Introducción a la Gerencia de Proyectos

1,986
-1

Published on

Curso de gestión de proyectos para universitarios

Published in: Education

Introducción a la Gerencia de Proyectos

  1. 1. INTRODUCCIÓN A LAGERENCIA DE PROYECTOSExpositor: Juan Carlos Pacheco, PMP
  2. 2. Agenda • Conceptos Esenciales • Áreas de experiencia requeridas. • Contexto de la gestión de proyectos. • Ciclo de vida del proyecto. • Involucrados en el proyecto. • Influencias organizacionales. • Procesos y grupos de procesos de gestión de proyectos. • Interacciones y correspondencia entre los procesos de la gestión de proyectos.“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  3. 3. Conceptos Esenciales Definición de proyecto • Proceso. – Conjunto de Actividades que se repiten en el tiempo, para el logro de un objetivo. • Planificar un producto. • Fabricar casas. • Proyecto – Conjunto de actividades para el logro de un objetivo único, que tiene un inicio y un final. • Poner en producción un producto. • Fabricar una casa.“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  4. 4. Conceptos Esenciales Definición de Gestión de Proyectos • Gestión de Proyectos. – Es el arte de tomar decisiones rápidamente, manejando tres variables: Tiempo, Costo y Calidad. (Nick Jenkins). – Disciplina de organizar y administrar recursos de manera tal que se pueda culminar todo el trabajo requerido en el proyecto dentro del alcance, el tiempo, y costo definidos. (Wikipedia). – “Arriesgarse sin fallar”. (José Carlos Machicao)“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  5. 5. Conceptos Esenciales Definición de Gestión de Proyectos • Gestión de Proyectos. • Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para alcanzar sus requerimientos Dicha gestión es realizada a través de la aplicación e integración de los procesos de Inicio, Planeamiento, Ejecución, Control y Seguimiento y Cierre. (PMBOK-2004). • Debe cumplir con: – Identificación de requerimientos. – Establecer objetivos claros y alcanzables. – Equilibrar las demandas de Calidad, Alcance, Costo y Tiempo. – Adaptar las especificaciones, planes y enfoques a los diferentes intereses y expectativas de los diversos afectados“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  6. 6. Conceptos Esenciales Origen de los proyectos • Una innovación o mejora. – “El 70% de lo nuevo proviene de una ligera modificación de lo que ya existía” (PD). – Un nuevo método de fabricación. • Una nueva necesidad – Un proceso de fusión. – Una ampliación de planta. – Una decisión de cambio. – Eliminación de un riesgo.“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  7. 7. Áreas de Experiencia • PMBOK • Conocimientos, estándares y regulaciones del área de aplicación. • Comprensión del ámbito del proyecto. • Conocimientos y habilidades de Gestión General. • Habilidades interpersonales.“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  8. 8. Áreas de Experiencia Fundamentos de la Gerencia Tomado del PMBOK® 2004 de Proyectos Guía del PMBOK® Conocimientos, Habilidades normas y Interpersonales regulaciones del área de aplicación Conocimientos y Comprensión habilidades de del entorno del Administración Proyecto General“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  9. 9. Contexto de la Gestión de Proyectos • La GP se da en un amplio contexto: con una relación jerárquica que va desde: – Planes estratégico, – Portafolio, – Programa, – Proyectos, – Sub-proyectos“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  10. 10. Contexto de la Gestión de Proyectos • Portafolio. – Colección de programas, proyectos u otros trabajos. – Manejo efectivo en función a objetivos estratégicos. – Programas y proyectos no necesariamente interdependientes. • Programa, – Colección de proyectos interrelacionados. – Permite obtener beneficios y control no posibles con el manejo individual de cada proyecto.“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  11. 11. Contexto de la Gestión de Proyectos • Sub proyecto. – Componente de un proyecto, incluye entregables específicos. – Pueden ser referidos y manejados como proyectos. – Generalmente se les encarga a terceros: Contratistas o otras unidades funcionales. • Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) – Unidad centralizada que maneja y coordina la gestión de proyectos en toda la organización. – Puede tener varios niveles de autoridad: • Dictar políticas, normas y procedimientos, hasta • Manejar y decidir que proyectos se inician, se cierran, etc en función a los objetivos estratégicos de la organización.“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  12. 12. Ciclo de Vida del proyecto • Comprende el conjunto de actividades que enlazan el inicio y el término de un proyecto. • Debemos distinguir entre Ciclo de Vida de Proyecto y Ciclo de Vida de Producto. • Un proyecto tiene 5 fases, según el PMI: – Inicio, – Planeamiento, – Ejecución, – Control y Seguimiento, y – Cierre“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  13. 13. Ciclo de Vida del proyecto • Un producto tiene las siguientes fases: – Planificación del Negocio, – Elaboración del Producto (Proyecto) (5 fases), – Operación o uso continuo del producto, – Actualización del producto, – Descontinuación del producto.“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  14. 14. Ciclo de Vida del proyecto Tomado del PMBOK® 2004 Plan del Producto Mejoras, Actualización Operación Descontinuar Ciclo de Vida Continua Producto Factibilidad del Producto Aprobada Ciclo de Vida del Proyecto Inicio Ejecución y Control Cierre Producto“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  15. 15. Involucrados en el proyecto Stakeholders• Los involucrados o los interesados en un proyecto son todos los que afectan o son afectados por el mismo, directa o indirectamente.• Individuos u organizaciones que participan activamente en el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados positiva o negativamente por éste.• No hay una lista genérica de involucrados, ya que cambian con el tiempo y de proyecto a proyecto.“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  16. 16. Involucrados en el proyecto Stakeholders• Los involucrados o los interesados en un proyecto son todos los que afectan o son afectados por el mismo, directa o indirectamente.• Individuos u organizaciones que están involucrados activamente en el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados positiva o negativamente por éste.• Pueden ejercer influencia en los resultados del proyecto y sus entregables.“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  17. 17. Involucrados en el proyecto • El éxito de un proyecto depende de las relaciones o la gestión que se haga de los interesados de un proyecto. (Anónimo) • Los interesados se pueden agrupar en: – Cliente,Patrocinador o Auspiciador o Sponsor – Interesados Internos (Gerencia General, Funcionales, Usuarios, Grupos de soporte, etc). – Interesados Externos: • Gubernamentales (Sunat, EsSalud, SBS, etc). • Privados (Contratistas, Proveedores). – Equipo de Trabajo del Proyecto. • El equipo del proyecto debe manejar sus necesidades y expectativas!!!.“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  18. 18. Relación entre los Involucrados Proyecto Tomado del PMBOK® 2004 Patrocinador del Proyecto Gerente del Proyecto Equipo de Gerencia del Proyecto Equipo del Proyecto Interesados en el Proyecto“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  19. 19. Influencias Organizacionales • La gestión de proyectos es una actividad humana. • Es influenciable por: – Ambiente organizacional, – Cultura de los miembros del equipo. – Factores externos. • Generalmente más pesan y deben entenderse claramente: Organización y Cultura del equipo, pero ojo con lo externo“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  20. 20. Influencias Organizacionales • Las organizaciones son: – Proyectizadas, • Su organización está basada en la gestión de proyectos. • Los Gerentes cuentan con gran autoridad. – Jerárquicas o funcionales. • Basada en una estructura jerárquica. • Cada empleado tiene un supervisor bien definido. – Mixtas. • Una mezcla de las dos anteriores.“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  21. 21. Influencias Organizacionales • Proyectizadas. – Ventajas: • Eficiente organización por proyectos. • Lealtad hacia el proyecto. • Comunicación más efectiva que en la funcional. – Desventajas: • Los miembros del equipo no tienen ubicación fija. • Falta de especialización en algunas disciplinas. • Menor eficiencia de recursos.“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  22. 22. Influencias Organizacionales Organización Proyectizada. Coordinación del Proyecto Director Ejecutivo Gerente del Proyecto Gerente del Proyecto Gerente del Proyecto Personal Personal Personal Personal Personal Personal Personal Personal Personal“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  23. 23. Influencias Organizacionales • Funcionales o Jerárquicas – Ventajas: • Más fácil gestión de especialistas. • El equipo de trabajo reporta a un solo supervisor. • La compañía está agrupada por especialistas. – Desventajas: • Gerente de proyecto con poca autoridad. • Los proyectos tienen baja prioridad. • Las personas ponen mayor dedicación a sus tareas funcionales que al proyecto.“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  24. 24. Influencias Organizacionales Organización Funcional. Coordinación del Proyecto Director Ejecutivo Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente Funcional Personal Personal Personal Personal Personal Personal Personal Personal Personal“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  25. 25. Influencias Organizacionales • Mixta – Ventajas: • Mejor control de recursos. • Mayor soporte a los Proyectos que en las funcionales. • Máxima utilización de recursos escasos. – Desventajas: • Más de un jefe para los miembros del equipo del proyecto. • Más compleja administración y control. • Mayor conflicto.“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  26. 26. Influencias Organizacionales Organización Mixta. Director Ejecutivo Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente Funcional Personal Personal Personal Coordinación del Proyecto Personal Personal Personal Director del Personal Personal Proyecto“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  27. 27. Procesos en la Gerencia de Proyectos • Procesos y grupos de procesos de gestión de proyectos. • Interacciones y correspondencia entre los procesos de la gestión de proyectos.“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  28. 28. Procesos y Grupos de procesos • El PMBOK divide la gestión de proyectos: – 5 Fases o Grupos de Procesos. – 9 Áreas del Conocimiento. Planear – 44 Procesos. Hacer • La idea detrás de su estructura es: Corregir Chequear“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  29. 29. Procesos y Grupos de procesos Tomado del PMBOK® 2004 Procesos de Seguimiento y Control Procesos de Planificación Procesos de Procesos Iniciación de Cierre Procesos de Ejecución“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  30. 30. Grupos de procesos en el Tiempo Control Ejecución PlanificacióNivel de Actividad n Inicio Cierre Tiempo“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  31. 31. Procesos y Grupos de procesos • El PMBOK presenta a los grupos de proceso de un proyecto y sus procesos involucrados como de procesos con entradas y salidas • Cada grupo de procesos es compuesto a su vez por procesos. • La salida de un proceso puede ser la entrada de otro.“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  32. 32. Procesos del Inicio del Proyecto (1) • Elaboración del Acta de Inicio del Proyecto. (Project Charter) • Designación del Gerente del Proyecto • Descripción resumida del Alcance • Reunión de Inicio (Kick Off). • Firma del Acta de Inicio (Patrocinador, Interesados, Ejecutivo del Proyecto). • Identificación de los interesados“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  33. 33. Procesos del Inicio del Proyecto (2) Grupos de Procesos de Inicio Grupo de Procesos de Desarrollar el Planificación Charter del Proyecto Grupo de Procesos de Ejecución Desarrollar la Declaración del Alcance del Proyecto Preliminar Grupo de Procesos de Seguimiento y Control Tomado del PMBOK® 2004“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  34. 34. Procesos del Planeamiento del Proyecto (1) • Determinación Detallada del Alcance. • Plan detallado del proyecto: – Plan de Gestión del Alcance. – Plan de Gestión del Tiempo, – Plan de Gestión del Costo. – Plan de Gestión de las Comunicaciones. – Plan de Gestión del Riesgo, – Plan de Gestión de la Calidad. – Plan de Gestión de los RR.HH. – Plan de Gestión de las Adquisiciones.“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  35. 35. Procesos de Planeamiento del Proyecto (2) Grupos de Procesos de Planificación Grupo de Procesos de Seguimiento y Control Planear Definir Alcance Alcance Grupo de Procesos de Desarrollar Plan Definir Iniciación de Gerencia actividades del Proyecto Estimar recursos de las actividades Crear WBS Estimar la duración de las actividades Estimar costo Planear gerencia Secuenciar de riesgos Presupuestar las actividades costo Identificar riesgos Planear Desarrollar recurso humano el cronograma Analizar riesgos qualitativamente Planear Grupo de Procesos de calidad Ejecución Analizar riesgos Planear cuantitativamente comunicación Planear Tomado del PMBOK® 2004 Planear compras contratación y adquisiciones Grupo de Procesos de Cierre Planear respuesta a riesgos“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  36. 36. Procesos de la Ejecución del Proyecto (1) • Implementación de cada uno de los planes. • Ejecución de los procesos necesarios para la elaboración de los entregables. • Aplicación de los conceptos del Plan de Calidad: para el Proyecto y para el Producto. • Solicitudes de Cambio. • Cambios, Acciones Correctivas y Preventivas implementadas. • Análisis de riesgos. • Desarrollo del equipo de trabajo. • Informes de Rendimiento del proyecto.“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  37. 37. Procesos de la Ejecución del Proyecto (2) Grupos de Procesos de Ejecución Realizar aseguramiento Grupo de Procesos de de calidad Grupo de Procesos de Iniciación Monitoreo y Control Adquirir al equipo Dirigir y Gerenciar del proyecto la ejecución del proyecto Desarrollar Distribuir al equipo información del proyecto Grupo de Procesos de Grupo de Procesos de Planificación Solicitar Cierre Seleccionar respuesta de proveedores proveedores Tomado del PMBOK® 2004“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  38. 38. Procesos Control y Supervisión del Proyecto (1) • Influye en todas las otras fases. • Verifica si hay cumplimiento de los planes, de las técnicas. • Realimenta a todas las otras fases del proyecto. • Se materializa en: – El Control de Calidad, las Auditorias. – Las acciones correctivas y preventivas. – El análisis de riesgos, los planes de contingencia“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  39. 39. Procesos Control y Supervisión del Proyecto (2) Grupos de Procesos de Seguimiento y Control Verificación Grupo de Procesos de del alcance Iniciación Control del alcance Control del cronograma Control del costo Realizar control Revisar Grupo de Procesos de de calidad y Controlar Gerenciar Cierre Grupo de Procesos de el Trabajo Planificación al equipo del Proyecto del proyecto Informar del rendimiento Gerenciar Control stakeholders Grupo de Procesos de Integrado Seguimiento Ejecución de Cambios y control Administración de riesgos Tomado del PMBOK® 2004 del contrato“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  40. 40. Procesos de Cierre del Proyecto (1) Dos tipos de cierres: • Contratos con Proveedores. – Aceptación de los entregables encargados. – Cierre de los contratos respectivos, terminados bien o mal. • Cierre Administrativo del proyecto. – Entrega del producto final del proyecto. – Elaboración de lecciones aprendidas. – Archivo de la documentación.“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  41. 41. Procesos de Cierre del Proyecto (2) Grupos de Procesos de Cierre Grupo de Procesos de Planificación Cerrar proyecto Grupo de Procesos de Ejecución Cierre del contrato Grupo de Procesos de Tomado del PMBOK® 2004 Seguimiento y Control“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  42. 42. Resumen de los Procesos de la Gerencia de Proyectos (1) Grupos de Procesos de la Gerencia de Proyectos Área del Conoci- Seguimiento y miento Iniciación Planificación Ejecución Cierre N° Control 4.1 Desarrollar el acta de 4.3 Desarrollar el plan de gestión 4.4 Dirigir y 4.5 Supervisar y 4.7 Cerrar constitución del proyecto. del proyecto. gestionar la controlar el proyecto 4.2 Desarrollar el ejecución del trabajo del Integra- enunciado del alcance del proyecto. proyecto. 7 ción proyecto (preliminar). 4.6 Control integrado de cambios. 5.1 Planificación del alcance. 5.4 Verificación 5.2 Definición del alcance. del alcance. Alcance 5.3 Crear EDT. 5.5 Control del 5 alcance. 6.1 Definición de las actividades. 6.6 Control del 6.2 Establecimiento de la cronograma. secuencia de las actividades. 6.3 Estimación de recursos de las Tiempo actividades. 6 6.4 Estimación de la duración de las actividades. 6.5 Desarrollo el cronograma. 7.1 Estimación de costos. 7.3 Control de Costo 7.2 Preparación del presupuesto costos. 3 de costos. Tomado del PMBOK® 2004“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  43. 43. Resumen de los Procesos de la Gerencia de Proyectos (2) 8.1 Planificación de calidad. 8.2 Realizar 8.3 Realizar Calidad aseguramiento de control de 3 calidad. calidad. 9.1 Planificación de los recursos humanos. 9.2 Adquirir el equipo 9.4 Gestionar el Recursos del proyecto. equipo del 9.3 Desarrollar el proyecto. 4 Humanos equipo del proyecto. 10.1 Planificación de las comunicaciones. 10.2 Distribución de la 10.3 Informar el Comuni- información. rendimiento. 10.4 Gestionar 4 caciones los interesados. 11.1 Planificación de la gestión de riesgos. 11.6 Seguimiento 11.2 Identificación de riesgos. y control de 11.3 Análisis cualitativo del riesgo. riesgos. Riesgos 11.4 Análisis cuantitativo de riesgos. 6 11.5 Planificación de la respuesta a los riesgos. 12.1 Planificar las compras y adquisiciones. 12.3 Solicitar 12.5 12.6 12.2 Planificar la contratación. respuestas de Administración Cierre del Adquisi- vendedores. del contrato. contrato 6 ciones 12.4 Selección de vendedores. TOTAL 2 21 7 12 2 44 Tomado del PMBOK® 2004“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  44. 44. Gerencia de Proyectos Preguntas? Gracias por su Atención!!“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

×