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    Coleccion Coleccion Presentation Transcript

    • SFP – 19 de mayo 2008 Gestión y uso de las colecciones con MILLENNIUM:
    • Gestión de la colección: objetivos
      • Aproximar la información recogida en el catálogo sobre las obras disponibles en nuestras bibliotecas a la realidad
      • Adoptar procedimientos periódicos de control que mejoren la calidad de nuestro catálogo
      • Establecer qué elementos de los registros son clave y es necesario revisar y mantener porque:
        • Afectan a la información sobre qué tenemos y qué no tenemos disponible realmente en nuestras estanterías
        • Afectan al opac  recuperación y visualización de la información que ofrecemos a los usuarios
        • Afectan a los datos estadísticos
    • Gestión de la colección: procedimientos
      • Trabajamos en un entorno integrado (Sistema de Gestión de Bibliotecas)
      • Trabajamos con una base de datos única
      • Necesidad de:
        • Homogeneizar los procedimientos que se siguen en las distintas bibliotecas
        • Consensuar estos procedimientos  vías de comunicación
        • Documentar por escrito estos procedimientos  Intranet
    • Gestión de la colección: documentación
      • Intranet  modificaciones
      • Nuevo apartado: Gestión de la colección http://biblioteca.uv.es/intranet/index.htm#procediments
      • Documentos anteriores (revisados o no) y nuevos
      • Documentos breves y prácticos. La mayoría afectan a los registros de ejemplar
      • Tratan temas como:
        • Control de calidad para el OPAC
        • Inventario
        • Control del uso en sala
        • Donativos
        • Movimiento de ejemplares a otra sala
        • Envíos a la Biblioteca Depósito (doc. provisional)
        • Ejemplares extraviados y perdidos definitivamente
        • Ejemplares reclamados sucesivamente
        • Expurgo
        • Baja de Registros de Ejemplar: BARRE http://barre.uv.es
    • Funciones del registro de ejemplar Reg . de EJEMPLAR (i.)
      • Préstamos
      • Renovaciones
      • Devoluciones
      • Reservas
      • Uso en sala
      • Inventario
      • Ubicación del ejemplar
      • Localización física del ejemplar (signatura)
      • Identificación rápida y segura (código de barras)
      • Ocultación de ejemplares del opac
      • Ordenación de ejemplares en el opac (ubicación > signatura > volumen)
      • Datos de la adquisición (Registro)
      • Información adicional (notas públicas o internas)
      Control de la presencia y uso en las salas Control de las acciones relativas a la circulación Datos estadísticos de la actividad de circulación Localización e identificación del ejemplar Visualización en OPAC Datos de adquisición y origen
    • Relaciones de los registros de ejemplar con otros registros Reg. BIBLIOGRÁFICO (b.) Reg. de EJEMPLAR (i.) Reg. ASOCIADO CORRELACIÓN DE UBICACIONES Reg. de PEDIDO (o.) Préstamos Renovaciones Devoluciones Reservas Uso en sala Fecha inventario Datos de adquisición (Registro) Control ubicación del ejemplar Control localización del ejemplar (signatura) Creación y envío del pedido Recepción del pedido y creación del ejemplar
    • El registro de ejemplar (i.): estructura (1) Campos fijos Campos variables Campos externos Documento: http://biblioteca.uv.es/intranet/mil/general/registro_item.html#tabla
    • El registro de ejemplar (i.): estructura (2)
      • Campos a destacar:
      • Campos fijos:
        • Ejem Code 2
        • Ubicación / Sububicación
        • Estado
        • Tipo Ejemplar / Tipo préstamo
        • Prestado (fecha) / Prestado en / Vencimiento
        • Usuario actual / Regla préstamo
        • Usuario anterior / Última devolución / Devuelto en
        • Nº atrasos / Fecha aviso
        • Total préstamos / Nº prestamos año actual / Nº año pasado
      • Campos variables:
        • Signatura
        • Código barras
        • Nota pública / Nota N.P.
        • Volumen
    • Control de calidad en el OPAC
      • Documento:
      • http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/calidad_opac.html
      • Registro de ejemplar (i.)
        • Ejem Code 2
        • Ubicación / Sububicación
        • Tipo Ejemplar
        • Tipo préstamo
        • Estado
        • Signatura
      • Registro bibliográfico (b.)
        • Idioma
        • Ubicación
        • Tipo material
        • No opac
        • Scope
        • Catalogado (fecha catalogación)
        • Año edición
        • Campos enlace
        • Verificar encabezamientos
    • ¿Cuándo voy a encontrar un ejemplar (i.)? Algunos casos conflictivos
      • Documento:
      • http://biblioteca.uv.es/intranet/mil/cata/pautas/volumenes.htm#PVV5
      • Obras en varios volúmenes que se catalogan en 1 solo registro bibliográfico:
        • 1 ejemplar para cada volumen
        • En el campo variable Volumen se indicará el número siempre en números arábigos y precedidos de v.: v.23 v.2.B
      • Obras con material de acompañamiento: libro + cd-rom
        • 1 ejemplar para el libro
        • 1 ejemplar para el cd-rom
    • Movimiento de ejemplares dentro de una biblioteca
      • Documento:
      • http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_reubicacio.html
      • Campos del ejemplar (i.) a tener en cuenta:
        • Sub-ubicación
        • Tipo Ejemplar  cambio condiciones de préstamo?
        • Tipo préstamo  cambio condiciones de préstamo?
        • Estado  ¿No disponible temporalmente?  volver a cambiar al final del proceso
        • Signatura
      • Posibles cambios globales creando una lista por
        • Criterio común
        • Escaneando códigos de barras
      • Revisión final por la biblioteca: completar signatura
    • Ejemplares a encuadernación
      • Documento:
      • http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_enquadernar.html
      • Campos del ejemplar (i.) a tener en cuenta
        • Estado (b) ENCUADERNACIÓN
        • Nota no pública (opcional) Enviat a Enquadernació 21/05/2008
      • Cuando el libro vuelva habrá que cambiar su Estado. La nota NP se puede dejar
    • Ejemplares no disponibles temporalmente o en exposición
      • Documento:
      • http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_no_disponibles.html
      • Campos del ejemplar (i.) a tener en cuenta
        • Estado (v) NO DISPONIBLE / (p) EXPOSICIÓ
        • Ejem Code 2 (opcional)  valor de supresión
        • Nota pública (opcional) - En exposició: “La llum de les imatges”,Xàtiva 2007 - Remodelación Sala 2B
      • Cuando el libro vuelva habrá que cambiar su Estado. La nota NP se quitará o no según los casos
    • Envío de libros a la Biblioteca Depósito
      • Documento:
      • http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_bca_deposito.html
      • Campos del ejemplar (i.) a tener en cuenta:
        • Ubicación  (m) BIBLIOTECA DIPÒSIT
        • Tipo Ejemplar  (1) PRÉSTAMO NORMAL para todas las monografías (5) SIN PRÉSTAMO para las tesis
        • Tipo préstamo  (n) PRÉSTAMO NORMAL para todas las monografías
        • (c) SIN PRÉSTAMO para las tesis
        • Estado  (-) DISPONIBLE tanto para monografías coma para tesis (para que se puedan reservar)
        • Signatura  A fijar de acuerdo con la Biblioteca Depósito
        • Nota N.P.  Se copiará en este campo la signatura antigua que tenía el libro en la biblioteca de orígen
      • Posibles cambios globales creando una lista por
        • Criterio común  rango de signaturas
        • Escaneando códigos de barras
      • Informe de remisión generado a partir de una lista de revisión
    • Ejemplares extraviados en la biblioteca (No prestados)
      • Documento:
      • http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_extraviats.html
      • Campos del ejemplar (i.) a tener en cuenta:
        • Estado  (m) EXTRAVIADO
        • Ejem Code 2 (opcional)  (n) SUPRIMIR OPAC / (o) SUPRI DONATIU / (z) SUPRI COMPRA
      • Campos del bibliográfico (b.) a tener en cuenta (si se oculta el ejemplar):
        • Ubicación
        • No opac
      • Revisar periódicamente los “extraviados”  paso a (e) PERDIDO
    • Ejemplares perdidos definitivamente (No prestados)
      • Documento:
      • http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_perdut_bca.html
      • Campos del ejemplar (i.) a tener en cuenta:
        • Estado  (e) PERDIDO
        • Ejem Code 2  (n) SUPRIMIR OPAC / (o) SUPRI DONATIU / (z) SUPRI COMPRA
      • Campos del bibliográfico (b.) a tener en cuenta:
        • Ubicación
        • No opac
      • Los ejemplares perdidos se darán de baja periódicamente y pasarán a BARRE
    • Ejemplares perdidos y repuestos por el usuario (Prestados)
      • Documento: http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_perdut_repost.html
      • Campos del ejemplar (i.) a tener en cuenta:
        • Estado  ($) PERDIDO Y PAGADO
        • Ejem Code 2  (n) SUPRIMIR OPAC / (o) SUPRI DONATIU / (z) SUPRI COMPRA
        • Nota N.P.  Repuesto por el ejemplar: i.____
      • Campos del bibliográfico (b.) a tener en cuenta:
        • Ubicación
        • No opac
      • Los ejemplares perdidos y pagados se darán de baja periódicamente y pasarán a BARRE
      • Crear un nuevo ejemplar para la obra repuesta, NO reutilizar el registro i. anterior
        • Ejem Code 2 = (-)
        • Nota N.P.  “Reposició d’exemplar perdut”
    • Ejemplares expurgados
      • Documento: http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_expurgo.html
      • Campos del ejemplar (i.) a tener en cuenta:
        • Estado  (s) EXPURGO
        • Ejem Code 2  (n) SUPRIMIR OPAC / (o) SUPRI DONATIU / (z) SUPRI COMPRA
        • Nota N.P.  Motivo del expurgo: “exemplar deteriorat” “exemplar obsolet”
      • Campos del bibliográfico (b.) a tener en cuenta:
        • Ubicación 
        • No opac 
      • Los ejemplares expurgados se darán de baja periódicamente y pasarán a BARRE
    • Baja de registros de ejemplar (i) en Millennium y paso a BARRE
      • Documentos:
      • http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_baja_barre.html
      • Condiciones:
        • Estado  EXPURGO (s) / PERDIDO (e ) / PERDIDO Y PAGADO ($)
        • Ejem Code 2  valor de supresión: SUPRIMIR OPAC / SUPRI COMPRA / SUPRI DONATIU
      • SBD elaborará una lista periódicamente que se enviará a la biblioteca para la confirmación
      • Se sacarán estadísticas de los registros a borrar
      • Se borrarán definitivamente los ejemplares de Millennium y se pasarán a BARRE
    • Baja de registros bibliográficos (b.) en Millennium
      • Documentos:
      • http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/b_baja.html
      • Baja de bibliográficos (b.): condiciones
      • No tener regitros asociados de ejemplar (i.) ó fondos (c )
      • Campo No Opac = (d) BORRAR
      • Campo Ubicación = NONE
      • - - - - - - - - - - - - -
      • En el caso bibliográficos creados para hacer pedidos que se han cancelados (z), el sistema “invita” a ponerlos No opac
      • Mensualmente desde el SBD se ocultarán del opac todos los pedidos cancelados
      • Pasado un tiempo (2-3 años) se procederá a ir borrando los pedidos cancelados antiguos y los bibliográficos que se queden “huérfanos”
    • Inventario y contar uso en sala
      • INVENTARIO - Documentos: http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/manual_inventario.htm
      • Comparación automática
      • Comparación manual
      • Proceso:
        • Lectura de los códigos de barras de los libros en las estanterías en el orden en que están
        • Descargar la información de la pistola inalámbrica a un PC
        • Copiar los ficheros de datos desde el PC local a disco.uv.es
        • Transferir los ficheros de disco.uv.es a Millennium
        • Generar el informe de inventario: contenido del informe de inventario
        • Utilización final del informe: imprimir el informe, actualizar fecha de inventario en los registros y borrar el fichero de datos (rdi.....)
      • CONTAR USO EN SALA – Documentos: http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/manual_contaruso.htm
      • Escanear periódicamente códigos de barras
      • Volcar los datos a Millennium  Campos contador del ejemplar
    • Contar uso en sala
      • Documentos: http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/manual_inventario.htm
      • Comparación automática
      • Comparación manual
      • Proceso:
        • Lectura de los códigos de barras de los libros en las estanterías en el orden en que están
        • Descargar la información de la pistola inalámbrica a un PC
        • Copiar los ficheros de datos desde el PC local a disco.uv.es
        • Transferir los ficheros de disco.uv.es a Millennium
        • Generar el informe de inventario: contenido del informe de inventario
        • Utilización final del informe: imprimir el informe, actualizar fecha de inventario en los registros y borrar el fichero de datos (rdi.....)
    • Estadísticas
      • Documentos: http://biblioteca.uv.es/intranet/index.htm#estad
      • Información estadística producida por Millennium:
      • Datos sobre registros (ejemplares, bibliográficos, usuarios, etc.)
      • Datos sobre actividades (circulación, consultas al opac…)
      • Se mensualmente todos los años desde 2005
      • Esta información se irá haciendo pública en la intranet