Taming Spreadsheet Jockey / Domando os Planilheiros
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O que um gerente de Data Warehouse deve fazer? Como você pode mudar hábitos analíticos, solucionando guerras entre áreas e eliminar planilhas que mantém refém a noção da criação da versão ...

O que um gerente de Data Warehouse deve fazer? Como você pode mudar hábitos analíticos, solucionando guerras entre áreas e eliminar planilhas que mantém refém a noção da criação da versão única da verdade? Para muitos, estes podem ser obstáculos insuperáveis. Entretanto, existe um número de coisas que você pode fazer para domar planilheiros e a criação de “spreadmart”.

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Taming Spreadsheet Jockey / Domando os Planilheiros Taming Spreadsheet Jockey / Domando os Planilheiros Document Transcript

  • Taming Spreadsheet Jockeys By Wayne Eckerson Taming Spreadsheet Jockeys By Wayne Eckerson, Director of Education and Research Spreadsheets as Data Marts Dominando os Planilheiros Por Wayne Eckerson, Diretor de Educação e Pesquisa Planilhas Eletrônicas como Data Marts For all the hype about metrics-driven organizations, Don't get me wrong. There is nothing inherently bad no one has yet put forth a key performance about spreadsheets. They provide valuable indicator to evaluate the health of a data functionality when used for their intended purpose warehousing environment. So, here is one: as personal productivity tools. Unfortunately, too many organizations allow business analysts and Explorando as organizações orientadas por others to transform spreadsheets into data marts métricas, ninguém ainda avançou nos indicadores and corporate reporting engines. chave de performance para avaliar a saúde do ambiente do Data Warehouse. Entretanto, aqui Não me entenda mal. Não há nada de errado com está uma: planilhas leterônicas. Elas oferecem funcionalidades valiosas quando usadas para um objetivo planejado The health of a data warehousing environment in como ferramenta de produtividades pessoais. inversely proportional to the number of Infelizmente, muitas organizações permitem que spreadsheets used as data marts in the analistas de negócios e outros transformem planilhas organization. em Data Marts e em ferramentas corporativas. A saúde de um ambiente de armazenamento de dados é inversamente proporcional ao número de planilhas eletrônicas usadas como Data Marts na Feuding "Spreadmarts" 1 organização. Feudos de “Spreadmarts ” Spreadsheets run amuck in most organizations. Many of us have witnessed meetings that have They proliferate like poisonous vines, slowly degenerated into battles among business analysts strangling organizations by depriving them of a who argue vociferously about the merits of the data single consistent set of information and metrics to in their spreadsheets. They spend more time arguing evaluate corporate performance and develop about "whose data is right" than helping their tactical and strategic plans. executives discuss strategy and make decisions. Many exploit spreadsheets to protect their Planilhas enlouquecem a maioria das organizações. organizational "turf" and spin the data to reflect Eles proliferam como uma doença, estrangulando lentamente a organizações por privá-las de 1 Spreadmarts: Sistema de reportes e/ou análises que informações consistentes e métricas para avaliar a rodam em um PC (Excel, Access), criado e mantido por um performance da corporação e desenvolver planos individuo ou grupo que realiza todas as tarefas que normalmente são feitas por um Data Warehouse ou táticos e estratégicos. Business Intelligence (extração, consolidação, limpeza, definições de indicadores, etc.) Estas são algumas razões de existir spreadmarts: Não há alternativa; Rápido, fácil, barato; Controle local / departamental; e Auto serviço. 1
  • Taming Spreadsheet Jockeys By Wayne Eckerson positively on their group, some- times at the Além disso, coletando e manipulando seus próprios expense of others. dados em planilhas eletrônicas, analistas de negócios duplicam esforços e dados. Esta prática compromete Muitos de nós já testemunhamos reuniões que se a produtividade corporativa e aumenta custos. degeneraram em batalhas entre analistas de Também transformam analistas de negócios como negócios que defendem veemente sobre a pseudo-gerentes de Data Warehousings, enquanto qualidade dos dados de suas planilhas eletrônicas. eles gastam um tempo desnecessário extraindo e Eles gastam muito tempo argumentando sobre transformando dados em vez de analisá-los. “que dados são corretos” que ajudam seus executivos a analisar estratégias e tomar decisões. Exasperated by spreadsheet feuds and their drain on Muitos usam a planilhas eletrônicas para protegem corporate productivity and effectiveness, many sua estrutura organizacional e separar dados para executives finally recognize the need to invest in a refletir positivamente a seu favor, algumas vezes às data warehouse and create a single version of the custas dos outros. truth. But deploying a data warehouse doesn't necessarily get rid of spreadmarts or the mentality These spreadsheet feuds make it impossible for that created them. Analytic habits die hard, organizations to create and maintain a single especially when there are political or cultural version of the truth. Spreadsheets make it too easy reasons to resist change. for groups to define their own metrics and collect data from different sources at different levels of Irritados pelos feudos de planilheiros e pelos granularity at different times. Thus, each desperdícios de produtividade e eficácia corporativa, spreadsheet represents a unique view of the muitos executivos finalmente reconhecem a organization, an independent data mart--or necessidade de se investir em Data Warehouse e "spreadmart" if you will--whose data cannot be criar uma única versão da verdade. Mas reconciled with other spreadmarts. implementar um Data Warehouse não significa necessariamente livrar-se de “Spreadmarts” ou a Estes feudos de planilheiros impossibilitam as mentalidade de quem os criou. Hábitos de análise organizações de criarem e manterem uma versão morrem rápido, especialmente se existem razões única da verdade. Planilhas fazem isto muito fácil políticas ou culturais de resistência a mudanças. para grupos que definem suas próprias métricas e coletam dados de diferentes fontes por meio de Consequently, many data warehousing managers diferentes níveis de detalhamento e em diferentes find themselves in the untenable position of tempos. Assim, cada planilha representa uma única competing for time, money, and attention against visão da organização, um Data Mart independente, the spreadmarts that their data warehousing ou “spreadmart” se você quer – onde dados não initiative was designed to replace. podem ser reconciliados com outros spreadmarts. Conseqüentemente, muitos gestores de Data Moreover, by collecting and massaging their own Warehouse se acham em uma posição insustentável data in spreadsheets, business analysts duplicate de competir por tempo, dinheiro e atenção diante de effort and data. This practice hurts corporate iniciativas dos spreadmarts que foram designados a productivity and increases costs. It also turns substituir. business analysts into pseudo-data warehousing managers, since they spend an inordinate amount of time extracting and transforming data instead of analyzing it. 2
  • Taming Spreadsheet Jockeys By Wayne Eckerson Weaning Spreadsheet Jockeys Frear os Planilheiros 3. Provide an incentive. Offer data, reports, and functionality that business users cannot get anywhere else. For example, the data warehouse (or So, what is a data warehousing manager to do? dependent data marts) may provide cross-functional How can you change analytic habits, resolve views of data, external data, or ways to annotate informational turf wars, and eliminate spreadmarts and distribute individual reports, among other that hold hostage the notion of creating a single things. Unless the data warehousing environment provides at least 150 percent of the value of the version of the truth? To many, these may be spreadmarts, you won't stand a chance of stamping insurmountable obstacles. Spreadmarts have out spreadmarts. Users have to recognize they are caused the death of more than a few data gaining more than they are giving up. warehousing initiatives. However, there are a 3. Ofereça um incentivo. Ofereça dados, relatórios e number of things you can do to tame spreadsheet funcionalidades que usuários de negócios não possam jockeys and their spreadmart creations. adquirir em qualquer outro lugar. Por exemplo, o Data Warehouse (ou DataMarts centralizados) devem prover visões funcionais cruzadas, dados externos ou ambientes Assim, o que um gerente de Data Warehouse deve para registrar e publicar relatórios individuais, entre fazer? Como você pode mudar hábitos analíticos, outras coisas. A menos que o ambiente de Data solucionando guerras entre áreas e eliminar Warehouse ofereça menos de 150% de valor em relação planilhas que mantém refém a noção da criação da aos spreadmarts, você não terá chances de descartar os spreadmarts. Usuários têm que reconhecer que eles versão única da verdade? Para muitos, estes podem estão ganhando mais para se renderem. ser obstáculos insuperáveis. Entretanto, existe um número de coisas que você pode fazer para domar 4. Make it easy to use and fast. Unless the new planilheiros e a criação de “spreadmart”. business analytic tools make it easy for business users to access, find, and use the data warehousing 1. Start at the top. Build your first application to environment, you lose. Also, users should not have support the organization's top executives. Once to wait more than five seconds to download or they start using the data you provide, everyone else refresh a report or run a query. down the hierarchy will be forced to follow suit. 1. Comece pelo topo. Construa suas primeiras aplicações para suportar os executivos do topo da 4. Faça fácil de usar e rápido. Caso novas ferramentas organização. Quando eles começarem a usar os dados de negócios criadas pelos analistas de negócios tornem que você provê, todos que estiverem em níveis inferiores fácil o acesso, localização e uso do ambiente do serão forçados a seguir o modelo. DataWarehouse, você perderá. Além disso, usuários não podem ter que esperar mais de 5 segundos para baixar ou atualizar um relatório, ou rodar uma consulta. 2. Throw a pizza party. No joke. The only way you can get a single version of the truth is to get all the relevant business parties in a room long enough to 5. Go with the flow. Some users will never give up hash out common definitions and rules for key their spreadsheets no matter how robust an analytic business metrics. Buy plenty of pizza, lock the door, environment you provide. So, let them keep their and post the CEO outside. Once you get spreadsheets, but configure them as front-ends to enterprisewide buy-in to corporate metrics, the the data warehouse. This way, they can use their informational turf wars will dissipate. spreadsheets to access corporate-approved data, metrics, and reports. If they insist on creating new 2. Dê uma festa com pizza. Não é uma piada. A única reports, provide an incentive for them to upload saída que você pode ter uma versão única da verdade é their reports to the data warehouse instead of envolver a todos em festas de negócios marcantes em distributing them via email. For example, deploy a uma sala, por um período longo o bastante para portal that lets them publish, subscribe, and detalhar conceitos comuns e regras dos indicadores dos collaborate on personal or workgroup reports. negócios chave. Compre muita pizza, feche a porta e deixe o presidente de fora. Quando você tiver se tornado 5. Abuse de fluxos. Alguns usuários nunca deixarão as uma grande empresa, em termos de métricas planilhas eletrônicas, não importa quão robusto seja o corporativas, as guerras informais entre áreas acabarão. ambiente analítico que você ofereça. Entretanto, deixe-os mantendo as planilhas, mas configure-as como template 3 View slide
  • Taming Spreadsheet Jockeys By Wayne Eckerson de dados fonte do Data Warehouse. Desta forma, eles Summary podem usar as planilhas para acessar os dados Resumo corporativos oficiais, métricas e relatórios. Se insistirem a criar novos relatórios, ofereça um incentivo para que Following the tactics described here will help you utilizem seus relatórios no ambiente do Data Warehouse stamp out spreadmarts and deliver a single version ao invés de enviá-los via e-mail. Por exemplo, of the truth. The key is to be patient. Analytic habits desenvolva um portal com permissão de publicar, don't change overnight. It will also take time for atualizar e colaborar com relatórios pessoais e departamentais. groups to transition their turf wars to other battlefields. With a heavy dose of patience, strong communications skills, and a robust data 6. Provide high quality data. If your data doesn't match users' expectations, they won't use it. This warehousing environment, you should be able to means you have to provide accurate data, and you tame the spreadsheet jockeys, or better yet, convert must go out of your way to explain where you got them into enthusiastic proselytizers of the new it, how it was calculated, and why it might differ environment. from the reports they've been used to seeing. This meta data must be integrated into the fabric of the application. That is, it must be displayed alongside Seguindo as táticas descritas aqui, ajudarão a the report or data elements that users are viewing. descartar spreadmarts e entregar uma versão única 6. Ofereça dados com alta qualidade. Se seus dados da verdade. O segredo é ser paciente. Hábitos não corresponderem às expectativas dos usuários, eles analíticos não mudam do dia para noite. Também não irão usar. Isto significa que você tem que oferecer levará tempo para os grupos migrarem suas guerras dados precisos, e precisa sair para explicar de onde internas para outros campos de batalha. Com uma vieram, como são calculados e porque podem ser diferentes dos relatórios que os usuários estão usando. boa dose de paciência, grande capacidade de Este metadados deve ser integrado com a produção da comunicação, um robusto ambiente de Data aplicação. Ou seja, devem ser publicados ao lado dos Warehouse, você será capaz de domar os relatórios ou dados que os usuários estão vendo. planilheiros, ou melhor ainda, convertê-los em entusiastas pelo novo ambiente. 7. Sell, sell, sell. Once you've deployed a robust data warehousing environment, never stop (ARTICLE APPEARED IN "CASE STUDIES & communicating and demonstrating its benefits. SOLUTIONS," JULY 8, 2004) Show what extra value it provides and how much time and money it saves individuals and the Source: http://www.tdwi.org/publications/display.aspx?ID=7167 organization. Emphasize what they get, not what they give up. Translation and adaptation: René Doern (Consultant at Galeazzi & Associados) - http://www.linkedin.com/in/renedoern ; www.galeazzi.com.br 7. Venda, venda, venda. Quando você tiver o ambiente do Data Warehouse robusto desenvolvido, nunca deixe de comunicar e demonstrar os benefícios. Mostre qual o valor adicional que é oferecido e quanto tempo e dinheiro foi economizado na organização. Enfatize o que foi feito, e não o que foi perdido. 4 View slide