The Easy Way To Stop Estimating - Workshop
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The Easy Way To Stop Estimating - Workshop Presentation Transcript

  • 1. The easy way to stop estimatingA guide to reduce waste by dropping the estimation process Malmö, May 2012 © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 2. ngel M edinilla! Á @proye c talis.co m edinilla angel.m l_m @angewww.slideshare.net/proyectaliswww.linkedin.com/in/angelmwww.proyectalis.com/en/blog © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 3. © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 4. Risk Premium © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 5. © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 6. © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 7. © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 8. World Agile Conference © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 9. World Agile Conference ? © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 10. © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 11. © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 12. © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 13. © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 14. © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 15. © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 16. My Pleasure!© 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 17. Disclaimer… © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 18. This is supposed to be a workshop! © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 19. Estimation Game   1 Number 3-6 = X   1 number 5-10 = Y© 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 20. Estimation Game   1 Number 3-6 = X SPRINTS   1 number 5-10 = Y DAYS PER SPRINT   You will throw one dice for every day   You will add up all throws for a sprint – that’s your Sprint velocity   You will build a table with all your velocities   You will add up all velocities – that’s your final scope delivery size   GO!© 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 21. Now for some magic…© 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 22. Bell curve Throughput= X*Y*© 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 23. Bell curve Throughput= X*Y* Avg. 3.5 Avg. 5 Avg. 2All 6 All 1 © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 24. Bell curve Throughput= X*Y* 3 Medinilla’s principle of project unfairness Avg. 3.5 Avg. 5 Avg. 2All 6 All 1 © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 25. Success Story: Swedish Company © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 26. Exercise number 2: burning man project© 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 27. Burning Man Project = 12.000 Scrum$ / sprint ? ~20 work units / sprint© 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 28. Burning Man Project = 12.000 Scrum$ / sprint ? ~20 work units / sprint …..120 work units (~72.000s$)© 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 29. Burning Man Project = 12.000 Scrum$ / sprint ? ~20 work units / sprint …..120 work units (~72.000s$) Buffer size: 12 units(~7.200S$)© 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 30. Burning Man Project = 12.000 Scrum$ / sprint ? ~20 work units / sprint ….. 120 work units (~72.000s$) Buffer size: 12 units(~7.200S$)Estimated Real Left Should be Deviation20 18 100 © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 31. Burning Man Project = 12.000 Scrum$ / sprint ? ~20 work units / sprint ….. 120 work units (~72.000s$) Buffer size: 12 units(~7.200S$)Estimated Real Left Should be Deviation20 18 102 100 -2 © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 32. Burning Man Project = 12.000 Scrum$ / sprint ? ~20 work units / sprint ….. 120 work units (~72.000s$) Buffer size: 12 units(~7.200S$)Estimated Real Left Should be Deviation20 18 102 100 -222 15 (-5) 80 © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 33. Burning Man Project = 12.000 Scrum$ / sprint ? ~20 work units / sprint ….. 120 work units (~72.000s$) Buffer size: 12 units(~7.200S$)Estimated Real Left Should be Deviation20 18 102 100 -222 15 (-5) 92 80 -12 © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 34. Burning Man Project = 12.000 Scrum$ / sprint ? ~20 work units / sprint ….. 120 work units (~72.000s$) Buffer size: 12 units(~7.200S$)Estimated Real Left Should be Deviation20 18 102 100 -222 15 (-5) 92 80 -1225 20 60 © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 35. Burning Man Project = 12.000 Scrum$ / sprint ? ~20 work units / sprint ….. 120 work units (~72.000s$) Buffer size: 12 units(~7.200S$)Estimated Real Left Should be Deviation20 18 102 100 -222 15 (-5) 92 80 -1225 20 72 60 -12 © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 36. Burning Man ProjectEstimated Real Left Should be Deviation20 18 102 100 -222 15 (-5) 92 80 -1225 20 72 60 -12 © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 37. Burning Man ProjectEstimated Real Left Should be Deviation20 18 102 100 -222 15 (-5) 92 80 -1225 20 72 60 -12Delay: 0 days V=24 S$=0 © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 38. Burning Man Project Estimated Real Left Should be Deviation 20 18 102 100 -2 22 15 (-5) 92 80 -12 25 20 72 60 -12 V=20Delay=-12 (1/2 sp.) S$=6.000S$ Delay: 0 days V=24 S$=0 © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 39. Burning Man Project Estimated Real Left Should be Deviation 20 18 102 100 -2 22 15 (-5) 92 80 -12 25 20 72 60 -12 V=20 V=15Delay=-12 (1/2 sp.) Delay=-27 (2 sp.) S$=6.000S$ S$=24.000S$ Delay: 0 days V=24 S$=0 © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 40. Burning Man Project Estimated Real Left Should be Deviation 20 18 102 100 -2 22 15 (-5) 92 80 -12 25 20 72 60 -12 V=20 V=15Delay=-12 (1/2 sp.) Delay=-27 (2 sp.) S$=6.000S$ S$=24.000S$ Delay: 0 days V=10 V=24 OMG! S$=0 © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 41. Burning Man Project V=18 Delay=-18 (1 sp.) S$=12.000S$ V=20 V=15Delay=-12 (1/2 sp.) Delay=-27 (2 sp.) S$=6.000S$ S$=24.000S$ Delay: 0 days V=10 V=24 OMG! S$=0 © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 42. Burning Man Project We can: V=18 - Drop scope (~18pt.) Delay=-18 (1 sp.) S$=12.000S$ V=20 V=15Delay=-12 (1/2 sp.) Delay=-27 (2 sp.) S$=6.000S$ S$=24.000S$ Delay: 0 days V=10 V=24 OMG! S$=0 © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 43. Burning Man Project We can: V=18 - Drop scope (~18pt.) Delay=-18 (1 sp.) - Give more time (~1sp.) S$=12.000S$ V=20 V=15Delay=-12 (1/2 sp.) Delay=-27 (2 sp.) S$=6.000S$ S$=24.000S$ Delay: 0 days V=10 V=24 OMG! S$=0 © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 44. Burning Man Project We can: V=18 - Drop scope (~18pt.) Delay=-18 (1 sp.) - Give more time (~1sp.) S$=12.000S$ - Add more resources (Brooks law!!) V=20 V=15Delay=-12 (1/2 sp.) Delay=-27 (2 sp.) S$=6.000S$ S$=24.000S$ Delay: 0 days V=10 V=24 OMG! S$=0 © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 45. Burning Man Project = 15.000 Scrum$ / sprint ? ~20 work units / sprint ….. 120 work units (~72.000s$) Buffer size: 12 units(~7.200S$)Estimated Real Left Should be Deviation20 18 102 100 -222 15 (-5) 92 80 -1225 20 72 60 -1222 25 47 40 -7 +3.000S$ © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 46. Burning Man Project = 15.000 Scrum$ / sprint ? ~20 work units / sprint ….. 120 work units (~72.000s$) Buffer size: 12 units(~7.200S$)Estimated Real Left Should be Deviation20 18 102 100 -222 15 (-5) 92 80 -1225 20 72 60 -1222 25 47 40 -7 +3.000S$25 28 19 20 +1 +3.000S$ © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 47. Burning Man Project = 12.000 Scrum$ / sprint ? ~20 work units / sprint ….. 120 work units (~72.000s$) Buffer size: 12 units(~7.200S$)Estimated Real Left Should be Deviation20 18 102 100 -222 15 (-5) 92 80 -1225 20 72 60 -1222 25 47 40 -7 +3.000S$25 28 19 20 +1 +3.000S$19 19 0 0 0 © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 48. Burning Man Project = 12.000 Scrum$ / sprint ? ~20 work units / sprint ….. 120 work units (~72.000s$) Buffer size: 12 units(~7.200S$)Estimated Real Left Should be Deviation20 18 102 100 -222 15 (-5) 92 80 -1225 20 72 60 -1222 25 47 40 -7 +3.000S$25 28 19 20 +1 +3.000S$19 19 0 0 0 © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 49. Burning Man Project = 12.000 Scrum$ / sprint ? ~20 work units / sprint ….. 120 work units (~72.000s$) Buffer size: 12 units(~7.200S$)Estimated Real Left Should be Deviation20 18 102 100 -222 15 (-5) 92 80 -1225 20 72 60 -1222 25 47 40 -7 +3.000S$25 28 19 20 +1 +3.000S$19 19 0 0 0 © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 50. Now for some magic…© 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 51. Burning Man Project = 12.000 Scrum$ / sprint ? ~20 work units / sprint ….. 120 work units (~72.000s$) Buffer size: 12 units(~7.200S$)Estimated Real Left Should be Deviation20 18 102 100 -222 15 (-5) 92 80 -1225 20 72 60 -1222 25 47 40 -725 28 19 20 +119 19 0 0 0 ???? © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 52. Burning Man Project = 12.000 Scrum$ / sprint ? ~20 work units / sprint ….. 120 work units (~72.000s$) Buffer size: 12 units(~7.200S$)Estimated Real Left Should be Deviation200 18 102 100 -22,2 15 (-5) 92 80 -122500 20 72 60 -1222M. 25 47 40 -70,25 28 19 20 +12¶/3 19 0 0 0 ???? © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 53. Burning Man Project = 12.000 Scrum$ / sprint ? ~20 work units / sprint ….. 120 work units (~72.000s$) Buffer size: 12 units(~7.200S$)Estimated Real Left Should be Deviation200 18 102 100 -22,2 15 (-5) 92 80 -122500 20 72 60 -1222M. 25 47 40 -70,25 28 19 20 +12¶/3 19 0 0 0 ???? © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 54. Success Story: German Company © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 55. Exercise number 3: The Fake Burn- Down© 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 56. The Fake Burn-Down  Your Team’s average velocity is 36  Start throwing dices. If you score 1-2-3, it’s a SMALL story (3 points average). If you score 4-5, it’s a MEDIUM story (6 points average). If you score a 6, it’s a BIG story (12 points average). Write every story down.  When you have more or less enough story points (as you would do in Scrum), commit to some stories and stop throwing.  You’ll do a 12 day sprint (you expect an average of 3 points per day). Throw a dice to find out your velocity for every day.  Build a Burn-down while you progress. Write down the results for every day.  On day 12, no matter what happened, the Sprint is over © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 57. Now for some magic…© 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 58. The Fake Burn-Down12!3!6!6!6! © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 59. The Fake Burn-Down12! 6.6!3! 6.6!6! 6.6!6! 6.6! Σ=33 6! 6.6!  media de 6.6! © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 60. The Fake Burn-Down12! 6!3! 7!6! 6!6! 7!6! 6! © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 61. The Fake Burn-Down12! 7!3! 7!6! 7!6! 7!6! 7! © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 62. The Fake Burn-Down It’s not over untill it’s over… But when it’s over it’s over!12! 7!3! 7!6! 7!6! 7!6! 7! © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 63. The Fake Burn-Down It’s not over untill it’s over… But when it’s over it’s over!12! 7!3! 7!6! 7!6! 7!6! 7! © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 64. Success Story: French Company © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 65. Now some theory…© 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 66. Estimation is WASTE!© 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 67. Uncertainty© 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 68. Uncertainty© 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 69. © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 70. © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 71. Estimation is not THIS:Probability Estimation Value © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 72. Estimation is not even THIS:Probability Estimation Value © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 73. Estimation is THIS:Probability Estimation Value © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 74. Estimation is THIS:Probability Medinilla’s principle of project unfairness Estimation Value © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 75. Accuracy vs. effortAccuracy Estimation effort © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 76. Accuracy vs. effortAccuracy 100% accuracy 50-70% accuracy Good enough! Estimation effort © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 77. The Random Walk© 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 78. Gedanken: the perfect P.O. ….. © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 79. Gedanken: the perfect P.O. ….. © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 80. Gedanken: the perfect P.O. ….. © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 81. Gedanken: the perfect P.O. ….. © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 82. Histogram© 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 83. Histogram Average© 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 84. Histogram Average 95% SLA 80% SLA© 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 85. Different kind of stories   T-Shirt size   XS – 2 days   S – 4 days   M – 9 days   L – 15 days   XL – 22 days© 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 86. Remember the french?   T-Shirt size   S– 1 month   M – 3 month   L – 6 month © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 87. Success Story: Spanish SME   T-Shirt size   S – 3 weeks   M – 2 months   L – 4 months © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 88. Next steps:© 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 89. Go story points (size!!)1 2 3 58 13 20 40© 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 90. Reduce options 2 5 13© 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 91. Stop estimating tasks J-43745 “As a client from hell, I want Task! Task! Task! some idiotic and useless feature so I can give some sense to my fake job’!Bck: 3/2/11 BufCount: I I I I I I Task! Task!Sel: 9/2/11 Est: 20 25An: 12/2/11 Left: 18 16 14 19 16Dsg: 17/2/11 14 9 6 2 0Tst: 19/2/11Don: 19/2/11 © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 92. Stop dividing tasks J-43745 “As a client from hell, I want some idiotic and useless feature so I can give some sense to my fake job’!Bck: 3/2/11 BufCount: I I I I I ISel: 9/2/11 Est: 20 25An: 12/2/11 Left: 18 16 14 19 16Dsg: 17/2/11 14 9 6 2 0Tst: 19/2/11Don: 19/2/11 © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 93. Open Space option: count by tasks J-43745 “As a client from hell, I want Task! Task! Task! some idiotic and useless feature so I can give some sense to my fake job’!Bck: 3/2/11 BufCount: I I I I I I Task! Task!Sel: 9/2/11An: 12/2/11Dsg: 17/2/11Tst: 19/2/11Don: 19/2/11 © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 94. Better option: count by stories J-43745 “As a client from hell, I want some idiotic and useless feature so I can give some sense to my fake job’!Bck: 3/2/11 BufCount: I I I I I ISel: 9/2/11An: 12/2/11Dsg: 17/2/11Tst: 19/2/11Don: 19/2/11 © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 95. Use histograms to provide SLA’s © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 96. Finally: estimate only t-shirt size!! (but still measure for histograms) © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 97. Final Thought… …..© 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 98. © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 99. © 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 100. Thank you and Blog it!!! angel.medinilla@proyectalis.com© 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis
  • 101. http://creativecommons.org/ licenses/by-nc-nd/3.0/ This presentation is based upon the ideas and work of many people. And while I’ve tried to recognize copyrights and give credit and attribution where possible, I cannot possibly list them all, so if you feel like there’s something that should be added, changed or removed from this presentation, please drop me an e-mail at angel.medinilla@proyectalis.com© 2012 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. – More at http://slideshare.net/proyectalis