Treball Equip Col I Productividad 20090710 Univ Estiu Igualada
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Treball Equip Col I Productividad 20090710 Univ Estiu Igualada

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Presentació sobre tecnologies de treball en equip i col·laboració a la Universitat d'Estiu d'Igualada

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    Treball Equip Col I Productividad 20090710 Univ Estiu Igualada Treball Equip Col I Productividad 20090710 Univ Estiu Igualada Presentation Transcript

    • El Centro de Innovación en Productividad y las Tecnologías de la iProductividad Jornada 10 de julio de 2009 “Trabajo en equipo y colaboración”
    • TIC, Productividad y Organizaciones NO ESTRUCTURADO ESTRUCTURADO AUTOMATIZAR AMPLIFICAR
    • El mundo de las personas Correo Reuniones >85% Edición Análisis Estructurado <15%
    • La productividad de las personas El trabajador de la información y el conocimiento Nuevos modelos de trabajo - Oficina flexible
    • Herramientas y Tecnologías Comunicaciones Espacios de Productividad Productividad colaboración eficientes móvil Individual Búsqueda Gestión de Nuevas Contenidos Interfaces Redes Análisis de la Gestión de Sociales Información Procesos /Proyectos
    • Ingredientes
    • Ej. escenario : reunión simple
    • Siempre comunicados… Dentro y fuera de la empresa “
    • ¿Con quién y cómo nos comunicamos?
    • Herramientas de comunicación Mensajería instantanea Audioconferencia Videoconferencia Mensajería corporativa Telefonía fija Telefonía móvil Presencia Integración centralita ... Video
    • Nuevas maneras de trabajar Interfaces para gestionar la información
    • Nuevos interfaces Reconocimiento de escritura Voz Contacto Alertas y avisos Suscripciones Sistemas de información geográfica Asistentes digitales
    • Trabajo en equipo Para colaborar juntos de manera eficente
    • Ya no trabajamos solos 100% Estilos de trabajo Tabaja solo 80 Mismo tiempo, mismo lugar 60 Mismo tiempo, diferente lugar Diferente tiempo, 40 diferente lugar 20 Porcentaje del trabajo que depende de la colaboración con 0 nuestro equipo 2000 2005 2010 (Source: Gartner - http://www.datapro.com/teleconferences/attributes/attr_103789_115.ppt)
    • ¿Con quién y cómo colaboramos?
    • Herramientas colaborativas (I) Las herramientas colaborativas ofrecen unos servicios básicos: • Una manera de comunicarse • Mecanismos de intercambio de documentos • Diferentes maneras de encontrar otros miembros de la comunidad Estos servicios puedes ser complementados con funcionalidades como calendarios online, herramientas de búsqueda de perfiles y áreas de conocimiento, sistemas de recomendación, pizarras compartidas, así como múltiples canales de comunicación como la mensajería instantánea, y web, audio y video conferencia.
    • Herramientas colaborativas (II) • Estos entornos colaborativos (intranets-extranets, espacios colaborativos,…) permiten que los equipos elaboren, editen y revisen materiales de manera colaborativa y online en espacios de trabajo, gestionen flujos de trabajo, controlen el acceso a los materiales, puedan tener una trazabilidad de las publicaciones y cambios ocurridos, … • Tanto los portales como las herramientas de ‘groupware’ ofrecen un rico conjunto de herramientas de colaboración, como las comentadas anteriormente, además de áreas con los perfiles de los miembros de los equipos, áreas de discusión online, de intercambio de ficheros y documentos, calendarios integrados y aplicación de autoría colaborativa. • También pueden incorporar canales RSS junto con funcionalidades para elaborar documentos con herramientas wikis y crear y mantener blogs, aplicaciones enmarcadas bajo el término web 2.0.
    • Herramientas colaborativas (III) • Correo electrónico y listas de • Suites de software colaborativo. correo electrónico. • Herramientas de comunicación. • Foros de debate. • Distribución de información. • Mensajería instantánea. • Intercambio de información. • Herramientas de ‘control de • Captura de información. presencia’. • Wikis. • Sistemas de audio y video • Feeds RSS y otras tecnologías conferencia. ‘Push’. • Repositorios documentales. • Portales y herramientas de trabajo en grupo.
    • Herramientas colaborativas Pizarra compartida Acceso remoto a herramientas, aplicaciones, escritorio Compartición calendarios Reuniones virtuales
    • Espacios colaborativos Intranet, extranet Offline-online “Cloud computing” Acceso a calendarios, agendas, documentos,...
    • Web 2.0 para la colaboración Blogs y microblogging Wikis, Fuentes RSS, Redes sociales,...
    • Beneficios • Permiten que los equipos creen, editen y revisen materiales, de manera colaborativa. • Facilitan el almacenamiento, acceso e intercambio de documentación. • Facilitan el flujo de información, la gestión de proyectos e integran diferentes fuentes de información en un solo punto. • Proporcionan control y acceso a los diferentes contenidos. • Permiten conocer quen ha publicado, cuando y qué y quién lo ha revisado, modificado,... • Facilitan la convocatoria y gestión de reuniones • Mejoran la productividad y eficiencia de los equipos y facilitan el intercambio de conocimiento y su acceso. • Reducen la carga de correos electrónicos.
    • Implantación y adopción Cultura y entorno de trabajo de la organización destinataria: • ¿Qué infraestructura de TI está disponible incorporar? • ¿Tenemos recursos financieros y humanos para adquirir, instalar y mantener una aplicación? • ¿Quiénes serán los usuarios de la herramienta? ¿Cuáles son sus requisitos? • ¿Tienen una actitud abierta (early adopters) a la hora de introducir nuevas herramientas? ¿Invertirán tiempo en su adopción? ¿Son escépticos? ¿Cuál es su tolerancia al riesgo? • ¿Debemos empezar con una aplicación sencilla y fácil de utilizar o nos están requiriendo una mayor granularidad, seguridad y opciones de workflow? • ¿Quiénes serán los principales stakeholders? ¿Pueden comunicar el valor de la nueva herramienta de colaboración?
    • Implantación y adopción Tres requisitos clave a la hora de elegir la mejor herramienta: • Comunicación. ¿Con qué frecuencia la personas necesitan comunicarse? ¿Qué tipo de comunicación prefieren, asíncrona o síncrona? ¿En qué formato, texto, voz, video,…? • Intercambio. ¿Cuán frecuentemente comparten documentos y/o otros tipos de contenidos los grupos? ¿Requieren hacerlo en tiempo real o se puede hacer a través de respositorios documentales? ¿Es una comunidad de confianza? ¿Todo el mundo puede ver y editar los materiales o debemos definir permisos más granulares? ¿Se requiere un proceso de aprobación complejo o es simple? ¿Se crearán los documentos colaborativamente? ¿En un entorno online o a través de herramientas de escritorio? ¿Se necesita un control de versiones? • Gestión. ¿Cuántos usuarios estarán involucrados en más de un grupo o espacio colaborativo? ¿Qué grado de estandarización se requiere para cada grupo de trabajo?
    • Implantación y adopción “Análisis de necesidades” para la aplicación en proyectos: • ¿Qué tareas debo cumplir? Se requiere analizar los tipos de resultado que se tienen que crear en el proyecto y los miembros del equipo que tienen que recibir esos resultados. • ¿Cuáles son nuestras capacidades actuales? Hacer un inventario del hardware y software que está utilizando el equipo, así como la infraestructura disponible para permitir tecnologías de colaboración (conexión a Internet para utilizar mensajería instantánea o audio y video conferencia, intranet o extranet en donde poder incorporar aplicaciones wiki o blogs,…) • ¿Qué herramienta es apropiada para cada tarea? En función de los diferentes resultados requeridos, del número de personas intervinientes en su elaboración y de la sincronía/asincronía del proceso, se podrá decidir qué herramientas son necesarias para por ejemplo elaborar los entregables del proyecto, elaborar los informes de estado del, discusiones una-a-uno (conferencias telefónicas, audio o video conferencia, mensajería instantánea,…) o para la recogida de información del equipo. • ¿Quién forma parte del equipo? Tener en cuenta es el conocimiento y adecuación de las herramientas consideradas al equipo de trabajo.
    • Web 2.0 para la colaboración Blogs y microblogging Wikis, Fuentes RSS, Redes sociales,...
    • Caso Práctico: CIP 2.0
    • Objetivos Uso Externo • Utilizar el máximo número de canales para divulgar las actividades, proyectos y conocimiento del centro. • Estar presentes en Internet y en las principales herramientas sociales para incrementar visibilidad, crear marca y prestigio del centro y sus profesionales. • Ofrecer más servicios (canales de divulgación) a los partners y socios. • Establecer conversaciones con nuestra comunidad. Uso Interno • Mejorar la comunicación interna • Reforzar la gestión del conocimiento
    • Evolución Febrero 2009 Octubre 2008 Febrero 2008 Enero 2007
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