Cours Veille en TIC - Encadrement de l'usage des TIC

Encadrement de l’usage nomade des TIC en entreprise Quelques pistes pour que les avantages l’emportent sur les inconvénients Exposé de Damien Jacob – mars 2011 HEC Liège – Master en Ingéniorat de gestion

« Always-on » Internet
Opportunités
Up-to-date : toujours la version la plus à jour
Accès à l’information en permanence (y compris en clientèle)
Productivité (temps morts exploités. Ex: déplacements)
Réactivité rapide
Localisation des collaborateurs
Menaces
Risque de décision hâtive, insuffisamment réfléchie
Sécurité des données (  Perte / vol de l’appareil)
Productivité : Usage privé abusif (perte de temps et d’argent)
Coupure volontaire de l’appareil

3 points à surveiller
Le coût global
La sécurité
La productivité

Attention à 1) l’investissement
Coût matériel
Coût de formation
Coût abonnement + communications
Roaming !
Coût maintenance, gestion du parc, assurance
… Coût fuite (perte / vol) de données
Coût matériel < 1/3 des coûts totaux

Attention à 2) la sécurité
Risques :
Perte,
Vol
Espionnage – piratage informatique ou « social »
Données stockées sur l’appareil (comme clé USB)
Carnet d’adresses
Agenda
Tableurs
Accès à l’e-mail ; phishing
Accès à l’Intranet de l’entreprise
Outre l’impact économique, attention en particulier au détournement d’identité  responsabilité civile de l’entreprise

Attention à 3) la productivité
Opportunités :
Accès en permanence à une info à jour (en clientèle…)
Temps « morts » exploités (ex: déplacements)
Possibilité d’effectuer sans délais des « obligations » tant professionnelles que privées
« Sérendipité » ; auto-formation; motivation
Risques :
Temps libéré… pour quoi faire ? Attention à la précipitation.
Perte de temps excessive (beaucoup plus qu’une pause cigarette ?!)
… mais les pauses sont nécessaires !

Que faire au niveau du management ?
Attitude positive
Sinon risque de faible utilisation, voire de coupure volontaire de l’appareil
Encourager / diffuser les bonnes pratiques respectueuses d’un bon équilibre vie privée / vie professionnelle.
Mais néanmoins encadrer l’usage de ces outils pour les 3 raisons susmentionnées

Peut-on contrôler ?
Convention collective de travail n°81 (2002)
Oui, mais 3 conditions à remplir :
Principe de finalité
Principe de transparence :
Principe de proportionnalité

Peut-on contrôler ?
Principe de finalité
Prévention de faits illicites, diffamatoires, contraires aux bonnes mœurs ou susceptibles de porter atteinte à la dignité d’autrui
Protection des intérêts économiques, commerciaux et financiers
Sécurité et bon fonctionnement de systèmes informatiques
Respect du règlement interne d’utilisation (ex: interdiction fichiers vidéos)
Principe de transparence :
aucune surveillance secrète n’est autorisée.
Information collective ET individuelle :
politique et finalité,
conservation des données,
caractère permanent ?,
règlement éventuel,
sanctions ?.
Principe de proportionnalité :
contrôle adéquat et pertinent. Non excessif: Uniquement les données nécessaires. Ingérence vie privée réduite au minimum

Que contrôler ?
Installation : OUI
Usage (statistiques, coût, type de contenus): Attention ! (pas d’individualisation sans avoir préalablement averti; voir diapositives suivantes)
Contenu : NON !!! (pour un e-mail : accord requis des 2 parties !), mais peut être admis si état de nécessité critique, avec risque de disparition de preuve. Accord travailleur préférable.
Localisation : Si accord travailleur

Comment contrôler ?
Usage :
Interdiction dans un premier temps de traiter des informations rattachables à une personne
L’employeur ne pourra dépasser le stade de données anonymes, repérer une personne et l’interpeller qu’en cas d’anomalie constatée , s’il y a récidive malgré sonnette d’alarme collective (REM: 3 exceptions)

Sanctionnable ?
Sanctions disciplinaires prévues dans le règlement de travail
Licenciement
Poursuite en justice
Attention à la preuve :
Est-ce exact ?  falsification d’identité possible
la preuve récoltée est-elle bien recevable en justice ?!!
Si finalité « application du règlement » : le travailleur doit être invité à un entretien préalable afin de pouvoir s’expliquer. Peut être assisté.

Bonnes pratiques (1/3)
Etablir une charte avec
Une partie règlement :
modalités d’utilisation,
restrictions, interdictions, usages non acceptés (ex: engagement financiers au-delà de …, souscrire à une newsletter non professionnelle, tenir des propos menaçants, diffuser des rumeurs,…)
Consignes d’usage (ex: activer un message automatique de réponse en cas d’absence) et d’archivage; politique utilisation de mots de passe
Modalités encadrant l’usage privé (ex: retrait de la signature automatique et indication « privé » + modalité archivage; autre adresse e-mail / Webmail; limitation à des périodes de pause; archivage dans un répertoire bien identifié) p.ex.
Modalités encadrant l’usage des autres outils : messagerie instantanée; publication de données ou d’opinions, profils sur réseaux sociaux,…

Une partie « surveillance »:
Politique et finalités poursuivies
Caractère permanent ou non ? Droit et devoir du personnel chargé de surveiller au nom de l’employeur
Conservation des données personnelles (+ lieu et durée)
Sanctions selon les finalités poursuivies
Rappeler explicitement la faculté de pouvoir prendre connaissance (y compris du contenu) des e-mails non indiqués « personnels » en cas d’absence + disposition en cas de départ
A faire adopter (pas obligatoire pour le 2 e partie) et à annexer au contrat de travail

PC libre d’accès à la cafétéria (  tous les e-mails sur les autres PC peuvent être réputés « professionnels »)
Signature automatique + disclaimer (avec politique d’engagement et rappel confidentialité par défaut du message; existence d’une surveillance et d’un archivage centralisé,…) Surveillance sécurité => statistique messagerie électronique et filtres spam, e-mails volumineux…
Publier aux valves / Intranet les 20 sites les plus consultés
Et surtout motiver ses collaborateurs et suivre régulièrement leur travail (objectifs,…)

Partie 2 les opportunités et les menaces liés à l'utilisation professionnelle des technologies de communication mobile (géolocalisation,...)

Dossier complet
LIRE : http://www.retis.be/usage-email.html

http://www.retis.be	270
http://mastertic.blogspot.com	162
http://www.campusvirtuel.be	21
http://mastertic.blogspot.fr	5

Cours Veille en TIC - Encadrement de l'usage des TIC

by E-economie - Université de Liège, Haute Ecole Léon Eli Troclet on Mar 18, 2011

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