Artikel Weekblad Facilitair

Achtergrond Foto: Waterschap Rijn en IJssel Nieuw gebouw voor watersch Na verhui EEN KANTOOR VERHUIZEN IS VAN- DAAG DE DAG MEER DAN VERHUIS- DOZEN INPAKKEN EN UITPAKKEN. BIJ EEN MODERN PAND HOORT EEN NIEUWE MANIER VAN WERKEN. VAAK KOST HET EVEN MOEITE OM DE HELE ORGANISATIE OP EEN LIJN TE KRIJ- GEN. HANS DE WIT, MANAGER FACI- LITAIRE ZAKEN VAN HET WATERSCHAP RIJN EN IJSSEL, EN LEO VAN DE VORST, ADVISEUR BIJ PROVEN WORKSPACE, ZIJN DAAR VOLOP MEE BEZIG. Een markant gebouw moest het worden. Een aanwinst voor de omgeving. En boven- al ook een duurzaam pand met een ideaal binnenklimaat. Aan die eisen voldoet het op 17 september o cieel geopende nieuwe hoofdkantoor van Waterschap Rijn en IJs- sel in Doetinchem ruimschoots. Het transparante, druppelvormige waterschapsgebouw is energiezuinig, wordt omringd door een klein landschapspark en steekt af bij de bedrijfsgebouwen en kantoren in het tegenover gelegen industrieterrein. Dat het er prettig werken is, stralen de medewerkers uit. De receptioniste glundert als bezoekers over de nieuwe huisvesting beginnen. Van achter de balie heeft ze zicht op het hart van het gebouw: een grote hal met doorkijkjes naar de kantoorvleugels op de eerste en tweede verdieping. Vervelen doet ze geen moment. Er is altijd bedrijvig- heid want ze heeft haar werkplek tegenover het bedrijfsrestaurant met het buitenterras waarvan op zonnige dagen volop gebruik wordt gemaakt. Flexibiliteit Het gebouw is transparant opgezet met veel glas zodat het niet veel moeite kost Het transparante, druppelvormige waterschapsgebouw wordt omringd door een klein landschapspark. om collega’s elders op de etage terug te vin- 18 WEEKBLAD FACILITAIR

Achtergrond ap Rijn en IJssel izing tijd voor verandering den. Verder vervullen de gangen ingericht elkaar ontmoeten en meer bewegen. We steken in een werkplek die je niet continu met loungestoelen en zithoekjes en ook de willen de interactie tussen de medewerkers gebruikt. Dan kun je het werk beter anders trappen een rol als ontmoetingsplek. Alle bevorderen en het werken veraangenamen organiseren’, aldus Van de Vorst. algemene functies, zoals de overlegplek- door werkplekken aan te bieden die zijn af- ken, toiletten, de printers en de ko ehoe- gestemd op de activiteiten.’ Een instrument Clean desk ken zijn rondom het trappenhuis gegroe- dat hierbij is ingezet is multimomentopna- Een van de grote veranderingen op de werk- peerd. ‘Gebouwen gaan langer mee dan me. ‘In de oude situatie heeft iemand twee vloer is dat de werkplekken ook door andere organisaties. We hebben een duurzaam weken lang negen keer per dag gekeken medewerkers – bijvoorbeeld de mensen die en milieuvriendelijk gebouw genomen als naar de bezetting van de werkplek. Mensen worden ingehuurd op projectbasis – kun- uitgangspunt en passen de organisatie daar hebben vaak een verkeerd beeld van hun nen worden gebruikt. Dit vergt wel van de op aan. We moeten flexibiliteit creëren in werk. Zo blijkt dat de gemiddelde werkplek medewerkers een goed agendabeheer en het gedrag van de organisatie en dat onder- niet langer dan 40 procent bezet is. Als een clean deskpolicy. Twee eigenschappen steunen met onze producten en diensten’, Foto: HLP licht Hans de Wit, manager Facilitaire Za- ken toe. Alhoewel het nieuwe kantoor zich leent voor flexibel gebruik, heeft het waterschap toch niet gekozen voor het concept flexwerken, maar voor een activiteiten gerelateerd combi-kantoor. Dat wil zeggen dat de medewerkers nog steeds een vaste werkplek hebben, maar het bureau is wel compacter geworden. Voor wie geconcen- treerd wil werken, even wil sparren met een collega of moet vergaderen zijn er con- centratieplekken, overleghoeken en verga- derruimtes. Onrust Naarmate de ingebruikname van het nieuwe kantoor dichterbij kwam, ontstond er onrust op de werkvloer. ‘De mensen wisten niet wat er op hun af zou komen. Ze waren bang dat ze in de nieuwe situatie met Een van de grote veranderingen op de werkvloer is dat de werkplekken ook door andere me- de trolley door het pand moesten lopen op dewerkers kunnen worden gebruikt. zoek naar een plek om te werken’, geeft adviseur Leo van de Vorst aan. Hij heeft De het gaat om fysieke aanwezigheid en het die sommige mensen moeten aanleren. Wit bijgestaan in het verandertraject. ‘Het gebruik van het beeldscherm kom je niet Het is een van de taken van Facilitaire Za- is ook belangrijk om de organisatie mee te verder dan 30 procent. Dat terwijl mensen ken om daar op toe te zien en medewerkers nemen in het veranderproces. Daarvoor is denken dat ze gemiddeld 80 of 90 procent op hun verantwoordelijkheden te wijzen. het deelproject ‘Laten landen en laten wer- van de werktijd aan hun bureau zitten. Ook ‘De verhuizing zit er op. Nu begint het ech- ken’ opgezet. We hebben de medewerkers denken ze dat ze veel meer tijd kwijt zijn te werk, de verandering. Nu moeten we ons per unit uitgebreid uitgelegd wat de nieu- aan telefoneren terwijl dat in de praktijk de nieuwe manier van werken eigen maken. we manier van werken inhoudt en wat de hooguit een paar procent is. Zo kun je la- Dat wordt vaak onderschat. Wij van Facili- achterliggende gedachte is. We willen dat ten zien waarop het concept van activitei- taire Zaken moeten de verandering organi- de medewerkers – die afkomstig zijn van ten gerelateerd werken is gebaseerd. Het seren en ondersteunen. Dat houdt in dat verschillende gefuseerde waterschappen – is toch jammer om alle energie en geld te we met elkaar in gesprek gaan, concepten WEEKBLAD FACILITAIR 19

Achtergrond Foto: HLP De kastruimte is teruggebracht van 1400 naar 550 vierkante meter. Landschap Bij het ontwerp speelt ook de omgeving een belangrijke rol. Op de plek waar voorheen het oude hoofdkantoor stond, is nu een groenvoorziening met veel waterpartijen ingericht die overigens ongemerkt overloopt in het aangrenzende park. Het terrein, maar liefst 3,5 hectare groot, is bovendien multi- functioneel. Hier wordt het regenwater opgevangen. Voor de inrichting is veel materiaal uit de streek gebruikt zoals oersteen en inheemse planten en kruiden. Bij mooi weer worden de picknicktafels gebruikt voor informeel werkoverleg of de lunch. Maar in het parkje wordt vooral gerecreëerd, ook door mensen van buiten. ‘We hebben als waterschap een maatschappelijke functie. Daarom hebben we gekozen voor een open- bare voorziening. Niet alleen onze medewerkers kunnen hier sparren, eten of wandelen tijdens de lunchpauze, ook de mensen uit de buurt. Dat is gelukt. Mensen komen hier joggen of wandelen met de hond. Laatst zag ik een groepje ﬁetsers stoppen om op onze Leo van de Vorst (l), adviseur bij Proven Workspace en Hans de Wit, manager Facilitaire Zaken bankjes ko e te drinken.’ Waterschap Rijn en IJssel. Toekomst aanpassen op details, elkaar aanspreken op kan worden ontvangen. ‘Nu moeten we De Wit legt uit dat er ook is nagedacht over verantwoordelijkheden en zorgen dat men- met ons bezoek over de afdelingen lopen de toekomst van het gebouw. Het nieuwe sen hun gedrag aanpassen, desnoods met op zoek naar een geschikte plek. Dat komt kantoor is op de groei gebouwd. Momen- zachte dwang. Ik weet dat de verandering niet professioneel over. Ook de afvalbak- teel staat de bovenste verdieping groten- tijd kost. Dat zag je ook met digitaal werken die we op centrale plekken hebben ge- deels leeg. Het is maar tijdelijk want het ken. In het begin was er weerstand. Nu ko- zet, worden te weinig gebruikt. We wilden is de bedoeling dat hier het ingehuurde men medewerkers zelf met ideeën’, merkt beweging stimuleren, maar dat werkt niet personeel wordt ondergebracht dat gaat De Wit op. Acht maanden na de verhuizing in de praktijk. Verder is duidelijk geworden werken aan een tijdelijk project. ‘Met ons wordt duidelijk waar in het gebouw nog dat onze printers niet zijn berekend op het gebouw kun je alle kanten op. De politiek aanpassingen nodig zijn. Dat geldt bijvoor- nieuwe printgedrag. Schijnbaar hebben staat niet stil. We houden altijd rekening beeld ten aanzien van het binnenklimaat. medewerkers de neiging om dingen uit te met nieuwe fusierondes in het kader van Op sommige plekken is zonwering nodig printen en niet op te halen. Er liggen nu bezuinigingen. Daarom wilden we een ge- tegen de laagstaande zon. Dat is volgens stapels papier. Maar daar komt binnenkort bouw neerzetten waar je enerzijds ﬂexibel De Wit geen gemakkelijke opgave omdat een eind aan als we overstappen op een fol- mee om kunt gaan, maar ook een gebouw het materiaal geen afbreuk mag doen aan low-me systeem’, aldus de manager Facili- waar je gemakkelijk afscheid van kunt ne- het transparante ontwerp van het gebouw. taire Zaken. In het nieuwe gebouw is het men. Een gebouw dat ook geschikt is voor Verder moet de temperatuur nog worden terugdringen van het papiergebruik een andere gebruikers dan het waterschap. Die ingeregeld. ‘Om het gebouw te verwar- van de doelstellingen. Van de Vorst vertelt extra vierkante meters die nodig waren men en te koelen maken we gebruik van over hoe voor de verhuizing meters papier voor het ontwerp hebben we geaccepteerd warmte- koude/opslag en betonkernactive- zijn weggegooid. Overbodige stukken zo- vanuit de gedachte dat we de extra ruimte ring. Het systeem moet per seizoen wor- als documenten uit persoonlijke archieven altijd kunnen verhuren aan externe part- den afgesteld. Daarvoor hebben we een die ook al lagen opgeslagen in het centrale ners. Daarom is het gebouw ook voorbereid jaar uitgetrokken.’ Er is behoefte aan ex- archief. Het inkrimpen was nodig omdat op zaken als toegangscontrole.’ tra overlegruimtes waar eventueel bezoek het nieuwe archief aanzienlijk kleiner is. 20 WEEKBLAD FACILITAIR

Artikel Weekblad Facilitair

by Proven Workspace

Accessibility

Categories

Upload Details

Usage Rights

2 Embeds 40

Statistics