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Circulación
 

 

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    Circulación Circulación Presentation Transcript

    • Curs formatiu per als funcionaris de Grup C, Escala tècnica bàsica d’Arxius i Biblioteques LA GESTIÓN DEL PRÉSTAMO CON EL MÓDULO DE CIRCULACIÓN DE MILLENNIUM
    • Marco normativo
      • La normativa sobre préstamo a domicilio que rige en la UV se aprueba por Junta de Gobierno y se hace pública a través de la web de la biblioteca (Informació general>Normativa>Normativa de préstec a domicili) http :// biblioteca.uv.es /valenciano/ informacion /normativa/ nor_pres_dom.php
      • Esta normativa regula básicamente :
        • Los tipos de préstamo atendiendo a la duración de los mismos y a la posibilidad o no de renovación y/o reserva
        • El número máximo de ejemplares que un usuario puede llevarse
        • Las sanciones en caso de retraso
      • Además existen otros acuerdos y disposiciones de la universidad que afectan al préstamo de obras:
        • Servicio ofrecido a ciertos colectivos: Amics i antics alumnes, investigadores que realizan su tesis, profesores visitantes…
        • Convenios firmados con instituciones externas (colegios profesionales…)
        • Condiciones más favorables para personas con discapacidad
        • PDI y PAS de la UV jubilados
      • ESTA NORMATIVA SE APLICA LUEGO MEDIANTE LOS PARÁMETROS DE CIRCULACIÓN DE MILLENNIUM
    • Documentación disponibles sobre préstamo en la UV
      • Documentos para el personal de bibliotecas  Intranet ( http :// biblioteca.uv.es /intranet )
        • Manual de circulación en Millennium
        • Manual de reservas
        • Parámetros de circulación
        • Registros de usuario
        • Estructura de los registros de ejemplar
        • Cómo crear y modificar registros de ejemplar
      • Documentos para los usuarios:
      • Web de la biblioteca: Serveis que oferim > Préstec a domicili ( http:// biblioteca.uv.es /valenciano/servicios/ prestec_domicili.php )
        • Quien puede usar el servicio
        • Obtención del carné
        • Qué se puede prestar y cuanto tiempo
        • Renovación de un préstamo
        • Devolución de obras prestadas
        • Reserva de ejemplares
        • Formulario de incidencias
        • Préstamo intercampus
        • Solicitudes a la Biblioteca Depósito
      • Catálogo TROBES  Ayuda
      • Materiales para ser impresos: Instrucciones para la renovación, Intrucciones para la reserva (en la Intranet > Materials per als usuaris)
    • Parámetros de circulación (1)
      • Elementos básicos que determinarán todas las condiciones en que se realizarán las actividades de préstamo:
      • Campo Tipo de usuario del reg. de usuario (p.)
        • Estudiante
        • Estudiante + doble titulación (doble nº de obras en el mismo periodo)
        • Estudiante + discapacidad (doble periodo + intercampus)
        • 3r ciclo / postgrado
        • 3r ciclo / postgrado + discapacidad (intercampus)
        • PDI
        • PAS
        • Convenio (sin manuales)
        • Proyecto (sólo ejemplares del proyecto)
        • Departamento
        • Biblioteca
      • Campo Tipo de ejemplar del reg. de ejemplar (i.)  “Tipo” para el préstamo
        • Préstamo normal (15, 30, 180, 365 días + renovación a veces)
        • Préstamo corto (7 días para todos sin renovación)
        • Corto especial (3 días + renovación)
        • Sin préstamo
        • Investigación (365 + 2 renovaciones)
    • Parámetros de circulación (2)
      • Millennium utiliza además una serie de elementos adicionales, definibles por la biblioteca y que el sistema utiliza para saber cómo debe comportarse en cada uno de los muchos casos posibles que pueden darse en el los procesos de préstamo.
      • Destacaremos entre ellos los PARÁMETROS DE CIRCULACIÓN
      • Los parámetros se definen desde Servicios centrales y por lo general son comunes a todas las bibliotecas
      • Cómo ver los parámetros de circulación en Millennium: Módulo de circulación > Admin > Parámetros > Parámetros de circulación (es necesario estar autorizado)
      • Principales elementos:
        • Reglas de préstamo
        • Tabla de determinantes de las reglas de préstamo
        • Bloqueos de usuario
        • Días en que la biblioteca está cerrada
    • Parámetros de circulación (3)
      • Reglas de préstamo  rigen múltiples aspecto de la transacción: duración del préstamo, posibilidad de renovación y cuando, posibilidad de reserva y donde se recogerá, avisos enviados, días de sanción por retraso, días de gracia para multas, etc.
      • Tabla de Determinantes de la regla de préstamo :
        • Asigna la regla correspondiente a cada préstamo según los valores de las variables Ubicación + Tipo de ejemplar + Tipo de usuario. La regla de préstamo que actúe se “guardará” en el campo correspondiente del registro ejemplar
        • Activa y desactiva las reglas
        • Es importante para los periodos especiales de préstamo (navidad, pascua, verano)
      • Bloqueos de usuario :
        • Por fecha de caducidad del carné
        • Por número máximo de ejemplares prestados
        • También por retraso en la devolución o por bloqueo manual
      • Días en que la biblioteca está cerrada
        • Se pueden definir para cada centro
        • Es importante que se avise con la máxima antelación posible al SBD
        • Afectan a multas y fecha de vencimiento (sábados, puentes…) por lo que se utilizan a veces para evitar sanciones poco razonables o reducir mucho el periodo de recogida de reservas (sábado = ½ día, se considera cerrado aunque la biblioteca está abierta)
    • Resumen del proceso de préstamo en Millennium
      • Identificación del usuario (ej. código de barras del carné):
        • Se comprueba que NO existan condiciones de bloqueo
        • Se retiene el dato Tipo de usuario
      • Identificación del ejemplar (ej. código de barras del libro):
        • Se comprueba la ubicación del ejemplar
        • Se retiene el dato Tipo de ejemplar
      • Se rastrea la Tabla de Determinantes (de abajo a arriba) hasta encontrar la primera línea coincidente de Ubicación+Tipo de ejemplar+Tipo de usuario  Se identifica la Regla de préstamo que se debe aplicar
      • Se aplica la Regla de préstamo y de acuerdo a ella se calcula la fecha de devolución (teniendo en cuenta también la tabla de días cerrados y la fecha máxima de caducidad del carné)
      • A partir de aquí es la Regla de préstamo la que rige el resto de procesos (renovaciones, reservas, avisos, días de penalización, etc.). Si mientras tanto se activa un regla para periodo especial, ésta NO afectará a la renovación u otras variables del préstamo inicial.
    • Préstamo en periodos especiales (1)
      • ¿Qué ocurre durante los periodos de préstamo especial?
      • Se activan reglas diferentes de préstamo que estarán actuando sólo durante el periodo necesario. Posteriormente estas reglas especiales se desactivarán y volverán a actuar las reglas ordinarias
      • ¿Cuándo activan las reglas especiales?
      • El mismo día que empieza el periodo especial a primera hora de la mañana
      • ¿Y cuando se desactivan?
      • Se estudia con detalle cada caso y se desactivan en distintos momento para que el usuario tenga siempre las condiciones más beneficiosas
    • Préstamo en periodos especiales (2)
      • Las reglas de periodos especiales NO se aplican a todos los usuarios y tipos de ejemplar  se aplican sólo si suponen una mejora clara en las condiciones
      • La fecha de devolución en los periodos especiales no se calcula de forma relativa (7 días, 15 días...) sino absoluta (8 de enero de 2007) por lo que no es posible renovar el préstamo. Eso nos obliga a evaluar minuciosamente, para los distintos tipos de usuario y de ejemplar, cuando una regla especial debe ya desactivarse
      • La fecha de devolución fijada en la regla especial será la fecha final de la semana de devolución + 1 día de gracia para el sábado
    • Algunos aspectos a tener en cuenta
      • Las condiciones del préstamo NO se recalculan retroactivamente  Una vez realizado un préstamo (asignada la regla de préstamo correspondiente) si se modifican los valores de Tipo de usuario o Tipo de ejemplar NO se recalculan las condiciones del préstamo. Si queremos que éstas se modifiquen deberemos devolver la obra y volver a prestársela otra vez al usuario para que actúe una nueva regla
      • Días cerrados  Al calcular la fecha de devolución SÍ se tienen en cuenta (se saltan) los días en que la biblioteca está cerrada. Pero NO se tienen en cuenta al calcular los días de sanción
      • Sanciones  un usuario que se haya retrasado en la devolución queda bloqueado sólo cuando se le ha procesado la 1ª reclamación (normalmente al día siguiente de la fecha de devolución)
    • Cómo ignorar los parámetros y evitar sanciones a un usuario (1)
      • - Millennium ofrece varias soluciones para resolver situaciones puntuales en que sea necesario evitar la sanción a un usuario (siempre que sea un caso realmente justificado)
      • - Algunas de estas soluciones necesitan autorización específica . El sistema almacenará la información de quien, cuando y en qué condiciones se han saltado las reglas de préstamo o los bloqueos
      • Posibles soluciones para evitar una sanción:
      • Retrasar la fecha de devolución calculada (al prestar)
      • Adelantar la fecha de devolución (al devolver)
      • Saltarse las reglas de préstamo (autorización: el sistema lo archiva)
      • Saltarse los bloqueos (autorización: el sistema lo archiva)
      • Devolver y prestar el mismo ejemplar otra vez al usuario
      • Cambiar o borrar la fecha Bloc. Hasta (NO debe hacerse, sólo será el último recurso)
    • Retrasos y sanciones
      • Cuando un usuario se retrasa en la devolución de una obra Millennium va calculando los días de retraso. Cuando finalmente la obra sea devuelta el usuario estará sancionado con 1 día sin usar el servicio de préstamo por cada día y obra que se haya retrasado en devolver.
      • El proceso se realiza así:
      • Al prestar el libro, se refleja en el registro de ejemplar la Fecha de devolución calculada (teniendo en cuenta la regla de préstamo y los días en que la biblioteca está cerrada)
      • Unos días antes de que venza el préstamo se envía un aviso de cortesía al usuario
      • Vencida la fecha de devolución se procesará el 1er aviso de reclamación y se enviará un e-mail al usuario. En este momento el usuario queda ya BLOQUEADO
      • En días sucesivos se le enviarán nuevas reclamaciones si es necesario
      • Cuando el usuario devuelva finalmente la obra se calculará el periodo de multa. Un usuario MULTADO no puede llevarse obras en préstamo ni renovar otras obras ni realizar reserva.
    • Avisos enviados a los usuarios
      • Millennium genera diversos avisos para los usuarios en relación al estado de sus préstamos y reservas. Estos avisos se envían por e-mail  es básico que conozcamos la dirección de correo de todos los usuarios (Mensaje pedir e-mail). El texto de los avisos está en el idioma preferido del registro de usuario (por defecto valenciano excepto para los Erasmus)
      • Avisos de cortesía (unos días antes del vencimiento del préstamo)
      • Avisos de reclamación :
        • 1er aviso de reclamación  el usuario queda bloqueado
        • 2º y 3º avisos de reclamación
        • 4º y último aviso de reclamación (al coordinador de circulación de la biblioteca)
      • Avisos relacionados con las reservas :
        • Avisos de recogida de reservas
        • Avisos de cancelación de reservas (con indicación del motivo)
    • Devolución de préstamos
      • ¿Qué ocurre cuando un ejemplar es devuelto?
      • Millennium verifica si la fecha de devolución real es igual o anterior a la de vencimiento. También compara la ubicación de ejemplar y la del login con que se está trabajando
      • Se actualizan varios campos del registro de ejemplar:
        • Prestado (fecha), prestado en, vencimiento
        • Usuario actual, usuario anterior (se guarda sólo 1)
        • Última devolución (fecha), devuelto en, último préstamo (fecha)
        • Regla de préstamo, estado
        • Nº atrasos, Nº renovaciones, fecha de aviso
      • Se actualizan varios campos del registro de usuario:
        • Préstamos en curso
        • Bloq. Hasta
        • Última actividad
      • Devolución de ejemplares de otra biblioteca (ubicación)
        • Como norma general los ejemplares se devolverán donde se tomaron prestados
        • Si se acepta la devolución el ejemplar se pondrá EN TRÁNSITO y se procesará como tal
    • Devolución con afirma devuelto
      • En ocasiones un usuario afirma haber devuelto un ejemplar pero no nos consta que realmente lo haya hecho. En estos casos podemos optar por procesar la devolución como un “Afirma devuelto”
      • El ejemplar será devuelto y constará como disponible
      • El usuario ya no tendrá prestado el ejemplar y no será multado en esta ocasión
      • Sin embargo, esta devolución anómala quedará reflejada en su registro de usuario:
        • El campo contador Afirma devuelto se verá incrementado
        • Aparecerá una nota recogiendo los datos en que se realizó la devolución: ejemplar, fecha …
    • Errores en la devolución
      • Si un ejemplar prestado es devuelto realmente en el mostrador de préstamo pero la devolución no se procesa, Millennium la ignorará y seguirá adelante con el proceso: enviará un aviso de reclamación al usuario y cuando se procese finalmente la devolución lo sancionará
      • Consecuencias:
        • Se producen quejas por parte de los usuario afectados
        • El ejemplar consta como prestado en el catálogo. Esto afectará a nuevos préstamos y reservas
      • Por lo tanto:
        • Es posible utilizar las impresoras de tiques para generar recibos de devolución y asegurar así que ésta se ha procesado
        • En cualquier caso es importante tener cuidado y procesar todas las devoluciones correctamente lo antes posible
    • Renovación de préstamos (1)
      • La renovación puede hacerse por el propio usuario desde Trobes siempre que se den las condiciones necesarias (no existan bloqueos, la regla de préstamo lo permita …)
      • Documentación para los usuarios:
        • Trobes > Ayuda del catálogo
        • Documentación escrita  en la Intranet
      • La Normativa de préstamo determina si un tipo de material puede o no ser renovado por determinado tipo de usuario
      • La regla de préstamo aplicada es la que determina si un ejemplar puede o no renovarse y cuantas veces (ej. no admiten renovación las obras de préstamo corto ni los préstamo especiales, las obras de proyecto pueden renovarse 2 veces, etc.)
      • El campo Nº de renovaciones del registro de ejemplar contabiliza las renovaciones del ejemplar
    • Renovación de préstamos (2)
      • La renovación se procesará por Millennium como un nuevo préstamo
      • El periodo del nuevo préstamo se calcula desde el momento en que se produce la renovación, no se acumula desde la fecha de vencimiento del préstamo anterior
      • Por este motivo se han establecido unos periodos mínimo que deben haber transcurrido antes de poder renovar el préstamo. Si un usuario intenta renovar demasiado pronto Trobes le mostrará un mensaje y no le dejará renovar ”Es massa prompte per a renovar”
      • Los días antes de la renovación se definen en cada regla de préstamo y suelen estar fijados en torno a los 2/3 del periodo habitual de préstamo