ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี

9,812 views

Published on

1 Comment
2 Likes
Statistics
Notes
No Downloads
Views
Total views
9,812
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
604
Actions
Shares
0
Downloads
78
Comments
1
Likes
2
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี

  1. 1. ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ . ศ . ๒๕๒๖ <ul><li>ระเบียบนี้ใช้บังคับตั้งแต่ ๑ มิถุนายน ๒๕๒๖ </li></ul><ul><li>งานสารบรรณ หมายความว่า งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึง การทำลาย </li></ul><ul><li>ผู้รักษาการตามระเบียบนี้คือ“ปลัดสำนักนายกรัฐมนตรี”โดยมีอำนาจดังนี้ </li></ul><ul><li>- ให้มีอำนาจในการตีความและวินิจฉัยปัญหา ฯ </li></ul><ul><li>- แก้ไขเพิ่มเติมภาคผนวก และจัดทำคำอธิบาย </li></ul><ul><li>- ดำเนินการฝึกอบรม </li></ul>
  2. 2. ระเบียบนี้ใช้บังคับแก่ “ส่วนราชการ” - ส่วนราชการ หมายถึง กระทรวง ทบวง กรม สำนักงานหรือ หน่วยงานอื่นใดของรัฐ ทั้งในราชการบริหารส่วนกลาง ส่วน ภูมิภาค ส่วนท้องถิ่น หรือในต่างประเทศ และให้หมายความ รวมถึงคณะกรรมการด้วย ฉะนั้น บริษัท ห้าง ร้าน รัฐวิสาหกิจ จึงไม่จัดเป็นส่วนราชการตามระเบียบฯนี้
  3. 3. “ กรม” หมายถึง ส่วนราชการขึ้นตรงต่อกระทรวง ทบวง และเป็นนิติบุคคล ส่วนราชการขึ้นตรงต่อกระทรวงกลาโหม มี ๔ หน่วย ( จัดเป็น ส่วนราชการระดับกรม ) ๑ . สำนักงานรัฐมนตรี ( สร .) ๒ . สำนักงานปลัดกระทรวง ( สป .) ๓ . กรมราชองครักษ์ ( รอ .) ๔ . กองทัพไทย
  4. 4. ส่วนราชการขึ้นตรง “กองทัพไทย” <ul><li>กองบัญชาการกองทัพไทย </li></ul><ul><li>กองทัพบก </li></ul><ul><li>กองทัพเรือ </li></ul><ul><li>กองทัพอากาศ </li></ul><ul><li>ส่วนราชการอื่นตามที่กำหนดโดยพระราชกฤษฎีกา </li></ul>บก.ทหารสูงสุด ทบ. ทร . ทอ.
  5. 5. ผังการบังคับบัญชาใน กห . <ul><li>กห . </li></ul>รอ. สป . สร. กองทัพไทย ทอ. ทบ. ทร . บก.กองทัพไทย
  6. 6. ส่วนราชการขึ้นตรง “กองทัพเรือ” ปัจจุบัน มี ๓๖ หน่วย ( จัดเป็นส่วนราชการระดับกอง ) <ul><li>ผังการจัดส่วนราชการ ทร . แบ่งเป็น ๔ ส่วน </li></ul>ส่วนกำลังรบ ๙ หน่วย ส่วนยุทธบริการ ๑๐ หน่วย ส่วนการศึกษา ๓ หน่วย ส่วนบัญชาการ ๑๔ หน่วย กองทัพเรือ
  7. 7. แผนผัง นขต . ทร . ส่วนบัญชาการ ๑๔ หน่วย สลก . ทร . กพ . ทร . สบ . ทร . ขว . ทร . สตช . ทร . กบ . ทร . ยก . ทร . จร . ทร . สปช . ทร . กง . ทร . สสท . ทร . กพร . ทร . สยป . ทร . สธน . ทร .
  8. 8. ส่วนกำลังรบ <ul><li>ส่วนกำลังรบ ๙ หน่วย </li></ul>ทรภ . ๒ ทรภ . ๑ กร. นย . ฐท . สส . กรม สห . ทร . ฐท . กท . สอ . รฝ . ทรภ . ๓
  9. 9. ส่วนยุทธบริการ <ul><li>อร . </li></ul>ส่วนยุทธบริการ ๑๐ หน่วย วศ . ทร . สก . ทร . อศ . ขส . ทร . พร. อล . ทร . ชย . ทร . สพ . ทร . พธ . ทร .
  10. 10. ส่วนการศึกษา ส่วนการศึกษา ๓ หน่วย รร . นร . ยศ . ทร . สวพ . ทร .
  11. 11. เพิ่มคำนิยาม แก้ไขฉบับที่ ๒ ( ๒๕๔๘ ) <ul><li>อิเล็กทรอนิกส์ หมายความว่า การประยุกต์ใช้วิธีการทางอิเล็กตรอน ไฟฟ้า คลื่นแม่เหล็กไฟฟ้า หรือวิธีอื่นใดในลักษณะคล้ายกัน และให้หมายความรวมถึงการประยุกต์ใช้วิธีการทางแสง วิธีการทางแม่เหล็ก หรืออุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องกับการประยุกต์ใช้วิธีการต่าง ๆ เช่นว่านั้น </li></ul><ul><li>* ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หมายความว่า การรับส่งข้อมูลข่าวสาร หรือหนังสือผ่านระบบสื่อสารด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ </li></ul>
  12. 12. ชนิดและแบบหนังสือราชการ <ul><li>หนังสือราชการ” หมายถึง เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่ </li></ul><ul><li>๑ . หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ </li></ul><ul><li>๒ . หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือบุคคลภายนอก </li></ul><ul><li>๓ . หนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ </li></ul><ul><li>๔ . เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ </li></ul><ul><li>๕ . เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อขัดข้อง </li></ul><ul><li>๖ . ข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือที่ได้รับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ </li></ul>
  13. 13. หนังสือราชการ มี ๖ ชนิด <ul><li>๑ . หนังสือภายนอก </li></ul><ul><li>๒ . หนังสือภายใน </li></ul><ul><li>๓ . หนังสือประทับตรา </li></ul><ul><li>๔ . หนังสือสั่งการ </li></ul><ul><li>- คำสั่ง </li></ul><ul><li>- ระเบียบ </li></ul><ul><li>- ข้อบังคับ </li></ul><ul><li>๕ . หนังสือประชาสัมพันธ์ </li></ul><ul><li>- ประกาศ </li></ul><ul><li>- แถลงการณ์ </li></ul><ul><li>- ข่าว </li></ul><ul><li>๖ . หนังสือที่เจ้าหน้าที่จัดทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ </li></ul><ul><li>- หนังสือรับรอง </li></ul><ul><li>- รายงานการประชุม </li></ul><ul><li>- บันทึก </li></ul><ul><li>- หนังสืออื่น </li></ul>
  14. 14. หนังสือภายนอก <ul><li>คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นพิธี มี ๑๔ หัวข้อ </li></ul><ul><li>ใช้กระดาษตราครุฑในการจัดทำ </li></ul><ul><li>เป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอก </li></ul><ul><li>ใช้คำเต็มในการจัดทำ (ออกนอกกระทรวง) </li></ul>
  15. 15. หนังสือภายใน <ul><li>เป็นหนังสือที่ติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน </li></ul><ul><li>คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก ใช้กระดาษบันทึกข้อความจัดทำ </li></ul><ul><li>( กห . จะใช้ตามระเบียบ กห . ว่าด้วยหนังสือราชการ พ . ศ . ๒๕๒๗ ) </li></ul><ul><li>คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก ใช้ </li></ul><ul><li> กระดาษบันทึกข้อความ กระดาษตราครุฑ </li></ul>
  16. 16. หนังสือประทับตรา <ul><li>คือ หนังสือที่ใช้ประทัพตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกอง หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย ฯ เป็นผู้ลงชื่อย่อกำกับตรา </li></ul><ul><li>การใช้ ใช้ติดต่อระหว่างส่วนราชการหรือบุคคลภายนอก (เฉพาะกรณีที่มิใช้เรื่อสำคัญ) </li></ul><ul><li>ใช้กระดาษตราครุฑในการจัดทำ </li></ul>
  17. 17. หนังสือสั่งการ มี ๓ ชนิด คือ คำสั่ง ระเบียบ ข้อบังคับ <ul><li>๑ . คำสั่ง คือบรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชา สั่งการ ให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย </li></ul><ul><li>* ใช้กระดาษตราครุฑในการจัดทำ </li></ul><ul><li>การจัดทำคำสั่งในส่วนของ กห . แบ่งเป็น ๒ ชนิด คือ </li></ul><ul><li>- คำสั่งทั่วไป เป็นคำสั่งที่ให้ส่วนราชการ หรือหน่วย หรือผู้อยู่ในบังคับบัญชาทั่วไปปฏิบัติและทราบทั่วกัน </li></ul><ul><li>- คำสั่งเฉพาะ เป็นคำสั่งที่สั่งให้ส่วนราชการ หรือหน่วย หรือผู้อยู่ในบังคับบัญชา ผู้มีหน้าที่เกี่ยวข้องเฉพาะปฏิบัติ </li></ul>
  18. 18. <ul><li>๒ . ระเบียบ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่ได้ วางไว้ โดยจะอาศัยอำนาจของกฎหมายหรือไม่ก็ได้ เพื่อถือเป็นหลักปฏิบัติงานเป็นการประจำ </li></ul><ul><li>* ใช้กระดาษตราครุฑในการจัดทำ </li></ul><ul><li>๓ . ข้อบังคับ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่ กำหนด ให้ใช้โดยอาศัยอำนาจของกฎหมายที่บัญญัติให้กระทำได้ </li></ul><ul><li>- ใช้กระดาษตราครุฑในการจัดทำ </li></ul><ul><li>- การออกข้อบังคับในส่วนของ กห . กห . ออกได้หน่วยเดียว </li></ul>
  19. 19. หนังสือประชาสัมพันธ์ มี ๓ ชนิด <ul><li>๑ . ประกาศ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการ ประกาศ หรือชี้แจงให้ทราบ หรือแนะแนวทางปฏิบัติ </li></ul><ul><li>- ใช้กระดาษตราครุฑในการจัดทำ </li></ul><ul><li>- ในส่วนของ ทร . ให้ใช่คำย่อจัดทำ ( ยกเว้น ออกนอก ทร . ใช้คำเต็ม ) </li></ul><ul><li>๒ . แถลงการณ์ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการ แถลงการณ์ เพื่อทำความเข้าใจในกิจการของทางราชการ เหตุการณ์ หรือกรณีใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกัน </li></ul><ul><li>- ใช้กระดาษตราครุฑในการจัดทำ </li></ul><ul><li>- มักใช้สำหรับเหตุการณ์ซึ่งเป็นเรื่องสำคัญ กระทบกับชนหมู่มาก </li></ul><ul><li>- หน่วยออกแถลงการณ์ใน กห . คือ กห . นขต . กห . ทบ . ทร . และ ทอ . </li></ul>
  20. 20. ๓ . ข่าว คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควร เผยแพร่ ให้ทราบ <ul><li>ใช้กระดาษ เอ๔ จัดทำ </li></ul><ul><li>วิธีการเขียนจะเรียบง่าย ตรงไปตรงมา โดยใช้หลัก 5 W 1 H ใคร ทำอะไร เมื่อไร ที่ไหน ทำไม อย่างไร </li></ul>
  21. 21. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ <ul><li>คือ หนังสือที่ทางราชการจัดทำขึ้นนอกจากที่กล่าวมาแล้ว หรือหนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีถึงส่วนราชการและส่วนราชการรับไว้เป็นหลักฐานของทางราชการ </li></ul><ul><li>มี ๔ ชนิด คือ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก และหนังสืออื่น </li></ul>
  22. 22. หนังสือรับรอง <ul><li>คือ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่บุคคล นิติบุคคล หรือหน่วยงานเพื่อวัตถุประสงค์อย่างหนึ่งอย่างใดให้ปรากฎแก่บุคคลทั่วไป ไม่จำเพาะเจาะจง </li></ul><ul><li>ใช้กระดาษตราครุฑในการจัดทำ </li></ul>
  23. 23. <ul><li>รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของ ผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติของที่ประชุม ไว้เป็นหลักฐาน </li></ul><ul><li>โดยปกติจะ เป็นหน้าที่ของเลขานุการฯ </li></ul><ul><li>การจดรายงานการประชุม มี ๓ วิธี </li></ul><ul><li>- จดละเอียดทุกคำพูด พร้อมมติ </li></ul><ul><li>- จดย่อคำพูดที่เป็นประเด็นสำคัญพร้อมมติ </li></ul><ul><li>- จดแต่เหตุผล พร้อมมติ </li></ul>
  24. 24. <ul><li>หลังจากที่จัดทำรายงานการประชุมเสร็จเรียบร้อยแล้ว จะต้องนำเรียนประธาน ฯ เพื่อตรวจแก้/อนุมัติจ่าย </li></ul><ul><li>การรับรองรายงานการประชุม มี ๓ วิธี </li></ul><ul><li>๑. รับรองในการประชุมครั้งนั้น (เร่งด่วน) </li></ul><ul><li>๒. รับรองในการประชุมครั้งต่อไป (ปกติ) </li></ul><ul><li>๓. รับรองโดยการแจ้งเวียน (ไม่ทราบกำหนดเวลา) </li></ul>
  25. 25. <ul><li>บันทึก คือ ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือผู้บังคับบัญชาสั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือหน่วยงานระดับต่ำกว่าส่วนราชการระดับกรมติดต่อกัน </li></ul><ul><li>ในส่วนของ กห . มีรูปแบบใช้เฉพาะ ( ตามระเบียบ กห . ว่าด้วยหนังสือราชการ พ . ศ . ๒๕๒๗ ) </li></ul>
  26. 26. หนังสืออื่น <ul><li>คือ หนังสือ หรือเอกสารอื่นใดที่เกิดขึ้นเนื่องจากการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่เพื่อเป็นหลักฐานในราชการ </li></ul><ul><li>ภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง-ภาพ </li></ul><ul><li>โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง ฯลฯ </li></ul>
  27. 27. ชั้นความเร็ว <ul><li>คือ หนังสือที่ต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติ แบ่งเป็น ๓ ประเภท </li></ul><ul><li>๑ . ด่วนที่สุด ให้ จนท . ปฏิบัติใน ทันที ที่ได้รับหนังสือ </li></ul><ul><li>๒ . ด่วนมาก ให้ จนท . ปฏิบัติ โดยเร็ว </li></ul><ul><li>๓ . ด่วน ให้ จนท . ปฏิบัติ เร็วกว่าปกติ </li></ul><ul><li>“ ขนาดไม่เล็กกว่าตัวพิมพ์โป้ง ๓๒ พอยท์ ” ระบุด้วยตัวอักษรสีแดง </li></ul>
  28. 28. การทำสำเนา <ul><li>สำเนา คือ เอกสารที่จัดทำขึ้นเหมือนกับต้นฉบับ </li></ul><ul><li>การทำสำเนาอาจทำได้หลายวิธี เช่น </li></ul><ul><li>วิธีคัด หรือลอกจากต้นฉบับ คำต่อคำ </li></ul><ul><li>วิธีถอด หรือจัดทำพร้อมต้นฉบับ ( ใช้กระดาษคาร์บอน ) </li></ul><ul><li>วิธีถ่ายจากต้นฉบับ ( ถ่ายด้วยเครื่องถ่ายเอกสาร ) </li></ul><ul><li>วิธีอัดสำเนา ( โรเนียว ) </li></ul>
  29. 29. สำเนา แบ่งเป็น ๒ ประเภท <ul><li>๑ . สำเนาคู่ฉบับ จัดทำพร้อมกับต้นฉบับ </li></ul><ul><li>- ต้องมีผู้ร่าง พิมพ์ ตรวจ ที่ ขอบล่างด้านขวาของหนังสือ </li></ul><ul><li>........... ร่าง ........./......../........ </li></ul><ul><li>........... พิมพ์ ........./......../........ </li></ul><ul><li>........... ตรวจ ........./......../........ </li></ul><ul><li>๒ . สำเนา จนท . จัดทำขึ้นด้วยวิธีต่าง ๆ โดยต้องมีการรับรอง </li></ul><ul><li>บริเวณ ขอบล่างของหนังสือ </li></ul><ul><li>ผู้รับรองข้าราชการระดับ ๒ ( กห . คือนายทหารสัญญาบัตร ) </li></ul><ul><li>“ สำเนาถูกต้อง” </li></ul>
  30. 30. หนังสือติดต่อราชการใน กห . <ul><li>คือ หนังสือที่ใช้ติดต่อราชการภายในกระทรวงกลาโหมเท่านั้น มี ๒ ชนิด </li></ul><ul><li>๑. หนังสือภายใน </li></ul><ul><li>๒. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นประเภทบันทึก </li></ul><ul><li>* หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการระหว่างส่วนราชการระดับหน่วยขึ้นตรงต่อกระทรวงกลาโหม กองทัพบก กองทัพเรือ กองทัพอากาศ </li></ul>
  31. 31. <ul><li>ความหมายการใช้ของ น . ภายใน </li></ul><ul><li>๑ . หนังสือที่ นขต . กห . ทบ . ทร . และ ทอ . มีไปมาติดต่อกัน ( แม่ – แม่ ) </li></ul><ul><li>๒ . หนังสือที่ นขต . ทร . มีถึง นขต . กห . ทบ . และ ทอ . ( ลูก – แม่ คนละ </li></ul><ul><li> เหล่าทัพ ) </li></ul><ul><li>๓ . หนังสือที่ นขต . มีขึ้นตรงต่อ นขต . กห . ทบ . ทอ . มีถึง นขต . ทร . </li></ul><ul><li> ( ลูก – ลูก คนละเหล่าทัพ ) </li></ul>
  32. 32. <ul><li>* หนังสือที่ จนท . ทำขึ้นประเภทบันทึก </li></ul><ul><li>คือ ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อ ผบ . ชา หรือ ผบ . ชา สั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือข้อความที่ จนท . หรือหน่วยในสังกัดส่วนราชการตามข้อ ๑ . ติดต่อกัน ( นขต . กห . ทบ . ทร . ทอ . ติดต่อกัน ) </li></ul>
  33. 33. ความหมายการใช้ของ “บันทึก” <ul><li>๑ . หนังสือที่ นขต . ที่ขึ้นตรงต่อ นขต . กห . ทบ . ทร . และ ทอ . มีไปมาติดต่อกัน ( ภายในเหล่าทัพเดียวกัน ) </li></ul><ul><li>๒ . หนังสือที่ผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อ ผบ . ชา ( นขต . ทร . เสนอ ทร .) </li></ul><ul><li>๓ . หนังสือที่ ผบ . ชา สั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา ( ทร . มีถึง นขต . ทร .) </li></ul><ul><li>๔ . หนังสือที่หน่วยงานระดับต่ำกว่าส่วนราชการระดับกองติดต่อกัน ( ส่วนราชการระดับแผนกติดต่อกัน </li></ul>
  34. 34. การรับหนังสือ <ul><li>หนังสือรับ คือ หนังสือที่ได้รับเข้ามาจากภายนอก </li></ul><ul><li>เพิ่มเติมตามฉบับที่ ๒ พ . ศ . ๒๕๔๘ </li></ul><ul><li>การรับ ( การส่ง ) หนังสือที่มีชั้นความลับ ในชั้นลับ หรือลับมาก ด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอกนิกส์ให้ผู้ใช้งาน หรือผู้ปฏิบัติงานที่ได้รับการแต่งตั้งให้เข้าถึงเอกสารลับ ฯ เป็นผู้รับผ่านระบบการรักษาความปลอดภัย โดยให้เป็นไปตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ </li></ul>
  35. 35. ขั้นตอนการรับหนังสือ <ul><li>โดย จนท . หน่วยงานสารบรรณกลาง จะต้องปฏิบัติดังนี้ </li></ul><ul><li>๑ . จัดลำดับความสำคัญและความเร่งด่วน </li></ul><ul><li>* ความสำคัญ ดูชั้นความลับ ( ปฏิบัติตาม รปภ . ๑๗ ) </li></ul><ul><li>* ความเร่งด่วน ดูชั้นความเร็วที่ระบุ </li></ul><ul><li>๒ . ประทับตรารับหนังสือ โดยให้ประทับที่ มุมบนด้านขวาของหนังสือ เพื่อเป็นหลักฐานในการตรวจสอบว่าได้รับหนังสือมาเมื่อวัน เดือน ปี เวลาใด </li></ul><ul><li>กองทัพเรือ </li></ul><ul><li>เลขรับ ........................ </li></ul><ul><li>วันที่ ........................... </li></ul><ul><li>เวลา ........................... </li></ul>
  36. 36. <ul><li>๓. ลงทะเบียนรับหนังสือ ในทะเบียนหนังสือรับ โดยนำรายละเอียดของหนังสือมาลงไว้เป็นหลักฐาน </li></ul><ul><li>๔. จัดแยกหนังสือ ที่ลงทะเบียนแล้วให้หน่วย/ผู้เกี่ยวข้อง </li></ul>
  37. 37. การส่งหนังสือ <ul><li>หนังสือส่ง คือ หนังสือที่ส่งออกไปภายนอก โดยเจ้าของเรื่องตรวจความเรียบร้อยของ น . แล้วส่งเรื่องให้หน่วยงานสารรณกลาง </li></ul><ul><li>* หน้าที่ของ จนท . หน่วยงานสารบรรณกลาง </li></ul><ul><li>ลงทะเบียนส่ง น . ในทะเบียน น . ส่ง </li></ul><ul><li>ลงเลขที่ / วัน เดือน ปี ใน น . ที่จะส่งออก </li></ul><ul><li>บรรจุซอง และปิดผนึก ( ถ้าส่งโดยการบรรจุซอง ก็จะต้องมีการจ่าหน้าซอง ) </li></ul>
  38. 38. การจ่าหน้าซองหนังสือราชการ กระทำได้ ๒ วิธี <ul><li>๑ . ส่วนราชการจัดส่งเอง </li></ul><ul><li>๒ . ส่วนราชการจัดส่งโดยทางไปรษณีย์ </li></ul><ul><li>* ส่วนราชการจัดส่งเอง จะต้องมีพนักงานนำส่งโดยใช้ </li></ul><ul><li>- ใช้สมุดส่งหนังสือ ( ขนาด A5 ) </li></ul><ul><li>- ใช้ใบรับหนังสือ ( ขนาด A8 ) </li></ul>
  39. 39. การจ่าหน้าซองส่วนราชการจัดส่งเอง <ul><li>* คุณลักษณะของซอง </li></ul><ul><li>ซองมี ๔ ขนาด C4 C5 C6 DL มีทั้งสีขาว สีน้ำตาล </li></ul><ul><li>* พื้นที่ซอง แบ่งออกเป็น ๙ ส่วน </li></ul><ul><li>ส่วนที่ ๑ ชื่อส่วนราชการผู้ฝากส่ง และที่ของหนังสือ ( ไม่ต้องมีที่ตั้ง ) </li></ul><ul><li>ส่วนที่ ๕ ชื่อและที่ต้องของส่วนราชการผู้รับหนังสือ </li></ul><ul><li>ส่วนอื่น ๆ ไม่ใช้ </li></ul>
  40. 40. * ส่วนราชการจัดส่งโดยทางไปรษณีย์ <ul><li>ให้ถือปฏิบัติตามระเบียบ </li></ul><ul><li>ปฏิบัติตามวิธีการที่ กสท . กำหดน </li></ul><ul><li>* ปัจจุบัน กสท . ได้นำเครื่องคัดแยกจดหมายมาใช้ จึงได้กำหนดชนิด ขนาดของซอง และการจ่าหน้าซองขึ้นใหม่ โดยได้ยกเลิกการลงลายมือชื่อของผู้รับผิดชอบในการฝากส่ง และปฏิบัติดังต่อไปนี้ </li></ul>
  41. 41. วิธีปฏิบัติในการจ่าหน้าซอง หนังสือราชการที่จัดส่งทางไปรษณีย์ <ul><li>การจ่าหน้าซอง </li></ul><ul><li>ให้ระบุชื่อและที่อยู่ของหน่วยผู้ฝากส่ง ที่มุมบนซ้ายด้านจ่าหน้า บริเวณด้านข้างครุฑ และเหนือที่ของหนังสือ </li></ul><ul><li>- กรณีทำความตกลงกับ กสท . จะต้องมีตรา “ชำระค่าฝากส่งเป็นรายเดือน ใบอนุญาต ชื่อที่ทำการที่ฝากส่ง” ในกรอบ ผ ขนาด ๒ x ๔ ซม . </li></ul>
  42. 42. * สำหรับวิธีปฏิบัติในการจ่าหน้าซอง <ul><li>คุณลักษณะของซอง </li></ul><ul><li>- ซองมี ๒ ขนาด C6 DL สีขาว </li></ul><ul><li>- เป็นซองที่มีช่อง แดงส้ม ๕ ช่อง ไว้ใส่รหัสไปรษณีย์ </li></ul><ul><li>* พื้นที่ซอง แบ่งเป็น ๔ ส่วน </li></ul><ul><li>- ส่วนที่ ๑ ชื่อส่วนราชการ ที่ตั้ง และที่ของหนังสือ </li></ul><ul><li>- ส่วนที่ ๒ ติดแสตมป์ ชำระค่าฝากส่ง </li></ul><ul><li>- ส่วนที่ ๓ ชื่อส่วนราชการผู้รับ </li></ul><ul><li>- ส่วนที่ ๔ ว่างไว้ให้เครื่องทำงาน </li></ul>
  43. 43. การเก็บรักษาหนังสือ <ul><li>การเก็บรักษาหนังสือ แบ่งเป็น ๕ ขั้น </li></ul><ul><li>การเก็บหนังสือ </li></ul><ul><li>อายุการเก็บหนังสือ </li></ul><ul><li>การเก็บหนังสือที่มีอายุครบ ๒๐ ปี (๒๕) </li></ul><ul><li>การฝากหนังสือไว้ที่หอจดหมายเหตุ ฯ </li></ul><ul><li>การรักษาหนังสือ </li></ul>
  44. 44. การเก็บหนังสือ แบ่งเป็น ๓ วิธี <ul><li>๑. การเก็บ ระหว่าง ปฏิบัติ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่แล้วเสร็จ “ให้อยู่ในความรับผิดชอบของเจ้าของเรื่อง” (ให้เก็บตามความเหมาะสม) </li></ul><ul><li>๒. การเก็บ เมื่อ ปฏิบัติเสร็จแล้ว คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว และไม่มีอะไรที่จะต้องปฏิบัติต่อไปอีก (การเก็บวิธีนี้จะต้องส่งไปหน่วยเก็บ) </li></ul><ul><li>๓. การเก็บไว้ เพื่อใช้ ในการตรวจสอบ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว แต่จำเป็นต้องใช้ในการตรวจสอบ (ให้เก็บเป็นเอกเทศ) </li></ul>
  45. 45. การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว จนท . เจ้าของเรื่องต้องปฏิบัติดังนี้ <ul><li>จัดทำบัญชีหนังสือส่งเก็บ </li></ul><ul><li>กำหนดอายุการเก็บของหนังสือ </li></ul><ul><li>ส่งหนังสือและเรื่องที่เกี่ยวข้องพร้อมทั้งบัญชีหนังสือส่งเก็บไปยังหน่วยเก็บ </li></ul>
  46. 46. หน้าที่ของ จนท . หน่วยเก็บ <ul><li>๑ . ประทับตรากำหนดเก็บหนังสือที่ มุมล่างด้ายขวา ของกระดาษแผ่นแรกของหนังสือ พร้อมทั้งลงชื่อย่อกำกับตรา </li></ul><ul><li>* น . ที่เก็บไว้ตลอดไป ห้ามทำลายด้วยหมึกสีแดง </li></ul><ul><li>* น . ที่เก็บโดยมีระยะเวลา เก็บถึง พ . ศ ........... ด้วยหมึกสีน้ำเงิน </li></ul><ul><li>* ตราที่ประทับมีขนาดไม่เล็กกว่าตัวพิมพ์ ๒๔ พอยท์ </li></ul><ul><li>๒ . ลงทะเบียนเก็บ น . ไว้เป็นหลักฐาน </li></ul>
  47. 47. อายุการเก็บหนังสือ โดยปกติให้เก็บไว้ ไม่น้อยกว่า ๑๐ ปี เว้นแต่ <ul><li>๑ . น . ที่ต้องสงวนเป็นความลับ ปฏิบัติตาม รปภ . แห่งชาติ ความลับ ๒๕๔๔ </li></ul><ul><li>๒ . น . ที่เป็นหลักฐานทางอรรถคดีฯ ปฏิบัติตามกฎหมายฯ ว่าด้วยการนั้น </li></ul><ul><li>๓ . น . ที่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ฯ และมีคุณค่าต่อการศึกษาฯ เก็บไว้ตลอดไป </li></ul><ul><li>๔ . น . ที่ได้ปฏิบัติงานเสร็จแล้วและเป็นคู่สำเนาเก็บไว้ไม่น้อยกว่า ๕ ปี </li></ul><ul><li>๕ . น . ที่เป็นเรื่องธรรมดาสามัญ เก็บไว้ไม่น้อยกว่า ๑ ปี </li></ul><ul><li>๖ . น . หรือเอกสารที่เกี่ยวกับการรับ - จ่ายเงินฯ เก็บไว้ไม่น้อยกว่า ๕ ปี </li></ul>
  48. 48. การเก็บหนังสือที่มีอายุครบ ๒๐ ปี ( เดิม ๒๕ ปี ) <ul><li>ทุกปีปฏิทิน ให้ส่วนราชการจัดส่ง น . ที่มีอายุครบ ๒๐ ปี นับจากวันจัดทำพร้อมทั้งบัญชีส่งมอบ น . ครบ ๒๐ ปี ให้หอจดหมายเหตุแห่งชาติฯ ภายใน ๓๑ มกราคมของปีถัดไป เว้นแต่ </li></ul><ul><li>- น . ที่ต้องสงวนเป็นความลับ ปฏิบัติตาม รปภ . แห่งชาติ </li></ul><ul><li>- น . ที่ส่วนราชการมีความจำเป็นต้องเก็บไว้ ส่งเฉพาะบัญชี น . ไม่ต้องส่ง </li></ul>
  49. 49. การฝากหนังสือไว้กับสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติฯ <ul><li>คุณสมบัติคือ </li></ul><ul><li>หนังสือที่ยังไม่ถึงกำหนดการทำลาย </li></ul><ul><li>ส่วนราชการเห็นว่ามีความสำคัญ </li></ul><ul><li>และมีความประสงค์จะฝากไว้กับหอจดหมายเหตุฯ เก็บไว้ </li></ul><ul><li>ขั้นตอน จัดทำบัญชีฝาก น.ส่งไปสำนักหอจดหมายเหตุ และนำกลับมาทำลายเมื่อครบกำหนดอายุการเก็บ </li></ul>
  50. 50. การรักษาหนังสือ <ul><li>ปกติ จนท . จะต้องระมัดระวังให้หนังสืออยู่ในสภาพใช้ราชการได้ทุกโอกาส แต่ถ้า </li></ul><ul><li>หากชำรุดเสียหาย ต้องรีบซ่อมให้ใช้ราชการได้เหมือนเดิม </li></ul><ul><li>หากสูญหาย ต้องหาสำเนามาแทน </li></ul><ul><li>ถ้าชำรุดเสียหายจนไม่สามารถซ่อมแซมได้ ให้รายงานผู้บังคับบัญชาทราบ </li></ul><ul><li>ถ้าหนังสือที่สูญหายเป็นเอกสารสิทธิให้แจ้งความต่อพนักงานสอบสวน </li></ul>
  51. 51. การยืมหนังสือ <ul><li>คือ การยือหนังสือที่ส่งเก็บแล้ว ( หนังสือ ที่เก็บโดยวิธีที่ ๒ ) โดยมี ข้อกำหนดคือ </li></ul><ul><li>ผู้ยืมจะต้องแจ้งให้ทราบว่า จะนำไปใช้ราชการใด และมอบหลักฐานให้หน่วยเก็บ </li></ul><ul><li>จนท . หน่วยเก็บค้นหา / ลงรายละเอียดในบัตรยืม น . และนำบัตรยืมเก็บแทนที่ น . </li></ul>
  52. 52. <ul><li>กฎเกณฑ์การยืม มี ๓ กรณี </li></ul><ul><li>การยืมระหว่างส่วนราชการ ผู้ยืม และผู้อนุญาต หน.ส่วนราชการระดับกอง </li></ul><ul><li>การยืมภายในส่วนราชการเดียวกัน ผู้ยืมและผู้อนุญาต หน.ส่วนราชการระดับแผนก </li></ul><ul><li>การยืมของบุคคลภายนอก จะกระทำมิได้ เว้น แต่ให้ดูหรือคัดลอก ผู้อนุญาต หน.ส่วนราชการระดับกอง </li></ul>
  53. 53. การทำลายหนังสือ <ul><li>* ภายใน ๖๐ วัน หลักงจากสิ้นปีปฎิทิน ให้ </li></ul><ul><li>จนท . สำรวจหนังสือที่ครบกำหนดอายุการเก็นในปีนั้น แล้ว </li></ul><ul><li>จัดทำบัญชี น . ขอทำลายเสนอต่อ หน . ส่วนราชการระดับกรม เพื่อแต่งตั้งคณะกรรมการ </li></ul><ul><li>* คณะกรรมการ ฯ ( ประธาน ๑ กรรมการอย่างน้อย ๒ ) แต่งตั้งจาก ข้าราชการระดับ ๓ </li></ul>
  54. 54. หน้าที่ของคณะกรรมการทำลายหนังสือ <ul><li>พิจารณาหนังสือที่จะขอทำลาย </li></ul><ul><li>กรณีเห็นว่าหนังสือฉบับใดไม่ควรทำลายและควรจะขยายเวลาการเก็บให้ลงเป็นความเห็นในช่องการพิจารณา </li></ul><ul><li>กรณีเห็นว่าควรทำลาย ให้กรอกเครื่องหมายกากบาทในช่องการพิจารณา </li></ul><ul><li>เสนอรายงานผลการพิจารณาฯ ต่อ หน.ส่วนราชการ </li></ul><ul><li>ควบคุมการทำลายหนังสือ </li></ul>
  55. 55. <ul><li>หน.ส่วนราชการระดับกรม เสนอบัญชี น.ขอทำลายไปสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติฯ </li></ul><ul><li>สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติฯ มีหน้าที่พิจารณาบัญชี น.ขอทำลาย และแจ้งให้ส่วนราชการนั้นทราบ (หากไม่แจ้งภายใน ๖๐ วัน นับแต่วันส่งเรื่องให้ถือว่าเห็นชอบให้ทำลายได้) </li></ul><ul><li>วิธีการทำลาย คือ โดยการเผา หรือวิธีอื่นใดที่จะไม่ให้หนังสืออ่านเป็นเรื่องได้ </li></ul>

×