Struttura di una lettera commerciale-Silvia Belli-Question&mark

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dove collocare le informazioni in una lettera commerciale

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Struttura di una lettera commerciale-Silvia Belli-Question&mark

  1. 1. Lettera commerciale Struttura generale
  2. 2. Posizionamento dati sul foglio A4 È rappresentato un foglio formato A4 con i margini evidenziati per limitare la zona di lavoro Lettera commerciale (lettera vera e propria) dalla zona non scrivibile (tra il margine e il limite fisico del foglio). Le caselle di testo bordate indicano la posizione e l’allineamento delle informazioni. 1
  3. 3. Lettera commerciale Analisi dei singoli elementi Prima di procedere all’analisi di ogni singolo elemento che compone una lettera commerciale è bene specificare che il modello presentato è generale e si riferisce ad una impostazione classica della lettera stessa. 2
  4. 4. Intestazione e piè di pagina Indicato anche come top (intestazione in alto) e bottom (piè di pagina in basso). E’ il MITTENTE. Per scrivere lettere commerciali le aziende usano la loro propria Elementi della lettera carta intestata. Il modello presentato prende in considerazine l’aspetto più classico di una carta intestata con il logo e di dati societari più importanti in alto e altri secondari come P. IVA, appartenenza alla Camera di Commercio, capitale sociale o indirizzo completo in basso. In genere il logo aziendale e tutte le altre informazioni occupano parte della zona non scrivibile (tra il margine superiore e inferiore e il limite fisico del foglio), tutta o di più (sconfinando nell’area di lavoro – foglio). 3
  5. 5. Destinatario Questo campo contiene l’indirizzo completo dell’azienda o della persona fisica a cui è indirizzata la lettera. Elementi della lettera 4
  6. 6. Riferimenti Sono i riferimenti che permettono di identificare chi ha chiesto di scrivere la lettera e chi la ha fisicamente scritta. Iniziali responsabile ufficio/impiegato. Elementi della lettera Prima si inseriscono sempre in maiuscolo le iniziali del responsabile e poi in minuscolo quelle dell’esecutore. Esempio: AR/eb Antonio Rossi – Responsabile Commerciale ed Elisa Bianchi sua segretaria. Generalmente in quest’area si inserisce anche il numero di protocollo nel caso in cui la corrispondenza venga numerata e registrata all’interno dell’azienda. 5
  7. 7. Evidenza persona Presente se la lettera deve essere indirizzata all’attenzione di una persona in particolare, per metterlo in evidenza. Elementi della lettera Esempio: Alla cortese attenzione del Dott. Rossi 6
  8. 8. Oggetto In sintesi esprime il contenuto della lettera, di cosa tratta. Permette rapidamente di identificarne il contenuto della lettera o di farsi un’idea delle problematiche trattate. Elementi della lettera 7
  9. 9. Luogo e data Quando si scrive una lettera, è necessario indicare luogo (città) e data (giorno, mese, anno) in cui è stata scritta la lettera. Elementi della lettera Esempio: Torino, 13 febbraio 2009. 8
  10. 10. A chi è indirizzata Prima di scrivere il testo della lettera con tutte le argomentazioni, ci si rivolge alla società in generale o alla persona direttamente interessata. Elementi della lettera Si utilizzano varie forme a seconda della situazione o della lingua straniera utilizzata. Esempio: italiano Egregi Signori, inglese Dear Sirs, francese Messieurs, 9
  11. 11. Corpo del testo Il corpo del testo contiene il contenuto della lettera. Considerando l’impostazione classica è così composto: 1. frase di apertura Elementi della lettera 2. esposizione dei contenuti 3. frase per mantenere i contatti 4. frase di chiusura con saluti 10
  12. 12. Firma Nome e cognome di chi ha scritto la lettera. In casi più formali o quando non si conosce personalmente il destinatrario viene anche indicata la pozione occupata e il Elementi della lettera nome azienda. Esempio: Dott. Adriano Rossi Responsabile Reparto Qualità ART-TEL Spa 11
  13. 13. Allegati Gli allegati sono documenti che vengono spediti con la lettera. L’elenco dei documenti allegati alla lettera viene indicato in fondo alla lettera stessa sotto la voce “Allegati:” Elementi della lettera Esempio: Allegati: brochure aziendale, nostro ultimo catalogo, 12
  14. 14. Crediti Materiale sviluppato da Question&mark Silvia Belli – contenuti, layout e impaginazione FINE Crediti Questa presentazione può essere riprodotta nel rispetto della norma Creative Commons • Attribuzione • Non Commerciale • 2.5 Generico 13

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