Brief Introduction to Lean, Agile and Scrum

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A brief introduction to Lean, Agile and Scrum that we use whit our clients. Hope you enjoy it and many thanks to the people we take some slides from: Henrik Kniberg and Jeff Patton amongst others.

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Brief Introduction to Lean, Agile and Scrum

  1. 1. What if…? A sneak preview on Lean, Agile and Scrum in four acts November 2009 © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  2. 2. Ángel Medinilla  Telco Guy - cable, radio & ISP /portals  13 years in IT, 11 as a Project Manager  Entrepreneur, blogger  Aikido, Motorbikes, WoW, books, cooking, wines, music, travel, comics,movies…  Certified Scrum Master - Scrum Alliance Member, Agile Spain co-founder, PMI member angel.medinilla@proyectalis.com © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  3. 3. ICT Project Management Consulting Our mission is to improve the results of our client’s projects and initiatives © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  4. 4. Our business is to create differences © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  5. 5. …and improve your competitive advantage © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  6. 6. Some references © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  7. 7. Enough about us… © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  8. 8.  Intro  Act one: the world  Act two: Lean & Agile  Act three: Scrum  Act four: implementation  Epilogue: books & references © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  9. 9. Act one © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  10. 10. The world of projects © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  11. 11. Yap, for sure… © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  12. 12. The awful truth  Estimates are never correct  Nobody knows what impediments may arise  Objectives are not understood  Constant changes  Client doesen’t know what he wants  Developer doesnt’t know how to write it Ergo…  Commitments are not met  There’s no project visibility  Over time, over budget  Who are we going to blame? © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  13. 13. The Standish report © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  14. 14. El Standish Report  Cancelled: 31%  Problems: 53%  Successful: 16%  Never-used functionalities: 64%  Seldom used: 16%  Used: 20% © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  15. 15. In four words… © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  16. 16. The golden triangle Time Scope ? Resources Good, beautiful, cheap… fix two! © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  17. 17. Typical reasons  Requirements  Objectives  Changes  Planning PM  Methodology  Visibility  Organization © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  18. 18. But don’t you worry no more… Project Manager is here! © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  19. 19. Or here? © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  20. 20. © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  21. 21. A fateful heritage Waterfall Politics ISO9000 Procedures Unhappy CMMI Control workers TQM Inspection ITIL Supervision PMBOK Bureaucracy PRINCE2 … © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  22. 22. © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  23. 23. © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  24. 24. Thin is In © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  25. 25. Try another way! © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  26. 26. “Here comes Edward Bear now, down the stairs behind Christopher Robin. Bump! Bump! Bump! on the back of his head. It is, as far as he knows, the only way of coming down stairs. He is sure that there must be a better way, if only he could stop bumping for a moment to think of it” A. A. Milne, Winnie-the Pooh, Chapter 1 © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  27. 27. Or we can do “same thing and expect different results” © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  28. 28. The Buzz:  4 -12 x performance & quality (“Toyota effect)  Lower management overhead  Superb motivation level  “New Deal” with our clients © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  29. 29. Act two © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  30. 30. “Lean”  All muscle, no fat  Focus on what client needs and appretiates: follow client’s priorities  Everything else is waste (Muda) © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  31. 31. Lean = Value - waste Mura Muda Gasto necesario ( trabajo incidental o accesorio ) © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  32. 32. The Lean Enterprise © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  33. 33. Meanwhile, in Detroit… © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  34. 34. Hundreds of tools… Poka-Yoke TPM SMED Hoshin Cell Prod Kanri Manage QFD by Visual exception Mngmt 5S Heijunka Kanban One piece VSM LEAN flow SixSigma A3 Think Kaizen VA/VE Go and see Kaizen PDCA Andon Standarize RCA JIT Jidoka Takt Time U-Cell Zone control © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  35. 35. The principles © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  36. 36. “Waterfall” © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  37. 37. Waterfall and Software Emergent requirements Constant Change Unpredictable processes Heterogeneous projects Continuous integration High communication needed Changing technology High complexity © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  38. 38. A new model needed Empirical process (inspect and adapt) Iterative and incremental development Customer colaboration & communication Embrace change Fixed time + fixed money = variable functionality © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  39. 39. Agile Manfesto Individuals and interactions over processes and tools Working software over comprehensive documentation Customer collaboration over contract negotiation Responding to change over following a plan Over ≠ Instead of © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  40. 40. Principles: 1. Satisfy your client 2. Changes welcome 3. Customer-Team collaboration 4. Release early, release often 5. Excelent quality 6. Keep It Simple, Stupid 7. Progress = Working software 8. Self-organizing teams 9. Motivation 10. Face to Face 11. Retrospectives 12. Sustainable pace © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  41. 41. Sounds good? © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  42. 42. But it’s not… © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  43. 43. Nor… © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  44. 44. Three key concepts:  Inspect and adapt  Iterative and incremental  People © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  45. 45. Empirical Process  Visibility, transparency  Inspect and adapt (adaptative approach vs predictive approach)  PDCA (Painters and Decorators Contractors of America…No, watit…Plan, Do, Check, Act - Deming’s Circle) © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  46. 46. Predictive approach © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  47. 47. Adaptative approach © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  48. 48. “Empirical” is not… © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  49. 49. See “empirical” in action! © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  50. 50. Iterative & incremental NO: 1 2 3 © 2006-2008 Jeff Patton, www.agileproductdesgin.com User hasn’t got a perfect idea of what he wants. Changes are detected on late stages. © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  51. 51. Iterative & Incremental YES: 1 2 3 © 2006-2008 Jeff Patton, www.agileproductdesgin.com User discovers what he wants as he sees. Changes are detected in early stages. © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  52. 52. What are Agile companies using? 2nd Annual ”State of Agile 3rd Annual ”State of Agile Development” Survey Development” Survey Jun-Jul 2007 Jun-Jul 2008 © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  53. 53. Act Three: © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  54. 54. S.C.R.U.M SCRUM Scrum ! © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  55. 55. Scrum!  Works good with undefined / changing requirements  Good impediments management  Gives maximum value for a given effort  Can manage very complex projects  Gives a sense of urgency, removes the “student syndrome” © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  56. 56. Scrum for Managers  Give customer delivery dates (and accomplish).  Daily progress visibility.  Improves performance and motivation (warning! Only if done properly).  Reduces management overhead.  Gives a beter ROI © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  57. 57. Sample companies doing Scrum © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  58. 58. What Scrum is NOT: A Silver Bullet © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  59. 59. -“Naysayers” - No authority, no empowermet - Messy organizations - Uncommitted management - Bureaucracy - Conflictive customers… ¡Lo siento! Haber elegido la píldora azul… © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  60. 60. Scrum 101 Retrospective © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  61. 61. Ten commandments of Scrum 1. People 2. No silver bullet 3. Retrospectives, retrospectives, retropectives 4. Daily Scum, daily management 5. Progress = functional product (measure what’s left, not what we’ve done) 6. Self management of the team, abandon command & control 7. Iterative & Incremental developmen 8. Only team manages Sprint Backloj, Only product owner manages product backlog 9. Fixed duration for sprints 10. Define “done, done” © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  62. 62. The greatest and first commandment… ¡Time Boxing! © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  63. 63. Scrum Framework Product backlog Sprint backlog Product owner Scrum Master Scrum board Artifacts Roles Team Impediment backlog Retrospective Reuniones Demo Product planning Sprint planning Daliy Scrum © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  64. 64. Roles  Rol ≠ line, company positions  Pigs and chickens © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  65. 65. Product Owner  Gather requirements  Manages vision  Prioritize and manage product backlog  Accepts deliverables  Manages roadmap  Economical responsibility  Scrum / company interface  “Feathered pig” © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  66. 66. Scrum Master  “Shepherd dog”, servant leader, Coach  Team member  Works closely with product manager  Keeps and manages the impediments list  Keeps the Scrum process moving on  Improves team quality of life © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  67. 67. Team  Estimates project  Commited with delivery of done-done product  Report progress  Multifunctional  Self managed but responsible before product owner  7±3 members © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  68. 68. Artifacts  Product Backlog  Contains every functionality to be built  Prioritized and estimated  Sprint backlog  Subset of product backlog  To be built in next sprint  Every functionality is divided in tasks (4-16h)  Must produce a shippable product increment © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  69. 69. Basic Product Backlog Story Priot. Estim. Functionality A 100 24 Functionality B 50 32 Functionality C 20 17 © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  70. 70. Not-so-basic product backlog Respo Import Estimaci Estimaci Estimación / Descri Nivel Historia Tareas nsable Estado ancia ón 50% ón 90% Buffer pción Test IMP RESCINDIBL Funcionalidad E A Juan INICIADA 100 24 35 27 TERMINAD Tarea 1 Juan A 3 4 1 Tarea 2 Pedro INICIADA 5 7 4 Tarea 3 María INICIADA 6 9 9 Tarea 4 Juan PENDIENTE 3 5 4 Tarea 5 Paco PENDIENTE 7 10 9 Funcionalidad DEBERÍA B Pedro PENDIENTE 50 32 40 36 Funcionalidad DESEABLE C Juan PENDIENTE 20 17 20 19 © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  71. 71. Visual Management Information radiators © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  72. 72. Story Pending Dev. Test Done Project: Team: Scrum, Demo: Burn-down:: Release Plan: Impediments: © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  73. 73. © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  74. 74. “Scrum&XP from the trenches”, www.crisp.se/henrik.kniberg/ScrumAndXpFromTheTrenches.pdf www.proyectalis.com/scrum-y-xp-desde-las-trincheras/ © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  75. 75. © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  76. 76. “Scrum&XP from the trenches”, www.crisp.se/henrik.kniberg/ScrumAndXpFromTheTrenches.pdf www.proyectalis.com/scrum-y-xp-desde-las-trincheras/ © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  77. 77. “Scrum&XP from the trenches”, www.crisp.se/henrik.kniberg/ScrumAndXpFromTheTrenches.pdf www.proyectalis.com/scrum-y-xp-desde-las-trincheras/ © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  78. 78. Burndown © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  79. 79. “Smells” © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  80. 80. Act four: © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  81. 81. Scrum Master Miyagui says… © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  82. 82. Why so many teams fail? They build tools, but forget principles Principles must root in corporate culture “Culture Eats Strategy For Breakfast” © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  83. 83. “It’s culture, stupid!” Deciding to change and improve s easy. Making people change and improve is very, very difficult. If we are to change the company, we must change the company’s culture © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  84. 84. 10 steps 1. Convince management 2. Stablish corporate values 3. Train everyone 4. Build product backlog 5. Design calendar 6. Make teams work the backlog 7. Sprint! 8. Retrospective 9. Work on impediments 10. Stablish metrics © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  85. 85. “Every ten thousand miles trip begins with a single step” Lao Tze © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  86. 86. Epilogue… © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  87. 87. To read:  “Agile Software Development with SCRUM”, “Agile Project Management with SCRUM”, “The Enterprise and Scrum”, Ken Schwaber  “Scrum y XP from the trenches”, Henrik Kniberg © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  88. 88. To read:  “User Stories Applied”, Mike Cohn  “Agile Estimation and Planning”, Mike Cohn  “Agile Retrospectives”, Esther Derby y Diana Larsen  “Peopleware”, “Walting with Bears”, Tom DeMarco & Timothy Lister  “The Mythical Man-Month”, Fred Brooks © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  89. 89. Bonus: © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  90. 90. Software tools  Commercial:  VersionOne  Scrum for VSTFS+ Conchango template  ScrumWorks  Acunote (hosted, free for OpenSource projects)  Scrum Desk (hosted or SQL sever +/-TFS)  Jira (bugtracking) + confluence (wiki) + Bamboo (CI) © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  91. 91. Herramientas  Free / Open Source  Red mine + scrum plugin  Agilo, Trac (Bug Tracking), Bugzilla, Scarab  BananaScrum (hosted), Ice Scrum, Agilito, Acunote…  Git, Subversion (CVS)  Gnats (Bug Tracking + Scrum, muy customizable, requiere trabajo)  xUnit, abbot, selenium, Fitnesse, Cruise Control, jMock… © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  92. 92. Tools Our approach: DokuWiki + excel © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  93. 93. Best tools ever © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.
  94. 94. Questions? angel.medinilla@proyectalis.com © 2009 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

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