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Sistema de informacion para la unidad de almacen y suministro
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Sistema de informacion para la unidad de almacen y suministro

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  • 1. REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD DE CARABOBO FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES CAMPUS – BARBULA PROPUESTA DE UN SISTEMA DE INFORMACION PARA LA UNIDAD DE ALMACÉN Y SUMINISTRO DE LA CONTRALORÍA DEL ESTADO ARAGUA. Integrantes: Abog. Mereira Perdomo Abog. Editsell Diaz Abog. Linda Rassmann Abog. Zeyda PadillaProf. Benito Hamidian Maracay, Agosto 2012
  • 2. INTRODUCCIÓN. La mejora de procesos significa que todos los integrantes de laorganización deben esforzarse en hacer las cosas siempre bien. Paraconseguirlo, una empresa requiere personas responsables de los procesos,documentación, requisitos definidos del proveedor, requisitos y necesidades delos clientes internos bien definidos, requisitos, expectativas y establecimientodel grado de satisfacción de los clientes externos, indicadores, criterios demedición y herramientas de mejora estadística. Un elemento esencial en todo esto, lo constituyen los equipos de mejoray rediseño de procesos gerenciales o administrativos. Por su naturaleza desoporte de otros procesos productivos de las organizaciones por lo general nose le presta la atención debida en lo que corresponde al incremento de laeficiencia, la simplificación, racionalización y la oportunidad de ocurrencia. La reingeniería organizacional según la definición dada por sus principalesproponentes, consiste en “la revisión fundamental y el rediseño radical de losprocesos y la estructura organizacional para alcanzar mejoras espectacularesen las medidas claves del desempeño de la organización, tales como calidad,costos, servicio y rapidez”. Pero reingeniería organizacional no es hacer mejor lo que esta haciendo,ni reorganizar, ni redistribuir funciones, ni automatizar, ni reestructurar, nireducir, ni mucho menos despedir gente. Se trata pues de replanteartotalmente la forma como se viene manejando la empresa, cambiando desdelos principios en los cuales basa la organización del trabajo hasta lasherramientas para la ejecución de las tareas, pasando por la preparación de losempleados para este cambio.
  • 3. Análisis de la Organización La Contraloría del Estado Aragua es un Organismo Público Estadal, concompetencia expresa para ejercer funciones de Vigilancia, Control yFiscalización de los Ingresos, Gastos y Bienes Públicos Estadales, sin perjuiciode las facultades que corresponda a la Contraloría General de la República,como Órgano Rector del Sistema Nacional de Control Fiscal. Es un órganoautónomo de la administración pública estadal que goza de autonomíaorgánica, funcional y administrativa, de conformidad con lo establecido en elartículo 163 de la Constitución Nacional. La Contraloría posee de conformidad con el artículo 25 de la LeyOrgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional deControl Fiscal, capacidad financiera e independencia presupuestaria, De conformidad con lo establecido en la Ley de Contraloría del EstadoAragua, en sus artículos 7 y 71, están sujetos a su control, vigilancia yfiscalización los siguientes organismos, entidades y personas. • Todas las Dependencias del Ejecutivo Regional • Los Institutos y Servicios Autónomos Estadales. • Las Sociedades y demás Personas Jurídicas, en las cuales el Estado tenga Participación Patrimonial • Las Fundaciones y Otros Entes Estadales • Las Personas Naturales o Jurídicas: A.- Que contraten, negocien o celebren operaciones con el Estado. B.- Que administren, manejen o custodien fondos públicos. C.- Que reciban aportes, subsidios u otras transferencias del Estado.
  • 4. ESTRUCTURA ORGANIZATIVAMISIÓNLa Contraloría del Estado Aragua, tiene por cometido cumplir las atribucionesdel marco constitucional, las leyes y normas que rigen su funcionamiento paraejercer el control, la vigilancia y la fiscalización de los Ingresos, Gastos yBienes del Estado Aragua; atendiendo los parámetros del Sistema Nacional deControl, optimizando los procesos de control y garantizando confiabilidad,respeto y transparencia, mediante la planificación estratégica, para aplicarlosen todos los Organismos Públicos Estadales, a los fines de que estos optimicen
  • 5. su gestión pública, cumplan con la satisfacción de las necesidades colectivas ymejoren la calidad de vida de los ciudadanos.VISIÓNIncrementar los niveles de excelencia dentro de los nuevos parámetros fijadospor el Sistema Nacional de Control, a efectos de mantener su liderazgo en losnuevos roles que se han asumido constitucional, legal y administrativamente,fortaleciendo su carácter técnico y científico, en aras de consolidar un Estadonuevo y modernizado. Esquematizado y estructurado sobre la base de losocial, lo moral y lo ético, como la única garantía de manejo eficaz delPatrimonio EstadalVALORES • Dar cumplimiento a la Carta Magna de la República Bolivariana de Venezuela y demás Leyes. • Impulsar el trabajo Técnico, Profesional y Multidisciplinario para alcanzar el logro de sus objetivos. • Trabajar bajo premisa de Ética, Transparencia, Responsabilidad, Integridad, Honestidad y Rendición de Cuentas. • Ofrecer Claridad y Confiabilidad en el proceso de Toma de Decisiones Oportunas. • Exigir transparencia en la ejecución del gasto y la inversión.PRINCIPIOS Y LINEAMIENTOS BÁSICOS • Capacidad Financiera e Independencia Presupuestaria. • Objetividad e Imparcialidad en el Ejercicio de sus Funciones. • Apoliticismo partidista a la Gestión Fiscalizadora. • Carácter Técnico en el Ejercicio del Control Fiscal.
  • 6. • Oportunidad en el Ejercicio de Control Fiscal y en la presentación de los resultados. • Economía. • Celeridad en sus actuaciones. • Participación Ciudadana en la Gestión Contralora. Eficacia, eficiencia, efectividad en sus actuaciones El problema. Como objetivo primordial la Contraloría del Estado Aragua se plantea elfortalecimiento de los procesos de Control de Gestión existentes con elpropósito de lograr mayores niveles de eficiencia, eficacia y efectividad en elcumplimiento de las funciones contraloras que le han sido encomendadas,constituyéndose en un órgano líder, pedagógico y orientador, que propicia laoptimización de la Gestión en los Organismos Públicos Estadales,Centralizados y Descentralizados. Por lo que el Organismo en si, no escapa al cumplimiento de este objetivo, yse hace necesario la evaluación y el control de la gestión del ÓrganoContralor y la correcta utilización de los recursos asignados en aras delcumplimiento de objetivos y metas; a los fines de detectar deficiencias yproponer acciones correctivas para el fortalecimiento de la gestión. De ahí la obligación de evaluar el Sistema de Control Interno, el grado deoperatividad y eficacia de los sistemas de administración implementados eneste organismo a fin de determinar la eficiencia, eficacia y economía de lasoperaciones efectuadas. De acuerdo a esto, nos hemos propuesto implementar un Sistema deInformación para la unidad de Almacén y Suministros de la Contraloria delEstado Aragua, departamento adscrito a la Gerencia de Administración de losRecursos Financieros de la Institución, quien tiene como objetivo principal el degerenciar los Recursos Financieros de una forma transparente, eficiente y
  • 7. eficaz, en la búsqueda del cumplimiento integral de los objetivos institucionalesy así lograr, de esta manera, el fortalecimiento de la función del ÓrganoContralor. De tal manera, que resulta importante para esta Gerencia, que losprocesos que se realicen en el departamento de Almacén y Suministro delórgano contralor, se hagan cumpliendo las mas estrictas normas de control ytransparencia, y que además puedan efectuarse de una manera rápida yconfiable. Es de destacar que alguno de los procesos de Almacén y suministro noestán cumpliendo con los objetivos para lo cual fueron creados, es el caso quese observa al momento de la solicitud de materiales por parte de los clientesinternos (Gerencias), el jefe de despacho no conoce si este material oconsumible, se encuentra en existencia, lo que demuestra falta de control en ladisponibilidad del inventario, además retarda la planificación de la unidad decompras al no contar con el mencionado inventario a tiempo, puesto que nose pueden realizar la adquisición de los distintos productos y consumibles,requeridos por los clientes internos, a tiempo. Así mismo son constantes losretardos en la entrega de dichos insumos, debido a la insuficiencia del recursohumano de que se dispone en la unidad. Por otro lado, es de hacer notar que el personal con que cuenta la unidadde Almacén y Suministros de la Contraloría del Estado Aragua, no cuenta conla debida capacitación o formación que se requiere para el manejo de lamisma, es de destacar además que no se cuenta, en la unidad, con unaestructura organizativa que facilite el rol que se cumple en este. De acuerdo con lo planteado anteriormente, y la inquietud de encontrarposibles soluciones para corregir las fallas detectadas se plantean lossiguientes objetivos:
  • 8. Objetivo General Implementar un Sistema de Información en la unidad de Almacén ySuministros de la Contraloria del Estado Aragua con el objeto de mejorar laeficiencia y eficacia en pro de la excelencia en la atención de los clientesinternos.Objetivos Específicos. Diagnosticar la situación actual del control interno dentro de la unidad de Almacén y Suministros de la Contraloria del Estado Aragua. Determinar debilidades y fortalezas en el proceso de atención a los clientes internos. Diseñar un sistema tecnológicamente actualizado para facilitar las tareas que a diario se cumplen en la unidad con mayor confiabilidad.Justificación y Alcance El control interno, es un proceso que se lleva acabo dentro de lasinstituciones con el objeto de dar seguridad sobre los procesos que se cumplendentro de estas, en relación con el cumplimiento de los objetivos propuestos enla Organización. De acuerdo a esto y siendo la Contraloria del Estado Aragua una instituciónque busca ofrecer claridad y confianza, en aras de cumplir con los parámetrosde eficiencia y eficacia propuestos, debe corregir todas las situaciones dedebilidad que dentro de su organización puedan presentarse, como el caso delpresente estudio. En tal sentido se plantea solucionar una problemáticasurgida a raíz de una deficiencia en el control interno de la institución. Es por ello que se persigue, a través del presente trabajo superar lasituación existente en la unidad de Almacén y Suministros de la Contraloria delEstado Aragua, logrando de ésta una unidad eficiente y eficaz en elcumplimiento de sus funciones, puesto que una organización es exitosa en lamedida en que sus dependencias logren serlo.
  • 9. Propuesta Implementar un Sistema de Información en la unidad de Almacén ySuministros adscrita a la Gerencia de Administración de los RecursosFinancieros de la Contraloria del Estado Aragua, porque consideramos que esnecesario organizar y facilitar el trabajo de dicha unidad para la consecución desus objetivos. Es importante destacar que la presente propuesta se materializarà a cabomediante la transcripciòn de datos, tomados a partir del mecanismo deencuestas realizadas para diagnosticar los elementos deficientes o escasosdentro de la unidad de almacén y suministro, los cuales sirvieron para mejorar ydiseñar un proceso de control interno que fortalecerá la eficiencia y eficacia conque cuenta actualmente la mencionada unidad de la Contraloria del EstadoAragua. CONCLUSIÓN Y RECOMENDACIONES La implementaciòn de un Sistema de Información viene dado por lacarencia de una buena organización causada por la fragmentación de algúnproceso natural, por lo que la información obtenida debe ser el producto deuna investigación precisa, si no se corre el riesgo de reprocesarse, y lasconsecuencias serian lamentables. En el caso planteado anteriormente se cuenta con la fortaleza de un equipode trabajo idóneo para la implementación del sistema propuesto para lo cualuna vez realizado el estudio pertinente consideramos proponer lo siguiente: -Ubicaciòn de un Software: Ante esta realidad surge el dominio de la tecnología de la información comoun elemento importante para implementar la administración integral porqueconlleva a la existencia de organizaciones que aprenden, denominadas"organizaciones inteligentes", en donde su impacto más significativo, no sóloestá dirigido a la elaboración de nuevos productos, sino en el rediseño
  • 10. organizacional como estructura del poder y renovación del conocimiento en elcual se deben lograr los objetivos propuestos por Board, Bernard en 1997: Incrementar la colaboración. Rapidez en todo Sensibilidad Flexibilidad Innovación Permeabilidad Apalancamiento Realización Espontaneidad Responsabilidad Autoridad y Control Ahora bien, implementar sistemas de software que permitan laincorporación y salida de inventario de mercancía con mayor confiabilidad,utilizando para ello las solicitudes efectuadas por los clientes internos y lasfacturas de entrega de mercancía, a la par de un control por tarjetas deubicación de mercancía, que pudiera ser llevado, y obtener elementos decomparación del inventario existente de mercancía, este sistema seria sencillo,claro y con ello se evitaría conflictos, fallas y fugas de responsabilidad en elcumplimiento de funciones. Al mismo tiempo permitiría la organización y un mejor control de lasactividades de la unidad de Almacén y Suministros.
  • 11. -Control Interno Se hace necesario crear, en la unidad, elementos que fomenten el controlinterno que pudiera existir dentro de la unidad, es por ello que se plantea losiguiente: Desarrollar un sistema contable o inventario que suministre una oportuna, completa y exacta información de los resultados. Instalar un Sistema de Información, para la gerencia de adscripción de la unidad y para los diferentes niveles ejecutivos de la organización, donde se expongan con claridad los procesos que se cumplen dentro de la unidad. Disposición de correctos controles y normas que estimulen la responsabilidad y el desarrollo de cualidades en los empleados. Promover elementos esenciales para la practica de auditorias y evaluaciones periódicas tanto de la mercaría en inventario como de los procesos que se desarrollan en la unidad. Desarrollar un manual que permita a los funcionarios que conforman la unidad de Almacén y Suministro el mejor cumplimiento de sus labores.

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