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Instrumentos de apoyo a la planeación
 

Instrumentos de apoyo a la planeación

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Herramientas de apoyo administrativo para la planeación y solución de problemas.

Herramientas de apoyo administrativo para la planeación y solución de problemas.

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    Instrumentos de apoyo a la planeación Instrumentos de apoyo a la planeación Presentation Transcript

    •  
    •  
      • Facilitan la detección, el análisis y la toma de decisiones
      • Observación
      • Entrevista
      • Hoja de registro
      • Histograma
      • Diagrama de Gantt
      • Pareto
      • Ishikawa-espina de pescado-causa efecto
      • Árbol de decisiones
      • Mapa conceptual
      • PHVA
      • La Recolección de Datos, consiste en la recopilación de información; se lleva a cabo por medio de entrevistas, cuestionarios y observación; donde el analista obtiene y desarrolla los sistemas de información logrando sus metas y objetivos.
      • El analista debe de demostrar y desarrollar las destrezas de sus conocimientos manifestando su honestidad, imparcialidad, habilidad, objetividad, control, comunicación, comprensión y cortesía para lograr la búsqueda de información a través de las herramientas antes mencionada.
      • Hoja de Registro (verificación, chequeo o cotejo)
      • Reunir y clasificar la información según determinadas categorías, mediante la anotación y registro de sus frecuencias bajo la forma de datos.
      • Una vez que se ha establecido el fenómeno que se requiere estudiar e identificadas las categorías que lo caracterizan, se registran estas en una hoja, indicando la frecuencia de observación.
      • Lo esencial es de los datos es que el propósito este claro y que los datos reflejen la verdad.
      • Estas hojas de recopilación tienen muchas funciones, pero la principal es hacer fácil la recopilación de datos y realizarla de forma que puedan ser usadas fácilmente y analizarlos automáticamente.
    •  
      • Identificar el elemento de seguimiento. Ejemplo: casos de flebitis
      • Definir el alcance de los datos a recoger. En qué servicios se realizará
      • Fijar la periodicidad de los datos a recolectar (todos, por turno, al azar, diariamente, semanalmente)
      • 4. Diseñar el formato de la hoja de recogida de datos, de acuerdo con la cantidad de información a recoger, dejando un espacio para totalizar los datos, que permita conocer: las fechas de inicio y termino, las probables interrupciones, la persona que recoge la información, fuente etc.
      • Este instrumento se utiliza tanto para la identificación y análisis de problemas como de causas.
    •  
      • El histograma ilustra la frecuencia con la que ocurren cosas o eventos relacionados entre si. Se usa para mejorar procesos y servicios al identificar patrones de ocurrencia.
      • Se trata de un instrumento de síntesis muy potente ya que es suficiente una mirada para apreciar la tendencia de un fenómeno.
      • Obtener una comunicación clara y efectiva de la variabilidad del sistema.
      • Mostrar el resultado de un cambio en el sistema
      • Identificar anormalidades examinando la forma
      • Comparar la variabilidad con los limites de especificación.
      • Reunir datos para localizar por lo menos 50 puntos de referencia.
      • Calcular la variación de los puntos de referencia, restando el dato del mínimo valor del dato de máximo valor.
      • Calcular el numero de barras que se usaran en el histograma (un método consiste en extraer la raíz cuadrada del numero de puntos de referencia).
      • Determinar el ancho de cada barra, dividiendo la variación entre el numero de barras por dibujar.
      • Calcule el intervalo o sea la localización sobre el eje X de las dos líneas verticales que sirven de fronteras para cada barrera.
      • Construya una tabla de frecuencias que organice los puntos de referencia desde el mas bajo hasta el mas alto de acuerdo con las fronteras establecidas por cada barra.
      • Elabore el histograma respectivo.
    •  
      • Es un método gráfico de planeación y control en la que un proyecto se divide en distintas actividades y se realizan estimaciones acerca de cuánto tiempo requiere cada una de ellas, así como el total de tiempo necesario para terminar el proyecto totalmente
      • Fue desarrollada por Henry L. Gantt.
      • Objetivo:
      • Evaluar el cumplimiento de sus actividades y la culminación del proyecto planeado de una forma ordenada y coherente.
      • Listar las actividades en columna
      • Disponer el tiempo disponible para el proyecto e indicarlo
      • Calcular el tiempo para cada actividad
      • Indicar estos tiempos en forma de barras horizontales
      • Reordenar cronológicamente
      • Ajustar tiempo o secuencia de actividades
    • CRONOGRAMA VII SEMESTRE Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 Semana 6 Semana 7 Semana 8 Semana 9 Semana 10 Semana 11 Semana 12 Semana 13 Semana 14 Semana 15 Semana 16 Semana 17 Semana 18 Desarrollo temático del semestre                                     Evaluación                                     Imposición de insignias                                     Primera práctica                                     Evaluación                                     Semana académica y administrativa                                     Segunda práctica                                     Evaluación                                    
    •  
      • Es una herramienta que se utiliza para priorizar los problemas o las causas que los genera.
      • El nombre de Pareto fue dado por el Dr. Juran en honor del economista italiano Vilfredo Pareto (1848-1923). El Dr. Juran aplicó este concepto a la calidad, obteniéndose lo que hoy se conoce como la regla 80/20.
      • Según este concepto, si se tiene un problema con muchas causas, podemos decir que el 20% de las causas resuelven el 80% del problema y el 80% de las causas solo resuelven el 20% del problema.
      • 1. Problema a analizar
      • 2. Diseñar una tabla para conteo o verificación de datos, en el que se registre los totales.
      • 3. Recoger los datos y efectuar el cálculo de totales.
      • 4. Elaborar una tabla de datos para el diagrama de Pareto con la lista de ítems, los totales individuales, los totales acumulados, la composición porcentual y los porcentajes acumulados.
      • 5. Jerarquizar los ítems por orden de cantidad llenando la tabla respectiva.
      • 6. Dibujar dos ejes verticales y un eje horizontal. Marque en el eje vertical izquierdo con una escala de cero hasta el total general ( cantidad de ítems acumulados). A continuación marcar el eje vertical derecho con una escala de 0% hasta 100%. Luego divida el eje horizontal en un numero de intervalos igual al numero de ítems clasificados.
      • 7. Construya un gráfico de barras en base a las cantidades y porcentajes de cada ítem.
      • 8. Dibuje la curva acumulada. Para lo cual debe marcar los valores acumulados (Total acumulado o porcentaje acumulado) en la parte superior, a lado derecho de los intervalos de cada ítem, y finalmente una los puntos con una línea continua.
      • 9. Escribir cualquier información necesaria sobre el diagrama( titulo, unidades, etc.) sobre los datos (periodo de tiempo, numero total de datos, etc.)
    •  
      • Para determinar las causas de mayor incidencia en un problema se traza una línea horizontal a partir del eje vertical derecho, desde el punto donde se indica el 80% hasta su intercepción con la curva acumulada.
      • De este punto trazar una línea vertical hacia el eje horizontal.
      • Los ítems comprendidos entre esta línea vertical y el eje izquierdo (de cantidades acumuladas) constituye las causas cuya eliminación resuelve el 80%
    •  
      • El diagrama causa/efecto permite definir un efecto y clasificar las causas y variables de un proceso. Es un excelente instrumento para el análisis del trabajo en grupo y que permite su aplicación a temas como el estudio de un caso
      • Elaborar un enunciado claro del efecto (problema), datos de soporte.
      • Dibujar el diagrama del esqueleto de pescado colocando el efecto (problema) en un cuadro en el lado derecho.
      • Identifique de 3 a 6 espinas mayores.
      • Dibuje las espinas mayores como flechas inclinadas dirigidas a la flecha principal.
    •  
    • ACCIÓN INSEGURA CONTEXTO PACIENTE TECNOLOGÍA TAREA INDIVIDUO EQUIPO ORGANIZACIÓN Y GERENCIA
      • Herramienta de trabajo grupal que facilita el surgimiento de nuevas ideas sobre un tema o problema determinado.
      • La lluvia de ideas es una técnica de grupo para generar ideas originales en un ambiente relajado.
    •  
      • Pregunte ¿por qué? a cada causa, no más de dos o tres veces.
      • Empieza por enfocar tus variaciones en las causas seleccionadas como fácil de implementar y de alto impacto
    •  
      • Diagrama que representan en forma secuencial condiciones y acciones; muestra qué condiciones se consideran en primer lugar, en segundo lugar y así sucesivamente.
      • Son construidos a partir de la descripción de la narrativa de un problema.
      • Proveen una visión gráfica de la toma de decisión necesaria, especifican las variables que son evaluadas, qué acciones deben ser tomadas y el orden en la cual la toma de decisión será efectuada. Cada vez que se ejecuta un árbol de decisión, solo un camino será seguido dependiendo del valor actual de la variable evaluada. Se recomienda el uso del árbol de decisión cuando el número de acciones es pequeño y no son posibles todas las combinaciones.
      • Son útiles para identificar los requerimientos de datos críticos que rodean al proceso de decisión, es decir, los árboles indican los conjuntos de datos que la gerencia requiere para formular decisiones o tomar acciones.
    •  
      • Los mapas conceptuales o mapas de conceptos son un medio para visualizar ideas o conceptos y las relaciones jerárquicas entre los mismos.
      • La técnica de elaboración de mapas conceptuales es un medio didáctico poderoso para organizar información, sintetizarla y presentarla gráficamente.
    •  
    •  
      • La ruta de la Calidad es un procedimiento para solucionar problemas. En los términos usados en ella, un problema se define de la siguiente manera:
      • "Un problema es el resultado no deseado de una tarea".
      • Las causas de los problemas se investigan desde el punto de vista de los hechos y se analiza con procesión la relación causa efecto.
      • Se evitan estrictamente las decisiones sin fundamento basadas en la imaginación o en la teoría desde un escritorio, debido a que los intentos de solucionar los problemas con base en decisiones orientan en direcciones equivocadas, lo cual lleva al fracaso o a demorar la mejora.
      • Se diseñan y se implementan medidas que contrarresten el problema para evitar que los factores causales vuelvan a presentarse.
      • Este procedimiento es una especie de recuento o representación de las actividades del aseguramiento de la calidad, y por eso la gente la llama "la ruta de la calidad”
    •  
      • 1. Problema: Identificar el problema.
      • 2. Observación: Reconocimiento de las características del problema.
      • 3. Análisis: Búsqueda de las principales causas.
      • 4. Acción: Acción para eliminar las causas.
      • 5. Verificación: Confirmación de la efectividad de la acción.
      • 6. Estandarización: Eliminar permanentemente las causas.
      • 7. Conclusión: Revisión de las actividades y planeación del trabajo futuro.
      • Si estos siete pasos se clarifican e implementan en el mismo orden, las actividades de mejora serán lógicamente consistentes y se acumularán establemente.
      • 1. Muestre que el problema que se está tratando es mucho más importante que cualquier otro. (Utilice el principio de Pareto)
      • 2. Muestre cuál es el contexto del problema y que curso ha seguido hasta el momento
      • 3. Exprese en términos concretos solamente los resultados no deseados del desempeño deficiente. Demuestre cuál es la pérdida en el actual desempeño y cuánto necesita mejorarse.
      • 4. Plantee un tema y una meta y, si es necesario, sub. temas.
      • 5. Proponga a una persona para que se haga cargo de la tarea oficialmente. Cuando la tarea va a ser realizada
      • por un equipo, nombre a sus miembros y líder.
      • 6. Presente un presupuesto estimado para la mejora.
      • 7. Haga un cronograma de la mejora
    •  
      • 1. Investigue cuatro puntos (tiempo, lugar, tipo, síntoma) para descubrir las características del problema (Utilice la hoja de inspección)
      • 2. Después investigue desde muchos puntos de vista para descubrir la variación en el resultado.
      • 3. Vaya al lugar y recoja la información necesaria que no puede ponerse en forma de datos
      • 1. Plantee hipótesis de causas (seleccionando los candidatos más importantes como causas).
      • 2. Someta a prueba las hipótesis (deduzca las principales causas entre las señaladas).
    •  
      • 1. Debe hacerse una distinción estricta entre las acciones realizadas para solucionar fenómenos (remedio inmediato) y las acciones realizadas para eliminar los factores causales (prevención de recurrencia).
      • 2. Cerciórese de que las acciones no producen otros problemas (efectos secundarios). Si lo hacen, adopte otras acciones, o diseñe medidas para los efectos secundarios.
      • 3. Diseñe varias propuestas diferentes de acción, examine las ventajas y las desventajas de cada una y seleccione aquellas que sean aceptadas por las personas involucradas
      • 1. Compare los datos obtenidos sobre el problema (resultados indeseados en el tema), en el mismo formato (tablas, gráficas, esquemas antes y después de realizadas las acciones.
      • 2. Convierta el efecto en términos monetarios, y compare el resultado con el valor objetivo.
      • 3. Haga una lista de cualquier otro efecto, bueno o malo
    •  
      • 1. Para el trabajo mejorado debe identificarse claramente: quien, cuando, dónde, qué, porqué y cómo, y usarse como un estándar. (documentar la mejora)
      • 2. Las preparaciones y comunicaciones necesarias respecto a los estándares deben realizarse correctamente.
      • 3. Debe diseñarse un sistema de responsabilidad para verificar si los estándares se están observando (Auditorias Internas)
      • 1. Haga una lista de los problemas que permanecen.
      • 2. Planee que hay que hacer para solucionar esos problemas
      • 3. Piense sobre lo que ha funcionado bien y lo que no ha funcionado en las actividades de mejoramiento
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      • Analizar el caso planteado y utilizar uno de los Instrumentos para análisis de problemas y plantear soluciones
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