1. Exposé du 26/05/2011
AWT www.awt.be
La facturation (et l’archivage)
Électronique
Le point sur la situation légale en Belgique
Exposé de Damien JACOB,
Agence Wallonne des Télécommunications
Au salon DematTech à Alençon (www.demat-tech.com)
Dernière version disponible sur http://www.slideshare.net/prospectic 1
2. Plan de l’exposé
1. Pourquoi ?
2. Cadre juridique
AWT www.awt.be
3. Conditions à respecter :
pour la facturation électronique
pour l’archivage électronique
4. Faut-il passer la facturation électronique ?
• Avantages / inconvénients
• Solutions sur le marché
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3. Pourquoi ?
1) Intérêt financier (1 à 2%) :
Division au moins par 2 du coût du traitement
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des factures (sortantes, mais surtout entrantes car
coût important de l’opération de ‘rapprochement
commande / facture’)
Contestations mieux gérées
la chaîne envoi – réception peut être
sensiblement accélérée et fiabilisée =>
recouvrement plus rapide, et donc économies en
trésorerie.
2) Impact écologique
moins de transport physique de documents,
moins de papier : estimation de 15 000 tonnes
/ an en Belgique.
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4. Cadre juridique de la facturation électron.
1) Au niveau européen
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• Directive du Conseil 2001/115/CE du
20/12/2001
• Directive du Conseil 2006/112/CE du
28/11/2006 (refonte complète de la
6ème directive)
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5. Cadre juridique de la facturation électron.
2) Au niveau belge :
• Article 53octies, 1er du Code de la TVA
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qui permet la délivrance de la facture
sous forme de transmission de données
• Arrêté d’application : article 1er, 2 de
l’arrêté royal n 1
Spécifiquement pour l’archivage :
• Articles 60 (et 61) du Code de la TVA
• Circulaire AFER n°16/2008 du 13 mai
2008
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6. Cadre juridique de la facturation électron.
Evolutions :
1) Au niveau belge, depuis le
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1/1/2010:
Assouplissement des conditions de
reconnaissance de la facture :
suppression de l’obligation d’utiliser une
méthode de certification préalablement
reconnue
…mais toujours pas d’équivalence
totale entre les 2 formats
2) Conseil de l’Union Européen (EcoFin
du 16/3/2010 )
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7. Plan de l’exposé
1. Pourquoi ?
2. Cadre juridique
AWT www.awt.be
3. Conditions à respecter :
pour la facturation électronique
pour l’archivage électronique
4. Faut-il passer la facturation électronique ?
• Avantages / inconvénients
• Solutions sur le marché
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8. Facturation électronique
5 conditions à respecter
Sur le plan fiscal, 5 conditions à réunir pour ne
maintenir que le circuit électronique
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(émission / réception :
1. Accord préalable du preneur
2. Garantir l’authenticité et l’intégrité du contenu
3. Respect des mentions obligatoires (ex: détail
des prestations)
4. Archivage électronique obligatoire (une
impression papier ne sera pas considérée
comme un original)
5. La facture doit être délivrée
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9. Facturation électronique
5 conditions à respecter
1) Accord préalable du preneur
• D’application partout en Europe ( Directive
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Européenne )
• Principe du libre choix. Une partie ne peut
obliger l’autre à dématérialiser le flux de
facturation (et donc à archiver
électroniquement. CF condition n°4 à ne pas
prendre à la légère)
• Cet accord doit être démontré accord écrit
recommandé (peut être sur une plate-forme en
ligne)
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10. Facturation électronique
5 conditions à respecter
2) Garantir l’authenticité et l’intégrité du
contenu
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• Pas une obligation pour la facture papier !
méfiance des administrations fiscales
• Jusqu’en 2009, 3 méthodes de certification
étaient admises. Depuis le 1er janvier 2010,
l’usage d’une de ces méthodes n’est plus
obligatoire. Libéralisation
• Il n’est donc pas indispensable de faire agréer
préalablement sa méthode. Par contre, en cas
de contrôle par l’administration, il sera
nécessaire de démontrer ces garanties.
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11. Facturation électronique
5 Conditions à respecter
2) Garantir l’authenticité et l’intégrité du
contenu
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Que faut-il démontrer ?
• d’une part, il faut être certain que la facture
reçue par l’acheteur provient réellement du
fournisseur (authenticité de l’origine)
• d’autre part, il faut que l’acheteur et le
fournisseur soient assurés que la facture
originale n’a pas été modifiée.
REM: Techniquement, un simple document au
format .pdf de base (non signé et crypté) ne
présente pas ces caractéristiques.
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12. Facturation électronique
5 conditions à respecter
2) Garantir l’authenticité et l’intégrité du
contenu
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Précisions apportées par le SPF Finances en janvier:
1. Pour juger de ces garanties, le SPF se basera
sur un ensemble d’éléments, notamment :
un virement ou autre paiement bancaire (pas de
garantie en cas de paiement cash de la facture)
Un contrat
Un bon de commande ou de livraison
2. Obligation en cas de facturation intra-groupe :
l’horodatage(« timestamp ») des factures.
3. Une note de crédit est tolérée au format papier,
même si la facture est électronique (si l’accord
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le prévoit).
13. Facturation électronique
5 conditions à respecter
3) Respect des mentions obligatoires
Mêmes obligations que pour les factures papier :
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• Facture conforme à l’article 5 de l’arrêté royal
n°1
• Autres mentions obligatoires (régime de la marge
bénéficiaire, régime de la franchise,…)
• Respect des délais légaux de délivrance
Remarque :
Si certaines de ces mentions (telles que le détail des
prestations) ne figurent pas dans la facture, qui se
contente par exemple de faire référence à un devis, les
annexes à cette facture (ex : devis, contrat,..) en font
partie intégrante .
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14. Facturation électronique
5 conditions à respecter
4) Archivage électronique obligatoire
Une facture électronique doit obligatoirement
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être archivée électroniquement, de façon
valable d’un point de vue fiscal, contrairement à
une facture papier qui peut être archivée dans
son état originel ou sous forme électronique.
Une impression papier de ce document
dématérialisé ne sera donc pas considérée
comme un original
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15. Facturation électronique
5 conditions à respecter
5) Toute facture doit être « délivrée »
Le fournisseur peut l’envoyer électroniquement,
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mais peut également la mettre à disposition sur
une plateforme en ligne, à condition:
1. qu’il laisse un temps raisonnable pour la
télécharger (que l’Administration estime à
minimum 2 mois)
2. et que la facture soit effectivement délivrée
au terme de ce délai si elle n’a pas été
téléchargée (cette obligation ne s’applique
qu’en BtoB).
REM: il s’agit d’une interprétation de l’Administration.
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16. Archivage électronique
4 conditions à respecter
Sur le plan fiscal, 4 conditions à réunir :
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1. Durée d’archivage
• Les fichiers informatiques doivent être stockés
pendant une période minimale de 7 ans à
dater du 1er janvier qui suit la date de facture (15
ans pour les factures relatives à des investissements
immeubles neufs et pour les tableaux de biens d’amortiss.).
• La législation en matière de TVA exige en outre la
conservation de toutes les pièces susceptibles de
permettre la détermination des activités
imposables (bons de commande, contrats, documents de
transport, ... )
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17. Archivage électronique
4 conditions à respecter
2. Garanties d’authenticité et d’intégralité
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Ces garanties d’authenticité de l’origine de la
facture et d’intégralité du contenu doivent être
maintenues pendant cette durée pour que la
facture puisse bien être considérée comme un
original.
! Toutes les données électroniques permettant
de s’assurer du maintien de ces garanties
doivent également être archivées dans leur
état jusqu’au terme de la durée légale de
conservation. Imprimer ces données est
inutile;
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18. Archivage électronique
4 conditions à respecter
3. Lisibilité pendant cette durée
Cette obligation n’est pas forcément aisée à
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respecter compte tenu de l’obsolescence rapide
des solutions informatiques ;
4. Localisation de l’archivage
La conservation en dehors de l’UE n’est pas
autorisée.
Les fichiers peuvent par contre être conservés dans un
autre Etat membre que la Belgique, à condition que :
un accès en ligne des données soit possible ;
l’administration en ait été préalablement informée.
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19. Archivage électronique
Précisions
Un Archivage mixte est-il possible ?
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Oui. Mais même si les 2 modes d’archivage
coexistent, une même facture ne peut être
archivée que sous une seule forme (2 archivages
complets ne peuvent donc être effectués en parallèle).
• Pratiquement: un journal différent sera établi
pour la filière papier et pour la filière électronique
• Pour engendrer le maximum d’économie
(archivage et traitement), il est préférable d’opter
pour un archivage exclusivement sous forme
numérique, tant des factures sortantes
qu’entrantes, en scannant les factures papier de
façon conforme aux 4 conditions ci-dessus.
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20. Archivage électronique
Précisions
Un « faux » (du point de vue fiscal) archivage
mixte :
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• si l’entreprise, par facilité, scanne par un procédé
standard (non conforme) ses factures entrantes.
Cela peut présenter un intérêt pour faciliter par
exemple le processus d’approbation. Mais
l’entreprise doit maintenir un archivage papier de
l’original, qui est le seul document qui sera pris
en considération au niveau de la réglementation
TVA.
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21. Que risque t-on ?
2 sanctions possibles :
1. le droit à déduction de la TVA pour le
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client peut être refusé s’il ne peut être
montré notamment que les garanties
d’authenticité et d’intégrité sont rencontrées.
En pratique, il y a lieu d’être particulièrement attentif à
la conformité d’un point de vue fiscal de factures
dématérialisées d’un montant élevé et/ou portant sur
des biens d’investissement.
2. + amende administrative, tant au client qu’au
vendeur (double du montant de la TVA due, avec un
minimum de 50€ par document. Heureusement
rarement appliquée).
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22. Que risque t-on ?
• L’Administration de la TVA considère que c’est
l’assujetti qui doit démontrer que la facture est
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originale.
• L’essentiel du risque « fiscal » pèse sur le
client (refus du droit de déduction)
REMARQUE IMPORTANTE :
en droit commercial ou civil, même si ces
conditions ne sont pas respectées, une facture
peut très bien être considérée par le juge comme
un document recevable (comme mode de preuve, pour
affirmer par exemple l’existence d’une créance ou pour
obtenir un crédit).
Cependant, le respect de ces conditions renforce
bien entendu la recevabilité des documents.
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23. Quid de la facture .pdf standard ?
• Un fournisseur peut très bien chercher à
accélérer la transmission de l’information au
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client en transmettant par e-mail une facture.
• Si le fichier ne présente pas les garanties
d’authenticité et d’intégrité (le cas par exemple
d’un fichier .PDF standard), il s’agira toutefois
d’une dématérialisation dite « simple » et non
d’une « dématérialisation fiscale ». Le fichier est
considéré comme une copie d’un original que le
fournisseur est censé avoir transmis sous format
papier au client.
• Dès lors pour éviter toute contestation du droit à
déduction, le client a tout intérêt à exiger de son
fournisseur l’original papier, qu’il archivera.
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24. Quid en BtoC ?
• Aucun texte ne prévoit un régime différent et
donc seules des factures électroniques respectant
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les conditions ci-dessus sont en principe valables.
• Mais seuls les assujettis encourent un risque réel
en cas de non-respect de la réglementation.
• Aussi, les 2 parties peuvent donc convenir de
pratiquer la dématérialisation dite « simple ».
L’Administration de la TVA considérera toutefois qu’il n’y
a pas eu de facturation électronique, mais juste une
délivrance d’une copie par e-mail d’un original papier.
• Dès lors, à tout moment, le client peut exiger de
recevoir l’original sous forme papier.
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25. Plan de l’exposé
1. Pourquoi ?
2. Cadre juridique
AWT www.awt.be
3. Conditions à respecter :
pour la facturation électronique
pour l’archivage électronique
4. Faut-il passer la facturation électronique ?
• Avantages / inconvénients
• Solutions sur le marché
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26. Faut-il passer à la facturation électronique ?
Freins et difficultés :
• résistance au changement :
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• L’attitude exagérément prudente des fiscalistes et
de l’administration de la TVA qui ne méfient
beaucoup moins d’un document papier;
• Les fournisseurs de solutions de signatures
électroniques ont déployé beaucoup d’énergie au
niveau du développement technologique mais
très peu pour proposer des solutions conviviales
et universelles. Tentatives d’imposer sa solution.
• Aucune harmonisation internationale significative
pour l’instant, tant sur le plan technique que
réglementaire . Pas de solution opérationnelle
pour l’instant dans l’ensemble des pays
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européens.
27. Faut-il passer à la facturation électronique ?
Le contexte le plus favorable :
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• Un logiciel comptable capable de gérer des
factures électroniques;
• Affaires régulières avec quelques gros
fournisseurs ou donneurs d'ordre qui sont déjà en
mesure de réceptionner des factures
électroniques (et sont parfois prêts à accepter
d'honorer plus rapidement de telles factures)
• et/ou fort volume de factures nationales en
BtoB
Ex: plusieurs factures par mois à de mêmes
clients). 27
28. Faut-il passer à la facturation électronique ?
1) Pour un émetteur important de factures :
• Economies non négligeables
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privilégier l’approche « win-win » avec l’autre partie
2) Pour la PME qui émet un faible volume :
• Pas forcément. Attention : accepter ne fut-ce
qu’une facture électronique entrante a pour
conséquence de devoir mettre en place un
système d’archivage électronique conforme.
• Heureusement de plus en plus de solutions sur le
marché, y compris en ligne.
• Mais attention à l’interopérabilité des solutions et
aux régimes de reconnaissance différents selon
les pays (+/- de souplesse) 28
29. Faut-il passer à la facturation électronique ?
• Tenir compte du risque de pression de certains
grands fournisseurs / clients
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• à l’instar des chèques bancaires, les factures sous
format papier seront vraisemblablement
inéluctablement amenées à disparaître
• Les avantages significatifs ne surgiront qu’en cas
de dématérialisation fiscale et en automatisant la
circulation du document
Intégration avec le logiciel comptable
éviter les ré-encodage de données
mise en regard de la facture avec l’extrait
de compte
gain de temps pour le service
comptable 29
30. Evolutions
DIRECTIVE 2010/45/UE DU CONSEIL
du 13 juillet 2010 modifiant la directive
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2006/112/CE relative au système commun de
taxe sur la valeur ajoutée en ce qui concerne les
règles de facturation
• les règles à respecter seront celles applicables dans l’État
membre dans lequel la livraison des biens ou la
prestation de services est réputée être effectuée (sauf
quelques exceptions)
• liberté de choix de la méthode technique de transmission
si garantie d’authenticité, d’intégrité et de lisibilité
• Suppression des obstacles juridiques à la transmission et
au stockage des factures électroniques mêmes
conditions que pour le papier.
• Directive à transposer en droit national avant fin 2012
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31. Principaux acteurs
1. Certipost (www.certipost.be).
2. Isabel (www.isabel.be)
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3. Babelway (www.babelway.com)
4. Ekyona (www.ekyona.com)
5. The IDCompany (www.eidcompany.be)
6. Cediti (www.cediti.be)
… et les fournisseurs de logiciels
comptables qui intègrent ces solutions
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33. S’informer
Des sites Internet :
• www.awt.be
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• Une soixantaine d’articles par an
• Des dossiers détaillés (ex: paiement, choix d’un
fournisseur,…)
• Des témoignages de PME
• www.charte-etic.be (base de données de fournisseurs
TIC signataires de la Charte ‘eTIC’)
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34. S’informer
Des organisations :
• Les Centres de compétences en TIC : services de
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formation et d’accompagnement de Technofutur
(Charleroi), Technocité (Mons), Technobel (Ciney),
Technifutur (Liège)
• Le club « e-business » de l’AWT : échange
d’expériences entre pairs (www.awt.be/entreprenautes)
• Les organismes d’animation économique
(ex: CCI,…)
Des experts et des aides :
• Les 50 consultants agréés en e-Business
(RENTIC)
• Les aides financières en e-business de la RW
(http://ebusiness.awt.be)
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36. Des questions, remarques, suggestions ?
AWT www.awt.be
Coordonnées de contact :
– E-mail: damien.jacob@awt.be
– Tel dir. : 081/77.80.65
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37. Des questions ?
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Coordonnées de contact :
• Claude Houet, premier attaché des Finances
AFER – SERVICES CENTRAUX
• 02/577.99.12
claude.houet@minfin.fed.be
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