Eug 20120411-conferencia-tecn comcol-proyectos

Conferencia Las Tecnologías de comunicación y colaboración en los proyectos … porque los proyectos son ‘personas’ … Ramon Costa Project Director. MIC Productivity. ramonc@micproductivity.com http://www.micproductivity.com http://www.iproductividad.com Associate Professor. EADA. rcosta@eada.edu. www.eada.edu Associate Professor. EUG. rcosta@eug.es www.eug.es Dynamic Partner & Co-founder. inPreneur. ramon@inpreneur.com. www.inpreneur.comSant Cugat, 11-4-2012

Cambios en el modelo de trabajo… y en los proyectosGlobal Flexible ConocimientoVirtual Enjambre Hiperconectado Móvil Información Web 2.0 / Social

Los proyectos y las personas: necesidades

Personas:…. „Stakeholders‟

Ámbitos de gestión en un proyecto Alcance Riesgos TiempoTerceros Integración CostesComunicación Calidad Equipo

La importancia de la comunicaciónhttp://flickr.com/photos/andresherrera_cl/845681684/

Gestión Proyectos. Procesos. Inicio- P1. Project Charter Identificación Stakeholders Inicio Planificación Control y Seguimiento Ejecución Cierre

Gestión Proyectos. Procesos. Planificación - P2. Definición y Planificación Alcance (WBS) - P3. Definición Actividades, Inicio Orden, Recursos, Duración y Planificación Calendario - P4. Definición y Planif. del Equipo y compras - P5. Plan Comunicaciones Control y - P6. Estimación del Coste ySeguimiento Ejecución elaboración Presupuesto - P7. Planificación Calidad - P8. Evaluación Riesgos Cierre - P9. Definición Gestión Plan Proyecto Ejerc.

El Plan de Gestión del Proyecto

Gestión Proyectos. Procesos. PlanificaciónEtapa 1 Etapa 2 Etapa 3 ....... Etapa N

Planificación. Equipo y Comunicaciones StakeholdersPlanificación Planificaciónorganizacional comunicaciones

Planificación. Comunicación Aspectos a tener en cuentaRequerimientos de comunicaciones Tecnologías de las comunicaciones• Organización del proyecto y relaciones de • ¿Depende el éxito del proyecto de contar responsabilidad de los stakeholders. con información frecuentemente• Disciplinas, departamentos y actualizada o basta con los informes especialidades involucrados con el escritos emitidos en forma regular? proyecto. • ¿Son adecuados los sistemas ya• Logística de cómo los individuos se verán instalados o las necesidades del proyecto involucrados con el proyecto y en qué demandan cambiarlos? lugares. • ¿son compatibles los sistemas de• Necesidades de información externa comunicación propuestos con la experiencia y conocimiento de los participantes del proyecto? Plan de Comunicación

Planificación. Comunicación

Gestión Proyectos. Procesos. Ejecución Inicio Planificación - P10. Ejecución y Gestión del Proyecto Control ySeguimiento Ejecución - P11. Adquisición y Desarrollo del Equipo de Proyecto - P12. Distribución de la Cierre Información - P13. Aseguramiento Calidad - P14. Gestión Adquisiciones

Ejecución. Comunicación Quiero enviar Creo un mensaje el mensaje Adapto el mensaje al interlocutorFeed-back Envío el mensajeLo entiende El interlocutor El receptor recibe el interpreta el mensaje mensaje

Ejecución. Comunicación Formal Informal Declaración de la misión de la Memos, notas personales, compañía, project charter, “post-it”,...Escrita informes anuales, reportes de proyecto, actas de reuniones, ... Reuniones (de cualquier tipo), Contacto personal, discusiones revisiones de proyecto y en el pasillo, reuniones sociales,Verbal desempeño, retroalimentaciones etc. del cliente, etc. Presentaciones, gráficos Lenguaje del cuerpo, (cuadros, cronogramas, etc.), expresiones faciales, ...No verbal animaciones, etc.

Ejecución. Comunicación Canales de comunicación = n(n-1)/2, donde n es el número de personasDos personas, Tres personas, Cuatro personas, Seis personas, un canal tres canales seis canales quince canales Formalizar la comunicación en el proyecto

Ejecución. Comunicación

Gestión Proy. Procesos. Seguimiento y control- P15. Informe de Rendimiento y Gestión Stakeholders Inicio- P16. Control y Seguimiento Planificación de los Riesgos- P17. Gestión Equipo Proyecto- P18. Verificación y Control Control y de Cambios (alcance, Seguimiento Ejecución calendario, costes, calidad)- P19. Administración contratos con terceros- P20. Control del Proyecto e Cierre Integración de Cambios

Gestión Proy. Reuniones de seguimientoLas reuniones efectivas aportan productividad en las comunicaciones entre los miembros del proyecto y stakeholders

Gestión Proyectos. Procesos. Cierre Inicio Planificación Control ySeguimiento Ejecución - P21. Cierre del Proyecto y Contratos con Terceros Cierre - P22. Project Post-mortem

Cierre. Lecciones aprendidas. NecesidadComo todos sabemos, en el mundo de la gestión de proyectos...:• ‘Los errores encontrados en un proyecto no se repiten en otros’• ‘La mejora de procesos es un ejercicio trivial’• ‘Los proyectos son entregados a tiempo, dentro del presupuesto y exactamente con el ámbito previsto’• ‘El alcance de la aplicación nunca cambia’• ‘La satisfacción del cliente siempre es excepcionalmente alta’• ‘El trabajo del Jefe de Proyectos no es muy estresante’La gestión de las lecciones aprendidas aporta un importante conjunto debeneficios• mejorar la productividad• mejorar la reputación de su empresa• entregar un producto mejor• diferenciarse entre la competencia• ahorrar dinero .....

Proyectos. Comunicación. Tecnologías

Proyectos. Comunicación. TecnologíasPortales, intranets, … Herramientas colaborativas Aplicaciones de definición, Aplicaciones planificación, Web 2.0 monitorización y seguimiento de proyectos Tecnologías de comunicación

Proyectos. Comunicación. Tecnologías - Synchronous conferencing, e-mail, faxing, voice mail, Web publishing , Herramientas revision control colaborativas - Electronic calendars, workflow systems, knowledge management systems, Aplicaciones extranet systems, social software Web 2.0 systems, blogs, wikis, RSS, online spreadsheets - Internet forums, Online chat, Instant Tecnologías de Messaging, Telephony, Data comunicación conferencing, Videoconferencing, Application sharing

Proyectos. Comunicación. TecnologíasMensajería instantaneaAudioconferenciaVideoconferenciaMensajería corporativaTelefonía fijaTelefonía móvilPresenciaIntegración centralita...

Proyectos. Colaboración. TecnologíasPizarra compartidaAcceso remoto a herramientas,aplicaciones, escritorioCompartición calendariosReuniones virtuales

Proyectos. Colaboración. TecnologíasIntranet, extranetOffline-online“Cloud computing”Acceso a calendarios,agendas, documentos,...

Proyectos. Comunicación. Tecnologías

Proyectos. Comunicación & Colab. Redes Sociales Blogs y microblogging Wikis, Fuentes RSS, Redes sociales,...

Proyectos. Comunicación & Colab. Redes Sociales

Resumen: referencias ejemplos prácticos Procemm - ASCAMM Microsoft Project - Microsoft Zoho Project - Zoho

Resumen: referencias ejemplos prácticos

Propuesta final: Lectura recomendada “50 claves para la dirección de proyectos”• La gestión de un proyecto empieza por el entusiasmo y compromiso personal del director del proyecto• Un proyecto no se lleva a cabo sin un equipo de trabajo• El proyecto tiene que responder a las expectativas y necesidades de los usuarios y stakeholders• La comunicación es clave en el proyecto• No se puede olvidar nunca los compromisos establecidos• Tan importante es gestionar el proyecto como saberlo cerrar y traspasar

Gracias Ramon Costa Project Director. MIC Productivity. ramonc@micproductivity.com http://www.micproductivity.com http://www.iproductividad.com Associate Professor. EADA. rcosta@eada.edu. www.eada.edu Associate Professor. EUG. rcosta@eug.es www.eug.es Dynamic Partner & Co-founder. inPreneur. ramon@inpreneur.com. www.inpreneur.comSant Cugat, 11-4-2012

http://www.gestionproyectostic.com	1756
http://www.actioningorganizations.com	188
http://www.ramoncosta.net	138
http://www.pgpsi.com	48
http://www.directorioblogs.es	2

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by Ramon Costa i Pujol

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