente
ordenada. Si la mente humana no puede realizar 7
tareas a la...
3.- EL ARCHIVO
Los objetivos por los que se crea un archivo son:
Guardar y custodiar los documentos
Facilitar los docume...
El problema es guardar con criterio, de forma
que otras personas puedan encontrar los
documentos guardados en el archivo
...
A.- CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
EN EL ARCHIVO

•Ordenación alfabética
•Ordenación numérica
•Ordenación por índice temá...
ORDENACIÓN ALFABÉTICA
•Si se trata de nombre y apellido, se ordenará por el
primer apellido y, si hubiera muchos iguales, ...
ORDENACIÓN NUMÉRICA
A cada expediente nuevo se le asigna un número
consecutivo al anteriormente abierto y archivado y se
c...
ORDENACIÓN POR ÍNDICE TEMÁTICO
1. Requiere de la creación de un catálogo de unidades
temáticas (como los índices de los li...
B. ¿CÓMO TRATAR LOS DOCUMENTOS?
En las empresas donde existe una normativa o protocolo de
procedimiento de archivo y trata...
C.- MANTENER EL ARCHIVO AL DÍA
EL ARCHIVO DE LA CAJONERA:

•Se sitúa al lado de la secretaria, bajo su
mesa de trabajo y e...
ARCHIVO DE ESTANTERÍA O ARMARIO

•Es un archivo más permanente. Suele estar más alejado del
escritorio y a él pueden acced...
PARA MANTENER LA OFICINA ORGANIZADA.
RECUERDA:
Guardar todo aquello que no se utiliza todos los días en un
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Unidad 3 organizacion del despacho

  1. 1. LOS ELEMENTOS DE LA OFICINA Y SU ORGANIZACIÓN Reyes F. F.
  2. 2. DESPACHO: lugar o habitación donde la secretaria realiza las tareas habituales de secretaría. No se debe acceder a él sin permiso, a excepción del jefe para el cual se trabaja Reyes F. F.
  3. 3. 1.- CONDICIONES DE HABITABILIDAD Y CONFORT: Lugar sin ruidos o sonidos estridentes Que facilite la concentración Iluminación suficiente Temperatura adecuada Decoración adecuada Ventilación suficiente Reyes F. F.
  4. 4. Reyes F. F.
  5. 5. 2.- MOBILIARIO DE OFICINA Mesa-escritorio amplia, Silla giratoria Mesa auxiliar impresora, etc. para ordenador, teclado, Archivadores Armario ropero o perchero Dependiendo de las funciones a realizar puede tener también: mesa de reuniones, fotocopiadora, etc. Reyes F. F.
  6. 6. A. DISTRIBUCIÓN ESPACIAL DEL MOBILIARIO El archivo de tareas diarias estará en las cajoneras auxiliares, integrado, si es posible, con el escritorio El archivo de uso poco frecuente estará más retirado del escritorio El puesto del/la secretario/a deberá estar de forma que pueda ver y controlar quién entra por la puerta así como cuándo llama o entra el jefe. Es conveniente tener visible un reloj en la pared La espalda protegida por la pared Reyes F. F.
  7. 7. Los elementos del escritorio estarán dispuestos de forma que proteja el trabajo de miradas indiscretas. La papelera oculta El sofá, sillones, mesita,…., donde acomodar a los visitantes mientras esperan estará a una distancia prudente de la mesa de trabajo. Si existe una sala de espera, se acomodará en ella a las visitas, a excepción de aquellas visitas importantes o “de peso” que se les permita esperar en el despacho de la secretaria. Reyes F. F.
  8. 8. B.- EL ESCRITORIO Una mesa ordenada es sinónimo de una mente ordenada. Si la mente humana no puede realizar 7 tareas a la vez, no es lógico tener sobre la mesa 7 tareas a realizar. La pantalla del ordenador puede estar colocada en la propia mesa o sobre una mesa auxiliar y la impresora al lado Sobre la mesa puede haber dos bandejas La primera para contener la documentación que entra La segunda para contener la documentación ya resuelta que espera destino. Reyes F. F.
  9. 9. 3.- EL ARCHIVO Los objetivos por los que se crea un archivo son: Guardar y custodiar los documentos Facilitar los documentos cuando se requieran Minimizar el tiempo de recuperación El secreto de un buen archivo consiste en clasificar adecuadamente la información y ponerla de forma ordenada para que quien la busque la encuentre sin demasiadas complicaciones en el mínimo tiempo posible Reyes F. F.
  10. 10. El problema es guardar con criterio, de forma que otras personas puedan encontrar los documentos guardados en el archivo Un modelo de ordenación que sólo conoce el profesional que lo utiliza no es bueno. Para evitar este problema las empresas suelen normalizar y estandarizar su ejecución, ajustándola a un protocolo obligatorio. Reyes F. F.
  11. 11. A.- CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO •Ordenación alfabética •Ordenación numérica •Ordenación por índice temático Reyes F. F.
  12. 12. ORDENACIÓN ALFABÉTICA •Si se trata de nombre y apellido, se ordenará por el primer apellido y, si hubiera muchos iguales, habría que recurrir al segundo. •En los nombres de empresa hay que fijarse en la razón social. Si se trata de siglas, se toma la primera letra. Si son apellidos, en función del primero y, nunca por el nombre genérico, compañía, bar, frutería,….. 1. Es útil para archivos pequeños 2. La incorporación de nuevos expedientes precisa de un hueco que hace desplazar a los anteriores y, si el archivador está lleno, puede crear problemas. Reyes F. F.
  13. 13. ORDENACIÓN NUMÉRICA A cada expediente nuevo se le asigna un número consecutivo al anteriormente abierto y archivado y se coloca en el lugar contiguo al anterior en número. VENTAJAS: •Es muy sencillo •Encaja con el principio de discreción pues el número es aséptico. •Permite archivar gran volumen de expedientes (centros de enseñanza) •Es rápido y de difícil equivocación INCONVENIENTES: Necesita de un apoyo auxiliar que descodifique el número de expediente, aunque este inconveniente se puede solucionar con cierta facilidad gracias a la informática. Reyes F. F.
  14. 14. ORDENACIÓN POR ÍNDICE TEMÁTICO 1. Requiere de la creación de un catálogo de unidades temáticas (como los índices de los libros) 2. Utiliza un orden alfanumérico: Los temas se ordenan alfabéticamente y los expedientes pueden ir numerados. VENTAJAS: •Es intuitivo si el índice de temas es pequeño. •Los expedientes están muy bien clasificados. INCONVENIENTES: •La creación del plan temático. •Cuando nos quedamos sin espacio en la estantería surgen problemas. •Es complicado cuando un expediente está relacionado con más de tres temas, pues requiere duplicar documentación. •Las personas que accedan al archivo habrán de conocer el plan temático y de códigos Reyes F. F.
  15. 15. B. ¿CÓMO TRATAR LOS DOCUMENTOS? En las empresas donde existe una normativa o protocolo de procedimiento de archivo y tratamiento de documentos, hay que cumplirla Cuando un documento llega a la mesa del la secretario/a: 1.Hacer una primera lectura rápida 2.Si el documento no tiene importancia se manda a la papelera 3.Si es importante, ya sea por su contenido, porque da órdenes concretas o porque constituye prueba o resguardo de alguna operación: •Procesar y realizar las tareas pertinentes •Archivar. 4.Si hay varios folios, susceptibles de ser grapados, se hará por la esquina superior izquierda 5.Si es una factura pequeña o tique de caja, se coserá previamente a un folio DIN A4 para evitar su pérdida. 6.Si el documento viene duplicado se archivará sólo el original Reyes F. F.
  16. 16. C.- MANTENER EL ARCHIVO AL DÍA EL ARCHIVO DE LA CAJONERA: •Se sitúa al lado de la secretaria, bajo su mesa de trabajo y es de uso personal. •En él se archivarán los documentos de uso muy frecuente que permitan realizar las tareas del día a día. •Los documentos se colocarán en carpetas colgantes Reyes F. F.
  17. 17. ARCHIVO DE ESTANTERÍA O ARMARIO •Es un archivo más permanente. Suele estar más alejado del escritorio y a él pueden acceder tanto la secretaria/o como su jefe, no debiendo acceder a él más personas. •Ambos deben conocer el método de clasificación y archivo. Respecto a este archivo: 1.Se debe buscar un momento del día para archivar. 2.Cuantas menos personas accedan a él, mejor. 3.Es conveniente tener en el interior de la puerta un esquema del plan de ordenación. 4.Revisar los documentos de forma periódica para retirar los caducados. 5.No se deben sacar expedientes del despacho, si fuera necesario, mejor hacer una copia Reyes F. F.
  18. 18. PARA MANTENER LA OFICINA ORGANIZADA. RECUERDA: Guardar todo aquello que no se utiliza todos los días en un lugar menos visible: Los montones de papeles y altas pilas de sobres desordenados que no se usan sólo provocan distracciones. Organizarlo todo de modo que se pueda acceder a ello fácilmente: Cuando todo se cae al sacar un libro de un estante, si no hay espacio cerca del fax para insertar documentos o recoger los que llegan se producen pérdidas de tiempo y se producen tensiones . Limpiar regularmente los muebles del archivo y tirar las cosas que no se necesiten. Limpiar y ordenar los archivos electrónicos (disco duro, CD’S, DVD’S, etc) Reyes F. F.
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