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Sie haben das Gefühl, ständig unter Zeitnot zu handeln? Sie kommen oft zu spät oder abgehetzt zu Terminen? Sie glauben, für die wirklich wichtigen Dinge im Beruf oder auch privat gar keine Zeit zu ...

Sie haben das Gefühl, ständig unter Zeitnot zu handeln? Sie kommen oft zu spät oder abgehetzt zu Terminen? Sie glauben, für die wirklich wichtigen Dinge im Beruf oder auch privat gar keine Zeit zu haben? Vielleicht können Sie Ihre Probleme mit einem verbesserten Zeitmanagement lösen.

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Zeitmanagement Zeitmanagement Document Transcript

  • Zeitmanagement coach eBooklet # 6 academy Für die Führungskräfte von morgen!
  • Was ist die CoachAcademy? CoachAcademy ist ein Projekt des Stuttgarter Bil- dungsträgers Perspektive GmbH, der seit 1996 junge Menschen berät, trainiert und coacht. Auf den Internetseiten der CoachAcademy stehen Studenten, Absolventen und Berufseinsteigern mehr als 800 redaktionelle Beiträge zu den The- men Beruf, Karriere und Unternehmen zur Verfü- gung - und jeden Monat kommen weitere hinzu. Jährlich nehmen mehr als 2.000 junge Frauen und Männer die Gelegenheit wahr und trainieren für ihren beruflichen Erfolg: CoachAcademy bietet Karriereberatungen und Einzelcoachings sowie Se- minare zu Managementtechniken, Führungstech- niken und Kommunikationstechniken an und er- gänzt somit die akademische Ausbildung um wichtige Schlüsselqualifikationen. Unterstützt wird das Projekt unter anderem vom Arbeitgeberverband Südwestmetall, der IHK Heil- bronn-Franken und dem Würth-Konzern. Weitere Infos unter www.coachacademy.de
  • Verband der Metall- und Elektroindustrie Baden-Württemberg e.V. PERSPEKTIVEN MIT START 2000 Plus START 2000 Plus ist die erfolgreiche Ausbildungs- und Qualifizierungsinitiative von Südwest- metall, dem Verband der Metall- und Elektroindustrie Baden-Württemberg. Nach dem Motto „Wir reden nicht, wir handeln!“ konnten so bereits über 15 000 junge Menschen und über 300 Unternehmen aktiv unterstützt werden. 4 START 2000 Plus sorgt für Nachwuchs in gewerblich-technischen Ausbildungsberufen. 4 START 2000 Plus unterstützt junge Menschen mit besonderem Förderungsbedarf. 4 START 2000 Plus hilft bei Personalentwicklung im Bereich Ingenieurnachwuchs. 4 START 2000 Plus bietet Personalmarketing und Personalentwicklung für Jungakademiker. Ausbildungs- und Qualifizierungsinitiative des Verbandes der Metall- und Elektroindustrie www.START2000Plus.de .V. Baden-Württemberg e.V. Unser Informationsbüro ist gerne für Sie da: Bildungsstätte Haus Steinheim, Postfach 152, 71707 Steinheim/Murr, Telefon 07144 307-183, E-Mail: gunst@suedwestmetall.de
  • Zeitmanagement 1 Inhalt Vorwort 2 Wichtige Prinzipien des Zeitmanagements Pareto-Methode 3 Eisenhower-Methode 6 Alpen-Methode 9 Welcher Zeittyp sind Sie? Der dominante Zeittyp 10 Der initiative Zeittyp 14 Der stetige Zeittyp 16 Der gewissenhafte Zeittyp 18 Zeitgemäß – Zeitgewinn durch E-Mail-Management 21 16 Tipps zur perfekten Tagesplanung 24 Impressum 31 Die eBooklets der CoachAcademy 32
  • Zeitmanagement 2 Vorwort Liebe Leserin, lieber Leser! Mit unserem eBooklet No. 6 beschäftigen wir uns diesmal mit dem Thema Zeitmanagement. Zeit ist ein wertvolles Gut und derjenige, der mit seiner Zeit bewusst und effizient umgeht, kann über mehr Freizeit, Freiheit und Lebensqualität verfügen. Ins- besondere dann, wenn er die Grundprinzipien des modernen Zeitmanagements kennt und be- herrscht. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg, viel Zeit und viel Spaß beim Lesen! Mit herzlichen Grüßen NICHT Carolin Metzger und Heiko Lüdemann DIE ZEIT und das Team der www.coachacademy.de DRÄNGT, SONDERN DER MENSCH
  • Zeitmanagement 3 Wichtige Prinzipien des Zeitmanagements „Prioritäten setzen heißt auszuwählen, was liegen bleibt.“ (Lothar Seiwert) Zu den drei wichtigsten Zeitmanagement-Prinzi- pien gehören das Pareto-Prinzip, die Eisenhower- Methode sowie die Alpen-Methode: DAS PARETO-PRINZIP Der berühmte Wirtschaftswissenschaftler Vilfredo Federigo Damaso Pareto (1848 bis 1923) mach- te im Rahmen empirischer Studien eine wichtige Entdeckung: 80 Prozent des Geschehens entfal- len auf 20 Prozent der Beteiligten (z.B.: 20 Pro- zent der Gesamtbevölkerung besitzen 80 Prozent des Gesamtvermögens). Dieses Prinzip ging als „Pareto-Prinzip“ in die Geschichte ein. Bis heute zählt diese 80/20-Regel zu den gängigsten und effektivsten Zeitmanagementtaktiken.
  • Zeitmanagement W i c h t i g e P r i n z i p i e n d e s Z e i t m a n a g e m e nts 4 Die 80 : 20-Regel Manager in Deutschland im Schnitt 83 Arbeitsta- ge pro Jahr. Die mit Abstand wichtigste Ursache Die Erkenntnis, dass 20 Prozent des Zeitaufwan- hierfür sei mangelnde Planung und Führung. Allein des bereits 80 Prozent der Ergebnisse bewirken dadurch gingen 54 Arbeitstage verloren. Weitere können, hat sich im Managementalltag schnell be- neun Tage verplemperten Manager wegen Kom- wahrheitet und bewährt: munikationsmängeln. Arbeitsmoral, Ausbildung oder Computerprobleme spielen demnach nur • 20 Prozent der Kunden oder Waren eine untergeordnete Rolle. bringen 80 Prozent des Umsatzes • 20 Prozent der Zeitung beinhaltet Zeitverplempernde Führungskräfte 80 Prozent der Nachrichten Besonders erschreckend empfinden Czipin und • 20 Prozent der Besprechungszeit bewirkt Proudfoot die Tatsache, dass Führungskräfte nicht 80 Prozent der Beschlüsse einmal ein Viertel ihrer Arbeitszeit für Führungs- aufgaben einsetzen. Die Hälfte ihres Zeitbudgets • 20 Prozent der Produktionsfehler verwenden sie für Verwaltungsangelegenheiten. verursachen 80 Prozent des Ausschusses Im internationalen Vergleich liegt Deutschland al- lerdings noch vorn. Den zweiten Platz belegen die • 20 Prozent der Schreibtischarbeit USA und Österreich. Die Studie basiert auf der ermöglicht 80 Prozent des Arbeitserfolges Auswertung von 1.400 Einzelstudien und einer re- präsentativen Befragung von 2.700 Unternehmern und Vorstandschefs. Verschwenderische Manager Nicht nur Mitarbeiter bummeln, sondern auch Füh- Nicht am falschen Platz sparen rungskräfte verschwenden Zeit. Das zumindest behauptet die Unternehmensberatung Czipin und Mit anderen Worten: Es bringt nichts, wenn man Proudfoot in ihrer internationalen Produktivitäts- immer alles zu 100 Prozent richtig machen möch- Studie. Nach Ansicht der Analysten verschwenden te. Was tun, wenn man zum Beispiel einen Ge-
  • Zeitmanagement W i c h t i g e P r i n z i p i e n d e s Z e i t m a n a g e m e nts 5 schäftsbrief in 20-facher Ausfertigung bereits in die Harry-Potter-Bestseller von Joanne K. Rowling frankierte Briefumschläge gesteckt hat und dann sein. Der Erfolg der Harry-Potter-Bücher erreichte feststellt, dass im Text ein Leerzeichen zu viel mit dem Erscheinen des vierten Bandes, „Harry war? Es wäre reine Zeit- und Geldverschwen- Potter und der Feuerkelch“ einen Verkaufsrekord. dung, wenn man der Perfektion halber alle Brie- Im Jahr 2000 betrug der Umsatz des CARLSEN fe neu ausdruckt, adressiert und frankiert. Ande- Verlages nach eigenen Angaben insgesamt 75 rerseits darf nicht am falschen Platz Zeit gespart Millionen Euro. werden, sonst drohen unangenehme Folgen wie zum Beispiel Produktionsausfälle, Verjährung von Ansprüchen oder entgangene Vorteile. Harry Potter – Das Musterbeispiel Robert Townsends eigenwillige Variante des Pare- to-Prinzips, die er in seinem humorvollen Klassiker „Hoch lebe die Organisation“ vorstellte, besagt, dass „20 Prozent einer Gruppe von Verkäufern stets 90 Prozent des Umsatzes machen“. Dabei handelt es sich folglich nicht um eine 80/20-Re- gel, sondern vielmehr um eine (wenn auch ironisch gemeinte) 90/20-Regel. Das klassische Pareto-Prinzip ließ sich auf eine Vielzahl von Märkten übertragen beziehungsweise anwenden, auch in der Werbebranche. Dort ru- fen 20 Prozent der Werbefirmen 80 Prozent der Kundenreaktion hervor. Selbst im Verlagswesen machen 20 Prozent der Bücher 80 Prozent des Gewinns aus. Ein Musterbeispiel hierfür dürften
  • Zeitmanagement W i c h t i g e P r i n z i p i e n d e s Z e i t m a n a g e m e nts 6 MEHR POWER DURCH EISENHOWER Im Grunde zielt das komplette Zeitmanagement, das ja einen großen Teil der gesamten persönli- chen Arbeitsmethodik ausmacht, nur einer einzi- Dwight David Eisenhower kam in Denison (Texas/ gen Aufgabe. USA) als Sohn einer Farmerfamilie, die 1741 nach Amerika auswanderte, zur Welt. Wer hätte ge- dacht, dass aus dem sportbegeisterten und ge- Prioritäten setzen schichtsinteressierten jungen Mann der spätere Präsident der Vereinigten Staaten von Amerika Die wichtigste Aufgabe besteht darin, systema- werden sollte... tisch Wichtiges von Unwichtigem zu trennen, Prioritäten zu setzen und eilige, aber eigentlich Eisenhower gliedert Aufgaben nach Prioritäten, unwichtige Aufgaben liegen zu lassen, anderen oder „optimalen Rangfolgen“. Dringende Aufga- zu übertragen oder einfach dem Papierkorb zu ben, die zudem noch selbst erledigt werden müs- überlassen. In der Umgangssprache hat sich hier sen, werden zuerst bearbeitet. Weniger dringende der Begriff „Ablage P“ (P für Papierkorb) einge- und delegierbare werden anschließend oder zeit- bürgert. gleich durch andere Personen erledigt. Grundlage für erfolgreiches Arbeiten Wichtigkeit statt Vorlieben Das Eisenhower-Prinzip wurde genau für diesen Bei einem Großteil unserer Arbeit orientieren wir Zweck geschaffen. Sein wesentlicher Vorteil liegt uns nicht an der Wichtigkeit einer Aufgabe, son- in der Einfachheit. Wer es in seinem Bewusstsein dern an unseren Vorlieben, am Druck anderer oder verankert, hat den Grundstein für erfolgreicheres an vielerlei Zufällen. Für den erfolgreichen Umgang Arbeiten bereits gelegt. Wer konsequent nach die- mit der Zeit, kommt es aber in erster Linie darauf sem Managementprinzip vorgeht, lässt sich grund- an, sich zuallererst um das wirklich Wichtige zu sätzlich auch keine Steine in den Weg legen. kümmern. Im Prinzip ist dies allen bewusst, denn zumindest das Unterbewusstsein signalisiert es uns. Dennoch halten wir uns aber oft nicht daran.
  • Zeitmanagement W i c h t i g e P r i n z i p i e n d e s Z e i t m a n a g e m e nts 7 Die einzelnen Kriterien Die Eisenhower-Taktik Wir teilen unsere Aufgaben und Ziele auf nach zwei Nach Eisenhower gehen wir mit diesen vier Grup- Kriterien. Diese lauten: pen folgendermaßen um: 1. Sind sie wichtig oder unwichtig? Alle Aufgaben, die sowohl unwichtig als auch nicht eilig sind, werfen wir in den Papierkorb. Sind die 2. Sind sie eilig oder weniger eilig? Aufgaben zwar unwichtig, aber eilig, dann delegieren wir sie an unsere Mitarbeiter. Die wichtigen Aufgaben, die nicht eilig sind, übertragen wir in unsere Zeitpla- So gelangen wir zu vier Gruppen von Aufgaben: nung. Wir tragen sie also in das Zeitplanbuch ein und sorgen dafür, dass sie zur rechten Zeit tatsäch- 1. Aufgaben, die sowohl wichtig lich angepackt werden. Die Aufgaben, die sowohl als auch eilig sind wichtig, als auch eilig sind, packen wir sofort an. 2. Aufgaben, die wichtig, aber nicht eilig sind Das Zeitplanbuch 3. Aufgaben, die unwichtig, Ein Zeitplanbuch ist Terminkalender, Notizbuch, dafür aber sehr eilig sind Tagebuch, Erinnerungshilfe, Planungsinstrument und Kontrollwerkzeug zugleich. Man bezeichnet 4. Aufgaben, die unwichtig es auch als eine Art „schriftliches Gedächtnis“. Es und nicht eilig sind gilt als wichtigstes, praktisches Element eines kon- sequenten Zeitplansystems. Zudem dient es auch als persönlicher Arbeitsspeicher für alle Zeitpläne, Formulare und Checklisten. Hier gilt das Prinzip der Schriftlichkeit. So ermöglicht es einen ständigen Überblick über alle Dispositionen. Darüber hinaus lässt es sich flexibel auf veränderte Situationen ab- stimmen und ist daher sehr empfehlenswert.
  • Zeitmanagement W i c h t i g e P r i n z i p i e n d e s Z e i t m a n a g e m e nts 8 Aufgabendschungel Das ABC im Arbeitsalltag Eisenhower gliedert Aufgaben nach Prioritäten, Im Büroalltag könnte dies zum Beispiel so aus- oder „optimalen Rangfolgen“. Dringende Aufga- sehen: ben, die zudem noch selbst erledigt werden müs- sen, werden zuerst bearbeitet. Weniger dringen- A: Fristen einhalten für Anträge bei Behörden de und delegierbare anschließend oder zeitgleich (Steuererklärungen, Genehmigungen, durch andere Personen. Die Einteilung von Aufga- Sondergenehmigungen...), kurzfristige ben erfolgt nach den Kriterien „Dringlichkeit“ und Präsentationen vor wichtigen Kunden, „Wichtigkeit“. Was sehr wichtig ist, kann nicht de- Besuchertermine legiert werden. Wer seine Aufgaben nach dem Ei- senhower-Prinzip strukturiert, behält im täglichen B: Unterlagen für Besprechungen erstellen, Aufgabendschungel die Orientierung und verzet- Termine vereinbaren, Reisekosten telt sich nicht. abrechnen C: Routinearbeiten, wie Anrufbeantworter Die optimalen Rangfolgen abhören, Kopien erstellen, Ablage und Briefe beantworten Die optimalen Rangfolgen unterteilen sich nach Eisenhower in: Manche Aufgaben erledigen sich erfreulicherweise manchmal sogar von selbst. Und der Rest? Un- A = dringend und nicht delegierbar wichtig! Ab damit in den Papierkorb! Der soll dies- bezüglich der beste Freund des Menschen sein. B = teilweise delegierbar oder auf späteren Zeitpunkt terminierbar C = geringer Wert
  • Zeitmanagement W i c h t i g e P r i n z i p i e n d e s Z e i t m a n a g e m e nts 9 DIE ALPEN-METHODE Descartes erkannte bereits im 17. Jahrhundert, dass wir für alle Arbeiten und Aufgaben nur über eine bestimmte Energiemenge verfügen können. Bei der Alpen-Methode werden komplexe oder Er empfahl, das Ziel schriftlich zu formulieren und vielfältige Aufgaben in Teilpakete zerlegt. Vorha- die Gesamtaufgabe in einzelne, kleine Teile aufzu- ben werden überschaubarer und kontrollierbarer, stückeln. Diese Teilaufgaben seien nach Prioritä- wenn Aufgaben gegliedert, die dafür notwendigen ten und Terminen zu ordnen. Sobald alles erledigt Zeiten eingeteilt und Pufferzeiten berücksichtigt ist gilt es, das Ergebnis zu kontrollieren. werden. Merke: Erst denken, dann handeln. Nach der Alpen-Methode geht man Aufgaben wie folgt an: A = Alle Aufgaben aufschreiben L = Länge, Dauer festlegen P = Pufferzeit für unvorhergesehene Ereignisse planen E = Entscheidungen treffen, was wann wie gemacht wird, kann delegiert werden? N = Nachkontrolle: was bleibt übrig, kann etwas verschoben werden?
  • Zeitmanagement 10 Welcher Zeittyp sind Sie? „Ein Geheimnis des Erfolgs ist, den Standpunkt anderer zu verstehen.“ (Kenneth Blanchard) Haben Sie gewusst, dass es vier unterschiedliche Zeittypen gibt? Wenn Sie sich näher mit diesen vier Typen beschäftigen, werden Sie sich selbst und andere Menschen besser einschätzen kön- nen. Mit diesem Wissen können Sie Ihre eigene Zeit deutlich besser in den Griff bekommen und verstehen, warum und wie Ihre Mitmenschen mit ihrer Zeit haushalten. DER DOMINANTE ZEITTYP Dominante Zeittypen sind darauf aus, „Zeitfres- ser“ zu eliminieren, und es fällt ihnen auch nicht schwer „NEIN“ zu sagen. Sie arbeiten zügig, lau- fen jedoch Gefahr, zu viele „Eisen ins Feuer“ zu le- gen. Am liebsten wollen sie alles schnellstmöglich erledigt wissen. Fragt ein Mitarbeiter, bis wann die Aufgabe erledigt sein muss, dann bekommt dieser als Antwort in der Regel ein „gestern!“ zu hören. Dies führt oft zu Durcheinander und Hektik.
  • Zeitmanagement We l c h e r Z e i t t y p s i n d S ie? 11 Der Dominante liebt schnelle Entscheidungen. Er hasst Kleinigkeiten. Damit möchte er in aller Ungeduld ist sein Markenzeichen. Er verhält sich Regel keine Zeit verschwenden. Genau dies ist kommunikationsfreudig und kontaktfähig. Zeit- aber seine Schwäche. Hier steckt der Fehler näm- druck macht ihm nichts aus. Er ist stets aktiv und lich oft im Detail. Nicht nur bei Vertragsabschlüs- beschäftigt. Probleme und Aufgaben betrachtet sen sollte man das Kleingedruckte lesen. Kleinge- er als persönliche Herausforderungen. Sowohl drucktes kann oft gravierende Folgen nach sich sein Siegerwille als auch operative Hektik prägen ziehen. Dann hat die ganze Zeiteinsparung nichts seinen Blick. Hektik verhindert Langeweile. Seine genützt. Weder Zeit noch Geld wurden gespart. Visionen und Ideen sind oft geradezu brillant. Er gilt als „Machertyp“, hat eine Begabung für Syner- gien, denn er versteht es Projekte miteinander zu Visionen umsetzen verknüpfen und liebt spontane Entschlüsse. Die genaueren Details überlässt er anderen. Er selbst löst Probleme schnell und hat stets eine durchaus überzeugende Erklärung griffbereit. Nach außen tritt er in aller Regel äußerst selbstsi- Das Zauberwort cher auf und gilt bereits deshalb als projektbezo- gener Experte. Er liebt es, Konzepte und Ideen zu Sein Zauberwort lautet „delegieren“, schließlich entwickeln. will er seine Zeit nicht mit Peanuts verplempern. Dies empfindet er als Verschwendung wertvol- Visionen gilt es schnellstmöglichst zu realisieren. ler Ressourcen. Zeit ist schließlich Geld. Ergo ist Wer jedoch zu viele Projekte und Aktionen gleich- Langsamkeit für ihn nicht nur ein schlimmer Feh- zeitig plant, aber zu wenig Zeit für die entspre- ler, sondern geradezu eine Todsünde. Mitarbeiter chende Realisierung einsetzt, läuft Gefahr, dass müssen sofort zur Sache kommen. Er unterbricht selbst die genialsten Pläne scheitern. Zunächst andere oft. Dies ist nicht gerade höflich, zudem werden sie verschoben, dann auf Eis gelegt, dann wenn er ungehalten reagiert. Wer ein Problem an- vergessen oder schlichtweg ignoriert. Sei es, dass spricht sollte direkt zur Sache kommen. Er emp- zu wenig Zeit für konkrete Details geopfert wird, findet es als Selbstverständlichkeit, dass gleich oder dass schlichtweg die Motivation verloren ein Lösungsvorschlag und möglichst noch ein Er- geht. satzlösungsvorschlag vorgetragen werden.
  • Zeitmanagement We l c h e r Z e i t t y p s i n d S ie? 12 Entschleunigungsmanager Überblick bewahren Vorsicht: Arbeit immer mehr zu beschleunigen, Gerade für diesen Zeittyp eignen sich Tages- und bringt nicht immer mehr Gewinn, sondern produ- Wochenpläne, damit sie den Überblick behalten. ziert Fehler. Ein Beispiel hierfür sind Rückrufaktio- Das Delegieren von Aufgaben ist ein wichtiges nen von Produkten oder der legendäre „Elchtest“. Werkzeug im Projektmanagement. Vielen fällt es Medien berichteten, die Führung des Automo- schwer, Aufgaben zu delegieren. Nicht so dem bilherstellers habe die Ingenieure unter starken dominanten Zeittyp. Er liebt es, möglichst viel zu Zeitdruck gesetzt und so Fehler provoziert. Der delegieren, was grundsätzlich sinnvoll ist. Trotz- Zeitgewinn ist jedenfalls schnell dahin, wenn un- dem darf man die Projekte nicht aus den Augen effektiv gearbeitet wird. Nicht nur, dass viele Men- verlieren. Wer kontrolliert, behält den Überblick. schen deshalb unter dem Burn-Out-Syndrom oder So genial der dominante Zeittyp auch sein mag, Schlafstörungen leiden. Mittlerweile ist die Lang- dem Bedürfnis, zu viel auf einmal zu wollen, sollte samkeit nicht mehr grundsätzlich als Mangel oder dringend Einhalt geboten werden. Fehler verpönt. Im Gegenteil. Sie zählt als neuer Erfolgsfaktor. Zehn Tipps für Dominante Martin Massow ermutigt in seinem Buch „Gute 1. Setzen Sie Prioritäten. Nehmen Sie sich Arbeit braucht ihre Zeit. Die Entdeckung der kre- Zeit, Ihre Ziele und Erwartungen aufzu- ativen Langsamkeit“, dazu, die Langsamkeit als schreiben und sich darüber klar zu wer- neuen Erfolgsfaktor zu erkennen. Während der den, was am wichtigsten ist. herkömmliche „Zeitmanager“ frage, welche Mög- lichkeiten der Zeitersparnis man noch nutzen kön- 2. Durchdenken Sie ein Projekt in allen Ein- ne, frage sich der „Entschleunigungsmanager“, zelheiten und schätzen Sie den Zeitbedarf ab, bevor Sie es übernehmen. wie man neuen Zeitdruck durch Zeitplanung ver- meiden kann. „Langsam werden, wenn es eilt!“, 3. Seien Sie mit anderen geduldiger, lautet seine Zauberformel. geben Sie diesen einen gewissen zeitlichen Vorlauf.
  • Zeitmanagement We l c h e r Z e i t t y p s i n d S ie? 13 4. Überschütten Sie andere nicht mit zu vielen Anliegen und Projekten auf einmal. 5. Unterbrechen Sie andere weniger, hören Sie mehr aktiv zu. 6. Bleiben Sie aufmerksam, wenn andere mit Ihnen sprechen, halten Sie Blickkontakt. 7. Wetteifern Sie weniger und arbeiten Sie mehr mit anderen zusammen. 8. Keine Eile! Erst nachdenken, dann handeln! 9. Schalten Sie einen Gang zurück, verlangen Sie von anderen nicht so viel, wie von sich selbst. 10. Entspannen Sie sich. Nehmen Sie sich auch einmal bewusst Zeit für Muße, Ruhe, Nichtstun.
  • Zeitmanagement We l c h e r Z e i t t y p s i n d S ie? 14 DER INITIATIVE ZEITTYP Wo ist der Dieb? „Unsere Zeit wird uns teils geraubt, teils abge- Initiative Zeittypen sind optimistische Planer, nei- luchst, und was übrig bleibt, verliert sich unbe- gen zu spontanen Aktionen und mögen meist kei- merkt“, erkannte bereits Seneca. Initiative Zeitty- ne Details. In ihrem Büro herrscht Chaos. Sie or- pen sind sich oft unbewusst, wo die ganze Zeit ganisieren sich häufig erst dann besser, wenn sie geblieben ist. Sie fühlen sich durch Ablenkungen keinen anderen Ausweg mehr sehen. nicht unbedingt beeinträchtigt, fragen sich aber dennoch, woher die Störungen kommen. Zeitdie- Initiative Zeittypen lassen sich gern unterbrechen be können heimtückisch sein. Sie verstecken sich und unterbrechen auch andere oft. Sie sind op- oft in alltäglichen Faktoren, wie Telefonate, Besu- timistische Planer, neigen zu spontanen Aktio- cher, Besprechungen und anderen Terminen. nen, hassen jedoch Details. Es fällt ihnen schwer, begonnene Projekte zu beenden. In ihrem Büro herrscht Chaos. Sie organisieren sich vor allem Störfaktoren ermitteln dann besser, wenn sie dazu gezwungen werden. Zum Beispiel durch Rügen von Vorgesetzten und Selbst Manager kommen erst nach Dienstschluss drohendem Imageverlust. dazu, ihre wichtigen Aufgaben zu erledigen. Tags- über kommen sie oft nicht dazu, da es zu viele Die Schreibtische initiativer Zeittypen zeichnen Störfaktoren gibt, die ein wirklich effektives ar- sich oft durch permanentes Chaos aus. ist zwar oft beiten zu verhindern wissen. Besonders Bespre- mehr als nur ein wirres Durcheinander. Manchmal chungen haben es in sich. In Besprechungen nei- liegt in einer individuellen Unordnung auch schöp- gen gerade initiative Zeittypen dazu, vom Thema ferisches Potential. Wer sich jedoch auf wirklich abzulenken, neue Ideen vorzutragen, Fragen zu Wichtiges konzentriert, arbeitet effektiver und hat Nebensächlichkeiten zu stellen und selbst auf Ne- mehr Zeit für Spontane und kreative Ideen. Pünkt- bensächlichkeiten einzugehen, wenn sie danach lichkeit ist oft Glückssache. gefragt werden.
  • Zeitmanagement We l c h e r Z e i t t y p s i n d S ie? 15 Wichtige Informationen Zehn Tipps für Initiative Die Kommunikation mit Kollegen mag zwar kurz- 1. Beenden Sie angefangene Aufgaben, weilig und interessant sein, dennoch ist sie oft bevor Sie etwas Neues beginnen. mangelhaft. Wichtige Informationen werden oft zu 2. Lassen Sie sich nicht unterbrechen, und spät ausgetauscht. Dies braucht keine böse Ab- nehmen Sie Unterbrechungen nicht zum sicht gewesen zu sein. Oft gingen entsprechen- Anlass, sich Tagträumereien hinzugeben. de Informationen und Termine in Besprechungen, bedingt durch die vielen Exkurse vom eigentlichen 3. Arbeiten Sie konsequent an begonnenen Thema, einfach unter. Schlimmstenfalls werden Projekten, ohne sich von neuen Ideen ablenken zu lassen. Fristen verpasst, oder Aufträge gehen verloren. 4. Seien Sie pünktlich! In der Zeit bleiben 5. Rennen Sie unwichtigen Dingen nicht hinterher, Sie vergeuden Ihre Energie nur unnötig. Wer es schafft, seine Aufgaben so in den Griff zu bekommen, dass ihm noch Zeit übrig bleibt, zum 6. Fixieren Sie Aufgaben schriftlich. Erstellen Beispiel für einen längeren Small Talk, hat seine Sie eine To-do-Liste mit Prioritäten und Zeit im Griff. Hiefür muss er so arbeiten, dass er halten Sie sich daran. einen Überblick über alle anstehenden Aufgaben behält, wichtige Projekte systematisch und ziel- 7. Erstellen Sie einen Tagesplan und bringen Sie mehr Struktur in Ihren Arbeitstag. orientiert plant und koordiniert. Darüber hinaus darf er nicht vergessen, zu kontrollieren, ob alles 8. Vermeiden Sie private Störungen: erledigt ist, oder trotz Abschluss weitergeführt Begrenzen Sie die Zeit für Ihren privaten werden muss (zum Beispiel die Pflege einer Da- Schwatz, seien Sie weniger gesellig. tenbank). Hier sind Zeitplanbücher sehr hilfreich. 9. Räumen Sie Ihren Schreibtisch auf, und misten Sie Ihre Ablagekörbe aus. 10. Benutzen Sie ein Zeitplanbuch, auch als Mittel zur Motivation und Selbstdisziplin.
  • Zeitmanagement We l c h e r Z e i t t y p s i n d S ie? 16 DER STETIGE ZEITTYP Seine Schwächen Diese Persönlichkeiten sind meist darauf bedacht, Stetige Zeittypen vermeiden Aufgaben mit Ter- niemandem zu Last zu fallen. Dies gilt sowohl im mindruck und erledigen stattdessen lieber weni- Privat- als auch im Berufsleben. Sie fragen sich oft ger Dringendes. Sie gehen eine Sache nach der „warum ist der Tag so kurz?“ und sind es schon anderen an und werden manchmal von zu vielen gewohnt, dass, sobald ein Projekt abgeschlos- Aufgaben zur selben Zeit überfordert. sen, oder ein Problem behoben ist, bereits zwei neue Aufgaben oder Probleme auftauchen. Arbeit Stetige Zeittypen streben Stabilität an und sind abzugeben fällt ihnen schwer. Die Mittagspause manchmal geradezu süchtig nach Harmonie. Sie wird immer kürzer, da es ständig etwas zu erle- sind mitfühlend und hilfsbereit. Geordnete Ver- digen gibt. Zeitdruck ist ein rotes Tuch für die- hältnisse sind ihnen wichtig. Harmonie ist schön, se Charaktere. Wer ständig alles selbst erledigt, aber sie erfordert oft viele Opfer. „Bescheidenheit dem verbleibt wenig Zeit für seine eigenen, wirk- ist eine Zier“, besagt ein altes Sprichwort, aber lich wichtigen Aufgaben. Freizeit läuft Gefahr zum Sprichwörter stimmen nicht immer und nicht in al- Fremdwort zu werden. Delegieren tut Not. len Situationen. Die Prophezeiung „Undank ist der Welt Lohn“ hingegen trifft relativ oft zu. Stetigen Zeittypen fehlt oft der Mut „NEIN“ zu sagen. Erfolgsfaktor Eisenhower-Prinzip Hier verspricht das Eisenhower-Prinzip Erfolg. Es Die Stärken des stetigen Zeittyps hilft dabei, Wesentliches von Unwesentlichem zu unterscheiden und in Aufgaben zu unterteilen. Es Stetige Zeittypen verfügen in der Regel über ein soll einen ermutigen, systematisch zu arbeiten, in- außerordentlich gutes Einfühlungsvermögen. Sie dem das Wichtigste zuerst zu tun ist. Eilige, aber nehmen Stimmungen und versteckte Signale wahr. eher unwichtige Aufgaben sollen liegengelassen, Durch ihre ruhige Art wirken sie integrierend und ver- anderen übertragen oder in den Papierkorb ge- bindend auf ihre Mitmenschen. In Arbeitsgruppen worfen werden. Ironisch wird dieser gerne als Ab- achten sie darauf, dass niemand zu kurz kommt. lage P bezeichnet, wobei P für Papierkorb steht. Hier kommt das Harmoniebedürfnis zum Tragen.
  • Zeitmanagement We l c h e r Z e i t t y p s i n d S ie? 17 Zehn Tipps für stetige Zeittypen 1. Zeigen Sie Mut zur Veränderung. Suchen Sie nach neuen Wegen, um schneller zu gewünschten Ergebnissen zu kommen. 2. Verbessern Sie die Effizienz Ihrer zeitlichen Arbeitsabläufe, beschleunigen Sie Prozesse. 3. Halten Sie öfter Rücksprache mit anderen, um Prioritäten und Aktivitäten abzustimmen. 4. Erkennen und lösen Sie auch zwischenmenschliche Probleme. 5. Beginnen Sie Ihren Arbeitstag früher, um Zeitdruck zu vermeiden. 6. Denken Sie weniger an den Arbeitsauf- wand, sondern mehr an die Ergebnisse. 7. Achten Sie auf Endtermine, ohne sich dadurch zu blockieren. 8. Sehen Sie Veränderungen positiv, sie bereichern Ihr Leben. 9. Nehmen Sie Dinge einfach selber in die Hand, fangen Sie mit kleinen Sachen an. 10. Trauen Sie sich mehr zu. Sprechen Sie lauter. Sagen Sie öfter „Nein“.
  • Zeitmanagement We l c h e r Z e i t t y p s i n d S ie? 18 DER GEWISSENHAFTE ZEITTYP der Urkunde ein „summa cum laude“ steht – Lob zählt schließlich nur dann als Lob, wenn es „groß“ ist. 100 Prozent kann aber „mehr“ sein, als 150 Der gewissenhafte Typ plant detailliert, verbringt Prozent. Die Dissertation dauert dann regelmäßig aber oft zu viel Zeit mit der Planung, statt sich länger, als bei anderen. Statt zu planen, zu for- auf die Durchführung zu konzentrieren. Präzision schen und zu dokumentieren, analysieren sie sich und Genauigkeit sind ihm sehr wichtig. Prioritäten zu Tode. Dies verschlingt unendlich viel Zeit und durchdenkt er gründlich, er neigt aber dazu, zu Energie. Sie stolpern über ihren eigenen, manch- viele Prioritäten zu setzen. mal geradezu zwanghaften Perfektionismus. Nach außen wirken sie oft verschlossen. Der gewissenhafte Typ plant detailliert, verbringt aber oft zu viel Zeit mit der Planung, statt sich auf die Durchführung zu konzentrieren. Präzision und Die 80 : 20 - Regel Genauigkeit sind ihm wichtig, um Ärger zu vermei- den. Prioritäten durchdenkt er gründlich, er neigt Gerade gewissenhafte Zeittypen legen Wert auf aber dazu, zu viele Prioritäten zu setzen. Er ist gut Präzision und Genauigkeit. Sie arbeiten jedoch viel informiert, um eigene Aussagen zu untermauern. effektiver, wenn sie das Pareto-Prinzip anwenden. Auf Störfaktoren reagiert der gewissenhafte Zeit- Jene 80 : 20 – Regel besagt, dass 20 Prozent des typ kritisch, sie bringen seine Planung durchein- Aufwands für 80 Prozent des Erfolgs sorgen. Als ander. Beispiel wird angeführt, dass 20 Prozent der Kun- den oder Waren 80 Prozent des Umsatzes brin- gen, oder dass 20 Prozent der Schreibtischarbeit Stolperfalle Perfektionismus 80 Prozent des Arbeitserfolgs bewirken können. Es bringt daher nichts, wenn man alles hyperper- Gewissenhafte Zeittypen wollen immer besser sein, fekt machen möchte. Der zusätzliche Aufwand an als andere. 100 Prozent ist ihnen nicht genug. Erst Arbeit, Kosten und Zeit lohnt sich in aller Regel mit 150 Prozent sind sie zufrieden. In der Schule nicht. galt eine eins nichts, erst die eins plus mit Stern- chen war wertvoll. Wer „gewissenhaft“ promoviert, der ist mit dem Doktortitel erst zufrieden, wenn in
  • Zeitmanagement We l c h e r Z e i t t y p s i n d S ie? 19 Kontraproduktiver Stress „Es gibt Kalender und Uhren, um sie zu messen, aber das will wenig besagen, denn jeder weiß, Bei Gewissenhaften gehen Beruf und Arbeit dass einem eine Stunde wie eine Ewigkeit vor- manchmal fließend ineinander über. Arbeit wird kommen kann, mitunter kann sie aber auch wie über das Wochenende mit nach Hause genom- ein Augenblick vergehen – je nachdem, was man men und in der Freizeit erledigt. Es gibt oft keine in diese Stunde erlebt. Denn Zeit ist Leben. (Mi- Trennung mehr zwischen Arbeit und Privatleben. chael Ende) Geschäftliche Probleme verfolgen sie oft bis in den Schlaf. Dadurch fühlen sie sich am nächsten Tag unfit. In Extremfällen gibt es auch kaum einen Zehn Tipps für Gewissenhafte Unterschied mehr zwischen Wochenende und 1. Überdenken Sie Ihre Planungszeiten. Werktagen, da stets gearbeitet wird. Dies ist je- Bei zu viel Planung bleibt zu wenig Zeit für doch äußerst kontraproduktiv. Zeitsparen ist zwar die Umsetzung. wichtig, aber auch hier sollte nicht am falschen Platz gespart werden. Wer sich Pausen gönnt 2. Konzentrieren Sie sich auf Ergebnisse, und Abstand von der Arbeit gewinnt, der arbeitet nicht auf Perfektion in der Erledigung. später oft doppelt so effektiv. Im Ergebnis bringen 3. No risk - no fun. Sie können nicht jedes Pausen durchaus Zeitersparnis. Zu hohe Ansprü- Risiko vermeiden. Verinnerlichen Sie das. che an sich selbst können daher kontraproduktiv sein. 4. Treffen Sie Entscheidungen, auch wenn Ihnen weniger Informationen zur Verfügung stehen, als Sie gerne hätten. Zeit ist wertvoll 5. Verwenden Sie nicht zu viel Zeit darauf, Dinge zu analysieren. Perfektionisten stehen einzelne Projekte oft so im Mittelpunkt, dass sie „Raum und Zeit“ buchstäb- 6. Setzen Sie sich ein striktes Zeitlimit für die lich vergessen. Sie tun gut daran, „STOPP“ zu Erledigung Ihrer Aufgaben. sagen und eine Pause einzulegen. Das Verhältnis 7. Setzen Sie sich realistische Ziele. von Zeitaufwand und Ertrag sollte einigermaßen Erwarten Sie von sich nicht zu effektiv sein. Zeit ist schließlich ein wertvolles Gut. hohe Standards.
  • Zeitmanagement We l c h e r Z e i t t y p s i n d S ie? 20 8. Erkennen Sie, dass Perfektion auch Ihre Grenzen hat: Gut ist besser als perfekt. 9. Werden Sie lockerer in Ihren Erwartungen an sich und an andere. Lassen Sie einmal „Fünf gerade“ sein. 10. Menschen sind wichtiger als Richtlinien und Vorschriften. Machen Sie sich das bewusst.
  • Zeitmanagement 21 Zeitgemäß – Zeitgewinn durch E-Mail-Management „Wer auf drei Seiten mitteilt, was er auf einer Seite hätte sagen können, der betrügt auch bei anderen Gelegenheiten.“ (Elizabeth Tierny) Seit 1969 in Kalifornien die erste E-Mail verschickt wurde, hat sich diese Form der Kommunikation explosionsartig durchgesetzt. Die E-Mail hat in den USA schon längst die Briefpost überflügelt und wird sogar häufiger genutzt als das Telefon. Damit diese neue Form der Kommunikation sie nicht unnötig unter Stress setzt, empfehlen wir Ih- nen folgende Tipps: Antworten Sie umgehend Das Besondere einer E-Mail liegt darin, dass sie der schnellen Übermittlung von Informationen dient. Also sollten Sie sich mit der Antwort nicht zu lange Zeit lassen. Kontrollieren Sie deshalb re- gelmäßig Ihren Briefkasten; E-Mails nicht zu be- antworten kommt einer Missachtung gleich! Die Faustregel lautet: Binnen 24 Stunden sollte Ihre Antwort auf dem Weg sein.
  • Zeitmanagement Z e i t g e m ä ß – Z e i t g e w i n n d u rc h E- M a i l - M a n a g e m ent 22 Weniger ist mehr Anhang entbehrlich? Oftmals liest der Empfänger eine E-Mail nicht so Alles was entbehrlich ist, lassen Sie weg. Datei- gründlich wie einen eingegangenen Brief. Packen anhänge kosten Onlinezeit und bergen außerdem Sie deshalb nicht eine Fülle verschiedener Infor- eine Virusgefahr. Lässt sich ein Anhang nicht ver- mationen in Ihre Nachricht. meiden, dann vergewissern Sie sich, dass der Empfänger ihn auch dekodieren kann. Denken Sie daran, einen Betreff anzugeben. Man- che Leute haben Ihren Computer so eingestellt, dass er Mails ohne Betreffangabe gleich in den Höflichkeit ist oberstes Gebot Papierkorb befördert. Ohne Betreffangabe laufen Sie also immer Gefahr, dass Ihre E-Mail nicht ge- Lassen Sie auch bei E-Mails Sorgfalt walten. Oft lesen wird. verfassen Sie eine Botschaft in Eile. Dies verführt dazu, die Worte weniger abzuwägen und andere ungewollt vor den Kopf zu stoßen. Ist Ihre Nachricht Vermeiden Sie Massen-Mails erst einmal versandt, bleibt Ihnen kaum eine Chan- ce, den Schaden wieder gut zu machen. Sie sollten Schicken Sie die gleiche E-Mail nicht an viele ver- daher lieber einen Takt freundlicher formulieren und schiedene Personen. Auch im Internet möchten sich bemühen, keine Barrieren aufzubauen, die sich Ihre Mitmenschen persönlich angesprochen wer- später nur mühsam überwinden lassen. den. Im Übrigen kann es Ihnen bei unpersönlichen Massen-Mails passieren, dass sich keiner der Bitte verwenden Sie keine Großbuchstabenket- Adressaten angesprochen und gefordert fühlt. te, um wichtige Punkte hervorzuheben. Große Buchstaben stehen im Internet für „Brüllen“ oder „Schreien“. Vorsicht bei privaten Emails am Arbeitsplatz: Den- ken Sie daran, dass Sie nicht auf Kosten des Ar- beitgebers und noch dazu in der Arbeitszeit mai- len sollten.
  • Zeitmanagement Z e i t g e m ä ß – Z e i t g e w i n n d u rc h E- M a i l - M a n a g e m ent 23 Spezial-Tipps Beispiele: „To do“ oder „HB“ (Handlungsbedarf) für wichtige Sachen, die erledigt werden müssen. Beantworten oder Löschen: Wie oben angespro- „Info“ oder „NZI“ (nur zur Information) für nicht chen sollte es Ihnen in Fleisch und Blut überge- ganz so brenzlige Themen. hen, E-Mails sofort zu beantworten. Öffnen Sie Ihre E-Mails nur, wenn Sie auch Zeit haben, diese CC sparsam verwenden: Vor allem die CC-Manie sofort zu bearbeiten! Das bedeutet, dass Sie nach („carbon copy“, heißt „Kohlepapier“) ist schuld an dem Lesen eine E-Mail entweder sofort löschen der E-Mail-Schwemme in vielen Unternehmen. oder beantworten. Damit ersparen Sie sich ein Verwenden Sie „CC“ daher nur in Ausnahmefäl- schlechtes Gewissen nach dem Motto: „Ich muss len! daran denken, die Mail von Herrn X zu beantwor- ten“ und können nichts Wichtiges vergessen. E-Mail-SMS nutzen: Praktisch sind Nachrichten, die sich komplett in der Betreffzeile unterbringen lassen. Schließen Sie die Betreffzeile mit „eom“ (end of message) oder „nfm“ (no further message) ab, damit der Empfänger Ihre E-Mail nicht öffnen muss. Besonders passend sind solche Kurzbot- schaften als Empfangsbestätigung: „Vielen Dank für die prompte Antwort! (nfm)“ Ungeöffnet löschen: Viele Ihrer Nachrichten kön- nen Sie ungeöffnet löschen. E-Mails mit Betreff- zeilen in Großbuchstaben sind zum Beispiel fast immer amerikanische Werbung. Kürzel erfinden: Vereinbaren Sie mit Kollegen oder Freunden Abkürzungen in der Betreffzeile, aus denen schnell ersichtlich ist, worum es geht.
  • Zeitmanagement 24 16 Tipps zur perfekten Tagesplanung „Wer sein Ziel kennt, findet den Weg.“ Laotse Ein Zen-Meister wurde von seinen Schülern ein- mal gefragt: “Meister, woher nimmst du eigentlich deine unendliche Gelassenheit?“ „Dies ist ganz einfach“ antwortete er, „wenn ich gehe, dann gehe ich, wenn ich esse, dann esse ich und wenn ich spreche, dann spreche ich!“ „Aber Meister“ entgegneten ihm seine Schüler,“ das tun wir doch auch!“ „Nein“ sprach der Meister, „wenn ihr geht, dann denkt ihr schon an das Essen, und wenn ihr esst, sind eure Gedanken beim Gespräch!“ Tipp 1: Schreiben Sie Ihr eigenes Drehbuch! Wie viele Ihrer Freunde oder Freundinnen haben irgendwann einmal ein Tagebuch geführt? Viel- leicht haben Sie selbst einmal Tagebuch geführt? Abends haben Sie sich in eine ruhige Ecke zu- rückgezogen und alle schönen (und auch weniger schönen) Ereignisse dieses Tages niedergeschrie-
  • Zeitmanagement 1 6 T i p p s z u r p e r f e k t e n Ta g e s p l a n ung 25 ben. Auch wenn dies eine nette Angewohnheit war Tipp 2: Planen Sie Ihren Tag realistisch! – dieser Tag war vorbei, nichts konnte ihn mehr zurückholen. Man kann zwar aus der Vergangen- Stellen Sie alle Aufgaben zusammen, die Sie mor- heit lernen, sie aber nicht mehr ändern. gen erledigen wollen. Schätzen Sie hierfür grob – aber realistisch – den Zeitbedarf der Aufgaben ab. Wie viel faszinierender und abenteuerlicher müss- te es wohl sein, das Drehbuch eines zukünftigen Dadurch kommen Sie schnell in den Genuss ... Tages zu schreiben und diesen Tag damit fremden Einflüssen und dem Zufall zu entreißen? ... alle Aufgaben erledigen zu können, die Sie sich vorgenommen haben (Erfolgsgefühl!!!) Nehmen Sie sich am Vorabend 10 Minuten Zeit, um den nächsten Tag schriftlich vorzubereiten! ... erheblich konsequenter auf Störungen zu Denken Sie auf Papier! Durch jede Minute, die reagieren („Hättest du mal 5 Minuten Zeit...“), Sie für die Planung aufwenden, können Sie fünf da Sie viel bewusster versuchen, die selbst bis zehn Minuten bei der Ausführung sparen! Und gesetzte Vorgabezeit einzuhalten. eins ist sicher - der nächste Tag vergeht auf je- den Fall; ob Sie sich mit ihm bewusst auseinan- der setzen oder ihn einfach an sich vorbeiziehen Tipp 3: Planen Sie Pufferzeiten ein! lassen. Denn: Erstens kommt es anders und zweitens als man denkt! Derjenige, der glaubt, Zeitplanung hieße, seinen Tag minutiös zu verplanen, büßt nur seine Flexibilität ein. Verplanen Sie deshalb maxi- mal 60% Ihrer Arbeitszeit und reservieren Sie 20% für unerwartete Aktivitäten. Die restlichen 20% sollten Sie für plötzlich auftretende Probleme re- servieren.
  • Zeitmanagement 1 6 T i p p s z u r p e r f e k t e n Ta g e s p l a n ung 26 Tipp 4: Setzen Sie eindeutige Prioritäten! Konzentrieren Sie sich während Ihrer Stillen Stun- de ausschließlich auf wenige und wirklich wichtige Es ist besser die richtige Arbeit zu tun (= Effektivi- A-Aufgaben und halten Sie Ihr Versprechen, nach tät), als eine Arbeit richtig zu tun (= Effizienz). der Stillen Stunde alle aufgelaufenen und verein- barten Rückrufe zu erledigen! Denken Sie an das Pareto-Prinzip: 20% unserer Aufgaben bringen 80% des Erfolges. 80% unse- rer Aufgaben bringen nur noch 20% des Erfolges. Tipp 6: Bereiten Sie sich mental auf den Tag Konzentrieren Sie sich immer nur auf die obers- vor! ten 20%. Dies heißt für Sie, dass Sie darüber ent- scheiden müssen, welche Aufgaben erstrangig Das Geheimnis wirklich erfolgreicher Sportler ist es und welche zweitrangig sind. Versehen Sie darum nicht nur physisch fit zu sein, sondern den Wett- jede Aufgabe (auch ein Telefongespräch) mit einer kampf auch mental im Griff zu haben. Program- Priorität! mieren Sie sich ebenso gezielt auf Erfolg! Folgen- de Fragen werden Ihnen dabei hilfreich sein: Tipp 5: Planen Sie eine „Stille Stunde“ ein! • Was kann ich tun, um morgen möglichst viel Spaß und Freude zu haben? Wenn Sie nur für einen kurzen Augenblick von Ih- rer momentanen Aufgabe abgelenkt werden, ist • Wie kann mich dieser Tag meinen Zielen ein zusätzlicher Energie- und Zeitaufwand nötig, näher bringen? bis Sie an der gleichen Stelle weiterarbeiten kön- nen. Addiert man diese Leistungsverluste, so kann • Wem könnte ich morgen eine Freude bis zu 28% Ihrer Zeit verloren gehen. Im Laufe der bereiten? Auch mir selbst? Wie? Jahre lernt man ganz gut mit solchen Unterbre- chungen zu leben. Daher sind wir auch in relativ • Welche Probleme oder Schwierigkeiten ruhigen Zeiten auf eventuelle Störungen vorberei- könnten auf mich zukommen? Und wie tet und sind selten ganz bei der Sache sind. könnte ich diese lösen?
  • Zeitmanagement 1 6 T i p p s z u r p e r f e k t e n Ta g e s p l a n ung 27 Tipp 7: Geben Sie jedem Tag einen Höhepunkt Tipp 8: Beginnen Sie Ihren Tag in guter Stim- (privat oder beruflich)! mung! Antworten Sie jetzt auf folgende Fragen ganz Wecker nicht gehört - verschlafen - beim Rasieren spontan: geschnitten - „Schwarzes Frühstück“- Rotphase bei allen Ampeln - Stau - halbe Stunde zu spät im • An welche Tage des letzten Monats Büro ... - eine Garantie für einen tollen Start in den können Sie sich noch gut erinnern? Tag, oder? • An welche Tage im vergangenen Jahr? Probieren Sie es doch lieber mal anders: Freuen Sie sich auf den Tag der vor Ihnen liegt. Nehmen • An welche Tage in den letzten fünf Jahren? Sie sich am Morgen wirklich Zeit zum Aufwachen, zur Morgentoilette und zum Frühstück. Nehmen Erfahrungsgemäß sind dies MERKwürdige Tage; Sie sich ausreichend Zeit für die Fahrt ins Büro. Tage an denen etwas AUSSERgewöhnliches pas- Vom richtigen Start in den Tag hängen das weitere siert ist – in negativer als auch in positiver Hin- Gelingen und Ihre gute Laune ab! Denn: Hektik, sicht. MERKwürdigerweise können die meisten die schon zu Hause beginnt, setzt sich häufig am Menschen auf diese Fragen keine zehn bestimm- Arbeitsplatz fort. ten Tage anführen. Wundern Sie sich also nicht, falls es Ihnen ähnlich ergeht! Das ist völlig normal Ein Tipp: Werden Sie Mitglied im 6-Uhr-Club. Ver- – aber vielleicht möchten Sie ja aufhören, normal suchen Sie einmal, um diese Zeit aufzustehen. Sie zu sein? Denn beginnen Sie von heute an damit werden bemerken, dass diese Tageszeit eine ganz jedem Tag in Ihrem Leben einen besonderen Wert besondere Qualität hat! zu geben! Gerade wenn Ihr Tag sehr gewöhnlich zu werden scheint sollten Sie etwas AUSSERgewöhnliches für diesen Tag einplanen. Etwas, worauf Sie sich richtig freuen können!
  • Zeitmanagement 1 6 T i p p s z u r p e r f e k t e n Ta g e s p l a n ung 28 Tipp 9: Werden Sie ein Anti-Grübel-Meister! Tipp 11: Schließen Sie angefangene Aufga- ben sinnvoll ab! Halten Sie alle Termine, Aufgaben, Ideen und Ver- besserungsvorschläge sofort fest (in Ihrem Termin- Es kostet Sie viel Zeit, wenn Sie sich in einen Vor- kalender oder auf einem Diktiergerät). Die meisten gang eingearbeitet haben, sich zwischendurch Ideen kommen nämlich dann, wenn man Sie nicht mit anderen Dingen beschäftigen und sich dann braucht und umgekehrt! erneut in die beiseite gelegte Aufgabe einarbeiten müssen. Versuchen Sie deshalb, angefangene Dinge immer zu Ende zu bringen oder wenigstens Tipp 10: Erledigen Sie ähnliche Aufgaben in an einer sinnvollen Stelle zu unterbrechen. Falls Serienproduktion! Ihnen plötzlich ein Einfall kommt, notieren Sie diesen kurz in Ihrem Kalender. Sie ersparen sich Fassen Sie gleichartige Aufgaben zu Arbeitsblö- dadurch unnötige Anlaufzeiten bis Ihre Gedanken cken zusammen. Dies hat den Vorteil, dass Sie wieder bei der Sache sind. Ihre Arbeitsgänge nur einmal vorbereiten müssen und Tätigkeiten gleicher Art schnell erledigen kön- Wenn eine Arbeitsunterbrechung nicht zu vermei- nen: 10 x 5 Minuten Briefe schreiben, Telefonate den ist, notieren Sie sich kurz den momentanen erledigen et cetera. Ihre Arbeitsblöcke sollten hier- Gedankengang. Dadurch können Sie wenigstens bei nicht zu lange sein (maximal 30 bis 60 Minu- zeitsparend wieder einarbeiten. ten), da sonst beispielsweise Ihr Telefon ständig besetzt wäre und dies bei Anderen Ungeduld er- zeugen könnte. Tipp 12: Werden Sie ein Leertischler Hierbei gilt das Sprichwort „Aus den Augen - aus dem Sinn!” Wenn Ihr Schreibtisch mit Unterlagen überfüllt ist oder Ihr Posteingangsfach überquillt, können Sie sich nicht mehr auf das Wesentliche vorbereiten. Also, werden Sie ein Leertischler!
  • Zeitmanagement 1 6 T i p p s z u r p e r f e k t e n Ta g e s p l a n ung 29 Tipp 13: Machen Sie mal Pause! gesverlauf. Wie gut ist er gelaufen? Was hätten Sie besser machen können? Legen Sie kurze, aber regelmäßige Pausen ein. Medizinische Untersuchungen haben gezeigt, Eine hervorragende und lustige Nachbereitungs- dass der beste Erholungswert nach etwa einer methode ist die 5-Finger-Technik, die sich an den Stunde Arbeitszeit erzielt wird. Die Pause sollte Anfangsbuchstaben der Finger orientiert: nur bis zu 10 Minuten dauern - der optimale Erho- lungseffekt tritt nämlich in den ersten 10 Minuten Daumen -> Denkergebnisse: ein. Entspannen Sie sich indem Sie sich kurz be- Welche Erfahrungen, Erkenntnisse habe ich wegen (möglichst unter Sauerstoffzufuhr). heute gewonnen? Zeigefinger -> Zielerreichung: Tipp 14: Bevor Sie nach Hause gehen... Was habe ich heute geschafft und geleistet, das mich meinen persönlichen und den Stellen Sie sich vor, Sie kommen am nächsten Zielen des Unternehmens näher bringt? Morgen an Ihren Arbeitsplatz: Da steht noch die halbvolle Kaffeetasse von gestern, der Aschenbe- Mittelfinger -> Mentalität: cher quillt über, Ihr Schreibtisch ist übersät von Wie war heute meine vorherrschende Unterlagen - ein toller Start in den Tag, oder? Ver- Stimmung und Gemütslage? suchen Sie doch einfach einmal Ordnung in das kreative Chaos zu bringen. Den nächsten Tag Ringfinger -> Ratgeber, Hilfe: können Sie dann mit guter Laune beginnen! Womit habe ich anderen heute geholfen, eine Freude gemacht, einen Nutzen geboten? Tipp 15: 5-Finger-Technik Kleiner Finger -> Körper: In welcher körperlichen Verfassung war Alle heute nicht erledigten Dinge sollten Sie auf ich heute? Was habe ich heute für meine das Tagesplanblatt des nächsten Tages übertra- Gesundheit getan? gen. Nehmen Sie sich am Ende des Tages noch ein paar Minuten Zeit und reflektieren Sie den Ta-
  • Zeitmanagement 1 6 T i p p s z u r p e r f e k t e n Ta g e s p l a n ung 30 Tipp 16: Zu guter Letzt Fassen Sie für sich selbst den Entschluss, diese Grundregeln jeden Tag zu üben bis sie Ihnen in Fleisch und Blut übergegangen sind. Sobald diese Gewohnheiten ein dauerhafter Teil Ihrer Persön- lichkeit geworden sind, gibt es nichts mehr, was Sie nicht schaffen können. Sie müssen es nur pro- bieren – wir wünschen Ihnen viel Erfolg!
  • Zeitmanagement 31 Impressum CoachAcademy Perspektive GmbH Heilbronnerstr. 395 70469 Stuttgart Tel: +49 711 85 66 174 Fax: +49 711 85 66176 info@coachacademy.de www.coachacademy.de Vertretungsberechtigter Geschäftsführer: Heiko Lüdemann Urheberrecht: Alle Artikel, Beiträge, Abbildungen und Fotos innerhalb von CoachAcademy sind urheberrechtlich geschützt. Eine Nutzung dieser Inhalte für nicht-private Zwecke bedarf der schriftlichen Genehmigung der Geschäftsführung von CoachAcademy.
  • Zeitmanagement 32 Die eBooklets der CoachAcademy Die besten Artikel der CoachAcademy übersicht- lich präsentiert in einem schön gestaltetem di- gitalen Dokument – das sind die eBooklets der CoachAcademy. Holen auch Sie sich kompaktes Karriere-Wissen auf Ihren Bildschirm. Hier alle bis- herigen Ausgaben der eBooklets auf einen Blick. No. 1: Die gesammelten Newsletter- No. 2: Rhetorik No. 3: Knigge - Die Kunst des Beneh- Vorworte mens Alles Wissenswerte zum Thema Rhetorik: Zum Schmunzeln, zum Nachdenken, als Geschichte der Rhetorik, Gesprächsrheto- Hier finden Sie alle wichtigen Gebote der Materialsammlung für die feierliche Rede. rik, Fragetechniken, Rhetorik und Schlag- Höflichkeit übersichtlich zusammengefasst: Die gesammelten Vorworte aus den News- fertigkeit, Rhetorik und Körpersprache, Grüßen und Begrüßen, Erster Eindruck lettern der CoachAcademy haben wir auf stimmige Tipps für die Stimme etc. im Vorstellungsgespräch, Kleider-Knigge, vielfachen Wunsch in diesem eBooklet E-Mail-Knigge, Tischmanieren, Feiern ohne veröffentlicht. Karriereknick, Knigge-Test.
  • Zeitmanagement D i e e B o o k l e t s d e r C o a c h A c a d emy 33 No. 4: Das Vorstellungsgespräch No. 5: Public Relations für Existenz- gründer Auf Ihr Vorstellungsgespräch sollten Sie op- timal vorbereitet sein, damit Sie den besten Für Existenzgründer ist die öffentliche Eindruck hinterlassen können. Im vierten Kommunikation mit lokalen oder auch eBooklet der CoachAcademy erfahren Sie überregionalen Medien von großer Bedeu- deshalb alles über typische Fragen und wie tung, denn eine gute PR ersetzt so man- Sie darauf reagieren sollten. Außerdem: Die che teure Anzeigen-Kampagne. Im fünften 10 Gebote eines erfolgreichen Vorstellungs- eBooklet der CoachAcademy erhalten Sie gesprächs. wertvolle Tipps, wie Sie aus Ihrem neuen Business eine interessante Story machen und wie Sie diese lancieren können.