Factureren én betalen per e-mail AcceptEmail: de digitale acceptgiro
AcceptEmail <ul><ul><li>Factureren EN betalen via e-mail: de digitale acceptgiro </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Voor stude...
Integratie AcceptEmail EduArte Boekhoudpakket & CM software (Exact, CODA, …) <ul><li>Koppeling  </li></ul><ul><li>Export  ...
Voordelen instelling
Voordelen studenten / ouders / afnemers vertrouwd niet aanmelden
Het proces
Overzicht van het proces
Het proces Op de instelling
Integratie met Financieel
Eenvoudig genereren
Eenvoudig verzenden
Het proces Van de gebruiker
AcceptEmail in inbox...  dynamische  status indicator faktuur body  text logo verzender betaal  instructies betaal  method...
… dan 1 keer klikken om naar de transactiepagina te gaan…. Onde
… en betalen via iDEAL…
...bekijk de bevestiging op de transactiepagina... Onderwijs College
… en zie een ge-update status van de originele email! Onderwijs College
AcceptEmail statussen
Samengevat <ul><li>Financieel medewerker voegt AcceptEmail toe als (default) betaalmethode; </li></ul><ul><li>Deelnemer ki...
Toepassingsmogelijkheden Integratie AcceptEmail en EduArte / Alluris
Hoe kunnen onderwijsinstellingen AcceptEmails maken en verzenden? 3-Volledige integratie met financiële module; Bestand me...
AcceptEmail in het facturatie- en debiteurenproces Aanmelden Inschrijven / plaatsen Leerloopbaan Facturen versturen Debite...
Toepassing van AcceptEmail in het onderwijs <ul><li>Goede adoptie </li></ul><ul><ul><li>AcceptEmail wordt reeds gebruikt d...
Wat is uw businesscase? <ul><li>Bespaar minimaal 1 tot 2 euro per factuur </li></ul><ul><ul><li>Maken en verzenden van fac...
Wat regelt u zelf? (tekst voor) Email templates iDEAL Merchant Account bij bank Logo(s) voor in banner Transaction confirm...
AcceptEmail gebruikers zijn o.a.:   <ul><li>On-line shops </li></ul><ul><li>Retailers </li></ul><ul><li>Incassobureaus | D...
AcceptEmail karakteristieken <ul><li>Laagdrempelig : debiteur verricht minder handelingen </li></ul><ul><li>Zeker : AE kan...
Meer informatie: www.educus.nl Gerrit Lauwers:  [email_address] John Gelderblom:  jge@stoas.nl  Tel. 0317 – 472 651
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Elektronisch faktureren voor het onderwijs

1,222

Published on

Elektronisch faktureren met AcceptEmail inclusief integratie met EduArte en Alluris.

Published in: Education, Travel, Business
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
1,222
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
4
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide
  • Digitaal factureren én betalen – wat willen leveranciers? De kosten van facturatie, herinneren en collectie structureel verlagen Foutloze betalingen die direct admin worden verwerkt en niet meer teruggedraaid kunnen worden Klanten die snel en op tijd betalen Inzicht in het gedrag van de debiteur: heeft hij het betaalverzoek ontvangen, geopend, is hij naar de betaalpagina gegaan enzovoort Direct zien als je geld bijgeschreven wordt i.p.v. de volgende dag op het bankafschrift Tevreden klanten die een bij hen passende betaalmethode aangeboden krijgen Minder incassokosten en klantverlies doordat een incassobureau de vordering overneemt Papier substitueren voor digitaal levert een bijdrage aan duurzaam ondernemen
  • Digitaal factureren én betalen – wat willen de klanten? Allereerst gebruikersgemak Geen complexe aanmeldingsproces Vertrouwd Niet hoeven inloggen op een website van een leverancier uw rekening te kunnen inzien en betalen Veiligheid is essentieel Betalen is niet leuk – u wilt zo min mogelijk klikken om te betalen … maar wel graag baas in eigen beurs blijven AcceptEmail vervult al deze klantwensen
  • AE is hard bezig om een betrouwbaar merk op te bouwen voor simpel, veilig en snel betalen via email Betaling vindt plaats op basis van IDEAL wat de leverancier de volgende voordelen biedt: Zekerheid – een iDEAL betaling is onomkeerbaar Bijschrijving vindt direct plaats in real time iDEAL is zeer veilig omdat een klant enkel kan betalen aan een leverancier die is aangesloten en geregistreerd door iDEAL en omdat iDEAL optimaal gebruik maakt van de bankbeiviliging In dit plaatje ziet u schematisch de levensloop van een acceptemail: een leverancier maakt er eentje aan vanuit zijn billing systeem of onze webapplicatie De ontvanger ziet de AcceptEmail binnenkomen in zijn mailbox, checkt of hij wil betalen en initieert de betaling via iDEAL. Bij een succesvolle betaling via iDEAL verandert de statusindicator van blauw – te betalen – naar groen – betaald Alle actuele statusinformatie omtrent de betaling is altijd ook bekend bij de leverancier
  • Beetje oppassen hier: Ticketservice, SAMP2, Nuon en Online zijn of gaan implementeren maar hebben het nog niet gedaan!
  • Transcript of "Elektronisch faktureren voor het onderwijs"

    1. 1. Factureren én betalen per e-mail AcceptEmail: de digitale acceptgiro
    2. 2. AcceptEmail <ul><ul><li>Factureren EN betalen via e-mail: de digitale acceptgiro </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Voor studenten, ouders en zakelijke relaties </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Snel, simpel en veilig </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Kostenbesparend </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>SMS-integratie </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Betalen via iDEAL </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Real-time, foutloos en onomkeerbaar </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Koppelingen met alle banken </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Markt </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Explosieve groei en hard op weg om de standaard te zetten </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>60 klanten o.a. Wehkamp, Online Breedband, Ziggo, Energie:Direct, Prénatal, CZ Groep, AKO, Nuon, Inbev, Wegener, Scarlet, Tele2, UVA </li></ul></ul></ul>
    3. 3. Integratie AcceptEmail EduArte Boekhoudpakket & CM software (Exact, CODA, …) <ul><li>Koppeling </li></ul><ul><li>Export factuurregels </li></ul><ul><li>Import betalingen </li></ul>Participatie Beroeps praktijkvorming Onderwijs logistiek Competentie meter Digitaal aanmelden Deelnemer begeleiding Resultaten Financieel Kernregistratie
    4. 4. Voordelen instelling
    5. 5. Voordelen studenten / ouders / afnemers vertrouwd niet aanmelden
    6. 6. Het proces
    7. 7. Overzicht van het proces
    8. 8. Het proces Op de instelling
    9. 9. Integratie met Financieel
    10. 10. Eenvoudig genereren
    11. 11. Eenvoudig verzenden
    12. 12. Het proces Van de gebruiker
    13. 13. AcceptEmail in inbox... dynamische status indicator faktuur body text logo verzender betaal instructies betaal methode universele landingspagina klik op het strookje en land op https://transaction.acceptemail.com bedrag kan: - vooraf ingevuld - open - set vaste keuzes Onderwijs College
    14. 14. … dan 1 keer klikken om naar de transactiepagina te gaan…. Onde
    15. 15. … en betalen via iDEAL…
    16. 16. ...bekijk de bevestiging op de transactiepagina... Onderwijs College
    17. 17. … en zie een ge-update status van de originele email! Onderwijs College
    18. 18. AcceptEmail statussen
    19. 19. Samengevat <ul><li>Financieel medewerker voegt AcceptEmail toe als (default) betaalmethode; </li></ul><ul><li>Deelnemer kiest bij inschrijven AcceptEmail betaalmethode (of uitvinken, afhankelijk van gekozen instelling). Hierbij wordt controle op valide emailadres uitgevoerd; </li></ul><ul><li>Financieel medewerker genereert factuurregels in EduArte; </li></ul><ul><li>Financieel medewerker start facturatierun waarbij AcceptEmail batch wordt aangemaakt, dit resulteert in een web service request naar AcceptEmail, waarna de email batch wordt verstuurd ; </li></ul><ul><li>Proces van betalingsverwerking blijft ongewijzigd, de instelling ontvangt en verwerkt ontvangen betalingen via betaalbestand van eigen bank. Groot voordeel is dat de iDEAl-betalingen automatisch de juiste betalingskenmerken bevatten en automatisch verwerkt kunnen worden; </li></ul><ul><li>Indien gewenst kan de financieel medewerker via de AcceptEmail webinterface detail rapportages bekijken, bijvoobeeld status informatie ‘welke deelnemers hebben de AcceptEmail geopend | erop geklikt | het betaalproces gestart | betaald) </li></ul><ul><li>Niet correct afgeleverde email adressen worden terug gerapporteerd in een zgn ‘bounce rapportage’, waarna de onderwijsinstelling deze kan verwerken in de administratie (in toekomstige versie wordt dit mogelijk geautomatiseerd) </li></ul>
    20. 20. Toepassingsmogelijkheden Integratie AcceptEmail en EduArte / Alluris
    21. 21. Hoe kunnen onderwijsinstellingen AcceptEmails maken en verzenden? 3-Volledige integratie met financiële module; Bestand met AcceptEmail facturen (of herinneringen) wordt automatisch vanuit de financiële module gekoppeld met AcceptEmail. Volledige integratie in uw proces, maximale efficiëntie in de uitvoering. 1-Handinvoer, stuk voor stuk Aanmaak en verzending van AcceptEmails met de Direct Contact applicatie. Voor kleine aantallen, mn bij 1:1 benadering debiteuren. 2-Batchgewijs, via interface bestand Onderwijsinstelling maakt verzendbestand (csv/excel) met betaalkenmerken en email adressen. AcceptEmail verzorgt verzending. Snel te realiseren, eenvoudige ingebruikname. @
    22. 22. AcceptEmail in het facturatie- en debiteurenproces Aanmelden Inschrijven / plaatsen Leerloopbaan Facturen versturen Debiteurenbeheer Incasso Inboeken ontvangsten Rapportage Factuur regels maken (opleidingen) Wat: Hoe: <ul><li>Benodigde info: </li></ul><ul><li>NAW </li></ul><ul><li>Betaalvoorkeur </li></ul><ul><li>Identiteits data </li></ul><ul><li>E-mail adres </li></ul><ul><li>KRD (Tribe) </li></ul><ul><li>- Ond. Catalogus </li></ul><ul><li>Benodigde info: </li></ul><ul><li>Bedrag / Omschr. </li></ul><ul><li>Kostenplaats </li></ul><ul><li>Kostensoort </li></ul><ul><li>Kostendrager </li></ul><ul><li>- Financiële mod. </li></ul><ul><li>KRD (Tribe) </li></ul><ul><li>Ond. Catalogus </li></ul>Verzenden naar bank (Clieop) en deelnemers (Acceptgiro/email) <ul><li>- Financiële mod. </li></ul><ul><li>Boekhoudpakket </li></ul><ul><li>AcceptEmail </li></ul>Subadministratie Debiteuren voeren Herinneren en aanmanen Debiteuren seg-menteren en profielen maken <ul><li>- Eduarte </li></ul><ul><li>CM software </li></ul><ul><li>AcceptEmail </li></ul><ul><li>SMS </li></ul><ul><li>Outbound calls </li></ul><ul><li>Boekhoud-pakket </li></ul>Ingekomen betalingen verwerken Incasso proces in werking stellen. Zelf doen of uitbesteden? <ul><li>- Financiële mod. </li></ul><ul><li>Boekhoudpakket </li></ul><ul><li>AcceptEmail </li></ul>… in aanvulling op en ter vervanging van Acceptgiro en Automatische Incasso
    23. 23. Toepassing van AcceptEmail in het onderwijs <ul><li>Goede adoptie </li></ul><ul><ul><li>AcceptEmail wordt reeds gebruikt door diverse onderwijsinstellingen: studenten en deelnemers blijken AE een prettige en gemakkelijke betaalmethode te vinden </li></ul></ul><ul><ul><li>Veel studenten en deelnemers kennen AcceptEmail inmiddels als ook als klant van T-Mobile, Nuon, Wehkamp, Tele2, Ziggo en vele andere bedrijven; </li></ul></ul><ul><li>Bijzondere toepassingsmogelijkheid voor het onderwijs: ‘gedelegeerde AcceptEmail’ </li></ul><ul><ul><li>Student/deelnemer ontvangt een rekening voor cursus- of collegegeld per AcceptEmail en stuurt deze AcceptEmail door naar zijn vader of moeder, die deze vervolgens in enkele muisklikken betaalt. </li></ul></ul><ul><li>Ernst Jonker (Hoofd Financiële Administratie, UvA) </li></ul><ul><ul><li>“ Duurzaam, communicatief, modern en snel: Accept Email is als het ware gemaakt voor studenten. Doordat email goed is ingeburgerd - zelfs bij oma's en suikerooms (!) - kan de student er gemakkelijk voor zorgen dat de vordering betaald wordt. Een simpele klik op de Ideal-knop of even doorzenden naar degene die betalen moet, en klaar. In het huidige collegejaar is het totaalbedrag aan openstaande posten bijna gehalveerd t.o.v. het vorige collegejaar. Doelstelling behaald!” </li></ul></ul>
    24. 24. Wat is uw businesscase? <ul><li>Bespaar minimaal 1 tot 2 euro per factuur </li></ul><ul><ul><li>Maken en verzenden van facturen (printen/porto/enveloppen/afhandeling) </li></ul></ul><ul><ul><li>Betalingsverwerking efficiënter (altijd 100% match) </li></ul></ul><ul><ul><li>Reductie van rentekosten (gemiddelde betaaltermijn gaat significant omlaag) </li></ul></ul><ul><ul><li>Reductie van afschrijvings- en incassokosten </li></ul></ul><ul><li>Stimulering van verkoop en communicatie </li></ul><ul><ul><li>Inzetten voor ‘cross selling’, bijv deelnemer na de betaling attenderen op een bijpassende cursus of cursusmateriaal (met link naar uw eigen website) </li></ul></ul><ul><li>Duurzaam, imago vriendelijk, veel gebruiksgemak voor deelnemers </li></ul><ul><li>Korte terugverdientijd (3 – 6 maanden) en eenvoudige implementatie: geen beslag op drukbezette eigen (project)medewerkers </li></ul>
    25. 25. Wat regelt u zelf? (tekst voor) Email templates iDEAL Merchant Account bij bank Logo(s) voor in banner Transaction confirmation banners (optioneel) Verzendbestanden afhankelijk van vorm van integratie
    26. 26. AcceptEmail gebruikers zijn o.a.: <ul><li>On-line shops </li></ul><ul><li>Retailers </li></ul><ul><li>Incassobureaus | Deurwaarders </li></ul><ul><li>Energie | Woningbouwcorp </li></ul><ul><li>Internet | Telefoon | TV </li></ul><ul><li>B2B | Prepaid providers | Uitgevers </li></ul><ul><li>Goede Doelen | Verzekeraars </li></ul><ul><li>Onderwijs | Verenigingen </li></ul>
    27. 27. AcceptEmail karakteristieken <ul><li>Laagdrempelig : debiteur verricht minder handelingen </li></ul><ul><li>Zeker : AE kan maar 1x betaald worden en niet meer als hij vervalt </li></ul><ul><li>Flexibel : debiteur kan iemand anders laten betalen (studenten) </li></ul><ul><li>Inzicht : verzender ziet Mail Delivered | Opened | Clicked | Paid </li></ul><ul><li>Efficiënt : gratis herinneringen verzenden binnen vervaldatum </li></ul><ul><li>Tijdbesparing : 100% match in de boekhouding </li></ul><ul><li>Duurzaam : vervangen van papier voor digitaal </li></ul><ul><li>Snel : direct afrekenen, vooraf of achteraf </li></ul><ul><li>Kostenbesparend : bespaart tot enkele euro’s per faktuur </li></ul>
    28. 28. Meer informatie: www.educus.nl Gerrit Lauwers: [email_address] John Gelderblom: jge@stoas.nl Tel. 0317 – 472 651

    ×