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Serie de normas iso 30300 Los Beneficios de Integrar la Gestión documental a los procesos de negocio

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Excelente articulo sobre la importancia de integrar la gestión de documentos a los procesos de negocio en las organizaciones.

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  • 1. Serie de normasISO 30300 :Beneficios deintegrar lagestión dedocumentos enlos procesos denegocio Grupo de Difusión del CTN50/SC1 “Gestión de documentos y aplicaciones” de AENOR Universitat Oberta de Catalunya
  • 2. ISO 30300D esde noviembre de 2011, lasorganizaciones decualquier ámbito,público o privado,sector o tamaño,disponen de unanueva serie denormas, la 30300. Setrata de un Sistema deGestión paraDocumentos (SGD)generados en laactividad diaria de laorganización(expedientes declientes, desarrollo deproducto, proyectosde construcción, Ilustración 1: Estado de elaboración de la Serie de normas ISO 30300.expedientes de casosjudiciales, etc.). Esta de estos factores ha generado la necesidad de sistematizarserie, que cuenta con una norma certificable, la ISO las prácticas para gestionar los documentos de una30301, tiene como finalidad sistematizar los procesos manera eficiente.que componen la función organizativa gestióndocumental, con el objetivo de crear y controlar Con esta nueva serie de normas, las actividades de gestión de documentos traspasan el nivel operativo,documentos auténticos, fiables y usables, y lograr la para situarse en el nivel estratégico de la organización,mejora continua. La serie de normas ISO 30300 es y se alinean con los objetivos y los interesesresponsabilidad a nivel internacional del Subcomité organizativos. Este cambio se debe a que la serie deTécnico TC46/SC11 Archives/records management de normas ISO 30300 ofrece a la alta dirección lasla Organización Internacional de Normalización (ISO), herramientas para verificar de forma sistemática losy, a nivel español, del CTN50/SC1 Gestión de procesos de creación y control de los documentos y dedocumentos y aplicaciones de la Asociación Española la información procedente de las actividades. Sede Normalización y Certificación (AENOR). optimiza así la gestión de los documentos, ya que elEn estos momentos hay publicadas dos normas de la serie, sistema de gestión para documentos, además de facilitarconcretamente las referidas a Fundamentos y Vocabulario, la conservación y el acceso a los documentosy la de Requisitos. El resto de normas que componen esta –evidencias de las actividades cotidianas de lafamilia está en periodo de desarrollo en el TC ISO organización– facilita el acceso a la información46/SC11 (Ilustración 1). contenida en los documentos, y su explotación para la toma de decisiones y la gestión del conocimientoLa serie de normas ISO 30300 es la culminación de una organizativo.tradición normativa en el ámbito de la gestióndocumental, sobre todo en la última década, llevada a En este artículo presentamos las ventajas de integrar elcabo de la mano de la organización ISO. Ello se debe a Sistema de Gestión para los Documentos con el resto deacontecimientos como el incremento de la producción de Sistemas de Gestión ISO, señalamos las claves para sudocumentos electrónicos, el desarrollo de la legislación implementación y, por último, apuntamos algunos de losentorno a la administración electrónica y la beneficios que las organizaciones pueden obtener algeneralización del comercio electrónico. La conjunción implantar un Sistema de Gestión para los Documentos. 231/12 45
  • 3. Ilustración 2: Integración del SGD con otros Sistemas de Gestión ISO. aporta una serie de ventajas, entre las que destacan lasIntegración de la serie siguientes: v Reducción de los costes y esfuerzos de implementación.de normas ISO 30300 v Utilización del mismo marco organizativo para desarrollar sinergias, alinear objetivos comunes entrecon otros Sistemas de sistemas y reducción de requerimientos. v Reducción de la documentación, al evitar duplicación deGestión ISO la documentación de cada sistema. v Optimización de los recursos materiales y humanos.La serie de normas ISO 30300 es compatible con otros v Evitar las repeticiones en la formación y comunicaciónsistemas de gestión como la ISO 9001, la ISO 14001, o la a los empleados.ISO/IEC 27001, ya que se puede integrar con éstas y, v Unificar los procedimientos y las políticas, gracias a laademás, contribuye a controlar los documentos y integración de las auditorías.registros, en otros sistemas de gestión (Ilustración 2). Su v Evitar la dispersión de los Sistemas de Gestión, paraintegración está facilitada por la misma norma ISO prevenir la:30301, en su anexo B, ya que en él se detallan las w Jerarquización de los sistemas.interrelaciones entre esta norma y las normas antes w Escasa visión estratégica de los empleados.citadas. w Escasa o nula implicación del personal, debido a la diversidad de plataformas.La integración de un Sistema de Gestión para los w Reducción del rendimiento administrativo de laDocumentos con el resto de sistemas de gestión ISO organización, por incremento de la burocracia.46 231/12
  • 4. ISO 30300Claves de laimplementaciónde un Sistemade Gestión paralos Documentos(SGD)Las claves para implementar un SGDestán recogidas en la norma ISO30301, y se detallan losrequerimientos que deben cumplir losSGD para ser certificables. Como entodos los sistemas de gestión, lasclaves de la implementación se basanen los pilares constituidos por: elliderazgo, la planificación, el soporte,la operación, la evaluación y la mejora Ilustración 3: Estructura del Sistema de Gestión para los Documentos.(Ilustración 3). para lograr los resultados esperados. El liderazgo seEn esta serie destaca la importancia de conocer el logra mediante la definición de políticas de gestióncontexto interno y externo de la organización para documental y la asignación de roles – con formación ypoder determinar los riesgos y las oportunidades competencias específicas – y responsabilidades, querelacionadas con la gestión de los documentos. A nivel deben ser comunicadas a toda la organización. Lasinterno destacamos conocer la estructura organizativa, políticas deben incluir estrategias de apoyo a lasroles y responsabilidades, objetivos, estrategias, funciones y las actividades de la organización quesistemas de información existentes, procesos de toma protejan la integridad de los documentos durante elde decisiones, cultura organizativa, expectativas tiempo que sea necesario.internas, reglamentaciones y estatutos. A nivel externolas organizaciones precisan conocer el entorno La planificación incluye: a) la identificación de riesgossociocultural, tecnológico, financiero, económico, y oportunidades para asegurar que el SGD logra loslegal, natural y la competencia tanto a nivel local, resultados esperados, prevé efectos no deseados,regional como nacional, los requisitos de negocio, las percibe oportunidades de mejora y asegura que labuenas prácticas, la conducta y la ética. En este información necesaria estará disponible cuando sesentido, se entronca con actividades que pueden estar requiera; b) el establecimiento de objetivos y planesya realizando las organizaciones tales como la gestión para alcanzarlos; y c) la determinación dede la información estratégica o la inteligencia responsabilidades, recursos, cronograma de actividadescompetitiva. e indicadores de evaluación.El liderazgo implica el compromiso de la alta dirección En cuanto al Soporte se apuntan como aspectos claves:con la gestión de los documentos y el aseguramiento de a) la asignación y el mantenimiento de recursos; b) lala compatibilidad del SGD con la dirección estratégica capacitación y formación de todas las personasde la organización, proveyendo recursos tanto materiales implicadas en la gestión de documentos, sobre loscomo humanos y divulgando la importancia de un SGD procesos de gestión documental y sus aplicaciones; c) 231/12 47
  • 5. Ilustración 4: Informes técnicos de la gestión documental integrados en la norma ISO 30301. Fuente ISO 30301.la concienciación sobre la importancia y la relevancia oportunidades, pero sobre todo el diseño de losde las actividades de gestión documental, la ejecución procesos de gestión documental (análisis de procesos,de estas actividades conforme a la política y los evaluación de riesgos de errores en el control deprocedimientos del SGD, y la concienciación de los documentos y evaluación de los procesos de creaciónimpactos reales o potenciales; d) la comunicación de y control documentos) así como la implementación delos procedimientos operativos, las responsabilidades y las aplicaciones para gestionar los documentosel acceso a la información; y d) la documentación y el generados durante la actividad cotidiana de lacontrol de la documentación relativa a la política y organización. Esta fase está directamente conectadaobjetivos, la interdependencia y las relaciones entre el con el tratamiento técnico de la gestión documental ySGD y otros Sistemas de Gestión, los procedimientos por ello se relaciona con otras normas e informesy la planificación, operación y control de sus técnicos desarrollados por ISO (Ilustración 4). Desdeprocesos. el TC46/SC11 se ha redactado el White PaperLa fase Operación incluye la planificación y el Relationship between the ISO 30300 series ofcontrol de las operaciones para tratar riesgos y standards and other, explicativo de las relaciones48 231/12
  • 6. ISO 30300Ilustración 5: Ventajas de la certificación ISO 30301.entre la serie de normas 30300 y los informes v Controlar la información sobre las actividades de latécnicos. organización, facilitan la eficiencia en la gestiónEn Evaluación se engloban las actividades de supervisión, documental al eliminar duplicados y facilitar el acceso amedición, análisis y evaluación del sistema para la información;determinar el correcto funcionamiento o las no v Obtener información de manera rápida para dar soporteconformidades de los procesos de acuerdo a la política a la toma de decisiones;establecida y los objetivos, para conocer la efectividad del v Facilitar la rendición de cuentas ante los accionistas,sistema, o la necesidad de revisión y mejora. Para poder agentes sociales o ciudadanía en el caso de lasllevar a cabo estas tareas, el sistema debe tener recogidos administraciones públicas;una serie de indicadores. v Demostrar el cumplimiento de su responsabilidadPor último, Mejora es la fase de control de las no social y de la legalidad vigente que le afecta a laconformidades para diseñar acciones correctivas, revisar organización;su efectividad y priorizar acciones según el análisis de v Orientar cómo gestionar riesgos que puedan llevar ariesgos llevado a cabo. inactividad en caso de perder acceso a los documentos;Beneficios de implementar un Sistema de Gestión para los v Facilitar la recuperación de la continuidad del negocioDocumentos (SGD) en caso de catástrofes naturales, errores técnicos oLas organizaciones que tengan implementado un SGD humanos.obtienen una serie de beneficios de distinta índole, deentre los que destacamos los siguientes:v Asegurar la captura y el control de documentos fiables Por último, aunque para certificar la norma ISO 30301 de en cuanto a su contenido, auténticos en cuanto a la momento aún está en proceso la definición de los autoría y la datación, íntegros y conformes a la política y esquemas de certificación, podemos destacar una serie de los objetivos del SGD; beneficios de certificarse en ISO 30301 (Ilustración 5). q 231/12 49