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  • 1. Settore Catalogo bibliografico di Ateneo e trattamento del materiale Aleph 500 v.20:utilizzo del menù servizi ed estrazione dati per la valutazione della biblioteca Corso di formazione professionale a cura di Antonella Foto, Romina D’Antoni e Giovanna Russo
  • 2. Obiettivi del corso Scopo di questo corso è quello di consentire ai bibliotecari di utilizzare il modulo servizi e tutta la reportistica del sistema integrato gestionale Aleph500 per diversi scopi, tra cui:• misurazione, monitoraggio e valutazione dei servizi bibliotecari erogati attraverso il Sistema gestionale Aleph;• raccolta dati, manutenzione e ausilio degli strumenti informatici per ottimizzare e oggettivare i processi lavorativi in biblioteca;• controllo, manutenzione e aggiornamento dei record del catalogo;• controllo dell’uniformità, della standardizzazione e della coerenza dei dati inseriti;• estrazione di dati bibliografici e amministrativo/gestionali. 2
  • 3. Obiettivi del corsoAltri scopi fondamentali di questo corso sono quelli di:• promuovere l’uso della misurazione delle prestazioni e delle transazioni, gestite con ALEPH, come strumento importante per una gestione efficace della biblioteca;• mostrare l’uso di strumenti validi con lo scopo di ottenere e lavorare su risultati oggettivi e attendibili;• offrire strumenti per l’autovalutazione che, usati in maniera univoca e periodicamente, consentono raffronti storici nell’ambito di una biblioteca, secondo criteri normalizzati;• promuovere la conoscenza e l’uso di strumenti capaci di agevolare, standardizzare e ottimizzare la raccolta e la gestione di una grande mole di dati e i processi organizzativi connessi al loro utilizzo 3
  • 4. PremessaOggi le biblioteche universitarie in tutto il mondo riconoscono la necessità di strumenti per una gestione efficace. Questo interesse per l’aspetto gestionale è la conseguenza di cambiamenti che hanno interessato la struttura organizzativa delle biblioteche:• le biblioteche universitarie si servono ormai degli elaboratori elettronici per la gestione delle loro attività;• un sempre maggior numero di informazioni viene offerto su supporto elettronico;• le risorse finanziarie diminuiscono e le statistiche diventano fondamentali per orientare strategie di management efficaci. 4
  • 5. PremessaL’interesse per il monitoraggio statistico dei servizi bibliotecari e per la valutazione intermini di performance prende corpo nelle biblioteche anglo-americane tra gli anniSessanta e Settanta, sotto la spinta della diminuzione dei finanziamenti.Si comincia a parlare di:• Efficienza di gestione• Uso dei servizi da parte dell’utenzamettendo a punto sistemi di misurazione delle attività bibliotecarie e diquantificazione delle dimensioni assunte dai servizi, insieme alla capacità di rispostadella biblioteca alle esigenze informative degli utenti.Roberto VENTURA, Misurazione e valutazione statistica del servizio bibliotecario, in Guerrini, Mauro (diretta da), Biblioteconomia: guida classificata, 2007, p. 288 5
  • 6. PremessaLe biblioteche devono utilizzare tecniche efficaci di gestione dellaqualità, dove per qualità si intende un servizio o un prodotto che devesoddisfare o realizzare ciò per cui è pensato.La maggior parte delle biblioteche universitarie raccoglieregolarmente dati statistici sulle proprie risorse e i propri servizi,un’utile base per la misurazione delle prestazioni. Sulla base diuna batteria di indicatori, di seguito esposti, sarà possibile riuscire afornire degli standard-obiettivo su cui ciascuna biblioteca puòprogrammare il proprio percorso individuale e innescare unmeccanismo di autovalutazione che tenga conto sia delle specificitàdella singola biblioteca che della mission istituzionale all’interno di unSistema cooperativo. 6
  • 7. PremessaLa raccolta dei dati statistici,ovviamente, da sola non bastapoiché è fondamentalesoprattutto avere unostrumento di valutazione chepossa essere utilizzato comeuna bussola nella gestione diuna biblioteca. 7
  • 8. PremessaMisurare e valutare i dati significa, per i responsabili e glioperatori delle biblioteche, avere uno strumento che consentadi giudicare l’efficacia della propria struttura, capace di fornireinformazioni di base a supporto delle decisioni gestionali; lamisurazione porta alla luce la qualità della relazione che siinstaura tra la biblioteca e l’ambiente istituzionale, cioè tral’offerta di servizi bibliotecari e la domanda.Il feedback ottenuto consente di:• correggere le deviazioni rispetto agli obiettivi prefissati;• evidenziare scostamenti rispetto alle finalità e alla missione istituzionale.Roberto VENTURA, Misurazione e valutazione statistica del servizio bibliotecario, in Guerrini, Mauro (diretta da), Biblioteconomia: guida classificata, 2007, p. 288 8
  • 9. PremessaLa consapevolezza dell’importanza degli strumenti valutativinasce soltanto in un contesto bibliotecario fondato sullacentralità dell’utente, su un’ottica di servizio, su unaprospettiva di sistema aperto. La gestione di una bibliotecanecessita di un momento di verifica, identificato in letteraturacon il termine Feedback, ovvero il momento in cui si utilizzano leinformazioni di ritorno che il sistema restituisce per ricavareindicazioni operative ed eventualmente correggere il processo ditrasformazione degli input e degli output (numero documentiprestati, numero rinnovi... ). 9
  • 10. PremessaGli output da soli non bastano, devono essere valutati dairesponsabili di biblioteca in termini qualitativi. La misurazionedei dati che un sistema gestionale (come Aleph ad esempio) cipuò fornire è una fotografia esclusivamente quantitativa chedeve essere seguita da un’attenta analisi valutativa che abbiacome quadro di riferimento le statistiche passate.Alla base è necessario che vi siano criteri, scopi e obiettiviprefissati dalla Biblioteca in modo da comprendere edinterpretare eventuali criticità e prendere decisioni. 10
  • 11. PremessaGli obiettivi generali del management in biblioteca possonoessere espressi in termini di efficacia e efficienza.Per efficacia si intende il livello di qualità (ovvero il grado diraggiungimento degli obiettivi perseguiti e la soddisfazione degliutenti) dei servizi bibliotecari.L’efficienza invece attiene al controllo dei costi e al miglioreimpiego possibile delle risorse. Non una biblioteca, dunque, incentrata sulla raccolta dei documenti ma piuttosto sui servizi che essa eroga. 11
  • 12. PremessaLe modalità di rilevazione e di misurazione dei datie gli indicatori proposti sono tratte dalla letteraturaprofessionale internazionale e nazionale disponibilesull’argomento, relativamente alle sole misureche il Sistema Aleph consente di estrarre e che siintendono da integrare con altri indicatorifondamentali i cui valori sono acquisiti da altre fonti,esterne al sistema gestionale. 12
  • 13. PremessaGran parte della reportistica e quindi delle queries per larilevazione dei dati in Aleph sono state interamente programmate,sviluppate e testate da Giovanna Russo per il Settore catalogoBibliografico di Ateneo.Le customer service implementate non esistono didefault nel sw Aleph, il nostro Settore è tra i pochissimi ad avereprogrammato strumenti fondamentali per la misurazione e lavalutazione delle biblioteche in conformità ai valori diriferimento utilizzati in ambito nazionale e Internazionale estraibilida Aleph.
  • 14. La valutazione della biblioteca Rilevazione dei dati Acquisti Dotazione documentaria Iscritti al prestito Periodici correnti Prestiti Consultazioni in sede Documenti non utilizzati
  • 15. PremessaSi comincia con la rilevazione dati attraverso le misure, ovvero le entità che lasingola struttura deve rilevare utilizzando criteri normalizzati. Una voltaraccolti i dati, secondo i parametri che saranno illustrati, si procedeall’elaborazione dei dati con l’ausilio di indicatori, di cui si mostreranno lemodalità di calcolo e una traccia interpretativa. Infine si procederà allavalutazione e al confronto dei dati ottenuti.1. Rilevazione dei dati – Misure2. Elaborazione dei dati raccolti – Indicatori, modalità di calcolo e interpretazione3. Valutazione – Metodi e strumenti 15
  • 16. AcquistiDefinizione: con il termine acquisti si intende l’insiemedei volumi a stampa, degli audiovisivi e dei documentielettronici aventi natura di monografie, acquistatidurante l’anno solare oggetto della rilevazione.Gli acquisti hanno una funzione fondamentale, perchél’utilizzo di criteri consapevoli di scelta e selezione deidocumenti improntano la “fisionomia culturale” dellaBiblioteca, denotandone la vitalità. 16
  • 17. AcquistiIncludere:• Tutti i documenti cartacei (volumi, opuscoli, ecc.) o su qualsiasi supporto registrati (videocassette, CD-audio, CD-ROM, ecc.) di tipo monograficoEscludere:• i periodici (cartacei ed elettronici)• i documenti miscellanei o misti• acquisti di antiquariato 17
  • 18. Acquisti Quando si effettua questa rilevazione?La rilevazione degli acquisti si deve effettuare afine anno.Il totale si ricava utilizzando il report “dotazione(p-custom 15)”, escludendo i periodici, ilmateriale antico e le tesi. 18
  • 19. Acquisti /Rilevazione Come si effettua la misurazione degli acquisti?Tramite una delle customer service che si possono interrogaredal Modulo catalogazione di Aleph: Report dotazionedocumentaria (p-custom-15). 19
  • 20. Acquisti /RilevazioneCome si effettua la misurazione degli acquisti? 20
  • 21. Acquisti /RilevazioneRecupero da task manager selezionando la Library: PAL50 21
  • 22. Acquisti /RilevazioneAcquisti/accessioni• Sublibrary: FSPOL• Range cronologico (anno della rilevazione): 2012• Estrarre i documenti monografici cartacei e digitali (BK, ER, VM…)• TOTALE misura ACQUISTI: – 662 (monografie con inventario 2012) 662 monografie 22
  • 23. Dotazione documentariaDefinizione: con l’espressione dotazione documentariaSi intende la collezione moderna, ovvero l’insiemedi monografie e opere in continuazione a stampa,audiovisivi, CD-ROM di natura monografica etc. chesiano:- disponibili alla fruizione;- non siano obsoleti. 23
  • 24. Dotazione documentariaIncludere• Le categorie di documenti elencati, purché abbiano meno di vent’anni di vita, intervallo dopo il quale, nella maggior parte dei casi, essi perdono la loro carica di attualità o attrattiva per i lettori – Audiovisivi – VM – Multimediali – ER monografici – Volumi (monografie, repertori…) - BK 24
  • 25. Dotazione documentariaEscludere• Periodici, anche su CD-ROM• MiscellaneeLa rilevazione è annuale e il conteggio avviene per unitàdocumentarie utilizzando una delle customer service(report dotazione – p-custom-15), filtrata per tipologia dipubblicazione.La rilevazione può essere effettuata solo se la biblioteca ha ilpatrimonio regolarmente inserito in Aleph, altrimenti si intendeda integrare. 25
  • 26. Dotazione documentaria / Rilevazione1. si ricavano i documenti acquisiti negli ultimi venti anni2. si detraggono fondi pregressi reingressati, periodici, documenti in cattive condizioni3. Si utilizza sempre la p-custom-15 con range cronologico tarato sugli ultimi 20 anni. 26
  • 27. Dotazione documentaria / RilevazioneDotazione documentaria• Sublibrary: FSPOL• Range cronologico: ultimi 20 anni• Estrarre i documenti monografici cartacei e digitali (BK, ER, VM…)• Sottrarre al totale: periodici, tesi (che non devono comunque avere un numero di inventario e che, se presenti nel report, sono da correggere nel mod. copie), materiale antico, fondi reingressati, copie con status non prestabile [02] e smarrito [03]• TOTALE misura Dotazione Documentaria: 12.130 27
  • 28. Iscritti al prestitoDefinizione: si considerano iscritti al prestito tutti gli utentiche hanno una tessera attiva Aleph in biblioteca e che hannopreso almeno un documento in prestito durante l’anno delrilevamento.Quando deve essere effettuata la rilevazione?La rilevazione avviene a fine anno.Il dato si ricava attraverso il report“Utenti attivi per biblioteca”(p custom-012), dal menù servizi,Customer service, del modulocatalogazione. 28
  • 29. Iscritti al prestito /Rilevazione 29
  • 30. Iscritti al prestito /Rilevazione 30
  • 31. Iscritti al prestito /Rilevazione 31
  • 32. Iscritti al prestito/Esito Rilevazione della misura “ISCRITTI AL PRESTITO” Sublibrary: DSFIL Iscritti totali al prestito al ../../….: 1.707 Studenti: 1480 Dottorandi: 72 Docenti: 85 Dipendenti: 18 Esterni: 37 Istituzioni convenzionate: 5 Erasmus: 50 Iscritti dal web: 50 (sottrarre dal totale) 32
  • 33. PrestitiDefinizione:per prestiti si intende il numero totale di documenticoncessi durante l’anno della rilevazione agliutenti affinché possano consultarli fuori dallabiblioteca per un periodo di tempo determinato.Quando effettuare le rilevazione dei prestiti?Bisogna effettuarla a scadenze preordinate (ognisettimana, ogni mese, ogni semestre … ) e a fineanno trarre la somma complessiva. 33
  • 34. Prestiti /RilevazioneCome si effettua la misurazione dei prestiti?Dal menù servizi del Modulo catalogazione selezionare: p-custom-09 34
  • 35. Prestiti / RilevazioneCome si effettua la misurazione dei prestiti?Selezionare la biblioteca e inserire le date di interesse 35
  • 36. Prestiti /Rilevazione TOTALE misura PRESTITI: 2.995* * Dato da integrare con i rinnovi Utilizzando analogamente la p-custom-10 36
  • 37. Consultazioni in bibliotecaDefinizione: per consultazioni si intende il numero totale di documentirichiesti per la lettura in sede selezionati per intervallo di data ed ora.Come si effettua la rilevazione delle consultazioni? FASE 1: si seleziona dal Mod.catalogazione il servizio: p-custom-07. FASE 2: Il totale ricavato dalla FASE 1deve essere integrato con il risultato che si ottiene lanciando il report generalesulla circolazione [cir-30] ed estraendo il numero corrispondente allo status 06FASE 1 37
  • 38. Consultazioni in biblioteca / FASE 1: rilevazione 38
  • 39. Consultazioni in biblioteca /FASE 2: rilevazione Il risultato recuperato da questo report e riferito alle copie con status 06 deve essere sommato al risultato della p-custom-07 (FASE 1) 39
  • 40. Documenti non utilizzatiDefinizione: questo dato rappresenta il numero di documenti,acquisiti negli ultimi dieci anni, ammessi al prestito, mai richiestidall’utenza.Quando effettuare la rilevazione?Poiché la rilevazione fotografa la situazione alla data attuale, èpossibile valutare l’andamento dei prestiti solo con rilevazionisuccessive e cadenzate (ogni mese,ogni semestre, ogni anno…) 40
  • 41. Documenti non utilizzati / Rilevazione Come si effettua la misurazione dei documenti non utilizzati?E’ una delle customer service che possono essere interrogate dalModulo catalogazione di Aleph, menù servizi (p-custom-16). 41
  • 42. Documenti non utilizzati / Rilevazione La rilevazione può essere effettuata su range cronologici differenti (ultimo anno, ultimi 3-5…)Le datefiltrano idocumentisulla datadi inventariodegli ultimi10 anni 42
  • 43. Documenti non utilizzati / Rilevazione 43
  • 44. Documenti non utilizzati / Rilevazione La procedura è stata implementata escludendo dal conteggio tutte le copie non destinate al prestito. Tutti i report sono utili sia per la raccolta dei dati sia perché evidenziano eventuali incongruenze! Esempio: ISSUE (fascicolo) con status prestabile. 44
  • 45. Periodici correntiDefinizione: tutti i periodici di cui è attivo l’abbonamento durante l’anno di riferimento tenendo conto della data di inventariazione Utilizzare la p- custom-15 ed estrapolare dal report solo il formato issue 45
  • 46. Riepilogo rilevazione dati e procedureAcquisti *“Report dotazione “p-custom-15, filtro su data inventario: anno rilevazione dalla_data alla_data (es. 01/01/2011 – 01/01/2012 per ottenere tutte le acquisizione divise per tipo di status, materiale e sezione]Dotazione documentaria *“Report dotazione“ - p-custom-15, filtro su data inventario: ultimi venti anni es. Dalla_data 01/01/1992 Alla_Data 01/01/2012 : conteggiare solo le copie del formato BOOK]Iscritti al prestito *“Report utenti attivi per biblioteca – p-custom-12, filtro data scadenza >data oggi : effettuare la rilevazione a inizio anno]Periodici correnti *“Report dotazione “p-custom-15, filtro data inventario: anno rilevazione, conteggiare solo copie formato ISSUEPrestiti [prestiti + rinnovi] + [ILL attivi e DD attivi]: usare statistiche generali della circolazione cir- 30 e/o cir-31 filtro data e tipo e di attività *“Statiche prestiti suddivise per… “p-custom-09, filtro data e ora *“Statiche rinnovi suddivise per… “p-custom-10, filtro data e oraConsultazioni in sede – uso in house + prestiti status copia 06 *“Statiche consultazioni suddivise per… “p-custom-07, filtro data + cir-30 conteggiando solo status 06]Documenti non utilizzati *“Conta copie non movimentate “p-custom-16, filtro num_prestiti=0 alla data odierna] 46
  • 47. Esercitazioni Rilevazione dei dati
  • 48. Esercitazione 1: Acquisti• Formare un gruppo di 5/6 persone e lavorare su un unico computer;• Accedere, con le credenziali di uno dei componenti del gruppo, al Modulo catalogazione di Aleph• avviare dal menù servizi, la customer service dotazione documentaria (p-custom-15);• utilizzare gli appositi filtri (sublibrary e range cronologico ULTIMO ANNO)• recuperare il dato da task manager• conteggiare le monografie, escludere Tesi, Antico, ISSUE. 48
  • 49. Esercitazione 2: Dotazione documentaria• Formare un gruppo di 5/6 persone e lavorare su un unico computer;• accedere con le credenziali di uno dei componenti del gruppo, al Modulo catalogazione di Aleph• avviare dal menù servizi, la customer service dotazione documentaria (p-custom-15);• utilizzare gli appositi filtri (sublibrary e range cronologico ULTIMI VENT’ANNI)• recuperare il dato da task manager• conteggiare le monografie, escludere Tesi, Antico, ISSUE. 49
  • 50. Esercitazione 3: Iscritti al prestito• Formare un gruppo di 5/6 persone e lavorare su un unico computer;• accedere con le credenziali di uno dei componenti del gruppo, al Modulo catalogazione di Aleph• avviare dal menù servizi, la customer service Report utenti attivi per biblioteca (p-custom-12);• utilizzare gli appositi filtri (sublibrary e range cronologico ULTIMO ANNO)• recuperare il dato da task manager 50
  • 51. Esercitazione 4 : Prestiti• Formare un gruppo di 5/6 persone e lavorare su un unico computer;• accedere con le credenziali di uno dei componenti del gruppo, al Modulo catalogazione di Aleph• avviare dal menù servizi, la customer service Report Prestiti (p-custom-09);• utilizzare gli appositi filtri (sublibrary e range cronologico ULTIMO ANNO)• recuperare il dato da task manager 51
  • 52. Esercitazione 5: Consultazioni in biblioteca• Formare un gruppo di 5/6 persone e lavorare su un unico computer;• accedere con le credenziali di uno dei componenti del gruppo, al Modulo catalogazione di Aleph• avviare dal menù servizi, la customer service Report Uso in house (p-custom-07) e dal Mod. circolazione il report Statistiche generali della circolazione” con filtro “status copia” (cir-30);• utilizzare gli appositi filtri (sublibrary e range cronologico ULTIMO ANNO)• recuperare i dati da task manager 52
  • 53. Esercitazione 6: Documenti non utilizzati• Formare un gruppo di 5/6 persone e lavorare su un unico computer;• accedere con le credenziali di uno dei componenti del gruppo, al Modulo catalogazione di Aleph• avviare dal menù servizi, la customer service Report conta copie non utilizzate (p-custom-16);• utilizzare gli appositi filtri (sublibrary e range cronologico ULTIMO ANNO)• recuperare il dato da task manager 53
  • 54. Esercitazione 7 : Periodici correnti• Formare un gruppo di 5/6 persone e lavorare su un unico computer;• accedere con le credenziali di uno dei componenti del gruppo, al Modulo catalogazione di Aleph• avviare dal menù servizi, la customer service Report dotazione documentaria (p-custom-15), ricavando il dato dal fmt ISSUE;• utilizzare gli appositi filtri (sublibrary e range cronologico ULTIMO ANNO)• recuperare il dato da task manager 54
  • 55. Gli indicatori Indice della dotazione documentaria Indice dotazione di periodici Indice incremento dotazione documentaria Indice di impatto Indice di prestito Uso delle raccolte Indice di fidelizzazione Documenti non utilizzati
  • 56. Indicatore di prestazione Esprime quantitativamente il livello di rendimento di un’organizzazioneLa misurazione delle prestazioni va oltrel’analisi dei dati assoluti, piuttosto raffronta idati e li combina e correla agli obiettivi,alla storia e alla mission dellabiblioteca. 56
  • 57. La misurazione delle prestazioni… consentirà di:- Valutare se gli scopi e gli obiettivi sono o troppo ambiziosi o troppo modesti- Se i bisogni dell’utenza sono cambiati- Valutare qualità, insuccessi, modi di migliorare 57
  • 58. Indicatori di prestazione 1:Indice della dotazione documentariaL’indice mette in relazione la dotazione documentaria con laPopolazione (utenza potenziale). Serve a verificare l’adeguatezza dellacollezione moderna (acquisita dalla biblioteca negli ultimi venti anni)in rapporto all’utenza potenziale ( es. docenti + ricercatori, + assegnisti+ personale + studenti) CALCOLO Dotazione documentaria/popolazione 58
  • 59. Indicatori di prestazione1:Indice della dotazione documentaria CALCOLO Dotazione documentaria/popolazione 59
  • 60. Indicatori di prestazione 1:Indice della dotazione documentaria EsempioMisura: dotazione documentaria modernaReport Aleph: Dotazione (p-custom-15)Filtri:Biblioteca: FSPOLPeriodo: ultimi 20 anni di inventarioRisultato: 12.130Utenza potenziale: - > 2.350* [*dato fittizio per la dimostrazione. Il calcolo deve essere effettuato con indagine interna ESEMPIO: Biblioteche centrali: iscritti totali alla Facoltà, docenti totale, personale T.A. Ricercatori totale Biblioteche Dipartimento: Iscritti Corsi di laurea o alle lezioni dei docenti del Dipartimento, Docenti del Dip. Ricercatori del Dip., etc.] 60
  • 61. Indicatori di prestazione 1:Indice della dotazione documentaria CALCOLO 12.130 (dot. documentaria) / 2.350 (utenza potenziale) = 5,15 (documenti monografici disponibili per utente) InterpretazioneUn valore alto dell’indicatore è da interpretare positivamente inquanto denota un patrimonio ricco e un’offerta adeguata. Nonnecessariamente però un gran numero di documenti denota unloro maggiore uso oppure un’alta soddisfazione da parte degli utenti.Una corretta interpretazione di questo indicatore DEVEessere fatta parallelamente alla valutazione degli indici dicircolazione e prestito. 61
  • 62. Indicatori di prestazione 2:Indice dotazione di periodiciL’indice della dotazione dei periodici mette inrelazione il numero dei periodici correnti con lapopolazione; serve a verificare l’adeguatezza delpatrimonio di periodici “attivi” messo adisposizione della biblioteca. CALCOLO Periodici correnti / popolazione x 1.000 62
  • 63. Indicatori di prestazione 2:Indice dotazione di periodici ESEMPIOBiblioteca: FSPOLMisura: dotazione documentaria (anno 2012)Report Aleph: Dotazione (p-custom-15) – FMT= SERisultato: 49Utenza potenziale/Popolazione: docenti, ricercatori,assegnisti, personale, studenti - > 2.350 63
  • 64. Indicatori di prestazione 2:Indice dotazione di periodici CALCOLO (standard IFLA) 49 (periodici correnti) / 2.350 (utenza potenziale) x 1.000 = 20,85 Interpretazione Un indice alto è da interpretarsi positivamente perchédenota un patrimonio di periodici consistente e variegato. Indicatori correlati: tuttavia il dato deve essere letto in relazione al numero di consultazioni dei periodici correnti da parte dell’utenza, rilevabile con il Log della circolazione[cir-21] per visualizzare i titoli richiesti dagli utenti). (grado di soddisfazione) 64
  • 65. Approfondimento dell’Indice di dotazione dei periodici Titoli di periodici richiestiVerifica dei titoli dei periodici che vanno in consultazione. Accedere al report daCircolazione>Servizi>Report. Selezionare Log della circolazione[cir-21] per visualizzare ititoli richiesti dagli utenti). 65
  • 66. Indicatori di prestazione 3:Indice incremento dotazione documentariaDefinizione: è un indicatore che mette in relazione gli acquisti della bibliotecacon la popolazione.Obiettivi: serve a verificare l’impegno profuso dalla biblioteca per aumentare l’offertadocumentaria e per mantenerla aggiornata. CALCOLO Acquisti / Popolazione x 1.000 66
  • 67. Indicatori di prestazione 3:Indice incremento dotazione documentariaSi utilizza il report p-custom-15 (dotazione documentaria), sottraendo dal totale i formati ISSUE, ISSBD,TESI CALCOLO Acquisti / Popolazione x 1.000 671 / 2.350 x 1.000= 285.53 Indicatori correlati: spesso si registra un rapporto di causa-effetto tra l‟aumento dell‟indice di Incremento della dotazione documentaria e l‟aumento dell‟indice di prestito: è utile costruire le serie di dati su acquisti e prestiti degli ultimi tre anni per verificare l‟andamento dell‟indice di prestazione 67
  • 68. Indicatori di prestazione 4:Indice di impattoDefinizione: è un indicatore che definisce la percentuale degliiscritti al prestito sul totale della popolazione (utenza potenziale)Obiettivi: serve a verificare l’impatto della biblioteca sui suoiutenti potenziali, ovvero il suo radicamento nell’Istituzione diriferimento 68
  • 69. Indicatori di prestazione 4:Indice di impatto 1. Gli utenti potenziali sono gli utenti istituzionali, ovvero coloro che sono i primi e principali titolari del diritto all’uso della biblioteca 2. Gli utenti effettivi sono quelli istituzionali che hanno fatto uso dei servizi della biblioteca in un determinato lasso di tempoE’ possibile affinare ulteriormente l’uso dell’indicatore segmentando gliutenti istituzionali in base allo status (studenti, docenti, ricercatori, etc.). 69
  • 70. Indicatori di prestazione 4:Indice di impatto Metodo per stimare il tasso di penetrazione1. Nelle biblioteche in cui il prestito è il servizio più richiesto dagli utenti, si può effettuare un’analisi sugli iscritti attivi2. Si può analizzare e mettere a confronto il numero di utenti potenziali e quelli realmente iscritti in bibliotecaN.B. Una valutazione più articolata del gradimento espresso dalla popolazione circa i servizi della biblioteca può essere fatta utilizzando anche altri indicatori sui servizi e sull’utenza 70
  • 71. Indicatori di prestazione 4:Indice di impattoL’indice di impatto definisce la percentuale degli iscritti al prestito sul totaledella popolazione (v. utenza potenziale); serve a verificare il radicamentonella realtà di riferimento. Per calcolare gli utenti attivi , ossia iscritti alprestito, di una biblioteca, utilizzare dal menù servizi Customer servicesp-custom-12 CALCOLO (standard IFLA) Iscritti al prestito per biblioteca/popolazione x 100 683 (utenti attivi FSPOL) / 2.350 x 100 = 29.03 71
  • 72. Indicatori di prestazione 5:Indice di prestitoDefinizione: L’indice di prestito rileva il numero di prestiti annuali rispetto allapopolazione.Obiettivi: serve a valutare l’efficacia della biblioteca e la sua capacità di promuoverel’uso delle raccolte.Per rilevare il numero dei prestiti e dei rinnovi per biblioteca entrare nel mod.circolazione  servizi > statistiche> Statistiche gen. della circolazione (cir-30) CALCOLO Prestiti / popolazione ESEMPIO Prestiti + rinnovi 2012 (DPSIC) / popolazione 3.660 / 2.000* = 1.83 [*dato fittizio per la dimostrazione. Il calcolo deve essere effettuato con indagine interna ESEMPIO: Biblioteche centrali: iscritti totali alla Facoltà, docenti totale, personale T.A. Ricercatori totale Biblioteche Dipartimento: Iscritti Corsi di laurea o alle lezioni dei docenti del Dipartimento, Docenti del Dip. Ricercatori del Dip., etc.] 72
  • 73. Indicatori di prestazione 6: Uso delle raccolteDefinizione: l’indicatore Uso delle raccolte è il rapporto fra il numero delletransazioni d’uso dei documenti, effettuate in un determinato lasso di tempo,ed il numero complessivo di documenti delle raccolte. Per transazioni siintende sia il prestito che la consultazione in sede.Obiettivi: questo indicatore determina il grado d’uso delle raccolte e quindila loro qualità.Può risultare particolarmente utile per la valutazione di testi di usocorrente e anche per la quantificazione dell’uso in sede della propria documentazione.Metodo:• numero di prestiti effettuati in un determinato lasso di tempo• numero di consultazioni• numero totale dei documenti delle raccolte (degli ultimi 20 anni) 73
  • 74. Indicatori di prestazione 6: Uso delle raccolteDefinizione: mette in relazione il numero totale dei prestiti e delleconsultazioni con la dotazione documentaria (ultimo ventennio) dellabibliotecaObiettivi: rileva il tasso d’uso della collezione e la qualità delle raccolte CALCOLO Prestiti + rinnovi (cir 30) + prestiti interbibliotecari attivi + document delivery attivi + consultazioni in biblioteca / patrimonio docum. (custom 15) X 100 ESEMPIO3.660 (Prestiti+rinnovi dpsic) + 100 (ILLa) +100 (DDa) + 3.500 / 12.781 x 100 = 57.58 % 74
  • 75. Indicatori di prestazione 7: Indice di fidelizzazioneDefinizione: mette in relazione il numero dei prestiti con il numero degliiscritti al prestito della biblioteca.Obiettivi: verifica la frequenza di lettura e quindi il grado di fedeltà degliutenti alla biblioteca.N.B. Se il valore alto dell’indice di fidelizzazione è contestuale a valori bassi dell’indice di prestito (numero prestiti/patrimonio) e dell’indice di impatto (iscritti al prestito/popolazione) potrebbe anche significare che la biblioteca è molto attenta a soddisfare i pochi utenti che la frequentano ma fa molto poco per avvicinare l’utenza potenziale non ancora raggiunta. CALCOLO Prestiti / iscritti al prestito 1,408 / 683 (utenti attivi FSPOL) = 2,06 75
  • 76. Indicatori di prestazione 8:Indice documenti non utilizzatiDefinizione: questo indicatore rappresenta la percentuale dei documenti dellacollezione, ammessi al prestito, non richiesti in un determinato lasso di tempo.Obiettivi: è un indicatore che serve a determinare quale parte della collezioneammessa al prestito non è utilizzata e completa l’analisi sull’uso delle raccolte.Questo indicatore è utile per decidere se valorizzare queste risorse, spostarle inun magazzino remoto e quindi attivare il prestito solo su prenotazione congiorni di distribuzione stabiliti dalla biblioteca!Metodo: occorre raccogliere alcuni dati:• Numero documenti ammessi al prestito• Numero documenti non richiesti in un determinato lasso di tempo (es. tra 1 e 10 anni). 76
  • 77. Indicatori di prestazione 8:Indice documenti non utilizzatiCalcolo: numero di documenti della collezione ammessa al prestito non richiestidiviso per il numero di documenti presenti in questa collezione, moltiplicato per100.Esempio: La biblioteca possiede 12.226 documenti (dotazione documentariamoderna – p-custom-15), di cui 10.305 ammessi al prestito e il report di Alephregistra 8.353 documenti ammessi al prestito ma mai richiesti; dato rilevabile conla procedura attivabile da Customer services > Conta copie non movimentate (pcustom-16)• 8.353 / 10.305 x 100= 81 % [percentuale di documenti NON utilizzati dagli utenti] 77
  • 78. Indicatori di prestazione 8: Indice documenti non utilizzatiInterpretazione:• documenti obsoleti• meno accessibili perché in locali fisicamente distaccati• schede catalografiche solo in cartaceo, non rintracciabili sull’Opac• appartenenti ad una specifica area tematicaSoluzioni per il miglioramento delle performance:• Rivedere la politica degli acquisti• promuovere l’uso di queste raccolte di cui gli utenti potrebbero ignorare l’esistenza a causa della loro infelice dislocazione o condizione catalografica; portare alcuni documenti al front-office per dar loro visibilità 78
  • 79. EsercitazioniFormare gruppi di 5 persone:1. Calcolare l’indice della dotazione periodici di una biblioteca considerando una popolazione di 20.000 unità2. Calcolare l’indice della dotazione documentaria di una biblioteca3. Calcolare l’indice di impatto di una biblioteca considerando il servizio di prestito4. Calcolare l’indice di prestito di una biblioteca5. Calcolare la percentuale di documenti non utilizzati in una biblioteca 79
  • 80. Strumenti di lavoroTutte le procedure di Aleph utili per la gestione dei processi produttivi in Biblioteca! Report bibliografici e amministrativi
  • 81. Aleph 500 v. 20 Guida al menù dei servizi• Menu Servizi di Aleph500• Estrazione di record bibliografici• Procedure di stampa di tipo “Print”• Estrazione di record gestionali SW Aleph 500: utilizzo del menù servizi ed estrazione dati 81
  • 82. 1. Il Menu Servizi di Aleph500• Il Menu Servizi di Aleph mette a disposizione una serie di procedure per estrarre dati sia bibliografici che gestionali.• Ogni Modulo di Aleph500 comprende il menù Servizi: tali servizi sono funzione del modulo stesso• Per effettuare estrazioni di dati occorre essere connessi:• alla base PAL01 (modulo Catalogazione) per effettuare estrazioni di record bibliografici• alla base PAL50 per effettuare estrazioni di record gestionali (tab Copie di Catalogazione e moduli Circolazione e Acquisizione/Periodici per ottenere report su liste scaffale, inventari, utenti, prenotazioni, prestiti , fascicoli in attesa etc. SW Aleph 500: utilizzo del menù servizi ed estrazione dati 82
  • 83. 1. Il Menu Servizi di Aleph500A partire dai dati estratti da Aleph è possibile, poi, realizzarediversi tipi di tabulati in formato Excel o Word, a seconda delleprocedure adottate.In particolare si possono realizzare:1. tabulati Word contenenti dati bibliografici completi, estratti dallebasi PAL01 o PAL50, oppure dati bibliografici essenziali integraticon le collocazioni delle copie2. tabulati Excel contenenti dati bibliografici essenziali e datigestionali completi, estratti dalla base amministrativa PAL50.Le diverse procedure sono da utilizzare opportunamente, aseconda delle specifiche esigenze (realizzazione di bibliografie,liste di nuove accessioni, elenchi per revisioni e controlli di variotipo). SW Aleph 500: utilizzo del menù servizi ed estrazione dati 83
  • 84. Selezionare il Menù ServiziPer effettuare estrazioni di dati occorre essere connessi:• alle basi PAL01 per effettuare estrazioni di record bibliografici (Mod.catalogazione  Menu “ALEPH” >• alla base PAL50 per effettuare estrazioni di record gestionali (sempredal Menu “ALEPH” 84
  • 85. Estrazioni di record bibliograficiQueste estrazioni servono a recuperare record bibliografici contenuti nel Catalogoselezionando ed utilizzando, a seconda delle esigenze, diversi parametri .Vengono denominate procedure “RET” ( = “retrieval”, cioè “recupero di dati”)e permettono di “estrarre” dati bibliografici sintetici indicando il numero di documenti“recuperati”. NON CONSENTONO la visualizzazione di tali documenti, che può essere effettuata tramite altre procedure (di “stampa”) illustrate in un secondo tempo. SW Aleph 500: utilizzo del menù servizi ed estrazione dati 85
  • 86. Procedure: RET-01, RET -03Due principali procedure Retrieval sono:RET 01: recupera record dal catalogoRET 03: recupera record usando CCL SW Aleph 500: utilizzo del menù servizi ed estrazione dati 86
  • 87. RET -01La RET-01 recupera record bibliografici principalmente per determinati“range” (“intervalli”) sequenziali, p. es.:“dal n di documento … al n di documento…”“dalla data di creazione … alla data di creazione …”“data copia da … alla data copia a …”“dal testo… al testo …” (testo contenuto in un determinato campo ed eventuale sottocampo) NOTA BENE: prima di lanciare una procedura ret-01, è necessario agire su una ripartizione preliminare di documenti, in modo tale da operare su un numero di dati delimitato (e non sull’intero database). Questa ripartizione si ottiene tramite un’estrazione di tipo ret-03, per cui si descriverà nel seguito prima questa procedura e successivamente l’estrazione tramite ret- 01 87
  • 88. RET-03 Recupera record usando CCLLa RET-03, invece, recupera insiemi di record bibliografici chepresentano una determinata “caratteristica” in comune indeterminati campi, p. es. una stessa parola nel campo “titolo”o “autore”, ecc. del record bibliografico, o anche lo stessocodice di biblioteca nel campo “sottobiblioteca” delle copiecollegate.La procedura si avvale del CCL (Common CommandLanguage”) e utilizza stringhe appartenenti a tale linguaggiocome filtro per l‟estrazione: es. “WAU=„Eco‟ and WTI=„rosa‟”restituirà tutti i record con Eco nel campo autore e rosa nelcampo titolo 88
  • 89. RET-03: Recupera record usando CCLLa funzione Ricerca CCL è’ una “ricerca per parola” che si imposta utilizzando i codici del CCL e opportuni operatori booleani: AND, OR, NOT che servono a definire meglio i filtri per l’estrazioneEsempi di codici:WBI > ( Parole nel campo Biblioteca )WFON > ( Parole nel campo Fondo/Sezione)WLO > (Parole nel campo Collocazione)WAU > (Parole nel campo Autore)WRD > (Parole nel campo Tutti i campi)WTI > (Parole nel campo Titolo)WPU > (Parole nel campo Editore)WSU > (Parole nel campo Soggetto)WYR > (Parole nel campo Anno)Nell’Opac-Web del Catalogo si può trovare un elenco dei principali codici diricerca per parola 89
  • 90. RET-03: Recupera record usando CCL - Esempio Nel campo “Frase in Command Language” va formulata una “stringa di ricerca” Nell‟esempio si chiede di cercare tutti i documenti appartenenti alla Sezione: DPUB che hanno come Parole del titolo Diritto Internazionale I campi relativi all‟“Ora di Esecuzione” di norma rimangono invariati, si modificano, agendo sul Nel campo “File di Output” va inserito un menu a tendina, solo nel caso in cui si voglianome che identifichi il File >nell‟esempio “ret03dir” ritardare il momento dell‟ esecuzione. Si lancia quindi la procedura cliccando sul pulsante Esegui 90
  • 91. Ret-03: risultato dell’estrazione Scheda riassuntiva impostazioni di ricerca Selezionare Log File Risultato estrazione: 303 doc. 91
  • 92. Estrazione SET dalla GUI di ALEPHE’ possibile ottenere set di record bibliografici anche utilizzando nella GUI la modalità di ricerca CCL egli operatori booleani : i vantaggi sono la possibilità de selezionare più basi contemporaneamente e lavelocità della risposta • Cliccare sul tasto a dx SALVA e inserire il nome con cui identificare il file • CARICA chiede il nome di uno dei file precedentemente salvati sul server con il tasto salva e che si desidera rivedere • VISUALIZZA mostra nel pannello inferiore il dettaglio del singolo record 92
  • 93. RET-01: recupera record dal Catalogo (utilizzando il file creato dalla RET-03 o il SET salvato nella GUI)Dal Menù ServiziRecupera record catalograficiRecupera record dalcatalogo (Ret-01)A partire dall’“insieme” recuperato attraverso la RET-03, è possibile affinareulteriormente l’estrazione utilizzando, ora, la procedura RET-01.Tale procedure è attivabile anche utilizzando il set ottenuto con la ricerca nella GUI.• nel campo “file di input” della RET-01 > inserire il nome attribuito al fileprecedentemente estratto con la procedura RET-03 (es.: ret03dir) o il nome attribuito (con salva) a un set di record esito di una ricerca dalla gui• nel campo “file di output” inserire un nuovo nome (es.: ret03copie)• inserire un intervallo di date per limitare la ricerca (nell’esempio riportato il “limite” è costituito dalla data di creazione della copia “data copia da”…. “data copia a”) 93
  • 94. RET-01: recupera record dal CatalogoDal Menù ServiziRecupera record catalograficiRecupera record dal catalogo (Ret-01) – File di Input:utilizzare il file creato dalla Ret-03 o il SET ottenuto dalla GUI; File di Output: scegliere un nuovo nome 94
  • 95. RET-01: recupera record per catalogatoreA partire dal set recuperato attraverso la ricerca sulla GUI, p.e. per sublibrary èpossibile affinare ulteriormente l‟estrazione utilizzando la procedura RET-01. 95
  • 96. RET-01: recupera record per catalogatore•nel campo “file di input” della RET-01 > inserire il nome attribuito al set ottenuto dalla GUI: es. DIURA•nel campo “file di output” inserire un nuovo nome: es. diura-costantini•Inserire il nome del catalogatore e un “range” di date per limitare la ricerca (nell‟esempio riportato il “limite” è costituito dalla data di creazione dei record “ 96
  • 97. Verifica delle estrazioni• E’ possibile, dopo aver eseguito le procedure (RET-03 e RET-01), controllare il risultato ottenuto, per fare questo occorre:• Cliccare sull’icona del porta penne• Cliccare sotto TASK MANAGER su LOG BATCH per verificare lo stato dell’estrazione 97
  • 98. Ret-01: risultato dell’affinamento dell’estrazione tramite ret-03 con un intervallo di date di creazione copie Per controllare l‟effettiva conclusione dell‟operazione cliccare su refresh finchè non compare “end” e status “successo” 98
  • 99. Procedure di stampa di tipo “Print”Le procedure di tipo “RET” recuperano i numeri di sistema dei documenti chesoddisfano le condizioni definite nei filtri: tale elenco va trasformato in modo da ottenerereport “leggibili”Si utilizzano dunque altre procedure dette di “stampa” esse sono:• Print-01 formato personalizzato• Print-08 formato colonneLa Print-01 permette di realizzare tabulati Word contenenti dati bibliografici completi,mentre la Print-08 fornisce elenchi con dati bibliografici essenziali integrati con lecollocazioni delle copie. La tabella che si ottiene con questo formato di stampa, puòessere utile per compilare bollettini di consultazione rapida per l’utente (ad es.:bollettini di nuove accessioni), poiché fornisce l‟indicazione di collocazione dei volumie rende quindi possibile un rapido reperimento del materiale a scaffale.La presenza di pochi dati bibliografici, rende però questo report meno adatto allacompilazione di bibliografie o di strumenti più approfonditi di informazione, per i quali èsicuramente più utile il formato che si ottiene con la procedura PRINT-01. 99
  • 100. Print-01Per visualizzare e stampare il risultato di un‟estrazione, utilizzando il “Formatopersonalizzato PRINT-01”, procedere come segue:restare connessi alla base PAL01• cliccare sul menu “Servizi”• selezionare “Recupera record dal catalogo”• scegliere la procedura “Stampa record-formato personalizzato (Print-01)” 100
  • 101. Print-01compilare i campi della scheda “Print-01” secondo le indicazioni seguenti •nel campo “File di Input” inserire il nome immesso come “file di output” nella precedente estrazione con la ret-01 (es.: ret03copie) • nel campo “File di Output” inserire un nuovo nome (es.: ret03copiebis) • nel campo “Lingua del Report” viene indicato “Italiano” come scelta di default • nel campo “Formato” scegliere dal menù a tendina ad esempio l‟opzione “Formato scheda”. • Cliccare su “Esegui” per lanciare la procedura 101
  • 102. Print-01 - Visualizzazione dei risultati dell’estrazionePer controllare i risultati dell‟estrazione cliccare su task manager, verificare suLog batch se la procedura si è conclusa con “successo”, posizionarsi, quindi, su“file list” per spostare dalla directory remota alla directory locale (sul proprio PC)il file estratto. Per compiere questa operazione occorre:• selezionare il file estratto (il “nome del file” è quello attribuito al “file di output”nella precedente procedura RET) che si trova nel pannello inferiore della finestra• cliccare sul triangolo che si trova fra il pannello inferiore e quello superiore• cliccare successivamente su “Ok” nella nuova finestra di dialogo TITOLO PRESENTAZIONE E NOME DELL’AUTORE TIMES NEW ROMAN,12 pt MAX 3 RIGHE 102
  • 103. Visualizzazione dei risultati dell’estrazione - Anteprima Selezionare il file copiato nel pannello superiore della finestra di Task Manager, e cliccare sul bottone “Stampa” posto sulla destra. Attenzione: se la stampante è posizionata su „normale‟ il file verrà subito stampato; per accedere solo alla visualizzazione accertarsi PRIMA di fare clic su „stampa‟ che la stampante sia impostata su anteprimaNel box “Configura stampa”compare sempre come defaultla voce “Anteprima” 103
  • 104. Visualizzazione dei risultati dell’estrazione - Copiare il fileIl formato di stampa dei record estratti comprende dati bibliografici completi nei treformati standard : scheda, tag unimarc, nomi unimarcQualsiasi file si può copiare e incollare su un editor di testo (es. Word, Notepadetc.)Nota Bene: il formato di stampa ottenuto con la PRINT-01 contiene datibibliografici completi, ma non comprende la collocazione Istruzioni per copiare su foglio Word• posizionarsi all‟interno della pagina “anteprima di stampa” e cliccare sul tasto destro del mouse• evidenziare la voce “Seleziona tutto” e cliccare con il tasto sinistro del mouse 104
  • 105. PRINT-08La procedura PRINT-08 permette di realizzare vari formati di stampa comprendentidati bibliografici essenziali integrati anche con le collocazioni delle copie.Anche per questo tipo di formato occorre procedere come indicato per la PRINT-01• cliccare sul menu “Servizi”• selezionare “Recupera record dal catalogo”• scegliere la procedura “Stampa record-formato a colonne (Print-08)” 105
  • 106. PRINT-08Compilare la scheda “PRINT-08”con i seguenti dati tenendo sempre conto che ilfile di input è come nella print-01 esito di una procedura „RET‟ o un set di ricercaprecedentemente salvato nel campo “File di Input” inserire il nome immesso come “file di output” nella precedente estrazione RET (es.: dealingue1) Nel campo “File di output” inserire un Nuovo nome (es.: stampacolonne) Nel campo “Formato del report” Scegliere dal menù a tendina l‟opzione Con le informazioni che interessano Cliccare su “ESEGUI” per lanciare la procedura 106
  • 107. Print-08 - Visualizzazione dei risultati dell’estrazionePer controllare i risultati dell’estrazione, ripetere le stesse operazioni indicate soprarelativamente alla procedura PRINT-01 107
  • 108. Print-08 - Visualizzazione dei risultati dell’estrazioneIl formato di stampa dei record estratti comprende dati bibliografici essenziali integrati in qualche caso con le collocazioni delle copie.Il risultato ottenuto può essere copiato su un foglio Excel 108
  • 109. Procedura di stampa: print-08Come si è detto, le procedure di tipo “RET” permettono di “estrarre” i documenti” eindicano il numero di documenti “recuperati”, MA NON CONSENTONO la visualizzazione ditali documenti.Per visualizzarli occorre utilizzare altre procedure dette di “stampa”: 109
  • 110. Visualizzazione risultato : recupera record per catalogatoreControllare il risultato ottenuto 110
  • 111. Visualizzazione dei risultati dell’estrazionePer controllare i risultati dell’estrazione, cliccare sul tasto STAMPA (controllare se lastampante è impostata su ANTEPRIMA se si vuole solo visualizzare il file) 111
  • 112. Istruzioni per copiare e ordinare i file su foglio Excel•Agire sul tasto DX del mouse e cliccare su “Seleziona tutto”•agire nuovamente sul tasto destro del mouse e scegliere l’opzione “ Copia” cliccando col tastosinistro del mouse• aprire un foglio Excel partendo da Start 112
  • 113. Istruzioni per copiare e ordinare i file su foglio Excel• aprire un foglio Excel partendo da Start• posizionarsi sulla prima cella in alto a sinistra del foglio Excel• agire sul tasto destro del mouse e scegliere “Incolla” Il file ottenuto può essere modificato e ordinato secondo le necessità della biblioteca 113
  • 114. Istruzioni per copiare e ordinare i file su foglio Excel 114
  • 115. Istruzioni per copiare e ordinare i file su foglio Excel• selezionare tutto il documento• cliccare sul pulsante “Dati” posto sulla barra dei menu 115
  • 116. Estrazione dati per biblioteca and Data di creazione• Effettuare una ricerca dalla GUI per Sublibrary: es. FSMOT• Cliccare sul tasto a dx Salva e nominare il SET 116
  • 117. Estrazione dati per sublibrary and Data di creazione• Dal menù servizi selezionare la RET_01 e utilizzare il Set salvato come File di input• Dare un nome al File di OUTPUT• Inserire un range di date: es Data creazione da: 01/01/2011 a 31/12/2011• Esegui 117
  • 118. Estrazione dati per sublibrary and Data di creazione•Controllare su Task ManagerLog Batch che la procedura si è conclusa con Successo 118
  • 119. Estrazione dati per sublibrary and Data di creazioneLa Ret 01 “estrae” i documenti” e indicano il numero di documenti “recuperati”, MA NON CONSENTEla visualizzazione di tali documenti.Per visualizzarli occorre utilizzare altre procedure dette di “stampa” es Print 08: 119
  • 120. Estrazione dati per sublibrary and Data di creazione•La Ret 01 “estrae” i documenti” e indicano il numero di documenti “recuperati”, MA NON CONSENTEla visualizzazione di tali documenti.•Per visualizzarli occorre utilizzare altre procedure dette di “stampa” es Print 08 o Print 01•Nel File di input inserire il nome del file utilizzato nella precedente estrazione come file di output•Cliccare su esegui 120
  • 121. Estrazione dati per sublibrary and Data di creazioneSu FileList copiare il file remoto nella directory localeCliccare sul tasto a DX STAMPA 121
  • 122. Estrazione dati per sublibrary and data di creazione• Cliccare sul tasto a DX STAMPA per visualizzare il risultato della procedura.(Ricordarsi di impostarela stampante su Anteprima se non si vuole stampare il File)• E‟ possibile copiare il file in un foglio Excel secondo le modalità precedentemente illustrate) 122
  • 123. Risorse elettroniche: report per controllare validità URLLa risorsa elettronica ad accesso remoto (p.e., una base di dati, un periodicoelettronico, una versione elettronica di un periodico cartaceo, un servizio in linea) talvoltacambia URL (Universal Resource Locator) e diviene irreperibile, ovvero divienedisponibile a un nuovo indirizzo; la manutenzione e laggiornamento sono caratteristichecosì distintive che, se cessano, provocano la "morte" della risorsa. Per facilitare leoperazioni di verifica della validità dell‟URL inserite nel tag 856 $$u, si proceda secondo laprocedura di seguito illustrata. Nella GUI effettuare una ricerca per formato ER e salvare ilSET 123
  • 124. Risorse elettroniche: report per controllare validità URLUtilizzare la RET- 01 per ottenere un file nel quale affinare il “set Er” salvato nella GUI eutilizzabile come file di input, insieme a filtri quali ad es. “Catalogatore, Campo + indicatoridel TAG da ricercare,Data di creazione ecc. 124
  • 125. Risorse elettroniche: report per controllare validità URLQuando la procedura è conclusa, per visualizzare il file, utilizzare la procedura Print 01 escegliere come formato MARC TAG. Quindi aprire FileList e copiare il file remoto nelladirectory locale (selezionandolo e cliccando sulla freccia) 125
  • 126. Risorse elettroniche: report per controllare validità URLQuando la procedura è conclusa, per visualizzare il file aprire FileList e copiare il fileremoto nella directory locale (selezionandolo e cliccando sulla freccia). Il file può esserestampato o copiato e salvato sul proprio PC. 126
  • 127. Scorri: ricerca per scorrimento• Il sistema ricerca su liste alfabetiche (è necessario digitare la prima parola dacui far partire la ricerca).La punteggiatura è indifferente.• Selezionare la Base su cui ricercare (PAL01; PAL50• Selezionare il campo dove ricercare (es. autore, titolo, etc.)• Digitare una o più parole e dare invio oppure cliccare sul tasto VAI• Il sistema si posiziona sulla voce immediatamente precedente a quellacercata• Cliccando la voce che interessa si aprono i relativi record che vengonovisualizzati come a seguito di una ricerca con Trova• E‟ possibile richiamare le ricerche fatte cliccando sull‟icona con i tre puntini 127
  • 128. Scorri: ricerca per scorrimento ?Questa modalità di ricerca consente di visualizzare la lista ordinata deirisultati di un indice specifico evidenziando eventuali incoerenze, erroneeduplicazioni (vedi n. inventario), o recuperare info a partire dalle date dicreazione, lingua, collocazione, fondi, etc. 128
  • 129. Estrazioni di record gestionali (dati di copia – base PAL50) RET-ADM-01Queste estrazioni servono a recuperare record gestionali (dati di copia) contenuti nellabase amministrativa PAL50 del Catalogo Aleph500, a partire da diversi parametri.Esaminiamo la procedura:• RET-ADM-01 “Scheda Recupero Dati” (dati di copia)Questa procedura permette con un‟unica operazione di “estrarre e visualizzare” idocumenti recuperati 129
  • 130. Estrazioni di record gestionali (dati di copia – base PAL50) RET-ADM-01La procedura RET-ADM-01, recupera record di copia dal catalogo secondo diversiopzioni:• “biblioteca”• “fondo copia”• “status processo”• “collocazione• “catalogatore”Questa procedura serve per estrarre i dati gestionali (di copia) necessari al controllo e/oalla revisione di un “Fondo” specifico di una biblioteca e alla predisposizione dielenchi di documenti 130
  • 131. Estrazioni di record gestionali (dati di copia – base PAL50) RET-ADM-01NOTA BENE: prima di lanciare una procedura RET ADM-01, è necessarioagire su una ripartizione preliminare di documenti, in modo tale daoperare su un numero di dati delimitato (e non sull’intero database)Creo e salvo nella GUI un SET da utilizzare come file di input nella proceduraADM – 01 131
  • 132. Estrazioni di record gestionali (dati di copia – base PAL50) Procedura P manage 70Il SET salvato sulla GUI contiene dati bibliografici. Per consentire il regolarefunzionamento della RET ADM 01 è necessario convertire il file con i datibibliografici in un file con dati gestionali. Questo file si ottiene con la proceduraP manage 70 attivabile da: ServiziGenerale Recupera le chiavi del record 132
  • 133. Estrazioni di record gestionali (dati di copia – base PAL50) Procedura P manage 70• Utilizzare come file di input il set contenente dati bibliografici salvato sulla GUI.• Inserire il nome del file di output• Selezionare dal menù a tendina il Tipo di conversione che si vuole ottenere• Converti library: specifica la BIB library a cui appartengono i record bibliograficidel file di input (es. PAL01)Quando la procedura sarà terminata con successo, utilizzare il file di output dellap manage 70 come file di input della RET ADM 01 133
  • 134. Estrazioni di record gestionali (dati di copia – base PAL50) RET-ADM-01Per avviare la RET ADM 01 occorre:entrare nel modulo catalogazione di Aleph• cliccare sul menu “Servizi”• selezionare “Copie”• scegliere la procedura “Scheda Recupero Dati” (RET-ADM-01) 134
  • 135. Estrazioni di record gestionali (dati di copia – base PAL50) RET-ADM-01Di seguito si riporta un esempio di compilazione dei campi della RET-ADM-01: 135
  • 136. Estrazioni di record gestionali (dati di copia – base PAL50) RET-ADM-01Quando la procedura sarà conclusa con successo, selezionare FileList perportare il file da remoto in locale e aprire il file cliccando sul tasto dx StampaCon “Anteprima di stampa” è possibile visualizzare tutti i record estratti L’operatore che lancia la Procedura contestualmente verifica se ci sono campi incompleti o incoerenti 136
  • 137. Estrazioni di record gestionali (dati di copia – base PAL50) RET-ADM-01NOTA BENE: possono essere inseriti fino a cinque diversi codici di fondo (inmaiuscolo) nelle colonne 1-5.Per recuperare record in base al tipo di materiale, inserisci nelle colonne 1-5 untipo di materiale valido in maiuscolo (ad esempio: BOOK; VIDEO; AUDIO;ISSUEPuoi recuperare record di copia per un intervallo di numeri di inventario. Seesiste un prefisso alfabetico, digitalo. Questo filtro e sensibile almaiuscolo/minuscolo. Inserisci il punto di partenza dellintervallo in colonna1 equello finale in colonna 2.Puoi recuperare record di copia per la loro data di apertura (creazione).Inserisci la data "da" in colonna 1 e la data "a" in colonna 2, nel formatoyyyymmdd (es. col. 1: 20060401 e col. 2: 20070331) 137
  • 138. ESERCITAZIONI1) Estrarre tutti i record di una Sublibrary e di un Autore – utilizzare la procedura di stampa formato scheda2) Estrarre tutti i record di una sublibrary e affinare con un range di date di creazione dei record – utilizzare la procedura di stampa formato a colonna3) Copiare i risultati di un report in un foglio Excel e ordinare il file per Anno crescente4) Creare il bollettino delle nuove acquisizioni di una sublibrary5) Creare il bollettino di un Fondo per un anno specifico6) Recuperare una lista di periodici appartenenti al fondo di una biblioteca e con date di inventario comprese tra 01.01.2010 e 31.12.2012 138
  • 139. Lista utenti Lista utenti iscritti Lista utenti con tessera scaduta Lista utenti con blocchi locali o globali Lista utenti iscritti dal web Lista utenti per status Lista e contatti degli utenti morosi Report statistico riepilogativo utente 139
  • 140. Aleph500 / Lista utenti La procedura crea una lista di utenti che risponde a determinati criteri. Servizi -> Report -> Lista utenti (cir-05)Si possono creare liste relative a:• tutti gli utenti iscritti ad una specifica biblioteca• determinate categorie di utenti per status (studenti, docenti, esterni… )• determinate categorie di utenti per conoscere blocchi globali o locali (prestiti, rinnovi, servizi da web… )• determinate liste di utenti per data di iscrizione o scadenza al prestitoSi può decidere di ordinare la lista per: ID, nome o barcode utente 140
  • 141. Aleph500 / Lista utenti Servizi -> Report -> Lista utenti (cir-05) dare un nome significativo al report selezionare la propria biblioteca scegliere lo status utente a seconda del report che si desidera ottenere (studenti, docenti, erasmus…) indicare il periodo o azzerare tutte le date se si vuole ottenere un report completo selezionare il formato del report 141
  • 142. Aleph500 / Lista utenti Report generico utenti iscritti alla biblioteca Il report consente di rilevare eventuali errori di battitura o campi mancantiIl file evidenzia ogni tipo di errore, campo mancante o compilazione incoerente, che può essere meglioevidenziato esportando i dati in una tabella Excel e scegliendo l‟ordinamento appropriato a seconda dei datiche si vogliono esaminare! 142
  • 143. Aleph500 / Lista utenti – Esportare i datiLa reportistica di Aleph consente di esportarealcuni dati su Excel e word. Nel caso della “listautenti” è possibile selezionare il risultato eincollarlo su una pagina word o excel perpoterlo successivamente lavorare. Per verificarel’esistenza di eventuali errori si può selezionareuna colonna per volta e ordinarla in modo chevengano evidenziati campi vuoti o non uniformi 143
  • 144. Aleph500 / Lista utenti per status Servizi -> Report -> Lista utenti (cir-05) Lista utenti per status 144
  • 145. Aleph500 / Lista utenti per status Servizi -> Report -> Lista utenti (cir-05) Lista utenti per status Questo report consente anche di utilizzare i filtri che limitano il risultato a determinate categorie di utenti. E’ possibile quindi affinare l’uso dell’indicatore segmentando gli utenti in base allo status. Ciò consente di ottenere informazioni più dettagliate e attuare possibili correttivi. Disaggregare gli utenti istituzionali in sottogruppi è molto utile per comprendere meglio il contesto e avere informazioni per una gestione più efficace della biblioteca che può condurre a miglioramenti pratici. 145
  • 146. Aleph500 / Lista utenti per data di scadenza Lista utenti per data scadenza Indicare il periodo di interesse Esempio: se si desidera ottenere una lista degli utenti la cui iscrizione scadrà tra il 29 agosto e il 1 settembre. Bisognerà indicare la prima data nel campo “privilegi scaduti prima” del … e la seconda data nel campo “privilegi scaduti dopo” il…, scegliendo il formato del report tra quelli possibili. 146
  • 147. Aleph500 / Lista utenti per Blocchi utente globale Servizi -> Report -> Lista utenti (cir-05) Blocchi utente globale Limita la lista al gruppo di utenti che hanno uno specifico blocco o più blocchi a livello globale. Ovvero utenti iscritti in biblioteca ma la cui tessera risulta scaduta 147
  • 148. Aleph500 / Lista utenti per Blocco privilegi locali Servizi -> Report -> Lista utenti (cir-05) Blocco privilegi locali E’ la procedura che consente di avere una lista di utenti iscritti in biblioteca che hanno uno o più blocchi locali per l’accesso ai servizi 148
  • 149. Aleph500 / Lista utenti Iscritti da web Servizi -> Report -> Lista utenti (cir-05) Utenti iscritti da web Utile per conoscere il numero di utenti che usa e attiva i servizi online. Utile per verificare l’attivazione autonoma dei servizi on-line da parte degli utenti rispetto all’attività di comunicazione e promozione dei servizi stessi! 149
  • 150. Aleph500 / Lista utenti No prenotazioni Servizi -> Report -> Lista utenti (cir-05) Utenti che non possono effettuare prenotazioni 150
  • 151. Aleph500 / Lista utenti Tipi di utilizzo Servizi -> Report -> Lista utenti (cir-05) Perché utilizzare questo servizio?• ottenere una lista dei propri utenti in formato tabellare• controllare eventuali errori di trascrizione evidenziati dall’ordinamento  errori nella compilazioni campi o battitura  campi incompleti (indirizzo, recapito telefonico… )• verificare i blocchi utenti a livello globale e/o locale •blocco prenotazioni •blocco prestiti/rinnovi •blocco su tutti i servizi• creare una lista di utenti iscritti da web• controllare gli utenti con iscrizione al prestito scaduta 151
  • 152. Aleph500 / Lista utenti Ordinare i dati Come estrarre i dati e lavorarli sul pc? Dopo avere recuperato il report da task manager, la lista utenti potrà essere esportata in un documento word utilizzando la funzione “seleziona tutto”, basterà quindi copiare e incollare il report. Con le funzioni di word sarà possibile ordinare i dati per matricola,cognome utente, status… 152
  • 153. Lista e contatti degli utenti morosiIn biblioteca è fondamentale monitorare lamovimentazione dei documenti soprattutto perquanto riguarda il prestito esterno e gli eventualiritardi, gravi e reiterati, che impediscono lafruizione del patrimonio bibliografico a tutti gliutenti. Tra le customer service è disponibileuna procedura che consente di recuperare la lista ei recapiti degli utenti morosi, già sollecitati quattrovolte tramite mail. 153
  • 154. Report statistico riepilogativo utenteDal modulo circolazione è possibile attivare una procedura checonsente ai bibliotecari di ottenere una lista con le info degli utentiiscritti; e per ciascuno di essi il riepilogo sul numero di: Prestiti Restituzioni Rinnovi PrenotazioniE’ utile per comprendere meglio il grado di fidelizzazione degliutenti e se gli stessi conoscono le procedure di prenotazione e rinnovoonline e le usano. È da integrare con l’indicatore relativo allafidelizzazione e al grado di interazione con la biblioteca!
  • 155. Report statistico riepilogativo utente (cir-37)
  • 156. Lista utenti / EsercitazioniCreare report :• con la lista di tutti gli utenti iscritti in biblioteca, trasferirlo in un file word e numerarlo;• con la lista di tutti i docenti iscritti in biblioteca, trasferirlo in un file word e numerarlo;• con la lista di tutti gli utenti iscritti via web• con la lista degli utenti della propria struttura la cui tessera scadrà il 31 dicembre 2012• evidenziare in un foglio word, attraverso un ordine A->Z delle colonne, se ci sono errori o campi vuoti da implementare nella lista di tutti gli utenti iscritti al prestito (1. report) 156
  • 157. Statistiche della circolazione Statistiche generali della circolazione Statistiche circolazione per tipo attività Copie ad alta richiesta Hit parade 157
  • 158. Statistiche generali della circolazione Servizi -> Statistiche -> Statistiche generali della circolazione (cir-30) Questa procedura consente di utilizzare un filtro che raggruppa i dati per status utente. E’ utile per analizzare i singoli sottogruppi in biblioteca. Prestiti Rinnovi Prenotazioni Restituzioni Studenti Dottorandi Docenti Dipendenti Esterni Erasmus 158
  • 159. Statistiche generali della circolazione per tipo di materiale Servizi -> Statistiche -> Statistiche generali della circolazione (cir-30) Statistiche della circolazione per tipologia di materiale. 159
  • 160. Statistiche circolazione / Movimentazione giornaliera Servizi -> Statistiche -> Statistiche generali della circolazione (cir-30) Questo report consente di conoscere la movimentazione quotidiana del patrimonio bibliografico, suddiviso in prestiti, rinnovi, prenotazioni e restituzioni, che deve essere integrato con l’uso in house Prestiti Rinnovi Prenotazioni Restituzioni 160
  • 161. Statistiche della circolazione / Status di copia Servizi -> Statistiche -> Statistiche generali della circolazione (cir-30) E’ possibile suddividere la statistica relativa all’uso delle raccolte in biblioteca anche per status di disponibilità del documento. Prestiti Rinnovi Prenotazioni Restituzioni Prestabile NON prestabile Consultabile Raro 08 : riservato per ricerca 161
  • 162. Statistiche circolazione per tipo attività Item status: 01 - prestabile 06 – consultabile Bor stat. 01 – studenti 02 – dottorandi 03 – docenti 04 – dipendenti 05 – esterni 07 - erasmus 162
  • 163. Aleph500 / PrestitiQuesta procedura elenca i prestiti in base a determinati criteri Servizi -> Report -> Report prestiti (cir-04) 163
  • 164. Copie ad alta richiestaServizi -> Report -> Report copie ad alta richiesta (cir-14) Questo report restituisce la lista delle copie che hanno molte prenotazioni in coda e sono molto richieste da parte degli utenti. Effettuate le dovute statistiche e controllato che non esistano altre edizioni della medesima copia nell’Ateneo, il report può essere uno strumento utile per decidere di acquistare più copie della stessa edizione 164
  • 165. HIT PARADE dei prestiti per biblioteca p-custom-14Questa procedura estrae un report con la lista di copieche in assoluto hanno avuto il numero maggiore diprestiti per struttura alla data della rilevazione,ordinate in ordine decrescente. Permette di conoscereil gradimento degli utenti per le collezioni sotto formadi numero di richieste. 165
  • 166. HIT PARADE dei prestiti per biblioteca p-custom-14Per attivare questa procedura dal menù Servizi occorre selezionare Customer services e quindi la procedura “report hit parade prestiti per biblioteca” 166
  • 167. HIT PARADE dei prestiti per biblioteca p-custom-14Si aprirà un form dove dovrà essere selezionata la sublibrary, quindi cliccare su esegui.N.B. Controllare su File List che la procedura sia terminata 167
  • 168. HIT PARADE dei prestiti per biblioteca p-custom-14Quando il file è disponibile in FileList, copiarlo nella directory locale per poterlo visualizzare e/o stampare 168
  • 169. HIT PARADE dei prestiti per biblioteca p-custom-14Quando il file è disponibile in FileList, copiarlo nella directory locale per poterlo visualizzare e/o stampare Nel caso in cui in elenco si trovano più titoli uguali, la struttura possiede più copie dello stesso record 169
  • 170. Log circolazione Restituzione regolare Restituzione in ritardo Rinnovo staff Rinnovo web Uso in house 170
  • 171. Log della circolazione / Restituzioni in ritardo Restituzioni in ritardo 171
  • 172. Log della circolazione Rinnovo dei prestiti effettuati dagli utenti via web 172
  • 173. Log della circolazione / Rinnovi da web Trasportare i dati su una tabella Excel 173
  • 174. Log della circolazione / Uso in house Uso in house è il report che consente di monitorare dettagliatamente le richieste sul titolo di consultazione del materiale bibliografico in biblioteca. Il report infatti restituisce una lista contenente nome e matricola utente, barcode della copia, sublibrary, etc. Il file è utile per monitorare la movimentazione delle raccolte in biblioteca e di conseguenza prendere decisioni relative allo spostamento delle raccolte, all’acquisto di più copie di una medesima edizione, o su determinati argomenti. 174
  • 175. Log della circolazione / Uso in houseE’ possibile copiare il file dal task manager e incollare su un foglio word/Excell per poterlo lavorare e ordinare gli indici a seconda delle esigenze. 175
  • 176. Log della circolazione / Esercitazioni• Estrarre la lista utenti che indica il sunto delle transazioni svolte da ogni singolo utente iscritto presso la nostra biblioteca (utilizzare il filtro sublib)• Utilizzare il report Hit parade per sapere quali sono le copie e i titoli maggiormente richiesti in prestito dai nostri utenti (utilizzare il filtro sublib)
  • 177. Copie Lista scaffale Lista inventario Copie smarrite
  • 178. Lista scaffale Item-05 Lista collocazioni 178
  • 179. Lista inventario Item-07 179
  • 180. Copie smarrite Item-02• La procedura RET-ITEM-02 permette di recuperare e stampare elenchi di record relativi a Libri risultati “Non reperibili” in seguito a controlli effettuati nel corso di revisioni 180
  • 181. Copie smarritePer eseguire questa procedura occorre:• entrare nel modulo catalogazione di Aleph• cliccare sul menù “Servizi”• selezionare Copie• scegliere la procedura: Report copie mancanti (ret-item-02) 181
  • 182. Copie smarriteLa procedura recupera copie che hanno il codice "MI" nel campo status di processo della copia. Nel campo sottobiblioteca selezionare la Biblioteca di cui si vuole estrarre il materiale Nel campo “File di output” inserire un nome identificativo per il file che si vuole estrarre Nel campo “Formato Report” è presente un solo tipo di formato Cliccare sul pulsante “Esegui”, in alto a destra, per avviare la procedura 182
  • 183. Copie smarrite• Come si è gia detto, per controllare e visualizzare i risultati dell’estrazione dei dati di copia, trattandosi di dati gestionali, occorre connettersi alla base PAL50 e quindi attendere che la procedura sia terminata, cliccando, sul pulsante “Refresh”, fino a che non compaia “end” a segnalare il termine dell’operazione.• Spostarsi quindi su “Lista file” e copiare dalla directory remota alla directory locale (sul proprio PC) il file estratto 183
  • 184. Copie smarrite• Selezionare il file copiato nel pannello superiore della finestra di FileList e cliccare sul pulsante “Stampa”.• Nella finestra “Anteprima di stampa” sono visualizzati tutti i record estratti• I record estratti, visualizzata nella finestra Anteprima di stampa, possono essere successivamente copiati e ordinati su un foglio Excel 184
  • 185. Copie / Esercitazioni• Estrarre la lista inventario di un intero anno relativamente ad una specifica sublibrary• Estrarre la lista scaffale di una specifica sublibrary, relativamente ad un intervallo breve di segnature di collocazione
  • 186. Gestione amministrativa dei periodici Lista dei titoli e numero fascicoli ricevuti Lista dei fascicoli arrivati Statistica arrivo fascicoli in biblioteca Lista dei fascicoli attesi 186
  • 187. Lista dei titoli di periodico e numero dei fascicoli ricevuti (serial 16)Questa procedura recupera i titoli di periodici per quei fascicoli che sono arrivatinel periodo di tempo specificato, preferibilmente un anno. Il report include i titolidi periodici e il relativo numero di fascicoli che sono arrivati. Utile per avere unalista sintetica e riepilogativa del numero di fascicoli arrivati per periodico.Per eseguire questa procedura occorre:•entrare nel modulo Acquisizioni/Periodici di Aleph•cliccare sul menù “Servizi”•selezionare Periodici•scegliere la procedura: Lista titoli periodici + numeri dei fascicoli ricevuti (serial 16)•Inserire il nome del file di output per identificare il report•Selezionare la sublibrary•Inserire le date nel formato dd/mm/yyyy•esegui 187
  • 188. Lista dei titoli di periodico e numero dei fascicoli ricevuti (serial 16) 188
  • 189. Lista dei titoli di periodico e numero dei fascicoli ricevuti (serial 16)Controllare che la procedura sia terminata con successo, quindi su FileList selezionare il file e cliccare su stampa per visualizzare l’anteprima del report 189
  • 190. Stampa fascicoli arrivati (serial-06)Questa procedura crea un report che elenca i fascicoli di periodico che sono arrivati entro il periodo indicato, permettendo di riscontrare la regolarità delle sottoscrizioni.Per eseguire questa procedura occorre:• entrare nel modulo Acquisizioni/Periodici di Aleph• cliccare sul menù “Servizi”• selezionare Periodici• scegliere la procedura: Stampa report fascicoli arrivati (serial 06)• Inserire il nome del file di output per identificare il report• Selezionare la sublibrary• Inserire le date per includere i fascicoli arrivati nel periodo individuato• Ordina output secondo il criterio scelto• Scegliere il formato del report• Scegliere il database sul quale eseguire il lancio della procedura (di default PAL50)• Esegui• Visualizzare il report su Task Manager 190
  • 191. Stampa fascicoli arrivati (serial-06) 191
  • 192. Statistica arrivo fascicoli per biblioteca (serial 09)Questa procedura genera un report statistico dei numeri di fascicoli che sono arrivati entro uno specifico intervallo di date. I risultati sono raggruppati per sottobiblioteca, e per fondo (allinterno di una sottobiblioteca).Per eseguire questa procedura occorre:• entrare nel modulo Acquisizioni/Periodici di Aleph• cliccare sul menù “Servizi”• selezionare Periodici• scegliere la procedura: Statistica arrivo fascicoli per sottobiblioteca (serial 09)• Inserire il nome del file di output per identificare il report• Selezionare la sublibrary• Inserire le date per includere i fascicoli arrivati nel periodo individuato• Scegliere il database sul quale eseguire il lancio della procedura (di default PAL50)• Esegui• Visualizzare il report su Task Manager 192
  • 193. Statistica arrivo fascicoli per biblioteca (serial 09) 193
  • 194. Lista dei fascicoli attesi (serial-17)Questo servizio recupera una lista di fascicoli che si aspetta che arrivino in un dato periodo. Permette di controllare che l’arrivo dei fascicoli attesi proceda regolarmente.Per eseguire questa procedura occorre:• entrare nel modulo Acquisizioni/Periodici di Aleph• cliccare sul menù “Servizi”• selezionare Periodici• scegliere la procedura: Lista dei fascicoli attesi (serial 17)• Inserire il nome del file di output per identificare il report• Selezionare la sublibrary• Dalla data: Il servizio recupera fascicoli non arrivati che sono in attesa da questa data• Alla data: Il servizio recupera fascicoli non arrivati che sono in attesa fino alla data qui inserita• Status di processo della copia: seleziona lo status di processo dei fascicoli attesi che vuoi vangano inclusi nel report. Marca lopzione Tutti per includere tutti gli status di processo .• Scegliere il database sul quale eseguire il lancio della procedura (di default PAL50)• Esegui• Visualizzare il report su Task Manager 194
  • 195. Lista dei fascicoli attesi (serial-17) 195
  • 196. Lista dei fascicoli attesi (serial-17)La lista include il barcode della copia, che puo essere inserito nella barra dei periodici per andaredirettamente a quel particolare fascicolo. 196
  • 197. Grazie della vostra attenzione!!! 

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