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Mejores practicas para adelantar proyectos cero papel en la administracion publica

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Jornada: Mejores prácticas para adelantar proyectos cero papel en la Administración Pública

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  • 1. www.uexternado.edu.co 1
  • 2. www.uexternado.edu.co 2
  • 3. Módulo Gestión Documental Jornada: Mejores prácticas para adelantar proyectos cero papel en la Administración Pública Septiembre 20 y 21 de 2012 www.uexternado.edu.co 3
  • 4. Introducción Jornada: Mejores prácticas paraadelantar proyectos cero papel en la Administración Pública Septiembre 20 y 21 de 2012 www.uexternado.edu.co 5
  • 5. Ciudades inteligentes Aprovechamiento de las TIC 2003 Declaración de Bavaro – 2009 Declaración de Malmo: transparencia, Concepto de Gobierno Electrónico Formulación estrategia por países participación y empoderamiento 2001 Agenda de Conectividad USA – Gobierno Abierto Declaración de Ginebra – de las Américas – Estado del Transparencia y Servicios Uruguay www.datos.gub.uy Gobierno 2002 Plan de Acción de Chile – A donde van nuestros Quito - Adquisición de impuestos www.datos.gob.cl Bienes XX XXI Administración pública más eficiente, eficaz y transparente2000 Declaración de Florianópolis: 2005 Información en Línea y 2010 V foro ministerial UE-Promover una administración más eficiente,eficaz y transparente por parte de los gobiernos Georeferenciada, ALC – Unión Europea y LA,a todo nivel, mediante el ofrecimiento en línea Simplificación Administrativa, capitulo Gobierno en Internetde información a los ciudadanos, mecanismos Firma electrónica , Archivosde control de gestión, servicios, trámites ycontratación estatal de bienes y servicios a electrónicos, Preservación, Plan de Acción para Americatravés de las redes digitales desmaterialización Latina y el Caribe eLAC 2007 - Carta Iberoamericana de Gobierno Electrónico 2006 Declaración Sto. 2011 Open Goverment Partnership: Domingo – Gobernabilidad y Brasil, Chile, Colombia, El Salvador, Sociedad del Conocimiento Guatemala, Honduras, México, Perú, www.uexternado.edu.co República Dominicana y Uruguay 6
  • 6. Cuál es el objetivo? Gobierno AbiertoSociedad de laInformación Ciudades Inteligentes www.uexternado.edu.co 7
  • 7. Ciudades Inteligentes Un sistema de sistemas de sistemas www.uexternado.edu.co 8
  • 8. Contexto ColombiaGobierno en Línea Eficiencia CCA Administrativa Anti trámites Transparencia y Cero Papel www.uexternado.edu.co 9
  • 9. NormogramaTEMA NORMA ARTICULO GOBIERNO EN Ley 1450 de 2011. “Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014”. 230 LÍNEA Ley 1341 de 2009. “Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones –TIC–, se crea la Agencia Nacional de Espectro y se dictan otras disposiciones”. 2,4,17,35 Decreto 1151 de 2008. “Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia, se reglamenta parcialmente la Ley 962 de 2005, y se dictan otras disposiciones”. 2,6 MANUAL 3.0 para la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea en las entidades del orden nacional de la República de Colombia. 2011. Todo DOCUMENTO Ley 594 de 2000. “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”. Todo ELECTRÓNICO Ley 527 de 1999. “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.” Todo Decreto 1747 de 2000. “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 527 de 1999, en lo relacionado con las entidades de 24 certificación, los certificados y las firmas digitales”. Todo CONTROL Ley 87 de 1993. “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del INTERNO Estado y se dictan otras disposiciones”. Todo Decreto 1599 de 2005. “Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano”. Todo GESTIÓN DE Ley 872 de 2003: “por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras CALIDAD entidades prestadoras de servicios” Todo Decreto 4110 de 2004: “por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública” Todo Decreto 4485 de 2009: “por medio de la cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública” TodoADMINISTRACIÓN Ley 1450 de 2011. “Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014”. 3, 232 ELECTRÓNICA Ley 1437 de 2011. “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”. 5, 35,37 Ley 962 de 2005. “Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos”. 1,6 Decreto 3485 de 2011. “Por el cual se reglamenta el Sistema Electrónico para la Contratación Pública y se dictan otras disposiciones”. Todo Decreto 235 de 2010. “Por el cual se regula el intercambio de información entre entidades para el cumplimiento de funciones públicas”. 2 Ley 1474 de 2011. “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción www.uexternado.edu.co de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”. 10 76,77
  • 10. Parte Uno Jornada: Mejores prácticas paraadelantar proyectos cero papel en la Administración Pública Septiembre 20 y 21 de 2012 www.uexternado.edu.co 11
  • 11. Información:Conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje que cambia el estado deconocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho mensaje, permitiendo toma de decisionespertinentes acordes a dicho conocimiento.No hay información si no hay posibilidad de interpretación. www.uexternado.edu.co 12
  • 12. El mundo está obsesionado con los datos, pero estamos perdidos en ellos. Hemos perdido la capacidad de darlessignificado y contexto. Los datos contienen información pero pierden su significado al estar en un contexto demasiadoamplio. www.uexternado.edu.co 13
  • 13. Datos, Información, conocimiento e inteligencia:Dato: es una representación simbólica(numérica, alfabética, algorítmica etc.), unatributo o una característica de unaentidad.Información: es un conjunto de datosrelacionados para constituir un mensajecon significado.Conocimiento: Es información recolectadaapropiadamente para ser aplicada.Inteligencia: es una habilidad que sedesarrolla con la aplicación delconocimiento y la inteligencia en laexperiencia, obteniendo conclusiones quenos dan un mayor entendimiento. Resultados www.uexternado.edu.co 14
  • 14. Información no estructurada:Un creciente porcentaje de loscontenidos colectivos de su empresa seencuentran en contenido "noestructurado", almacenado en sistemasde archivos, mensajes de correoelectrónico y en los escritorios de susempleados.Esta información desestructuradaconstituye el eje de su empresa. Todos susempleados generan contenidos de valorque los demás pueden utilizar. El graninconveniente es que el verdadero valorde cada uno de los documentos sólo sepondrá de manifiesto si es fácilmenteaccesible para los demás.Por su parte, las fuentes no estructuradasno presentan una estructurahomogénea. Por ello, resulta difícil suprocesamiento. www.uexternado.edu.co 15
  • 15. Información no estructurada: Pueden existir fuentes de información con cierta estructuración que no se encuentren en soporte electrónico, que se considerarán como no estructuradas. De la misma manera pueden existir fuentes de información en soporte electrónico y que no se consideren estructuradas. Ej. Documentos digitalizados, libros electrónicos, correo electrónico. En términos generales la información no estructurada se puede clasificar de la siguiente manera: • Correspondencia • Correos Electrónicos • Expedientes • Documentos • Libros • Documentos digitalizados • Documentos de ofimática • Documentos técnicos www.uexternado.edu.co 16
  • 16. Información estructurada:Es la información que se maneja y administra enuna tecnología de información especializada yque permite la transaccionalidad y latrazabilidad de las decisiones tomadas sobre lamisma.Las fuentes estructuradas en soporte electrónicopresentan una estructura homogénea paracada registro -incluyen los mismos datos ocampos para cada registro-, citan, entre otras,fuentes referenciales –bibliográficas y factuales-,directorios, otras bases de datos, etcétera. Sussistemas de búsqueda y recuperación deinformación resultan amigables y posibilitanejecutar con relativa facilidad su procesamientoEn ocasiones la respuesta o información que elusuario busca se encuentra en la celda de unabase de datos o requiere una consultaestructurada en una aplicaciónempresarial. Para proporcionar una búsquedaverdaderamente universal en todos los datos dela organización, es preciso incluir informaciónestructurada www.uexternado.edu.co 17
  • 17. Dónde está la Información en las empresas? Tecnologías de información estructurada ERP-Enterprice Resource Planning CRM: Customer Relationship Management WMS: Web Map Service MRP: Material Requirement Planning SAP: BIS: Business Inteligence System Tecnologías de información NO estructurada DMS: Document Management System ECM: Electronic Content Manager ERM: Electronic Record Manager WCM: Web Content Manager BPM: Business Process Manager Eforms: Formularios electrónicos EDI: Electronic Data Interchange TCM Team Collaboration Manager EIM: Electronic Image Manager Crease o no, los informes de mercado acerca del almacenamiento de la información y su distribución, arrojan que en una compañía organizada, con un buen back-office (ERP), la cantidad de la información almacenada no supera el 20% de la documentación total de la compañía. ¿Y dónde está el 80% de la información? “El contenido debe ser administrado de Por Dario Cuckier. Socio director de Dotgestion www.dotgestion.com forma que ayude a conseguir los objetivos de negocio”. www.uexternado.edu.co 18
  • 18. Información y su medio de soporte. Ejemplo: registro, especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. Nota 1: el medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de estos. Documento NTCGP 1000:2009 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Numeral 3.21 Información u objeto registrado que puede ser tratado como una unidad. NTC ISO 15489. Numeral 3.7 “Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares” Art. 251 Código de Procedimiento Civil Documentos de archivo (records) Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. NTC ISO 15489 Numeral 3.8Documento de Archivo documentos (records): Información creada o recibida, conservada como información y prueba, por una organización o un individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales. UNE-ISO_15489-1 Num.3.15 Registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Artículo 2 del Acuerdo 060 de 2000 Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas. Nota 1: los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones preventivas y acciones correctivas. Registro Los registros son un tipo especial de documento y se establecen para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz, eficiente y efectiva del sistema de gestión de calidad deben controlarse. Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables. NTCGP 1000:2009 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Numeral 3.46 y 4.2.4 Acto por el que se adjudica a un documento un identificador único en el momento de entrada a un sistema. NTC ISO 15489 N3.15 www.uexternado.edu.co 19
  • 19. Características del Documento La integridad de un documento hace referencia a su carácter completo e inalterado. Es necesario que unINTEGRIDAD documento esté protegido contra modificaciones no autorizadas. Las políticas y los procedimientos de gestión de documentos deben especificar qué adiciones o anotaciones pueden realizarse en un documento después de su creación, en qué circunstancias pueden autorizarse dichas adiciones o anotaciones y quién está autorizado para llevarlas a cabo. Cualquier anotación, adición o supresión autorizada que se realice en un documento debe indicarse de forma explícita y dejar evidencia. Un documento auténtico es aquel del que se puede probar:AUTENTICIDAD a) que es lo que afirma ser b)que ha sido creado o enviado por la persona de la cual se afirma que lo ha creado o enviado y c) que ha sido creado o enviado en el momento en que se afirma. Para garantizar la autenticidad de los documentos, las organizaciones deben implantar y documentar políticas y procedimientos para el control de la creación, recepción, transmisión, mantenimiento y disposición de los documentos de manera que se asegure que los creadores de los mismos estén autorizados e identificados y que los documentos estén protegidos frente a cualquier adición, supresión, modificación, utilización u ocultación no autorizadas. Un documento fiable es aquel cuyo contenido puede ser considerado una representación completa y precisa deFIABILIIDAD las operaciones, las actividades o los hechos de los que da testimonio y al que se puede recurrir en el curso de posteriores operaciones o actividades. Los documentos deben ser creados en el momento, o poco después, en que tiene lugar la operación o actividad que reflejan, por individuos que dispongan de un conocimiento directo de los hechos o automáticamente por los instrumentos que se usen habitualmente para realizar operaciones. Un documento disponible es aquél que puede ser localizado, recuperado, presentado o interpretado.DISPONIBILIDAD Su presentación debe mostrar la actividad u operación que lo produjo. Las indicaciones sobre el contexto de los documentos deben contener la información necesaria para la comprensión de las operaciones que los crearon y usaron. Debe ser posible identificar un documento en el contexto amplio de las actividades y las funciones de la organización. Se deben mantener los vínculos existentes entre los documentos que reflejan una secuencia de actividades. www.uexternado.edu.co 20
  • 20. Documentos, Datos y Metadatos www.uexternado.edu.co 21
  • 21. New Intelligence from Content: Content Analytics for BI and Assessment http://www.informationisbeautiful.net/ www.uexternado.edu.co 22
  • 22. http://www.informationisbeautiful.net/ www.uexternado.edu.co 23
  • 23. Infographics Infodesign http://www.informationisbeautiful.net/ www.uexternado.edu.co 24
  • 24. Oficina de Información Para lograr las metas en un programa de CERO PAPEL se Gestión requiere que varias áreas estén Documental apuntando a la misma meta Servicios Seguridad de la Informáticos Información Infraestructura ArquitecturaMIT IQ - MIT Chief Data Officer & Information Quality Symposiumhttp://mitiq.mit.edu/CDOIQ/2012 www.uexternado.edu.co 25
  • 25. Ciclo de Vida del Documento Recepción Producción Declarar Distribución Disposición final Trámite Conservación Organización Consulta www.uexternado.edu.co 34
  • 26. Criterios ley 594 sobre el Ciclo de vida del documento Integridad Autenticidad Recepción Producción Fiabilidad Función probatoria Control Declarar Seguridad Preservación Distribución perdurabilidad Disposición final Trámite Conservación Clasificación, ordenación, descripción, Administración Seguridad Conservación Organización Recuperación Consulta Seguridad Acceso Reproducción www.uexternado.edu.co 35
  • 27. Criterios Ley 1437 de 2011 sobre el Ciclo de vida del documento Art 54 Registro del correo electrónico de ciudadano en base de datos. No esArtículo 61. Recepción de Recepción Sede Producción necesario el previo registrodocumentos electrónicos por Electrónica Art 55. Documento Público en Medioparte de las autoridades. Electrónico - autenticidadArtículo 62. Prueba de recepción y Declarar Art 56 notificación electrónicaenvío de mensajes de datos por la Radicación Notificaciónautoridad Electrónica Petición Distribución Art 57 acto administrativo electrónico: autenticidad, integridad y disponibilidad Trámite Disposición final Trámite Art 60 Sede electrónica: calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad Art 58 Archivo Electrónico de Conservación Organización Documentos Artículo 63. Sesiones Virtuales Art 59 Expediente electrónico Consulta Consulta Expediente Sesiones Virtuales www.uexternado.edu.co 36
  • 28. Estándares Internacionales www.uexternado.edu.co 37
  • 29. www.uexternado.edu.co 38
  • 30. Normas ISO de Gestión Documental ISO 23081 MetadatosSistema de Recepción Producción ISO 19005 PDF/AGestiónDocumental DeclararISO 30300 - 303004 ISO 15489 Gestión de Documentos Distribución ISO 16175 Requisitos funcionales para Disposición final Trámite documentos en entornos electrónicos ISO 26122 Procesos de Trabajo para documentos Conservación OrganizaciónISO 13008 Proceso de Consulta ISO 13028 Digitalizaciónmigración y conversiónde documentos www.uexternado.edu.co 39
  • 31. Tecnología que asegura el Ciclo de vida del documento Cartero Eforms Recepción Producción Share Point Sale force Declarar P8 BPM para Oficina de Distribución Participación Ciudadana BPM para Control Disciplinario BPM proceso Exploratorio Disposición Conversión a PDF Fondos Acumulados TVD Trámite final P8 Repositorio Estándar P8 SGCI MAESTRA DE METADATOS P8 CIT Upgrade P8 Content Contable Almacenamiento P8 Content Control de Conservación Organización Cambios en Planta P8 Content Historia de Predios P8 Content Historias laborales Oficina Virtual Consulta TRD SGDEA www.uexternado.edu.co 40
  • 32. www.uexternado.edu.co 41
  • 33. Análisis de procesos Formatos de ProcesosDocumentos gestión de Registros Procesos Ciclo de VidaDocumentos de los Procesos Registr SGI os DOCUMENTOS REGISTROS UNIDADES DE INFORMACIÓN INFORMACION EMPRESARIAL DE CONSERVACION LEGAL www.uexternado.edu.co Subelemento Gestión Documental 42 42
  • 34. Estándares de negocioNorma Gestión Documental Documentos RegistrosNTCGP 1000 Calidad 4.2 Programa de Gestión Documental 4.2.3 Control de Documentos 4.2.4 Control de RegistrosISO 9001 : 2008 Calidad 4.2 Requisitos de la documentación 4.2.3 Control de Documentos 4.2.4 Control de RegistrosISO 14001 Gestión 4.4.4 Documentación 4.4.5 Control de Documentos 4.5.4 Control de RegistrosAmbientalOHSAS 18001:2007 HSE 4.4.4 Documentación 4.4.5 Control de Documentos 4.5.4 Control de RegistrosNTC 17025 Laboratorios 4.2.2; 4.2.3; 4.3.1 Documentación 4.3 Control de Documentos 4.3.1; 4.12 Control de RegistrosISO 26000 Responsabilidad 4.2 Documentación 4.2.3 Control de Documentos 4.2.3 Control de DocumentosSocialNTC- ISO 27001 seguridad 4.3 Requisitos de Documentación 4.3.2 Control de Documentos 4.3.3 Control de Registrosde la InformaciónISO 28000Seguridad en 4.4.4 sitos de Documentación 4.3.2 Control de Documentos 4.3.3 Control de RegistrosCadena de SuministroBS 25999-2 Continuidad 4.2 Documentación 4.2.3 Control de Documentos 4.2.3 Control de DocumentosOSHA 1910.119 Seguridad 4.2 Documentación 4.2.3 Control de Documentos 4.2.3 Control de Documentosde ProcesosCOBIT Control para la efectividad del Control de Documentos y de Registros y posibles actualizacionesCOSO Control para la efectividad del Control de Documentos y de Registros y posibles actualizacionesSOX www.uexternado.edu.co Control para la efectividad del Control de Documentos y de Registros y posibles actualizaciones 43
  • 35. Modelo de Madurez para la implementación gradual Responsabilidad Disponibilidad Retención Transparencia Conformidad Disposición Integridad Protección www.uexternado.edu.co 44
  • 36. Parte dos Jornada: Mejores prácticas paraadelantar proyectos cero papel en la Administración Pública Septiembre 20 y 21 de 2012 www.uexternado.edu.co 45
  • 37. Ficha Técnica Proyecto de Ley Transparencia Proyecto de ley PROYECTO DE LEY NÚMERO 156 DE 2011 SENADO, 226 DE 2011 CÁMARA por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones Objeto Regular el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información. Ámbito de  Toda entidad pública, incluyendo las pertenecientes a todas las aplicación Ramas del Poder Público, en todos los niveles de la estructura estatal, central o descentralizada por servicios o territorialmente, en los órdenes nacional, departamental, municipal y distrital;  Las empresas públicas creadas por ley, las empresas del Estado y sociedades en que este tenga participación. Disponibilidad de Los sujetos obligados deberán tener a disposición de las personas la información interesadas dicha información en la Web. www.uexternado.edu.co 46
  • 38. Ficha Técnica Proyecto de Ley TransparenciaArtículo 9: Información mínima obligatoria respecto a la estructura del sujeto obligado.Divulgación en los sistemas de información del EstadoDescripción Que tenemos Que nos faltaEstructura orgánica, funciones y deberes, Se tiene la Definición de Gobiernola ubicación de sus sedes y áreas, información en ladivisiones o departamentos, y sus horas Webde atención al público.Presupuesto general, ejecución Se publica informe de Planes de gasto públicopresupuestal histórica anual y planes de ejecución para cada año Fiscalgasto público para cada año fiscal, de presupuestal conconformidad con el artículo 74 de la Ley corte trimestral ( se1474 de 2011. solicitó actualización) www.uexternado.edu.co 47
  • 39. Ficha Técnica Proyecto de Ley TransparenciaArtículo 9: Información mínima obligatoria respecto a la estructura del sujeto obligado.Divulgación en los sistemas de información del EstadoUn directorio que incluya el, cargo, Se publica contactos del Definir estrategia de publicacióndirecciones de correo electrónico y teléfono Comité Directivo de la información solicitadadel despacho de los empleados y funcionariosy las escalas salariales correspondientes a lascategorías de todos los servidores quetrabajan en el sujeto obligado, deconformidad con el formato de informaciónde servidores públicos y contratistas;Todas las normas generales y reglamentarias, Se publica la política Revisar: los resultados de laspolíticas, lineamientos o manuales, las metas integral y los principales auditorías al ejercicioy objetivos de las unidades administrativas de procedimientos asociados presupuestal e indicadores deconformidad con sus programas operativos y a los diferentes grupos de desempeñolos resultados de las auditorías al ejercicio interéspresupuestal e indicadores de desempeño www.uexternado.edu.co 48
  • 40. Ficha Técnica Proyecto de Ley TransparenciaArtículo 9: Información mínima obligatoria respecto a la estructura del sujeto obligado.Divulgación en los sistemas de información del EstadoPlan de compras anual, así como las Se publica plan de compras; Revisar que se cumpla concontrataciones adjudicadas para la contratación adjudicada? el alcancecorrespondiente vigencia en lo relacionado confuncionamiento e inversión, las obras públicas,los bienes adquiridos, arrendados y en caso delos servicios de estudios o investigacionesdeberá señalarse el tema específico, deconformidad con el artículo 74 de la Ley 1474 de2011. En el caso de las personas naturales concontratos de prestación de servicios, deberápublicarse el objeto del contrato, monto de loshonorarios y direcciones de correo electrónico,de conformidad con el formato de informaciónde servidores públicos y contratistasLos plazos de cumplimiento de los contratos Si se publica Pendiente revisar alcance de la información publicadaPublicar el Plan Anticorrupción y de Atención al Se publicaCiudadano, de conformidad con el artículo 73 dela Ley 1474 de 2011. www.uexternado.edu.co 49
  • 41. Ficha Técnica Proyecto de Ley TransparenciaArtículo 11: Información mínima obligatoria respecto a servicios, procedimientos yfuncionamiento del sujeto obligadoDescripción Que tenemos Que nos faltaServicio que brinde directamente al público, Se publica la informaciónincluyendo normas, formularios y protocolos de OPC y accionistasde atencióninformación correspondiente a los trámitesque se pueden agotar en la entidadDescripción de los procedimientos que se PARA DISCUTIRsiguen para tomar decisiones en las diferentesáreasContenido de toda decisión y/o política que PARA DISCUTIRhaya adoptado y afecte al público, junto consus fundamentos y toda interpretaciónautorizada de ellas; Todos los informes degestión, evaluación y auditoría del sujetoobligado www.uexternado.edu.co 50
  • 42. Ficha Técnica Proyecto de Ley TransparenciaArtículo 11: Información mínima obligatoria respecto a servicios, procedimientos yfuncionamiento del sujeto obligadoTodo mecanismo interno y externo de Se publica por Pendiente revisar alcancesupervisión, notificación y vigilancia gobierno corporativopertinente del sujeto obligado mecanismos de control interno y externoProcedimientos, lineamientos, políticas Se publica manual de así como todos los datosen materia de adquisiciones y contratación de adjudicación ycompras, así como todos los datos de ejecución de contratos,adjudicación y ejecución de incluidos concursos ycontratos, incluidos concursos y licitaciones. Revisarlicitaciones alcanceMecanismo de presentación directa Se publica los Junto con un informe dede solicitudes, quejas y reclamos a mecanismos y todas las solicitudes,disposición del público en relación canales de denuncias y los tiempos decon acciones u omisiones del sujeto prestación de PQR respuesta del sujetoobligado. Junto con un informe de obligado. Revisar alcancetodas las solicitudes, denuncias y lostiempos de respuesta del sujetoobligado www.uexternado.edu.co 51
  • 43. Ficha Técnica Proyecto de Ley TransparenciaArtículo 11: Información mínima obligatoria respecto a servicios, procedimientos yfuncionamiento del sujeto obligadoMecanismo o procedimiento por medio del En gobierno en línea Definir con gobiernocual el público pueda participar en la existe una fase que si se puede aplicar elformulación de la política o el ejercicio de las tiene alcance similar mismo criterio defacultades de ese sujeto obligado. (accionista tiene la gobierno en línea palabra)Registro de publicaciones que contenga los PARA DISCUTIR Registro de Activosdocumentos publicados de conformidad con de Información.la presente ley y automáticamentedisponibles así como un Registro de Activos deInformación.Los sujetos obligados deberán publicar datos Cruzar con elabiertos, para lo cual deberán contemplar las trabajo que seexcepciones establecidas en el Título III de la viene realizando enpresente ley. Adicionalmente, para las Gobierno en Líneacondiciones técnicas de su publicación, se (definiendodeberán observar los requisitos que inventario de datos)establezca el gobierno nacional a través delMinisterio de las Tecnologías de la Informacióny las Comunicaciones o quien haga sus veces. www.uexternado.edu.co 52
  • 44. Ficha Técnica Proyecto de Ley TransparenciaArtículo 12. Adopción de esquemas de publicación. Todo sujeto obligado deberá adoptar ydifundir de manera amplia su esquema de publicación, dentro de los seis meses siguientes ala entrada en vigencia de la presente ley. El esquema será difundido a través de su sitio Web,y en su defecto, en los dispositivos de divulgación existentes en su dependencia, incluyendoboletines, gacetas y carteleras.Descripción Que tenemos Que nos faltaClases de información que el sujeto No se publica Se debe construirobligado publicará de manera proactiva y documentoque en todo caso deberá comprender lainformación mínima obligatoriaLa manera en la cual publicará dicha No se publica Se debe construirinformación www.uexternado.edu.co 53
  • 45. Ficha Técnica Proyecto de Ley TransparenciaArtículo 12. Adopción de esquemas de publicación. Todo sujeto obligado deberá adoptar ydifundir de manera amplia su esquema de publicación, dentro de los seis meses siguientes ala entrada en vigencia de la presente ley. El esquema será difundido a través de su sitio Web,y en su defecto, en los dispositivos de divulgación existentes en su dependencia, incluyendoboletines, gacetas y carteleras.Descripción Que tenemos Que nos falta Cuadros de clasificación documental que Se tienen los cuadrosfaciliten la consulta de los documentos de clasificación, peropúblicos que se conservan en los archivos será necesario revisardel respectivo sujeto obligado, de acuerdo el formato en el quecon la reglamentación establecida por el se generan paraArchivo General de la Nación publicarlos en la WEB, incluir requisitos de control de registros. www.uexternado.edu.co 54
  • 46. Ficha Técnica Proyecto de Ley TransparenciaArtículo 13. Registros de Activos de Información. Todo sujeto obligado deberá crear ymantenerlo actualizado haciendo un listado de:Descripción Que tenemos Que nos faltaTodas las categorías de información Inventarios y TRD Definir si el Contentpublicada por el sujeto obligado; Manager se puede publicar en la WEB y conTodo registro publicado; privilegios dar acceso aTodo registro disponible para ser solicitado solo la informaciónpor el público. pública.El Ministerio Público podrá establecerestándares en relación a los RegistrosActivos de Información.Todo sujeto obligado deberá asegurarse de Inventarios y TRD Incluir requisitos de laque sus Registros de Activos de Información Comisión Nacional en elcumplan con los estándares establecidos Procedimiento Control de registros.por el Ministerio Público y con aquellos Definir estrategia dedictados por el Archivo General de la publicación de TRDs enNación, en relación a la constitución de las Internet.Tablas de Retención Documental -TRD- y losinventarios documentales. www.uexternado.edu.co 55
  • 47. Ficha Técnica Proyecto de Ley TransparenciaArtículo 15. Programa de gestión documentalDescripción Que tenemos Que nos faltaDentro de los seis (6) meses siguientes a la Programa de Actualizarentrada en vigencia de la presente ley, los Gestión Procedimientossujetos obligados deberán adoptar un DocumentalPrograma de Gestión Documental en elcual se establezcan los procedimientos ylineamientos necesarios para la producción,distribución, organización, consulta yconservación de los documentos públicos.Este Programa deberá integrarse con lasfunciones administrativas del sujetoobligado. Deberán observarse loslineamientos y recomendaciones que elArchivo General de la Nación y demásentidades competentes expidan en lamateria. www.uexternado.edu.co 56
  • 48. Ficha Técnica Proyecto de Ley TransparenciaArtículo 16. Archivos Descripción Que tenemos Que nos falta Asegurarse de que existan dentro de sus Procedimientos Actualización entidades procedimientos claros para la Documentales creación, gestión, organización y conservación de sus archivos. Los procedimientos adoptados deberán observar los lineamientos que en la materia sean producidos por el Archivo General de la Nación. www.uexternado.edu.co 57
  • 49. Ficha Técnica Proyecto de Ley TransparenciaArtículo 17. Sistemas de información. Para asegurar que los sistemas de informaciónelectrónica sean efectivamente una herramienta para promover el acceso a la informaciónpública, los sujetos obligados deben asegurar que estos:Descripción Que tenemos Que nos faltaSe encuentren alineados con los distintos Expedientes de Crear lineamientosprocedimientos y articulados con los lineamientos Contratosestablecidos en el Programa de GestiónDocumental de la entidadGestionen la misma información que se encuentre Expedientes de Dar cubrimientoaen los sistemas administrativos del sujeto obligado; Contratos todos los expedientesEn el caso de la información de interés público, OPC Ventanilla electrónicadeberá existir una ventanilla en la cual se pueda Proyecto SERacceder a la información en formatos y lenguajescomprensibles para los ciudadanos;Se encuentren alineados con la estrategia de En procesogobierno en línea o de la que haga sus veces www.uexternado.edu.co 58
  • 50. Ficha Técnica Proyecto de Ley TransparenciaArtículo 20. Índice de información clasificada y reservada. Descripción Que tenemos Que nos falta Índice actualizado de los actos, TRD e Inventario Integración documentos e informaciones calificados de información como clasificados o reservados, de clasificada conformidad a esta ley. El índice incluirá sus denominaciones, la motivación y la individualización del acto en que conste tal calificación.Artículo 23. Inaplicabilidad de la reserva. El carácter reservado de un documento o de unainformación salvo la reserva en los procesos judiciales, no será oponible a las autoridadesjudiciales y congresistas en el ejercicio del control que le corresponde adelantar alcongreso, dichas autoridades deberán asegurar la reserva de los documentos que lleguen aconocer en desarrollo de lo prescrito en este artículo, sin perjuicio de lo establecido en losartículos 136 de la Constitución y 52 de la ley 5ª de 19 www.uexternado.edu.co 59
  • 51. Conclusiones Jornada: Mejores prácticas paraadelantar proyectos cero papel en la Administración Pública Septiembre 20 y 21 de 2012 www.uexternado.edu.co 60
  • 52. Conclusiones Gobierno AbiertoSociedad de laInformación Ciudades Inteligentes www.uexternado.edu.co 61
  • 53. Conclusiones Gestión Documental como base de Gobiernos Abiertos y Ciudades Inteligentes www.uexternado.edu.co 62
  • 54. El reto del profesional de información: 1. Actualización de sus conocimientos según estándares internacionales. 2. Tener la capacidad de homologar la legislación colombiana a dichos estándares. 3. Participar en las definiciones de Gobierno de Información 4. Enfoque hacia una vigilancia bien organizada que mejore el conocimiento del entorno. 5. Convergencia con otras disciplinas para adaptarse a los retos de la próxima década. 6. Entender y empoderarse del gobierno de la información 7. Ser capaz de responder a las exigencias del mundo. 8. La presencia del profesional de la información y su multifacético desempeño constituye factor crítico para el análisis y diseminación de los nuevos conocimientos. www.uexternado.edu.co 63
  • 55. Reseña bibliográfica recomendada:1. Leer, Anne (2001). La visión de los líderes en la era digital (2001). México : Prentice-Hall. ISBN 968-444-440-0.2. Tubella i Casadevall, Immna (2005). «2.2.La economia de las TIC y la revolucion digital.». En UOC. Sociedad del conocimiento. http://books.google.es/books?id=hZDiwVbJVN8C&pg=PA42&dq=la+revolucion+digital+ECONOMIA&lr=&cd=1#v= onepage&q=&f=false.3. «El saber perdido en la era digital.Lucha por preservar la memoria colectiva en el ciberespacio». EL PAIS (22/2007). Consultado el 21 de Febrero de 2010.4. Intelligence Hierarchy: Data, Information, Knowledge, Wisdom en http://www.ritholtz.com/blog/2010/12/hierarchy-of-visual-knowledge/5. What is Data Visualization? http://infosthetics.com/archives/2010/11/what_is_data_visualization.html6. Data, Information, Knowledge, and Wisdom en http://www.systems-thinking.org/dikw/dikw.htm7. La enciclopedia de ciencias y tecnologías en Argentina en http://cyt-ar.com.ar/cyt- ar/index.php/Informaci%C3%B3n8. Metodología para el análisis de información orientada al análisis de tendencias en el Web superficial a partir de fuentes no estructuradas. Parte I. Fundamentos teóricos.9. Dónde está la Información en las empresas? Por Dario Cuckier. Socio director de Dotgestion www.dotgestion.com10.http://www.youtube.com/watch?v=E_fIAE78tt011.http://www.youtube.com/watch?v=fKh4ZDrIDsg www.uexternado.edu.co 64