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Gestión Colección : Procediments
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Gestión Colección : Procediments

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Procedimientos para la gestión de la colección en la Universitat de València

Procedimientos para la gestión de la colección en la Universitat de València

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  • 1. Gestión de las colecciones con MILLENNIUM:<br />
  • 2. Gestión de la colección: objetivos<br />Aproximar la información recogida en el catálogo sobre las obras disponibles en nuestras bibliotecas a la realidad <br />Adoptar procedimientos periódicos de control que mejoren la calidad de nuestro catálogo<br />Establecer qué elementos de los registros son clave y es necesario revisar y mantener porque:<br />Afectan a la información sobre qué tenemos y qué no tenemos disponible realmente en nuestras estanterías<br />Afectan al opac recuperación y visualización de la información que ofrecemos a los usuarios<br />Afectan a los datos estadísticos<br />
  • 3. Gestión de la colección: procedimientos<br />Trabajamos en un entorno integrado (Sistema de Gestión de Bibliotecas)<br />Trabajamos con una base de datos única<br />Necesidad de: <br />Homogeneizar los procedimientos que se siguen en las distintas bibliotecas<br />Consensuar estos procedimientos  vías de comunicación<br />Documentar por escrito estos procedimientos  Intranet<br />
  • 4. Gestión de la colección: documentación<br />Àgora Categoría=Gestióde la col·leccióhttp://agora.blogs.uv.es/category/gestiocol%c2%b7leccio/<br />Documentos breves y prácticos. La mayoría afectan a los registros de ejemplar<br />Tratan temas como:<br />Inventario<br />Donativos<br />Movimiento de ejemplares a otra sala<br />Envíos a la Biblioteca Depósito<br />Ejemplares extraviados y perdidos definitivamente<br />Ejemplares reclamados sucesivamente<br />Expurgo<br />Baja de Registros de Ejemplar: BARRE http://barre.uv.es<br />
  • 5. Funciones del registro de ejemplar<br />Reg. de EJEMPLAR (i.)<br /><ul><li> Préstamos
  • 6. Renovaciones
  • 7. Devoluciones
  • 8. Reservas
  • 9. Uso en sala
  • 10. Inventario
  • 11. Ubicación del ejemplar
  • 12. Localización física del ejemplar (signatura)
  • 13. Identificación rápida y segura (código de barras)
  • 14. Ocultación de ejemplares del opac
  • 15. Ordenación de ejemplares en el opac (ubicación > signatura > volumen)
  • 16. Datos de la adquisición (Registro)
  • 17. Información adicional (notas públicas o internas)
  • 18. Bibliografía recomendada (reg. de curso)</li></ul>Control de las acciones relativas a la circulación<br />Datos estadísticos de la actividad de circulación<br />Control de la presencia y uso en las salas<br />Localización e <br />identificación del ejemplar<br />Visualización <br />en OPAC<br />Datos de adquisición y origen<br />
  • 19. Relaciones de los registros de ejemplar con otros registros<br />Creación y <br />envío del pedido<br />Reg. BIBLIOGRÁFICO (b.)<br />Reg. ASOCIADO<br />Reg. de PEDIDO (o.)<br />CORRELACIÓN DE UBICACIONES<br />Reg. de EJEMPLAR (i.)<br />Recepción del pedido<br />y creación del ejemplar<br />Préstamos<br />Renovaciones<br />Devoluciones<br />Reservas<br />Uso en sala<br />Fecha inventario<br />Datos de adquisición (Registro)<br />Control ubicación del ejemplar<br />Control localización del ejemplar (signatura)<br />Reg. de CURSO (r.)<br />
  • 20. El registro de ejemplar (i.): estructura (1)<br />Documento:<br />http://biblioteca.uv.es/intranet/mil/general/registro_item.html#tabla<br />Campos externos<br />Campos fijos<br />Campos variables<br />
  • 21. El registro de ejemplar (i.): estructura (2)<br />Campos a destacar:<br />Campos fijos: <br />NO OPAC/Procedencia<br />Ubicación / Sububicación<br />Estado<br />Tipo Ejemplar / Tipo préstamo<br />Prestado (fecha) / Prestado en / Vencimiento<br />Usuario actual / Regla préstamo<br />Usuario anterior / Última devolución / Devuelto en<br />Nº atrasos / Fecha aviso<br />Total préstamos / Nº prestamos año actual / Nº año pasado<br />Campos variables:<br />Signatura<br />Código barras<br />Nota pública / Nota N.P.<br />Volumen<br />
  • 22. Control de calidad en el OPAC<br />Documento:<br />http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/calidad_opac.html<br />Registro de ejemplar (i.)<br />NO OPAC/Procedencia<br />Ubicación / Sububicación<br />Tipo Ejemplar<br />Tipo préstamo<br />Estado<br />Signatura<br />Registro bibliográfico (b.)<br />Idioma<br />Ubicación<br />Tipo material<br />NO OPAC/Fondo Antiguo<br />Scope<br />Catalogado (fecha catalogación)<br />Año edición<br />Campos enlace<br />Verificar encabezamientos<br />
  • 23. ¿Debo crear un ejemplar? Algunos casos conflictivos<br />Documento:<br />http://biblioteca.uv.es/intranet/mil/cata/pautas/volumenes.htm<br />Obras en varios volúmenes que se catalogan en 1 solo registro bibliográfico:<br />1 ejemplar para cada volumen<br />En el campo variable Volumen se indicará el número siempre en números arábigos y precedidos de v.:v.23v.2.B<br />Obras con material de acompañamiento: libro + cd-rom<br />1 ejemplar para el libro<br />1 ejemplar para el cd-rom<br />
  • 24. Ejemplares de donativos<br />Documento:<br />http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_donatiu.html<br />Plantilla específicas<br />Registro de ejemplar (i.)<br />Ejemp Code 2 (d) DONATIU / (o) SUPRI DONATIU<br />Nota pública Donatiu: Alfons CucóDonatiu: Servei de Publicacions UPVDonatiu<br />
  • 25. Movimiento de ejemplares dentro de una biblioteca<br />Documento: <br />http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_reubicacio.html<br />Campos del ejemplar (i.) a tener en cuenta: <br />Sub-ubicación<br />Tipo Ejemplar  cambio condiciones de préstamo?<br />Tipo préstamo  cambio condiciones de préstamo?<br />Estado  ¿No disponible temporalmente?  volver a cambiar al final del proceso<br />Signatura<br />Posibles cambios globales creando una lista por<br />Criterio común<br />Escaneando códigos de barras<br />Revisión final por la biblioteca: completar signatura<br />
  • 26. Ejemplares a encuadernación<br />Documento:<br />http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_enquadernar.html<br />Campos del ejemplar (i.):<br />Estado(b) ENCUADERNACIÓN <br />Nota no pública (opcional) Enviat a Enquadernació 21/05/2008<br />Cuando el libro vuelva habrá que cambiar su Estado. La nota NP se puede dejar<br />
  • 27. Ejemplares no disponibles temporalmente o en exposición<br />Documento:<br />http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_no_disponibles.html<br />Campos del ejemplar (i.): <br />Estado(v) NO DISPONIBLE / (p) EXPOSICIÓ<br />NO OPAC/Procedencia (opcional)  valor de supresión<br />Nota pública (opcional) - En exposició: “La llum de les imatges”,Xàtiva 2007- Remodelación Sala 2B<br />Cuando el libro vuelva habrá que cambiar su Estado. La nota NP se quitará o no según los casos<br />
  • 28. Envío de libros a la Biblioteca Depósito<br />Documento:http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_bca_deposito.html<br />Campos del ejemplar (i.): <br />Ubicación (m) BIBLIOTECA DIPÒSIT <br />Tipo Ejemplar <br />(1) PRÉSTAMO NORMAL para todas las monografías<br />(5) SIN PRÉSTAMO para las tesis<br />Tipo préstamo <br />(n) PRÉSTAMO NORMAL para todas las monografías<br />(c) SIN PRÉSTAMO para las tesis<br />Estado (-) DISPONIBLE tanto para monografías coma para tesis (para que se puedan reservar) <br />Signatura A fijar de acuerdo con la Biblioteca Depósito<br />Nota N.P.  Se copiará en este campo la signatura antigua que tenía el libro en la biblioteca de orígen<br />Posibles cambios globales creando una lista por<br />Criterio común  rango de signaturas<br />Escaneando códigos de barras<br />Informe de remisión generado a partir de una lista de revisión<br />
  • 29. Ejemplares extraviados en la biblioteca (No prestados)<br />Documento:http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_extraviats.html<br />Campos del ejemplar (i.): <br />Estado (m) EXTRAVIADO<br />NO OPAC/Procedencia (opcional) <br />(n) SUPRIMIR OPAC<br />(o) SUPRI DONATIU<br />(z) SUPRI COMPRA<br />Campos del bibliográfico (b.) a tener en cuenta (si se oculta el ejemplar):<br />Ubicación<br />NO OPAC/Fondo Antiguo<br />Revisar periódicamente los “extraviados” paso a (e) PERDIDO<br />
  • 30. Ejemplares perdidos definitivamente (No prestados)<br />Documento:http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_perdut_bca.html<br />Campos del ejemplar (i.): <br />Estado (e) PERDIDO<br />NO OPAC/Procedencia <br />(n) SUPRIMIR OPAC <br />(o) SUPRI DONATIU <br />(z) SUPRI COMPRA<br />Campos del bibliográfico (b.) a tener en cuenta:<br />Ubicación<br />No opac<br />Los ejemplares perdidos se darán de baja periódicamente y pasarán a BARRE<br />
  • 31. Ejemplares perdidos y repuestos por el usuario (Prestados)<br />Documento:http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_perdut_repost.html<br />Campos del ejemplar (i.): <br />Estado  ($) PERDIDO Y PAGADO<br />NO OPAC/Procedencia <br />(n) SUPRIMIR OPAC<br />(o) SUPRI DONATIU<br />(z) SUPRI COMPRA<br />Nota N.P.  Repuesto por el ejemplar: i.____ <br />Campos del bibliográfico (b):<br />Ubicación<br />No opac<br />Los ejemplares perdidos y pagados se darán de baja periódicamente y pasarán a BARRE<br />Crear un nuevo ejemplar para la obra repuesta, NO reutilizar el registro i. anterior<br />NO OPAC/Procedencia = (-)<br />Nota N.P.  “Reposiciód’exemplarperdut”<br />
  • 32. Ejemplares expurgados<br />Documento: http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_expurgo.html<br />Campos del ejemplar (i.): <br />Estado (s) EXPURGO<br />NO OPAC/Procedencia <br />(n) SUPRIMIR OPAC<br />(o) SUPRI DONATIU<br />(z) SUPRI COMPRA<br />Nota N.P.  Motivo del expurgo: “exemplardeteriorat” “exemplarobsolet”<br />Campos del bibliográfico (b.):<br />Ubicación  <br />No opac<br />Los ejemplares expurgados se darán de baja periódicamente y pasarán a BARRE<br />
  • 33. Baja de registros de ejemplar (i) en Millennium y paso a BARRE<br />Documentos:http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_baja_barre.html<br />Condiciones:<br />Estado<br />EXPURGO (s)<br />PERDIDO (e )<br />PERDIDO Y PAGADO ($)<br />NO OPAC/Procedencia  valor de supresión: <br />SUPRIMIR OPAC<br />SUPRI COMPRA<br />SUPRI DONATIU<br />SBD elaborará una lista periódicamente que se enviará a la biblioteca para la confirmación<br />Se sacarán estadísticas de los registros a borrar<br />Se borrarán definitivamente los ejemplares de Millennium y se pasarán a BARRE<br />
  • 34. Baja de registros bibliográficos (b.) en Millennium<br />Documentos: http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/b_baja.html<br />Baja de bibliográficos (b.): condiciones<br />No tener registros asociados de ejemplar (i.) ó fondos (c )<br />Campo NO OPAC/Fondo Antiguo = (d) BORRAR<br />Campo Ubicación = NONE<br />- - - - - - - - - - - - - <br />En el caso bibliográficos creados para hacer pedidos que se han cancelados (z), el sistema “invita” a ponerlos No opac<br />Mensualmente desde el SBD se ocultarán del opac todos los pedidos cancelados <br />Pasado un tiempo (2-3 años) se procederá a ir borrando los pedidos cancelados antiguos y los bibliográficos que se queden “huérfanos”<br />

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