Taller ciclo vital del documento

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EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTOS SUS FASES, ETAPAS Y LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL, ORGANIZACIÓN, ELABORACIÓN,NORMATIVIDAD.

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  1. 1. Gestión Documental II Ciclo vital de los Documentos, sus fases y etapas Presentado por Fanny Andrea Gutiérrez Sierra Rosa Aura Peñaloza García Grupo 4 Universidad del Quindío Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística 2013
  2. 2. ∗ Taller II Ciclo vital de los Documentos, sus fases y etapas Docente Luz Marina Arias González Presentado por Fanny Andrea Gutiérrez Sierra Rosa Aura Peñaloza García Grupo 4 ∗ Universidad del Quindío ∗ Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes ∗ Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística ∗ 2013
  3. 3. Objetivo General: • Desarrollar y aplicar los procesos de la gestión documental. Objetivos específicos: • Diferencias etapas, fases y procesos en la gestión documental. • Conocer y aplicar la normatividad del AGN para la gestión documental. OBJETIVOS
  4. 4. Durante el ciclo vital de los documentos se encuentran varias etapas y fases de hay se desprenden los procesos de gestión documental desde su creación hasta la conservación final. Cada uno de ellos tiene una normatividad que estandariza su aplicación, desarrollando actividades especificas para lograr que los documentos cumplan el objetivo para los que fueron creados y de acuerdo a su importancia se conserven y sirvan de soporte a la organización. INTRODUCCIÒN
  5. 5. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO General: Las etapas o ciclos que tienen los documentos desde su proceso de creación hasta su disposición final, siendo esta su eliminación o su conservación permanente. Colombia el ciclo vital de los documentos también se conoce como Archivo Total, es decir, es el control y seguimiento del proceso archivístico en sus distintos estadios producción, recepción, trámite, distribución, consulta, retención, el desde la producción hasta su disposición final, siendo esta última la conservación definitiva o eliminación
  6. 6. La teoría del ciclo vital de los documentos fue planteada en el año de 1947 por una comisión Norteamericana por los grandes cantidades de información de las entidades y lo difícil para ubicación en entidades publicas y privadas. Esta teoría se basa principalmente en tres etapas : Primera edad: Desde la creación del documento y el tramite de la información que contiene Segunda edad: información no consultada frecuentemente pero valor primario o secundario pero que puede ser consultada. Tercera edad: Documentos que tienen valor secundario o permanente, que se puede utilizar como documento investigativo. TEORIA DE LAS TRES EDADES
  7. 7. FASES DEL DOCUMENTO Fases del documento ACTIVA SEMIACTIVA INACTIVA ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO DESCARTEA BAJA DOCUMENTAL TRANFERENCIAS PRIMARIAS TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS ADMINISTRATIVO LEGAL FISCAL EVIDENCIAL TESTIMONIAL INFORMATIVO
  8. 8. Se Refiere a su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo que debe tener la institución en las distintas dependencias. Esta permanencia está definida por las Tablas de Retención Documental y por las Tablas de Valoración Documental. Esos tipos de archivos son: • Archivo de gestión • Archivo central • Archivo histórico ETAPAS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
  9. 9. De acuerdo al Artículo Tercero del Acuerdo AGN 060 de 2001 Define la Unidad de Correspondencia: Como la que gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones. • Contribuyendo al desarrollo del programa de gestión documental. • Integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. • Requieren de personal suficiente y debidamente capacitado. • Requiere de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar , tramitar los documentos en forma eficiente tanto internas como externas. La comunicación oficial no podrá salir de las entidades por vía diferente a la de las unidades de correspondencia o ventanilla única de radicación. UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
  10. 10. Su Importancia en una organización por que: • Gestiona, controla, selecciona, organiza, conserva los procesos de gestión documental para promover la conservación adecuada de la documentación haciendo eficiente los procedimientos y operaciones Archivísticos de la entidad y así cumplir con los estándares de calidad. UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
  11. 11. . PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTALETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO 7 CONSULTA DE DOCUMENTOS 8.CONSERVACI ON DE DOCUMENTOS 5 ORGANIZACION DE DOCUMENTOS 2 Recepción de documentos 3.DISTRIBUCIÓ N DE DOCUMENTOS 1 PRODUCCION DE DOCUMENTO S 4 TRAMITES DE DOCUMENTOS 6.ORGANIZACIÓ N DE DOCUMENTOS 9 DISPOSICIÓN FINAL DEL DOCUMENTO
  12. 12. NORMATIVIDAD DEL PROCESO • Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales. • Ley 527 de 1999Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales. • Código Penal: Artículos 218 a 228, Artículo 231. • Código de Procedimiento Penal: Artículo 261. Artículos 262 a 263. • Código de Comercio: Artículo 48. Artículo 51. Artículo 54. • Decreto 2649 de 1993: Artículo 123. Soportes contables • Decreto 1584 de 1994: Registro proponentes Cámaras de Comercio • Decreto 2150 de 1995: Artículos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos únicos. • Acuerdo AGN 060 de 2001: Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales. • Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micropuntas o esferos de tinta húmeda. • NTC 1673 “Papel y cartón: papel para escribir e imprimir” . • NTC 2223:1986 “Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir”. • NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. NTC 3393. Elaboración documentos comerciales. • NTC 4436 “Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad” 1 PRODUCCION DE DOCUMENTOS
  13. 13. Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. Es el origen, creación y diseño de formatos y documentos, de acuerdo a las funciones propias de cada entidad o dependencia. Recepción de documentos: PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL1 PRODUCCION DE DOCUMENTOS
  14. 14. ACTIVIDADES: Creación y diseño del documento Normalización de la producción documental ∗ SVE PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL1 PRODUCCION DE DOCUMENTOS
  15. 15. Son las operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para esta actividad de acurdo a l manual de procedimientos. Recibo de documentos oficiales. Dejando constancia de recepción del documento. PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL 2 Recepción de documentos
  16. 16. NORMATIVIDAD: Constitución Política: Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Acto Legislativo 02 de 2003: Decreto 2150 de 1995: Artículos 1, 11 y 32. Acuerdo AGN 060 de 2001: Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas. PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL 2 Recepción de documentos
  17. 17. ACTIVIDADES: • Recepción de documentos: Verificar, los se pueden recepcionar de acuerdo a los manuales de procedimientos. identificar (medios de recepción: mensajería, verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo (sello, reloj radicador). • Radicación de documentos: Asignación de un número consecutivo (artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, Impresión de rótulo de la radicación, Registro impreso de planillas de radicación y control. • Registro de documentos: Recibo de documentos oficiales.Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo. Asignación de datos (Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta. • Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas. • Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de documentos recibidos y enviados. PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL 2 Recepción de documentos
  18. 18. PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL 2 Recepción de documentos
  19. 19. Son todas las actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL 3.DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
  20. 20. PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL 3.DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Normatividad: Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias. Decreto 2150 de 1995: Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información. Acuerdo 060 de 2001: Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales.
  21. 21. PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL 3.DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ACTIVIDADES La distribución interior y exterior que llega y genera la entidad. Tener en cuenta: 1. Distribución de documentos externos 2. Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia Registro de control de entrega de documentos internos. 3. Distribución de documentos enviados, tanto físicos como virtuales Métodos de empaque y embalaje, Peso y porteo de documentos, Control de devoluciones. 4. Organización mensajería externa. 5. Registro de control de envío de documentos.
  22. 22. Es el recorrido del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL 4 TRAMITES DE DOCUMENTOS
  23. 23. Normatividad: Constitución Política: Artículo 23. Ley 58 de 1982. Reglamentación trámite peticiones. Decreto 01 de 1984. Código Contencioso Administrativo. Derecho de petición. Decreto 2150 de 1995. Artículos 6, 16, 17, 22. Artículo 25. Decreto 1222 de 1999. Artículo 33. Derecho de turno. Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 3, 6 y 8. Envío y control del trámite de las comunicaciones, numeración de actos administrativos. PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL 4 TRAMITES DE DOCUMENTOS
  24. 24. ACTIVIDADES Son las que en desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales. 1. Recepción de solicitud o trámite: Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite. 2. Identificación del trámite. Determinación de competencia, según funciones de las dependencias. 3. Respuesta. Análisis de antecedentes y compilación de información. Proyección y preparación de respuesta. Trámites. Necesarios con la producción de documentos hasta la culminación del asunto. PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL 4 TRAMITES DE DOCUMENTOS
  25. 25. Es el conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos. PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL 5 ORGANIZACION DE DOCUMENTOS
  26. 26. Normatividad: Ley 4 de 1913. Sobre régimen político y municipal. Artículo 289. Artículo 337. Ley 80 de 1993. Artículo 55. Artículos 50,51,52 y 53 de Código de Comercio. Artículo 60. Decreto 1382 de 1995. Obligatoriedad de la presentación de las T. R .D. Decreto 254 de 2000. Artículo 36. Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos Acuerdo AGN 007 de 1994. Artículo 18. A Acuerdo AGN 09 de 1995. Reglamenta la presentación de las TRD. Acuerdo AGN 12 de 1995. “Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07. del 29 de junio de 1994. Acuerdo AGN 09 de 1997. Reglamenta procedimiento para la evaluación de TRD. Acuerdo AGN 16 de 2002. Las Cámaras de Comercio. Acuerdo AGN 037 de 2002. La contratación de servicios de archivo. PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL
  27. 27. NORMATIVIDAD Acuerdo AGN 039 de 2002. Elaboración y aplicación de las TRD. Acuerdo AGN 041 de 2002. Entrega de archivos de las entidades que se liquiden, fusionen, supriman o privaticen. Acuerdo AGN 042 de 2002. Organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas Acuerdo AGN 015 de 2003. Adiciona parágrafo al Acuerdo AGN 041 de 2002 liquidación de empresas publicas. Acuerdo AGN 02 de 2004. fondos acumulados. Circular AGN 07 de 2002. archivo de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional. Circular AGN 01 de 2003. Organización y Conservación de los documentos de archivo. Circular AGN-DAFP No. 004 de 2003. Organización de historias laborales. Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004. Organización de historias laborales. Circular AGN 01 de 2004. Comité de Transferencias de la Documentación Histórica al Archivo General de la Nación. Resolución MinSalud 1995 de 1999. Histórica Clínica. (Expedida por el Ministerio de Salud) Resolución AGN 081 de 2001. actualización de la Tabla de Retención Documental del AGN. Resolución AGN 183 de 2004. Grupo Técnico de apoyo del Comité de Archivo del Archivo General de la Nación. Resolución MinProtección Social 001715 de 2005. Por la cual se modifica la Resolución 1995 de 1999. NTC 4095 Norma General para la Descripción Archivística. NTC 5029 Norma sobre Medición de Archivos. PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL
  28. 28. ACTIVIDADES • Identificación de unidades administrativas y funcionales. • Aplicación de la tabla de retención. • Conformación de series y subseries documentales. • Identificación de tipos documentales de la tabla de retención • Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales. • Conformación y apertura de expedientes. • Determinación de los sistemas de ordenación. • Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos, Foliación. • Análisis de información y extracción de contenidos. • Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e Índices. • Describir las diferentes áreas del documento. • Elaboración de inventarios documentales. • Organización y entrega de transferencias documentales. • Aplicación de la disposición final de las TRD y/o TVD. PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL
  29. 29. PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL
  30. 30. Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que estos contienen. PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL 6CONSULTA DE DOCUMENTOS
  31. 31. NORMATIVIDAD Constitución Política. Artículo 20. Artículo 27. El Artículo 74. Artículo 112. Ley 4 de 1913. Sobre régimen político y municipal. ART. 315. ART. 316. ART. 320. Ley 57 de 1985. Artículos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos. Decreto 01 de 1984. Código Contencioso Administrativo, sobre el Derecho de petición de información. Decreto 2126 de 1992. Artículo 51. Reserva Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores. Acuerdo AGN 47 de 2000 Acceso a documentos. Acuerdo AGN 56 de 2000 Requisitos consulta. PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL 6 CONSULTA DE DOCUMENTOS
  32. 32. NORMATIVIDAD Constitución Política. Artículo 20. Artículo 27. El Artículo 74. Artículo 112. Ley 4 de 1913. Sobre régimen político y municipal. ART. 315. ART. 316. ART. 320. Ley 57 de 1985. Artículos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos. Decreto 01 de 1984. Código Contencioso Administrativo, sobre el Derecho de petición de información. Decreto 2126 de 1992. Artículo 51. Reserva Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores. Acuerdo AGN 47 de 2000 Acceso a documentos. Acuerdo AGN 56 de 2000 Requisitos consulta. PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL 6 CONSULTA DE DOCUMENTOS
  33. 33. ACTIVIDADES: • La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario de acceder a la información contenida en los documentos de archivo atendiendo requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, correo electrónico o remitiendo al usuario al funcionario competente. • Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado . • Formulación de la consulta precisa. • Respuesta a consulta • Atención y servicio al usuario. • Infraestructura de servicios de archivo. • Sistemas de registro y control de préstamo. PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL 6 CONSULTA DE DOCUMENTOS
  34. 34. PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL 6 CONSULTA DE DOCUMENTOS
  35. 35. Son las medidas preventivas o correctivas, Adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido. PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL 7 CONSERVACION DE DOCUMENTOS
  36. 36. NORMATIVIDAD Constitución Política. Artículo 8. Artículo 95. Código Procedimiento Civil. Artículo 251. Ley 47 de 1920. Artículo 22. Defensa y conservación de los bienes muebles e inmuebles. Ley 14 de 1936. Sobre protección del patrimonio cultural. Ley 39 de 1981. Artículos 1,2,3 y 4. Sobre conservación copias mediante microfilmación. Ley 63 de 1986. Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y transferencia ilegal de bienes culturales. LEY 6 DE 1992. Por la cual se expiden normas en materia tributaria, Artículo 74. Ley 80 de 1993. Artículo 39. Segundo Párrafo: Las entidades estatales establecerán medidas para preservar contratos. Ley 397 de 1997. Ley General de Cultura. Artículo 4. Patrimonio Cultural de la Nación. Artículo 12. Del Patrimonio Bibliográfico. Código de Comercio.Artículos 48 y 60. Autoriza la utilización del microfilm PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL 7 CONSERVACION DE DOCUMENTOS
  37. 37. NORMATIVIDAD Decreto 1798 de 1990. Artículo 31. Conservación de libros y papeles de los comerciantes. Decreto 2620 de 1993. Autoriza el uso del disco óptico a los comerciantes en sus archivos. Decreto 2150 de 1995. Supresión de tramites. Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento General de Archivos”.Artículo 23. Artículo 60. Acuerdo AGN 047 de 2000. Acceso a los documentos de Archivo, restricciones por razones de conservación. Acuerdo AGN 048 de 2000. Conservación preventiva, conservación y restauración documental. Acuerdo AGN 049 de 2000. Condiciones de Edificios y locales destinados a archivos. Acuerdo AGN 050 de 2000. Prevención de deterioro de los documentos de archivo Acuerdo 037 de 2002. Especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo. PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL 7 CONSERVACION DE DOCUMENTOS
  38. 38. ACTIVIDADES • Garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo, almacenamiento, soportes. • Implantación del Sistema Integrado de Conservación que conlleva las siguientes acciones: • Diagnóstico integral. • Sensibilización y toma de conciencia. • Prevención y atención de desastres. • Inspección y mantenimiento de instalaciones. • Monitoreo y control de condiciones ambientales. • Limpieza de áreas y documentos. • Control de plagas. • Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia. • Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes. • Seguridad de instalaciones PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL
  39. 39. PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL
  40. 40. Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental. PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL 9 DISPOSICIÓN FINAL DEL DOCUMENTO
  41. 41. PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL 9 DISPOSICIÓN FINAL DEL DOCUMENTO
  42. 42. NORMATIVIDAD Constitución Política de 1991. Artículo 63. Artículo 70. CN Párrafo 2: Artículo 71. Artículo 72. Ley 47 de 1920. Protección del patrimonio documental y artístico. Ley 14 de 1936. protección del patrimonio cultural. Ley 163 de 1959. Defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico y monumentos públicos de la Nación. Ley 39 de 1981. Artículos 1,2,3 y 4. Sobre la microfilmación y certificación de archivos, Ley 80 de 1993.Artículo 39. Segundo Párrafo. Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm Decreto 3354 de 1954. Podrán microfilmarse los documentos y expedientes. Decreto 264 de 1963. Defensa y conservación patrimonio. Decreto 960 de 1970. Estatuto Notarial. Decreto 2620 de 1993. Uso de medios tecnológicos para conservación de archivos. Decreto 2649 de 1993. Normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Decreto 998 de 1997. Transferencias documentales secundarias. Decreto 1145 de 2004. Guarda y custodia hojas de vida. Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento General de Archivos”. Artículo 18. Artículo 23. Artículo 25Acuerdo AGN 08 de 1995. Transferencias documentales secundarias. Circular AGN 03 de 2001. Transferencias documentales secundarias. Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar. NTC 3723. Micrografía. Microfilmación de películas de tipo gelatina y sales de plata de 16 mm y 35 mm. Técnica de operación. NTC 4080. Micrografía.. NTC 5174. Microfilmes tipo gelatina y plata. NTC 5238. Micrografía: microfilmación de series: Procedimientos de operación. PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL 9 DISPOSICIÓN FINAL DEL DOCUMENTO
  43. 43. ACTIVIDADES Enmarcado todo en la aplicación de las TRD ∗ La conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia AGN, 2001. P.88. ∗ Recepción de transferencias secundarias. ∗ Organización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios. ∗ Conservación y preservación de los documentos. ∗ Eliminación de documentos: Actividad resultante de la disposición final establecidas en las TRD. Que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. (GRGA) PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL 9 DISPOSICIÓN FINAL DEL DOCUMENTO
  44. 44. Reglamentando el Titulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las entidades del Estado”. Hace referencia a la gestión documental, permitirá a las entidades publicas que hacen parte del Sistema Nacional de Archivos contar con un instrumento normativo moderno, acorde con las necesidades del país, a partir de los cambios en aspectos normativos, tecnológicos y de política pública, que han impactado los procesos de gestión documental del Estado., le da importancia a la utilización de las TIC para agilizar y modernizar los procesos archivísticos. Le dice a las entidades públicas, adecuar la gestión de los documentos públicos, físicos y electrónicos y en la obligación que tienen de elaborar el Programa de Gestión Documental y la normalización de los Procesos Técnicos para cumplir los objetivos del PGD y brinda los lineamientos para la Gestión Documental Electrónica en las Entidades el Estado. Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012,
  45. 45. Objetivo: • Contribuir a la eficiencia y la transparencia de la administración pública, utilizando los avances tecnológicos y la aplicación de las TIC en la archivística. • Responsabilizar a las entidades públicas, en la adecuada gestión de los documentos públicos, físicos y electrónicos . • Implementar y elaborar Programas de Gestión Documental normalizados de los Procesos Técnicos para cumplir los objetivos del PGD y brinda los lineamientos para la Gestión Documental Electrónica en las Entidades el Estado. Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012,
  46. 46. Resumen: Habla de los componentes del sistema de la gestión documental desde que se produce el documento hasta su conservación final, hace énfasis en la aplicación estricta de la normatividad. La entidad debe contar con las TRD aplicadas de a cuerdo a la estructura orgánica. Hace énfasis en los archivos electrónicos , su utilización preservación dentro de las entidades del estado con el fin de que haya conexión entre ellas en cuanto a la información del estado. La información de las entidades del estado debe estar almacenada de tal forma que entrelace los procesos de las mismas todo en beneficio de los ciudadanos y los usuarios que la requieran. Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012,
  47. 47. Resumen: De aplicación: a la Administración Pública en sus diferentes niveles, nacional, departamental, distrital, municipal; de las entidades territoriales indígenas y demás entidades territoriales que se creen por Ley; de las divisiones administrativas; las entidades privadas que cumplen funciones públicas, a las entidades del Estado en las distintas ramas del poder; y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000. regula la aplicación de esta norma a todos los documentos que genere la entidad en los diferentes formatos (físicos, electrónicos) cuya responsabilidad es de todos los empleados públicos. Principios de la gestión documental, planeación, eficiencia, economía, control y seguimiento (enuncia 20). Habla de los componentes del sistema de la gestión documental desde que se produce el documento hasta su conservación final, hace énfasis en la aplicación estricta de la normatividad. Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012,
  48. 48. Resumen: El Archivo General de la Nación, dando cumplimiento a lo establecido en la Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos y teniendo en cuenta la importancia que para el sector público tiene la modernización de la gestión documental a partir de la aplicación de las nuevas tecnologías de la información se permite publicar la Circular Externa 002 del 6 de marzo de 2012, en la cual se emiten algunas “recomendaciones a las diferentes entidades interesadas en adquirir o desarrollar sistemas de gestión de documentos, asegurando la gestión de los documentos durante todo su ciclo de vida, las condiciones de seguridad de la información, la preservación y acceso a los documentos y a la interoperabilidad con los sistemas de información existentes o futuros. Circular 002 de marzo 06 de 2012
  49. 49. ∗ De acuerdo a la denominación que se da a las distintas fases o etapas por las que pasa el documento, desde su creación hasta su eliminación o selección para su custodia permanente y establece en función del valor de los documentos y la frecuencia de uso. ∗ Las tres fases o etapas se establecen: I. Archivo de Trámite o de Gestión Administrativa. ∗ Conformada por los documentos que se encuentran en trámite. ∗ Los documentos serán resguardados de conformidad con el Catalogo de Disposición Documental del Instituto, por el tiempo estrictamente indispensable para cumplir con el objetivo para el cual fueron creados, debiendo ser remitidos al Archivo de Concentración para su conservación precautoria. Como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital (Archivo de Gestión, Central e Histórico)
  50. 50. II. Archivo de Trámite o de Gestión Administrativa. ∗ Conformado por los documentos que habiendo concluido su trámite y luego de haber sido valorados, sean trasferidos de los Archivos de Trámite al Archivo de Concentración para su conservación precautoria, de conformidad con el Catalogo de Disposición Documental del Instituto. En el Archivo de Concentración se integran los documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas del Instituto y cuyos valores primarios aún no se prescriben. III. Archivo Histórico. ∗ Conformado por los documentos que habiendo concluido su vigencia en el Archivo de Concentración, sean transferidos para completar su Ciclo Vital al Archivo Histórico del Instituto. Como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital (Archivo de Gestión, Central e Histórico)
  51. 51. Valores de los Documentos
  52. 52. ∗ Es la fase del tratamiento archivístico en que se analizan y determinan los valores primarios y secundarios de las series documentales, entonces se fijan los plazos de transferencia, acceso, conservación o eliminación total o parcial. ∗ Valor primario: Va unido a la finalidad inmediata por la cual el documento se ha producido por la institución. Este valor puede ser: Administrativo, legal, fiscal y contable. ∗ Valor secundario: Es el que interesa a los investigadores sobre la información retrospectiva. Se alcanza una vez agotado el valor inmediato o primario. Estos pueden ser establecidos convencionalmente: informativo e histórico. Los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases o etapas.
  53. 53. Los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases o etapas. VALORES PRIMARIOS ADMINISTRATIVO Aquel que tiene los documentos para la administración que los ha producido, como testimonio de sus procedimientos y actividades LEGAL Aquel que puede tener los documentos para servir como testimonio ante la ley FISCAL Aquel que tiene los documentos que puede servir de testimonio del cumplimiento de obligaciones tributarias VALORES SECUNDARIOS INFORMATIVO Aquel que sirve de referencia para la reconstrucción de las actividades de la Administración HISTORICO Aquel que posee un documento como fuente primaria para la historia.
  54. 54. ∗ Ventajas de la valoración documental: ∗ Simplifica las transferencias documentales. ∗ Adecua los calendarios de conservación a la realidad organizativa de cada organismo. ∗ Asegura la conservación de los documentos realmente esenciales, lo que ayudará a explicar la evolución de un territorio en el tiempo. ∗ Facilita y hace más operativo el acceso a los documentos. ∗ Racionaliza el gasto destinado a equipos e infraestructura. ∗ Planifica de manera más detallada las operaciones de sustitución de soportes documentales. Los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases o etapas.
  55. 55. ∗ Que es función del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado reglamentar el procedimiento el procedimiento para la elaboración, evaluación, aprobación e implementación de las tablas de retención documental y tablas de valoración documental. ∗ Que la evaluación de documentos es un proceso de carácter intelectual que se basa en conocimientos especializados y criterios técnicos que permitan determinar los valores de los documentos y fijar los plazos de conservación documental en las diferentes fases del archivo y en especial la conservación permanente con fines históricos, científicos, técnicos y culturales. ∗ El representante de los investigadores deberá estar acreditado como tal, en la base de datos que para tal fin establezca la Subdirección de Gestión del Patrimonio Cultural. Acuerdos 03 de marzo 15 de 2013
  56. 56. ∗ Clasificación documental. Las entidades del Estado deben desarrollar procesos de clasificación documental, cuyo resultado es el cuadro de clasificación de documentos, representado en los siguientes niveles y subniveles: fondo, subfondo, sección, subsección, serie, subsane, unidad documental compuesta, unidad documental simple. ∗ Las diferentes dependencias de la entidad, con fundamento en el Cuadro de Clasificación Documental y la Tabla de Retención Documental (TRD), deben velar por la clasificación de los documentos que conforman los archivos de gestión, mediante la identificación de los tipos documentales producidos en desarrollo de la gestión administrativa, la agrupación de los mismos en expedientes, subseries y series, atendiendo a los principios de procedencia, orden original y demás requisitos exigidos en la normatividad que sobre esta materia expida el Archivo General de la Nación. Acuerdos 05 de marzo 15 de 2013
  57. 57. • EL por medio del AGN , estandariza normatividad paro todas las entidades tanto estatales como privadas para el manejo de la documentación y los archivos con e único fin de seleccionarlos, organizarlos y preservarlos y unificar la documentación en un solo sitio el archivo administrativo, central o histórico de la organización. • Para la época actual de la tecnología se modifico la ley general de archivos por medio del decreto el Decreto 2609 de 2012 , a la utilización y aplicación de las TIC en la archivística en todos los procesos de la gestión documental. CONCLUSIONES
  58. 58. ∗ http://es.scribd.com/doc/72559558/35/EL-CICLO-VITAL-DE-LOS-DOCUMENTOS ∗ http://www.arnac.cu/wp-content/uploads/2010/06/Manula-de- procedimientos-para-el-tratamiento-documental.pdf ∗ http://www.educatransparencia.cl/portal/sites/default/files/procesos.pdf ∗ www. Archivo General de la Nación. ∗ Archivo central ESJIM WEBGRAFIA
  59. 59. ∗ GRACIAS GRACIAS

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