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Documentos comerciales Documentos comerciales Presentation Transcript

  • Documentos ComercialesKelly Johana Rios Escobar
  • Documentos ComercialesLos documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizados y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas. Se originan por una transacción mercantil, desde el punto de vista contable sirven como base para la anotación en los libros o requisitos de contabilidad.
  • Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación. También ayudan a demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilización de tales acciones.
  • Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo siguiente:• En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.
  • • Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio• Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones.• Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.
  • UtilidadSon una constancia de las operaciones realizadas.Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas.Clasificación:• Externos• Internos De uso interno
  • De uso externo• Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.• Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.
  • Están obligados a emitir documentos comerciales• Quienes comercializan cosas muebles.• Quienes comercializan o prestan servicios.• Quienes se dedican a la locación de bienes.Conservación:• Los documentos comerciales deben ser conservados por diez años contados desde la fecha de emisión del documento.
  • CotizaciónUna carta de cotización es donde se detalla el precio de algún producto o servicio, en el cual detallas las condiciones de tal y el tiempo de entrega. Además de venir acompañado con los detalles de pagos y /o financiamiento. Con los datos para que si están interesados puedan comunicarse con la persona correspondiente
  • La carta de cotización se estructura de la siguiente manera:• Respuesta a una consulta.• Señalar precios y condiciones de pago.• Forma y fecha de envío.• Estimular la compra.• Despedida.
  • PedidoEs un documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de compra a un comerciante. Este documento comercial no obliga a realizar la operación.Deberán extenderse cómo mínimo dos ejemplares: uno que queda en poder del que lo suscribió (comprador) y otro, que es el que se entrega o envía al vendedor.
  • El componente Pedido abierto comercial es un componente centralizador de Trading Business. Incluye pedidos de cliente, pedidos y documentos de facturación de proveedor para gastos adicionales. Los usuarios pueden supervisar el status de tratamiento de todas las actividades posteriores asociadas con el pedido abierto comercial, mediante el flujo de documentos extendido.También proporciona un preciso informe de simulación de beneficios, incluidas todas las clases de costes y de ingreso, cuando registra entradas en el pedido abierto comercial.
  • Una vez concluidos los acuerdos y transferidos todos los datos a la Finanzas, puede utilizar el número de pedido abierto comercial para verificar el beneficio real.El componente Pedido abierto comercial proporciona soporte para:• Varias unidades de medida• Varios tipos de moneda• Determinación de precio comercial
  • • Función de interlocutor• Asignación de portafolio• Control de pedido/entrega pendiente• Verificación de datos incompletos• Control de status y verificación de entrega• Control de copia• Control de texto• Cierre de contrato• Verificación de comparación de cantidades• Verificación de gestión de riesgos• Flujo de documentos• Control central de salida• Evaluación de proveedores
  • RemisiónSe utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisión de los bienes vendidos. En él, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar. Sirve de base para la preparación de la factura.
  • El remito se extiende por triplicado: el original firmado por el vendedor se entrega al adquirente; el duplicado, con la conformidad del comprador por los efectos que los ha recibido, queda en poder del vendedor y se destina ala sección facturación para que proceda ala emisión de la factura. Por último el triplicado permanece en la sección depósito par constancia de las mercaderías salidas.
  • Factura de VentaEs la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta.Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del vendedor. Para el comprador es el documento que justifica la copra y con su contabilización queda registrado su compromiso de pago.
  • Como mínimo la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en poder del comprador y el duplicado queda para el vendedor y con el se contabiliza la venta y el cargo al comprador.La factura es el documento principal de la operación de compraventa con ella queda concretada y concluida la operación y es un documento de contabilidad y medio de prueba legal
  • ImportanciaLa factura es el documento principal de las operaciones de compra-venta al contado o crédito. La misma es el comprobante de la deuda del comprador con el vendedor. Por este motivo sirve a uno y otro para contabilizar las operaciones realizadas como compra o pagar para el comprador y como venta a cobrar para el vendedor.Al momento de su emisión debemos: 1- Señalar el lugar y fecha de emisión 2- Indicar datos completos del comprador. 3- Detallar la condición de venta: Contado-Crédito
  • 4- Registrar los siguientes datos completos en las columnas respectivas: - El código de las mercaderías - La cantidad de las mercaderías - El precio unitario de cada bien o servicio - Establecer si los bienes o servicios corresponden a operaciones Gravadas o Exentas - El importe de las mercaderías - Totales de venta con o sin impuesto incluido - El I.V.A. 10% - El total a pagar incluyendo el I.V.A. - Escribir en letras el total a pagar - Indicar el número y fecha de la Nota de Remisión si es que existiese.
  • ChequeSe le llama cheque a una orden de pago pura y simple librada contra un banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria o autorización para girar en descubierto.Como queda dicho el cheque es una orden de pago, no una promesa de pago como el caso del pagaré; entonces se deduce que debe ejecutarse por el banco a la presentación del documento con las modalidades particulares establecidas para cada tipo de cheque.
  • Modos de extender un cheque• Al portador• A favor de una persona determinada, con la cláusula "a la orden o sin ella".• A favor de una persona determinada, con la cláusula "no a la orden u otra equivalente".
  • Otra definición de cheque:Es un documento contable de valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta la cual se expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.Jurídicamente el cheque es un título valor a la orden o al portador y abstracto en virtud del cual una persona, llamada librador, ordena incondicionalmente a una institución de crédito, que es librado, el pago a la vista de una suma de dinero determinada a favor de una tercera persona llamada beneficiario
  • Tipos De ChequesHay cheques que tienen límites de hasta cuanto tiempo se da para ser cobrado; dígase, 180 días.Cheque cruzado. Si un cheque está cruzado diagonalmente en el anverso por dos líneas paralelas, el dinero no se podrá retirar en efectivo, sino que tendrá que ser ingresado en una cuenta bancaria. Esto se hace a veces para seguir la pista al dinero pagado.Cheque para abono en cuenta. Insertando la cláusula “para abono en cuenta” produce la consecuencia de que no puede ser cobrado en efectivo, sino que deberá ser abonado en la cuenta del portador.
  • Cheque certificado. El librado exige al librador que lo certifique haciendo constar que tiene en su poder fondos suficientes para cubrir el cheque. Se realiza con palabras como “acepto” “visto” o “bueno” escritas por el librado.Cheque de caja. Es un cheque expedido por una institución de crédito a sus propias dependencias. Representa una garantía y no suele tener fecha de caducidad. En la práctica funciona como dinero líquido, ya que el valor se retira de la cuenta del pagador en la fecha de expedición en lugar de la de cobro y el librador es el director de la oficina bancaria. En España y otros países se le denomina cheque bancario, impropiamente ya que todos los cheques son de algún modo bancarios y suele provocar ambigüedades y errores.
  • Cheques de viajero. Son los expedidos por instituciones de crédito a su propio cargo y son pagaderos por otro de sus establecimientos dentro del país o en el extranjero. Se suelen llamar "travellers check", conforme su forma en inglés.Cheque cancelatorio. Según la ley de Antievasión fiscal de la República Argentina, todos los pagos superiores a $1000 se debían realizar por cualquier otro medio que no sea directamente en efectivo. Ante esta situación, se crea la figura jurídica del cheque cancelatorio para que todas las personas que no posean cuentas corrientes y no dispongan del pacto de cheques para emitirlos, puedan realizar sus pagos por este medio bancario, recurriendo a una entidad financiera o un banco ahí adquiriendo este medio de pago.
  • A diferencia del cheque de pago diferido, este tipo de cheques tiene efecto pro-soluvo (no como los otros que son pro solvente -al momento de presentarlo al cobro-), sino que con el solo hecho de recibir el cheque es suficiente.Cheque de pago diferido. Es una orden de pago que se libra contra un banco en el cual el librador, a la fecha de presentación estipulada en el cheque, debe tener fondos suficientes depositados a su orden en la cuenta corriente bancaria.
  • Letra de CambioEs "el título de crédito o de valor formal y completo que contiene una orden incondicionada y abstracta de hacer pagar a su vencimiento al tomador o a su orden una suma de dinero en un lugar determinado, vinculando solidariamente a todos los que en ella intervienen."
  • Las personas que intervienen son:• El Girador o librador: Da la orden de pago y elabora el documento.• El Girado o librado: Acepta la orden de pago firmando el documento comprometiéndose a pagar. Por lo tanto responsabilizándose, indicando en el mismo, el lugar o domicilio de pago para que el acreedor haga efectivo su cobro.• El Beneficiario o tomador: Recibe la suma de dinero en el tiempo señalado.
  • Factura de CompraO factura comercial es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar.Además, en la factura deben aparecer los datos del expedidor y del destinatario, el detalle de los productos y servicios suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos.
  • La factura se considera como el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario receptor (el comprador). La factura es el único justificante fiscal, que da al receptor el derecho de deducción del impuesto (IVA). Esto no se aplica en los documentos sustitutivos de factura, recibos o tickets.También llamada la factura necia es un documento que refleja la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar como contraprestación.
  • LibranzaLa libranza es un mecanismo de recaudo de cartera en donde el deudor autoriza a su entidad empleadora a descontar de su nomina mensual o quincenal una suma determinada para aplicar a la cancelación de sus obligaciones ante una entidad financiera, y la entidad empleadora se compromete a entregar dichas sumas a la entidad financiera en un plazo previamente convenido. Para el adecuado desarrollo del esquema de libranza es de suma importancia que la entidad financiera cuente con la autorización de descuento de nómina del deudor- empleado y el convenio de recaudo debidamente suscrito con la entidad empleadora en donde estén expresamente consignadas todas las obligaciones del convenio
  • Capacidad de PagoUn aspecto de gran importancia que se debe tener en cuenta cuando se utiliza la modalidad de libranza es la determinación precisa de la capacidad de pago y la capacidad de descuento.La capacidad de pago es determinada por un análisis detallado en donde se cuantifiquen todos los egresos mensuales del deudor (servicios públicos, alimentación, educación tanto del beneficiario de la libranza como de las personas a su cargo, arriendo, impuestos, gastos por salud, obligaciones financieras y demás gastos que se evidencien), mediante la información que suministra el deudor y los documentos que los soportan, y se procesen frente a los parámetros que tiene establecidos cada cooperativa para el segmento del mercado al que pertenece el deudor y la información que el analista pueda detectar y discernir.
  • Capacidad de DescuentoLa capacidad de descuento, es el porcentaje o monto que puede ser descontado del sueldo del empleado, que para el caso de las Cooperativas, de acuerdo con el literal b) del Artículo 59 del Código sustantivo del trabajo, no puede superar un cincuenta por ciento (50%) de los salarios y prestaciones, para cubrir sus créditos.
  • Recibo de Caja o Comprobante de IngresoDESCRIPCION GENERAL:También llamado Recibo de Caja. Documento contable de control interno y por ello se sugiere que sea impreso en una sola tinta sin afectar la imagen corporativa.Tips: Pueden ser original y copia (o de acuerdo a la necesidad del cliente) En papeles bond o en papeles químicos (autocopiante)
  • Recibo de cajaEl recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.
  • Comprobante de pago o egresoLlamado también orden de pago, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa
  • PagaréEl pagaré es una promesa escrita por la cual una persona obliga pagar a otra o a su orden y en fecha determinada, cierta suma de dinero. Al momento de su emisión debemos: - Número de pagaré - La cláusula "a la orden" inserta en el propio texto - La suma determinada de dinero en números y en letras - El nombre de la persona, o a la orden de quién debe efectuarse el pago - El concepto por la cual se adeuda el pago - La firma y la dirección del Deudor - La firma y la dirección del Co-deudor (si el deudor no cuenta con referencias suficientes)
  • ValeEs un documento comercial, para pagar un producto, ya sea bien o servicio. Puede representar el pago total o parcial (descuento inmediato en el momento de la compra por la cantidad que aparece en el vale). Lo más habitual es que los establecimientos comerciales proporcionen vales a sus clientes para fidelizarlos.También sirve para darse a conocer a clientes nuevos, ofreciéndoles un artículo más barato o gratuito. En otros casos forma parte del proceso de devolución, el comercio extiende un vale que permite cambiar un producto adquirido por otro en un tiempo futuro.
  • Por último, el vocablo vale se utiliza para movimientos internos de una oficina o empresa. Cuando un empleado toma dinero para comprar algún material o artículos que no haya en existencia en la empresa, o porque desea un adelanto sobre su salario, se llena un “vale de caja”.Este vale contiene:• Fecha• Cantidad (en número y letra)• Especificación clara sobre el concepto• Rúbrica de autorización• Firma de la persona que recibe el dinero
  • Nota DébitoEs el documento que se emite a otro comerciante o persona, para notificarle que se ha debitado o cargado en su cuenta cierta suma o valor, por conceptos que en ella se especifican. La Nota de Debito se emite en los siguientes casos: 1- Rectificación de errores u omisión. 2- Pago de gastos en conceptos de fletes, sellados u otra erogación similar. 3- Cargos por intereses o comisiones.
  • Al momento de su emisión debemos: - Lugar y fecha en que se extiende - Nombre, Apellido y domicilio del que la envía y de aquel a quien se remite - Detalle del cargo - Importe - Número de individualizaciónEn conclusión es el comprobante que envía el proveedor al comprador, comunicándole que aumento su deuda por motivos que en el se especifica.
  • Nota créditoEs el documento por el cual un comerciante declara haber acreditado en cuenta de otro, cierta cantidad, en concepto de devolución de mercadería, bonificaciones o descuentos, averías, certificaciones de errores u otras causas. Al momento de su emisión debemos: - Lugar y fecha en que se extiende - Nombre y domicilio del que envía la nota y de aquel a quien va remitida - Detalle del motivo que origina el descargo o crédito - Importe que se acredita - Número de individualización
  • Algunos casos en que se emplea: roturas de mercaderías vendidas, rebajas de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso de facturación.Desde el punto de vista de la empresa, la nota debito significa un ingreso para ésta, y la nota crédito significa una erogación.
  • KárdexLas empresas que adoptan el sistema de inventario permanente deben implantar un procedimiento de rutina que permita controlar con exactitud el movimiento de las mercancías. Para visualizar claramente esta información se requiere un kárdex. El kárdex o fichero de mercancías está formado por tarjetas que permiten controlar las cantidades y los costos de las entradas y salidas de un artículo determinado, y dar a conocer las existencias en cualquier momento sin necesidad de realizar un inventario físico. Cada tarjeta de kárdex constituye un auxiliar de la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa, en la que la suma de los saldos de las tarjetas representa el total de las mercancías en existencia, a precio de costo.
  • Comprobante de ContabilidadPreviamente al registro del hecho económico en los libros de primera entrada o resumen, debe elaborarse un comprobante de contabilidad, el cual se debe elaborar con base en los soportes de orden interno o externo, en idioma español en forma manual o informatizada. El comprobante de contabilidad debe tener numeración consecutiva dejándose constancia de las personas que lo elaboraron y aprobaron, fecha, origen, descripción, cuantía de las operaciones, cuentas afectadas con el registro con su código y nombre correspondiente en el PUC.
  • El comprobante de contabilidad de acuerdo al volumen de las transacciones puede resumir las operaciones de un día, varios días, una semana, varias semanas, pero el período resumido no debe sobrepasar un mes. Si la empresa tiene mucho movimiento se pueden elaborar varios comprobantes correspondientes a un día.
  • Importancia de la ContabilidadTradicionalmente la contabilidad se ha definido el “lenguaje de los negocios” por el hecho de ser, dentro de la organización, una actividad de servicio encargada de identificar, medir y comunicar la información económica que permite a los diferentes usuarios formular juicios y tomar decisiones.La contabilidad es un sistema de información integrado a la empresa cuyas funciones son: recolectar, clasificar, registrar, resumir, analizar e interpretar la información financiera de la organización.
  • Las actividades de clasificación, registro y resumen son de carácter rutinario y repetitivo y no constituyen funciones finales de la contabilidad. El desarrollo y la sistematización de la contabilidad ha liberado al contador de esta fase del proceso, permitiéndole dedicar más tiempo a labores de mayor importancia, como el análisis e interpretación de la información.
  • Consignación BancariaEste es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. Necesidades varias Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exija.
  • Conciliación BancariaLa conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas debito, notas crédito, anulación de cheques y consignaciones, etc.
  • La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente (la empresa), hace en su cuenta.Mensualmente, el banco envía a la empresa un extracto en el que se muestran todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al último día del respectivo mes.Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que la empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden.
  • Recibo de caja menorSe llama Caja menor o caja chica a una cantidad pequeña de fondos en dinero efectivo que se usa para gastos en aquellas situaciones en que desembolsos por cheque son inconvenientes debido al costo de escribirlos, firmarlos y convertirlos en efectivo. La forma más común de contabilizar gastos es el uso del sistema de fondo fijo. El fondo inicial se crea mediante la emisión de un cheque por la cantidad deseada. La entrada para este fondo inicial sería debitar caja menor y acreditar efectivo.
  • Normalmente una cantidad de $250.000 pesos sería suficiente para las necesidades de los pequeños negocios, sin embargo, negocios más grandes tienen varios miles de pesos a discreción como fondos para la caja menor. y o son varios Cuando los gastos se hacen, el administrador del fondo, rembolsará a los empleados y emitirá un recibo de caja menor. En cualquier momento el efectivo total mas los recibos emitidos deben igualar la cantidad inicial del fondo
  • Contrato de TrabajoEl trabajo que regula este código es toda actividad humana libre, ya sea material o intelectual, permanente o transitoria, que una persona natural ejecuta conscientemente al servicio de otra, y cualquiera que sea su finalidad, siempre que se efectúe en ejecución de un contrato de trabajo. (Art. 5 C.S.T)Definición de contrato de trabajo.1. Contrato de trabajo es aquél por el cual una persona natural se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda y mediante remuneración. 2. Quien presta el servicio se denomina trabajador, quien lo recibe y remunera, patrono, y la remuneración, cualquiera que sea su forma, Salario. (Art. 22 C.S.T).
  • Elementos del Contrato de TrabajoPara que haya contrato de trabajo se requiere que concurran estos tres elementos esenciales:• La actividad personal del trabajador, es decir, realizada por sí mismo;• La continuada subordinación o dependencia del trabajador respecto del empleador, que faculta a éste para exigirle el cumplimiento de órdenes, en cualquier momento, en cuanto al modo, tiempo o cantidad de trabajo, e imponerle reglamentos, la cual debe mantenerse por todo el tiempo de duración del contrato. Todo ello sin que afecte el honor, la dignidad y los derechos *(mínimos)* del trabajador en concordancia con los tratados o convenios internacionales que sobre derechos humanos relativos a la materia obliguen al país, y Un Salario como retribución del servicio
  • Una vez reunidos los tres elementos de que trata este artículo se entiende que existe contrato de trabajo y no deja de serlo por razón del nombre que se le dé ni de otras condiciones o modalidades que se le agreguen, en especial bajo la figura de Contrato de servicios, que es la figura mas utilizada para esconder una relación laboral. (Art. 23 C.S.T).
  • La RemuneraciónDe la remuneración.Es un derecho del trabajador y una obligación ineludible del empleador de brindar una contraprestación económica por la actividad que el empleado desarrolla. La remuneración o Salario puede ser en efectivo o en especie, caso en el cual el Salario en especie no puede superar el 50% del total del Salario, y tratándose del Salario mínimo, máximo se puede pagar en especie hasta un 30%.La remuneración denominada Salario, puede pagarse en periodos diarios, semanales, quincenales y como máximo mensuales.