Gestion proyectos ciclosvida-gestiondelcambio-ramoncosta-cip-20101014-pt-valles

• La gestión de los proyectos,
programas y portfolio de proyectos,
desde el punto de vista de los ciclos de vida
• La gestión del cambio en un proyecto
Jornada «La gestión de proyectos en las empresas. Una visión global»
(Parc Tecnològic del Vallés, 14 d’octubre de 2010)
Ramon Costa i Pujol
Business Productivity Advisor. Microsoft Innovation Center - Productivity Center
ramonc@productivitycenter.org | www.pgpsi.com | www.twitter.com/ramoncostapgpsi

PMI Member 813576
CompTIA Project+ Certified
MCTS: Manag. Projects with Ms. Office Project 2007

Agenda Jornada

Material disponible en
http://www.iproductividad.com

Objetivos y características del CIP

Ayudar a mejorar la productividad
de las organizaciones mejorando
la productividad de las personas
que la integran a partir de un uso
eficiente de la TI y la aplicación
de buenas prácticas en diferentes
escenarios de trabajo.

• El Centro de Innovación en Productividad (CIP)
es un centro de negocio, no de tecnología.

• Se ha especializado en ayudar a incrementar
la productividad de las personas
New World of the Work
• Es el único centro de estas características que
Microsoft tiene en Europa

La productividad de las personas
El trabajador de la información y el conocimiento
Nuevos modelos de trabajo - Oficina flexible - Escenarios

Herramientas y tecnologías

Comunicaciones Espacios de Productividad
Productividad colaboración
eficientes móvil
Individual
Búsqueda Gestión de
Nuevas Contenidos
Interfaces

Redes
Análisis de la Gestión de
Sociales
Información Procesos /Proyectos

Servicios

Mostrar Medir Maximizar
• Eventos/Jornadas • BPIO • Productivity Review
• Seminarios • Factor4Index • Consultoria Producti.
• Innova/Inspira/EMO • BVPS • Programas Mejora
• Noticias • Perfil IW Productividad
• Web/Blog • Mapa comunicaciones • Aceleradores
• eBoletín • Estudios de ROI • Proyectos con partners
• Casos de éxito • Estudios de mercado • Proyectos I+D+i
• Pilotos funcionales • Formación
• Gestión de Proyectos

Servicios CIP: Gestión de Proyectos

• Asesoramiento en la mejora de la eficiencia y productividad de la
Gestión de Proyectos

• Seminarios y actividades de formación (a medida)
• “Planificación y Gestión de Proyectos”
• “Gestión de Proyectos con Microsoft Project”
• “Las claves de la Planificación de Proyectos”
• “Herramientas de comunicación y colaboración en un proyecto”
• Postgrado “Gestión de Proyectos TIC“ (coorganizado con EU Gimbernat)

• Servicios de apoyo a la Gestión de Proyecto
• Análisis y elaboración del Pre-Proyecto
• Gestión del Cambio en Proyectos de TI
• Tutorización (acompañamiento y seguimiento) de proyectos de TI

• Puesta en marcha de sistemas de gestión de proyectos y de la cartera
de proyectos (portfolio)

Bienvenidos
al complejo mundo
de los proyectos

Proyectos

Un proyecto se puede definir como un conjunto de esfuerzos, temporales y delimitados
por unos costes, unos plazos y unos objetivos finales, dedicados a crear un servicio o
producto único.

Ejemplos

-La construcción de un local, edificio,…
-El lanzamiento de un nuevo producto
-El desarrollo de un nuevo producto
-La organización de desarrollos deportivos o culturales
-El desarrollo de una aplicación informática
-La instalación de un sistema informático

Proyectos

Un proyecto es un esfuerzo temporal cuyo compromiso es crear un
producto o servicio único el cual posee una elaboración progresiva

• Temporal significa que tiene un inicio y fin delimitado
• Único significa que el producto o servicio es diferente en algunas
características a otros similares que pudieran o no existir anteriormente
• Elaboración progresiva se aplica a las características del servicio o
producto y significa que dichas características serán llevadas a cabo paso a
paso, a través de incrementos

“Un proyecto tiene un objetivo específico, un presupuesto
establecido y una organización (quizá temporal y que puede ser
desmantelada al término del proyecto)”

Ciclo de vida de un proyecto

Producto o
Actividades Servicio

Hitos

Entregables

Responsables

Visión global (ciclos de vida)

Gestión Cartera Proyectos

Gestión Programas


Pre-Proyecto Proyecto
Proyecto Operaciones

Gestión del cambio

Sistemas de Gestión de la Información

Metodologías

Existen diferentes metodologías de trabajo para sistematizar ciclos de vida de proyectos.
Algunas han sido desarrolladas por terceros, convirtiéndose en “estándares de facto”.
En otros casos, las empresas utilizan las suyas propias

Definición Ejemplos
Metodologías desarrolladas • Desarrollo de Sistemas de Información: Metrica
por organizaciones oficiales • Proyectes de T.I.: Microsoft Solutions
o fabricantes y adaptadas Framework.
“Estándares” para la casuística de la • Gestión de los procesos de venta: Enterprise
empresa. Selling Process, Target Account Selling
(SIEBEL).
• ....

Metodologías de trabajo • Elaboración de un Plan Director para la
desarrolladas por la propia Sociedad de la Información (ICT).
Propias organización para la • Gestión de los procesos de innovación a la
consecución de sus compañía (CIDEM).
proyectos. • ...

Metrica

Planificación Desarrollo Manten.
de SSII de SSII de SSII

Estudio de Análisis Diseño Construc. Implantación
Viabilidad Sistema Sistema Sistema y aceptación

ACTIVIDADES ENTREGABLES HERRAMIENTAS /
Analizar un conjunto concreto de • Contexto del sistema TÉCNICAS
necesidades para proponer una • Impacto en la organización • Análisis Coste /
solución a corto plazo. • Coste/beneficio Beneficio
Los criterios utilizados son tácticos y • Enfoque y planificación • Modelos de procesos
relacionados con aspectos económicos, • Solución propuesta de la organización
técnicos, legales y operativos. • .... • ...

“Técnicas de Gestión de Proyectos” (Estimación y Planificación)

Metrica

http://www.csi.map.es/csi/metrica3/index.html

Microsoft Solutions Framework

MSF Process Model MSF Team Model
ENTREGABLES
• Visión y ámbito
• Asunción riesgo
• Estructura proyecto

Project Management Discipline

Risk Management Discipline

Readiness Management Discipline

Gestión de la innovación

Se utilizan Se analizan las
técnicas de desviaciones
creatividad de la ejecución
para proponer respecto al
proyectos plan inicial

Se seleccionan Se definen con
los proyectos detalle los Se planifican Se monitoriza
más adecuados requisitos de las fases para y se controla
a la estrategia los proyectos ejecutar cada la ejecución
de la empresa seleccionados proyecto del plan inicial

http://www.anella.cat/c/document_library/get_file?folderId=587504&name=DLFE-2314.pdf

Gestión de proyectos europeos (I+D)

Gestión de proyectos europeos (I+D)

http://www.acc10.cat/ACC1O/cat/talent-coneixement/publicacions/guies-innovacio-internacionalitzacio/index.jsp

Gestión de proyectos

La Gestión de Proyectos tiene como objetivo asegurar la correcta ejecución de todas las
actividades del mismo, siguiendo la definición del ciclo de vida, y gestionando todos los
aspectos relacionados como los hitos, entregables,…

Dirección de Proyectos

Principales referencias en Gestión de Proyectos
Asociaciones internacionales:
• PMI (Project Management Institute, 1969): www.pmi.org
• IPMA (International Project Management Association, 1965): www.ipma.ch
• IAPPM (Intern. Association of Project and Program Management, 2003): www.iappm.org
• APM (Association for Project Management): www.apm.org.uk
• AIPM (Australian Institute of Project Management, 1976): www.aipm.com.au

Metodologías:
• PRINCE2 (Projects in Controlled Env., 1989): www.prince2.com
• Scrum (Agile Project Management and Dev.): www.scrum.org
Academias:
• American Academy of Project Managers (AAPM):
www.projectmanagementcertifications.com
Otras instituciones (especializadas en TI):
• CompTIA (1982): www.comptia.org
Fabricantes de software:
• Microsoft Certified Technical Specialist: www.microsoft.com

Project Management Institute (PMI)

PMI Certifications
(March 2010)
• Project Management Professional (PMP)®  Total members: 317.962
• Certified Associate in Project Management (CAPM)®  Total active
PMPs: 375.959
• Program Management Professional (PgMP)®
• PMI Scheduling Professional (PMI-SP)®
• PMI Risk Management Professional (PMI-RMP)®
Standars
• A Guide to the Project Management Body of
Knowledge (PMBOK® Guide)- Fourth Edition
• Practice Standard for Project Risk Management
• Practice Standard for Earned Value Management
• Practice Standard for Project Configuration
Management
• Practice Standard for Work Breakdown Structures
• Practice Standard for Scheduling

http://www.pmi.org

Project Management Institute (PMI)

CompTIA

• CompTIA is a non-profit trade association advancing the global interests
of information technology (IT) professionals and companies including
manufacturers, distributors, resellers, and educational institutions.
• Certifications
• CompTIA A+
• CompTIA Network+
• CompTIA Security+
• CompTIA Server+
• CompTIA Linux+
• CompTIA PDI+
• CompTIA RFID+
• CompTIA CTP+
• CompTIA CTT+
• CompTIA CDIA+

• CompTIA Project+
For project managers, the CompTIA Project+
certification covers the entire process of project
management, including initiation, planning,
execution, acceptance, support and closure.

http://www.comptia.org

Microsoft Project

• MCTS: Managing Projects with Microsoft Office Project 2007 (Exam: 70-
632 - TS: Microsoft Office Project 2007, Managing Projects)
• MCTS: Enterprise Project Management with Microsoft Office Project
Server 2007 (Exam 70-633: TS: Microsoft Office Project Server 2007,
Managing Projects)
• MCTS: Microsoft Office Project Server 2007, Configuration (Exam 70-639:
TS: Microsoft Office Project Server 2007, Configuring)
• MCTS Project Server 2010, Configuration (Exam 70-177: TS Microsoft
Project Server 2010, Configuring)

http://www.microsoft.com

Gestión de proyectos: ciclo de vida

Inicio Planificación

Control y
Ejecución
Seguimiento

Cierre

Ámbitos de gestión de un proyecto

Alcance

Riesgos Tiempo

Terceros
Integración Costes

Comunicación Calidad

Equipo

Gestión de proyectos: principales procesos

- Desarrollar el Plan
de Gestión del
- Desarrollar el Proyecto
Project Charter
Inicio
Planificación

- Dirigir y Gestionar
Control la Ejecución del
Ejecución Proyecto

- Monitorizar y
Cierre
Controlar el Trabajo
del Proyecto
- Cerrar el proyecto
- Gestionar el
Control de Cambios
Integrado

Dirección SSII y Gestión Proyectos

Top 10 Skills CIOs in 2008

Fuente: Encuesta publicada en PM Network. Dec 2006
Projec t Risk Management

Projec t Integration Management

Systems Design

Systems Analysis

Projec t Leadership

Industry Knowledge

Business Proc ess Engineering

Company Knowledge

Projec t Management

Func tional Area Knowledge

55% 60% 65% 70% 75%

PMI - PMBOK

The Standard for
Portfolio
Management

Ciclo de vida gestión cartera de proyectos

Identify Define Prioritize Select Stage Plan Execute/ Close Measure
Track
New ideas Benefits Strategic Value Optimization Sequence Tasks Baseline % Comp Cost
Initiatives Strategic Financial Value Constraint Capacity Milestones Actuals Approval Time
Enhancements Alignment Risk Value Force I/O Max ROI Schedule Variances Final Docs ROI
Regulation Resources Criteria Risk Baseline Leveling EVM Historicals Quality
Mandates Budget Weighting Resources Reporting Success
Ownership Mapping Budget Utilization
Dependencies Risks Work Auth
Issues
Risks

PPS PPS PPS PPS PPS/EPM EPM EPM EPM PPS

Otros ciclos de vida a considerar


Gestión Programas


Pre-Proyecto Proyecto
Proyecto Operaciones

Gestión del cambio


Crecimiento Organización
Pequeña TAMAÑO DE LA ORGANIZACIÓN Grande

Creatividad Dirección Delegación Coordinación Colaboración

Crisis de
censura
Crisis de
control

Crisis de
autonomía

Crisis de
liderazgo

Joven EDAD DE LA ORGANIZACIÓN Madura

La situación actual de la organización (evolución y madurez)
condicionará el desarrollo del proyecto, los proyectos y la
cartera de proyectos (portfolio management).

Madurez Tecnología / Producto

Ciclo de Vida Ejemplo

En todo proyecto de tecnología es necesario tener en cuenta
la situación de la misma dentro de su ciclo de vida.

El ciclo de vida de un equipo

Formación Confrontación Regulación Rendimiento

Todo equipo (incluidos los equipos de proyectos, siguen un
ciclo de vida igual. El Director de Proyectos tiene que ser
consciente del punto en que se encuentra su equipo para la
correcta dirección y liderazgo del mismo.

Gestión del Cambio: Justificación
• La puesta en marcha de un nuevo SI conllevará la adopción de unas
nuevas maneras de trabajar por los usuarios del mismo, cambios en los
procesos organizativos y/o hábitos de conducta y el uso de nuevas
tecnologías de apoyo.
• Será necesario, pues, conseguir la correcta adopción, por parte de los
usuarios, del nuevo SI y de todos los cambios asociados (manera de
trabajar,…), para poder asegurar los objetivos de negocio perseguidos por
el proyecto.


Proyecto

Gestión del cambio


Las actividades de gestión del cambio en proyectos de TI, persiguen,
conseguir el compromiso de la organización en el uso de las nuevas
tecnologías y aplicaciones de trabajo.

Gestión del Cambio: Justificación
• La gestión del cambio tiene como principal objetivo el identificar los riesgos
que puedan dificultar la adopción del nuevo SSII y planificar y ejecutar un
conjunto de actividades que suavicen/mitiguen/eliminen/reduzcan esos
riesgos (comunicando, demostrando valor, alineando las personas con los
nuevos SSII y los objetivos estratégicos y formándoles).

• Para ello, hay que planificar y ejecutar un conjunto de actividades
orientadas tanto a reforzar la aptitud (formación en el uso de la nueva
aplicación) como, sobretodo, a promover la actitud de los futuros usuarios
(motivación para la aceptación de la misma).

• Posteriormente a la puesta en producción, tendremos que evaluar y medir
los resultados del proceso de adopción

Gestión del Cambio: Elementos del Plan
• Para poder elaborar este plan de Gestión del Cambio
es necesario e imprescindible poder identificar
los siguientes aspectos:
• objetivos de negocio y organizacionales del
proyecto tecnológico
• los destinatarios y usuarios afectados por la
nueva plataforma tecnológica y el grado de
impacto
• las necesidades y expectativas de todos los stakeholders del proyecto
y su posicionamiento ante el nuevo entorno
• los escenarios y procesos de aplicación de la herramienta
• los riesgos derivados de la puesta en marcha de la nueva solución
tecnológica.

La elaboración del un plan de gestión del cambio tiene que considerar la
planificación, diseño y ejecución de las actividades de participación,
comunicación, formación, soporte, valor y alineación, junto con la
definición y posterior seguimiento, de un conjunto de métricas.

Gestión del Cambio: Plan de Trabajo CIP
• El plan de trabajo, propuesto por el CIP, para implementar la Gestión del
Cambio en un proyecto, contempla un conjunto de actividades, agrupadas
en 3 estadios (definición y planificación, ejecución y evaluación del
proceso de gestión del cambio), durante la planificación, ejecución y
puesta en marcha del nuevo entorno de trabajo.

Puesta
Proyecto Ejecución Proyecto Operaciones
prod.

Gestión
Definición y Control y Seguimiento
del Cierre
Planificación Proyecto del Proyecto
Proyecto

Definición y
Gestión Ejecución
del
Planificación Evaluación
del Plan de Gestión del Cambio
Cambio Gestión Cambio

• Para ello, habrá que definir y elaborar un conjunto de materiales:
• Comunicación (web, intranet, folletos, correos, reuniones,
presentaciones,…)
• Formación (cursos, seminarios, talleres, guías, manuales…)
• Apoyo a los usuarios (guias de ayuda, FAQs,…)

John Kotter: Leading Change

http://www.kotterinternational.com
www.ouricebergismelting.com

Change Management Learning Center

http://www.change-management.com/
http://www.change-management.com/tutorial-adkar-overview.htm

Gestión del Cambio: Metodología CIP
Definición y
Ejecución
Planificación Evaluación
del Plan de Gestión del Cambio
Gestión Cambio

Activid. • Identif, análisis y • Ejecución plan gestión cambio: • Medición resultados
segmentación stakeholders • Participación (dirección y mandos intermedios, sobre métricas y
• Identifi. y análisis reuniones,…) objetivos
escenarios • Comunicación (mailings, presentaciones, memorándums,…) • Definición de
• Identif. barreras / riesgos / • Formación (acciones formativas, materiales, guías acciones correctiva
inhibidores / obstáculos online,…) y/o de refuerzo
• Revisión objetivos negocio • Soporte (FAQs, guías usuario, atención usuarios, gest.
del proyecto e Identif. conoc.…)
métricas • Valor (beneficios para todos los stakeholders, necesidad del
• Elaboración plan gestión cambio, riesgos si no hay cambio,…)
cambio: • Alineación (apoyo a los objetivos estratégicos, depart,…)
• Participación
• Comunicación
• Formación
• Soporte
• Valor
• Alineación
• IW Profile, Factor 4 Index • Según cada ámbito (comunicación, formación,…)
Herram. • Reuniones y entrevistas
• ROI / BV

• Procesos y matriz de • Materiales de comunicación (web, intranet, folletos,…) • Medidas correctivas
implicados e impacto • Materiales de formación y plan de gestión
Entreg.. • Escenarios de trabajo • Materiales de apoyo a los usuarios del cambio actualizado
• Caracterización trabajador • Guías de usuario, canales de apoyo,
información y cultura org.
• Plan de Gestión del
Cambio (actividades y
calendario)
• Métricas

Gestión del Cambio: Escenarios (ej Intranet)
• El enfoque de trabajo del CIP se basa en la identificación de los
escenarios en los que se mueven los stakeholders de la organización y el
análisis de mejora en los mismos e impacto del proyecto en los mismos

 Búsqueda y compartición de  Mejora en la toma de decisiones
información  Reuniones más ágiles
 Trabajo colaborativo  Gestión más eficiente de reuniones
 Mejora de la colaboración entre  Situaciones de movilidad
agentes  Espacios remotos de trabajo
 Uso de redes sociales (blogs, wikis, (workspaces)
RSS,…) y canales 2.0  Formación a empleados dispersos
 Organización y gestión de geográficamente
documentos  Teletrabajo
 Mejora de la productividad personal  Proceso de incorporación de
 Simplificación de las nuevos empelados
comunicaciones en la organización  Gestión del tiempo y organización
 Uso de formularios electrónicos y personal de tareas
flujos de información  Utilización del correo electrónico
 …

Anexo Metodologías - Herramientas: BPIO

BASICO ESTANDAR RACIONAL DINAMICO

Colaboración & Comunicación
Espacios Colaborativos & Portales
Mensajería
Mensajería Instantánea / Voz
Web Conferencing

Gestión del Contenido & Informes
Documentos & Gestión Documental
Informes
Búsqueda
Gestión del Contenido Web

Inteligencia de Negocio
Reporting & Analisis
Performance Measurement
Data Warehousing

Anexo Metodologías - Herramientas: BVPS

Anexo Metodologías - Herramientas: Factor4Index

Anexo Metodologías - Herramientas:
Information Worker Profile

Resumen

• La gestión de proyectos en las organizaciones va más allá
de la „simple‟ gestión de un proyecto, a nivel individual.
• Es necesario que la organización considere, también, la
gestión de los programas y su cartera de proyectos.
• Existen diferentes metodologías a implantar en la gestión
de proyectos, en función de la naturaleza del mismo.
• La adopción de un sistema de gestión es imprescindible
para facilitar su planificación, gestión, seguimiento y control,
así como para el trabajo en equipo de los miembros y apoyar
su comunicación y colaboración.
• Ningún proyecto de tecnología podrá considerarse un éxito si
los usuarios del mismo no lo utilizan y la organización saca
provecho de su explotación.
• La gestión del cambio, pues, es imprescindible, para
conseguir este éxito.

Gracias

Centre d’Innovació en Productivitat, Fundació Privada. 2010
Avgda. Bases de Manresa, 1 – 08242 Manresa
Telf: 93 877 21 00. www.centreproductivitat.cat @: info@centreproductivitat.cat
Blog: www.iproductividad.com - http://www.twitter.com/MICProductivity

“Avís Legal: Aquesta obra està subjecta a una llicència Reconeixement - NoComercial -
CompartirIgual (by-nc-sa) de Creative Commons:
No es permet un ús comercial de l'obra original ni de les possibles obres derivades, la
distribució de les quals s'ha de fer amb una llicència igual a la que regula l'obra original.
La llicència es pot consultar a www.creativecommons.org/licenses ”

Gestion proyectos ciclosvida-gestiondelcambio-ramoncosta-cip-20101014-pt-valles

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (19)

Viewers also liked

Viewers also liked (20)

Similar to Gestion proyectos ciclosvida-gestiondelcambio-ramoncosta-cip-20101014-pt-valles

Similar to Gestion proyectos ciclosvida-gestiondelcambio-ramoncosta-cip-20101014-pt-valles (20)

More from Ramon Costa i Pujol

More from Ramon Costa i Pujol (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Gestion proyectos ciclosvida-gestiondelcambio-ramoncosta-cip-20101014-pt-valles