O que um gerente de Data Warehouse deve fazer? Como você pode mudar hábitos analíticos, solucionando guerras entre áreas e eliminar planilhas que mantém refém a noção da criação da versão única da verdade? Para muitos, estes podem ser obstáculos insuperáveis. Entretanto, existe um número de coisas que você pode fazer para domar planilheiros e a criação de “spreadmart”.

1. Taming Spreadsheet Jockeys
By Wayne Eckerson
Taming Spreadsheet Jockeys
By Wayne Eckerson, Director of Education and Research
Spreadsheets as Data Marts
Dominando os Planilheiros
Por Wayne Eckerson, Diretor de Educação e Pesquisa
Planilhas Eletrônicas como Data Marts
For all the hype about metrics-driven organizations, Don't get me wrong. There is nothing inherently bad
no one has yet put forth a key performance about spreadsheets. They provide valuable
indicator to evaluate the health of a data functionality when used for their intended purpose
warehousing environment. So, here is one: as personal productivity tools. Unfortunately, too
many organizations allow business analysts and
Explorando as organizações orientadas por others to transform spreadsheets into data marts
métricas, ninguém ainda avançou nos indicadores and corporate reporting engines.
chave de performance para avaliar a saúde do
ambiente do Data Warehouse. Entretanto, aqui Não me entenda mal. Não há nada de errado com
está uma: planilhas leterônicas. Elas oferecem funcionalidades
valiosas quando usadas para um objetivo planejado
The health of a data warehousing environment in como ferramenta de produtividades pessoais.
inversely proportional to the number of Infelizmente, muitas organizações permitem que
spreadsheets used as data marts in the analistas de negócios e outros transformem planilhas
organization. em Data Marts e em ferramentas corporativas.
A saúde de um ambiente de armazenamento de
dados é inversamente proporcional ao número de
planilhas eletrônicas usadas como Data Marts na Feuding "Spreadmarts"
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organização. Feudos de “Spreadmarts ”
Spreadsheets run amuck in most organizations. Many of us have witnessed meetings that have
They proliferate like poisonous vines, slowly degenerated into battles among business analysts
strangling organizations by depriving them of a who argue vociferously about the merits of the data
single consistent set of information and metrics to in their spreadsheets. They spend more time arguing
evaluate corporate performance and develop about "whose data is right" than helping their
tactical and strategic plans. executives discuss strategy and make decisions.
Many exploit spreadsheets to protect their
Planilhas enlouquecem a maioria das organizações.
organizational "turf" and spin the data to reflect
Eles proliferam como uma doença, estrangulando
lentamente a organizações por privá-las de 1
Spreadmarts: Sistema de reportes e/ou análises que
informações consistentes e métricas para avaliar a rodam em um PC (Excel, Access), criado e mantido por um
performance da corporação e desenvolver planos individuo ou grupo que realiza todas as tarefas que
normalmente são feitas por um Data Warehouse ou
táticos e estratégicos.
Business Intelligence (extração, consolidação, limpeza,
definições de indicadores, etc.) Estas são algumas razões
de existir spreadmarts: Não há alternativa; Rápido, fácil,
barato; Controle local / departamental; e Auto serviço.
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2. Taming Spreadsheet Jockeys
By Wayne Eckerson
positively on their group, some- times at the Além disso, coletando e manipulando seus próprios
expense of others. dados em planilhas eletrônicas, analistas de negócios
duplicam esforços e dados. Esta prática compromete
Muitos de nós já testemunhamos reuniões que se a produtividade corporativa e aumenta custos.
degeneraram em batalhas entre analistas de Também transformam analistas de negócios como
negócios que defendem veemente sobre a pseudo-gerentes de Data Warehousings, enquanto
qualidade dos dados de suas planilhas eletrônicas. eles gastam um tempo desnecessário extraindo e
Eles gastam muito tempo argumentando sobre transformando dados em vez de analisá-los.
“que dados são corretos” que ajudam seus
executivos a analisar estratégias e tomar decisões. Exasperated by spreadsheet feuds and their drain on
Muitos usam a planilhas eletrônicas para protegem corporate productivity and effectiveness, many
sua estrutura organizacional e separar dados para executives finally recognize the need to invest in a
refletir positivamente a seu favor, algumas vezes às data warehouse and create a single version of the
custas dos outros. truth. But deploying a data warehouse doesn't
necessarily get rid of spreadmarts or the mentality
These spreadsheet feuds make it impossible for that created them. Analytic habits die hard,
organizations to create and maintain a single especially when there are political or cultural
version of the truth. Spreadsheets make it too easy reasons to resist change.
for groups to define their own metrics and collect
data from different sources at different levels of Irritados pelos feudos de planilheiros e pelos
granularity at different times. Thus, each desperdícios de produtividade e eficácia corporativa,
spreadsheet represents a unique view of the muitos executivos finalmente reconhecem a
organization, an independent data mart--or necessidade de se investir em Data Warehouse e
"spreadmart" if you will--whose data cannot be criar uma única versão da verdade. Mas
reconciled with other spreadmarts. implementar um Data Warehouse não significa
necessariamente livrar-se de “Spreadmarts” ou a
Estes feudos de planilheiros impossibilitam as mentalidade de quem os criou. Hábitos de análise
organizações de criarem e manterem uma versão morrem rápido, especialmente se existem razões
única da verdade. Planilhas fazem isto muito fácil políticas ou culturais de resistência a mudanças.
para grupos que definem suas próprias métricas e
coletam dados de diferentes fontes por meio de Consequently, many data warehousing managers
diferentes níveis de detalhamento e em diferentes find themselves in the untenable position of
tempos. Assim, cada planilha representa uma única competing for time, money, and attention against
visão da organização, um Data Mart independente, the spreadmarts that their data warehousing
ou “spreadmart” se você quer – onde dados não initiative was designed to replace.
podem ser reconciliados com outros spreadmarts.
Conseqüentemente, muitos gestores de Data
Moreover, by collecting and massaging their own Warehouse se acham em uma posição insustentável
data in spreadsheets, business analysts duplicate de competir por tempo, dinheiro e atenção diante de
effort and data. This practice hurts corporate iniciativas dos spreadmarts que foram designados a
productivity and increases costs. It also turns substituir.
business analysts into pseudo-data warehousing
managers, since they spend an inordinate amount
of time extracting and transforming data instead of
analyzing it.
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3. Taming Spreadsheet Jockeys
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Weaning Spreadsheet Jockeys
Frear os Planilheiros 3. Provide an incentive. Offer data, reports, and
functionality that business users cannot get
anywhere else. For example, the data warehouse (or
So, what is a data warehousing manager to do? dependent data marts) may provide cross-functional
How can you change analytic habits, resolve views of data, external data, or ways to annotate
informational turf wars, and eliminate spreadmarts and distribute individual reports, among other
that hold hostage the notion of creating a single things. Unless the data warehousing environment
provides at least 150 percent of the value of the
version of the truth? To many, these may be
spreadmarts, you won't stand a chance of stamping
insurmountable obstacles. Spreadmarts have out spreadmarts. Users have to recognize they are
caused the death of more than a few data gaining more than they are giving up.
warehousing initiatives. However, there are a 3. Ofereça um incentivo. Ofereça dados, relatórios e
number of things you can do to tame spreadsheet funcionalidades que usuários de negócios não possam
jockeys and their spreadmart creations. adquirir em qualquer outro lugar. Por exemplo, o Data
Warehouse (ou DataMarts centralizados) devem prover
visões funcionais cruzadas, dados externos ou ambientes
Assim, o que um gerente de Data Warehouse deve
para registrar e publicar relatórios individuais, entre
fazer? Como você pode mudar hábitos analíticos, outras coisas. A menos que o ambiente de Data
solucionando guerras entre áreas e eliminar Warehouse ofereça menos de 150% de valor em relação
planilhas que mantém refém a noção da criação da aos spreadmarts, você não terá chances de descartar os
spreadmarts. Usuários têm que reconhecer que eles
versão única da verdade? Para muitos, estes podem
estão ganhando mais para se renderem.
ser obstáculos insuperáveis. Entretanto, existe um
número de coisas que você pode fazer para domar
4. Make it easy to use and fast. Unless the new
planilheiros e a criação de “spreadmart”.
business analytic tools make it easy for business
users to access, find, and use the data warehousing
1. Start at the top. Build your first application to
environment, you lose. Also, users should not have
support the organization's top executives. Once
to wait more than five seconds to download or
they start using the data you provide, everyone else
refresh a report or run a query.
down the hierarchy will be forced to follow suit.
1. Comece pelo topo. Construa suas primeiras
aplicações para suportar os executivos do topo da 4. Faça fácil de usar e rápido. Caso novas ferramentas
organização. Quando eles começarem a usar os dados de negócios criadas pelos analistas de negócios tornem
que você provê, todos que estiverem em níveis inferiores fácil o acesso, localização e uso do ambiente do
serão forçados a seguir o modelo. DataWarehouse, você perderá. Além disso, usuários não
podem ter que esperar mais de 5 segundos para baixar
ou atualizar um relatório, ou rodar uma consulta.
2. Throw a pizza party. No joke. The only way you
can get a single version of the truth is to get all the
relevant business parties in a room long enough to 5. Go with the flow. Some users will never give up
hash out common definitions and rules for key their spreadsheets no matter how robust an analytic
business metrics. Buy plenty of pizza, lock the door, environment you provide. So, let them keep their
and post the CEO outside. Once you get spreadsheets, but configure them as front-ends to
enterprisewide buy-in to corporate metrics, the the data warehouse. This way, they can use their
informational turf wars will dissipate. spreadsheets to access corporate-approved data,
metrics, and reports. If they insist on creating new
2. Dê uma festa com pizza. Não é uma piada. A única
reports, provide an incentive for them to upload
saída que você pode ter uma versão única da verdade é
their reports to the data warehouse instead of
envolver a todos em festas de negócios marcantes em
distributing them via email. For example, deploy a
uma sala, por um período longo o bastante para
portal that lets them publish, subscribe, and
detalhar conceitos comuns e regras dos indicadores dos
collaborate on personal or workgroup reports.
negócios chave. Compre muita pizza, feche a porta e
deixe o presidente de fora. Quando você tiver se tornado 5. Abuse de fluxos. Alguns usuários nunca deixarão as
uma grande empresa, em termos de métricas planilhas eletrônicas, não importa quão robusto seja o
corporativas, as guerras informais entre áreas acabarão. ambiente analítico que você ofereça. Entretanto, deixe-os
mantendo as planilhas, mas configure-as como template
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4. Taming Spreadsheet Jockeys
By Wayne Eckerson
de dados fonte do Data Warehouse. Desta forma, eles Summary
podem usar as planilhas para acessar os dados
Resumo
corporativos oficiais, métricas e relatórios. Se insistirem
a criar novos relatórios, ofereça um incentivo para que Following the tactics described here will help you
utilizem seus relatórios no ambiente do Data Warehouse stamp out spreadmarts and deliver a single version
ao invés de enviá-los via e-mail. Por exemplo, of the truth. The key is to be patient. Analytic habits
desenvolva um portal com permissão de publicar,
don't change overnight. It will also take time for
atualizar e colaborar com relatórios pessoais e
departamentais. groups to transition their turf wars to other
battlefields. With a heavy dose of patience, strong
communications skills, and a robust data
6. Provide high quality data. If your data doesn't
match users' expectations, they won't use it. This warehousing environment, you should be able to
means you have to provide accurate data, and you tame the spreadsheet jockeys, or better yet, convert
must go out of your way to explain where you got them into enthusiastic proselytizers of the new
it, how it was calculated, and why it might differ
environment.
from the reports they've been used to seeing. This
meta data must be integrated into the fabric of the
application. That is, it must be displayed alongside Seguindo as táticas descritas aqui, ajudarão a
the report or data elements that users are viewing. descartar spreadmarts e entregar uma versão única
6. Ofereça dados com alta qualidade. Se seus dados da verdade. O segredo é ser paciente. Hábitos
não corresponderem às expectativas dos usuários, eles analíticos não mudam do dia para noite. Também
não irão usar. Isto significa que você tem que oferecer levará tempo para os grupos migrarem suas guerras
dados precisos, e precisa sair para explicar de onde
internas para outros campos de batalha. Com uma
vieram, como são calculados e porque podem ser
diferentes dos relatórios que os usuários estão usando. boa dose de paciência, grande capacidade de
Este metadados deve ser integrado com a produção da comunicação, um robusto ambiente de Data
aplicação. Ou seja, devem ser publicados ao lado dos Warehouse, você será capaz de domar os
relatórios ou dados que os usuários estão vendo. planilheiros, ou melhor ainda, convertê-los em
entusiastas pelo novo ambiente.
7. Sell, sell, sell. Once you've deployed a robust
data warehousing environment, never stop (ARTICLE APPEARED IN "CASE STUDIES &
communicating and demonstrating its benefits.
SOLUTIONS," JULY 8, 2004)
Show what extra value it provides and how much
time and money it saves individuals and the Source: http://www.tdwi.org/publications/display.aspx?ID=7167
organization. Emphasize what they get, not what
they give up. Translation and adaptation: René Doern (Consultant at Galeazzi &
Associados) - http://www.linkedin.com/in/renedoern ;
www.galeazzi.com.br
7. Venda, venda, venda. Quando você tiver o ambiente
do Data Warehouse robusto desenvolvido, nunca deixe
de comunicar e demonstrar os benefícios. Mostre qual o
valor adicional que é oferecido e quanto tempo e
dinheiro foi economizado na organização. Enfatize o que
foi feito, e não o que foi perdido.
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