Los manuales administrativos

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Los manuales administrativos

  1. 1. LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS SON DOCUMENTOS QUE SIRVEN COMO MEDIOS DE COMUNICACIÓN Y COORDINACIÓN QUE PERMITEN REGISTRAR Y TRANSMITIR EN FORMA ORDENADA Y SISTEMÁTICA LA INFORMACIÓN DE UNA ORGANIZACIÓN.
  2. 2.  PRESENTAR UNA VISIÓN DE CONJUNTO DE LA ORGANIZACIÓN.  PRECISAR LAS FUNCIONES ASIGNADAS A CADA UNIDAD ADMINISTRATIVA.  ESTABLECER CLARAMENTE EL GRADO DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD DE LOS DISTINTOS NIVELES JERÁRQUICOS.  COADYUVAR A LA CORRECTA ATENCIÓN DE LAS LABORES ASIGNADAS AL PERSONAL.  PERMITIR EL AHORRO DE TIEMPO Y ESFUERZO EN LA REALIZACIÓN DEL TRABAJO.  FUNCIONAR COMO MEDIO DE RELACIÓN Y COORDINACIÓN CON OTRAS ORGANIZACIONES.  SERVIR COMO VEHÍCULO DE INFORMACIÓN A LOS PROVEEDORES DE BIENES, PRESTADORES DE SERVICIOS, USUARIOS Y CLIENTES.
  3. 3. De organización: dónde se especifican las diversas unidades orgánicas que componen la empresa.
  4. 4. De procedimientos acá se establecen los principales procedimientos que ocurren al interior de la empresa, por ejemplo, de contratación de personal, de compras, de pago de sueldos, etc.
  5. 5. De políticas: se determinan las políticas que guiarán el accionar de la empresa.
  6. 6. De Bienvenida Diseñado especialmente para los nuevos empleados, en este manual se detallan los antecedentes de la empresa, misión, visión, valores, etc.
  7. 7. Estos manuales exponen con detalle la estructura de la empresa y señalan los puestos y la relación que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Explican la jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad; las funciones y actividades de los órganos de la empresa. Generalmente contienen graficas de organización, descripciones de trabajo, cartas del limite de autoridad, entre otras cosas.
  8. 8. FUNCIONES A partir de la estructura orgánica autorizada y con la finalidad de dejar la plataforma para elaborar manuales enfocados a procesos, se deberán incluir en el Manual de Organización las siguientes funciones hasta el nivel de jefatura de oficina, ajustando la redacción al nivel jerárquico que corresponda: Definir propuestas en materia de simplificación, modernización y desconcentración para la consecución de los objetivos que determine tanto el Plan Nacional de Desarrollo, Programa Nacional de Educación, Plan Veracruzano de Desarrollo, Programa Sectorial y el Programa Integral de Reingeniería y demás disposiciones legales aplicables. Evaluar periódicamente los procedimientos a fin de realizar una innovación y reingeniería enfocada a articular y alinear sus acciones con los procesos que se ejecutan en la Secretaría, con el propósito de ofrecer una respuesta integral a los usuarios, para evitar procedimientos aislados y fracturados. Implementar estrategias de mejora continua de la calidad en los procesos y servicios, que permitan el ahorro, la transparencia y el combate a la corrupción, de conformidad con la normatividad aplicable. Evaluar en forma integral las acciones, programas y proyectos, con el propósito de verificar su realineación y generar propuestas en función de políticas innovadoras y líneas de acción estratégicas. Dirigir acciones coordinadas y estratégicas con las áreas sustantivas y adjetivas para la consecución de los objetivos institucionales para que los alumnos como usuarios finales, tengan una atención de calidad.
  9. 9. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS En la descripción de puestos del Manual de Organización sólo deben describirse los puestos mencionados en la Estructura Orgánica autorizada; asimismo en el apartado ubicación en la estructura orgánica, en el Organigrama deben registrarse los nombres de las áreas con letras mayúsculas acentuadas sombreando el área que se describe; además deben anotarse los nombres, firmas y puestos en el recuadro de elaboró, revisó y autorizó respectivamente. COORDINACIÓN En este apartado del formato de Manual de Organización se debe anotar con que puestos se coordina y para qué. En el apartado de Coordinación Interna deben anotarse los nombres de los puestos con que se coordina al interior de la Secretaría, iniciando con un artículo (el, la, los las). Por lo que respecta al apartado de Coordinación Externa deben anotarse todos los puestos de otras dependencias con los que se coordine. En ambos casos en el apartado Para debe iniciarse con un verbo en infinitivo describiendo cuál es el motivo de esa relación de coordinación.
  10. 10. SIMBOLOGÍA De acuerdo a la Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos emitida se debe utilizar para el diseño de los diagramas de flujo la simbología ; sin embargo, cabe resaltar que ésta no es limitativa, si se requeriré mencionar algún objeto en la diagramación de un procedimiento que no esté identificado con esta simbología es posible diseñar un símbolo para éste e incluirlo en el apartado Simbología del Manual de Procedimientos respectivo. Ejemplos: DESCRIPCIÓN NARRATIVA Como lo señala la Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos, esta descripción es la explicación secuencial de cada una de las actividades que integran un procedimiento, señalando a los responsables de la ejecución. En la Descripción Narrativa se deben resaltar los documentos que se mencionan con negritas, a fin de que facilite la elaboración del diagrama de flujo.
  11. 11. DIAGRAMA DE FLUJO Los diagramas de flujo deben realizarse por área de acuerdo a lo señalado en la Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos. GLOSARIO El Manual incluye el apartado Glosario, el cual debe integrarse por el Catálogo de palabras, glosas o comentarios utilizados en la descripción de los procedimientos incluidos en el manual; y la definición o explicación de cada uno de ellos; con el fin de ayudar al lector a comprender mejor los significados de algunas palabras.
  12. 12. Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas. El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.
  13. 13. IDENTIFICACIÓN Este documento debe incorporar la siguiente información:  Logotipo de la organización.  Nombre oficial de la organización.  Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.  Lugar y fecha de elaboración.  Número de revisión (en su caso).  Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.  Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guion o diagonal.
  14. 14. ÍNDICE O CONTENIDO Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento. PRÒLOGO Y/O INTRODUCCIÓN Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las áreas comprendidas en el manual. OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos. Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoria; facilitar las labores de auditoria, la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas adicionales.
  15. 15. AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS Esfera de acción que cubren los procedimientos. Dentro de la administración pública federal los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al ámbito de aplicación y a sus alcances, en: procedimientos macro administrativos y procedimientos meso administrativos o sectoriales. RESPONSABLES Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos. Además deberán contemplarse todas las normas de operación que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operación de los procedimientos. A continuación se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento:  Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriben el marco general de actuación del personal, a efecto de que esté no incurra en fallas.  Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo.  Deberán ser lo suficientemente explícitas para evitar la continua consulta a los niveles jerárquicos superiores.
  16. 16. CONCEPTO(S) Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de su significado, para hacer más accesible al usuario la consulta del manual. PROCEDIMIENTO (Descripción De Las Operaciones). Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata de una descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operación. Es conveniente codificar las operaciones para simplificar su comprensión e identificación, aun en los casos de varias opciones en una misma operación.
  17. 17. FORMULARIO DE IMPRESOS. Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la descripción de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia específica de éstas, empleando para ello números indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. También se pueden adicionar instructivos para su llenado. DIAGRAMAS DE FLUJO. Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operación descrita. Además, suelen hacer mención del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripción clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión. Para este efecto, es aconsejable el empleo de gráficos simplificados. GLOSARIO DE TÉRMINOS. Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. Procedimiento general para la elaboración de manuales administrativos DISEÑO DEL PROYECTO.

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