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  • 1. Curs formatiu per als funcionaris de Grup C, Escala tècnica bàsica d’Arxius i Biblioteques LA GESTIÓN DE LOS USUARIOS EN MILLENNIUM
  • 2. Usuarios en las bibliotecas de la UV (1)
    • ¿Quienes son usuarios de las biblioteca para Millennium?
      • Personas con registro de usuario en el sistema
    • Pueden estar bloqueados o no para las actividades de circulación
      • Por carné caducado
      • Por retraso en la devolución (1r aviso enviado)
      • Por multa (Bloqueado hasta…)
      • Por número máximo de ejemplares prestados
      • Por bloqueo manual (puesto por el personal de la biblioteca por algún motivo: datos incompletos,
      • Por estar en uso por el sistema
    • Algunas cifras de usuarios
      • Nº total de usuarios e tendencias de evolución
      • Distribución de los usuarios por tipo de usuario, vinculación, estudios, etc.
  • 3. Usuarios en las bibliotecas de la UV (2)
    • Los registros de usuario que aparecen en Millennium en general coinciden con los datos que constan en las bases de usuarios de la Universitat y con la realidad  la mayor parte de los registros de usuario se crean y actualizan por cargas masivas de estas bases (semanales)
    • Sin embargo, a veces se producen desajustes . Esto crea situaciones que hay que resolver individualmente
    • Algunos casos habituales:
    • Usuarios que no figuran en nuestra base de datos y deberían estar  ¿problemas con su carné o su matrícula? ¿próxima carga semanal?  alta provisional sin carné
    • Usuarios que no tienen carné pero sí derecho a utilizar la biblioteca  comprobación de datos  carné del SBD
    • Usuarios que aparecen en nuestra base y no deberían ya aparecer  ¿caducidad del carné?  posible bloqueo manual
    • Usuarios con datos incompletos o erróneos  comprobación en bdusu  corrección de datos
    • Usuarios duplicados en la base de datos  comprobación de datos  fusión de los registros en 1 solo
  • 4. Gestión de usuarios en Millennium (1)
    • Gestión de usuarios. Tareas que implica:
    • Altas
      • Cargas masivas (desde S ervicio I nformática)
      • Altas individuales definitivas o provisiones (desde SBD - S ervicios C entrales)
    • Bajas
      • Obtención de estadísticas (desde SBD-SC)
      • Bajas masivas (fecha de caducidad y otros datos) (desde Servicio Informática)
    • Actualizaciones : cambios de vinculación y tipo de usuario, nuevos datos de contacto (dirección, teléfono)…
      • Modificaciones individuales (desde SBD-SC + Bibliotecas)
      • Modificaciones masivas (desde SBD-SC o SI)
    • Fusiones : usuarios con más de un carné: detección y corrección (desde SBD-SC+ SI)
  • 5. Control e identificación de usuarios
    • Necesidad de un sistema adecuado de identificación para los usuarios en la biblioteca 
      • Se realizan miles de transacciones diferentes de carácter personal
      • Es necesaria una identificación tanto presencial como virtual
    • Muchos servicios necesitan la identificación previa del usuario:
      • Actividades de circulación
      • Consulta de información y servicios personalizados a través del catálogo Trobes (préstamos en curso, reservas, renovaciones, alertas semanales…)
      • Comunicación de la Biblioteca con el usuario
    • Sistemas de identificación
      • Actualmente: carné y su código de barras  sistema único
      • En un futuro próximo: carné y ldap
  • 6. Los carnés de usuario en la UV (1)
    • Importancia y utilidad del carné:
      • Identificación precisa (generados por la UV a partir de su información)
      • Agilidad de transacciones (código de barras)
    • TIPOS DE carné en lo que afecta a las biblioteca: carné universitario y carné del SBD (“Plásticos” ~ “Cartones”)
      • Plásticos: carné oficial de la Universitat, emitidos por una entidad bancaria
      • Cartones: carnés emitidos por el Servei de Biblioteques i Documentació y que tienen un ámbito de actuación limitado a las bibliotecas
    • INFORMACIÓN sobre carnés  web de la Biblioteca
      • Serveis que oferim > Obtenció del carnet
      • Gestions i formularis
  • 7. Los carnés de usuario en la UV (2)
    • Carné de la universidad (“plástico”) (con o sin funciones bancarias)
    • Características  tarjeta de identificación oficial que emite la UV
    • Ventajas  múltiples usos: identificación, secretaría virtual, acceso a instalaciones…
    • Incidencias e información  Servei d’Estudiants http://sestud.uv.es/contenidos.asp?nivel=12&cont=276
    • Algunos aspectos importantes en lo que afecta a las bibliotecas :
    • La información de la base de carnés de la UV se carga masivamente en Millennium (Servei d’Informàtica)
    • Altas y bajas  Las altas se cargan semanalmente a lo largo del curso. Las bajas se hacen en ciertos momentos del año en base a la fecha de caducidad del carné
    • Actualización de la información  no se produce de forma automática
    • Caducidad del carné  depende del tipo de usuario, por lo general 6 años, este dato aparece en la tarjeta y NO se debe modificar. PERO el servicio acaba cuando deja de haber vinculación
    • Renovaciones  un poco antes de que caduque un carné, si es necesario, se emitirá otro nuevo. No siempre es automática.
    • Duplicidades  algunos usuarios con una relación múltiple con la Universidad (ej. pas+alumno) pueden recibir ocasionalmente más de un carné. En Millennium sólo debe existir 1 carné por persona, con las características que le sean más ventajosas al usuario
  • 8. Los carnés de usuario del SBD (1)
    • ¿Y los usuarios que no tienen carné?
    •  Carné del SBD (cartón)
    • Características
      • Utilidad SÓLO en el ámbito de las bibliotecas
      • Lo emite el SBD-SC
      • Da acceso rápidamente a los servicios de la Biblioteca
    • Algunos aspectos importantes
      • La caducidad se adapta a cada caso concreto (ej. 1 año para Colegios de licenciados, el tiempo que dure la investigación en caso de investigadores, la fecha del examen de convalidación…)
      • Tenemos más libertad para modificar datos clave: código de barras, caducidad, tipo de usuario, vinculación, etc.
      • También para dar de alta usuarios y para bloquearlos  sólo afecta a las bibliotecas y conocemos directamente la situación del usuario
    • Altas provisionales
      • A veces el usuario tardará en tener el Carné de la Universitat y quiere usar la Biblioteca
      • Podemos dar de alta provisionalmente al usuario en Millennium para que pueda utilizar los servicios básicos, pero
        • El usuario NO tendrá carné del SBD (cartón)
        • No tendrá por tanto código de barras asociado  NO podrá realizar ciertos servicios desde Trobes
        • La caducidad de esta alta provisional será corta, sólo la necesaria hasta que reciba el Carné de la Unviersitat
  • 9. Los carnés de usuario del SBD (2)
    • ¿Quién debe solicitar el carné del SBD?
    • Aquellos usuarios que NO tengan ni vayan a tener carné de la Universitat pero que SÍ tengan derecho a utilizar los servicios de la Biblioteca
      • Convenios (colegios profesionales, UNED, profesores de secundaria)
      • Personas que van a hacer exámenes de convalidación de títulos
      • Profesores de cursos de postgrado que no pertenecen a la UV
      • Investigadores que realizan su tesis pero ya acabaron los cursos de doctorado
    • ¿Cómo solicitar y obtener el carné del SBD (o un alta provisional)?
      • Formulario en la web de Bibliotecas http://biblioteca.uv.es/valenciano/servicios/prestec_domicili/carnet_usu_c.pdf
      • Documentación que acredite su condición + 1 foto
      • Más Información en la web de Bibliotecas http://biblioteca.uv.es/valenciano/servicios/prestec_domicili/carnet_usuari.php
  • 10. Documentación disponible sobre gestión de usuarios y carnés
    • Documentos para el personal de bibliotecas  Intranet ( http :// biblioteca.uv.es /intranet )
      • Registros de usuario
    • Documentos para los usuarios:
    • Web de la biblioteca:
      • Obtención del carné
      • Formulario de incidencias
    • Web de la universitat:
      • Servei d’Estudiants
  • 11. Gestión de usuario para circulación: Tipos de usuario
    • Elementos básicos que determinarán todas las condiciones en que se realizarán las actividades de préstamo: Campo TIPO DE USUARIO del reg. de usuario (p.)
    • Estudiante
    • Estudiante + doble titulación (doble nº de obras en el mismo periodo)
    • Estudiante + discapacidad (doble periodo + intercampus)
    • 3r ciclo / postgrado
    • 3r ciclo / postgrado + discapacidad (intercampus)
    • PDI
    • PAS
    • Convenio = Estudiantes pero sin préstamo corto (manuales)
    • Proyecto (sólo ejemplares del proyecto)
    • Departamento (NO préstamo corto)
    • Biblioteca
    Usuarios no personales  1 responsable Biblioteca = + privilegios Renovación anual Renovación automática si continúa la vinculación Duración = 6 años. La discapacidad ha de comunicarse Al final de los cursos se puede solicitar carné SBD
  • 12. Los registros de usuario en Millennium (1)
    • Se identifican por la letra inicia p.
    • Estructura  campos fijos y variables
    • Campos fijos
      • Caduca (fecha) (No modificar)
      • Vinculación
      • Centro y titulación
      • Tipo usuario (No modificar)
      • Total de préstamo, total renovaciones (contador)
      • Nº préstamos en curso (contador)
      • Mensaje usuario
      • Bloqueo manual
      • Afirma devuelto
      • Bloqueado hasta (fecha) (No modificar como norma general)
      • Última actividad (fecha)
      • Idioma preferido
  • 13. Los registros de usuario en Millennium (1)
    • Campos variables
      • Nombre (No modificar)
      • Dirección 1 y 2
      • Teléfono 1 y 2
      • NIF/Pasaporte (No modificar)
      • Mensaje
      • Nota
      • Código de barras (No modificar)
      • E-mail (El de la UV si es existe)
      • Sexo
      • Usuario ldap (No modificar)
      • Ubicación
  • 14. Modificación de registros de usuarios
    • Necesidad de controlar y limitar al máximo el número de personas que puede modificar esta información
    • Qué se puede modificar desde las bibliotecas
      • Completar e-mail (de la uv preferentemente  redireccionar?)
      • Completar dirección
      • Quitar algunos bloqueos (faltan datos…)
    • Qué se puede modificar sólo desde el SBD-SC (acceso a base de usuarios de la UV (bdusu)
      • Crear nuevos usuarios
      • Modificar ciertos campos: tipo de usuario (estudiantes/3r. ciclo/pdi), fecha de caducidad,
      • Fusionar usuarios duplicados
  • 15. Confidencialidad de los datos relativos a los usuarios
    • La Ley de protección de datos personales nos obliga a mantener la confidencialidad de cierta información de los usuarios
    • Datos personales
    • Domicilio, teléfono, e-mail
    • Datos de actividad lectora
    • Obras que tiene en préstamo o que ha reservado
    • Datos de retrasos, sanciones,
    • Bloqueado hasta, Mensajes o nota…