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    Usuarios Usuarios Presentation Transcript

    • Curs formatiu per als funcionaris de Grup C, Escala tècnica bàsica d’Arxius i Biblioteques LA GESTIÓN DE LOS USUARIOS EN MILLENNIUM
    • Usuarios en las bibliotecas de la UV (1)
      • ¿Quienes son usuarios de las biblioteca para Millennium?
        • Personas con registro de usuario en el sistema
      • Pueden estar bloqueados o no para las actividades de circulación
        • Por carné caducado
        • Por retraso en la devolución (1r aviso enviado)
        • Por multa (Bloqueado hasta…)
        • Por número máximo de ejemplares prestados
        • Por bloqueo manual (puesto por el personal de la biblioteca por algún motivo: datos incompletos,
        • Por estar en uso por el sistema
      • Algunas cifras de usuarios
        • Nº total de usuarios e tendencias de evolución
        • Distribución de los usuarios por tipo de usuario, vinculación, estudios, etc.
    • Usuarios en las bibliotecas de la UV (2)
      • Los registros de usuario que aparecen en Millennium en general coinciden con los datos que constan en las bases de usuarios de la Universitat y con la realidad  la mayor parte de los registros de usuario se crean y actualizan por cargas masivas de estas bases (semanales)
      • Sin embargo, a veces se producen desajustes . Esto crea situaciones que hay que resolver individualmente
      • Algunos casos habituales:
      • Usuarios que no figuran en nuestra base de datos y deberían estar  ¿problemas con su carné o su matrícula? ¿próxima carga semanal?  alta provisional sin carné
      • Usuarios que no tienen carné pero sí derecho a utilizar la biblioteca  comprobación de datos  carné del SBD
      • Usuarios que aparecen en nuestra base y no deberían ya aparecer  ¿caducidad del carné?  posible bloqueo manual
      • Usuarios con datos incompletos o erróneos  comprobación en bdusu  corrección de datos
      • Usuarios duplicados en la base de datos  comprobación de datos  fusión de los registros en 1 solo
    • Gestión de usuarios en Millennium (1)
      • Gestión de usuarios. Tareas que implica:
      • Altas
        • Cargas masivas (desde S ervicio I nformática)
        • Altas individuales definitivas o provisiones (desde SBD - S ervicios C entrales)
      • Bajas
        • Obtención de estadísticas (desde SBD-SC)
        • Bajas masivas (fecha de caducidad y otros datos) (desde Servicio Informática)
      • Actualizaciones : cambios de vinculación y tipo de usuario, nuevos datos de contacto (dirección, teléfono)…
        • Modificaciones individuales (desde SBD-SC + Bibliotecas)
        • Modificaciones masivas (desde SBD-SC o SI)
      • Fusiones : usuarios con más de un carné: detección y corrección (desde SBD-SC+ SI)
    • Control e identificación de usuarios
      • Necesidad de un sistema adecuado de identificación para los usuarios en la biblioteca 
        • Se realizan miles de transacciones diferentes de carácter personal
        • Es necesaria una identificación tanto presencial como virtual
      • Muchos servicios necesitan la identificación previa del usuario:
        • Actividades de circulación
        • Consulta de información y servicios personalizados a través del catálogo Trobes (préstamos en curso, reservas, renovaciones, alertas semanales…)
        • Comunicación de la Biblioteca con el usuario
      • Sistemas de identificación
        • Actualmente: carné y su código de barras  sistema único
        • En un futuro próximo: carné y ldap
    • Los carnés de usuario en la UV (1)
      • Importancia y utilidad del carné:
        • Identificación precisa (generados por la UV a partir de su información)
        • Agilidad de transacciones (código de barras)
      • TIPOS DE carné en lo que afecta a las biblioteca: carné universitario y carné del SBD (“Plásticos” ~ “Cartones”)
        • Plásticos: carné oficial de la Universitat, emitidos por una entidad bancaria
        • Cartones: carnés emitidos por el Servei de Biblioteques i Documentació y que tienen un ámbito de actuación limitado a las bibliotecas
      • INFORMACIÓN sobre carnés  web de la Biblioteca
        • Serveis que oferim > Obtenció del carnet
        • Gestions i formularis
    • Los carnés de usuario en la UV (2)
      • Carné de la universidad (“plástico”) (con o sin funciones bancarias)
      • Características  tarjeta de identificación oficial que emite la UV
      • Ventajas  múltiples usos: identificación, secretaría virtual, acceso a instalaciones…
      • Incidencias e información  Servei d’Estudiants http://sestud.uv.es/contenidos.asp?nivel=12&cont=276
      • Algunos aspectos importantes en lo que afecta a las bibliotecas :
      • La información de la base de carnés de la UV se carga masivamente en Millennium (Servei d’Informàtica)
      • Altas y bajas  Las altas se cargan semanalmente a lo largo del curso. Las bajas se hacen en ciertos momentos del año en base a la fecha de caducidad del carné
      • Actualización de la información  no se produce de forma automática
      • Caducidad del carné  depende del tipo de usuario, por lo general 6 años, este dato aparece en la tarjeta y NO se debe modificar. PERO el servicio acaba cuando deja de haber vinculación
      • Renovaciones  un poco antes de que caduque un carné, si es necesario, se emitirá otro nuevo. No siempre es automática.
      • Duplicidades  algunos usuarios con una relación múltiple con la Universidad (ej. pas+alumno) pueden recibir ocasionalmente más de un carné. En Millennium sólo debe existir 1 carné por persona, con las características que le sean más ventajosas al usuario
    • Los carnés de usuario del SBD (1)
      • ¿Y los usuarios que no tienen carné?
      •  Carné del SBD (cartón)
      • Características
        • Utilidad SÓLO en el ámbito de las bibliotecas
        • Lo emite el SBD-SC
        • Da acceso rápidamente a los servicios de la Biblioteca
      • Algunos aspectos importantes
        • La caducidad se adapta a cada caso concreto (ej. 1 año para Colegios de licenciados, el tiempo que dure la investigación en caso de investigadores, la fecha del examen de convalidación…)
        • Tenemos más libertad para modificar datos clave: código de barras, caducidad, tipo de usuario, vinculación, etc.
        • También para dar de alta usuarios y para bloquearlos  sólo afecta a las bibliotecas y conocemos directamente la situación del usuario
      • Altas provisionales
        • A veces el usuario tardará en tener el Carné de la Universitat y quiere usar la Biblioteca
        • Podemos dar de alta provisionalmente al usuario en Millennium para que pueda utilizar los servicios básicos, pero
          • El usuario NO tendrá carné del SBD (cartón)
          • No tendrá por tanto código de barras asociado  NO podrá realizar ciertos servicios desde Trobes
          • La caducidad de esta alta provisional será corta, sólo la necesaria hasta que reciba el Carné de la Unviersitat
    • Los carnés de usuario del SBD (2)
      • ¿Quién debe solicitar el carné del SBD?
      • Aquellos usuarios que NO tengan ni vayan a tener carné de la Universitat pero que SÍ tengan derecho a utilizar los servicios de la Biblioteca
        • Convenios (colegios profesionales, UNED, profesores de secundaria)
        • Personas que van a hacer exámenes de convalidación de títulos
        • Profesores de cursos de postgrado que no pertenecen a la UV
        • Investigadores que realizan su tesis pero ya acabaron los cursos de doctorado
      • ¿Cómo solicitar y obtener el carné del SBD (o un alta provisional)?
        • Formulario en la web de Bibliotecas http://biblioteca.uv.es/valenciano/servicios/prestec_domicili/carnet_usu_c.pdf
        • Documentación que acredite su condición + 1 foto
        • Más Información en la web de Bibliotecas http://biblioteca.uv.es/valenciano/servicios/prestec_domicili/carnet_usuari.php
    • Documentación disponible sobre gestión de usuarios y carnés
      • Documentos para el personal de bibliotecas  Intranet ( http :// biblioteca.uv.es /intranet )
        • Registros de usuario
      • Documentos para los usuarios:
      • Web de la biblioteca:
        • Obtención del carné
        • Formulario de incidencias
      • Web de la universitat:
        • Servei d’Estudiants
    • Gestión de usuario para circulación: Tipos de usuario
      • Elementos básicos que determinarán todas las condiciones en que se realizarán las actividades de préstamo: Campo TIPO DE USUARIO del reg. de usuario (p.)
      • Estudiante
      • Estudiante + doble titulación (doble nº de obras en el mismo periodo)
      • Estudiante + discapacidad (doble periodo + intercampus)
      • 3r ciclo / postgrado
      • 3r ciclo / postgrado + discapacidad (intercampus)
      • PDI
      • PAS
      • Convenio = Estudiantes pero sin préstamo corto (manuales)
      • Proyecto (sólo ejemplares del proyecto)
      • Departamento (NO préstamo corto)
      • Biblioteca
      Usuarios no personales  1 responsable Biblioteca = + privilegios Renovación anual Renovación automática si continúa la vinculación Duración = 6 años. La discapacidad ha de comunicarse Al final de los cursos se puede solicitar carné SBD
    • Los registros de usuario en Millennium (1)
      • Se identifican por la letra inicia p.
      • Estructura  campos fijos y variables
      • Campos fijos
        • Caduca (fecha) (No modificar)
        • Vinculación
        • Centro y titulación
        • Tipo usuario (No modificar)
        • Total de préstamo, total renovaciones (contador)
        • Nº préstamos en curso (contador)
        • Mensaje usuario
        • Bloqueo manual
        • Afirma devuelto
        • Bloqueado hasta (fecha) (No modificar como norma general)
        • Última actividad (fecha)
        • Idioma preferido
    • Los registros de usuario en Millennium (1)
      • Campos variables
        • Nombre (No modificar)
        • Dirección 1 y 2
        • Teléfono 1 y 2
        • NIF/Pasaporte (No modificar)
        • Mensaje
        • Nota
        • Código de barras (No modificar)
        • E-mail (El de la UV si es existe)
        • Sexo
        • Usuario ldap (No modificar)
        • Ubicación
    • Modificación de registros de usuarios
      • Necesidad de controlar y limitar al máximo el número de personas que puede modificar esta información
      • Qué se puede modificar desde las bibliotecas
        • Completar e-mail (de la uv preferentemente  redireccionar?)
        • Completar dirección
        • Quitar algunos bloqueos (faltan datos…)
      • Qué se puede modificar sólo desde el SBD-SC (acceso a base de usuarios de la UV (bdusu)
        • Crear nuevos usuarios
        • Modificar ciertos campos: tipo de usuario (estudiantes/3r. ciclo/pdi), fecha de caducidad,
        • Fusionar usuarios duplicados
    • Confidencialidad de los datos relativos a los usuarios
      • La Ley de protección de datos personales nos obliga a mantener la confidencialidad de cierta información de los usuarios
      • Datos personales
      • Domicilio, teléfono, e-mail
      • Datos de actividad lectora
      • Obras que tiene en préstamo o que ha reservado
      • Datos de retrasos, sanciones,
      • Bloqueado hasta, Mensajes o nota…