<ul><li>GESTIÓN DE LAS   ADQUISICIONES     CON MILLENNIUM </li></ul><ul><li>febrero 2010 </li></ul>
Módulo de Adquisiciones  (1) <ul><li>Similar a de  Catalogación  (crear o modificar registros bibliográficos y ejemplares)...
Módulo de Adquisiciones  (2) <ul><li>Tiene  tareas propias: </li></ul><ul><ul><li>Crear , enviar y  recibir   pedidos    ...
Módulo de Adquisiciones  (3) <ul><li>Las  Unidades Contables en la UV </li></ul><ul><ul><li>UC1 =   Socials + Magisteri + ...
Tipos de registros en Millennium Reg. Bibliográfico ( b .) Reg. de pedido ( o. ) Reg. de fondo  de revista ó checkin ( c ....
Documentación en Àgora <ul><li>Manual del módulo de adquisiciones :  </li></ul><ul><ul><li>Gestión de  desideratas y selec...
Registros de pedido (o.):  Características <ul><li>Registro  asociado     cuelga  siempre  de un bibliográfico (b.)   </l...
Registros de pedido (o.):  campos <ul><li>CAMPOS FIJOS </li></ul><ul><ul><li>Tipo de adquisición </li></ul></ul><ul><ul><l...
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Ciclos de trabajo en Adquisiciones/Catalogación  (2)   Envío  de pedidos y  procesamiento  de compromiso económico   Recla...
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MODO:  Pedido  <ul><li>Permite buscar bibliográficos, pedidos, ejemplares etc. </li></ul><ul><li>Crear bibliográficos de l...
MODOS:   Comunes a otros módulos <ul><li>Crear listas </li></ul><ul><li>Estadísticas </li></ul>
MODOS:  Recomendar  (1) <ul><li>Recomendar  = Buzones donde llegan las desideratas  </li></ul><ul><ul><li>No selectores  =...
MODOS:  Recomendar  (2) <ul><li>Estudio de las peticiones  </li></ul><ul><li>Aprobación     mensaje prediseñado </li></ul...
MODO :  Reclamar/Cancelar <ul><li>Permite reclamar o cancelar de  manera global </li></ul><ul><li>El sistema pasa por los ...
MODOS:  Imprimir/enviar  (1) <ul><li>Enviar  pedidos : </li></ul><ul><ul><li>EDIT =  ftp  al proveedor </li></ul></ul><ul>...
MODOS:  Imprimir/enviar  (2)
MODO :  Fondos <ul><li>Listado de  Fondos económicos  de los que se pagan los pedidos </li></ul><ul><ul><li>Asignaciones <...
Jerarquía Fondos
Asignación, compromiso y pago Asignación  = Saldo para gastar Pedido Compromiso FACTURAR Liberación del Compromiso Aumento...
Saldos Saldo actual = Asignación - pagado Saldo disponible = Asignación – pagado - compromiso Facturado = pagado Facturado...
Cancelación Asignación  = Saldo para gastar Pedido Compromiso Cancelación: Liberación del Compromiso El dinero vuelve al f...
MODO :  Factura  (1) <ul><li>Factura : </li></ul><ul><ul><li>Líneas de  facturación    donde se introducen una o más fact...
MODO :  Factura  (2)
MODO :  Factura  (3)
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<ul><li>Moltes gràcies </li></ul><ul><li>SBD. Secció d’Informatització </li></ul>
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Adquisiciones2010

  1. 1. <ul><li>GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES CON MILLENNIUM </li></ul><ul><li>febrero 2010 </li></ul>
  2. 2. Módulo de Adquisiciones (1) <ul><li>Similar a de Catalogación (crear o modificar registros bibliográficos y ejemplares) </li></ul><ul><li>Puede hacer tareas comunes a otros módulos (estadísticas, listados, reservas de ejemplares...) </li></ul><ul><li>Tiene tareas propias </li></ul>
  3. 3. Módulo de Adquisiciones (2) <ul><li>Tiene tareas propias: </li></ul><ul><ul><li>Crear , enviar y recibir pedidos  Reclamaciones y cancelaciones </li></ul></ul><ul><ul><li>Gestión de facturas </li></ul></ul><ul><ul><li>Gestión de proveedores (que también se usan en seriadas) </li></ul></ul><ul><ul><li>Gestión económica de los fondos presupuestarios </li></ul></ul><ul><ul><li>Estadísticas de proveedor </li></ul></ul><ul><ul><li>Gestión de las desideratas (usuario Selector) </li></ul></ul>
  4. 4. Módulo de Adquisiciones (3) <ul><li>Las Unidades Contables en la UV </li></ul><ul><ul><li>UC1 = Socials + Magisteri + Ontinyent </li></ul></ul><ul><ul><li>UC2 = Humanitats + Psicologia-Esports + Històrica </li></ul></ul><ul><ul><li>UC3 = Salut + Històrico-Mèdica + SBD (revistes, bases de dades) </li></ul></ul><ul><ul><li>UC4 = Ciències-Farmàcia, Botànic </li></ul></ul><ul><li>Fondos independientes, proveedores independientes, pedidos con rangos diferentes </li></ul><ul><li>Desde una UC no se pueden visualizar pedidos de otra unidad contable “ Other account” </li></ul>
  5. 5. Tipos de registros en Millennium Reg. Bibliográfico ( b .) Reg. de pedido ( o. ) Reg. de fondo de revista ó checkin ( c .) Reg. de autoridad ( a .) Reg. de proveedor (v.) Reg. de factura (n.) Reg. de usuario ( p .) Reg. de ejemplar o ítem ( i .) Registros ASOCIADOS
  6. 6. Documentación en Àgora <ul><li>Manual del módulo de adquisiciones : </li></ul><ul><ul><li>Gestión de desideratas y selectores </li></ul></ul><ul><ul><li>Gestión de pedidos : creación, envío, cancelación, reclamación, recepción </li></ul></ul><ul><ul><li>Gestión de operaciones financieras : asignación, facturación, posting, información de fondos, cierre fiscal… </li></ul></ul><ul><ul><li>Estadísticas: proveedor </li></ul></ul><ul><ul><li>Anexos: configuración del módulo </li></ul></ul><ul><li>Creación de registros bibliográficos para pedidos (Nivel 1) </li></ul><ul><li>Esquemas de registros : </li></ul><ul><li>pedido (o.) </li></ul><ul><li>proveedor (v.) </li></ul><ul><li>factura (n.) </li></ul>
  7. 7. Registros de pedido (o.): Características <ul><li>Registro asociado  cuelga siempre de un bibliográfico (b.) </li></ul><ul><li>Parte de su información pasará al registro de ejemplar (i.) para hacer las funciones de “Libro de registro” </li></ul><ul><li>Parte de los datos se introducirán al crear el pedido. Otros sólo se cumplimentan cuando éste haya sido recibido </li></ul><ul><li>La actividad que se realiza con los pedido implica o puede implicar actividades financieras (compromiso de dinero, gasto). Por ello algunas acciones necesitan luego que se actualice la información económica en el sistema  procesar (posting) </li></ul><ul><li>Otras actividades necesitarán ser comunicadas al proveedor para ser efectivas  enviar </li></ul>
  8. 8. Registros de pedido (o.): campos <ul><li>CAMPOS FIJOS </li></ul><ul><ul><li>Tipo de adquisición </li></ul></ul><ul><ul><li>Ubicación – Fondo – Nº de copias </li></ul></ul><ul><ul><li>Proveedor </li></ul></ul><ul><ul><li>Formato </li></ul></ul><ul><ul><li>Tipo de pedido </li></ul></ul><ul><ul><li>Estado </li></ul></ul><ul><ul><li>Precio estimado </li></ul></ul><ul><ul><li>Fecha pedido (tomará la del día actual) </li></ul></ul><ul><ul><li>Nota pedido </li></ul></ul><ul><ul><li>Dirección de recepción </li></ul></ul><ul><ul><li>Dirección de facturación </li></ul></ul><ul><ul><li>Acción al recibir </li></ul></ul><ul><li>CAMPOS VARIABLES </li></ul><ul><ul><li>Pedido por / Solicitador por </li></ul></ul><ul><ul><li>Nota interna </li></ul></ul><ul><ul><li>Pagado </li></ul></ul><ul><ul><li>Notas del sistema: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Reclamado </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Cancelado </li></ul></ul></ul><ul><li>CAMPOS EXTERNOS </li></ul><ul><ul><li>Nº de registro (o.########) </li></ul></ul><ul><ul><li>Última actualización (fecha) </li></ul></ul><ul><ul><li>Creado (fecha) </li></ul></ul><ul><ul><li>Revisiones (nº) </li></ul></ul>
  9. 9. Registros de pedido (o.): Creación <ul><li>Desde Adquisiciones localizaremos el registro bibliográfico . Si éste no existe en Millennium debemos crearlo </li></ul><ul><li>Asociar nuevo pedido : se elegirá la plantilla de pedido adecuada para la creación del pedido  se creará el pedido acabando de cumplimentar la información necesaria </li></ul><ul><li>Guardar el registro  se asignará un nº o.xxxxxxxx </li></ul><ul><li>Envío al proveedor </li></ul><ul><li>POSTERIORMENTE será necesario procesar (posting) la información financiera </li></ul>
  10. 10. Registros de pedido (o.): Recepción + creación del ejemplar al recibir <ul><li>Localizaremos el registro bibliográfico y el pedido que vamos a recibir </li></ul><ul><li>Pestaña RECIBIR </li></ul><ul><li>Marcar las copias recibir. Es posible hacer una recepción parcial de un pedido (por ej. 2 de 5 ejemplares pedidos: marcándolos)  La fecha de recepción del registro permanecerá en blanco hasta la recepción completa </li></ul><ul><li>El sistema da la opción de crear el ejemplar a continuación </li></ul><ul><li>Crearemos el registro de ejemplar utilizando para ello la plantilla de ejemplar adecuada e introduciendo toda la información posible </li></ul>
  11. 11. Ciclos de trabajo Adquisiciones/Catalogación (1) Creación del pedido Crear reg. de pedido (o.) ¿Existe? Buscar en otros catálogos (z39.50) SI NO ¿Se encuentra? Capturar reg. b Crear NUEVO reg. b mínimo con plantilla SI NO Buscar el reg. b en el catálogo
  12. 12. Ciclos de trabajo en Adquisiciones/Catalogación (2) Envío de pedidos y procesamiento de compromiso económico Reclamaciones . Cancelaciones y su procesamiento económico ¿El proveedor envía el pedido? NO Procesar operaciones financieras de compromiso (posting) Registro de pedido (o.) Enviar pedido al proveedor (Edifact, e-mail …) ¿Cancelar? Reclamar Envío de reclamaciones (por e-mail) Por el proveedor Por la Biblioteca Envío de cancelaciones (por e-mail) Procesar operaciones financieras de cancelación (posting)
  13. 13. Recepción del pedido y creación del ejemplar Crear reg. de ejemplar (i.) Facturar Recuperar reg. de pedido (o.) Recibir pedido Pasar información del pedido (o.) al ejemplar (i.): campo 979 Sustituye al antiguo Libro de Registro LLEGA EL LIBRO A LA BIBLIOTECA ALBARÁN ó FACTURA +
  14. 14. MODO: Pedido <ul><li>Permite buscar bibliográficos, pedidos, ejemplares etc. </li></ul><ul><li>Crear bibliográficos de los que colgar un pedido: </li></ul><ul><ul><li>Por copia de uno propio </li></ul></ul><ul><ul><li>Por catalogación derivada o copia desde un servidor z3950 </li></ul></ul><ul><ul><li>Por plantilla de bibliográfico a nivel mínimos (nivel 1) </li></ul></ul>
  15. 15. MODOS: Comunes a otros módulos <ul><li>Crear listas </li></ul><ul><li>Estadísticas </li></ul>
  16. 16. MODOS: Recomendar (1) <ul><li>Recomendar = Buzones donde llegan las desideratas </li></ul><ul><ul><li>No selectores = formularios web  estudio de las solicitudes </li></ul></ul><ul><ul><li>Selectores = formularios web + Selector </li></ul></ul><ul><li>Selectores: registro de selectores = usuarios (p.) </li></ul><ul><ul><li>Asocia : UC, Ubicación, un fondo concreto </li></ul></ul><ul><ul><li>Enviar notificaciones </li></ul></ul>
  17. 17. MODOS: Recomendar (2) <ul><li>Estudio de las peticiones </li></ul><ul><li>Aprobación  mensaje prediseñado </li></ul><ul><li>Denegación : </li></ul><ul><ul><li>Porque ya existe en nuestra colección  mensaje prediseñado </li></ul></ul><ul><ul><li>Porque no tiene nada que ver con la temática de nuestra biblioteca  mensaje prediseñado </li></ul></ul><ul><ul><li>Por otras razones  opción para explicarla </li></ul></ul>
  18. 18. MODO : Reclamar/Cancelar <ul><li>Permite reclamar o cancelar de manera global </li></ul><ul><li>El sistema pasa por los pedidos y nos da la opción de reclamarlos o cancelarlos </li></ul><ul><li>Los avisos generados van a una cola en el modo Enviar </li></ul><ul><li>También puede reclamarse un solo pedido </li></ul>
  19. 19. MODOS: Imprimir/enviar (1) <ul><li>Enviar pedidos : </li></ul><ul><ul><li>EDIT = ftp al proveedor </li></ul></ul><ul><ul><li>Correo electrónico = crear un pdf con las peticiones que se adjunta a un correo electrónico </li></ul></ul><ul><li>Enviar reclamaciones/cancelaciones </li></ul><ul><ul><li>Enviar reclamaciones </li></ul></ul><ul><ul><li>Enviar cancelaciones (hechas por nosotros) </li></ul></ul>
  20. 20. MODOS: Imprimir/enviar (2)
  21. 21. MODO : Fondos <ul><li>Listado de Fondos económicos de los que se pagan los pedidos </li></ul><ul><ul><li>Asignaciones </li></ul></ul><ul><ul><li>Gastos </li></ul></ul><ul><ul><li>Compromisos </li></ul></ul><ul><li>Visualización por Jerarquías = carpetas </li></ul><ul><ul><li>Organizados: manuales de cada biblioteca del año en curso y del anterior, centros, departamentos, institutos.. </li></ul></ul><ul><ul><li>Jerarquías provisionales = para trabajar puntualmente </li></ul></ul><ul><ul><li>Totales de cada carpeta </li></ul></ul><ul><li>Saldo actual </li></ul><ul><li>Saldo disponible </li></ul>
  22. 22. Jerarquía Fondos
  23. 23. Asignación, compromiso y pago Asignación = Saldo para gastar Pedido Compromiso FACTURAR Liberación del Compromiso Aumento del gasto Facturar Más caro Facturar igual precio que el comprometido Facturar Más barato
  24. 24. Saldos Saldo actual = Asignación - pagado Saldo disponible = Asignación – pagado - compromiso Facturado = pagado Facturado = pagado Comprometido Saldo actual Saldo disponible
  25. 25. Cancelación Asignación = Saldo para gastar Pedido Compromiso Cancelación: Liberación del Compromiso El dinero vuelve al fondo del que podemos gastar
  26. 26. MODO : Factura (1) <ul><li>Factura : </li></ul><ul><ul><li>Líneas de facturación  donde se introducen una o más facturas </li></ul></ul><ul><ul><li>1 Línea para ajustes económicos </li></ul></ul><ul><ul><li>1 línea para cancelaciones (hechas por nosotros o por el proveedor ) </li></ul></ul><ul><ul><li>Procesamiento = posting </li></ul></ul><ul><li>Búsqueda de facturas </li></ul>
  27. 27. MODO : Factura (2)
  28. 28. MODO : Factura (3)
  29. 29. MODO : Factura (4) <ul><li>Procesamiento o Posting : </li></ul><ul><ul><li>Compromisos de los nuevos pedidos (precio estimado * nº de ejemplares) se descuenta del fondo correspondiente </li></ul></ul><ul><ul><li>Cancelaciones = liberación de compromiso </li></ul></ul><ul><ul><li>Facturación = liberación de compromiso + aumento del gasto  Anotación en cada pedido de una línea de pagado </li></ul></ul><ul><ul><li>Ajustes de fondos : asignaciones, gastos o compromisos manuales </li></ul></ul><ul><li>Acción realizada por responsable de cada UC </li></ul>
  30. 30. MODO : Proveedores (1) <ul><li>Base de registros (v.) = vendor </li></ul><ul><ul><li>Código </li></ul></ul><ul><ul><li>Nombre </li></ul></ul><ul><ul><li>Persona de contacto </li></ul></ul><ul><ul><li>Dirección, teléfono, fax, e-mail </li></ul></ul><ul><ul><li>Etc. </li></ul></ul><ul><li>No todos los proveedores tienen registro de proveedor  none  campo variable de pedido Dirección de proveedor donde se introducen los datos </li></ul>
  31. 31. MODO : Proveedores (2) <ul><li>Un mismo proveedor puede tener varios registros de proveedor: </li></ul><ul><ul><li>Descuento </li></ul></ul><ul><ul><li>Ciclo de reclamación </li></ul></ul><ul><ul><li>Tipo de material </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>dds00 Díaz de Santos - Compra directa </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>dds10 Díaz de Santos - Libros español </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>dds11 Díaz de Santos - Libros español con descuento diferente a dds10 </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>dds20 Díaz de Santos - Libros extranjeros </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>dds84 Diaz de santos – Proveedor de revitas </li></ul></ul></ul>
  32. 32. MODO: Estadísticas proveedor <ul><li>Estadísticas de actividad = activity Actividad de todos los pedidos en un periodo determinado </li></ul><ul><li>Estadísticas de rendimiento =performance Actividad de los pedidos creados en un periodo determinado </li></ul>
  33. 33. MODO : Cierre Fiscal <ul><li>No está visible </li></ul><ul><li>Se hace en enero cuando ya se han metido las facturas en sicuv </li></ul><ul><li>Debe reflejar el mismo estado económico que sicuv </li></ul><ul><li>Cierra el ejercicio anterior y se abre uno nuevo </li></ul>
  34. 34. Operaciones de registro (1) <ul><li>Libro de registro  desaparece como tal </li></ul><ul><li>Mediante una pequeña función podemos traspasar datos del pedido al ejemplar  campo INFO FACTURA (marc 979) </li></ul><ul><ul><li>Proveedor </li></ul></ul><ul><ul><li>Precio </li></ul></ul><ul><ul><li>Fondo (quién lo pidió) </li></ul></ul><ul><ul><li>Nº de factura </li></ul></ul>
  35. 35. <ul><li>Moltes gràcies </li></ul><ul><li>SBD. Secció d’Informatització </li></ul>
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