PMO em LISARB

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Titulo: PMO em LISARB
Alunos:Sandra Barata,CLEIDIANE SANTOS GOMES LARANJA,ANTONIO DE PAIVA DIAS JUNIOR,Marcelo Magalhaes,Lucimeire Ferreira de Souza,Maria do Perpétuo Socorro Santos Furtado,
Cidade: São Luiz
Disciplina: PMO
Turma: GP19
Data:12-03-2014
Hora:12:54
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PMO em LISARB

  1. 1. MBA GERENCIAMENTO DE PROJETOS FGV GPROJ-19 PROJECT OFFICE & NÍVEL DE MATURIDADE Profº Dr. Marco Antonio Coghi SÃO LUIS-MA MAR/2014
  2. 2. Empresa especializada em consultoria em gerenciamento de portfólios e projetos. Com sede na cidade de São Luís-MA, foi fundada em fevereiro de 2014, por seis estudantes da Fundação Getúlio Vargas. Projeto:
  3. 3. O QUE SOMOS • O nosso negócio: excelência na administração por projetos • Missão: Oferta de soluções profissionais em Gerenciamento de Projetos e Portfólios, baseadas nas melhores práticas mundiais, garantindo a sustentabilidade das empresas atendidas através do aumento da efetividade no alcance dos seus objetivos estratégicos. • Visão: Estar entre as cem melhores empresas de consultoria em gerenciamento de portfólios e projetos, do mundo, até 2025.
  4. 4. QUEM SOMOS Antonio de Paiva Marcelo Magalhães Sandra Barata Lucimeire Souza Cleidiane Laranja Mª do Perpétuo Socorro Furtado Diretoria Brain Consulting
  5. 5. O PROJETO • Objetivo do projeto: Implantação de um PMO - Project Management Office (Escritório de Projetos) no país LISARB;
  6. 6. O PROJETO •Benefícios da Implantação do PMO • Uma solução viável e adequada para dar mais agilidade e flexibilidade na administração do país nesse ambiente atual de constantes mudanças; • Aumento da maturidade em gerenciamento de projetos, o que proporcionará o desenvolvimento e implantação de metodologia unificada para o gerenciamento do projeto possibilitando melhor visão, tanto macro quanto micro, do conjunto de projetos;
  7. 7. O PROJETO • Benefícios da Implantação do PMO • Melhoria do desempenho do país através do alinhamento dos projetos com o planejamento estratégico, objetivos e metas do mesmo; • Melhor e maior controle da alta administração sobre o país; • Minimização dos riscos de fracassos dos projetos através do gerenciamento de riscos (prevenção e tratamento dos riscos);
  8. 8. O PROJETO • Benefícios da Implantação do PMO • Previsibilidade dos orçamentos dos projetos, com redução de retrabalhos e de custos com inúmeros aditivos de contratos firmados com terceiros; • Melhoria da visão estratégica que proporcionará maior assertividade na tomada de decisões do governo lisarbeano; • Melhoria na gestão do conhecimento através da geração de um banco de dados de lições aprendidas para o país LISARB, que poderá ser consultado a fim de evitar cometer os mesmos erros;
  9. 9. O PROJETO • Benefícios da Implantação do PMO • Redução das ameaças (ambiente externo) e eliminação das fraquezas (ambiente interno); • Aumento da competividade do país – maior efetividade (eficiência + eficácia) para atingir os objetivos estratégicos; • Amento da qualidade, do impacto positivo e da visibilidade dos resultados pelo povo lisarbeano, garantindo o aumento da satisfação com o governo; • Diminuição da burocracia e lentidão no sistema do país;
  10. 10. O PROJETO • Benefícios da Implantação do PMO • Agilidade e redução de erros nas prestações de contas dos recursos utilizados; • Gerenciamento adequado dos recursos públicos – maior racionalidade e transparência na aplicação desses recursos; • Contribuirá para o desenvolvimento econômico sustentável do país, o que poderá: atrair investimentos nacionais e estrangeiros; diminuir o risco-país; melhorar distribuição de renda e melhoria da qualidade de vida dos lisarbeanos.
  11. 11. O PROJETO • Objetivos do Planejamento Estratégico de LISARB • Aliança por um Lisarb mais justo; • Política cidadã baseado em princípios e valores; • Educação para a sociedade do conhecimento; • Economia para uma sociedade sustentável; • Proteção social; • Qualidade de vida e segurança para todos os Lisarbeanos; • Cultura fortalecimento da diversidade; • Política externa para o século 21; • Combate a corrupção;
  12. 12. • Projetos Propostos • Fortaleza Digital • Educação sem fronteiras • Carbono bom • Eco Lisarb • Justiça Leve • Mobilidade 10 • Lisarb sem fronteiras • Educação para todos • Educação de qualidade • Criança na escola • Lisarb limpa • SOS Lisarb • Xô Poluição • Paz para Lisarb • Segurança para todos • Policia cidadã • Estou seguro • Lisarb para todos • Droga nunca mais • Qualidade de vida • Sustentabilidade em duas rodas • Fala povo • Lisarb livre! • Corrupção Zero O PROJETO
  13. 13. • Categorização dos Projetos A Categorização do projeto está relacionada aos objetivos do planejamento estratégico de Lisarb, sendo de acordo com as necessidades de projetos para o País. • Categorias: • Projetos Educacionais • Projetos de Sustentabilidade • Projetos de Segurança • Projetos Sócio-políticos O PROJETO
  14. 14. • Categorização dos Projetos Projetos Educacionais Projetos de Sustentabilidade Projetos de Segurança Projetos Sócio- Políticos Fortaleza Digital Sustentabilidade em duas rodas Paz para Lisarb Mobilidade 10 Educação sem fronteiras Carbono bom Justiça leve Lisarb sem fronteiras Educação para todos Lisarb limpa Segurança para todos Droga nunca mais Educação de qualidade Eco Lisarb Polícia cidadã Qualidade de vida Criança na escola SOS Lisarb Lisarb para todos Fala povo Xô poluição Estou seguro Lisarb livre! Corrupção zero O PROJETO
  15. 15. • Critérios de aceitação e pesos atribuídos: • Ordem dos critérios de desempate: CRITÉRIO JUSTIFICATIVA PESO PRAZO Deverão ter prazo inferior a 4 anos. 1 PÚBLICO Projeto com maior visibilidade junto ao eleitorado. 2 VIABILIDADE Custo dos projetos. Quando menor o custo, maior a viabilidade. 3 RETORNO SOCIAL Projeto com maior visibilidade junto ao eleitorado. 4 O PROJETO 1 – Viabilidade; 2 – Retorno Social; 3 – Prazo; 4 – Público;
  16. 16. • Classificação dos Projetos O PROJETO PROJETOS/CRITÉRIOS PROJ. 01 PROJ. 02 PROJ. 03 PROJ. 04 PROJ. 05 PROJ. 06 PROJ. 07 PROJ. 08 PROJ. 09 PROJ. 10 PROJ. 11 PROJ. 12 MOBILIDADE 10 LISARB SEM FRONTEIRAS JUSTIÇA LEVE LISARB PARA TODOS POLÍCIA CIDADÃ XÔ POLUIÇÃO FORTALEZA DIGITAL EDUCAÇÃO SEM FRONTEIRAS CARBONO BOM EDUCAÇÃO PARA TODOS EDUCAÇÃO DE QUALIDADE CRIANÇA NA ESCOLA CRITÉRIO PESO NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA PRAZO 1 5 5 4 4 5 5 6 6 6 6 4 4 5 5 5 5 7 7 7 7 8 8 9 9 PÚBLICO 2 10 20 3 6 5 10 7 14 7 14 7 14 8 16 8 16 8 16 8 16 8 16 8 16 VIABILIDADE 3 5 15 0 0 10 30 5 15 5 15 0 0 5 15 5 15 5 15 10 30 10 30 8 24 RETORNO SOCIAL 4 10 40 7 28 8 32 7 28 6 24 7 28 7 28 6 24 7 28 8 32 6 24 6 24 ∑notas 80 38 77 63 59 46 64 60 66 85 78 73 PROJETOS/CRITÉRIOS PROJ. 13 PROJ. 14 PROJ. 15 PROJ. 16 PROJ. 17 PROJ. 18 PROJ. 19 PROJ. 20 PROJ. 21 PROJ. 22 PROJ. 23 PROJ. 24 LISARB LIMPA SOS LISARB PAZ PARA LISARB SEGURANÇA PARA TODOS ESTOU SEGURO DROGA NUNCA MAIS QUALIDADE DE VIDA SUSTENTABILI DADE EM DUAS RODAS FALA POVO LISARB LIVRE CORRUPÇÃO ZERO ECO LISARB CRITÉRIO PESO NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA PRAZO 1 10 10 5 5 5 5 10 10 5 5 5 5 7 7 3 3 2 2 10 10 6 6 6 6 PÚBLICO 2 10 20 2 4 3 6 3 6 4 8 6 12 9 18 7 14 8 16 9 18 10 20 10 20 VIABILIDADE 3 3 9 4 12 5 15 6 18 8 24 9 27 5 15 4 12 4 12 3 9 2 6 2 6 RETORNO SOCIAL 4 6 24 7 28 5 20 4 16 6 24 7 28 7 28 6 24 5 20 4 16 3 12 2 8 ∑notas 63 49 46 50 61 72 68 53 50 53 44 40
  17. 17. • Priorização dos Projetos O PROJETO PROJETO MÉDIA VIABILIDADE CATEGORIA PRIORIDADE EDUCAÇÃO PARA TODOS 85 30 Projetos Educacionais 1 MOBILIDADE 10 80 15 Projetos Sócio- Políticos 2 EDUCAÇÃO DE QUALIDADE 78 30 Projetos Educacionais 3 JUSTIÇA LEVE 77 30 Projetos de Segurança 4 CRIANÇA NA ESCOLA 73 24 Projetos Educacionais 5 DROGA NUNCA MAIS 72 27 Projetos Sócio- Políticos 6 QUALIDADE DE VIDA 68 15 Projetos Sócio- Políticos 7 CARBONO BOM 66 15 Projetos de Sustentabilidade 8 FORTALEZA DIGITAL 64 15 Projetos Educacionais 9 LISARB PARA TODOS 63 15 Projetos de Segurança 10 LISARB LIMPA 63 9 Projetos de Sustentabilidade 11 ESTOU SEGURO 61 24 Projetos de Segurança 12 EDUCAÇÃO SEM FRONTEIRAS 60 15 Projetos Educacionais 13 POLÍCIA CIDADÃ 59 15 Projetos de Segurança 14 SUSTENTABILIDADE EM DUAS RODAS 53 12 Projetos de Sustentabilidade 15 LISARB LIVRE 53 9 Projetos Sócio- Políticos 16 SEGURANÇA PARA TODOS 50 18 Projetos de Segurança 17 FALA POVO 50 12 Projetos Sócio- Políticos 18 SOS LISARB 49 12 Projetos de Sustentabilidade 19 PAZ PARA LISARB 46 15 Projetos de Segurança 20 XÔ POLUIÇÃO 46 0 Projetos de Sustentabilidade 21 CORRUPÇÃO ZERO 44 6 Projetos Sócio- Políticos 22 ECO LISARB 40 6 Projetos de Sustentabilidade 23 LISARB SEM FRONTEIRAS 38 0 Projetos Sócio- Políticos 24
  18. 18. • Balanceamento do Portfólio O PROJETO Legenda: Categoria dos projetos Projetos
  19. 19. • Nível de Maturidade O PROJETO LISARB 69 pontos (Método de Maturidade Marco Antonio Coghi) CLASSIFICAÇÃO (conforme MMMAC) Acima de 160 pontos Nível 5 Entre 121 e 160 pontos Nivel 4 Entre 81 e 120 pontos Nível 3 Entre 41 e 80 pontos Nível 2 Entre 10 e 41 pontos Nível 1
  20. 20. O PROJETO LISARB – Maturidade Nível 2 Características: • Conhecimento básico de gerenciamento de projetos com utilização de linguagem comum; • Necessidade de definir processos comuns para o gerenciamento dos projetos; • Reconhecimento da importância do gerenciamento profissional de projetos para alcance dos resultados estratégicos; • Necessidade de difusão de conhecimento em gerenciamento de projetos.; • Os fracassos ainda são muito comuns nos projetos;
  21. 21. Serão implantados dois níveis de PMO: O PROJETO PMO nível 2 Métodos e Procedimentos Estação Meteorológica (Weather Station) Nível Hierárquico Função Modelo PMO nível 3 Integração com o Negócio Torre de Controle (Control Tower)
  22. 22. O PROJETO • Somente o PMO nível 3 não teria êxito devido ao baixo nível de maturidade, uma vez que não se conseguiria difundir adequadamente os conhecimentos; • Somente PMO nível 1 seria um risco alto, devido ao tamanho da carteira de projetos, pois trata-se de um país e, não haveria uma unidade; • O PMO nível 2, sozinho, traria um resultado razoável, mas aliado ao PMO nível 3, trará resultados mais palpáveis, pois envolveremos a alta administração (nível estratégico) mais o nível tático (que coordenará o operacional);
  23. 23. O PROJETO • Grandes mudanças tem um impacto mais efetivo quando envolvem, também, a alta administração porque ela será imposta a toda a organização através das estratégias da mesma; • O PMO nível 2 terá a função de incorporar as melhores práticas através do planejamento, execução e controle da metodologia de gerenciamento de projetos de LISARB; ele fará o acompanhamento e reportará o desempenho para a alta administração, mas sem exercer influência nos projetos; • O PMO nível 3 terá a função estratégica de integrar todos os envolvidos na mudança, através da tomada de decisão baseada nos relatórios enviados pelo PMO nível 2, a fim de sempre buscar o melhor direcionamento para atingir os objetivos institucionais.
  24. 24. • Profissionais Envolvidos: • Diretor Executivo do projeto • Gerente de Portfólio de Projetos - GPP • Analistas PMO’s para auxiliar na elaboração de documentação. • Coordenador para cada subprojeto. • Consultores Especialistas em cada segmento. • Representantes de todas as esferas de poder do país. O PROJETO
  25. 25. • Métricas do Sucesso: Os indicadores a serem utilizados serão: a) Quantidade de projetos fracassados antes e depois da implantação do PMO; b) Nº de projetos em execução em LISARB antes e depois da implantação do PMO; c) Avaliação geral da carteira de projetos; O PROJETO
  26. 26. O PROJETO • Métricas do Sucesso: c) Índice de desempenho das entregas (IDE = Nº de entregas dentro do prazo/Nº total de entregas); d) Índice de atraso de cronograma (IAC = Nº de projetos com cronograma atrasado/Nº total de projetos); e) Índice de estouro do orçamento (IEO = Nº de projetos com orçamento estourado/Nº total de projetos).
  27. 27. • Fatores Críticos de Sucesso • Ter apoio do sponsor do projeto (presidente do LISARB); • Definir matriz de responsabilidades de acordo com as habilidades pessoais da equipe; • Definir prioridades; • Propor objetivos SMART; • Ter recursos humanos e materiais suficientes e adequados disponíveis. O PROJETO
  28. 28. O PROJETO • EAP
  29. 29. O PROJETO • Dicionário EAP ID TAREFA DA EAP DESCRIÇÃO CRITERIOS DE ACEITAÇÃO 1 PLANEJAMENTO 1.1 Identificar Stakeholders Processo onde são listadas todas as partes interessadas do projeto Pelo menos um representante de cada ministério do governo de Lisarb 1.2 Definir Sponsor Processo de definição do patrocinador do projeto Indicado pelo Presidente 1.3 Agendar Reuniões Elaborar calendário com datas das principais reuniões do projeto Todas as datas deve ser avaliadas pelo G.P. para evitar conflitos com os eventos do calendario oficial de Lisarb 1.4 Realizar Diagnostico Aplicação da ferramenta MMMAC* para detecção do nivel de maturidade de Lisarb A ferramenta deve abranger o maior numero de projetos realizados em Lisarb 1.5 Definir Objetivo e Metas Listar e aprovar junto aos S.H. os objetivos e metas do projeto 100% dos objetivos e metas de acordo com o planejamento estrategico do governo de Lisarb 1.6 Mapear Vulnerabilidades Identificar as principais necessidades do país Lisarb Abranger os principais itens do plano de governo 2 PREPARAÇÃO 2.1 Apesentar Plano de Gerenciamento Divulgar o plano de genciamento aos S.H. Aprovação do plano de gerenciamento pelo sponsor 2.2 Adotar Metodologia Unificada para G.P. Adequar a metodologia de G.P. de acordo com o nivel de maturidade identificado Metodologia fundamentada nas boas praticas de G.P. 2.3 Formar Equipe de Trabalho Seleção de profissionais exparientes para compor a equipe de G.P. Os lideres das celulas de trabalho deve ser profissionais certificados 2.4 Definir Metricas Desenvolver indicadores para medir a evolução do projeto A alimentação dos indicadores deve ser feita automaticamente por meio do software de G.P. adotado no projeto 2.5 Validação de Orçamentos Apresentar e buscar aprovação dos orçamentos pelo sponsor Aprovar os orçamentos em ate 15 dias úteis Projeto PMO em Lisarb * MMMAC: Modelo de Maturidade Marco Coghi
  30. 30. O PROJETO • Dicionário EAP ID TAREFA DA EAP DESCRIÇÃO CRITERIOS DE ACEITAÇÃO 3 EXECUÇÃO 3.1 Identificação Levantar e enumerar os projetos elegiveis de Lisarb Todos os projetos devem atender os requisitos do item 1.5 3.2 Categorização Definir categorias para enquadrar os projetos Quantas categorias forem necessarias 3.3 Avaliação Definir criterios e pesos para avaliar os projetos Utilizar pelo menos 4 criterios para avaliação e 4 para desempate 3.4 Seleção Selecionar os projetos com maior nota de avalaiação Pelo menos 3 projetos de cada categoria 3.5 Priorização Eleger os projetos de maior necessidade e viabilidade para o governo de Lisarb Os projetos devem ter prazo de duração menor ou igual ao tempo de governo da atual presidência de Lisarb 3.6 Balanceamento Distribuir os projetos de acordo com os objetivos definidos Alcançar a maior equalização possivel 3.7 Autorização Aceite do sponsor aos projetos eleitos no item 3.5 Aceite e autoização do sponsor 4 MONITORAMENTO E CONTROLE 4.1 Acompanhamento de Indicadores Verificação dos indicadores de desempenho definidos no item 2.4 Serão considerados como positivos os indices iguais ou maiores que 70% 4.2 Avaliar Impactos de Mudanças Avaliar os principais impactos de mudanças decorrentes dos projetos em execução Aceite do sponsor após reavaliação do plano de G.P. 5 ENCERRAMENTO 5.1 Adicionar Lições Aprendidas ao Banco Criar e alimentar um banco de lições aprendidas para historico e consulta em futuros projetos Todas as alterações que gerarem impacto nos projetos deveram ir para o banco 5.2 Divulgar Relatórios Apresentar os relatórios de todos os projetos concluídos aos S.H. Seram considerados concluídos os projetos que tiverem o aceite final do sponsor do projeto Projeto PMO em Lisarb
  31. 31. Contato Lucimeire Souza lucimeire_souza@hotmail.com Obrigado!

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