Rancangan Formulir dan Pengendalian

3,855
-1

Published on

0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total Views
3,855
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
61
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Rancangan Formulir dan Pengendalian

  1. 1. SISTEM ANALISA ADMINISTRASI Rancangan Formulir dan Pengendalian UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA
  2. 2. Penerapan Penghematan GerakPikiran : untuk mencapai cara yang termudahTenaga : untuk mencapai cara yang teringanWaktu : untuk mencapai cara yang tercepatRuang : untuk mencapai cara yang terdekatBenda : untuk mencapai cara yang termurah
  3. 3. RANCANGAN FORMULIR & PENGENDALIANPerancangan formulir-formulir adalah suatu refleksi dari perancangan sistem.Formulir kertas yang sudah diatur formatnya untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Kualitas formulir Efisiensi transaksi
  4. 4. Program Pengandalian Formulir Manajer administrasi kantor Penghematan bagi Merancang organisasi/ formulir perusahaan Kebijaksanaan Manajemen pengontrolan teratas formulir
  5. 5. Tujuan Program Pengendalian Formulir Menjaga perkembangan formulir yang tidak menguntungkan Menghilangkan formulir yang tidak diperlukan Membantu perkembangan dan rancangan formulir yang efisien Menggabungkan dan menyederhanakan formulir yang ada Mengadakan tinjauan lebih lanjut dari formulir yang sudah ada Melengkapi kemajuan prosedur kerja yang efisien
  6. 6. Langkah-langkah Program Pengendalian Formulir MenggabungkanPendartaran Perkembangan Garis Pedoman Formulir Formulir RancanganPenggolongan Penggabungan Mencetak Formulir Formulir Formulir MerawatMenganalisa Memusnahkan Persediaan Formulir Formulir Perpetual
  7. 7. Langkah 1: Pendaftaran Formulir Pendaftaran formulir memudahkan organisasi yang bertanggung jawab terhadap program pengendalian formulir untuk memudahkan sifat, tipe dan tujuan dari formulir yang digunakan dalam organisasi.
  8. 8. Langkah 2: Penggolongan Formulir Memudahkan analisa dari formulir yang dipasang selama proses pendaftaranPenggolongan formulir biasanya dengan 2 cara : Berdasarkan fungsi ( formulir-formulir tersebut diatur berdasarkan tujuan spesifikasinya) Berdasarkan nomor ( melibatkan pemasangan bermacam-macam formulir berdasarkan pada identifikasi nomor yang diberikan pada setiap formulir)
  9. 9. Langkah 3: Menganalisa Formulir Analisa formulir melibatkan pembelajaran tiap formulir dalam jangka waktu tertentu. Dartar isian Perbaikan atau Formulir rancangan penyempurnaan dianalisa setiap formulir-formulir formulir 2 atau 3 tahun Penurunan biaya dari penciptaan dan pemrosesan formulir
  10. 10. Langkah 4: Memusnahkan Formulir Formulir tidak diperlukan karena tujuan dari rancangan tidak dipenuhi oleh formulir atau formulir tidak cocok dengan sistem organisasi dan prosedur.Langkah 5: Penggabungan Formulir Analisa formulir dapat menyatukan kesamaan dari beberapa item formulir tertentu. Semakin besar jumlah item yang ditemui, semakin mudah formulir tersebut digabungkan.
  11. 11. Langkah 6: Menggabungkan Garis Pedoman RancanganInformasi yang muncul di beberapaformulir sama Informasi yang akan digabungkan harus muncul dalam rangkaian yang sama Formulir harus dinomori secara beraturan Rancangan formulir harus sederhana, praktis dan mudah digunakan
  12. 12. Langkah 7: Perkembangan Formulir Rancangan formulir harus konsisten dengan garis pedoman yang ada, sehingga formulir yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan.Langkah 8: Mencetak Formulir Biasanya formulir suatu oeganisasi dicetak oleh perusahaan percetakan.Langkah 9: Merawat Persediaan Perpetual Agar persediaan formulir tercukupi serta menjaga kelebihan formulir.
  13. 13. Tipe-tipe Formulir KantorFormulir yang berkesimanbungana. Tipe continous-strip form (formulir berkala) Tiap pasang formulir dirangkaikan dengan perforasi di bagian atas dengan formulir berikutnya.b. Tipe fanforld (set multicopy) formulir khusus karena copy-an dibuat dengan lipat tunggal dari kertas beberapa kali.c. Tipe roll (single copy) jenis formulir digulung yang digunakan pada alat cetak berkecepatan tinggi.
  14. 14. Cont ...Formulir unit-set Formulir terpisah dan dapat berupa salinan tunggal dan ganda.Formulir tidak berkarbon Formulir ini menggunakan proses dimana sisi balik dari satu salinan dan sisi muka dari lapisan berikutnya punya lapisan khusus ketika ada tekanan pada formulir, maka lapisan kimiawi bekerja, sehingga gambaran informasi yang tertulis pada salinan asli muncul pada salinan karbon.
  15. 15. Cont ...Formulir MICR (Magnetik Ink Caracter Recognition)Formulir ini banyak digunakan oleh bank daninstitusi peminjaman uang lainnya untukmempercepat pemasukan dan pemrosesan datanumeric.Formulir OCR (Optical Caracter Recognition)Formulir OCR digunakan untuk data angka danhuruf.
  16. 16. Cont ...Formulir deteksi tanda (Mark Sense)Formulir deteksi tanda memiliki alat scanningkhusus membaca tanda pensil pada formulir.Formulir elektronikKonsep formulir elektronik terdiri dari beberapaelemen, termasuk rancangan dari informasitetap, proses pengisian, sambungan data base,percetakan dan jaringan kerja komputer.
  17. 17. Rancangan FormulirHal-hal yang perlu diperhatikan dalampembentukan formulir :1. Tujuan dari formulir2. Sifat dari peralatan3. Hubungan antara formulir yang sedang dipelajari dengan formulir sejenis yang sudah ada4. Masa waktu penggunaan formulir
  18. 18. Prinsip-prinsip Perancangan Formulir Identitas perusahaan Identitas formulir Memiliki tembusan/copy Hindari duplikasi dalam menghimpun data Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang Memiliki nomor urut tercetak
  19. 19. Unsur-unsur RancanganDapat diidentifikasi dengan mudahMengurutkan itemPilihan InformasiPenomoranPetunjuk pengisianNomor identitas
  20. 20. Jenis-jenis Karbon Karbon Karbon Single-sheetsekali pakai gulung carbon
  21. 21. Thank you ^^

×