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prosigma Software Development GmbH Digitaler Eingangsrechnungsworkflow und revisionssicheres Archiv für Eingangs- und Ausgangsrechnungen mit voller Integration in SAP®

prosigma Software Development GmbH Digitaler Eingangsrechnungsworkflow und revisionssicheres Archiv für Eingangs- und Ausgangsrechnungen mit voller Integration in SAP®

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  • 1. prosigma Software Development GmbH Digitaler Eingangsrechnungsworkflow und revisionssicheres Archiv für Eingangs- und Ausgangsrechnungen mit voller Integration in SAP®Dipl. Ing. Walter SiebererLeonding, 31.10.2011
  • 2. prosigma Software Development GmbH Spezialist für Software-Entwicklung und –Vertrieb im Bereich Dokumentenmanagement, Workflow, Archivierung und Versicherungsanwendungen Sitz in Leonding/OÖ, österr. Eigentümer 23 Mitarbeiter Kernprodukt profiler für Dokumentenmanagement, Workflow und Archivierung Softwarelösung proagent für den Versicherungs- bereich (mit mehr als 500 Installationen Nr. 2 in Ö)
  • 3. Reform-Werke REFORM-WERKE Bauer & Co Gesellschaft m.b.H. Spezialist in der Berglandtechnik, im Sämaschinenbau und in der Kommunaltechnik Familienunternehmen in Wels mit Tochterunternehmen Agromont AG in der CH Mitarbeiter: ca. 400 Exportanteil: 70 % wichtigste Exportländer: Schweiz, Italien, Frankreich, Deutschland, Niederlande, Skandinavien
  • 4. Dokumentenmanagement Revisionssichere Dokumentenablage für Dokumente hoher Qualität (Rechnungen, Kassenbelege, ...) + erfüllt die Bestimmungen der entsprechenden Paragraphen in der BAO, im UGB, im DSG und die des UStG + auch für elektronisch signierte Rechnungen Automatische UID-Prüfung und deren revisionssichere Ablage + für Ausgangsrechnungen verschärft seit Juli 2011!!!! + empfohlen mind. 1x jährlich für Lieferanten + wird in profiler als Anhang zur Rechnung abgelegt EIN Archiv für ALLE Dokumente! Keine unterschiedliche Behandlung von digitalen Rechnungen oder Papierbelegen
  • 5. Dokumentenmanagement Die Einlieferung in das Archiv erfolgt über unterschiedlichen Medien Egal, ob Dokumente mit Papier, Email oder anderen elektronische Formaten eingeliefert werden: ab Posteingang gilt für gleiche Dokumenttypen derselbe Workflow!  kein Mehrfachaufwand durch multiple Parallelprozesse Integrierter Scan-Client mit OCR und Formularerkennung für PDF und TIFF-Formate für + automatische Felderkennung von Rechnungen + Freitexterkennung mit Lösungen der Marktführer Verarbeitung von beliebigen Dokumentenformaten
  • 6. Dokumentenmanagement Unterschiedlichste Suchmöglichkeiten + Volltextsuche durch OCR-Verarbeitung aller Dokumente + Suche nach Kategorien, Arbeitsvorräten, Akten, Hierarchien, Stempel, … + Schnellsuche mit Suchprofilen + heuristische Suche Versionierung mit Checkin / Checkout Funktionen vollständige Protokollierung aller Veränderungen und Bearbeitungen in der Dokumenten-History hochskalierbares Dokumentenmanagement + Installationen mit bis zu 1 Mrd. Transaktionen / Jahr + basiert auf modernster Softwaretechnologie
  • 7. Dokumentenmanagement Benutzung des Archives kann zeit- und ortsunabhängig erfolgen! + Webinterface für Benutzer – keine Clientinstallation! + iPad® und Android® apps Microsoft® Office Add Ins / Email-, Office- und Fax- Integration Integration in SAP®, Microsoft Dynamics AX/NAV® und andere ERP-Systeme Mandantenfähigkeit mit Single-Sign-On Funktion Doku-Funktion auf Dokumentebene und Notizen + speziell für Protokollierung von Probleme zur Rechnung Workflows mit digitalen Stempeln
  • 8. Was ist heute Stand der Technik? Frühes Scannen oder Erhalt von elektronischen Rechnungen automatische Workflowsteuerung, welche auf unterschiedlichste Art ausgelöst werden kann automatische UID-Nummern-Prüfung und revisionssichere Ablage der Prüfprotokolle (auch von Signaturprüfungen) modernste Workflows basierend auf BPMN 2.0 Standard Offene Web-Service-Schnittstellen für Integration von Drittsystemen (ERP, CRM, Office, …) Unabhängigkeit von Hardware, Betriebssystem und Datenbank! Unterstützung unterschiedlichster Systeme (MS- SQL® , ORACLE®, ...) Single Instance Speicherung von Dokumenten (spez. Emails) Verwendung auch als Software as a Service mit „pay per use“ und entsprechendem SLA
  • 9. Nutzen von Frühem Scannen Dokumente aller Art sind nur EINMAL hochsicher abgelegt und werden nur mehr in elektronischer Form durch Workflows den Bearbeitern mit Vorgangsbeschreibung angezeigt Papierdokumente stehen damit digital zeitgleich und zielgerichtet zur Verfügung simultaner Zugriff mehrerer Personen auf ein und dasselbe Dokument (z.B. parallele Freigabe und Buchungsvorerfassung) direkte digitale Belegzuordnung ohne umständliche Barcodes, weil die Dokumente an der Unternehmensgrenze sofort digitalisiert und verknüpft werden Rechnungsfreigabe transparent und nachvollziehbar Mobilitätserweiterung ohne zusätzliche ERP-Lizenzen durch Zugriff mittels Webbrowser oder mobilem Endgerät B2B-Anbindung für Teamwork mit Kunden und Lieferanten
  • 10. Prozess-Ablauf Papier-Dokumente werden gescannt - Stapelscan mit profiler eigenem Scan-Client und OCR-Modul - Anbindungen an Multifunktionsgeräte Digitale Dokumente werden direkt eingelesen - einzeln oder automatisiert (z.B. Mailbox, FTP oder Fileshare) Automatische Beschlagwortung von lesbaren Informationen - Datum, Kundenbezeichnung, Rechnungsnummer, Betrag, KST, … Ergänzende manuelle Datenerfassung - wahlweise in profiler oder in SAP - Indexfelder für Dokumententypen sind flexibel erweiterbar Start des automatisierten Workflows nach Posteingang profiler steuert anhand der Dokumententypen die unterschiedlichen Workflows Prüfung und Freigabe von Dokumenten erfolgt vollständig webbasiert optionale Benachrichtigung per E-Mail
  • 11. SAP Integration Alle Eingangsrechnungen mit Datum, Werten, Genehmigern, Zahlungskonditionen, etc. auf einen Blick! Auswahl nach Rechnungen mit oder ohne Bestellbezug - automatisch wird auch die richtige SAP-Transaktion zum Verbuchen geöffnet (z.B. MIRO, MIR7, FB60, FV60, …) Automatisches Durchbuchen durch Vorprüfung möglich Massenbuchungsfunktion! Transparente Workflow-Kontrolle im SAP-Cockpit erleichtert Kommunikation, warum der betreffende Genehmiger (noch) keine Aktion gesetzt hat (Freigabe, Ablehnung, Weiterleitung, etc.) Rechnungs-Freigabe-Workflow auch ohne SAP-Lizenz zeit- und ortsunabhängig (reine WEB-Technologie – spez. für Management) Cockpit auch für andere Belege wie Lieferscheine nutzbar Unterstützung der SAP® Archivelink-Schnittstelle – direkte Ansicht der Belege aus SAP
  • 12. SAP Beleg Cockpit – Einstieg
  • 13. Auswählen der zu bearbeitenden Rechnungen
  • 14. Rechnungenliste in SAP bearbeiten
  • 15. Voreinstellungen erleichtern das Arbeiten
  • 16. Buchen vom elektronischen Abbild
  • 17. Vorerfassen – Massenbuchen - fertig!
  • 18. Buchen abgeschlossen
  • 19. Genehmigt mit Vermerk
  • 20. Buchen ohne Bestellbezug
  • 21. Ausgangsrechnungsarchiv
  • 22. Weitere Einsatzmöglichkeiten Belegmanagement für ordnungsgemäße Belegarchivierung + Marktführer in D stellt alle Kassenbelege online zur Verfügung „Der digitale Steuerberater“ filetresor.com Email-Archivierung Liegezeitenüberwachung Secure Data Room für M&A Mobiler Bau- und Servicetechniker …
  • 23. Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Wir freuen uns über Ihren Besuch bei uns im Ausstellerbereich für eine Online Demo!

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