Dicas de Gestão do Tempo, Produtividade e Qualidade de Vida

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Valioso conjunto de dicas, que podem fazer a diferença, em seus desafios diários.

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  • 1. 24h
    Assistentes Pessoais
    Concierge Corporativo
    Gestão do Tempo, Produtividade e QV
  • 2. Lista de Tarefas
    − Isto é um item anotado
    O Isto é um item por fazer
    Ɵ Isto é um item delegado
    Ø Isto é um item feito
    ® Isto é um item por registrar
    Tenha uma “ToDoList”.
    Caderno ou software, o importante é o controle.
    Use símbolos para Pendentes, Delegadas e Completadas.
    Email é comunicação, não um ToDolist. Tenha um método e se discipline a ele. c
  • 3. Lista de Prioridades
    Importante VS. Urgente.
    Faça um mapa ou BSC do que é estratégico para você (Estratégia, Cliente/CRM, Projetos, Canais, Marketing, Delivery, Colaboradores, Inovação, Financeiro).
    Seu Calendário precisa ter apenas tarefas com horário realmente definido.
  • 4. Comece pelo mais difícil
    Mate logo um leão! (suas novas mensagens de email não é (hoje) um leão)
  • 5. Não tenha receio de pedir ajuda
    Terceirize, pergunte pra quem conhece.
    Evite resolver problemas pessoais, durante o trabalho, e principalmente, não queira resolver tudo sozinho.
  • 6. Organize suas informações
    Para que possa pesquisar rapidamente (bancos de dados de contatos, Google Apps, Google Desktop, whatever...).
    Não confie em sua memória, pois a sobrecarga pode gerar stress.
  • 7. DEMO em Access
  • 8. Diga não às interrupções...
    ...menos importantes.
    Nada de avisos de “novo email”, ou “fulano está online”, a cada 5 minutos.
    Mantenha-se como “busy” e leia emails 3 ou 4 vezes por dia, no máximo.
  • 9. Resolva logo
    Se o assunto pode ser resolvido em poucos minutos, não deixe pra depois. Resolva na hora que tomar ciência.
    Evite o uso de InstantMessaging ou SMS, a menos que seja realmente necessário.
    O telefone é muitas vezes um aliado melhor do que o email.
  • 10. Em vez de marcar como lido, marque como resolvido
    Dica Outlook: Ctrl + Q
    Não perca tempo organizando (ou mesmo deletando) emails pouco importantes.
  • 11. Reserve tempo...
    ...em sua agenda para eventualidades. Não preencha todos os seus slots.
  • 12. Redes Sociais:
    Todas vão te ajudar a não esquecer de responder, portanto, deixe sempre pra depois!
  • 13. Delegue o quanto antes
    E com detalhes de como você gostaria que aquilo fosse feito) tudo o possível, para que a pessoa tenha tempo para adiantar ou resolver o problema.
  • 14. Dicas de como delegar tarefas
    Dê instruções com precisão. Se puder, exemplifique, cite preferências, e dê dicas simples que permitam que o Assistente Virtual (AV) faça certo, na 1ª vez.
    Estabeleça prazos adequados e limites de horas para a realização de suas tarefas. Se quiser relatos de progressos intermediários, deixe isto claro.
    Fracione tarefas em blocos menores. Delegue tarefas para que sejam completadas em não mais de 72 horas.
    Delegue tarefas uma de cada vez, e priorize diferentes solicitações.
    “Um VA poderia fazer isto?”. Não espere sempre milagres do AV, mas também não o subestime. Não faz muito sentido gastar tempo com emails para um VA fazer algo que você faria em 5 minutos, como conseguir cotações de passagens aéreas.
    Fonte: Timothy Ferris. Resumo em: http://www.prestus.com.br/delegar
  • 15. Não pense “se quer bem feito, faça você mesmo”
    Pense: “se quer bem feito 30 vezes, ensine você mesmo 3 vezes, e o quanto antes”.
    Aprenda a ser tolerante com a dificuldade dos outros.
  • 16. Saiba dizer não
    em seu ambiente profissional.
    Melhor do que atrasar a tarefa ou não cumpri-la, depois.
  • 17. Reduza o número e o tempo de reuniões.
    Proponha que se use o Skype, ou as faça de pé.
    Utilize um timer para controlar o tempo que cada participante terá para apresentar (isto ajuda todos a resumir conteúdos).
    Agrupe compromissos externos em horários próximos.
  • 18. Revise semanalmente as pendências.
    − Isto é um item anotado
    O Isto é um item por fazer
    Ɵ Isto é um item delegado
    Ø Isto é um item feito
    ® Isto é um item por registrar
  • 19. Tenha contatos atualizados sempre a mão.
  • 20. Faça backups.
  • 21. Lembre-se de relaxar
    Você fez por merecer seu tempo livre, ao final do dia. Exercite-se sim, mas depois escute músicas calmas. Descansar é um processo. Prepare-se para dormir.
  • 22. Uso de Assistentes Virtuais
    DEMO
  • 23. Dicas de como delegar tarefas a um Assistente Virtual
    No livro “Trabalhe 4 horas por semana”, Timothy Ferris exemplifica e ilustra muito bem os benefícios de se delegar tarefas a assistentes virtuais.
    Há 3 artigos (resumos) deste livro em:
    http://www.prestus.com.br/delegar
    Veja nos slides seguintes os pontos principais
  • 24. Minha Vida Terceirizada
    Com um VA você aprende a dar ordens e ser o comandante, em vez de ser o comandado.
    “Se posso fazer algo melhor que um assistente, porque deveria pagar-lhe para fazer?” Resposta: Porque o objetivo é liberar o seu tempo para focar em coisas maiores e melhores. O seu tempo pode até parecer “de graça” mas vale muito mais do que o custo de um assistente virtual
    Contrate uma empresa de AV’s, em vez de operadores solo.
    Cuidado para não abusar: tarefas ilógicas, ineficientes ou mal definidas não devem ser feitas nem por você, nem por sua Assistente Virtual
    Regra de ouro 1: Cada tarefa delegada deve ao mesmo tempo demandar bastante tempo para sua realização e estar bem definida.
    Fonte: Timothy Ferris. Resumo em: http://www.prestus.com.br/delegar#parte_II
  • 25. Para clientes Prestus
    Assistente Pessoal 24h
    por email ou telefone
    Informações 24h: endereços, telefones, rotas alternativas para quando estiver no trânsito ou na rua, por exemplo!
    Concierge de Compras: reservas de restaurantes, hotéis, viagens, pesquisas de preços...
    Tomar providências em seu nome: ligar para Call-centers, organizar reuniões e eventos sociais, agendar Consultas, etc...
    Atender as chamadas de seu celular, quando em reuniões, ou em viagens, gerando recados via SMS ou email
    Suporte em assuntos relacionados ao veículo, à residência e à família
  • 26. Canais de Atendimento Prestus
    Aproveite sua retaguarda:
    Informação e resolução remota de problemas em tempo real
    Consultores Especialistas em diversas áreas: Advogados, Especialistas em Compras, Informática, Finanças, Viagens, Trânsito/Logística, Tradução, Eventos/CRM e muito mais!
    Escreva-nos por email
    Ligue, 24h por dia, para nossos números nas principais capitais
    Ganhe Tempo e Produtividade
    Menos stress. Mais qualidade de vida!
  • 27. Mude seus paradigmas!
    Se inspire com o vídeo “Profissão Perigo”
    Conheça a história do Sr. Ferraz
    E simule agora mesmo quais tarefas você pode delegar para seu assistente pessoal da Prestus
  • 28. 24h
    Assistentes Pessoais
    Concierge Corporativo (EAP)
    Relacionamento
    Gestão de Emergências