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Introducción al módulo de Millennium en la Universitat de Valencia

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  • 1.
    • GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES CON MILLENNIUM
    • febrero 2010
  • 2. Módulo de Adquisiciones (1)
    • Similar a de Catalogación (crear o modificar registros bibliográficos y ejemplares)
    • Puede hacer tareas comunes a otros módulos (estadísticas, listados, reservas de ejemplares...)
    • Tiene tareas propias
  • 3. Módulo de Adquisiciones (2)
    • Tiene tareas propias:
      • Crear , enviar y recibir pedidos  Reclamaciones y cancelaciones
      • Gestión de facturas
      • Gestión de proveedores (que también se usan en seriadas)
      • Gestión económica de los fondos presupuestarios
      • Estadísticas de proveedor
      • Gestión de las desideratas (usuario Selector)
  • 4. Módulo de Adquisiciones (3)
    • Las Unidades Contables en la UV
      • UC1 = Socials + Magisteri + Ontinyent
      • UC2 = Humanitats + Psicologia-Esports + Històrica
      • UC3 = Salut + Històrico-Mèdica + SBD (revistes, bases de dades)
      • UC4 = Ciències-Farmàcia, Botànic
    • Fondos independientes, proveedores independientes, pedidos con rangos diferentes
    • Desde una UC no se pueden visualizar pedidos de otra unidad contable “ Other account”
  • 5. Tipos de registros en Millennium Reg. Bibliográfico ( b .) Reg. de pedido ( o. ) Reg. de fondo de revista ó checkin ( c .) Reg. de autoridad ( a .) Reg. de proveedor (v.) Reg. de factura (n.) Reg. de usuario ( p .) Reg. de ejemplar o ítem ( i .) Registros ASOCIADOS
  • 6. Documentación en Àgora
    • Manual del módulo de adquisiciones :
      • Gestión de desideratas y selectores
      • Gestión de pedidos : creación, envío, cancelación, reclamación, recepción
      • Gestión de operaciones financieras : asignación, facturación, posting, información de fondos, cierre fiscal…
      • Estadísticas: proveedor
      • Anexos: configuración del módulo
    • Creación de registros bibliográficos para pedidos (Nivel 1)
    • Esquemas de registros :
    • pedido (o.)
    • proveedor (v.)
    • factura (n.)
  • 7. Registros de pedido (o.): Características
    • Registro asociado  cuelga siempre de un bibliográfico (b.)
    • Parte de su información pasará al registro de ejemplar (i.) para hacer las funciones de “Libro de registro”
    • Parte de los datos se introducirán al crear el pedido. Otros sólo se cumplimentan cuando éste haya sido recibido
    • La actividad que se realiza con los pedido implica o puede implicar actividades financieras (compromiso de dinero, gasto). Por ello algunas acciones necesitan luego que se actualice la información económica en el sistema  procesar (posting)
    • Otras actividades necesitarán ser comunicadas al proveedor para ser efectivas  enviar
  • 8. Registros de pedido (o.): campos
    • CAMPOS FIJOS
      • Tipo de adquisición
      • Ubicación – Fondo – Nº de copias
      • Proveedor
      • Formato
      • Tipo de pedido
      • Estado
      • Precio estimado
      • Fecha pedido (tomará la del día actual)
      • Nota pedido
      • Dirección de recepción
      • Dirección de facturación
      • Acción al recibir
    • CAMPOS VARIABLES
      • Pedido por / Solicitador por
      • Nota interna
      • Pagado
      • Notas del sistema:
        • Reclamado
        • Cancelado
    • CAMPOS EXTERNOS
      • Nº de registro (o.########)
      • Última actualización (fecha)
      • Creado (fecha)
      • Revisiones (nº)
  • 9. Registros de pedido (o.): Creación
    • Desde Adquisiciones localizaremos el registro bibliográfico . Si éste no existe en Millennium debemos crearlo
    • Asociar nuevo pedido : se elegirá la plantilla de pedido adecuada para la creación del pedido  se creará el pedido acabando de cumplimentar la información necesaria
    • Guardar el registro  se asignará un nº o.xxxxxxxx
    • Envío al proveedor
    • POSTERIORMENTE será necesario procesar (posting) la información financiera
  • 10. Registros de pedido (o.): Recepción + creación del ejemplar al recibir
    • Localizaremos el registro bibliográfico y el pedido que vamos a recibir
    • Pestaña RECIBIR
    • Marcar las copias recibir. Es posible hacer una recepción parcial de un pedido (por ej. 2 de 5 ejemplares pedidos: marcándolos)  La fecha de recepción del registro permanecerá en blanco hasta la recepción completa
    • El sistema da la opción de crear el ejemplar a continuación
    • Crearemos el registro de ejemplar utilizando para ello la plantilla de ejemplar adecuada e introduciendo toda la información posible
  • 11. Ciclos de trabajo Adquisiciones/Catalogación (1) Creación del pedido Crear reg. de pedido (o.) ¿Existe? Buscar en otros catálogos (z39.50) SI NO ¿Se encuentra? Capturar reg. b Crear NUEVO reg. b mínimo con plantilla SI NO Buscar el reg. b en el catálogo
  • 12. Ciclos de trabajo en Adquisiciones/Catalogación (2) Envío de pedidos y procesamiento de compromiso económico Reclamaciones . Cancelaciones y su procesamiento económico ¿El proveedor envía el pedido? NO Procesar operaciones financieras de compromiso (posting) Registro de pedido (o.) Enviar pedido al proveedor (Edifact, e-mail …) ¿Cancelar? Reclamar Envío de reclamaciones (por e-mail) Por el proveedor Por la Biblioteca Envío de cancelaciones (por e-mail) Procesar operaciones financieras de cancelación (posting)
  • 13. Recepción del pedido y creación del ejemplar Crear reg. de ejemplar (i.) Facturar Recuperar reg. de pedido (o.) Recibir pedido Pasar información del pedido (o.) al ejemplar (i.): campo 979 Sustituye al antiguo Libro de Registro LLEGA EL LIBRO A LA BIBLIOTECA ALBARÁN ó FACTURA +
  • 14. MODO: Pedido
    • Permite buscar bibliográficos, pedidos, ejemplares etc.
    • Crear bibliográficos de los que colgar un pedido:
      • Por copia de uno propio
      • Por catalogación derivada o copia desde un servidor z3950
      • Por plantilla de bibliográfico a nivel mínimos (nivel 1)
  • 15. MODOS: Comunes a otros módulos
    • Crear listas
    • Estadísticas
  • 16. MODOS: Recomendar (1)
    • Recomendar = Buzones donde llegan las desideratas
      • No selectores = formularios web  estudio de las solicitudes
      • Selectores = formularios web + Selector
    • Selectores: registro de selectores = usuarios (p.)
      • Asocia : UC, Ubicación, un fondo concreto
      • Enviar notificaciones
  • 17. MODOS: Recomendar (2)
    • Estudio de las peticiones
    • Aprobación  mensaje prediseñado
    • Denegación :
      • Porque ya existe en nuestra colección  mensaje prediseñado
      • Porque no tiene nada que ver con la temática de nuestra biblioteca  mensaje prediseñado
      • Por otras razones  opción para explicarla
  • 18. MODO : Reclamar/Cancelar
    • Permite reclamar o cancelar de manera global
    • El sistema pasa por los pedidos y nos da la opción de reclamarlos o cancelarlos
    • Los avisos generados van a una cola en el modo Enviar
    • También puede reclamarse un solo pedido
  • 19. MODOS: Imprimir/enviar (1)
    • Enviar pedidos :
      • EDIT = ftp al proveedor
      • Correo electrónico = crear un pdf con las peticiones que se adjunta a un correo electrónico
    • Enviar reclamaciones/cancelaciones
      • Enviar reclamaciones
      • Enviar cancelaciones (hechas por nosotros)
  • 20. MODOS: Imprimir/enviar (2)
  • 21. MODO : Fondos
    • Listado de Fondos económicos de los que se pagan los pedidos
      • Asignaciones
      • Gastos
      • Compromisos
    • Visualización por Jerarquías = carpetas
      • Organizados: manuales de cada biblioteca del año en curso y del anterior, centros, departamentos, institutos..
      • Jerarquías provisionales = para trabajar puntualmente
      • Totales de cada carpeta
    • Saldo actual
    • Saldo disponible
  • 22. Jerarquía Fondos
  • 23. Asignación, compromiso y pago Asignación = Saldo para gastar Pedido Compromiso FACTURAR Liberación del Compromiso Aumento del gasto Facturar Más caro Facturar igual precio que el comprometido Facturar Más barato
  • 24. Saldos Saldo actual = Asignación - pagado Saldo disponible = Asignación – pagado - compromiso Facturado = pagado Facturado = pagado Comprometido Saldo actual Saldo disponible
  • 25. Cancelación Asignación = Saldo para gastar Pedido Compromiso Cancelación: Liberación del Compromiso El dinero vuelve al fondo del que podemos gastar
  • 26. MODO : Factura (1)
    • Factura :
      • Líneas de facturación  donde se introducen una o más facturas
      • 1 Línea para ajustes económicos
      • 1 línea para cancelaciones (hechas por nosotros o por el proveedor )
      • Procesamiento = posting
    • Búsqueda de facturas
  • 27. MODO : Factura (2)
  • 28. MODO : Factura (3)
  • 29. MODO : Factura (4)
    • Procesamiento o Posting :
      • Compromisos de los nuevos pedidos (precio estimado * nº de ejemplares) se descuenta del fondo correspondiente
      • Cancelaciones = liberación de compromiso
      • Facturación = liberación de compromiso + aumento del gasto  Anotación en cada pedido de una línea de pagado
      • Ajustes de fondos : asignaciones, gastos o compromisos manuales
    • Acción realizada por responsable de cada UC
  • 30. MODO : Proveedores (1)
    • Base de registros (v.) = vendor
      • Código
      • Nombre
      • Persona de contacto
      • Dirección, teléfono, fax, e-mail
      • Etc.
    • No todos los proveedores tienen registro de proveedor  none  campo variable de pedido Dirección de proveedor donde se introducen los datos
  • 31. MODO : Proveedores (2)
    • Un mismo proveedor puede tener varios registros de proveedor:
      • Descuento
      • Ciclo de reclamación
      • Tipo de material
        • dds00 Díaz de Santos - Compra directa
        • dds10 Díaz de Santos - Libros español
        • dds11 Díaz de Santos - Libros español con descuento diferente a dds10
        • dds20 Díaz de Santos - Libros extranjeros
        • dds84 Diaz de santos – Proveedor de revitas
  • 32. MODO: Estadísticas proveedor
    • Estadísticas de actividad = activity Actividad de todos los pedidos en un periodo determinado
    • Estadísticas de rendimiento =performance Actividad de los pedidos creados en un periodo determinado
  • 33. MODO : Cierre Fiscal
    • No está visible
    • Se hace en enero cuando ya se han metido las facturas en sicuv
    • Debe reflejar el mismo estado económico que sicuv
    • Cierra el ejercicio anterior y se abre uno nuevo
  • 34. Operaciones de registro (1)
    • Libro de registro  desaparece como tal
    • Mediante una pequeña función podemos traspasar datos del pedido al ejemplar  campo INFO FACTURA (marc 979)
      • Proveedor
      • Precio
      • Fondo (quién lo pidió)
      • Nº de factura
  • 35.
    • Moltes gràcies
    • SBD. Secció d’Informatització