Alfresco : Sistema de gestió de documents electrònics

Alfresco Sistema de gestió de documents electrònics

Què és La gestió documental és el conjunt d’activitats que permeten coordinar i controlar de manera sistemàtica tots aquells aspectes relacionats amb la creació, recepció, organització, emmagatzematge, preservació, accés i difusió dels documents en una organització. Font: Bustelo, Carlota. Gestió documental [recurs electrònic]. Barcelona : UOC, 2004. Alfresco és sistema de gestió dels continguts generats a una organització. Inclou la gesitó documental, la gestió del coneixement i la gestió de continguts web i imatges. Web oficial: http://www.alfresco.com

Funcionalitats bàsiques

Dipòsit de documents electrònics en el seu format original (doc, xls, tif, html, jpg, pdf, vídeo, àudio, cad, etc.)

Disposa de visualitzadors per a consultar els documents, de manera que no cal tenir l’aplicació per consultar-ho.

Els documents s’organitzen agrupats en carpetes.

Inclou un sistema de recuperació de la informació (cerca bàsica i cerca avançada) que cerca tant fitxers, carpetes i el contingut dels documents.

Aplicació i documents accessibles des de diferents punts i al mateix temps.

Control i gestió dels fluxe de treball de cada document.

Diferents nivells d’accés per als usuaris registrats.

Control i històric de versions.

Repositori de documents

Fluxe de treball

Funcionament de Alfresco Espai comú per la documentació i carpetes generades per a un projecte.

Funcionament de Alfresco Permet afegir documents de la xarxa de l’organització.

Funcionament de Alfresco Permet crear contingut des de la mateixa aplicació en format HTML, TXT, XML.

Funcionament de Alfresco Permet crear regles de continguts, per exemple per transformar d’un format de fitxer a un altre.

Funcionament de Alfresco Les regles de contingut també permet crear un fluxe de treball simple per validar documents.

Funcionament de Alfresco Permet crear fòrums per a documents o carpetes concretes.

Funcionament de Alfresco Pots copiar, cortar i/o pegar cualsevol document a qualsevol dels espais/carpetes creats.

Funcionament de Alfresco Per a cada document hi ha el detall de les metadades que es poden editar i modificar.

Funcionament de Alfresco Des de les metadades també podem veure l’històric de les versions (modificacions) realitzades.

Funcionament de Alfresco Permet crear còpies de treball per tal de fer les modificacions des del nostre PC i després tornales a guardar a l’espai web.

Funcionament de Alfresco Des de l’administració del sistema podem crear usuaris. Després podem donar-lis diferents perfils des de la gestió d’usuaris d’un espai determinat.

Funcionament de Alfresco