Implantação Software Contas a Receber

Gerenciamento de aquisições
em projetos
Implantação do ERP Microsoft Dynamics AX
Módulo de Contas a Receber
São Paulo – FGV Paulista – GEEP T41

Sobre a equipe
Curso
MBA Gestão Estratégica e Econômica de Projetos
Turma
FGV Paulista – Turma GEEP T41
Integrantes
Alexandre Rodrigues Bosco
Hélio Fonseca

Sobre o projeto
Somos uma consultoria especializada na área de tecnologia da informação
atuando principalmente na implantação de sistemas integrados de gestão
empresarial.
Nesse projeto estaremos implantando o módulo de contas a receber do ERP
Microsoft Dynamics AX em uma grande seguradora localizada na cidade de São
Paulo.
O projeto possui o objetivo de proporcionar ao cliente um controle financeiro
mais eficaz e diminuir os riscos operacionais envolvendo os processos de
cobrança.

EAP do projeto
Projeto de implantação do Microsoft Dynamics AX - Módulo de Contas a receber
Planejamento
1.1 - Levantamento
de requisitos
1.2 - Planejamento
do escopo
1.3 - Planejamento
do cronograma
1.4 - Planejamento
dos custos
1.5 - Planejamento
das aquisições
Preparação
2.1 – Infraestrutura
do projeto
2.1.2 – Montagem
do ambiente de
homologação
2.1.1 - Compra do
servidor de
homologação
2.1.3 - Compra do
servidor de
produção
2.1.4 – Montagem
do ambiente de
produção
2.2 – Treinamentos
das áreas
empresariais
2.2.1 - Treinamento
da área atuarial
2.2.2 - Treinamento
da área financeira
2.2.3 - Treinamento
de infraestrutura
Desenvolvimento
3.1 - Customização
do software de
gestão
3.1.1 - Especificação
técnica da
customização
3.1.2 - Codificação
da customização
3.1.3 - Testes de
desenvolvimento da
customização
3.2 - Integração com
o software de
gestão
3.2.1 - Especificação
técnica da
integração
3.2.2 - Codificação
da integração
3.2.3 - Testes de
desenvolvimento da
integração
Implantação
4.1 - Instalação do
software de gestão
4.2 - Simulação de
Implantação
4.3 - Preparação
para implantação
4.4 - Execução da
implantação
4.5 -
Acompanhamento
após implantação
Encerramento
5.1 - Elaboração de
plano de
manutenção
5.2 - Documentação
do software de
gestão
5.3 - Elaboração de
lições aprendidas
5.4 - Aceite das
entregas do projeto
5.5 - Plano para
próximos módulos
Pacotes de trabalho MAKE Pacotes de trabalho BUY

Critérios Make Or Buy
Item Critério Justificativa
1 Capacidade técnica
O foco da consultoria é a implantação de softwares ERP. Mas para esse projeto existirão adequações de
infraestrutura a serem realizadas no cliente nas quais a consultoria não é especialista.
2 Restrição de prazo
O prazo para execução desse projeto é bem restrito e através da terceirização, as adequações de
infraestrutura podem ser realizadas em paralelo com as outras tarefas do projeto.
3 Fornecedores confiáveis
A consultoria possui uma base de fornecedores de hardware para softwares ERP muito abrangente e
confiável que já é comumente utilizada em outros projetos.
4 Equipe do projeto
A equipe para esse projeto é bem reduzida contando com apenas três consultores envolvidos na gerência do
projeto e quatro consultores voltados para a implantação do software ERP.
5 Segurança da informação
O cliente desse projeto possui uma área de segurança da informação bastante rígida, por isso é necessário
bastante conhecimento da equipe de infraestrutura para cumprimento das regras de segurança.
6 Treinamento especializado
A consultoria não é especialista em treinamentos de infraestrutura como configurações de hardware,
cabeamentos de rede, configurações de roteadores e outros itens necessários.
7 Documentação
O cliente exige entrega de toda a documentação necessária após a finalização do projeto, incluindo
documentação de uso e manutenção do software ERP e de todo o hardware instalado.

Mapa das aquisições
Concorrência Item a ser contratado Ref. EAP Vendor List Cronograma Orçamento Crit. Make/Buy
RFQ-01 Compra do servidor de homologação 2.1.1 IBM, Dell, Lenovo, Altatech 10/01/2016 R$ 70.000,00 1, 2, 3, 4
RFQ-01 Montagem do ambiente de homologação 2.1.2 IBM, Dell, Lenovo, Altatech 15/02/2016 R$ 10.000,00 1, 2, 3, 4
RFQ-02 Compra do servidor de produção 2.1.3 IBM, Dell, Lenovo, Altatech 26/01/2016 R$ 120.000,00 1, 2, 3, 5
RFQ-02 Montagem do ambiente de produção 2.1.4 IBM, Dell, Lenovo, Altatech 15/03/2016 R$ 15.000,00 1, 2, 3, 5
RFQ-03 Treinamento de infraestrutura 2.2.3 HP, Altatech, IBM, Pentare 05/04/2016 R$ 5.000,00 1, 6, 7

EAP revisada (aquisições)
Projeto de implantação do Microsoft Dynamics AX - Módulo de Contas a receber
2 - Preparação
2.1 – Infraestrutura
do projeto
2.1.1 – Compra do
servidor de
homologação
2.1.2 – Montagem
do ambiente de
homologação
2.1.3 - Compra do
servidor de
produção
2.1.4 – Montagem
do ambiente de
produção
2.2 – Treinamentos
das áreas
empresariais
2.2.3 - Treinamento
de infraestrutura

RR – Registro de Riscos
Item Evento de Risco Resposta ao Risco Momento da Resposta ao Risco
1
Servidor adquirido não atender as especificações técnicas
necessárias ao funcionamento do software de gestão.
Averiguação do cumprimento das especificações técnicas
obrigatórias em contrato.
PLAN; ESP; PQ.
2
Instalações de insfraestrutura do cliente não serem
suficientes para a execução dos trabalhos do fornecedor.
Realização de adequações na infraestrutura do cliente
antes do início dos trabalhos de instalação do fornecedor.
PLAN; ESP.
3
Fornecedor não possuir permissão para acesso ao
ambiente do cliente para execução dos trabalhos.
Solicitação de permissão de entrada prévia para as áreas
de segurança predial e segurança da informação.
PLAN; ESP.
4
Fornecedor não possuir capacidade técnica para execução
das atividades contratadas.
Análise de outros serviços prestados anteriormente pelo
fornecedor; Multa contratual.
PQ; SEL; CONT.
5
Atraso na entrega dos serviços contratados devido ao não
cumprimento dos prazos estabelecidos em contrato.
Inclusão de folgas no cronograma do projeto prevendo
possíveis atrasos; Multa contratual.
PLAN; SEL; CONT.

Aquisição escolhida
EAP Item 2.1.3 - Compra do servidor de produção
EAP Item 2.1.4 - Montagem do ambiente de produção
Pertencentes à RFQ 2

Declaração de Trabalho
A declaração de trabalho deverá contemplar os seguintes itens:
• Especificação técnica dos servidores a serem adquiridos;
• Cronograma de execução dos serviços de instalação e configuração dos servidores;
• Qualidade dos equipamentos que devem ser usados nas instalações;
• Horários disponíveis para entrada no cliente e execução dos serviços;
• Mapa predial com a localização do datacenter para verificação de viabilidade;
• Formas de pagamento negociáveis com a consultoria;
• Informações técnicas da infraestrutura de hardware e rede disponível no cliente;
• Regras de segurança a serem adotadas adentrando o prédio e o ambiente do cliente;
• Documentação necessária que deve ser disponibilizada após o término dos serviços;
• Prazos de garantia, manutenção e suporte exigidos.

Critérios Eliminatórios
Para a condução das aquisições foram adotados os seguintes critérios eliminatórios:
1 - Empresa com no mínimo seis anos de existência.
2 - Apresentação de certidão negativa de débitos junto ao INSS.
3 - Comprovação de capacitação técnica dos funcionários.
4 - Comprovação de cumprimento da legislação trabalhista.
5 - Adoção de práticas internas de sustentabilidade e responsabilidade social.

Critérios Classificatórios
Para a condução das aquisições foram adotados os seguintes critérios classificatórios:
1 – Histórico de outros serviços de instalação de servidores bem executados.
2 – Maior disponibilidade de funcionários para execução das atividades no cliente.
3 – Comprovação de certificação Microsoft na instalação de servidores para ERPs.
4 – Fornecedor estar situado ou possuir filial dentro da região da Grande São Paulo.
5 – Preço cobrado pelas atividades estar dentro do previsto no planejamento de custos.

Divulgação dos Critérios
A consultoria opta pela divulgação dos critérios de seleção, devido aos fatores abaixo:
1 – Não prejudicam o andamento do processo seletivo de fornecedores.
2 – Favorece a transparência do processo seletivo aplicado pela consultoria.
3 – Beneficia os fornecedores envolvidos para que possam se adequar em outros processos.
4 – Fornece agilidade para a execução do processo seletivo por mitigar diversas dúvidas.

Sistema de Pontuação
Item Critério Descrição Peso
1 Localização do Fornecedor
Preferência por fornecedores localizados na cidade de São Paulo ou
na Grande São Paulo.
10%
2 Prazo de execução dos serviços
Preferência por fornecedores que consigam concluir os serviços
antes ou até a data planejada no cronograma.
30%
3 Histórico técnico
Preferência por fornecedores que tenham um bom histórico de
outros serviços prestados no mesmo ramo.
20%
4 Garantia oferecida
Preferência por fornecedores que ofertem uma garantia acima do
esperado no serviços prestados.
10%
5 Preço e forma de pagamento
Preferência por fornecedores que negociem formas de pagamento
facilitadas para a consultoria.
30%

Documentos de Aquisição
A forma de seleção dos fornecedores será realizada através do processo de:
RFQ – Request For Proposal
Esse modelo de processo atende as necessidades da consultoria e do cliente perante o
fornecedor devido ao escopo dos trabalhos necessários já estarem bem definidos. Dessa
forma é possível limitar as diferenciações que podem ocorrer entre as diversas propostas e
permitir o enfoque do processo seletivo em fatores como preço cobrado e tempo de
execução. Juntamente com a RFQ serão incluídas uma Carta Introdutória e a Declaração do
Escopo do Projeto.

Envio do Convite
O envio do convite determinado para o processo seletivo desse projeto será:
Carta
O envio do convite será realizado através de carta encaminhada diretamente aos
fornecedores designados pela consultoria. Essa forma de convite foi escolhida devido a
formalidade que é repassada ao fornecedor. Além disso será disponibilizado um canal de e-
mail para acompanhamento dos fornecedores.

Tipo de Contrato
O tipo de contrato adotado para as aquisições desse projeto será:
PG – Preço Global
Esse tipo de contrato atende as necessidades da consultoria e do cliente perante o
fornecedor, devido ao escopo das aquisições do projeto estarem muito bem definidos tanto
em relação à especificação técnica dos servidores que são necessários, quanto aos
trabalhos de instalação e configuração a serem realizados nas instalações do cliente. Com o
contrato de preço global a consultoria pretende também transferir para o fornecedor, o
ônus dos riscos envolvidos

Fiscalização das Aquisições
Item Nome Descrição
1 Acompanhamento das atividades
Será disponibilizado um funcionário da equipe de projeto para o acompanhamento diário
das atividades e para auxiliar a equipe do fornecedor.
2 Reuniões com a equipe do fornecedor
Semanalmente, será realizada uma reunião com equipe do fornecedor para a análise do
andamento das atividades, verificação de dúvidas e mudanças que venham a ocorrer.
3 Controle integrado de mudanças
Será disponibilizado pela consultoria um sistema de controle de mudanças afim de agilizar
o processo de gestão de mudanças e a implementação de correções.
4 Homologação dos serviços executados
Após a conclusão de cada instalação dos servidores adquiridos, serão executados testes
recomendados pela Microsoft para validação da instalação e performance do servidor.
5 Relatório de andamento das atividades
A equipe do fornecedor deverá disponibilizar semanalmente um relatório das atividades
executadas durante a semana que será encaminhado ao gestor do projeto.

Plano de Gerenciamento das Aquisições
1 – Finalidade do documento;
2 – Matriz de responsabilidades;
3 – Planejamento das aquisições;
4 – Descrição das aquisições;
5 – Métricas de qualidade;
6 – Lista de fornecedores;
7 – Critérios de seleção;
8 – Lista de documentos;
9 – Cronograma das aquisições;
10 – Riscos envolvidos;
11 – Condução das aquisições;
12 – Controle das aquisições;
13 – Encerramento das aquisições;
14 – Critérios de homologação.
O PGA (Plano de Gerenciamento das Aquisições) será organizado da seguinte forma:

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