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La oficina tecnológica

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  • 1. La Oficina Tecnológica Retos de la Oficina Moderna Prof. Alexandra Alemán Mojica
  • 2. Objetivos Al finalizar la presentación, el estudiante • Identificará los deberes y responsabilidades de un buen administrador de oficina. • Demostrará conocimiento sobre las cualidades necesarias para ser un buen administrador de oficina. • Mencionará las destrezas y competencias que debe poseer un asistente de oficina en la oficina moderna.
  • 3. Introducción Dado a los avances tecnológicos que han surgido en los últimos tiempos, el asistente administrativo ha tenido que adquirir destrezas y desarrollar competencias que le permitan desempeñarse adecuadamente en la oficina moderna. Sus nuevos deberes y responsabilidades así lo han requerido.
  • 4. Exigencias de la Oficina Tecnológica Competencias lingüísticas: Bilingüe Telecomunicaciones Competencias en el Manejo de la Tecnología Relaciones Interpersonales Positivas
  • 5. Competencias Lingüísticas La oficina del presente y el futuro demanda personas competentes en el uso correcto del inglés y español. La mayor parte de las transacciones de negocios se hacen en inglés, ya que es el idioma del Internet
  • 6. Competencias en el Manejo de la Tecnología Los Asistentes Administrativos deben demostrar actitudes positivas ante los cambios tecnológicos. Explorar la nueva tecnología y adaptarse a ella. Evaluar constantemente la tecnología e integrar la misma a los procesos diarios El asistente administrativo deben manejar efectivamente: teléfonos, sistemas de videoconferencia, equipo computadorizado, etc.
  • 7. Retos de la Oficina Tecnológica • Preparación académica mayor. • Dominio de sistemas computadorizados. • Manejo del internet y sus herramientas. • Interacción con empleados que poseen experiencias variadas. • Interacción con empleados de diferentes culturas.
  • 8. Retos… (Cont.) • “Downsizing” (reducción de empleados) • Mayor productividad. • Habilidad para laborar en equipo. • Horarios flexibles.
  • 9. Retos… (Cont.) • Flexibilidad ante los cambios. • Readiestramiento de empleados. • Buena organización y administración del tiempo. • Excelentes destrezas de comunicación. • Conocimiento en materias relacionadas. • Trabajo con poca o ninguna supervisión directa.
  • 10. Retos…(Cont.) • Mantener relaciones humanas efectivas. • Empleo propio. • Creación de oficinas virtuales. • Trabajos desde el hogar(telecommuting).
  • 11. Cualidades de un Asistente Administrativo Lealtad Sencillez Honestidad Sensibilidad Entusiasmo Serenidad Optimismo Constancia Tolerancia Integridad Responsabilidad
  • 12. Destrezas Básicas de un Asistente Administrativo Tomar dictado Transcripción Archivar Buena ortografía Redacción de documentos Comunicación efectiva Manejo de programas de computadoras
  • 13. Deberes y Responsabilidades • Redacción de documentos comerciales. • Cotejo de ortografía. • Supervisión de empleados de menor cargo. • Coordinación de reuniones y actividades. • Toma de minutas. • Tomar decisiones en cuanto a equipo. • Atender visitantes y llamadas. • Coordinar viajes de negocios.
  • 14. Deberes y Responsabilidades • Toma de inventario en la oficina. • Búsqueda de información en Internet. • Creación de presentaciones digitales. • Creación de reportes. • Adiestramiento de nuevo personal. • Documentar procedimientos de oficina. • Llevar contabilidad de la oficina. (Bookkeeping)
  • 15. Nuevas tendencias en el trabajo • Tiempo flexible (Flex-time) • Trabajo compartido (Compartir tareas) • Semana de trabajo comprimida (4 days week) • Trabajo desde el hogar (Telecommuting)
  • 16. Referencias Maldonado Ruiz, A. & Delgado, C. (2008). Procedimiento AdministrativoPara la Oficina 2nd Ed. McGraw-Hill Interamericana.