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Taller Facturación de Servicios de Transportación 2015
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Taller Facturación de Servicios de Transportación 2015

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  • 1. Derechos de Autor Reservados © Milca V. Martínez 2015 Taller Básico de Facturación Servicios de Transportación (Ambulancia) Prof. Milca V. Martínez
  • 2. Derechos de Autor Reservados © Milca V. Martínez 2015 Introducción • Este taller se creo con el objetivo de que los participantes se familiaricen con conocimientos básicos de facturación de servicios de transportación, mejor conocido como servicios de ambulancia; tanto terrestres, acuático, como aéreo. Además de conocer los modificadores de servicios de transportación y como seleccionar el apropiado.
  • 3. Derechos de Autor Reservados © Milca V. Martínez 2015 Facturación de Servicios de Transportación • Terrestre – POS (41) • Aérea – POS (42)
  • 4. Derechos de Autor Reservados © Milca V. Martínez 2015 Facturación de Servicios de Transportación Servicios de Emergencia – Se presta luego de un evento repentino de carácter médico que se manifieste por síntomas agudos que la ausencia de atención medica inmediata puede razonablemente poner en riesgo la salud de beneficiario. Mas si puede culminar en: • Tipo de disfunción seria de algún órgano o parte del cuerpo • Impedimento de funciones corporales
  • 5. Derechos de Autor Reservados © Milca V. Martínez 2015 Facturación de Servicios de Transportación Servicios No Emergencia – En Calendario o no Calendario • Determinante si esta confinado a la cama – Confinado a la Cama • Se tienen que cumplir tres (3) componentes: – Beneficiario no puede pararse de la cama sin asistencia – Beneficiario no puede caminar – Beneficiario no puede sentarse en una silla o silla de ruedas
  • 6. Derechos de Autor Reservados © Milca V. Martínez 2015 Facturación de Servicios de Transportación Servicios Programados de Antemano-No Emergencia – Por lo regular es un itinerario de transportación para el tratamiento de la condición de un paciente (Ej. Diálisis). • Requiere certificación medica • Los suplidores deben someter la certificación si se les solicita. • Aplica a servicios repetitivos y servicios de un solo viaje.
  • 7. Derechos de Autor Reservados © Milca V. Martínez 2015 Facturación de Servicios de Transportación Declaración de Muerte – La declaración de muerte de un apaciente se reconocer cuando se haga por una persona legalmente autorizada para esos fines en el estado donde ocurra la declaración. Luego de haber llamado la ambulancia, pero antes de que la misma llegue al lugar, se pagara por un servicio “BLS” si ya se había despachado ambulancia terrestre. – No se pagara millaje, ni ajuste por zona rural. – Luego de montarlo en la ambulancia, se pagara por transportación y millaje. Antes de llamar la ambulancia, no se cubrirá el servicio. – Se continua el uso del modificador QL.
  • 8. Derechos de Autor Reservados © Milca V. Martínez 2015 Facturación de Servicios de Transportación Millaje – Se paga aparte de la tarifa base para la transportación. – En distancias menores a una milla facture por una milla. – Se debe facturar en números enteros. – Las fracciones de una milla se deben redondear al numero entero mas alto. – Menos de una milla debe facturarse como una. – Entre el numero de millas en el encasillado 24G “days of units”
  • 9. Derechos de Autor Reservados © Milca V. Martínez 2015 Facturación de Servicios de Transportación • El pago se basa en la condición del paciente no en el vehículo utilizado. • El pago se basa en el punto de recogido del paciente. • Incremento en pago para servicios prestados en zonas rurales. • El “Zip Code” del punto de recogido determinara tanto el pago apropiado como cualquier ajuste por área rural y debe colocarse solo cinco dígitos. – Ej. 00637 (Sabana Grande). Colocar en el Encasillado #23. • CMS proveyó archivos electrónicos a los “MAC’s” donde se identifican las áreas rurales y las urbanas. • La factura se debe enviar en la CMS 1500 (08/05) y/o electrónicamente cumpliendo con el HIPAA 5010 y formato X12.
  • 10. Derechos de Autor Reservados © Milca V. Martínez 2015 Facturación de Servicios de Transportación • Se puede incluir en la misma reclamación mas de un servicio de transportación cuando todos los puntos de recogido (origen) estén en un mismo “Zip Code”. – Se consideran no procesables las reclamaciones con múltiples “Zip Codes” en el punto de recogido. • Habrá que someter reclamaciones separadas cuando el punto de recogido (origen) no este dentro de un mismo “Zip Code”. • Todas las reclamaciones tiene que tener un “Zip Code”.
  • 11. Derechos de Autor Reservados © Milca V. Martínez 2015 Facturación de Servicios de Transportación Situaciones Especiales • Multiples Pacientes: – Cuando se transporten multiples pacientes, someta la tarifa que usualmente reclama dividida en el numero de transportados. – Transportado Fallecido, luego de llamar a la ambulancia pero antes del arribo de esta. • Factura POS (41 o 42), utilice el –Mod QL • No se factura el A0425 (Millaje).
  • 12. Derechos de Autor Reservados © Milca V. Martínez 2015 Facturación de Servicios de Transportación Situaciones Especiales • Multiples Ambulancias: – Situación donde multiples unidades responden a una misma llamada. • Solo se pagara por los servicios de ambulancia al suplidor que los haya prestado.
  • 13. Derechos de Autor Reservados © Milca V. Martínez 2015 Códigos de Servicios de Transportación Códigos – A0425: Millaje - Ground Mileage – A0426: Advance life support non-emergence – A0427: Advance life support emergence transport – A0428: Basic life support, non emergency – A0429: Basic life support, emergency – A0430: Ambulance services, convential air service, transport, one way fixed wing).
  • 14. Derechos de Autor Reservados © Milca V. Martínez 2015 Códigos de Servicios de Transportación Códigos – A0431: Ambulance services, convential air service. Transport, one way (rotary wing). – A0432: Paramedic intercept (PI), rural area, transport furnished by a volunteer – A0433: Advance Life Support – A0434: Special Care Transport – A0435: Fixed wing are mileage – A0436: Rotary wing air mileage
  • 15. Derechos de Autor Reservados © Milca V. Martínez 2015 Utilización de Modificadores (-Mod) • La reclamación tiene que incluir el –Mod que identifica el origen y el destino del servicio. – Los valores tiene que utilizarse en combinaciones de dos. – Crea un –Mod de dos posiciones – La primera posición sera el origen – La segunda posición sera el destino – Colocar el –Mod luego del codigo de HCPCS en el Encasillado #24D.
  • 16. Derechos de Autor Reservados © Milca V. Martínez 2015 Modificadores de Servicios de Ambulancia D: Lugar de diagnóstico o terapia que no sea “P” o “H” cuando estos se utilizan como códigos de origen E: Residencia, domicilio, facilidad de custodia G: Hospital con facilidades para diálisis (hospital o adyacente al hospital) H: Hospital I: Lugar de transferencia (e.g., aeropuerto o lugar de aterrizaje de helicóptero) entre medio de transportación de ambulancia.
  • 17. Derechos de Autor Reservados © Milca V. Martínez 2015 Modificadores de Servicios de Ambulancia J: Facilidad de diálisis no hospitalaria N: (SNF) Facilidad de servicios de cuidado especializado P: Oficina de medico (incluye facilidad de HMO fuera de hospital, clínica, etc.) R: Residencia S: Lugar del accidente o evento agudo X: Parada intermedia en la oficina UC: Servicio de ambulancia no clasificado
  • 18. Derechos de Autor Reservados © Milca V. Martínez 2015 Ejemplos de Utilización de –Mod Origen y Destino • Transportación desde el hogar del paciente al hospital se identifica con el –Mod “RH”. • Transportación desde el hospital a una facilidad de cuidado especializado se identificara con el modificador “HE”.
  • 19. Derechos de Autor Reservados © Milca V. Martínez 2015 Ejemplos de Utilización de –Mod Origen y Destino • RH: Residencia al Hospital • HR: Hospital al Hogar el Paciente • RG: Residencia al Centro de Dialisis (BMA) • GR: Centro de Dialisis a su Residencia • RJ: Residencia al Centro de Dialisis cuadno este centro no queda en el Hospital • JR: Centro de Dialisis a la Residencia del Paciente • RD: Residencia al Centro Terapeutico • Q2: Paciente certificado muerto
  • 20. Derechos de Autor Reservados © Milca V. Martínez 2015 Requerimientos de Cobertura • Los servicios de ambulancia requiere de necesidad médica razonable para cobertura del Programa de Medicare y demás planes médicos. • Debe conocer tres requerimientos de cobertura básicos: – Condición del paciente debe tener contraindicado cualquier otro método de transportación. – El paciente tiene que ser transportado en un vehículo apropiado. – El origen y destino tiene que estar cubierto.
  • 21. Derechos de Autor Reservados © Milca V. Martínez 2015 Requerimientos de Cobertura Condición del Paciente – Transportado por situación de emergencia como resultado de un accidente, lesión o enfermedad aguda. – Necesidad de restricción para prevenir lesión para el u otros. – Requiere O2 u otros Tx de EM durante el transporte. – Ej. Chest Pain, o Sx de Acute Stroke. – Tiene hemorragia, o que solo se puede mover restringido.
  • 22. Derechos de Autor Reservados © Milca V. Martínez 2015 Criterios de Confinado en Cama • Estas confinado a una cama es un factor determinante para establecer la necesidad médica para transporte de ambulancia. Sin embargo el estar confinado o no determina la cobertura y necesidad medica. • CMS tiene criterios para confinados en cama como: – Incapacitado para levantarse de la cama sin asistencia – Incapacitado para sentarse en una silla de ruedas. – Incapacitado para ambular
  • 23. Derechos de Autor Reservados © Milca V. Martínez 2015 Otros Criterios de Confinado en Cama • Paciente confinado antes de y después del transporte de ambulancia. • El expediente medico debe tener información adecuada para establecer que el paciente esta confinado en cama. • El termino “Confinado en Cama” no es sinónimo de “Descanso en Cama” o “No ambulatorio” ni parapléjico o cuadripléjico. • Solo es cuando paciente se mueve restringido, por su condición de salud en detrimento.
  • 24. Derechos de Autor Reservados © Milca V. Martínez 2015 Diagnósticos ICD-9-CM de Necesidad Medica • La utilización de estos códigos indican que el paciente esta confinado y si no es así la transportación estará contraindicada como necesidad medica al paciente. V49.84 – Bed Confinement Status V49.89 – Other specified conditions influencing health status
  • 25. Derechos de Autor Reservados © Milca V. Martínez 2015 Requerimientos de Vehículos Apropiados Todo vehículo requiere: – Diseño y equipo de respuesta de emergencias medicas. – Capaz de transportar pacientes con condiciones medicas agudas en no emergencias. – Licenciado y certificado por el estado y gobierno. Requisitos mínimos: – Líneas y Rigidez, Suplidos de Emergencias Medicas – Luces de aviso de emergencia, sirenas, radio de dos vías y teléfono inalámbrico “wireless”. – Equipo de O2 y otros equipos de salvavidas.
  • 26. Derechos de Autor Reservados © Milca V. Martínez 2015 Requerimientos de Certificación Médica Physician Certification Statement (PCS) • Certificación Medica se define como la orden escrita para el beneficiario atendido, donde certifica los requerimiento de la necesidad medica para el servicio de ambulancia brindado. • Los proveedores tiene que generar la Certificación Medica, mejor conocido en ingles como, Physician Certification Statement (PCS) computarizado. • CMS requiere que toda documentación sea autentificada por el autor, mediante firma en puno y letra o firma electrónica, y una firma estampada es inaceptable.
  • 27. Derechos de Autor Reservados © Milca V. Martínez 2015 Requerimientos de Certificación Médica Physician Certification Statement (PCS) • Medicare y los planes médicos tiene cobertura de no emergencia, calendarización, o servicios repetitivos de ambulancia si el proveedor, luego de brindar el servicio al beneficiario (paciente), obtiene una Certificación Medica, mejor conocido en ingles como, Physician Certification Statement (PCS).
  • 28. Derechos de Autor Reservados © Milca V. Martínez 2015 Requerimientos de Certificación Médica Physician Certification Statement (PCS) • Debe ser de una persona autorizada donde se este tratando el paciente el cual tiene conocimiento personal de la condición del paciente al momento de rendir u ordenar el servicio. – Debe obtenerse antes de someter una reclamación. – Documente intentos infructuosos de obtener una certificación dentro de 21 días después de haber prestado el servicio. – Someta la reclamación 21 días después de prestado el servicio.
  • 29. Derechos de Autor Reservados © Milca V. Martínez 2015 Requerimientos de Certificación Médica Physician Certification Statement (PCS) Requiere: • No emergencia, calendarización, servicios de ambulancia repetitivos. • No calendarizados, servicios de ambulancia no emergencia, servicios de ambulancia calendarizados en una no repetitiva residencia de una facilidad que esta en cuidado del medico.
  • 30. Derechos de Autor Reservados © Milca V. Martínez 2015 Requerimientos de Certificación Médica Physician Certification Statement (PCS) No Requiere: • Servicios de Ambulancia (definido como basic life support (BLS) o advanced life support (ALS)-1 Level ; servicio provisto inmediatamente en respuesta a una llamada al 911 o equivalente. • No calendarizado, servicio de ambulancia no emergencia para beneficiarios que al momento del transporte estaba residiendo en el hogar o en una facilidad bajo cuidado directo del medico.
  • 31. Derechos de Autor Reservados © Milca V. Martínez 2015 Requerimientos de Certificación Médica Physician Certification Statement (PCS) • Si un proveedor de transportación de ambulancia esta imposibilitado de obtener la firma de la certificación medica del beneficiario debe obtenerla de uno de los siguientes: – Physician assistant (PA) – Nurse practitioner (NP) – Registered nurse (RN) – Clinical nurse specialist (CNS) – Discharge planner
  • 32. Derechos de Autor Reservados © Milca V. Martínez 2015 Requerimientos de Certificación Médica Physician Certification Statement (PCS) • La PCS debe estar no mas tardar de 60 días de brindarse el servicio de ambulancia no emergencia, calendarizada , o servicios repetitivos de ambulancia. • El proveedor de ambulancia debe obtener la orden escrita del medico que la atendió en 48 horas luego del transporte de residentes de una facilidad que están bajo el cuidado de un medico. • Si el proveedor no consigue la certificación requerida en 21 días calendario luego de la fecha del servicios, debe documentarlo antes de someter la reclamación.
  • 33. Derechos de Autor Reservados © Milca V. Martínez 2015 Documentación Importante • Pago de servicios de ambulancia esta basado en el nivel de cuidado provisto. • La documentación es crucial en la determinación del código de nivel apropiado para facturarle a Medicare. • Una pobre documentación no solo afecta el recobro, sino también situaciones de mala practica. • El TEM es el responsable de documentar .
  • 34. Derechos de Autor Reservados © Milca V. Martínez 2015 Documentación Adicional • Ser observador y documentar todo lo que observa • Documentación legible • Utilizar las abreviaturas estándar • Documenta las actividades cuando las realizas • Realiza correcciones con una línea recta solamente • Cualquier adendum explícalo, con fecha y firma • De ser posible relee informes para errores, ya que el transporte esta reciente en tu mente.
  • 35. Derechos de Autor Reservados © Milca V. Martínez 2015 Ejemplos para Determinar la Necesidad Médica Importante tener la documentación completa: – Documentación de servicios provistos; como oxigeno, fluidos IV y monitoreo cardiaco. – Documentación clara, concisa y factores relevantes acerca de la condición de los pacientes y la necesidad medica de la transportación de ambulancia. Nota: el monitoreo cardiaco no demuestra la necesidad médica si no se encuentra documentado.
  • 36. Derechos de Autor Reservados © Milca V. Martínez 2015 ¿Cómo debe codificarse la cantidad de millas de un viaje en ambulancia terrestre o aérea? • Si su fecha de servicio es el 1 de enero de 2011 o con posterioridad, debe informar la cantidad de millas en forma de unidades fraccionarias, hasta 100 millas cubiertas. Al informar el millaje fraccionario, redondee las millas totales a la décima parte más cercana (.10) de una milla y utilice el código HCPCS apropiado para millaje de ambulancias (A0425, A0435, A0436), incluso para los viajes de menos de una (1) milla. • Para los viajes que llegan a 100 millas cubiertas o más, el millaje puede redondearse al siguiente número entero. Si su fecha de servicio es anterior al 1 de enero de 2011, deberá redondear para arriba o para abajo al número entero más cercano.
  • 37. Derechos de Autor Reservados © Milca V. Martínez 2015 Cómo codificar el millaje en el CMN • Al facturar servicios de ambulancia de la Parte B, deben responderse preguntas en el anexo del Certificado de Necesidad Médica (Certificate of Medical Necessity, CMN). Una de las preguntas solicita la cantidad de millas. ¿Debe codificarse la cantidad de millas específicas del anexo del CMN en millas fraccionarias? • No, en este momento. Siga informando la cantidad de millas en el anexo del CMN usando números enteros. Sin embargo, se espera que pronto se cambie este requisito para garantizar la coherencia en el informe de millajes de ambulancia.
  • 38. Derechos de Autor Reservados © Milca V. Martínez 2015 Ejercicio de Practica #1 • Milagros De Jesús, DOB: 10/13/19XX – Medicare: 581-XX-1234 A • Urb. Estancias del Petate #123 ABC Calle Ramas, Sabana Grande PR 00637 • Tel. (787) 555-0123 • Servicio: Millaje: 15 – Residencia al Hospital/Paciente muerto al arribo de la ambulancia • Diagnostico: ICD-9-CM: 787.01 (Deshidratación) • Procedimiento: Transportación Terrestres (Land): A0427 • Tarifa: www.fcso.com, Facilidad: Hospital mas cercano Martinez Ambulance HC 10 Box 7XXX Sabana Grande, PR 00637 EIN: 660-123456 NPI: 1234567890
  • 39. Derechos de Autor Reservados © Milca V. Martínez 2015 Ejercicio de Practica #2 • Jesús De Cristo, DOB: 01/06/19XX – Triple C: 8001821234500 • PO Box 7560, San Germán PR 00683 – Bo. Hoconuco Bajo Km 2.3 • Tel. (787) 264-1234 • Servicio: Millaje: 10 – Residencia al Diálisis no Hospitalario y viceversa • Diagnostico: ICD-9-CM: 585. Renal Failure, 250.40 DM w. Renal Manifestations • Procedimiento: Transportación Terrestres (Land): A0429 • Tarifa: www.fcso.com, Facilidad: Hospital mas cercano Martinez Ambulance HC 10 Box 7XXX Sabana Grande, PR 00637 EIN: 660-123456 NPI: 1234567890
  • 40. Derechos de Autor Reservados © Milca V. Martínez 2015 Referencias • Recuperado el 09 de abril de 2011 en: http://www.medicare.gov/publications/pubs/pdf/11021_s.pdf • Recuperado el 09 de abril de 2011 en: www.fcso.com

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