Introducción a Lean y Kanban

Lean Thinking Pamplona, Abril 2010 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

Ángel Medinilla  Teleco, informático vocacional  Trece años en TIC, once como Project Manager  Emprendedor, Blogger  Motos, Aikido, WoW, libros, música, viajes, cocina, cine, comics…  Certified Scrum Master - miembro PMI - Cofundador Agile Spain - Patrocinador Agile Open Spain – Patrocinador Conferencia Agile Spain 2010 angel.medinilla@proyectalis.com http://twitter.com/angel_m http://es.linkedin.com/in/angelm 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

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Consultoría en Gestión de Proyectos de Telecomunicaciones y Tecnologías de la Información Nuestra misión es mejorar los resultados de las iniciativas y proyectos desarrollados por nuestros clientes 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

Nuestro negocio es crear diferencias … 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

…Y aumentar la Ventaja Competitiva 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

Algunas referencias 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

Suficiente con la cuña… 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

Sistemas de producción  ~1900: Proceso  Tiempos de desarrollo muy artesanal largos  Fabricación manual  Desarrollos no repetitivos  Un cliente, un producto  Volumen muy reducido 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

Sistemas de producción  Ford y la producción en masa  El foco pasa del cliente al proceso  Línea de montaje, especialización de operarios  Productos estándar, piezas intercambiables  Economías de escala: lotes de producción lo más grande posible  Obreros & supervisores  Mejores salarios = obreros cautivos (¡y clientes!)  Procesos repetitivos  Foco: aumentar la producción 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

Problemas en masa  Baja customización  Ciclo de vida muy elevado (Ford T = 19 años)  Distribución de planta en función de maquinaria  Incremento de actividades que no aportan valor al cliente  Altos inventarios para luchar contra la incertidumbre  Producción basada en previsiones (MRP)  Obreros demasiado especializados  Múltiples perfiles y puestos indirectos  Tiempos de cambio muy elevados  Burocracia excesiva 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

¿Cuándo funciona?  Producto o tecnología superior  Lucent Technologies / Bell Labs  Compañía lider de sector en crecimiento  IBM en los 80  Boeing  No hay competencia “Lean”  GM y Ford hasta que apareció Toyota  Globalmente imperante hasta 1973 (crisis del petróleo) 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

Mientras, en Japón…  1896-1927 – Sakichi Toyoda  Diseña un telar perfecto, a años luz de lo que existía en Europa  Irreplicado en décadas  520 telares automatizados, atendidos por sólo 20 obreros, funcionando por la noche sin atención  Detención automática de todo el sistema si un solo hilo se rompe, solicitando automáticamente atención técnica.  Fruto de un trabajo de excelencia y perfeccionamiento continuo a lo largo de 30 años. 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

Mientras, en Japón…  1924-1936 – Kiichiro Toyoda  Diversifica a fabricación de automóviles  Estudia el modelo de Detroit durante años  Produce el primer automóvil en 1936, pero se ve interrumpido por la guerra 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

Toyota 1950-1980  Taiichi Ono, Shigeo Shingo, Edwards Deming  Empresa pequeña, poca capacidad  Economía de post-guerra  Espacio reducido y caro  Mercado local heterogéneo, necesidad de alta customización  Maquinas unipropósito muy caras  Competencia global  Mercados saturados (era del Marketing)  Necesidad de alta flexibilidad:  Menores tiempos  Desarrollo concurrente  Alta customización 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

Toyota 2008  Lider mundial en producción (por delante de Ford y GM)  Lider mundial en productividad (4x)  Lider mundial en calidad (12x)  Lider mundial en innovación (Prius)  Menores stocks (¡2 horas de inventario!)  Mayor satisfacción de empleados (¡absentismo cero!)  Cientos de libros sobre el estilo de gestión ¿Cómo? 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

¡Pues no!  El ejemplo de NUMMI General Toyota NUMMI Motors  Horas de ensamblaje por coche 31 16 19  Defectos de ensamblaje por 100 coches 130 45 45  Espacio de ensamblaje por coche 0,75 0,45 0,65  Media de inventario de piezas 2 weeks 2 hours 2 days  Espacio usado para reparaciones 15% none 7%  Absentismo 15% none 1,5% 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

¿Cómo?  Toyota Production System (TPS)  Estudiado por el MIT, Womack, Jones & Roos (The Machine that Changed de World, Lean Thinking) en 1985-1996  Basado en un principio fundamental: Personas normales + procesos excelentes = productos excelentes Personas excelentes + procesos mediocres = productos mediocres 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

Delgado Flexible Magro Esbelto Enjuto … 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

Lean  Engloba múltiples disciplinas y herramientas, pero sólo 5 principios  La acepción general es “eliminación del desperdicio”  Sobreproducción  Esperas  Transporte de material  Movimiento innecesario de personas  Inventario  Sobreproceso / proceso inadecuado  Defectos  La acepción importante es “concentrarse en el valor”. 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

Parámetro Ganancia Tiempo total de desarrollo 75%  Tiempo total de producción 90%  Productividad 100%  Defectos 80%  Inventario 90%  Utilización de espacio 50%  Accidentes laborales 50%  Necesidad de inversión Mínima 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

MEJORA CONTINUA APRENDIZAJE CONTINUO SOLUCIÓN CONSTANTE PROBLEMAS AÑADIR VALOR DESARROLLANDO A PERSONAS Y COLABORADORES PROCESO ADECUADO = RESULTADO ADECUADO FILOSOFÍA: PENSAMIENTO A LARGO PLAZO 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

Calidad adecuada Cero defectos No parar la producción No permitir que falle de nuevo Todo está bien como está Mejora continua OBJETIVO: cantidad OBJETIVO: satisfacción El inventario es seguridad El inventario es desperdicio Alto volumen, baja variedad Bajo volumen, alta variedad Responsabilidad sobre la función Responsabilidad sobre el flujo de valor Ser unidireccional Ser multidireccional Organización jerárquica Organización “delgada” 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

- Del diseño a las tiendas en dos semanas (en todo el mundo) - Pedidos dos veces a la semana; entrega global 2 días después del pedido: en expositores, etiquetado, listo para vender - Fabrica en pequeños lotes, la mayoría en pequeñas cooperativas en paises del primer mundo, a precios de europa del este Resultados: Media Industria Compañía Nuevos productos al 3.000 11.000 año Vendidos a precio 60-70% 85% original No vendidos 17-20% <10% %ventas en anuncios 3-4% 0.3% %ventas en TIC 2% 0.5% 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

The Toyota Way  Los 5 principios básicos:  Valor  Flujo de Valor  Flow  Pull  Perfección 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

VALOR  Producido por la empresa, definido por el cliente  Identificar y optimizar el flujo de valor en la empresa  Tres tipos de actividades posibles:  Añadir valor (optimizar)  Actividad necesaria, no añade valor (disminuir)  Actividad innecesaria, no añade valor (“MUDA”) Añadir valor Desperdicio ( Muda ) Gasto necesario ( trabajo incidental o accesorio ) 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

VALOR  Eliminar desperdicio:  Sobreproducción  Esperas  Transporte de material  Movimiento innecesario de personas  Inventario  Sobreproceso / proceso inadecuado  Defectos  + Capacidad & Creatividad de empleados no utilizada 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

VALOR  Síntomas del gasto (MUDA):  Cuellos de botella, variabilidad del proceso (MURI)  Estréss y sobrecarga de trabajo (MURA)  Falta de estándares  Errores y doble trabajo  Tiempos de ciclo largos e impredecibles  Múltiples escalones de aprobación  Atajos oficiales y oficiosos  Planificación de trabajo ineficiente  No se localizan causas raíces 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

“A mitad de los 90, las funcionalidaes básicas de eBay se desarrollaron respondiendo diariamente a las peticionies de los usuarios. Los usuarios mandaban un e-mail a Pierre Omidyar con sugerencias y él las implementaba esa misma noche. Las funcionalidades más populares de eBay, las que han creado mayor ventaja competitiva, se crearon así.” Poppendieck, “Principles of Lean Thinking” 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

I+D Planificación Producción Distribución Ventas I+D Planificación Producción Distribución Venta Lead Time 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

Siempre que hay un producto para un cliente, hay un flujo de valor. El reto consiste en verlo. 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

Value Stream- Canned Coke - iempo total : T 319 días - iempo total de T proceso: 3 horas (c) YALIN ENSTİTÜ - esco - England T 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

Batch and Push Manufacturing Procesos de 1 minuto, 3 procesos consecutivos, lote (batch) de 10 productos B B B BB B BB B C C C C Proceso A: 10 minutos Proceso B: 10 minutos Proceso C: 10 minutos Lead Time : para todo el lote 30 ++ minutos Continous Flow Lead Time: 12 minutos “produce uno, B C entrega uno” – cero inventarios 3 min. 12 min. 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

Nivel de inventario Defectos / suministros / rework flujo de material set-up downtime Masa laboral Capacidad Planificación 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

Todas las fases demandan de la anterior Necesito uno Necesito uno Necesito uno Necesito uno ahora Aqui tienes Aqui Aqui Aqui tienes tiene tienes Materia prima Cliente Produce lo que el cliente quiere, cuando el cliente lo quiere, en la cantidad que el cliente quiere - ¡sin esperas! 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

Ventajas de sistemas “Pull”  Elimina inventarios en cadena  Recursos sólo a producto solicitado  Elimina problemas de inventario (planificar demanda, productos obsoletos almacenados, reprocesos por cambios de diseño…) 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

Implementación: Kanban 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

Just In Time = one piece flow + takt time + pull (+kanban +heijunka +smed +cell…) Producimos sólo lo que se necesita, cuando se necesita 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

    La velocidad a la que una empresa es capaz de, repetida y consistentemente, producir valor para sus clientes es una medida de madurez corporativa… Si no es LA MEDIDA de la madurez corporativa 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

“En una visita a un cliente, Michael Dell observó que el departamento de IT se dedicaba a instalar hardware específico sobre sus productos. El cliente preguntó si Dell no podría hacer esto por ellos, y Michael Dell respondió ‘por supuesto, nos encantaría’. En dos semanas, Dell estaba enviando directamente al usuario los productos con hardware específico, haciendo en minutos lo que al cliente le suponía horas.” Poppendieck, “Principles of Lean Thinking” 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

Concesionario Soldar Ensamblado Distribuidor Pintura Prensa Suministrador Tier 2 Suministrador Tier 1 Si un paso se detiene, toda la cadena se detiene (JIDOKA) 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

Jidoka - Autonomation  También conocida como “stop the line”  Estrategia para asegurar cero defectos  Sistemas a prueba de fallos (poka-yoke)  Zero Inspection 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

Jidoka - Autonomation  Estado mental:  Nos preocupa el fallo  La seguridad no es algo sencillo – la planta es compleja  Hay que sensibilizar a los gerentes sobre las operaciones – todo gerente debe pasar un tiempo determinado en la línea  Comprometidos a aprender de los errores – investigamos hasta el mínimo incidente  Respeto a los expertos – las personas que realizan el trabajo son las que entienden el trabajo 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

VSM + PDCA = KAIZEN Hoy mejor que ayer. Mañana, mejor que hoy. 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

Perfección (estado ideal) Estado futuro Comparar Estado actual 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

feb-92 abr-92 may-92 nov-92 ene-93 ene-94 ago-95 Operarios 21 18 15 12 6 3 3 Piezas por operario 55 86 112 140 225 450 600 Espacio utilizado 2300 2000 1850 1662 1360 1200 1200 92% reducción de accidentes, menos de 1000$ invertidos en todo el periodo en la línea 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

Resumen de principios Lean 1. VALOR: Identifica y optimiza el valor en el producto, elimina desperdicio 2. FLUJO DE VALOR: Identifica y optimiza el flujo de valor para cada familia de productos 3. FLOW : Haz que fluya el valor identificado 4. PULL : Haz que el cliente “tire” del valor 5. PERFECCIÓN: Dirige y gestiona hacia la perfección 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

Lean Lean Thinking (Lean Manufacturing operations, Lean Supply Chain, Lean Product Producción en Development…) masa Lean Software Artesanía Development 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

“El objetivo último del lider es conseguir que sus subordinados puedan emplear sus habilidades al máximo” Ishikawa 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

Este es nuestro Vosotros decidís, yo propósito y nuestra os ayudo dirección – yo os guiaré y os entrenaré ¡Seguid las reglas! Esta es la forma de hacerlo - ¡Hazlo! 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

Lean Leadership  Miembro del equipo: Servant Leadership  Actúa como un maestro (sensei)  No necesita autoridad directa sobre el equipo de proyecto  Alinea el trabajo de cada persona con los intereses globales de la compañía  Anima a los equipos a localizar problemas y explorar soluciones 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

14 principios Toyota 1. Basa las decisiones de negocio en el largo plazo, incluso a expensas de las pérdidas financieras a corto plazo. 2. Crea un flujo de proceso continuo que saque los problemas a la superficie. 3. Utiliza sistemas pull para evitar la sobreproducción. 4. Balancea la carga de trabajo (HEIJUNKA) 5. Crea una cultura de “stop the line” (JIDOKA) – Quality first (Quality is free!) 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

14 principios Toyota 6. Estandariza las tareas para poder implementar la mejora continua (KAIZEN). 7. Utiliza control visual para que los problemas sean visibles. 8. Utiliza sólo tecnologías fiables y muy probadas que ayuden a tu gente a tus procesos 9. Forma líderes que comprendan tu trabajo, vivan tu filosofía y la enseñen a otros. 10. Desarrolla personas excepcionales que sigan la filosofía de tu empresa. 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

14 principios Toyota 11. Respeta a tu red de suministradores y colaboradores (KEIRETSU): ayúdales a mejorar. Imponles retos. 12. Ve y comprueba las cosas por ti mismo (GENCHI GENBUTSU, GEMBA KAIZEN) 13. Toma las decisiones lo más tarde posible. Implementa las acciones lo más pronto posible. 14. Crea una organización que aprende mediante la reflexión constante (HANSEI) y la mejora continua (KAIZEN) 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

Para empezar: 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

¿Preguntas? angel.medinilla@proyectalis.com 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

¡Gracias! www.slideshare.net/proyectalis angel.medinilla@proyectalis.com 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

El camino simple de implantación: 1. Encuentra a un agente del cambio (¿qué tal tú mismo?) 2. Encuentra a un Sensei (alguien que pueda acelerar la curva de aprendizaje) 3. Localiza o crea una crisis que motive a la organización a actuar 4. Mapea el flujo de valor para todas las familias de productos de tu empresa 5. Encuentra un cuello de botella importante y elimina el gasto. Te sorprenderá lo que puedes conseguir en poco tiempo. 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

Algo más elaborado  1. Comienza por actuar en el área técnica, continua con un cambio cultural rápìdo  2. Aprende haciendo las cosas primero y enseñándolas despuñes  3. Comienza con pilotos de VSM para demostrar Lean y proporciona un modelo de “go and see”  4. Usa VSM para obtener una visión del estado futuro y ayuda a “aprender a ver”  5. Usa eventos Kaizen para enseñar y conseguir cambios rápidos  6. Organiza en torno a flujos de valor 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

Algo más elaborado  7. Hazlo obligatorio  8. Una crisis puede promover un movimiento “Lean”, pero puede no ser necesaria para cambiar una empresa  9. Se oportunista: identifica oportunidades de alto impacto financiero  10. Rediseña las métricas con una perspectiva de flujo de valor  11. Construye las raices de tu empresa para desarrollar tu propio camino  12. Contrata o desarrolla Líderes Lean e instaura un sistema de sucesión  13. Usa a expertos para enseñar y conseguir resultados rápidos 2010 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L.

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