Offerta Iter Di Gestione-Silvia Belli-Question&mark

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Gestione della richiesta d'offerta. Iter: offerte andate a buon fine e non a buon fine

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Offerta Iter Di Gestione-Silvia Belli-Question&mark

  1. 1. Offerta Iter di gestione
  2. 2. Come si arriva all’offerta? Prima di arrivare all’offerta vera e propria, il cliente può richiedere all’azienda: la quotazione di un prodotto a catalogo (di produzione aziendale) o non a catalogo (articoli non ancora prodotti), di un ordine particolare, di un servizio. Richiesta d’offerta Questa fase viene detta richiesta d’offerta. 1
  3. 3. Modalità della richiesta d’offerta La richiesta d’offerta può pervenire all’azienda: • Verbalmente o telefonicamente • Via fax • Via e-mail La richiesta può contenere l’indicazione del codice articolo della Richiesta d’offerta nostra azienda, oppure potrebbe indicare solo il riferimento originale della casa produttrice, o non indicarlo affatto fornendo un disegno tecnico per la realizzazione. La richiesta può contenere indicazioni quali la quantità necessaria, il prezzo target, i tempi di consegna o la particolarità della commessa. Seguendo criteri di qualità totale, la richiesta arrivata secondo le modalità elencate sopra viene protocollata (registrata). Per quanto riguarda la richiesta telefonica o verbale sono previsti moduli di raccolta della richiesta secondo i criteri contenuti nelle norme di qualità aziendali. 2
  4. 4. Analisi della richiesta d’offerta La persona preposta analizza la richiesta di offerta per formulare, se possibile, un’offerta al cliente. Le strade che può intraprendere una richiesta d’offerta sono le seguenti: Richiesta d’offerta • non andare a buon fine • essere messa in attesa per una successiva formulazione • dare seguito a un’offerta 3
  5. 5. Richiesta d’offerta non a buon fine La richiesta d’offerta potrebbe non trasformarsi in offerta. Questo accade quando: • il prodotto non è di nostra produzione • il prodotto è sconosciuto e il cliente non ci ha fornito Richiesta d’offerta dettagli sufficienti per identificarlo • produrre l’articolo richiesto non rientra nei piani produttivi e/o commerciali dell’azienda. 4
  6. 6. Richiesta d’offerta in attesa Dopo l’analisi della richiesta, l’azienda potrebbe decidere di formulare in un secondo tempo l’offerta. Questo accade quando: • il prodotto non è di nostra produzione, ma l’azienda, ad Richiesta d’offerta esempio, intende produrlo in seguito a più richieste pervenute da diversi clienti. 5
  7. 7. Formulazione dell’offerta Se la richiesta permette di formulare un’offerta viene data una risposta al cliente. Dopo che l’offerta viene inviata al cliente possono verificarsi le seguenti situazioni: • l’offerta va a buon fine, con conseguente ricevimento dell’ordine cliente • l’offerta non va a buon fine, con conseguente archiviazione e annotazione del motivo. Offerta 6
  8. 8. A buon fine L’offerta andata a buon fine ha prodotto un ordine cliente. Per il principio della rintracciabilità dei dati sull’offerta verrà annotato il numero d’ordine del cliente e la data di emissione dello stesso, mentre sull’ordine verrà annotato il numero di offerta protocollata. Offerta 7
  9. 9. Successiva riformulazione L’offerta prima di andare a buon fine oppure no, potrebbe attraversare fasi intermedie: • come lo studio per la produzione di un nuovo prodotto • l’attesa di maggiori dettagli da parte del cliente necessari per la formulazione • aggiustamenti delle proposizioni. Tutte queste informazioni supplementari devono essere parte integrante della documentazione dell’offerta. Offerta 8
  10. 10. Non a buon fine Se un’offerta non va a buon fine i motivi possono essere molteplici, come ad esempio: • prezzo troppo alto • tempo di consegna che non soddisfa la richiesta • dettagli tecnici non fattibili Tutte queste informazioni supplementari devono essere parte integrante della documentazione dell’offerta. Offerta 9
  11. 11. Registrazione e gestione Seguendo i principi della qualità totale, si dovrà tenere un archivio con le seguenti caratteristiche: • Registro riepilogante l’iter della richiesta e dell’offerta • Sezione richieste d’offerta • Sezione offerte in corso, andate a buon fine o non a buon fine o in alternativa una sezione unica con annotato nel registro l’esito verificatosi L’archivio delle richieste d’offerta e offerte è un archivio Procedure dinamico che va aggiornato continuamente per la reperibilità delle informazioni. 10
  12. 12. Crediti Materiale sviluppato da Question&mark Silvia Belli – contenuti, layout e impaginazione FINE Crediti Questa presentazione può essere riprodotta nel rispetto della norma Creative Commons • Attribuzione • Non Commerciale • 2.5 Generico 11

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