Inventario

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Inventario

  1. 1. GESTIÓN DE LAS COLECCIONES CON MILLENNIUM: Inventario, Uso en sala, Traslado masivo de ejemplares<br />
  2. 2. Gestión de las colecciones: documentación<br />Intranet<br />Guía para hacer el inventario con Millenniumhttp://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/manual_inventario.htm<br />Control del uso en sala con Millenniumhttp://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/manual_contaruso.htm<br />Procedimiento de envío de ejemplares a la Biblioteca Depósitohttp://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_bca_deposito.html<br />Dar de baja registros de ejemplar y/o bibliográficohttp://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_baja_barre.htmlhttp://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/b_baja.html<br />
  3. 3. Inventario: generalidades<br />En qué consiste hacer el inventario con Millennium: <br />Millennium compara:<br />La información que consta en el sistema a cerca del estado y ubicación de los ejemplares<br />La situación real de las obras que están en las estanterías<br />En esta comparación se tiene en cuenta una serie de elementos:<br />Ubicación del ejemplar en su biblioteca  ¿está en su ubicación correcta?<br />Localización del ejemplar en su estantería  ¿está el ejemplar en el rango que hemos introducido?<br />Ordenación del ejemplar  ¿está ordenado correctamente entre los ejemplares vecinos?<br />Estado del ejemplar disponible (-)  ¿prestado o no?<br />Otros Estados del ejemplar (en tránsito, expurgo, encuadernación …)  ¿hay incoherencia? <br />
  4. 4. Inventario: procedimientos (1)<br />Para hacer esta comparación existen 2 métodos:<br />Comparación automática <br />Comparación manual<br />COMPARACIÓN AUTOMÁTICA:<br />Es el sistema el que compara los datos que tiene con la realidad<br />Para ello tenemos que “darle” los datos sobre la situación real  ofreciéndole un fichero con esta información<br />Pasos a seguir:<br />Escanear código de barras de los ejemplares tal y como se encuentran en la estantería<br />Generar un fichero con estos datos y transferirlo a Millennium<br />Procesar el informe de comparación<br />El sistema modificará el estado de los ejemplares cuando sea necesario<br />Imprimir e interpretar este informe y hacer los cambios necesarios en las estanterías<br />
  5. 5. Inventario: procedimientos (2)<br />COMPARACIÓN MANUAL:<br />De Millennium sólo se obtiene un listado con la información que tiene respecto a la ubicación, signatura y estado de los ejemplares dentro de un rango determinado de signaturas<br />Este informe se imprimirá<br />La comparación de este informe con la situación real en las estanterías la hará el personal de bibliotecas de forma manual<br />Después habrá que anotar las incidencias <br />También habrá que modificar en el sistema los cambios que se hayan realizado (estado, ubicación …)<br />Cuándo utilizarla: <br />Estanterías de difícil acceso<br />
  6. 6. Inventario por comparación automática (1)<br />Pasos a seguir:<br />Lectura de códigos de barras de los ejemplares con lector inalámbrico <br />IMPORTANTE: El primer y el último ejemplar del rango deben estar en el orden correcto<br />El resto de ejemplares se escanearán en el orden en que estén colocados<br />El número máximo de códigos es 5.000 pero puede ser útil hacer 1 fichero por cada estantería<br />Descargar la información de la pistola a un pc (Systools2001)  se genera un fichero .DAT con una estructura similar a esta: n:##########n:0000152485n:0000352964n:0001257783 <br />Copiar el fichero del pc local al espacio de disco de la biblioteca (disco.uv.es)  Importante: el nombre del fichero no tendrá diacríticos, espacios …<br />Cargar los ficheros de disco al servidor Millennium (en modo Telnet)  Importante: conocer la ruta de directorios<br />Procesar el fichero y generar el Informe de inventario<br />
  7. 7. Inventario por comparación automática (2)<br />Contenido del informe de inventario:<br />CABECERA DEL INFORME<br />Título del informe, fecha y biblioteca<br />Rango de ejemplares<br />Datos del sistema: nº total de ítems, nº ejemplares prestados, nº ejemplares que deberían y no deberían estar en la estantería (de acuerdo con su estado)<br />Datos escaneados: nº total de códigos de barras introducidos en el fichero, nº de códigos de barras fuera de rango, mal ordenados y extraviados<br />LISTADO: presenta 4 columnas<br />Estado<br />Código de barras<br />Signatura<br />Título (20 caracteres)<br />
  8. 8. Inventario por comparación automática (3)<br />Se pueden generar 2 posibles tipos de informe:<br />Informe completo<br />Incluye información de TODOS los registros del rango, tanto de los que están correctos como los errores<br />Se indican los errores de mala colocación y también dónde deberían estar colocados esos ejemplares (Err msh)<br />Cada ejemplar aparece precedido de un número currens de su secuencia<br />A veces este número no aparece  son casos en que se indica qué ejemplar debería estar colocado allí. Cuando éste aparezca se indicará su error de colocación <br />Informe sólo de los errores<br />Incluye información SÓLO de los errores<br />Libros desaparecidos<br />Libros mal colocados …<br />Antes de un error de colocación se avisa del último ejemplar bien colocado (Last item shelved)<br />
  9. 9. Inventario por comparación automática (4)<br />Posibles mensajes del informe  ESTADO<br />
  10. 10. Control del uso en sala (1)<br />Existen herramientas para controlas el uso en sala de los ejemplares: <br />Registro de ejemplar: <br />Campo USO INTERNO lo usaremos para el uso en sala<br />Campo FOTOCOPIADO<br />Campo USO EJEMPLAR 3 (sin definir)<br />Son campos de tipo contador<br />Incrementan su valor al escanear su código de barras desde el modo correspondiente (Circulación)<br />Posteriormente se podrá utilizar esta información para obtener datos estadísticos y/o generar Listas de revisión<br />Es una tarea que requiere planificación detallada  se puede realizar bajo ciertas condiciones<br />
  11. 11. Control del uso en sala (2)<br />Procedimiento<br />Circulación > Modo Contar uso<br />Posibilidades:<br />Uso interno<br />Fotocopiado<br />Uso ejemplar 3<br />Lector portátil<br />Lector portátil  procedimiento<br />Escanear los códigos de barras de los ejemplares con el lector<br />Se creará el fichero correspondiente eligiendo la opción adecuada. Ésta condicionará el contenido del fichero (código precedido de a ó b)<br />1 – USO INTERNO  (a:0000152485)<br />2 - FOTOCOPIADO  (b:0000152485)<br />Descargar el fichero en el pc local<br />Desde Millennium > Modo contar uso procesaremos el fichero local<br />El campo correspondiente de cada ejemplar se incrementará en 1<br />Lectura de código de barras con lector conectado directamente al pc<br />Lectura de código de barras con lector inalámbrico<br />
  12. 12. Traslado masivo de ejemplares (1)<br />El traslado de ejemplares requiere realizar ciertos cambios en los registros correspondientes en Millennium<br />Cambios de la ubicación del registro de ejemplar (i.)<br />Cambios de valor del campo Estado (i.)<br />Cambios de signatura (i.)<br />Cambios de los valores que determinan las condiciones de préstamo: Tipo de ejemplar, Tipo de préstamo<br />Nota pública en el ejemplar (temporal o definitiva)<br />Ocultación del registro en el opac (temporal o definitiva) <br />Sincronización de la ubicación del registro bibliográfico (b.) (en ciertos casos)<br />Ocultación del registro bibliográfico (b.) (en ciertos casos)<br />Cuando los traslados afectan a un gran número de ejemplares pueden utilizarse herramientas para facilitar estos cambios  Listas de revisión + Actualización global<br />
  13. 13. Traslado masivo de ejemplares (2)<br />Además es conveniente generar y guardar listados de los ejemplares que van a trasladarse, sobre todo si eso afecta a varias bibliotecas<br />Estos listados pueden generarse fácilmente desde Millennium<br />Se incluirá en ellos toda la información necesaria para identificar en todo momento al ejemplar  Crear listas<br />Las listas pueden crearse tomando criterio booleanos<br />A veces será necesario crearlas escaneando los códigos de barras de los ejemplares<br />
  14. 14. Envío de ejemplares a la Biblioteca Depósito: procedimiento (1)<br />Documentación: <br />Normas de envío de ejemplares a la Biblioteca Depósitohttp://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_bca_deposito.html<br />Pasos a seguir:<br />Programar el envío con antelación y ponerse en contacto con la B. Depósito<br />Qué enviar  recomendaciones<br />Modificaciones a hacer en los registros<br />Cambio de signaturas y tejuelos  se seguirá la secuencia del rango especificado por la Biblioteca Depósito<br />Se incluirá el NOTA NO PÚBLICA la antigua signatura<br />Se intentará homogeneizar los ejemplares por tamaño y balda<br />Cambiar la ubicación de los ejemplares y revisar la concordancia con sus reg. Bibliográficos<br />Se puede contactar con el SBD-SC para programar una modificación masiva de ciertos valores<br />
  15. 15. Envío de ejemplares a la Biblioteca Depósito: procedimiento (2)<br />Informes a generar desde Listados  se pueden generar listados de los ejemplares a enviar por diversos criterios (rango de signatura, fichero de códigos de barras …)<br />A partir del conjunto obtenido se exportarán los datos a un fichero Excel y se generará el Informe de envío correspondientes<br />Este Informe incluirá al menos los siguientes datos:<br />Nº del registro bibliográfico (b.) <br />Nº del registro de ejemplar (i.) <br />Signatura (del reg. i.) <br />Código de barras (del reg. i.) <br />Título (del reg. b.) <br />Además se incluirá también:<br />Nombre de la biblioteca que envía las obras <br />Fecha de envío <br />Nº de caja (opcional)<br />Tanto la Biblioteca Depósito como la que envía los ejemplares guardarán copia de estos informes<br />

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