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  1. 1. Curs formatiu per als funcionaris de Grup C, Escala tècnica bàsica d’Arxius i Biblioteques LA GESTIÓN DE LOS USUARIOS EN MILLENNIUM
  2. 2. Usuarios en las bibliotecas de la UV (1) <ul><li>¿Quienes son usuarios de las biblioteca para Millennium? </li></ul><ul><ul><li>Personas con registro de usuario en el sistema </li></ul></ul><ul><li>Pueden estar bloqueados o no para las actividades de circulación </li></ul><ul><ul><li>Por carné caducado </li></ul></ul><ul><ul><li>Por retraso en la devolución (1r aviso enviado) </li></ul></ul><ul><ul><li>Por multa (Bloqueado hasta…) </li></ul></ul><ul><ul><li>Por número máximo de ejemplares prestados </li></ul></ul><ul><ul><li>Por bloqueo manual (puesto por el personal de la biblioteca por algún motivo: datos incompletos, </li></ul></ul><ul><ul><li>Por estar en uso por el sistema </li></ul></ul><ul><li>Algunas cifras de usuarios </li></ul><ul><ul><li>Nº total de usuarios e tendencias de evolución </li></ul></ul><ul><ul><li>Distribución de los usuarios por tipo de usuario, vinculación, estudios, etc. </li></ul></ul>
  3. 3. Usuarios en las bibliotecas de la UV (2) <ul><li>Los registros de usuario que aparecen en Millennium en general coinciden con los datos que constan en las bases de usuarios de la Universitat y con la realidad  la mayor parte de los registros de usuario se crean y actualizan por cargas masivas de estas bases (semanales) </li></ul><ul><li>Sin embargo, a veces se producen desajustes . Esto crea situaciones que hay que resolver individualmente </li></ul><ul><li>Algunos casos habituales: </li></ul><ul><li>Usuarios que no figuran en nuestra base de datos y deberían estar  ¿problemas con su carné o su matrícula? ¿próxima carga semanal?  alta provisional sin carné </li></ul><ul><li>Usuarios que no tienen carné pero sí derecho a utilizar la biblioteca  comprobación de datos  carné del SBD </li></ul><ul><li>Usuarios que aparecen en nuestra base y no deberían ya aparecer  ¿caducidad del carné?  posible bloqueo manual </li></ul><ul><li>Usuarios con datos incompletos o erróneos  comprobación en bdusu  corrección de datos </li></ul><ul><li>Usuarios duplicados en la base de datos  comprobación de datos  fusión de los registros en 1 solo </li></ul>
  4. 4. Gestión de usuarios en Millennium (1) <ul><li>Gestión de usuarios. Tareas que implica: </li></ul><ul><li>Altas </li></ul><ul><ul><li>Cargas masivas (desde S ervicio I nformática) </li></ul></ul><ul><ul><li>Altas individuales definitivas o provisiones (desde SBD - S ervicios C entrales) </li></ul></ul><ul><li>Bajas </li></ul><ul><ul><li>Obtención de estadísticas (desde SBD-SC) </li></ul></ul><ul><ul><li>Bajas masivas (fecha de caducidad y otros datos) (desde Servicio Informática) </li></ul></ul><ul><li>Actualizaciones : cambios de vinculación y tipo de usuario, nuevos datos de contacto (dirección, teléfono)… </li></ul><ul><ul><li>Modificaciones individuales (desde SBD-SC + Bibliotecas) </li></ul></ul><ul><ul><li>Modificaciones masivas (desde SBD-SC o SI) </li></ul></ul><ul><li>Fusiones : usuarios con más de un carné: detección y corrección (desde SBD-SC+ SI) </li></ul>
  5. 5. Control e identificación de usuarios <ul><li>Necesidad de un sistema adecuado de identificación para los usuarios en la biblioteca  </li></ul><ul><ul><li>Se realizan miles de transacciones diferentes de carácter personal </li></ul></ul><ul><ul><li>Es necesaria una identificación tanto presencial como virtual </li></ul></ul><ul><li>Muchos servicios necesitan la identificación previa del usuario: </li></ul><ul><ul><li>Actividades de circulación </li></ul></ul><ul><ul><li>Consulta de información y servicios personalizados a través del catálogo Trobes (préstamos en curso, reservas, renovaciones, alertas semanales…) </li></ul></ul><ul><ul><li>Comunicación de la Biblioteca con el usuario </li></ul></ul><ul><li>Sistemas de identificación </li></ul><ul><ul><li>Actualmente: carné y su código de barras  sistema único </li></ul></ul><ul><ul><li>En un futuro próximo: carné y ldap </li></ul></ul>
  6. 6. Los carnés de usuario en la UV (1) <ul><li>Importancia y utilidad del carné: </li></ul><ul><ul><li>Identificación precisa (generados por la UV a partir de su información) </li></ul></ul><ul><ul><li>Agilidad de transacciones (código de barras) </li></ul></ul><ul><li>TIPOS DE carné en lo que afecta a las biblioteca: carné universitario y carné del SBD (“Plásticos” ~ “Cartones”) </li></ul><ul><ul><li>Plásticos: carné oficial de la Universitat, emitidos por una entidad bancaria </li></ul></ul><ul><ul><li>Cartones: carnés emitidos por el Servei de Biblioteques i Documentació y que tienen un ámbito de actuación limitado a las bibliotecas </li></ul></ul><ul><li>INFORMACIÓN sobre carnés  web de la Biblioteca </li></ul><ul><ul><li>Serveis que oferim > Obtenció del carnet </li></ul></ul><ul><ul><li>Gestions i formularis </li></ul></ul>
  7. 7. Los carnés de usuario en la UV (2) <ul><li>Carné de la universidad (“plástico”) (con o sin funciones bancarias) </li></ul><ul><li>Características  tarjeta de identificación oficial que emite la UV </li></ul><ul><li>Ventajas  múltiples usos: identificación, secretaría virtual, acceso a instalaciones… </li></ul><ul><li>Incidencias e información  Servei d’Estudiants http://sestud.uv.es/contenidos.asp?nivel=12&cont=276 </li></ul><ul><li>Algunos aspectos importantes en lo que afecta a las bibliotecas : </li></ul><ul><li>La información de la base de carnés de la UV se carga masivamente en Millennium (Servei d’Informàtica) </li></ul><ul><li>Altas y bajas  Las altas se cargan semanalmente a lo largo del curso. Las bajas se hacen en ciertos momentos del año en base a la fecha de caducidad del carné </li></ul><ul><li>Actualización de la información  no se produce de forma automática </li></ul><ul><li>Caducidad del carné  depende del tipo de usuario, por lo general 6 años, este dato aparece en la tarjeta y NO se debe modificar. PERO el servicio acaba cuando deja de haber vinculación </li></ul><ul><li>Renovaciones  un poco antes de que caduque un carné, si es necesario, se emitirá otro nuevo. No siempre es automática. </li></ul><ul><li>Duplicidades  algunos usuarios con una relación múltiple con la Universidad (ej. pas+alumno) pueden recibir ocasionalmente más de un carné. En Millennium sólo debe existir 1 carné por persona, con las características que le sean más ventajosas al usuario </li></ul>
  8. 8. Los carnés de usuario del SBD (1) <ul><li>¿Y los usuarios que no tienen carné? </li></ul><ul><li> Carné del SBD (cartón) </li></ul><ul><li>Características </li></ul><ul><ul><li>Utilidad SÓLO en el ámbito de las bibliotecas </li></ul></ul><ul><ul><li>Lo emite el SBD-SC </li></ul></ul><ul><ul><li>Da acceso rápidamente a los servicios de la Biblioteca </li></ul></ul><ul><li>Algunos aspectos importantes </li></ul><ul><ul><li>La caducidad se adapta a cada caso concreto (ej. 1 año para Colegios de licenciados, el tiempo que dure la investigación en caso de investigadores, la fecha del examen de convalidación…) </li></ul></ul><ul><ul><li>Tenemos más libertad para modificar datos clave: código de barras, caducidad, tipo de usuario, vinculación, etc. </li></ul></ul><ul><ul><li>También para dar de alta usuarios y para bloquearlos  sólo afecta a las bibliotecas y conocemos directamente la situación del usuario </li></ul></ul><ul><li>Altas provisionales </li></ul><ul><ul><li>A veces el usuario tardará en tener el Carné de la Universitat y quiere usar la Biblioteca </li></ul></ul><ul><ul><li>Podemos dar de alta provisionalmente al usuario en Millennium para que pueda utilizar los servicios básicos, pero </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>El usuario NO tendrá carné del SBD (cartón) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>No tendrá por tanto código de barras asociado  NO podrá realizar ciertos servicios desde Trobes </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>La caducidad de esta alta provisional será corta, sólo la necesaria hasta que reciba el Carné de la Unviersitat </li></ul></ul></ul>
  9. 9. Los carnés de usuario del SBD (2) <ul><li>¿Quién debe solicitar el carné del SBD? </li></ul><ul><li>Aquellos usuarios que NO tengan ni vayan a tener carné de la Universitat pero que SÍ tengan derecho a utilizar los servicios de la Biblioteca </li></ul><ul><ul><li>Convenios (colegios profesionales, UNED, profesores de secundaria) </li></ul></ul><ul><ul><li>Personas que van a hacer exámenes de convalidación de títulos </li></ul></ul><ul><ul><li>Profesores de cursos de postgrado que no pertenecen a la UV </li></ul></ul><ul><ul><li>Investigadores que realizan su tesis pero ya acabaron los cursos de doctorado </li></ul></ul><ul><li>¿Cómo solicitar y obtener el carné del SBD (o un alta provisional)? </li></ul><ul><ul><li>Formulario en la web de Bibliotecas http://biblioteca.uv.es/valenciano/servicios/prestec_domicili/carnet_usu_c.pdf </li></ul></ul><ul><ul><li>Documentación que acredite su condición + 1 foto </li></ul></ul><ul><ul><li>Más Información en la web de Bibliotecas http://biblioteca.uv.es/valenciano/servicios/prestec_domicili/carnet_usuari.php </li></ul></ul>
  10. 10. Documentación disponible sobre gestión de usuarios y carnés <ul><li>Documentos para el personal de bibliotecas  Intranet ( http :// biblioteca.uv.es /intranet ) </li></ul><ul><ul><li>Registros de usuario </li></ul></ul><ul><li>Documentos para los usuarios: </li></ul><ul><li>Web de la biblioteca: </li></ul><ul><ul><li>Obtención del carné </li></ul></ul><ul><ul><li>Formulario de incidencias </li></ul></ul><ul><li>Web de la universitat: </li></ul><ul><ul><li>Servei d’Estudiants </li></ul></ul>
  11. 11. Gestión de usuario para circulación: Tipos de usuario <ul><li>Elementos básicos que determinarán todas las condiciones en que se realizarán las actividades de préstamo: Campo TIPO DE USUARIO del reg. de usuario (p.) </li></ul><ul><li>Estudiante </li></ul><ul><li>Estudiante + doble titulación (doble nº de obras en el mismo periodo) </li></ul><ul><li>Estudiante + discapacidad (doble periodo + intercampus) </li></ul><ul><li>3r ciclo / postgrado </li></ul><ul><li>3r ciclo / postgrado + discapacidad (intercampus) </li></ul><ul><li>PDI </li></ul><ul><li>PAS </li></ul><ul><li>Convenio = Estudiantes pero sin préstamo corto (manuales) </li></ul><ul><li>Proyecto (sólo ejemplares del proyecto) </li></ul><ul><li>Departamento (NO préstamo corto) </li></ul><ul><li>Biblioteca </li></ul>Usuarios no personales  1 responsable Biblioteca = + privilegios Renovación anual Renovación automática si continúa la vinculación Duración = 6 años. La discapacidad ha de comunicarse Al final de los cursos se puede solicitar carné SBD
  12. 12. Los registros de usuario en Millennium (1) <ul><li>Se identifican por la letra inicia p. </li></ul><ul><li>Estructura  campos fijos y variables </li></ul><ul><li>Campos fijos </li></ul><ul><ul><li>Caduca (fecha) (No modificar) </li></ul></ul><ul><ul><li>Vinculación </li></ul></ul><ul><ul><li>Centro y titulación </li></ul></ul><ul><ul><li>Tipo usuario (No modificar) </li></ul></ul><ul><ul><li>Total de préstamo, total renovaciones (contador) </li></ul></ul><ul><ul><li>Nº préstamos en curso (contador) </li></ul></ul><ul><ul><li>Mensaje usuario </li></ul></ul><ul><ul><li>Bloqueo manual </li></ul></ul><ul><ul><li>Afirma devuelto </li></ul></ul><ul><ul><li>Bloqueado hasta (fecha) (No modificar como norma general) </li></ul></ul><ul><ul><li>Última actividad (fecha) </li></ul></ul><ul><ul><li>Idioma preferido </li></ul></ul>
  13. 13. Los registros de usuario en Millennium (1) <ul><li>Campos variables </li></ul><ul><ul><li>Nombre (No modificar) </li></ul></ul><ul><ul><li>Dirección 1 y 2 </li></ul></ul><ul><ul><li>Teléfono 1 y 2 </li></ul></ul><ul><ul><li>NIF/Pasaporte (No modificar) </li></ul></ul><ul><ul><li>Mensaje </li></ul></ul><ul><ul><li>Nota </li></ul></ul><ul><ul><li>Código de barras (No modificar) </li></ul></ul><ul><ul><li>E-mail (El de la UV si es existe) </li></ul></ul><ul><ul><li>Sexo </li></ul></ul><ul><ul><li>Usuario ldap (No modificar) </li></ul></ul><ul><ul><li>Ubicación </li></ul></ul>
  14. 14. Modificación de registros de usuarios <ul><li>Necesidad de controlar y limitar al máximo el número de personas que puede modificar esta información </li></ul><ul><li>Qué se puede modificar desde las bibliotecas </li></ul><ul><ul><li>Completar e-mail (de la uv preferentemente  redireccionar?) </li></ul></ul><ul><ul><li>Completar dirección </li></ul></ul><ul><ul><li>Quitar algunos bloqueos (faltan datos…) </li></ul></ul><ul><li>Qué se puede modificar sólo desde el SBD-SC (acceso a base de usuarios de la UV (bdusu) </li></ul><ul><ul><li>Crear nuevos usuarios </li></ul></ul><ul><ul><li>Modificar ciertos campos: tipo de usuario (estudiantes/3r. ciclo/pdi), fecha de caducidad, </li></ul></ul><ul><ul><li>Fusionar usuarios duplicados </li></ul></ul>
  15. 15. Confidencialidad de los datos relativos a los usuarios <ul><li>La Ley de protección de datos personales nos obliga a mantener la confidencialidad de cierta información de los usuarios </li></ul><ul><li>Datos personales </li></ul><ul><li>Domicilio, teléfono, e-mail </li></ul><ul><li>Datos de actividad lectora </li></ul><ul><li>Obras que tiene en préstamo o que ha reservado </li></ul><ul><li>Datos de retrasos, sanciones, </li></ul><ul><li>Bloqueado hasta, Mensajes o nota… </li></ul>

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