Gestión Colección : Procediments
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Gestión Colección : Procediments

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Procedimientos para la gestión de la colección en la Universitat de València

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http://www.uv.es 5
http://biblioteca.uv.es 1
http://precovir.uv.es 1

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Gestión Colección : Procediments Presentation Transcript

  • 1. Gestión de las colecciones con MILLENNIUM:
  • 2. Gestión de la colección: objetivos
    Aproximar la información recogida en el catálogo sobre las obras disponibles en nuestras bibliotecas a la realidad
    Adoptar procedimientos periódicos de control que mejoren la calidad de nuestro catálogo
    Establecer qué elementos de los registros son clave y es necesario revisar y mantener porque:
    Afectan a la información sobre qué tenemos y qué no tenemos disponible realmente en nuestras estanterías
    Afectan al opac recuperación y visualización de la información que ofrecemos a los usuarios
    Afectan a los datos estadísticos
  • 3. Gestión de la colección: procedimientos
    Trabajamos en un entorno integrado (Sistema de Gestión de Bibliotecas)
    Trabajamos con una base de datos única
    Necesidad de:
    Homogeneizar los procedimientos que se siguen en las distintas bibliotecas
    Consensuar estos procedimientos  vías de comunicación
    Documentar por escrito estos procedimientos  Intranet
  • 4. Gestión de la colección: documentación
    Àgora Categoría=Gestióde la col·leccióhttp://agora.blogs.uv.es/category/gestiocol%c2%b7leccio/
    Documentos breves y prácticos. La mayoría afectan a los registros de ejemplar
    Tratan temas como:
    Inventario
    Donativos
    Movimiento de ejemplares a otra sala
    Envíos a la Biblioteca Depósito
    Ejemplares extraviados y perdidos definitivamente
    Ejemplares reclamados sucesivamente
    Expurgo
    Baja de Registros de Ejemplar: BARRE http://barre.uv.es
  • 5. Funciones del registro de ejemplar
    Reg. de EJEMPLAR (i.)
    • Préstamos
    • 6. Renovaciones
    • 7. Devoluciones
    • 8. Reservas
    • 9. Uso en sala
    • 10. Inventario
    • 11. Ubicación del ejemplar
    • 12. Localización física del ejemplar (signatura)
    • 13. Identificación rápida y segura (código de barras)
    • 14. Ocultación de ejemplares del opac
    • 15. Ordenación de ejemplares en el opac (ubicación > signatura > volumen)
    • 16. Datos de la adquisición (Registro)
    • 17. Información adicional (notas públicas o internas)
    • 18. Bibliografía recomendada (reg. de curso)
    Control de las acciones relativas a la circulación
    Datos estadísticos de la actividad de circulación
    Control de la presencia y uso en las salas
    Localización e
    identificación del ejemplar
    Visualización
    en OPAC
    Datos de adquisición y origen
  • 19. Relaciones de los registros de ejemplar con otros registros
    Creación y
    envío del pedido
    Reg. BIBLIOGRÁFICO (b.)
    Reg. ASOCIADO
    Reg. de PEDIDO (o.)
    CORRELACIÓN DE UBICACIONES
    Reg. de EJEMPLAR (i.)
    Recepción del pedido
    y creación del ejemplar
    Préstamos
    Renovaciones
    Devoluciones
    Reservas
    Uso en sala
    Fecha inventario
    Datos de adquisición (Registro)
    Control ubicación del ejemplar
    Control localización del ejemplar (signatura)
    Reg. de CURSO (r.)
  • 20. El registro de ejemplar (i.): estructura (1)
    Documento:
    http://biblioteca.uv.es/intranet/mil/general/registro_item.html#tabla
    Campos externos
    Campos fijos
    Campos variables
  • 21. El registro de ejemplar (i.): estructura (2)
    Campos a destacar:
    Campos fijos:
    NO OPAC/Procedencia
    Ubicación / Sububicación
    Estado
    Tipo Ejemplar / Tipo préstamo
    Prestado (fecha) / Prestado en / Vencimiento
    Usuario actual / Regla préstamo
    Usuario anterior / Última devolución / Devuelto en
    Nº atrasos / Fecha aviso
    Total préstamos / Nº prestamos año actual / Nº año pasado
    Campos variables:
    Signatura
    Código barras
    Nota pública / Nota N.P.
    Volumen
  • 22. Control de calidad en el OPAC
    Documento:
    http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/calidad_opac.html
    Registro de ejemplar (i.)
    NO OPAC/Procedencia
    Ubicación / Sububicación
    Tipo Ejemplar
    Tipo préstamo
    Estado
    Signatura
    Registro bibliográfico (b.)
    Idioma
    Ubicación
    Tipo material
    NO OPAC/Fondo Antiguo
    Scope
    Catalogado (fecha catalogación)
    Año edición
    Campos enlace
    Verificar encabezamientos
  • 23. ¿Debo crear un ejemplar? Algunos casos conflictivos
    Documento:
    http://biblioteca.uv.es/intranet/mil/cata/pautas/volumenes.htm
    Obras en varios volúmenes que se catalogan en 1 solo registro bibliográfico:
    1 ejemplar para cada volumen
    En el campo variable Volumen se indicará el número siempre en números arábigos y precedidos de v.:v.23v.2.B
    Obras con material de acompañamiento: libro + cd-rom
    1 ejemplar para el libro
    1 ejemplar para el cd-rom
  • 24. Ejemplares de donativos
    Documento:
    http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_donatiu.html
    Plantilla específicas
    Registro de ejemplar (i.)
    Ejemp Code 2 (d) DONATIU / (o) SUPRI DONATIU
    Nota pública Donatiu: Alfons CucóDonatiu: Servei de Publicacions UPVDonatiu
  • 25. Movimiento de ejemplares dentro de una biblioteca
    Documento:
    http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_reubicacio.html
    Campos del ejemplar (i.) a tener en cuenta:
    Sub-ubicación
    Tipo Ejemplar  cambio condiciones de préstamo?
    Tipo préstamo  cambio condiciones de préstamo?
    Estado  ¿No disponible temporalmente?  volver a cambiar al final del proceso
    Signatura
    Posibles cambios globales creando una lista por
    Criterio común
    Escaneando códigos de barras
    Revisión final por la biblioteca: completar signatura
  • 26. Ejemplares a encuadernación
    Documento:
    http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_enquadernar.html
    Campos del ejemplar (i.):
    Estado(b) ENCUADERNACIÓN
    Nota no pública (opcional) Enviat a Enquadernació 21/05/2008
    Cuando el libro vuelva habrá que cambiar su Estado. La nota NP se puede dejar
  • 27. Ejemplares no disponibles temporalmente o en exposición
    Documento:
    http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_no_disponibles.html
    Campos del ejemplar (i.):
    Estado(v) NO DISPONIBLE / (p) EXPOSICIÓ
    NO OPAC/Procedencia (opcional)  valor de supresión
    Nota pública (opcional) - En exposició: “La llum de les imatges”,Xàtiva 2007- Remodelación Sala 2B
    Cuando el libro vuelva habrá que cambiar su Estado. La nota NP se quitará o no según los casos
  • 28. Envío de libros a la Biblioteca Depósito
    Documento:http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_bca_deposito.html
    Campos del ejemplar (i.):
    Ubicación (m) BIBLIOTECA DIPÒSIT
    Tipo Ejemplar 
    (1) PRÉSTAMO NORMAL para todas las monografías
    (5) SIN PRÉSTAMO para las tesis
    Tipo préstamo 
    (n) PRÉSTAMO NORMAL para todas las monografías
    (c) SIN PRÉSTAMO para las tesis
    Estado (-) DISPONIBLE tanto para monografías coma para tesis (para que se puedan reservar)
    Signatura A fijar de acuerdo con la Biblioteca Depósito
    Nota N.P.  Se copiará en este campo la signatura antigua que tenía el libro en la biblioteca de orígen
    Posibles cambios globales creando una lista por
    Criterio común  rango de signaturas
    Escaneando códigos de barras
    Informe de remisión generado a partir de una lista de revisión
  • 29. Ejemplares extraviados en la biblioteca (No prestados)
    Documento:http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_extraviats.html
    Campos del ejemplar (i.):
    Estado (m) EXTRAVIADO
    NO OPAC/Procedencia (opcional) 
    (n) SUPRIMIR OPAC
    (o) SUPRI DONATIU
    (z) SUPRI COMPRA
    Campos del bibliográfico (b.) a tener en cuenta (si se oculta el ejemplar):
    Ubicación
    NO OPAC/Fondo Antiguo
    Revisar periódicamente los “extraviados” paso a (e) PERDIDO
  • 30. Ejemplares perdidos definitivamente (No prestados)
    Documento:http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_perdut_bca.html
    Campos del ejemplar (i.):
    Estado (e) PERDIDO
    NO OPAC/Procedencia 
    (n) SUPRIMIR OPAC
    (o) SUPRI DONATIU
    (z) SUPRI COMPRA
    Campos del bibliográfico (b.) a tener en cuenta:
    Ubicación
    No opac
    Los ejemplares perdidos se darán de baja periódicamente y pasarán a BARRE
  • 31. Ejemplares perdidos y repuestos por el usuario (Prestados)
    Documento:http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_perdut_repost.html
    Campos del ejemplar (i.):
    Estado  ($) PERDIDO Y PAGADO
    NO OPAC/Procedencia 
    (n) SUPRIMIR OPAC
    (o) SUPRI DONATIU
    (z) SUPRI COMPRA
    Nota N.P.  Repuesto por el ejemplar: i.____
    Campos del bibliográfico (b):
    Ubicación
    No opac
    Los ejemplares perdidos y pagados se darán de baja periódicamente y pasarán a BARRE
    Crear un nuevo ejemplar para la obra repuesta, NO reutilizar el registro i. anterior
    NO OPAC/Procedencia = (-)
    Nota N.P.  “Reposiciód’exemplarperdut”
  • 32. Ejemplares expurgados
    Documento: http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_expurgo.html
    Campos del ejemplar (i.):
    Estado (s) EXPURGO
    NO OPAC/Procedencia 
    (n) SUPRIMIR OPAC
    (o) SUPRI DONATIU
    (z) SUPRI COMPRA
    Nota N.P.  Motivo del expurgo: “exemplardeteriorat” “exemplarobsolet”
    Campos del bibliográfico (b.):
    Ubicación 
    No opac
    Los ejemplares expurgados se darán de baja periódicamente y pasarán a BARRE
  • 33. Baja de registros de ejemplar (i) en Millennium y paso a BARRE
    Documentos:http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_baja_barre.html
    Condiciones:
    Estado
    EXPURGO (s)
    PERDIDO (e )
    PERDIDO Y PAGADO ($)
    NO OPAC/Procedencia  valor de supresión:
    SUPRIMIR OPAC
    SUPRI COMPRA
    SUPRI DONATIU
    SBD elaborará una lista periódicamente que se enviará a la biblioteca para la confirmación
    Se sacarán estadísticas de los registros a borrar
    Se borrarán definitivamente los ejemplares de Millennium y se pasarán a BARRE
  • 34. Baja de registros bibliográficos (b.) en Millennium
    Documentos: http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/b_baja.html
    Baja de bibliográficos (b.): condiciones
    No tener registros asociados de ejemplar (i.) ó fondos (c )
    Campo NO OPAC/Fondo Antiguo = (d) BORRAR
    Campo Ubicación = NONE
    - - - - - - - - - - - - -
    En el caso bibliográficos creados para hacer pedidos que se han cancelados (z), el sistema “invita” a ponerlos No opac
    Mensualmente desde el SBD se ocultarán del opac todos los pedidos cancelados
    Pasado un tiempo (2-3 años) se procederá a ir borrando los pedidos cancelados antiguos y los bibliográficos que se queden “huérfanos”