PresentacióN Departamento de Modernización y administración electrónica

Propuesta para la acción Para las personas del departamento de modernización y administración electrónica

CONTENIDO

¿Quiénes somos?.

¿Qué hacemos?.

¿Qué objetivos tenemos sobre la organización?.

¿Qué objetivos tenemos sobre el departamento?.

¿Cómo vamos a cambiar?.

¿Qué nos vamos a encontrar?

¿Por qué tenemos que cambiar?

¿Quiénes somos? Área de Hacienda y Desarrollo Tecnológico Delegación de Hacienda y Recursos Humanos. Vicepresidenta 2ª Delegación de Desarrollo Nuevas Tecnologías y Cooperación al Desarrollo Departamento de cooperación al desarrollo Departamento de modernización y administración electrónica Eprinsa

¿Qué hacemos?

Planificar, gestionar y ejecutar los proyectos de modernización y administración electrónica de la Diputación.

Gestionar íntegramente el proyecto de Telecentros en la provincia de Córdoba.

Gestión técnica y administrativa del proyecto Guadalinfo y el convenio con el Consorcio Fernando de los Ríos.

Apoyar técnica y administrativamente la labor y relación de EPRINSA con la Diputación y los ayuntamientos.

Gestionar el Registro General de Entrada y Salida de documentos.

Atender las demandas de información de los ciudadanos de forma presencial, telefónica y a través de medios electrónicos.

¿Qué hacemos?

Proyectos de modernización en ejecución 2008-2009:

Gestión de cementerios Gestión de procesos de selección Contratación electrónica Casa ciudadana virtual Gestión del suministro de agua Gestión de subvenciones Portal del empleado Secretaría electrónica LOCALGIS carreteras y urbanismo Gestión integral de expedientes Análisis y mejora de los procesos de gestión. Acciones de formación y difusión sobre E-Administración. Gestión de contenidos en intranet y sitio web institucional Grupo de mejora de procedimientos municipales. Herramienta de notificación electrónica

¿Qué hacemos?

Proyectos de modernización previstos 2009-2010:

Desarrollo de un elemento TRAMITADOR. Desarrollo de un interface único de consulta: Sistema Integral de Atención al Ciudadano (SIAC). Desarrollo de un gestor de firmas (portafirmas). Desarrollo de un gestor de colas/turnos. Implantación de un servidor de aplicaciones en 72+6. Aytos. De la provincia. 72+6 Centros de digitalizaciónen Aytos. Y Diputación. 72+6 Puntos de información interactivos (kioscos) en Aytos. Y Diputación.

¿Qué hacemos?

Acciones de formación específica sobre nuevas aplicaciones Acciones de formación – difusión sobre administración electrónica Gestión del planeamiento urbanístico y registro de solares y edificaciones ruinosas con LOCALGIS (PGU). Red viaria territorial de servicios públicos e indicadores espaciales de Agenda21 (RVT). Implementación del modelo de factura electrónica y difusión del modelo entre proveedores de la Administración Local de Córdoba (FACT) Acciones de difusión sobre los elementos PGU y RVT Acción de difusión sobre facturación electrónica

¿Qué hacemos?

Consultoría técnica para el despliegue de la TDTL en el ámbito de la provincia de Córdoba. Oficina de Soporte al Plan Provincial de Despliegue del MOAD. Gestión de Juntas Arbitrales. Implantación centralizada del aplicativo de Gestión de Decretos de la Diputación de Cádiz en 5 Ayuntamientos de la provincia. Implementación del modelo de factura electrónica y difusión del modelo entre proveedores de la Administración Local de Córdoba (FACT) Proyecto de infoaccesibilidad en la publicación electrónica de la Diputación de Córdoba. FASE 2. - usabilidad y e-Administración. Implantación de BOPSEVILL@, adaptación y publicación del BOP Electrónico en la Diputación de Córdoba

¿Cuáles son nuestros objetivos sobre la organización?

Cambiar la forma de trabajar en los servicios y departamentos a través de los proyectos de modernización y administración electrónica.

Provocar un cambio de cultura en la organización y sus personas a través del uso de nuevas herramientas de información .

Mejorar los procedimientos de trabajo para orientarlos hacia la excelencia y la gestión electrónica integral.

¿Cuáles son nuestros objetivos sobre el Departamento?

O1 Mejorar nuestros procedimientos de trabajo para:

O1.1. Apoyar y permitir la gestión electrónica integral en los departamentos.

O1.2. Orientarlos con calidad hacia las necesidades de nuestros usuarios : Internos y externos.

¿Cuáles son nuestros objetivos sobre el Departamento?

O2 Adecuar la estructura organizativa del Departamento a sus objetivos.

O2.1. Adecuar las competencias profesionales de las personas a los objetivos.

O2.2. Dotación adecuada de personal al perfil de competencias del Departamento.

¿Cuáles son nuestros procedimientos?

Registro de entrada de documentos.

Registro de salida de documentos.

Registro de resoluciones.

Registro de Plicas

Mantenimiento del libro general de entrada.

Mantenimiento del libro general de salida.

Mantenimiento del libro de plicas.

Mantenimiento del libro de resoluciones.

Mantenimiento del tablón de anuncios.

Información al ciudadano

¿Cómo los vamos a mejorar?

1.- Registro de entrada de documentos.

Mejorando el proceso de entrada de documentos presencial y por correo.

Fomentando y apoyando técnicamente el uso del Registro electrónico como forma de entrada de documentos.

Creando (y manteniendo) una fuente única de terceros para toda la organización.

Identificando y utilizando para el vaciado de asuntos los procedimientos de cada unidad administrativa.

O1.1 O1.2 O1.1 O1.1 O1.2

1.- Registro de entrada de documentos (2)

Normalizando los documentos de entrada basados en “modelos de instancia”.

Mejorando documentalmente el vaciado de contenido de documentos registrados (eliminar abreviaturas, evitar el año, ajustarlo a los procedimientos,…)

Digitalizando masivamente documentos de entrada en formato papel.

Permitiendo a las unidades administrativas el acceso a la aplicación de registro en modo consulta de entradas dirigidas a ellas.

O1.2 O1.2 O1.1 O1.2 O1.1 O1.2

1.- Registro de entrada de documentos (3)

Conectando los procedimientos y sus aplicaciones de gestión con la aplicación de registro (tradicional y electrónico). Ejemplo: campamentos de verano y selección de personal.

O1.2 Campamentos de verano 2008 Campamentos de verano 2009 Inscripciones: 1.122 Web: 408 Inscripciones: 1.238 Web: 478

Proceso de entrada de documentos a mejorar

Proceso de entrada de documentos mejorado A eliminar

2.- Registro de salida de documentos.

Normalizando los documentos de salida para que incorporen información de calidad para facilitar el vaciado y su tratamiento físico.

Descentralizando en cada unidad administrativa de forma progresiva el registro de salida de documentos.

Impulsando y apoyando técnicamente el uso del Registro electrónico de salida para la notificación y envío de documentos.

O1.2 O1.1 O1.2 O1.2 O1.1

3.- Registro de resoluciones.

Utilizando la aplicación de Registro para gestionar la inserción de Decretos.

Digitalizando el original del Decreto insertado y adjuntándolo a su registro en la aplicación.

Utilizando una aplicación basada en firma electrónica para insertar los decretos directamente desde las unidades administrativas.

O1.2 O1.1 O1.1 O1.1

4.- Registro de Plicas

Apoyando el uso del Registro electrónico para la recogida de ofertas.

Haciendo responsables de la recogida de ofertas, en cualquier caso, a las unidades administrativas que contratan.

O1.2 O1.1 O1.2

5. Mantenimiento del libro general de entrada.

Generando de forma exclusiva el soporte electrónico del libro de entrada.

Haciendo circular exclusivamente esta versión entre los usuarios que legalmente deban tener acceso a los datos.

Permitiendo el acceso a los registros de entrada a a través de la aplicación, en modo consulta, a los usuarios que legalmente deban tener acceso a los datos.

O1.1 O1.1 O1.2 O1.1 O1.2

6. Mantenimiento del libro general de salida.

Generando de forma exclusiva el soporte electrónico del libro de salida.

Haciendo circular exclusivamente esta versión entre los usuarios que legalmente deban tener acceso a los datos.

Permitiendo el acceso a los registros de salida a través de la aplicación, en modo consulta, a los usuarios que legalmente deban tener acceso a los datos.

O1.1 O1.1 O1.2 O1.1 O1.2

7. Mantenimiento del libro de plicas.

Eliminando este procedimiento de nuestras competencias.

O1.2

8. Mantenimiento del libro de resoluciones.

Generando de forma exclusiva el soporte electrónico del libro de resoluciones.

Proporcionando acceso al formato electrónico del libro de resoluciones a los usuarios que lo necesiten, y legalmente puedan hacerlo, a través de la intranet corporativa.

Permitiendo el acceso a los usuarios que lo necesiten, y legalmente puedan hacerlo, a los registros insertados en la aplicación en modo consulta.

O1.1 O1.1 O1.2 O1.1 O1.2

9. Mantenimiento del tablón de anuncios.

Utilizando la aplicación informática RES para el control de inserciones en el tablón de anuncios.

Mejorando la aplicación RES para permitir controlar la caducidad de anuncios en el tablón.

Apoyando e impulsando técnicamente los procesos de notificación electrónica personales y a través del Tablón de anuncios electrónico.

Generando el adecuado soporte electrónico en la sede electrónica de la Diputación para soportar la comunicación en forma de Tablón.

O1.1 O1.1 O1.1 O1.2 O1.1 O1.2

10. Información y atención al ciudadano

Apoyando la labor de atención al ciudadano como trabajo integral de todas las personas que trabajamos en el Departamento.

Permitiendo y promoviendo la formación técnica de las personas del Departamento en la atención profesional al ciudadano.

Utilizando de forma adecuada nuevas herramientas para la provisión de información: INTRANET e INTERNET completamente renovados.

Haciendo responsables del mantenimiento de los apartados específicos en estos entornos a las unidades administrativas, como parte de sus propios procedimientos.

O1.2 O2.1 O1.2 O1.1 O1.2 O1.2

10. Información y atención al ciudadano (2)

Apoyando la incorporación de trámites electrónicos a través del Registro electrónico.

Incorporando información sobre los procedimientos y los servicios de la Diputación al sitio web corporativo para conformar un catálogo de procedimientos exhaustivo, útil para las labores de Registro y atención al ciudadano.

Poner en vigor con todas las consecuencias los convenios de ventanilla única firmados

Incorporar a los convenios sobre ventanilla única a todas los organismos autónomos de la Diputación y los ayuntamientos de la provincia.

O1.1 O1.2 O1.1 O1.2 O1.1 O1.2 O1.2

Mejorando la ubicación y organización física de las dependencias de atención al ciudadano y registro.

Implantando un sistema de consulta centralizado sobre todas las aplicaciones de gestión de la Diputación para facilitar la atención e información al ciudadano sobre procedimientos (SIAC).

Implantando un sistema de gestión de colas y turnos para la mejor atención de las personas de forma presencial.

Realizando labores de certificación para la obtención del certificado de firma electrónica.

O1.1 O1.1 O1.2 O1.1 O1.2 O1.1 O1.2

Promoviendo y apoyando la formación en las nuevas herramientas de consulta y gestión de la información de las personas del departamento.

Completando la plantilla técnica y administrativa del Departamento para poder cumplir con eficacia los objetivos de mejora.

O1.2 O2.1 O2.1

Lo que nos vamos a encontrar No me pagan para eso No creo que a los jefes les vaya a gustar Es demasiado ambicioso Siempre lo hemos así y no pasa nada Eso no es lo que quieren los ciudadanos No tenemos autoridad para eso Es muy caro Son cosas de políticos No tenemos tiempo para eso Eso es muy radical No funcionará Tampoco estamos tan mal Son cosas de un visionario Yo lo haría, pero… Otros ya lo intentaron Que lo haga el cobra No tenemos gente para eso aquí Ya no tengo ánimo Va contra la tradición Me queda ya poco tiempo aquí Nadie nos mandó hacerlo ¡Eso es imposible! Hay crisis, mejor esperar. No sabré hacerlo Mejor, no contar lo que sé. Me causa inseguridad La ley lo impide, Tampoco pasa nada si no se cambia Nunca pasará aquí Cuando lo intenté, me castigaron. Es frustrante intentarlo Esperemos a que alguien nos diga cómo Es desesperanzador No es el momento, debemos esperar. http://www.slideshare.net/jordigraells/innovacin-pblica-y-trabajo-colaborativo?type=powerpoint Hasta que no se vaya el secretario, no hay nada que hacer Eso aquí no es posible. No puede hacerse Lo haremos cuando haya consenso Que cambien ellos Son ellos los que no quieren cambiar

Lo que hará mejor nuestro trabajo