"Las T.I. como apoyo a la Dirección de Proyectos"
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Material de Ramon Costa, del Programa en Dirección de Proyectos, de EADA

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    "Las T.I. como apoyo a la Dirección de Proyectos" "Las T.I. como apoyo a la Dirección de Proyectos" Presentation Transcript

    • Programa en Dirección de Proyectos Las Tecnologías de la Información (T.I) como apoyo a los procesos de Gestión de Proyectos Barcelona, 2014 Ramon Costa i Pujol rcosta@eada.edu Senior Associate Professor Operations Management and Information Systems Dpt.
    • Ramon Costa i Pujol www.ramoncosta.net www.iproductividad.com www.actioningorganizations.com www.canyaalcancer.net Diplomado en Dirección General por EADA e Ingeniero en Informática y Máster en Pedagogía por la UPC. Project Director del Centro de Innovación en Productividad de Microsoft (MICProductivity). Dynamic Partner y cofundador de inPreneur. Twitter: @ramoncosta LinkedIn: ramoncosta Facebook: Prof.RamonCosta Slideshare: rcosta Youtube: pgpsi Con experiencia en la “Dirección de Proyectos y Equipos de Trabajo” y “Dirección de la Formación” en compañías de Consultoría de T.I. e Ingeniería del Software. Profesor asociado Dirección de Proyectos y Sistemas de Información en EU Gimbernat (adscrita a la UAB) y Profesor asociado sénior del Dpto de Operaciones y SSII en EADA. Miembro del Project Management Institute, Junior Chamber International y Col·legi Oficial d’Enginyeria en Informàtica de Catalunya. Certificado en IT Project+ (CompTIA), Master Project Management y Certified International Project Manager (AAPM) y en Micr. Project. Miembro de EADA Alumni y de la Comunidad ‘Business & Technology (BnT)’. Cursando el MILCO, en EADA.
    • Presentación asignatura - Introducción - Calendario de sesiones - Metodología - Evaluación - Bibliografía - Plan de clases (aspectos, temas)
    • Aspectos a trabajar • Experiencias personales • Los ciclos de vida y herramientas de apoyo • La gestión de la demanda y el ‘portfolio management’ • La gestión de proyectos: definición, planificación, seguimiento, control y cierre • Herramientas de comunicación y colaboración. Tecnologías Web 2.0 • Buenas prácticas del uso y aplicación de las tecnologías
    • Lecturas de apoyo • “La Dirección de Proyectos: una herramienta de gestión empresarial” • “iProductividad: Las Tecnologías de la Información para la mejora de la productividad de las personas” • “Empresa 2.0: el reto actual de las empresas para mejorar su productividad” • “Magic Quadrant for cloud-based IT Project and Portfolio Management” (Gartner) • The Forrester Wave: Project/Program Portfolio Management • “Journey to a working social, yammer” (Microsoft) • “Collaborative Project Management: Challenges and Opportunities for Virtual Teams and Projects in e-Collaboration”
    • Lecturas de apoyo • ”Choosing the right tools for your virtual team evaluating wikis, blogs, and other collaborative tools” • “Managing Virtual Teams. Getting the most from wikis, blogs and other collaborative tools” • “Blogs, wikis and webcasts utilization. State of the Art Communication tools for Project Management” • “The effects of electronic collaboration in distributed Project Management” • “Herramientas de comunicación 2.0 en la Dirección de Proyectos: revisión de literatura” http://tinyurl.com/PDPtecnologia
    • Bibliografía • “iProductividad, las TIC para incrementar el rendimiento de las personas”. http://www.slideshare.net/rcosta/acc1-oguiaiproductivitatnov2010 • “Herramientas de Comunicación Web 2.0 en la Dirección de Proyectos” XIII Congreso de Ingeniería de Organización. Costa-i-Pujol, R, Sallan, J & Fernandez. V http://www.slideshare.net/rcosta/herramientas-decomunicacin-web-20-en-la-direccin-de-proyectos-cio-2009ramon-costa?from_search=1 • Microsoft Project 2010. The missing manual” (O’Reilly)
    • Punto de partida • Experiencia en el uso y aplicación de herramientas y tecnologías de apoyo a la gestión de proyectos. • Listado de herramientas. Clasificación / Tipología por aplicación práctica. • Identificar pros/contras. • Aplicaciones comerciales
    • SSII para la gestión de proyectos
    • Ciclos de vida Gestión Cartera Proyectos Gestión Programas Gestión de Proyectos Pre-Proyecto Proyecto Proyecto Gestión del cambio Sistemas de Gestión de la Información Operaciones
    • Ciclos de vida y herramientas ¿?
    • Gestión Demanda / Portfolio Manag. Gestión Cartera Proyectos Gestión Programas Gestión de Proyectos Pre-Proyecto Proyecto Proyecto Gestión del cambio Sistemas de Gestión de la Información Operaciones
    • Gartner ‘2010
    • Forrester ‘2012
    • Ciclo de vida gestión cartera de proyectos Identify Define Prioritize Select Stage Plan Execute/ Track Close Measure New ideas Initiatives Enhancements Regulation Mandates Benefits Strategic Alignment Resources Budget Ownership Dependencies Strategic Value Financial Value Risk Value Criteria Weighting Mapping Optimization Constraint Force I/O Risk Sequence Capacity Max ROI Baseline Tasks Milestones Schedule Leveling Resources Budget Risks Baseline Actuals Variances EVM Reporting Utilization Work Auth Issues Risks % Comp Approval Final Docs Historicals Cost Time ROI Quality Success PPS PPS PPS PPS PPS/EPM EPM EPM EPM PPS
    • Portfolio Management (ejemplo)
    • Portfolio Management (ejemplo)
    • Portfolio Management (ejemplo)
    • Portfolio Management (ejemplo)
    • Ejemplo: PPM (Microsoft) • • • • http://www.youtube.com/watch?v=8eTo91yLFfI&list=UUc0eZLrogJ0nlH3G51aF1vw&feature=c4-overview http://www.youtube.com/watch?v=LGlMQiUk6Jk&list=UUc0eZLrogJ0nlH3G51aF1vw&feature=c4-overview http://www.youtube.com/watch?v=4lqXBPvETJc&list=UUc0eZLrogJ0nlH3G51aF1vw&feature=c4-overview http://www.youtube.com/watch?v=r5q61lFJCMI&list=UUc0eZLrogJ0nlH3G51aF1vw&feature=c4-overview
    • Portfolio Management http://prioritysystem.com/tools.html
    • Portfolio Management
    • Ámbitos de Gestión Integración Alcance Riesgos Terceros Tiempo SSII Herramientas, tecnologías, y aplicaciones Comunicación Stakeholders Costes Calidad Equipo
    • Ciclo Vida Gestión de Proyectos Inicio Planificación Control y Seguimiento Ejecución Cierre Sistemas de Gestión de la Información
    • Soluciones cloud: Barreras e inhibidores Disponibilidad Trabajo offline Seguridad Protección datos Accesibilidad Cambio Cultural Fiabilidad Integración
    • Soluciones cloud: Principales mensajes 1 “UNA NUEVA FORMA DE CONSUMIR LA INFORMÁTICA” 2 CLOUD COMPUTING = SaaS (en la mayoría de las empresas) 3 IMPORTANTES BENEFICIOS 4 LAS BARRERAS DE USO SON CULTURALES
    • Soluciones PPM cloud
    • Cloud / On Premise? • You are looking for mainstream IT PPM functionality delivered as a service to support immediate process automation and reporting needs. • You do not expect to have immediate and specific needs for extensive customization or deep integration with enterprise systems. • You are not planning to insource the functionality in the near future. • The data, network, applications and levels of security offered by the provider are sufficient enough to "outsource" the IT PPM application functionality. • You wish to make a short-term rather than long-term (three years or more) commitment to IT PPM application functionality. • You want a rapid deployment of core IT PPM functionality within 30 days. • You are lacking in PPM maturity (Level 1 or 2 on Gartner's ITScore PPM Maturity Model) and want a core set of PPM application services that will not overwhelm your end users initially, yet will provide a path forward for service functionality to grow over time as the organization matures. • You have a small end-user group with as few as 20 to 30 end users. • You have a limited budget for acquiring IT PPM functionality and/or need a way to test the waters or pilot the use of IT PPM functionality for a year (often to gain additional management support for larger PPM efforts).
    • Ejemplo: Daptiv
    • Ejemplo: basecamp http://www.youtube.com/user/37signals
    • Ejercicio práctico
    • Ejercicio práctico • • • • • • • • • • • • La Junior Chamber International organiza, cada año, durante el mes de octubre su “Congreso Nacional”. Cada año se lleva a cabo en una población diferente, pero la dinámica es siempre la misma. El congreso empieza el viernes por la noche con las llamadas “fiestas locales” en las que se combinan elementos lúdicos con la gastronomía y se fomenta el encuentro entre todos los participantes y asistentes al Congreso. Durante el sábado se organizan diferentes actividades: Por una parte, está la Asamblea General, donde se presentan todos los informes de gestión y se toman decisiones de organización referentes a la entidad. A esta asamblea tienen que asistir, como mínimo, dos representantes de cada “joven cámara local”. Por la mañana, y en paralelo a la Asamblea, se organizan dos seminarios de formación. La temática de estos seminarios es decidida por el equipo organizador y pueden participar todos los inscritos en el Congreso y que no tengan que participar en la asamblea. Por la tarde se organiza un concurso de debate, en el que diferentes equipos compiten entre sí, defendiendo o atacando sobre un tema concreto. A media tarde se organiza, también, una conferencia sobre un tema de actualidad Así mismo, durante el sábado también se crea una comisión de trabajo formado por una persona de cada entidad local, responsable de revisar las candidaturas a los premios anuales de reconocimiento de la Joven Cámara: premio al mejor proyecto de comunidad, premio a la mejor imagen corporativa, premio al proyecto más solidario,... La entrega de estos premiso se lleva a cabo durante la Cena de Gala, el sábado por la noche, a a la que asisten todos los congresistas. El congreso también incluye, por supuesto, todas las comidas correspondientes: desayunos, almuerzos y cenas. Durante el domingo se lleva a cabo la segunda parte de la Asamblea y al mediodía se organiza el Concurso Nacional de Oratoria, en el cual participan representantes de cada entidad local.
    • Ejercicio práctico: paso 1
    • Ejercicio práctico: paso 2
    • Trabajo en grupo. Puesta en común  Presentación de resultados y análisis experiencia.  Lecciones aprendidas y recomendaciones.
    • Las T.I. y la gestión de proyectos ESTRUCTURADO AUTOMATIZAR NO ESTRUCTURADO AMPLIFICAR
    • Las T.I. y la gestión de proyectos PROCESOS ESTRUCTURADOS CICLE DE VIDA Metodología / Buenas prácticas Ámbitos y Procesos Herramientas y Técnicas Sistemas de Información (MSFT Project)
    • Las T.I. y la gestión de proyectos Dirección de personas Comunicación y Colaboración Reuniones y Documentos Gestión de la Información …. PROCESOS NO ESTRUCTURADOS EQUIPO DE TRABAJO
    • El día a día del equipo de proyectos Comunicación Colaboración Documentos Búsqueda de información Reuniones Conocimiento Movilidad Decisiones
    • Escenarios de trabajo El día a día del jefe de proyectos y el equipo de trabajo
    • Herramientas y Gestión de Proyectos
    • Comunicación y colaboración Portales, intranets, … Herramientas colaborativas Aplicaciones de definición, planificación, monitorización y seguimiento de proyectos Aplicacion es Web 2.0 Tecnologías de comunicación
    • Comunicación y colaboración Herramientas colaborativas Aplicacion es Web 2.0 Tecnologías de comunicación • Synchronous conferencing, e-mail, faxing, voice mail, Web publishing , revision control • Electronic calendars, workflow systems, knowledge management systems, extranet systems, social software systems, blogs, wikis, RSS, online spreadsheets • Internet forums, Online chat, Instant Messaging, Telephony, Data conferencing, Videoconferencing, Application sharing
    • La comunicación, clave en los proyectos Dentro y fuera de la empresa “
    • Herramientas de comunicación Mensajería instantanea Audioconferencia Videoconferencia Mensajería corporativa Telefonía fija Telefonía móvil Presencia Integración centralita ...
    • Trabajo en equipo: colaboración
    • Tecnologías de colaboración Pizarra compartida Acceso remoto a herramientas, aplicaciones, escritorio Compartición calendarios Reuniones virtuales
    • Tecnologías de colaboración Intranet, extranet Offline-online “Cloud computing” Acceso a calendarios, agendas, documentos,...
    • Tecnologías de colaboración Herramienta Colaborativa online - offline
    • Ejemplo: PROCEMM • • • • • Basado en phpCollab PROCEMM es una herramienta colaborativa de apoyo a la gestión de proyectos Desarrollada por Plastia (ASCAMM) para apoyar los proyectos del Centro Tecnológico. Utilizado en diferentes organizaciones y centros tecnológicos a nivel español y europeo. En continua evolución (v1, v2, v3,...)
    • Ejemplos: Entornos de colaboración
    • Web 2.0 y Gestión de Proyectos Blogs y microblogging Wikis, Fuentes RSS, Redes sociales,...
    • Web 2.0 - Web 2.0: “Un fenómeno social en relación con la creación y distribución de contenidos en Internet, caracterizado por la comunicación abierta, la descentralización de autoridad, la libertad para compartir y usar, dentro de un enfoque que trata a las relaciones humanas y económicas como conversaciones.”. - Empresa 2.0. Seis ideas para definirla (McAfee): - Búsqueda de la información Enlaces para organizar la información Autoría para la creación de contenidos Etiquetas según los propios criterios El conocimiento en redes La tecnología RSS
    • ¿Qué es Web 2.0? Redes Sociales,… Blogs Blogs, microblogs,… Entornos para compartir,…
    • Web 2.0: Las personas
    • Web 2.0 y Gestión de Proyectos
    • Web 2.0 y Gestión de Proyectos
    • Web 2.0 y Gestión de Proyectos • http://office.microsoft.com/en-in/project-help/use-twitter-facebookand-other-social-media-to-help-manage-projects-and-teamsHA101929375.aspx • http://www.virtualprojectconsulting.com/practical-use-for-socialmedia-in-project-management/ • http://www.virtualprojectconsulting.com/practical-use-for-socialmedia-in-project-management-part-ii-facebook-yammer/ • http://www.virtualprojectconsulting.com/practical-use-for-socialmedia-in-project-management-part-ii-blogging-and-twitter/ • http://www.dummies.com/how-to/content/how-to-use-social-mediato-enhance-projectmanagem.html?cid=RSS_DUMMIES2_CONTENT
    • Blogs y Gestión de Proyectos • ... canal de comunicación interno, para mantener informados a los trabajadores de la empresa sobre las últimas novedades, èxitos de venta, notícias,... • ...uno o más blogs, para cada proyecto de nuestra compañía nos asegura un canal, rápido y centralizado, para comunicarnos entre todos los participantes del proyecto: estado del proycto, avances, incidenciar surgidas • ... repositorio de gestión del conocimiento, ... • ...en equipos de trabajo, departamentales o de área, los miembros del equipo pueden ir reportando las incidencias, novedades y actualizaciones....
    • Blogs y Gestión de Proyectos
    • Blogs y Gestión de Proyectos • http://highq.com/six-great-ways-to-use-blogs-for-projectmanagement/ • Blog for discussion • Blog to track progress • Blog to store knowledge • Blog to request changes • Blog for your team • Blog to store files • http://www.cogniview.com/convert-pdf-to-excel/post/how-to-run-yourproject-on-the-web/ • http://www.cio.com/article/163250/How_to_Use_Enterprise_Blogs_to _Streamline_Project_Management_
    • Redes sociales
    • Redes sociales corporativas
    • Redes sociales corporativas
    • Ejemplo: Yammer http://success.yammer.com/yaminars/yammer-for-project-management/
    • Ejemplo: Yammer
    • Ejemplo: Zyncro
    • Ejemplo: Zyncro • “6 consejos prácticos para la gestión de proyectos a través de una red social corporativa”. https://blog.zyncro.com/2012/10/15/6-consejos-paramejorar-la-gestion-de-proyectos-a-traves-de-una-red-social-corporativa/ • “Las redes sociales y la gestión de proyectos”. https://blog.zyncro.com/2013/04/25/las-redes-sociales-corporativas-y-lagestion-de-proyectos/ • “La importancia de la comunicación en la gestión de proyectos” https://blog.zyncro.com/2013/06/06/la-importancia-de-la-comunicacion-enla-gestion-de-proyectos/
    • Movilidad y equipos virtuales Acceso a correo, contactos, calendario, tareas, documentos, notas, aplicaciones de negocio Multitud de dispositivos adaptados a cada tipo de escenario/usuario Ubicuidad de acceso a la información Disponibilidad y localización Trabajo en el tercer lugar
    • Movilidad y gestión de proyectos • Time reporting, allowing end users to report their time from mobile devices • The ability to approve items within a process flow of an IT PPM system, which enables managers to approve, for example, time sheets or project ideas, or requests from mobile devices • Executive reporting to mobile devices, so end users (for example, business managers or project managers) can access and view reports and dashboard information from their tablets or smartphones
    • Movilidad y equipos virtuales
    • Movilidad y equipos virtuales
    • Movilidad y equipos virtuales
    • Movilidad y equipos virtuales
    • Más allá de las tecnologías
    • Tecnologías y aplicación Herramientas Comunicación interna Correo “… cuando puedas, lo miras…” Mensajería inst. “… lo resolvemos en 5 minutos…” Blog interno “… para vuestra información…” Tweets (microblog) “… por si fuera de vuestro interés…” Herramientas Colaboración interna Espacios colaborativos Tareas conjuntas Mensajería inst. Colaboración en tiempo real Wiki Para información viva y en cambio Foros Espacios de debate
    • Gracias “Aviso Legal: Esta obra está sujeta a una licencia Reconocimiento – NoComercial CompartirIgual (by-nc-sa) de Creative Commons: No se permite un uso comercial de la obra original ni de las posibles obras derivadas cuya distribución tiene que hacerse con una licencia igual a la que regula la obra original. La licencia se puede consultar en www.creativecommons.org/licenses ”